Forord. Denne vejledning er udarbejdet på baggrund af den udbudspolitik, der blev vedtaget af kommunalbestyrelsen den 3. september 2001.

Transkript

1 Forord Denne vejledning er udarbejdet på baggrund af den udbudspolitik, der blev vedtaget af kommunalbestyrelsen den 3. september Vejledningen henvender sig til de medarbejdere og chefer i forvaltningerne, der kommer ud for at skulle udbyde driftsopgaver, og skal kunne fungere som et hjælpeværktøj for de pågældende. Den er primært tænkt som en hjælp til den medarbejder, der ikke har prøvet at håndtere et udbud eller en udlicitering før, men det kan anbefales, at alle medarbejdere og chefer, der arbejder med udbud og udlicitering, gennemlæser vejledningen. Vejledningen er udarbejde af Britt Vonger, Kommunernes Landsforening og Juridisk kontor i samarbejde med medarbejdere fra fagforvaltningerne. Fællesafdelingen Side 1 af 14

2 Indledning Udbudsvejledningen handler kun om driftsopgaver (tjenesteydelser) og ikke varekøb og bygge- anlægsopgaver. Hvis man skal i gang med et varekøb, bør der rettes henvendelse til Indkøbschefen, og for bygge- anlægsopgavers vedkommende til Bygningsafdelingen. Vejledningen behandler både udlicitering, som er de situationer, hvor en opgave, der hidtil har været løst i kommunalt regi, efterfølgende udføres af en ekstern leverandør, og udbud, der generelt betegner den proces man gennemfører, før man indgår en kontrakt med en ekstern leverandør. Vejledningen er opdelt i 3 kapitler. Det første kapitel omhandler udbud, og dækker både EU-udbud og udbud, der ikke er omfattet af EU-reglerne. Det andet kapitel behandler de helt særlige spørgsmål, som kan opstå i forbindelse med udliciteringer. Det tredje og sidste kapitel indeholder en oversigt over udbudsprocessen i form af en checkliste. For den, der skal i gang med en udlicitering, vil det derfor være relevant at læse hele vejledningen. Hvordan sikres en god udbudsproces? I. Udbud De forhold, som man især bør være opmærksom på, fordi de ofte vil være afgørende for forløbet både af en udbudsproces og af en eventuel efterfølgende udlicitering er: Gå i gang i god tid En udbudsproces tager længere tid, end man tror. Hvis der er tale om en opgave, der ikke har været udbudt før, er det en god idé at gå i gang ca. 1 år før du har brug for at have en kontrakt på plads. Lav en klar opgavebeskrivelse Det er vigtigt, at udbudsmaterialet klart beskriver, hvilken opgave der skal løses, herunder at der er sket en grundig kortlægning af opgaver, arbejdsgange og kvalitets- og serviceniveau. Inddrag medarbejderne løbende og så tidligt som muligt ved udlicitering Om en udlicitering bliver vellykket afhænger i høj grad af, hvordan medarbejderspørgsmål bliver håndteret. Side 2 af 14

3 Søg hjælp Brug Personaleafdelingen og Juridisk Kontor, hvis der opstår tvivl om et spørgsmål vedr. personalet eller et juridisk spørgsmål. Hellere spørge en gang for meget end en gang for lidt. Man er ikke færdig, når udbudet er slut Det er vigtigt, at der bliver fulgt op på en indgået kontrakt, så det løbende sikres, at leverandøren faktisk lever op til kontrakten. Skal der ske EU-udbud af opgaven? Det er meget vigtigt, at der tidligt i forløbet bliver taget stilling til, om der er tale om et EU-udbud eller ej. Det skyldes, at EU-udbudsreglerne indeholder en lang række formelle og til dels indholdsmæssige krav til et udbud, som ikke findes, hvis udbudet ikke er omfattet af EU-udbudsreglerne. Hvis man er i tvivl om, hvorvidt den konkrete driftsopgave skal i EU-udbud eller ej, bør der rettes henvendelse til Juridisk Kontor. Der findes 4 udbudsdirektiver. Det vigtigste direktiv i relation til køb af driftsopgaver (tjenesteydelser) er tjenesteydelsesdirektivet. Der er to grundbetingelser, der skal være opfyldt, for at der er pligt til at foretage EU-udbud efter tjenesteydelsesdirektivet: 1. Kontraktens samlede værdi skal overstige ca. 1,6 mio. ( ECU), som er den gældende tærskelværdi i direktivet. 2. Den konkrete driftsopgave (tjenesteydelse) skal være nævnt i tjenesteydelsesdirektivets bilag A og ikke bilag B. Når det skal beregnes om tærskelværdien er overskredet, tager man udgangspunkt i et skøn over kontraktens samlede værdi i kontraktsperioden. Beløbet er eksklusiv moms. Hvis kontrakten løber i 4 år eller mere, er det kontraktens værdi set over 4 år, der anvendes. Eksempler på liste A tjenesteydelser er: revision, kloakering, affaldsbortskaffelse, transport og edb-tjenesteydelser m.fl. Alle disse opgaver skal derfor i EU-udbud, medmindre kontrakten ikke overstiger tærskelværdien. Eksempler på liste B tjenesteydelser er: advokatbistand, madproduktion, social- og sundhedsydelser og undervisning m.fl. Hvad er vigtigt at vide om EU-udbud? Alle de konkrete og detaljerede regler i EU-udbudsdirektiverne bygger på to grundprincipper: Ligebehandling og gennemsigtighed. De to principper skal sikre, at alle Side 3 af 14

4 leverandører bliver behandlet lige, og at der ikke kan opstå mistanke om, at ordregiveren har inddraget usaglige hensyn. Det er vigtigt at sikre sig juridisk rådgivning ved EU-udbud af tjenesteydelser. Enten fra en ekstern rådgiver (hvis der tilknyttes en ekstern konsulent til udbudet) eller fra Juridisk Kontor. Hvis en ekstern rådgiver anvendes, bør man sikre sig, at aftalen ikke kun omfatter teknisk rådgivning, men også medtager den juridiske del. Valg af udbudsform Der er to udbudsformer, der frit kan anvendes: Offentligt udbud og begrænset udbud. En tredje udbudsform - udbud efter forhandling - er i tjenesteydelsesdirektivet en undtagelse, som kun kan anvendes i helt specielle tilfælde. Offentligt udbud: alle interesserede kan afgive tilbud. Der er ikke en prækvalifikationsfase. Begrænset udbud: tilbud kan kun afgives af leverandører, der er opfordret hertil, efter en prækvalifikationsrunde. For både offentligt og begrænset udbud gælder der et forbud mod at forhandle med de potentielle leverandører. Fordelen ved offentligt udbud er, at processen ikke tager så lang tid som et begrænset udbud, fordi det begrænsede udbud består af to faser, og at det giver den bredeste afprøvning af markedet. Ulempen er, at man kan risikere at få mange (og omfangsrige) tilbud ind som skal læses. Fordelen ved det begrænsede udbud er, at man kan sortere en række leverandører fra i den første fase, så man kun har et begrænset antal tilbud. Til gengæld tager processen lidt længere tid. Valget mellem de to former må træffes efter de konkrete omstændigheder. Offentliggørelse Ved et EU-udbud skal der offentliggøres en udbudsannonce i EF-tidende. Hvad der sker herefter afhænger af, hvilken udbudsform der er valgt. Minimumstidsfrister Både for offentligt og begrænset udbud er der fastsat minimumsfrister, som er frister, der skal sikre, at leverandørerne får tilstrækkelig lang tid til at udarbejde deres materiale. Ved offentligt udbud er fristen for afgivelse af tilbud mindst 52 dage fra afsendelsen af udbudsannoncen til EF-tidende. Ved begrænset udbud skal fristen for modtagelse af anmodninger om at blive prækvalificeret være mindst 37 dage fra afsendelsen af annoncen, og fristen for modtagelse af tilbud mindst 40 dage fra kommunens afsendelse af opfordringen til at afgive tilbud. Udbudsmaterialet EU-udbudsreglerne indeholder ikke specielle regler om udbudsmaterialet. Der er dog to ting, som det er vigtigt at være opmærksom på. Udbudsmaterialet må godt uddybe det, der står i udbudsannoncen, men må ikke ændre i det. Hvis tildelingskri- Side 4 af 14

5 terierne f.eks. er nævnt i annoncen, må der ikke i udbudsmaterialet tilføjes yderligere kriterier eller ændres på formuleringen af dem. Derudover er der i direktivet fastsat specielle regler om tekniske specifikationer (standarder). Hvis der findes en EU-standard på et område, må man ikke anvende en national standard, og det er som udgangspunkt forbudt at henvise til et bestemt varemærke (eks. biler af mærket Volvo). Udvælgelses- og tildelingskriterier EU-udbudsreglerne regulerer også, hvilke kriterier der kan indgå i vurderingen af leverandørerne og deres tilbud. Der skelnes mellem udvælgelseskriterier, der er karakteriseret ved, at de handler om forhold vedrørende leverandøren, og tildelingskriterier, der handler om den opgave, som skal løses. De udvælgelseskriterier, som lovligt kan anvendes, og hvilken dokumentation man kan bede om, er udtrykkeligt opregnet i direktivet. Det er vigtigt, at et kriterium, der omhandler f.eks. leverandørens økonomi, ikke anvendes som et tildelingskriterium. Det samme kriterium må heller ikke anvendes som både udvælgelses- og tildelingskriterium. Der er to overordnede tildelingskriterier: laveste pris og økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige bud udmøntes i en række underkriterier, som f.eks. kan være pris, kvalitet og service. Det er et krav, at tildelingskriterierne som udgangspunkt prioriteres. Hvis kriterierne er nævnt i udbudsannoncen, skal der anvendes præcis samme formulering i udbudsmaterialet, men det er lovligt at uddybe, hvad der menes med kriteriet. Kontrakten EU-udbudsreglerne indeholder ikke særlige regler om, hvad der må stå i kontrakten. Der gælder dog et princip om, at der skal informeres om væsentlige kontraktbestemmelser senest i udbudsmaterialet. Ved den senere indgåelse af kontrakten er det vigtigt at huske på, at der gælder et forbud mod forhandlinger. Efter udbudets afslutning Det er et krav i EU-udbudsreglerne, at der offentliggøres en meddelelse i EFtidende, efter at beslutningen om at indgå kontrakt er truffet. Det skal bl.a. oplyses, hvem der er indgået aftale med og visse af vilkårene. Derudover skal alle tilbudsgivere have besked om udfaldet af udbudet snarest muligt. Hvis én af leverandørerne beder om det, skal der endvidere gives en nærmere begrundelse senest efter 15 dage over for den pågældende. Kommunen kan vælge at annullere et udbud (ikke indgå kontrakt med nogen af leverandørerne), hvis den har en saglig grund til det. En saglig grund kan f.eks. være, at medarbejdernes eget bud var økonomisk mest fordelagtigt, at ingen af leverandørerne levede op til udbudsbetingelserne, eller at alle leverandørerne var meget dyrere end forudsat. Side 5 af 14

6 For hvert udbud skal der udarbejdes en skriftlig rapport, der som minimum skal indeholde en række nærmere opregnede oplysninger. Hvad er vigtigt at vide om udbud, der ikke er EU-udbud? Hvis kommunen køber tjenesteydelser fra en ekstern leverandør, og EUudbudsreglerne ikke finder anvendelse enten fordi kontrakten er for lille eller på grund af opgavens karakter, så gælder der ingen generelle regler for udbudsprocessen svarende til EU-udbudsreglerne. Det afgørende for behandlingen af denne type udbud er derfor de retningslinjer, som kommunalbestyrelsen har besluttet i udbudspolitikken. Det fremgår generelt af udbudspolitikken at: - Konkurrencen skal fremmes mest muligt, og at der derfor skal indhentes mindst 2 tilbud. - Principper svarende til EU-udbudsreglerne skal følges, også selvom reglerne ikke finder anvendelse, for at sikre en lige og åben konkurrence. Annoncering Det bør i den konkrete situation overvejes, om en annoncering vil sikre en bedre konkurrence, og dermed i sidste ende at kommunen får en bedre kontrakt, end hvis der blot indhentes tilbud fra to eller flere leverandører. Det skal selvfølgelig indgå i vurderingen, om udgiften til annonceringen vil overstige en eventuel besparelse eller serviceforbedring. Krav til leverandører Der skal stilles kvalitetskrav til kommunens leverandører, herunder særligt krav om hæderlighed og professionalisme samt størst mulig åbenhed. Der skal også lægges vægt på, om tilbudsgiver har en acceptabel personalepolitik og virksomhedskultur. Det er et generelt krav i Lyngby-Taarbæk kommune, at potentielle leverandører skal afgive en tro- og loveerklæring vedrørende gæld til det offentlige. Erklæringen kan fås ved henvendelse til Indkøbschefen. Udbudsmaterialet Med hensyn til udbudsmaterialet fremgår det af udbudspolitikken, at det bl.a. skal indeholde oplysninger om: Omfang og afgrænsning af den eller de udbudte opgaver Tekniske, kontraktmæssige, kvalitets- og kvantitetsmæssige krav Miljøforhold Tidsfrister i forbindelse med udbudet Kontraktperiodens længde. Side 6 af 14

7 Der skal så vidt muligt anvendes standardiserede krav, normer og specifikationer. Formålet med dette er at sikre, at tilbudsgiverne får mulighed for at afgive sammenlignelige bud, fordi vurderingen af tilbudene er lettere, hvis tilbudene er afgivet på et ensartet grundlag. Det skal dog ikke forstås sådan, at det ikke af andre grunde kan være hensigtsmæssigt at opdele en kontrakt i flere delkontrakter eller at tillade alternative bud. En opdeling af kontrakten kan f.eks. sikre, at små leverandører får en bedre chance for at byde, og at der dermed bliver en bedre konkurrence på opgaven. Tilladelse af alternative bud kan medvirke til at sikre, at kommunen får mulighed for at finde ud af, om markedet kan stille med andre og bedre løsninger end den kommunen har lagt op til. Det er også vigtigt, at udbudsmaterialet skaber et grundlag for: Efterfølgende opfølgning og kontrol Det er i den forbindelse vigtigt, at den ydelse der skal leveres er beskrevet så præcist, at det er let at konstatere, om kontrakten er overholdt. Det vil som regel være muligt at låne eksempler på udbudsmateriale fra andre kommuner, der har foretaget udbud af samme opgave. Indkøbschefen vil muligvis kunne oplyse, hvilke kommuner der har udbudt samme opgave. Lånt udbudsmateriale bør kun benyttes som inspiration, ligesom udbudsmateriale fra et tidligere udbud i kommunen af samme opgave heller ikke bør genanvendes uden at det først overvejes, om indholdet fortsat er dækkende. Tildeling af kontrakten Kontrakten skal tildeles den leverandør, som er bedst og billigst. Det betyder, at indkøb skal foretages der, hvor den ønskede kvalitet kan opnås til den billigst mulige pris. Der skal ske en afvejning i hvert enkelt tilfælde af forholdet mellem pris og kvalitet. Denne helhedsvurdering kan betyde, at det umiddelbart laveste tilbud ikke er det mest fordelagtige. Hvordan stiller man miljøkrav og sociale krav? Det fremgår af udbudspolitikken, at der i forhold til ethvert udbud skal ske en sikring af miljøhensyn og sociale hensyn. Sociale klausuler Det fremgår af udbudspolitikken, at det ved ethvert udbud skal vurderes, om det vil være formålstjenligt at indarbejde en social klausul, da Lyngby-Taarbæk Kommune ønsker at mindske risikoen for, at medarbejdere bliver udstødt, og at bidrage til, at udsatte grupper bliver integreret på arbejdsmarkedet. Side 7 af 14

8 En social klausul, der forebygger nedslidning og fastholder medarbejderne, kan f.eks. gå ud på, at leverandøren skal have en acceptabel personalepolitik og arbejdsmiljøpolitik. En klausul, der integrerer, kan f.eks. gå ud på, at leverandøren skal ansætte et antal personer: med en vis forudgående ledighedsperiode på særlige vilkår, f.eks. i skåne/fleksjob og/eller fra særlige grupper, f.eks. etniske mindretal. Der findes mere information om sociale klausuler på hjemmesiden: som både indeholder generel information om sociale klausuler og også indeholder hjælp til at udforme dem. Miljøhensyn I relation til miljøhensyn skal der, hvor det er relevant, stilles krav til miljø og arbejdsmiljø. Kravene kan enten indgå som en del af kravspecifikationen eller som kontraktbetingelser. Et eksempel på et miljøkrav i en kravspecifikation kan være krav til de rengøringsmidler, som rengøringsmedarbejderne bruger. Hvad skal man særligt være opmærksom på i forhold til kontrakten? Normalt vil en klar beskrivelse af, hvad der præcis skal leveres (ydelsen) være en vigtig hjørnesten i en kontrakt, men i forbindelse med udbud vil dette typisk fremgå af kravspecifikationen, som kontrakten så kan henvise til. Generelt vil indholdet og relevansen af enkelte kontraktbestemmelser afhænge af den opgave der udbydes, og de krav man i udbudsmaterialet har stillet til leverandøren. Det vil dog i næsten alle situationer være vigtigt at være opmærksom på følgende emner i kontrakten: Misligholdelse - hvor meget skal der til, før kommunen kan reagere overfor leverandøren? - hvilke reaktionsmuligheder skal kommunen have (eks. bod)? Kvalitetsopfølgning i kontraktsperioden - hvem skal foretage kontrollen (kommunen og/eller leverandøren)? - hvordan skal kontrollen i praksis foretages (eks. besøg, brugerundersøgelser)? - adgang til oplysninger om f.eks. klager fra borgere - reaktionsmuligheder hvis der viser sig problemer (se ovenfor om misligholdelse) Krav til leverandørens personale (f.eks. en social klausul) og eventuelle rettigheder Kontraktslængden, herunder eventuelle muligheder for opsigelse og forlængelse Side 8 af 14

9 Du kan læse mere om, hvad du bør have med i en kontrakt i publikationen Udbud af kommunale driftsopgaver trin for trin fra 1992, der indeholder et bilag med kommenterede kontraktemner. Juridisk Kontor har bogen stående. Endvidere er der ved at blive udarbejdet en ABS Almindelige Betingelser for Serviceydelser som svarer til AB92 på bygge- anlægsområdet. Der er tale om en slags standardkontrakt, som man kan vælge at benytte i forbindelse med indgåelsen af en kontrakt om en serviceydelse, eller som man i hvert fald kan lade sig inspirere af. Håndtering af klager / offentlighed Efter afslutningen af en udbudsproces kan der opstå spørgsmål vedrørende klager, enten fra en leverandør der er utilfreds med, at han ikke har fået kontrakten, eller fra borgere der er utilfredse med opgaveløsningen. Der kan også opstå spørgsmål om offentlighed i form af henvendelser fra personer der ønsker aktindsigt. Klager Hvis en leverandør klager over udbudsprocessen, er der i forhold til EU-udbud oprettet en særlig klageinstans, som hedder Klagenævnet for Udbud. Konkurrencestyrelsen er ikke klagemyndighed, men kan indbringe sager for klagenævnet. Klagenævnet kan evt. pålægge kommunen at annullere en beslutning om at indgå kontrakt og kan tilkende en leverandør en erstatning. Hvis en leverandør klager over et udbud enten ved henvendelse til kommunen, via Konkurrencestyrelsen eller direkte til Klagenævnet for Udbud, bør du straks inddrage Juridisk Kontor og / eller den eksterne rådgiver. Hvis en borger klager over leverandørens udførelse af opgaven til kommunen, skal forvaltningen tage stilling til klagen. Klagen kan godt oversendes til leverandøren, så denne kan kommentere klagen, men kommunen vil principielt altid have det overordnede ansvar for, at opgaven bliver løst. Derfor er det også vigtigt, at det i kontrakten sikres, at der er mulighed for at reagere overfor en leverandør, der ikke løser opgaven godt nok. Offentlighed I relation til spørgsmålet om offentlighed efter afslutningen af en udbudsproces gælder der særlige regler, hvis der er tale om et EU-udbud (se ovenfor). Derudover er der de almindelige aktindsigtsregler. Der er imidlertid på EU-udbudsområdet en særlig bekendtgørelse, som undtager en række dokumenter i et EU-udbud fra aktindsigt. For andre typer af udbud gælder det, at de almindelige regler i forvaltningsloven finder anvendelse, og dermed også de undtagelser loven har fra princippet om offentlighed. Side 9 af 14

10 Ved henvendelser fra f.eks. en leverandør eller en borger, der ønsker oplysninger i en udbudssag, er det muligt at få hjælp til behandling af sagen i Juridisk Kontor. I Lyngby-Taarbæk Kommune betragtes kontrakten som hovedregel som fortrolig. Det skyldes hensynet til leverandøren, og særligt vedrørende prisen hensynet til at konkurrencen ikke mindskes, næste gang man går i udbud. Der kan gives flere oplysninger, end man er forpligtet til efter lovgivningen, hvis der ikke er noget beskyttelseshensyn til kommunen eller leverandøren. Dette vil dog som hovedregel kræve politisk stillingtagen i det relevante fagudvalg. II. Udlicitering Ved ethvert udbud hvor efterfølgende udlicitering kan komme på tale, og hvor der derfor kan blive tale om at overføre kommunalt ansatte til en privat leverandør, skal Personaleafdelingen inddrages. Hvordan sikres medarbejderne i forbindelse med udlicitering? Medarbejderforhold er et meget vigtigt delelement i en vellykket udlicitering. Udlicitering forstås her som den situation hvor en opgave, som hidtil har været udført i eget regi, overdrages til en anden leverandør end kommunen. Medarbejdernes krav på inddragelse undervejs i en udliciteringsproces fremgår af Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering, mens medarbejdernes retsstilling efter en eventuel udlicitering er reguleret i virksomhedsoverdragelsesloven. Der kan også i overenskomster være fastsat regler om inddragelse. Lyngby-Taarbæk Kommune betragter dette som minimumskrav, og er indstillet på, at der i alle sager skal gives medarbejderne en information og en reel medindflydelse, der er mere vidtgående end kommunen er forpligtet til. Medarbejderinddragelse i processen Medarbejderne inddrages på følgende måder i udbudsprocesser hvor der kan blive tale om en efterfølgende udlicitering, og dermed overførsel af medarbejdere til en privat leverandør: 1. Alle generelle sager, hvor der lægges op til en principiel stillingtagen til evt. udlicitering skal forelægges PTSU og de relevante SU, før der tages stilling i sagen. Forelæggelsen sker i form af information om forslaget og dets baggrund, og de berørte SU får adgang til at fremkomme med en udtalelse. Side 10 af 14

11 2. I forhold til konkrete driftsopgaver skal de berørte SU informeres og have adgang til at komme med en udtalelse, før kommunalbestyrelsen træffer beslutning om udbud. 3. De berørte SU skal under hele udbudssagen orienteres løbende om forløbet. Hvordan og på hvilke tidspunkter medarbejderne inddrages i forbindelse med forberedelsen af en konkret udlicitering fremgår også af oversigten over udbudsprocessen (checklisten) til sidst i vejledningen. Medarbejdernes retsstilling efter en udlicitering Hvis resultatet af udbudet bliver en udlicitering, er medarbejdernes retsstilling reguleret af lov om virksomhedsoverdragelse. Endvidere fremgår det af udbudspolitikken, at: 1. Der ikke vil blive foretaget afskedigelser i forbindelse med overgangen til privat regi. 2. Medarbejdere, der ikke ønsker at overgå til privat ansættelse, vil i muligt omfang blive søgt genplaceret i andre kommunale stillinger. Ved større udliciteringer og ved udliciteringer på meget specialiserede områder kan det dog ikke påregnes, at det vil være muligt at finde anden kommunal beskæftigelse til alle berørte medarbejdere. Der kan i så fald blive tale om afskedigelser med sædvanligt varsel. Det er vigtigt at være opmærksom på, at der gælder helt særlige regler for tjenestemænd i forbindelse med udliciteringer, og at dette kan få betydning for kommunens udgifter i forbindelse med en konkret udlicitering. Det skyldes, at tjenestemænd har krav på rådighedsløn / ventepenge og efterfølgende egenpension, hvis de ikke ønsker at overgå til privat ansættelse, og der ikke kan tilbydes dem en passende stilling. Hvad gælder for udarbejdelsen af egne bud? De medarbejdere, som udfører de opgaver, som ønskes udliciteret, får i Lyngby- Taarbæk Kommune tilbud om selv at byde på den pågældende opgave. Hvis kommunens egne medarbejdere afgiver det bedste tilbud, forbliver opgaven i kommunalt regi. Det, der sker i praksis, hvis medarbejdernes eget bud er det bedste er, at udbudet annulleres, og at der eventuelt indgås en resultatkontrakt med den pågældende forvaltning / afdeling. Særligt i forbindelse med EU-udbud er det vigtigt at være opmærksom på, at der i forbindelse med udarbejdelsen af et eget bud vil være en risiko for, at de leverandører, der deltager i udbudet, vil kunne påstå, at ligebehandlingsprincippet er blevet overtrådt, hvis der ikke udvises forsigtighed på to punkter: Side 11 af 14

12 Beregningen af budet. Organisatorisk adskillelse. Det er vigtigt, at beregningen af budet foretages på en måde, som sikrer, at budet udregnes efter de samme principper, som hvis det havde været et eksternt bud. Derfor skal både direkte omkostninger (eks. løn) og indirekte omkostninger (eks. husleje, lys, personaleadministration) medregnes. Beregningen bør derfor ske på grundlag af statens regler om beregning af kontrolbud, der findes i Finansministeriets udbudscirkulære, og som svarer til beregningsreglerne fastsat i medfør af lov om kommuners og amtskommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder. Det er også vigtigt, at der både formelt og reelt sker en klar adskillelse mellem den del af kommunen, der udarbejder et eget bud, og den del af kommunen, der skal foretage sammenligningen af de indkomne tilbud og medarbejdernes bud. Eftersom medarbejderne i den berørte afdeling selv afgiver et bud, må de ikke deltage i evalueringen af de indkomne tilbud. Evalueringen skal således foretages af en anden afdeling i kommunen og/eller en ekstern rådgiver. III. Oversigt over udbudsprocessen (checkliste) 1. Indledende overvejelser ved udliciteringer a. Er opgaven egnet til udbud? - Er det vanskeligt / uhensigtsmæssigt at udlicitere opgaven? - Er der et vist antal mulige leverandører (konkurrence)? - Er det muligt at beskrive opgaven entydigt? - Vil omkostningerne overstige en evt. besparelse eller serviceforbedring? b. Kan opgaven lovligt udliciteres? - Er der tale om myndighedsopgaver? - Er udlicitering udelukket i lovgivningen på området? c. Afklare medarbejderforhold - Overvejelser om, hvor mange medarbejdere der forventes at blive berørt - Ansættelsesvilkår for nuværende personale - Mulighed for eventuel omplacering af medarbejdere d. Information og inddragelse af medarbejderne - Ved generel, principiel stillingtagen forelæggelse for PTSU og relevante SU - I konkrete sager om udliciteringer information af de berørte SU - Løbende orientering af de berørte SU under hele udbudsforløbet e. Beslutning om udbud Side 12 af 14

13 - Hvis der er tale om en udlicitering træffes beslutningen af kommunalbestyrelsen, evt. efter at sagen først har været forelagt det relevante udvalg. 2. Forberedelse og planlægning a. Afklaring af om der skal ske EU-udbud b. Stillingtagen til organisering vedr. eget bud (ved udlicitering) c. Valg af udbudsform d. Afklare behov for intern / ekstern ekspertise. 3. Udarbejdelse af udbudsmateriale a. Udarbejdelse af opgavebeskrivelse (kravspecifikation) b. Beskrivelse af personalemæssige forhold (ved udlicitering) c. Udvælgelses- og tildelingskriterier fastlægges d. Eventuel fastlæggelse af et max. antal leverandører, der skal prækvalificeres e. Tildelingskriterierne prioriteres (hvis EU-udbud) f. Eventuel adgang til alternative bud (alternative løsningsforslag) og om der kan bydes på dele af opgaven. g. Udarbejdelse af kontraktudkast. 4. Gennemførelse af udbudet a. Udbudet offentliggøres b. Eget bud udarbejdes (ved udlicitering) c. Spørgsmål til udbudsmaterialet d. Tilbudene modtages e. Tilbud med væsentlige mangler i forhold til udbudsmaterialets krav frasorteres (ved EU-udbud) f. Sammenligning af tilbud (og evt. eget bud) g. Valg af leverandør (evt. annullation) h. Kontraktindgåelse i. Resultatet offentliggøres 5. Efter udbudet a. Kvalitetsopfølgning i kontraktperioden (kontrol) b. Behandling af eventuelle klager fra andre leverandører eller borgere c. Behandling af eventuelle anmodninger om aktindsigt d. Evt. genudbud. Side 13 af 14

14 Supplerende information KL er ved at udarbejde en udbudsportal i samarbejde med Erhvervsministeriet, som bl.a. vil indeholde en udbudsvejledning. Udbudsportalen forventes offentliggjort på KLs hjemmeside ca. 1. januar Adressen på KLs hjemmeside er: Konkurrencestyrelsens hjemmeside har et område, der drejer sig om udbud, hvor man bl.a. under Lovgrundlag kan finde tjenestydelsesdirektivet (herunder også bilag A og B) og tærskelværdierne. Under Publikationer er der en nyttig checkliste for ordregivere. Adressen på Konkurrencestyrelsens hjemmeside er: Endvidere er der i bogform udgivet en række vejledninger om, hvordan man tilrettelægger en udbudsproces og forskellige problemstillinger, der kan opstå i forbindelse hermed. Vejledningerne står hos Juridisk Kontor. Side 14 af 14