Leverandør *l et udbudsfællesskab

Transkript

1 Leverandør *l et udbudsfællesskab Welfare Tech konference Fredag den 4. oktober 2013

2 Indhold 1) Udviklingstendens i Indkøbsdanmark 2) Hvad er KomUdbud? 3) Hvorfor et udbudsfællesskab? 4) OrganisaGon konstrukgon og drii (forretningsmodel) 5) Udbudspraksis tovholder- og vicetovholderkommune 6) Hvad betyder det for dig som potengel leverandør? 7) Afrunding 8) Spørgsmål

3 Logik i Indkøbsdanmark og på Slotsholmen Hvorfor skal 98 kommuner lave det samme?

4 Udviklingstendenser Overkommunale (statslige) udbud SKI Mellemkommunale udbud Udbudsfællesskaber Kommunale udbud De enkelte kommuner

5

6 Hvad er KomUdbud? Ø Et kommunalt udbudsfællesskab (Gdligere 12- by- gruppen) bestående af 15 kommuner Ø Dækker 25 % af de kommunale indkøb i Danmark

7 KomUdbuds grundlag EU- og nagonal lovgivning KomUdbuds vedtægter De enkelte kommuner

8 KomUdbuds vedtægter Ø Formål med fællesskabet Ø Medlemskommunernes forpligtelser Ø Højeste myndighed Ø Intern organisering, herunder ledelsesniveauer Ø Forretningsgange Ø Økonomi

9 Hvorfor et udbudsfællesskab? Ø Vision: At skabe Danmarks mest effekgve, professionelle og forpligtende offentlige Udbudsfællesskab. Ø Formål: o at skabe konkurrencedyggge aialer og stor volumen på de indgåede aialer, så de respekgve indkøbsafdelinger under Udbudsfællesskabet kan bidrage Gl at løse kommunernes økonomiske udfordringer. o at udbudsmateriale koordineres og disponeres med henblik på at opnå stordriisfordele Gl gavn for de enkelte medlemskommuner. o at forpligte medlemskommunerne på fælles aialer med henblik på at fremme e- handel. o at dyggggøre og kompetenceudvikle udbudsmedarbejderne inden for Udbudsfællesskabet.

10 ForretningsorganisaGon Generalforsamling Bestyrelse Sekretariatet Styregruppe Ad hoc arbejds- gruppe Ad hoc arbejds- gruppe Ad hoc arbejds- gruppe Ad hoc arbejds- gruppe Ad hoc arbejds- gruppe

11 direktører Bente Monsen, Odense (formand) Michael Holst, Sønderborg (næscormand) Peter Karm, Vejle Hans Nikolaisen, Randers Claus Brandt, Holstebro Sekretariatet (p.t. placeret i Odense) SGne Rahr, Esbjerg (formand) Helle Schjermer, Herning (næscormand) Søren Poulsen, Ikast- Brande Anehe Juhl, Aarhus Cecilie Schwarz Førby, Odense Værktøjs- gruppen Jura- gruppen Strategi- gruppen Controller- gruppen E- handel- gruppen

12 Betyder det så, at alle kommuner er med på alle udbud? Ø Nej, o Minimum deltagelse på 45 procent af samtlige KomUdbuds deludbud i 2013, sggende med fem procentpoint årligt. Ø Men, o Tilslutningsprocenten i 2012 var 69 % Ø Så, o Stor volumen og en høj kompleksitet

13 DriIsorganisaGon (udbudspraksissen) Ø Forretningsgange i KomUdbud o Tværkommunal udbudsplan ü Tovholderansvar (projektleder) på en række udbud. Kommunernes tovholderansvar er anført på KomUdbuds Udbudsplan. o Tovholder (projektleder) og vicetovholder (viceprojektleder) gennemfører udbuddet på vegne af de øvrige kommuner o Standardiserede forretningsgange - gennemførelse af udbud standardiseres gennem systemagsk anvendelse af business case. Det er på baggrund af BC, at kommunerne Glsluher sig.

14 KomUdbuds model for udbudsprocessen Foranalyse med dialog med markedet Business Case- model Tilslutning Høring af udbudsmateriale Udbudsrunde Kontraktstart Hvor skal I bidrage? Tager procesmæssigt cirka 12 måneder

15 Tovholderkommunens kompetencer Ø Indkøbschefen i tovholderkommunen er ansvarlig for udbuddets kvalitet og remdige gennemførelse samt overholdelse af procedurer (bl.a. for udbudsprocessen). Ø En kommune i KomUdbud, som ikke ønsker at deltage i et givent udbud, kan ikke påtvinges tovholderrollen eller vicetovholderrollen for det pågældende udbud. Hvis tovholderkommunen eier Gldeling og accept af et givent udbud finder ud af, at denne alligevel ikke vil deltage i udbuddet, er det tovholderkommunens eget ansvar at findes en anden tovholderkommune. Ø Det vil algd være Styregruppen, der involveres og besluher, om tovholderansvaret skal flyhes Gl vicetovholderen eller anden kommune ved fravær, længere sygdom eller andet, som vil gøre, at tovholderkommunen ikke kan opfylde begngelserne herfor.

16 Tovholderkommunens ansvar i kontraktperioden Ø Indhentning af bemyndigelse fra de enkelte deltagende kommuner i forbindelse med kontrakgndgåelse. Kommunen kan kun afvise at give bemyndigelsen, såfremt der foreligger saglige grunde hergl. Ø Færdigredigering og udsendelse af rammekontrakt Ø Al korrespondance med Glbudsgivere, EU m.v. Ø Kontrol og accept af generelle prisændringer, der Gllades eier kontrakgndgåelse. Ø Implementeringsproces og informagonsmateriale i egen kommune er den enkelte kommune ansvarlig for. Ø Kvalitetssikring af grundlag for e- handelskataloger. Ø Kontrol og accept af et evt. første e- katalog. Ø Tovholderkommunen apolder en eller flere statusdialoger med leverandører i kontraktperioden med sgkprøvekontrol på fakturaer fra egen samt eventuelt fra andre deltagende kommuner. Ø Godkendelse af e- katalog

17 Hvad betyder det for dig som potengel leverandør? Ø Hvordan adskiller et udbud i KomUdbud sig fra et kommunalt? o Der vil som udgangspunkt være flere kravspecifikagoner, da krav fra alle deltagende kommuner skal Glgodeses o Der anvendes Gl en vis grad et standardiseret udbudsmateriale o Det er store udbud og et ret komplekst materiale o Alt udbudsmateriale sendes Gl høring (det gør nogle kommuner dog allerede i dag)

18 Hvad betyder det for dig som potengel leverandør? (fortsat) o Udbudsprocessen er typisk længere, fordi processen i KomUdbud starter op mere end et år før kontraktstart o Der er kommunespecifikke bilag, hvor der kan være differengerede krav pr. kommune o Leverandøren skal aflevere kataloger Gl fire e- handelssystemer med de omkostninger, dehe måhe medføre o Opstartsmøder med deltagende kommuner ved kontraktstart o I kontraktperioden: håndtere flere aktører

19 Hvor skal jeg gå hen som Glbudsgiver? KomUdbuds hjemmeside (

20 Hvem kontakter jeg? KomUdbuds Sekretariat: E- mail: Telefon: De enkelte projektledere i de enkelte kommuner:

21 Et par (gode) råd? Ø Vejen ind i KomUdbud går typisk gennem de enkelte kommuner (jf. udbudsplan) Ø Modne virksomheder som har en vis gearing Ø Jeres produkt skal typisk kunne mere jf. flere kommuner desto flere krav Ø Der forventes et højt serviceniveau Ø Overhold gældende lovgivning

22 Spørgsmål?