Trafikselskabet Movia Toftegårds Plads 2500 Valby. Sendt pr e-post

Transkript

1 Trafikselskabet Movia Toftegårds Plads 2500 Valby Sendt pr e-post Resumé: Udtalt at repræsentantskabet for Trafikselskabet Movia skriftligt kan godkende bestyrelsens forslag til en angivet vedtægtsændring under den forudsætning, at samtlige medlemmer af repræsentantskabet er enige om at anvende denne fremgangsmåde Trafikselskabet Movias forespørgsel om mulighed for at holde et papir-repræsentantskabsmøde Ved e-brev af 19. september 2007 har Trafikselskabet Movia rettet henvendelse til statsforvaltningen med en forespørgsel om muligheden for at holde et "papirrepræsentantskabsmøde" i Movia. Trafikselskabet har i den forbindelse anført, at repræsentantskabet for Movia består af et medlem fra hver af de 45 kommuner i Movias geografiske område. Der er ifølge Movias vedtægt ikke adgang til, at andre end de af kommunerne udpegede repræsentanter kan repræsentere kommunen ved repræsentantskabsmøder, dvs. der er ikke udpeget suppleanter for repræsentanterne. Dette ønsker Movias bestyrelse ændret ved en vedtægtsændring, således at der til 6 om repræsentantskabets sammensætning føjes et stk. 2 med følgende ordlyd: De deltagende kommuner vælger ligeledes blandt kommunalbestyrelsernes medlemmer en stedfortræder for det valgte medlem. Stedfortræderen deltager i repræsentantskabets møder i alle tilfælde af medlemmets forfald. Trafikselskabet har oplyst, at ønsket om ændringen oprindelig er fremkommet på et repræsentantskabsmøde, og at der forventes enstemmig opbakning om forslaget. STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: /59 SAGSBEHANDLER:LSCKOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR SE-NR [email protected] TELEFONTID: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag Trafikselskabet har anført, at vedtægtsændringer skal fremsættes af bestyrelsen og godkendes af repræsentantskabet samt indenrigs- og sundhedsministeren og transport- og energiministeren. Da forslag om denne vedtægtsændring vil være det eneste punkt på dagsordenen for et repræsentantskabsmøde,

2 spørger trafikselskabet, om repræsentantskabets gyldige beslutning om vedtægtsændringen kan bringes til veje på anden måde end ved fysisk mødeafholdelse, eksempelvis ved et "papir-repræsentantskabsmøde" på samme måde som en generalforsamling i et aktieselskab under visse omstændigheder kan holdes ved en papirgeneralforsamling. Statsforvaltningen udtalelse Det fremgår af 1, stk. 1 og 2, i lov om trafikselskaber, at der i Region Sjælland og Region Hovedstaden etableres ét samlet trafikselskab, og at trafikselskabet er omfattet af 60 i lov om kommunernes styrelse. Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunale fællesskaber, jf. lovens 60, overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse. Statsforvaltningen Hovedstaden fører, jf. 47, stk. 3, i lov om kommunernes styrelse, tilsyn med Trafikselskabet Movia, hvis hjemstedskommune ifølge selskabets vedtægter 1, stk. 2, er Københavns Kommune. Efter 50 i lov om kommunernes styrelse kan statsforvaltningen udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser. Efter denne bestemmelse kan statsforvaltningen også efter anmodning fra en kommune afgive en vejledende udtalelse om lovligheden af en påtænkt kommunal disposition, inden kommunen træffer en beslutning. Dette må gælde tilsvarende for så vidt angår kommunale fællesskaber, som er underlagt statsforvaltningens tilsyn. Et trafikselskab ledes af en bestyrelse, jf. 2, stk. 1, i lov om trafikselskaber. Endvidere vælger kommunalbestyrelserne i de deltagende kommuner et repræsentantskab for trafikselskabet, jf. 2, stk. 3, i lov om trafikselskaber. Trafikselskabet fastsætter selskabets vedtægter, som skal godkendes af repræsentantskabet og de berørte regionsråd og derefter af transport- og energiministeren og indenrigs- og sundhedsministeren, jf. 2, stk. 4, i lov om trafikselskaber. Ifølge 2, stk. 5, i lov om trafikselskaber, fastsætter transport- og energiministeren efter forhandling med indenrigs- og sundhedsministeren regler om trafikselskabernes organisering m.v. (standardvedtægt), herunder at SIDE 2

3 nes organisering m.v. (standardvedtægt), herunder at standardvedtægten eller dele heraf ikke kan fraviges. Der er fastsat en standardvedtægt for selskabet i bilag 2 til bekendtgørelse nr af 9. oktober 2006 om vedtægter for organisering af trafikselskaber (ændret ved bekendtgørelse nr. 285 af 21. marts 2007). Ifølge 9, stk. 2, i standardvedtægten, som er ufravigelig, jf. bekendtgørelsens 2, stk. 2, skal repræsentantskabet godkende bestyrelsens forslag til ændringer af eller tillæg til vedtægten. Det fremgår af 2, stk. 5, i Trafikselskabet Movias vedtægter, at repræsentantskabet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, og at beslutninger tages ved stemmeflertal, for så vidt ikke andet er foreskrevet i lovgivningen eller i selskabets vedtægt. Af vedtægternes 10, stk. 1, fremgår, at repræsentantskabet holder møde mindst en gang årligt og i øvrigt, når det af bestyrelsen findes nødvendigt, eller når mindst 1/3 af medlemmerne af repræsentantskabet fremsender begrundet begæring herom. Af bestemmelsens stk. 4 fremgår, at repræsentantskabets beslutninger indføres i en beslutningsprotokol. Repræsentantskabet skal således godkende ændringer af selskabets vedtægter, og det er i vedtægterne forudsat, at repræsentantskabet udøver sin virksomhed i møder. Repræsentantskabets møder ses ikke at være offentlige. Der er ikke i Trafikselskabet Movias vedtægter taget stilling til, om repræsentantskabet efter omstændighederne kan godkende en vedtægtsændring på anden måde end i et møde. Når der er tale om et kommunalt fællesskab, idet der ved den godkendte samarbejdsaftale etableres et selvstændigt styrelsesorgan for fællesskabet, vil der ofte i aftalen være optaget bestemmelser om, i hvilket omfang den kommunale styrelseslovgivning skal finde anvendelse på fællesskabsorganet og dets virke. Vedrørende de styrelsesmæssige spørgsmål, som ikke er reguleret i aftalen, er udgangspunktet, at den kommunale styrelseslovs regler finder anvendelse på reguleringen af de interne forhold. Det forhold, at den kommunale styrelseslovs regler er gengivet i aftalen, medfører således ikke i sig selv, at de regler i loven, der ikke er medtaget i aftalen, kan anses for fraveget. Der henvises til Lov om kommunernes styrelse med kommentarer af Hans B. Thomsen m.fl., 2004, s SIDE 3

4 Efter statsforvaltningens opfattelse, må der ved stillingtagen til Trafikselskabet Movias forespørgsel tages udgangspunkt i reglerne i lov om kommunernes styrelse. Der er ikke i kommunerne et til repræsentantskabet i et trafikselskab svarende organ. For så vidt angår kommunalbestyrelsen, som efter statsforvaltningens opfattelse vil være det organ, som det vil være mest nærliggende at sammenligne repræsentantskabet med, fremgår det af 10, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse, at kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Det er således i bestemmelsen (og i andre bestemmelser om kommunalbestyrelsen i lov om kommunernes styrelse) forudsat, at kommunalbestyrelsen udøver sin virksomhed i møder. Hensynet bag bestemmelsen er blandt andet at sikre den demokratiske kontrol med kommunalbestyrelsens beslutninger. Det er en væsentlig forudsætning for at føre denne demokratiske kontrol, at forhold af offentlig interesse kan blive afdækket og debatteret, ligesom offentligheden i forvaltningen og mødeoffentlighed kan bidrage til at undgå mistillid til forvaltningen og forhindre, at der opstår og udbredes urigtige forestillinger om forvaltningens virksomhed. Der henvises til Lov om kommunernes styrelse med kommentarer af Hans B. Thomsen m.fl., 2004, s. 46. Dette hensyn gør sig imidlertid efter statsforvaltningens opfattelse ikke gældende for så vidt angår møder i et trafikselskabs repræsentantskab, som modsat kommunalbestyrelsens møder ikke er offentlige. I repræsentantskabet for et trafikselskab er der i forbindelse med beslutningsprocessen efter statsforvaltningens opfattelse alene et hensyn at tage til medlemmerne af repræsentantskabets mulighed for at stemme om bestyrelsens forslag til den omhandlede vedtægtsændring. Dette hensyn må efter statsforvaltningens opfattelse anses for varetaget, hvis samtlige medlemmer af repræsentantskabet er enige om at træffe afgørelse om forslaget på skriftligt grundlag. Statsforvaltningen finder herefter, at repræsentantskabet for Trafikselskabet Movia skriftligt kan godkende bestyrelsens forslag til den omhandlede vedtægtsændring under den forudsætning, at samtlige medlemmer af repræsentantskabet er enige om at anvende denne fremgangsmåde. SIDE 4

5 Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på Internettet ( Med venlig hilsen Lone B. Christensen Kontorchef Louise Schmidt Fuldmægtig SIDE 5