REFERAT ØKONOMIUDVALGET

Transkript

1 REFERAT ØKONOMIUDVALGET den i Borgmesterens Mødelokale

2 Finn Lambek (A) Preben Rudiengaard (V) SAGSOVERSIGT 1 Godkendelse af dagsorden Forslag til vedtægter for bibliotekernes kommende bestyrelse Landsstævne organisering Godkendelse af Generel Beredskabsplan Informationer, forespørgsler, meddelelser PUNKTER PÅ LUKKET MØDE 6. Esbjerg Vandrerhjem - Forlængelse af forpagtningsaftale 7. Godkendelse af bud på Novrupvej 95, 6705 Esbjerg Ø (Novrup Vandværk) 8. Værdiansættelse af ejendommen Hedemarksvej 3 A, 6740 Bramming 9. Informationer, forespørgsler og meddelelser Side 2 af 12

3 Sagsnr Godkendelse af dagsorden Økonomiudvalget, den punkt nr. 1 Beslutning Godkendt Finn Lambek (A) Preben Rudiengaard (V) Side 3 af 12

4 Sagsnr Forslag til vedtægter for bibliotekernes kommende bestyrelse Indledning Ifølge Bibliotekspolitik for Esbjerg Kommune vedtaget den 19. januar og 2. marts 2009 skal bibliotekerne have en bestyrelse. Bibliotekerne har udarbejdet forslag til vedtægter til ikrafttræden pr. 1. januar Sagsfremstilling Byrådet vedtog Bibliotekspolitik for Esbjerg Kommune den 19. januar og den 2. marts Af bibliotekspolitikken fremgår, at bibliotekerne skal have en bestyrelse, der inden for de mål og rammer, som Byrådet fastsætter, formulerer principper for drift og udvikling af det samlede biblioteksvæsen. Bestyrelsen skal medvirke til bibliotekernes fortsatte udvikling og sikre dialog mellem bibliotekernes brugere og den politiske og administrative ledelse. Bestyrelsen kan drøfte initiativer og problemstillinger med lokalrådene forud for beslutninger, der kan påvirke biblioteksservicen i et område. Det foreslås, at bestyrelsen består af 9 medlemmer og er sammensat på følgende måde: 3 brugerrepræsentanter valgt ved direkte valg jf. bestyrelsesvedtægtens 3, stk. 2 1 repræsentant fra skole-/daginstitutionsområdet udpeget af Børn & Kultur 1 repræsentant fra Kultur og fritidsområdet udpeget af Børn & Kultur 1 repræsentant fra ungdomsuddannelserne udpeget af disses rektorer 1 repræsentant udpeget af Esbjerg Erhvervsudvikling 2 repræsentanter udpeget af Esbjerg Byråd blandt byrådets medlemmer Bibliotekerne har udarbejdet et forslag til vedtægter, som er vedlagt som bilag. Lovgrundlag, planer m.v. Bibliotekspolitik for Esbjerg Kommune. Økonomi Udgifter til bestyrelsesarbejdet dækkes af bibliotekernes budgetramme. Personaleforhold Intet Planmæssige konsekvenser Intet Konsekvenser for andre udvalg Intet Side 4 af 12

5 Høring Bemærkninger er indarbejdet i sagen i relevant omfang. Vurdering herunder alternativer Intet INDSTILLING Direktionen indstiller, at det indstilles til Byrådets godkendelse, at vedtægterne godkendes til ikrafttræden pr. 1. januar Kultur & Fritidsudvalget, den punkt nr. 3 Beslutning Godkendt med redaktionel ændring, som foretages inden sagen videresendes til Økonomiudvalget. Knud Jager Andersen (F) Bilag Tilrettet udgave (efter udvalgsbehandling d ) af vedtægter for bibliotekernes kommende bestyrelse Økonomiudvalget, den punkt nr. 2 Beslutning Godkendt Finn Lambek (A) Preben Rudiengaard (V) Side 5 af 12

6 Sagsnr Landsstævne organisering Indledning Esbjerg Kommune er vært for DGI s og DDS s Landsstævne i uge 27 i Der er i januar 2009 udarbejdet et Fordelingsskema mellem DGI/DDS og Esbjerg Kommune, der beskriver ansvarsfordelingen. Fordelingsskemaet tager udgangspunkt i, at DGI/DDS afholder landsstævnet, og at Esbjerg Kommune stiller de nødvendige rammer til rådighed. I den første version lægges der op til, at det endelige Fordelingsskema aftales ultimo juni 2011, og at der frem til underskrivelsen af dette arbejdes efter følgende plan: Foråret 2010: Afklaring af stævnets organisering Efteråret 2010 foråret 2011: Deltagende idrætter afklares Hvornår starter de enkelte aktiviteter Fysisk placering af sekretariatet besluttes Stævnets grafiske udtryk aftales Sekretariat åbnes senest medio 2011 Sagsfremstilling Esbjerg Kommune skal ved organiseringen af landsstævnet sikre, at man kan håndtere nedenstående punkter: Formulering af mål og succeskriterier for Esbjerg Kommunes værtskab. Gennemførelsen af de opgaver og forpligtelser der aftales med DGI/DDS. Økonomisk overblik og budgetstyring. Inddragelse af byens/kommunens borgere og erhvervsliv i værtskabet. Formidling af Esbjerg Kommunes rolle som vært for L I samarbejde med DGI/DDS at gøre L 2013 til en oplevelse for livet for de deltagere. Opgaverne er omfattende, og der er behov for at koordinere indsatsen på tværs af forvaltninger og i forhold til eksterne samarbejdspartnere. Der er i Fordelingsskemaet en hensigtserklæring om, at Landsstævne 2013 organiseres i en fælles enhed såvel politisk som administrativt. I hvilket omfang og i hvilken form, dette kan føres ud i livet, skal afklares i de kommende drøftelser med DGI/DDS. I første omgang er der behov for, at Esbjerg Kommune internt beslutter, hvordan man organiserer landstævneindsatsen på både politisk og administrativt niveau, så det sikres, at de nødvendige afdelinger og kompetencer kommer i spil, og at dette kan ske i en smidig og fleksibel form. Den beskrevne model for organiseringen af Esbjerg-delen gør det muligt at sammenkoble både styregruppen og projektgruppen med tilsvarende grupper fra DGI/DDS til fælles styre- og projektgrupper, hvis begge parter finder dette mest hensigtsmæssigt. Tilknytning til Økonomiudvalg og Direktion L 2013 er et tværgående projekt, der involverer flere fagudvalg og forvaltninger. Der er taget højde for dette ved sammensætningen af såvel styregruppen som projekt- Side 6 af 12

7 gruppen, og det vil i forlængelse heraf være naturligt, at styregruppen referer til Økonomiudvalget, og projektgruppen refererer til Direktionen. Styregruppe Borgmester Johnny Søtrup Kommunaldirektør Otto Jespersen Direktør Jørn Henriksen, Børn & Kultur Direktør Hans Kjær, Teknik & Miljø Udvalgsformand Kultur & Fritid Udvalgsformand Teknik & Forsyning Hvis det i drøftelserne med DGI/DDS besluttes at danne en fælles gruppe udgør ovenstående gruppe Esbjerg Kommunes del af den fælles styregruppe. En fælles styregruppe vil i givet fald være den øverste landsstævneledelse. Med respekt for DGI s ejerskab til landsstævnet og Esbjerg Kommunes værtskab formuleres fælles budskaber og succeskriterier for L Projektgruppe Direktør Jørn Henriksen, Børn & Kultur (formand) Vej & Parkchef Peter Nebeling, Teknik & Miljø Kultur- og Fritidschef Mads Stendorf Kommunikationschef Thomas Reil Projektleder Villy Grøn, Børn & Kultur Direktør Niels Bækgaard, SEPE Myndighedsperson fra Politi /Beredskab Projektgruppen er sammensat, så der er en direkte linje til de afdelinger, der primært involveres i de kommunale opgaver. Som det er tilfældet med styregruppen, kan også projektgruppen kobles sammen med DGI/DDS, hvis det aftales at danne en fælles administrativ styregruppe. Arbejdsgrupper Projektgruppen nedsætter et antal arbejdsgrupper. Arbejdsgruppestrukturen skal aftales nærmere med DGI/DDS. Uanset om der dannes en fælles administrativ styregruppe eller ej, vil det være hensigtsmæssigt, at nøglepersoner fra involverede forvaltninger, afdelinger, eksterne samarbejdspartnere og repræsentanter fra DGI/DDS indgår i arbejdsgrupperne efter behov. Til støtte for arbejdsgrupperne udpeges så vidt muligt faste kontaktpersoner i de relevante kommunale afdelinger og hos eksterne samarbejdspartnere, da en stor del af arbejdet vil skulle udføres i tæt samarbejde med disse. Det forudsættes, at Esbjerg Kommunes medarbejdere indgår i arbejdsgrupperne. Projektleder Villy Grøn, Børn & Kultur Projektlederen er ansvarlig for: Planlægning og gennemførelse af Esbjerg Kommunes opgaver i forbindelse med L Beslutningsoplæg til styregruppen og projektgruppen. Projektlederens fysiske arbejdsplads flyttes til landsstævnesekretariatet, når dette åbner i løbet af Side 7 af 12

8 Sekretariat Der etableres et landsstævnesekretariat, som bemandes med nøglepersoner fra Esbjerg Kommune, DGI/DDS og SEPE. Sekretariatet åbnes senest medio Afklaring af sekretariatets fysiske placering skal ske i løbet af efteråret 2009 og foråret Den optimale løsning vil være, hvis der kan etableres lokaler i SEPE på Gl. Vardevej. Kun den mest nødvendige arbejdsstyrke placeres fysisk i sekretariatet, da det både hvad angår ressourceforbrug og kompetencer vil være hensigtsmæssigt, at en væsentlig del af arbejdet udføres indenfor den normale forvaltningsstruktur. Esbjerg Kommunes projektleder og yderligere en kommunal medarbejder får fysisk arbejdsplads i landsstævnesekretariatet, når dette åbner. Bemandingen øges efter behov efter beslutning i projektgruppen. Esbjerg Kommunes personale referer til et ansættelsessted i Forvaltningen med fysisk placering i landsstævnesekretariatet. Interessentforum En bred kreds af interessenter, som kommer i tæt berøring med landsstævnet, inviteres til at deltage i et interessentforum, der mødes 1 2 gange om året fra Formålet er at sikre dialog, gensidig inspiration og at skabe et højt informationsniveau og et bredt ejerskab til landsstævneværtskabet. Lovgrundlag, planer m.v. Intet Økonomi Landsstævnets økonomi er behandlet særskilt i forbindelse med budgetlægningen. Der er i budgetperioden budgetteret med udgifter på 15 mio. kr. og indtægter på 4 mio. kr. På baggrund af DGI s endelige evaluering fra landsstævnet i Holbæk samt regnskaberne fra landsstævnerne i Holbæk og Haderslev, vil der i forbindelse med budgetbehandlingen for 2012 blive fremlagt et revideret budgetforslag. Der vil i modsætning til tidligere landsstævner være begrænsede anlægsudgifter i Esbjerg. Personaleforhold Intet Planmæssige konsekvenser Ingen Konsekvenser for andre udvalg Landsstævnet er en tværgående kommunal opgave, der rækker ind over flere udvalg. Især Kultur & Fritid og Teknik & Forsyning involveres. Høring Ingen Side 8 af 12

9 Vurdering herunder alternativer Den foreslåede organisering tilgodeser Esbjerg Kommunes interne behov for overblik og fleksibilitet, og den sikrer en helhedsorienteret indgang til samarbejdet med DGI/DDS. Forsyningen bliver selskabsgjort fra den 1. januar Dette kan medføre behov for en justering af organiseringen. INDSTILLING Direktionen indstiller den 30. november 2009, punkt 9, til Økonomiudvalget, at - Esbjerg Kommunes opgaver omkring L 2013 organiseres som beskrevet i sagsfremstillingen - Det aftales med DGI/DDS i hvilket omfang hensigtserklæringen om fælles organisering kan imødekommes Økonomiudvalget, den punkt nr. 3 Beslutning Godkendt Finn Lambek (A) Preben Rudiengaard (V) Side 9 af 12

10 Sagsnr Godkendelse af Generel Beredskabsplan Indledning I henhold til Beredskabslovens 25, skal Byrådet i hver byrådsperiode vedtage en generel beredskabsplan. Formålet med den generelle beredskabsplan er at sikre den overordnede koordinering i forbindelse med større krisesituationer i Esbjerg Kommune. Sagsfremstilling Direktionen har nedsat en Arbejdsgruppe med repræsentanter for alle direktørområder. Arbejdsgruppen har haft til opgave at udarbejde et forslag til en generel beredskabsplan. Udarbejdelsen af forslaget har taget udgangspunkt i den skabelon Beredskabsstyrelsen har udarbejdet for generelle beredskabsplaner. Indholdsmæssigt er der ikke sket markante ændringer i forhold til den nuværende håndtering af krisesituationer. Det er hensigten, at den generelle beredskabsplan i den kommende periode skal suppleres af delplaner for hvert af direktørområderne samt en delplan for Beredskab. Delplanerne skal desuden understøttes af planer, der operationaliserer delplanerne og herunder skal der udarbejdes planer der er gældende på institutionsniveau. Udarbejdelsen af delplaner og indsatsplaner skal danne grundlag for udarbejdelsen af en ny generel beredskabsplan i næste byrådsperiode. Der er tilknyttet en række bilag til den generelle beredskabsplan, der skal udmønte planen. Bilagene skal løbende revideres således, at planen bliver dynamisk. Derfor vil det være hensigtsmæssigt, hvis bilagene kan ajourføres administrativt under hensyntagen til de rammer, der er fastsat beredskabsplanen Enkelte af bilagene mangler at blive færdiggjort med faktuelle oplysninger som f.eks. adresser og telefonnumre. Dette vil ske efterfølgende. Lovgrundlag, planer m.v. Beredskabslovens 25 stk. 1 og 3 stiller krav om, at kommunerne i hver byrådsperiode udarbejder og godkender en generel beredskabsplan. Konsekvenser for andre udvalg I den kommende periode skal alle direktørområder udarbejde delplaner og indsatsplaner, der vil være bestemmende for deres indsats i forbindelse med forskellige typer af krisesituationer. Side 10 af 12

11 Høring Beredskabsplanen skal indsendes til Beredskabsstyrelsen, men ikke sendes i høring i henhold til Beredskabslovens 25 stk. 4. INDSTILLING Direktionen indstiller den 30. november 2009, punkt 7, at forslaget til generel beredskabsplan godkendes bilagene til beredskabsplanen ajourføres løbende administrativt at der i løbet af 2010 iværksættes udarbejdelse af delplaner og indsatsplaner for alle direktørområderne samt Beredskab "deres stedfortrædere" i sidste linje på side 10 ændres til: Sekretariatschefer. Bilag Generel beredskab Økonomiudvalget, den punkt nr. 4 Beslutning Godkendt Finn Lambek (A) Preben Rudiengaard (V) Side 11 af 12

12 Sagsnr Informationer, forespørgsler, meddelelser Regnskabscirkulære 2009 Økonomiudvalget, den punkt nr. 5 Beslutning Taget til efterretning *) Økonomiudvalget bakker op om Børn & Familieudvalgets beslutning om at fortsætte det igangværende projekt med institutionen Kaskelotten. - Freddie H. Madsen deltog ikke i drøftelsen af dette punkt. Finn Lambek (A) Preben Rudiengaard (V) Side 12 af 12