PDF et godt filformat

Transkript

1 UCSJ DIGITAL

2 Table of Contents Mødemateriale i PDF...3 Hvordan åbner jeg mødemateriale i en bestemt app? (ipad)... 4 Adobe Reader til ipad - Arkiver og lav noter i PDF-dokumenter PDF Expert 5 (Et godt PDF-værktøj) Måder at læse og håndtere PDF på...36 Adobe Reader XI Google Drev... 47

3 Mødemateriale i PDF Page 3

4 Hvordan åbner jeg mødemateriale i en bestemt app? (ipad) Når du deltager i møder i UCSJ som understøttes af UCSJ s ledelssekretariaet får du som oftest materialet på et link. - Vejledningen her viser hvordan du let tilgår materialet og åbner det i din favorit PDFapp. OBS: Vi anbefaler den gratis app "Adobe Reader" eller app'en "PDF Expert 5" som koster 65 kr. Page 4

5 En PDF via et link Meget materiale fra UCSJs direktionssekratariat sendes samlet i en pakke via et enkelt link. Her tilgås alt materialet til et konkret møde. Klik på linket for at åbne materialet Page 5

6 Åbn den aktualle PDF-fil Der kan være tale om flere PDF filer, da det forrige link kan være en hel mappe med dokumenter. Vælg det PDF-dokument du vil arbejde med. (Vil du arkivere alt, må du tage dem et ad gangen.) Page 6

7 Gem PDF-dokument Klik på ikonet nederst til højre Page 7

8 Åben i... Klik på "Åbn i..." Page 8

9 Vælg din favoritapp til PDF-håntering Der findes mange forskellige apps til at håndtere dine PDF'filer. Vi anbefaler "Adobe Reader" og " PDF Expert 5". Page 9

10 Vejledning lavet af Lasse Højer-Pedersen - University College Sjælland Page 10

11 Adobe Reader til ipad - Arkiver og lav noter i PDF-dokumenter Der findes mange apps, gratis som kostbare, til at håndtere PDF-filer på forskellig vis. Nogle er gode og andre er bare ligegyldige eller i værste fald uhensigtsmæssige. App'en "Adobe Reader" er vores favorit når det kommer til en gratis app til håndtering af PDF-dokumenter. App'en "PDF Expert 5" er godt bud på en mere avanceret app til PDF-håndtering. PDF Expert koster 65 kr. Denne vejledning viser dig hvordan du i Adobe Reader laver noter og overstregninger i en PDF-fil, samt hvordan du arkiverer og sorterer i mapper. Page 11

12 Hent Adobe Reader i App Store Klik på App Store på din ipad og søg efter app "Adobe Reader" App'en er gratis og skal have det officielle røde logo som er kendt fra PDF-filerne. Page 12

13 Adobe Reader App'en Du er nu i app'en Adobe Reader 1. Naviger i PDF'ens sider ved at trække prikken på linjen til siden. 2. Indholdsfortegnelse / Bogmærker. Viser en oversigt. Page 13

14 Visningstilstande 1. Her kan du vælge om siderne skal vises en for en, eller i et flow som en kontinuerlig visning. Dette er rart hvis du bladrer meget, da det giver en god fornemmelse af hvor langt du er i PDF'en. 2. Nattilstand gør baggrunden sort og bogstaverne hvide, således at det giver samme kontrast, men mindre lys, hvis du skal læse i sengen. Page 14

15 PDF-håndtering Herfra kan du: 1. Arkivere PDF-filer på en Sky-tjenester hos Acrobat (mod at betale et abonnement) 2. Eksportere fra PDF tilbalge til Word-format (mod at betale et abonnement) Page 15

16 Annoter / lav noter i PDF-filen Page 16

17 7 gode værktøjer 1. Lav noter / kommentarer til dig selv i taleboble 2. Overstreg udvalgte teksstykker med gult 3. Gennemstreg tekst 4. Understreg tekst 5. Skriv ord eller kort tekst, fx "HUSK" 6. Tegn med "kuglepen" oven på dokumentet 7. Indsæt en underskrift i dokumentet. Page 17

18 Videresend Søg 1. Send PDF-filen som en mail (OBS: Vælg i denne forbindelse om du vil sende filen med mulighed for at ændre tilføjelserne, eller en sammenklappet version som ikke kan ændres, men hvor dine tilføjelser kan ses i alle PDF-læsere). 2. Åbn med... (en anden App på din ipad) 3. Udskrift dokument kræver en printer der er kompatibel med standarden "AirPrint" Her kan du søge på alle ord i PDF-filen. Dette kan være nyttig hvis du skal finde et helt bestemt område i dokumentet. Page 18

19 Arkivering Hvis du klikker øverst til venstre i PDF-filen kommer du til oversigten over dokumenter som er gemt i App'en Adobe Reader. Page 19

20 Dokumentoversigt Hvis du ikke foretager dig andet vil de PDF-filer som du har åbnet i Adobe Reader ligge i en lang liste under dokumenter i højre side. Du kan dog også vælge at sortere dokumenterne og fx inddele dem i mapper. Klikker du på rediger øverst til højre kan du vælge det eller de dokumenter du vil flytte. Page 20

21 ipad 1 1. Vælg de relevant dokumenter 2. Tryk på flyt-ikonet nederst og vælg flyt eller kopier for efterfølgende at vælge den relevante mappe. Page 21

22 Træk for flere muligheder Trækker du med fingeren fra højre mod venstre oven på en PDF-fil på listen vil der komme muligheder til syne. Du kan her eksportere, sende i mail, ændre navn og slette. Vejledning lavet af Lasse Højer-Pedersen - University College Sjælland Page 22

23 PDF Expert 5 (Et godt PDF-værktøj) Du kender nok Adobe Reader, som måske er det bedste gratis værktøj til PDFhåndtering på ipad. - Hvis du har mod på endnu flere funktioner kan app'en "PDF Expert 5" anbefales. Den koster 65 kr. men er pengene værd. Denne vejledning viser mange af funktionerne i PDF Expert. Udover arkivering og annotering kan du også lave dine egne æselører / bogmærker og sågår redigere / foreslå ændringer i PDF-dokumentet. Page 23

24 ipad 1 Page 24

25 PDF Expert 5 Sådan ser PDF Expert ud når du har åbnet et PDF-dokument og valgt denne app. Klikker du på knappen med de fire felter øverts til venstre kan du få en elegant visning af siderne i PDF-filen. Page 25

26 Oversigt Du kan herfra trække op og ned med fingeren og på den måde navigere igennem PDF-filen hurtigt - med et godt overblik. Page 26

27 Tegn, annoter og kommenter Vælger du i stedet knappen med blyanten øverst i midten, får du adgang til en værktøjslinje med en masse smarte funktioner. Page 27

28 Værktøjer 1. Marker dele af dokumentet 2. Tegn oven på dokumentet (mulighed for transperans, tykkelse, farver m.v.) 3. Skriv små tekststykker på dokumentet 4. Lav figurer og streger 5. Overstreg tekst med gult 6. Understreg tekst 7. Gennemstreg tekst 8. Lav en note / kommentar til dig selv i en taleboble Page 28

29 9. Indsæt stempler, fx DRAFT, FINAL osv. 10. Indsæt din egen underskrift i dokumentet 11. Fortryd din sidste handling. Dokumentets udseende og performance Vælger du knappen øverst med bogstaverne i midten åbner der sig mulighed for styring af dokumentet. 1. Juster lyset på PDF-dokumentet Page 29

30 2. Indstil nat-mode (når du læser i soveværelse) eller burg Sepia som giver mindre kontrast og som er rar, hvis der skal læses meget. 3. Vælg vandret eller lodret sideskift 4. Crop mode er smart til at fjerne al unødig hvidt i en PDF. Hvis du ønsker at arbejde på en ipad mini er denne funktion særlig smart. 5. Text to speech er en god oplæsningsfunktion der (også på dansk) kan læse dokumentet op for dig. Page 30

31 Rediger dokumentet Vælger du i stedet knappen med blyanten øverst i midten, får du adgang til en værktøjslinje med en masse smarte funktioner. Page 31

32 Rediger dokumentet / tilføj kommentarer Page 32

33 Indholdsfortegnelse på tre niveauer 1. Æselører som du selv har sat (her sættes også æselører / bookmarks) 2. Oversigt / Outlines som forfatteren har defineret 3. En liste med dine annoteringer / tilføjelser / kommentarer m.v. Page 33

34 Send dokumentet videre Hvis du vælger knappen øverst til højre kan du videresende dokumentet, printe osv. OBS: Ved videresendelse på mail skal du være opmærksom på at du får tre valgmuligheder: 1. Dokumentet med (redigerbare tilføjelser) 2. En sammenklappet kopi som ikke kan ændres, men dog ses i alle PDF-læsere. 3. En samlet oversigt over dine tilføjelser samt PDF-dokumentet. Page 34

35 Vejledning lavet af Lasse Højer-Pedersen - University College Sjælland Page 35

36 Måder at læse og håndtere PDF på Page 36

37 Adobe Reader XI Den nyeste udgave af Adobe Reader hedder XI. Der kommer løbende opdateringer til Adobe Reader. En gang imellem kommer der så nye versioner og her kan det som regel godt betale sig altid at have den nyeste. Adobe Reader er et program der kan hentes og installeres fra Adobe s hjemmeside. Den finder du her: Her er vi på Adobe s hjemmeside Gå lidt ned på siden - til højre. Her finder du link til Adobe Reader - klik på det og følg anvisningerne. På den måde får du den nyeste udgave af Adobe Reader. Vær opmærksom på at du kan blive spurgt om du vil acceptere licensvilkårene. Her skal du acceptere - ellers kommer du ikke videre. Det er der ikke noget farligt ved. Page 37

38 Her er vi i den nye Adobe Reader Adobe Reader bruges jo til at åbne- og læse PDF filer med. Der er dog en del flere muligheder og jeg vil gennemgå nogle af de vigtigste. Der er altid mere hjælp at finde i programmets hjælpemenu. Menulinie og visningsmuligheder Som det er tilfældet med så mange andre programmer, så kan man finde programmets funktioner på flere forskellige måder. Jeg vil her nøjes med at vise hvordan jeg selv gør, men du kan sikkert finde en måde at arbejde med Adobe Reader på, som passer til dit temperament. Page 38

39 De første 6 værktøjsknapper De første 3 værktøjsknapper bruger jeg ikke, de næste bruger jeg en del. 1. Den bruges til at konvertere Word og Excel filer til PDF. Det foregår via en betalingstjeneste hos adobe - så gør det i Microsoft Office i stedet. 2. Her kan man få lavet PDF om til f.eks. Word. Også en betalingstjeneste 3. Denne knap giver mulighed for at signere et PDF dokument en digital signatur - heller ikke noget jeg bruger for tiden 4. Denne kanp giver mulighed for at gemme eventuelle ændringer i PDFén 5. Som det fremgår af knappen, er det her man kan printe 6. Kuverten her bruges hvis man ønsker at sende den åbne PDF til andre på mail Send PDF som mail Jeg plejer at benytte standard program - det bringer mig direkte over i Outlook. Du kan også vælge én eller flere webmailservices. Page 39

40 Flere værktøjer 1. Knappen med pilen sender dig til næste side 2. Her kan du se hvor langt du er nået i dokumentet 3. Siden kan forstørres/formindskes - det gør man her 4. Denne knap giver mulighed for at læse dokumentet i fuldskærmstilstand Lidt flere muligheder fra værktøjslinien Ved at klikke på den lille dropdown-knap, så får du lidt flere muligheder fra værktøjslinien. 1. Næste side 2. Her kan du zoome både ind og ud 3. Her kan du tilpasse visningen - fuld bredde af dokumentet eller hele siden synlig 4. Gul seddel er en måde at sætte en kommentar ind på siden 5. Fremhæv tekst - det virker som en markeringspen Page 40

41 De sidste knapper på værktøjslinien Jeg plejer ikke selv at bruge de første 2 knapper 1. Værktøjer - bruges til at lave en PDF - som nævnt før, er der tale om en betalingstjeneste via web 2. Underskriv - også nævnt før - her kan man signere en PDF digitalt på flere forskellige måder (læs evt. mere om det på Adobe s website) 3. Kommentar - den er rigtig interessant og det er det resten af vejeldningen skal handle om Page 41

42 Værktøjskanppen Kommentar Her er der 3 områder 1. Anmærkninger - her er mulighed for at lave mange forskellige slags anmærkninger/ kommentarer til en PDF - jeg gennemgår de vigtigste lidt senere 2. Opmærkning og tegnng - her er nogle værktøjer til at tegne figurer og frihåndstegning i PDF dokumentet 3. Kommentarliste - Det er en oversigt over alle de kommentarer der er lavet - en hurtig og let måde at finde rundtt i sine kommentarer - hvis man gemmer kommentarerne i PDF'en og sender den videre til andre, vil de også kunne se denne liste Page 42

43 Værktøjer - Tilføj gul seddel Her har jeg lavet en lille gul huskelap - det gøres meget let 1. Klik på selve værktøjet 2. Klik i teksten hvor du vil have den gule seddel til at være 3. Skriv hvad du har på hjertet 4. Her ses kommentaren i kommentarlisten 5. Ved at klikke her, kan du folde den gule seddel sammen - den kan stadig ses i teksten som en lille gul taleboble - kik på den og den folder sig ud Page 43

44 Fremhæv tekst Her har jeg brugt værktøjet Fremhæv tekst 1. Klik på selve værktøjet 2. Lav en markering med kurseren 3. I kommentaroversigten, kan du nu se at der er fremhævet tekst De andre anmærkningsværktøjer Prøv dig selv frem med de andre værktøjer. Page 44

45 At tegne på en side Her har jeg brugt 2 forskellige tegneværktøjer - læg mærke til at de også bliver taget med i Kommentarlisten. Page 45

46 Kommentarlisten Efterhånden som du får lavet en del kommentarer, så er det praktisk at have kommentarlisten - ved at klikke på én af kommentarerne, så navigeres der automatisk til den aktuelle side. Bemærk at det også er muligt at søge i kommentarerne. Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland Page 46

47 Google Drev Der er mange som bruger Google Drev - det der førhen hed Google Docs. Det er en fantastisk webservice, som rummer mange muligheder. PDF dokumenter der ligger i Google Drev, kan læses i den PDF-læser som systemet har. Det er blot at klikke på PDF dokumentet, så åbnes det i Google s PDF - læser. Google Drev PDF - læser Her er jeg inde i Google Drev. Har klikket på et PDF dokument. Det åbnes så i læseren. Der er et par forskellige funktioner, dem forklarer jeg i de næste steps. Page 47

48 Navigationspile I læseren er der to navigationspile. En til venstre og en til højre. De kan bruges til at komme til det forrige eller næste PDF dokument. Her vises kun den venstre. Page 48

49 I højre side 1. Krydset i øverste højre hjørne lukker PDF-læseren 2. Her har vi navigationspilen til næste PDF Page 49

50 I højre nederste hjørne Her er lidt forklaring på de forskellige muligheder 1. Knappen her giver fuld læsebredde. Når der er klikket på den og dokumentet fylder hele bredden, kan man klikke igen og komme tilbage til alm. visning 2. Zoom ud 3. Zoom ind 4. Her kan du printe dokumentet 5. Her kan du indstiille hvordan du eventuelt vil dele dokumentet med andre 6. Her får du mulighed for at downloade dokumentet 7. Ved at klikke på Åbn kan du åbne PDF dokumentet i en PDF-læser i Google Drev, som har endnu flere muligheder Page 50

51 Google Drev s "store" PDF-læser Her kan du så gøre lidt mere med PDF dokumentet. Vær opmærksom på, at du ikke altid kan se kommentarer, der er lavet i et PDF dokument, så hvis du har brug for at læse kommentarer du elle andre har lavet i et PDF dokument, så undgå Google Drev s PDF-læser. Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland Page 51