Nyheder i Mamut Business Software Nyheder i Mamut Business Software version 11.1

Transkript

1 Nyheder i Mamut Business Software Nyheder i Mamut Business Software version 11.1 Version: Partnr.: MBS.MAN.NEWS.111.DK 1

2 Producent og distributør: Mamut A/S Sluseholmen København SV Tlf.: , Fax: Internet: Mamut Supportcenter: Mamut A/S Sluseholmen København SV Tlf.: , Fax: Internet: Salg: Mamut A/S Sluseholmen København SV Tlf.: , Fax: Internet: Copyright 2006 Mamut. Alle rettigheder. Med forbehold for ændringer. Mamut og Mamut-logoet er registrerede varemærker fra Mamut. Alle andre varemærker er registrerede varemærker af respektive firmaer. 2

3 Kære kunde Vi lancerer med jævne mellemrum gennemgående opdateringer af programmet. Disse indeholder ny funktionalitet, mere effektive rutiner, opdatering af funktioner og brugerflade m.m. Disse gennemgående opdateringer bliver automatisk tilsendt alle brugere, som har Mamut Serviceaftale. Imellem de gennemgående opdateringer foretages kontinuerlige forbedringer af den eksisterende funktionalitet. Disse versioner gøres tilgængelige via internettet og Service Releases. Det er vigtigt at være opmærksom på at opdateringer, som er gjort i Service Releases ikke nødvendigvis angår alle brugere, siden ændringerne ofte afhænger af brugsmåde samt hvilke funktioner, som er tilgængelige i programmet. Vi anbefaler vores kunder at opdatere til den nyeste gennemgående opdaterede version. Version 11.1 af Mamut Business Software er nu lanceret. Denne bog omhandler de vigtigste nyheder siden version 10.3, så du kan gøre dig kendt med dem. I Kapitel 1 er nyhederne omtalt i sammendrag, mens Kapitel 2 indeholder uddrag af de nye udgaver af introduktionsbøgerne. For at du som læser skal kunne se nyhederne i sammenhæng, er de fleste afsnit, som omtaler ændrede funktioner, taget med i sin helhed i Kapitel 2. Hvis du ønsker du opdaterede udgaver af introduktionsbøgerne, kan du bestille dem hos Mamut. Afsnit, som omtaler nye funktioner, er markeret med et symbol i margin, så du lettere skal finde frem. Beskrivelserne i denne bog kan omfatte funktionalitet, som kun er inkluderet i en større programversion af Mamut Business Software, end den du har. Hvis du ønsker at få mere information om større versioner, kan du tage kontakt med Mamut på telefon eller via info@mamut.dk. III

4 I opdateringspakken har du også modtaget hæftet Nyheder. Her finder du en række vigtige spørgsmål og svar samt information, du bør læse, når du opdaterer til den nye version. Du finder også en guide til installation af opdateringen. Du bør læse dette inden du opdaterer for at se, om nogle af momenterne specielt påvirker din installation. Når du installerer en ny version, vil du også få et opdateret sæt med hjælpefiler. Når du trykker F1 i programmet, åbnes hjælpefilerne med relevant hjælp for det vindue, du arbejder i. På vores hjemmesider kan du søge i artikler, som publiceres fortløbende. Baseret på tilbagemeldinger fra vores kunder publicerer vi svar på spørgsmål, som ofte går igen på Mamut Supportcenter (FAQs). Denne artikelsøgning finder du på Du finder en guide til installation af opdateringen på vores hjemmeside 4

5 1 Oversigt over nyheder Dette kapitel giver et overblik over de nyheder, du finder i Mamut version Flere af nyhederne omtales også i kapitel 2, som indeholder uddrag fra introduktionsbøgerne. Indhold Installation og opdatering...2 Lettere installation eller opdatering fra internet...2 Lettere første opstart i flerbrugermiljø...2 Versionsopdatering af arbejdsstationer...2 Hent systemopdateringer fra internet...2 Ny guide til at oprette en ny firmadatabase...2 Works with Vista...3 Nyt brugerflade...3 Nyt skrivebord...3 Højreklik i lister/tabeller og eksporter til Excel...3 Systemadministrator...3 Ny eksport af adgangskontroller til Excel...3 Ny håndtering af tomme felter ved import...4 SIE (Standard Import/Eksport)...4 Søg/Udvalg...4 Udvalg på by i kontakt...4 Udvalg på medarbejdere i aktivitet...4 Sortering i søgevinduer...4 Udvidet udvalg ved søg i medarbejderregistret...4 Nye udvalgskriterier...4 Kontakt...5 Slette tilknyttede poster...5 Tilbud tilbagevendende fra faneblad på kontakt..5 Mamut Enterprise Krak...5 Integration med Skype...5 Ny -integration med Outlook...5 Projekt...6 Nyt faneblad: Regnskab...6 Udvalg på fanebladet Aktivitet...6 Mere information fra timesedler til projekt...6 Gå til projekt fra aktiviteter...6 Dokument...6 Nye flettefelter...6 Import af dokumenter i fanebladet Dokument...7 Aktivitet...7 Automatisk oprettelse af opfølgningsaktiviteter...7 Aktivitetsskabeloner...7 Systemoprettede aktiviteter (log)...7 Øvrige nyheder i aktivitetsmodulet...8 Timeregistrering...8 Medarbejder...8 Generelle forbedringer...8 Udvidede søge- og udvalgsmuligheder...8 Flere sorteringsmuligheder...9 Nyt faneblad: Medarbejder...9 Fraværsregistrering...9 Kompetenceregister...9 Nyt notatfelt...9 Nye rapporter...9 Ny aftalefakturering...10 Webshop...10 Salg af produkter bestående af mindre end hele enheder (to decimaler)...10 Nye designskabeloner...10 Visning af firmalogo i bekræftelses Automatisk genereret i nye formater...10 Regnskab...10 Send ikke rykker...10 Mere information i reskontro...11 Brugerdefinerede standard bilagstekster...11 Visning af posteringsjournal...11 Udvidet kontaktinformation...11 Udbetaling af delbetalinger...11 Brugerdefinerede formater for bankfiler...11 Nye rapporter...11 Factoring flyttet fra Mamut Import/Eksport...12 Nye factoringformater...12 Nye inkassoformater...12 Nyt budgetmodul

6 NYHEDER I VERSION 11.1 Installation og opdatering Du finder en guide til opdatering på vores hjemmeside Lettere installation eller opdatering fra internet Programmet kan hentes fra internet, og installationssættet bruges både til nyinstallation og versionsopdatering, samt til installation af en evalueringsversion. Ved nyinstallation kan du vælge, om du vil køre installationen direkte mens installationssættet hentes, eller om du først vil gemme installationssættet på din computer og starte det senere.. Filene er ikke længere pakket i.zip-format. Lettere første opstart for arbejdsstationer i flerbrugermiljø Arbejdsstationer, som skal knyttes til en eksisterende databasebase i et flerbrugermiljø, skal vælge Dette valg ligger i det første vindue i guiden til første opstart. For at lette denne proces kan man nu vælge sti til databasen i samme vindue. Installation på arbejdsstationer i flerbrugermiljø forenkles hermed både for brugere, som ønsker at evaluere versionen, og for eksisterende/nye brugere. Versionsopdatering af arbejdsstationer i flerbrugermiljø efter opdatering af server Når du starter installationen, bliver du spurgt, om du skal installere eller opdatere til ny version i et flerbrugermiljø eller enkeltbrugermiljø. Hvis du skal opdatere serveren i et flerbrugermiljø, bliver du bedt om at kontrollere, at alle brugere er logget af, før du går videre. Under opdateringen vil du blive spurgt, om du ønsker at gemme installationsfilerne på serveren, så disse senere kan benyttes til at opdatere arbejdsstationerne. Filerne skal gemmes på det foreslåede område for at de skal kunne opdateres på hver enkelt arbejdsstation (se under). Når serverinstallationen eller opdateringen er fuldført, kan du opdatere arbejdsstationerne. Når arbejdsstationen forsøger at logge sig på, vil der blive givet besked om at versionen på serveren er opdateret. Man bliver da spurgt om man vil køre opdateringen. Hvis installationsfilerne er gemt på standardområdet på server, vil disse automatisk blive foreslået. Alternativt kan brugeren selv søge efter filerne. Se afsnittet Installation og opdatering på side 14. Afsnittet er inkluderet i sin helhed. Hent systemopdateringer fra internet Softwareleverandøren tilbyder fra tid til anden systemopdateringer til download via internet. Databaseværktøjet Hent systemopdateringsfil benyttes til dette formål. Værktøjet er kun tilgængeligt for systemadministrator. Systemopdateringer opdaterer logfiler med information om hvilken funktion, som er downloadet med dato, tid, bruger og opdateringsnummer. Se afsnittet Hent systemopdateringsfil på side 21. Ny guide til at oprette en ny firmadatabase Både ved første gangs installation, og når du ønsker at oprette en ny firmadatabase i en eksisterende installation, bliver du ført igennem processen med at oprette en ny firmadatabase. En ny firmadatabase kan oprettes på grundlag af data fra en allerede eksisterende firmadatabase 2

7 INSTALLATION OG OPDATERING (gælder ikke ved første opstart), eller som en tom database. Endvidere støttes konvertering fra enkelte konkurrerende systemer, og vil, hvis et sådant system er installeret på din computer, vises som et alternativt valg i guiden. Guiden fører dig igennem de vigtigste indstillinger i hvert enkelt modul, du skal tilpasse for at komme i gang. Guiden giver også grundlæggende information om de forskellige valg samt links til mere udfyldende information i hjælpefilerne for hvert enkelt trin. Vær opmærksom på at guiden viser et udvalg af indstillingerne. Når du har fuldført guiden, kan du vælge at læse mere information om, hvordan du kan komme i gang med de forskellige moduler i programmet. Se afsnittet Hvordan oprettes en ny firmadatabase? på side 25. Works with Vista Windows Vista er Microsofts nye operativsystem. Mamut har fået softwareløsninger godkendt for Windows Vista og er blevet tildelt logoet Works with Vista. Godkendelsen omfatter Mamut Business Software i Norge, Sverige, Danmark, Holland, Storbritannien og Irland. Nyt brugerflade Nyt skrivebord Skrivebordet i programmet har fået nyt udseende og er fuldspækket med nye funktioner og tilpasningsmuligheder. Dermed får du let adgang til funktioner, du benytter ofte, samt til information om de vigtigste processer i din virksomhed. Den nye udformning af skrivebordet giver dig lettere adgang til centrale funktioner, og ikke mindst mulighed til selv at tilpasse skrivebordet. Udseendet er for øvrig også tilpasset Windows XP i større grad end tidligere. Se kapitlet Nyt skrivebord på side 30. Kapitlet er inkluderet i sin helhed fra introduktionsbogen. Højreklik i lister/tabeller og eksporter indholdet til Microsoft Excel Der er tilføjet støtte for eksport af lister og tabeller til Excel ved hjælp af en menu ved højreklik. Det gælder alle lister og tabeller, som ikke har andre specielle funktioner fra tidligere. Har du f.eks. åbnet kontaktlisten og foretaget et udvalg af kontakter, kan du højreklikke i listen og få netop dette udvalg ud i rapporten. Rapporten åbnes direkte i Excel. Vær opmærksom på, at filen er en midlertidig fil. Du skal gemme denne, hvis du ønsker at bevare den. Du kan også vælge at udskrive listen, og/eller vise den på skærmen. Hvis der er mange kolonner, vil rapporten blive roteret til landskabsformat ved udskrift. Hvis der er flere kolonner, end der er plads til i bredden på én side, vil det kun være de første, som vises. Systemadministrator Ny eksport af adgangskontroller til Microsoft Excel I guiden kan du eksportere adgangskontrollerne til Microsoft Excel. 3

8 NYHEDER I VERSION 11.1 Søg/Udvalg Rapporten viser en kolonne for hver bruger, hvilken adgangsskabelon brugeren er tilknyttet i systemet og en detaljeret oversigt over hvilke adgangskontroller, dette giver brugeren. Som standard er det kun Superbruger, som har adgang til denne funktion. Se referencen i afsnittet Administrer adgangsskabeloner på side 27. Ny håndtering af tomme felter ved import Ved import af filer vil tomme felter i importfilen nu ikke længer overskrive eventuelle eksisterende felter på posten, som allerede findes. Hvis du f.eks. har en kundefil med opdaterede telefonnumre, men uden adresseinformation, vil systemet beholde den adresseinformation, som allerede findes i systemet, men opdatere telefonnumrene. Det gælder formaterne for Kunder, Leverandør og Produkt. Der ligger en.pdf-fil med information om Mamut Import/Export i mappen ImportExport, som gemmes der, hvos du har installeret programmet. SIE (Standard Import/Eksport) SIE er oprindelig en svensk standard for import og eksport af regnskabsinformation ( SIE formatet benyttes til udveksling af regnskabsinformation mellem økonomisystemer. Du kommer til søg og udvalg i de forskellige moduler eller for eksempel når du skal foretage udvalg for rapporter. Udvalg på by i kontakt I udvalgsformularen for Kontakt i fanebladet Adresse er det nu muligt at foretage udvalg på by. Udvalg på medarbejdere i aktivitet I udvalgsformularen for Aktivitet er der tilføjet et eget faneblad for Medarbejder, så det er muligt at foretage udvalg på medarbejdere. Sortering i søgevinduer I de forskellige vinduer for kontakt, kontaktperson, aktivitet, projekt, dokument, timeregistrering, tilbud, ordre/faktura og produkt kan du sortere resultatet i listen ved at klikke på overskrifterne. Udvidet udvalg ved søg i medarbejderregistret I medarbejderregistret er det muligt at foretage udvalg og vælge, om du kun vil se aktive medarbejdere, inaktive medarbejdere eller alle medarbejdere, når du arbejder i registret. Se mere om søgemulighederne i medarbejderregistret på side 8. Nye udvalgskriterier I kundelisten og i leverandørlisten er der tilføjet nye udvalgskriterier. Se mere om udvalgskriterierne i reskontro på side 11. 4

9 INSTALLATION OG OPDATERING Kontakt Slette tilknyttede poster I fanebladene for Tilbud, Ordre/Faktura og Indkøb kan du nu ophæve tilknytningen til de poster, som måtte være tilknyttet. Tilbud tilbagevendende fra fanebladene på kontakt Du kan nu også oprette Tilbud tilbagevendende herfra, i tillæg til ordinære tilbud. Mamut Enterprise Krak På kontakt- og kontaktpersonbladet er det muligt at foretage opslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integreret online database. Det betyder, at du kan søge og indhente opdateret kontaktinformation for dine kontakter. Ved at klikke på knappen Opdater kontaktinformation vil der blive søgt på allerede registreret information, og du vil få en liste med potentielle kontakter med match på et eller flere punkter. Bemærk! Funktionaliteten er tilgængelig via et eget tillægsprodukt. Se afsnittet Opdater kontaktinformation på side 43. Integration med Skype Med Skype kan du ringe til kontakter fra kontakt- eller kontaktpersonbladet. Du kan også modtage samtaler. Hvis kontakten er registreret i dit kontakt- eller kontaktpersonregister med Skype-navn eller Skype-nummer, vil du få opslag på kontakten. Samtaler med eksisterende kontakter registreres som aktiviteter, således at du senere nemt kan få adgang til kontaktens historik. Se afsnittet Om integration med Skype på side 44. Afsnittet er inkluderet i sin helhed. Ny -integration med Outlook Programmet indeholder funktionalitet for at sende til dine kontakter. Du kan f.eks. sende et tilbud, en ordre/faktura eller en rykker til en kontakt på . Rapporterne i programmet kan også sendes på . Ved at benytte funktionerne i programmet til at oprette og gemme til og eventuelt fra dine kontakter, kan du få fuldt udbytte af funktionaliteten for kontaktopfølgning i programmet. knyttes til kontakterne, og du senere let kan finde frem til denne korrespondance.. Du kan endvidere vælge at integrere systemet med Outlook. Outlook-integrationen kan benyttes, hvad enten du benytter Outlook som -editor for at redigere udgående , eller alternativt benytter programmets egen -editor. Integrationen giver dig blandt andet mulighed for automatisk, eller manuelt, at tilknytte ind- og udgående til dine kontakter. Du kan integrere , kalender og opgavelisten, og du kan desuden oprette kontakter direkte fra Outlook. 5

10 NYHEDER I VERSION 11.1 Projekt Dokument Bemærk! Efter opdatering til en ny version skal Outlook-integrationen aktiveres på ny for alle brugere. Dette skal gøres fordi den nye integration har mange flere indstillingsmuligheder og funktioner end den gamle. Den bruger, som opdaterer databasen til en ny version, vil se en liste over hvilke brugere, som har benyttet Outlook-integrationen, og kan da aktivere integrationen for dem. Hvis dette ikke gøres, vil de aktuelle brugere få en melding om, hvordan de selv kan tilpasse indstillingerne første gang de logger sig ind i Mamut. Se mere om -funktionerne i programmet og integrationen med Outlook i kapitlet Error! Reference source not found. på side 48. Nyt faneblad: Regnskab På den nye faneblad Regnskab i projektregistret får du overblik over alle bilagslinjer i finans og/eller kassekladde, som er tilknyttet det aktuelle projekt. Du kan foretage udvalg på regnskabsår, kilde, bilagstype og/eller type konti, som du ønsker at vise på fanebladet. Se afsnittet Fanebladet Regnskab på side 56. Udvalg på fanebladet Aktivitet På fanebladet Aktivitet kan du foretage udvalg på samme måde som for fanebladet Aktivitet i f.eks. kontaktmodulet. Det betyder at du kan foretage udvalg på aktivitetstype og på hvorvidt du ønsker at vise udførte, ikke udførte eller alle aktiviteter. Mere information fra timesedler overføres til projekt Information i timeregistrering, som er registreret pr. timelinje, blev tidligere kun overført ved overføring til ordremodulet. Nu vil også informationen blive overført ved overføring til projektmodulet og inkluderes ved viderefakturering fra projektmodulet. Se referencer i afsnittet Firmaindstillinger for Timeregistrering på side 61. Gå til projekt fra aktiviteter I feltet for Projekt i aktivitetsbladet er det muligt at højreklikke og vælge Gå til projekt. Nye flettefelter I dokumentmodulet er der tilføjet støtte for følgende nye flettefelter: Klientens mobilnummer (Gælder både for flettegrundlag for Kontakt og Medarbejder) Bankkonto (Gælder for flettegrundlag for Medarbejder) Fødselsdato (Gælder for flettegrundlag for Medarbejder) Personnummer (Gælder for flettegrundlag for Medarbejder) Flettefelterne kan benyttes på dokumentskabeloner. Hvis du ønsker at integrere et sådant flettefelt i en dokumentskabelon, kan du vælge Vis Dokument Dokumentskabeloner. Åbn dokumentskabelonen i Word. På værktøjslinjen Flet kan du indsætte et nyt flettefelt via knappen for dette. De tilgængelige felter fremkommer da som valg. 6

11 INSTALLATION OG OPDATERING Aktivitet Import af dokumenter i fanebladet Dokument Det er nu muligt at importere dokumenter på fanebladet Dokument i modulerne kontakt, kontaktperson, aktivitet, projekt og medarbejder. Ved at tage ny og forbedret funktionalitet for aktivitetsstyring i brug, kan du forenkle administrationen og organiseringen af din og dine medarbejderes hverdag og arbejdsopgaver. Ny funktionalitet, som er tilgængelig, er bl.a. muligheden for at aktivere automatisk oprettelse af aktiviteter i forbindelse med en bestemt hændelse eller proces, som udføres i programmet. Fra de fleste moduler vil du nu kunne oprette nye aktiviteter, som er relateret til det modul, du befinder dig i. Hvilke aktiviteter, du får adgang til at oprette i de forskellige moduler, afhænger af hvilke aktivitetsskabeloner, du har valgt skal være tilgængelige i de forskellige moduler. I forbindelse med en del vigtige ændringer og processer i programmet vil der blive genereret systemoprettede aktiviteter. Disse aktiviteter vil kun være tilgængelige i en egen aktivitetsliste, og oversigten vil vise historik over hvilken bruger, som udførte hvilke processer og hvornår ændringerne/handlingerne fandt sted. Automatisk oprettelse af opfølgningsaktiviteter I modulerne for kontakt, salg, indkøb, logistik og regnskab er det en række processer, som kan aktiveres, og som da automatisk vil generere oprettelse af opfølgningsaktiviteten. Du bør overveje og tage stilling til hvilke processer, som skal generere aktiviteter for din virksomhed. Dette vil afhænge af hvilke moduler og funktioner, du benytter i programmet og behovet for videre opfølgning av disse. Hvis du aktiverer for mange opfølgningsaktiviteter, kan aktivitetslisten blive uoverskuelig i stedet for å være til hjælp. Se afsnittet Oprettelse af opfølgningsaktiviteter på side 57. Aktivitetsskabeloner I moduler, hvor det er muligt at oprette aktiviteter direkte, vil knappen Opret aktiviteter være tilgængelig på værktøjslinjen. Ved siden af knappen vil der være en pileknap, som, når man klikker på den, vil åbne en liste over aktiviteter, som du kan oprette fra det modul, du er i. Se afsnittet Aktivitetsskabeloner på side 58. Systemoprettede aktiviteter (log) Systemoprettede aktiviteter er aktiviteter, som automatisk bliver oprettet, når visse hændelser og processer sker i programmet. Eksempler på hændelser, hvor aktiviteter automatisk bliver oprettet af systemet, er bl.a. ved: Ændring af firmaindstillinger, ændring af modulindstillinger, div. guider som ændrer værdier på udvalgte kontakter, produkter etc., periodeafslutning m.m. Aktiviteterne vil ikke være synlige i ordinære aktivitetsvisninger, men i en egen aktivitetsliste som kun viser de systemoprettede aktiviteter. Denne aktivitetsliste finder du ved at vælge Vis Aktivitet Systemoprettede aktiviteter. Se afsnittet Systemoprettede aktiviteter på side 59. 7

12 NYHEDER I VERSION 11.1 Øvrige nyheder i aktivitetsmodulet I fanebladet Tilbud på aktiviteterne er det muligt at oprette tilbagevendende tilbud i tillæg til normale tilbud. Begge valg er tilgængelige ved klik på pileknappen til højre for knappen Ny. I feltet Projekt i aktivitetsbladet er det muligt at højreklikke og vælge Gå til projekt. I aktivitetsbladet er det muligt at fjerne linket til et tilbud, ordre, faktura eller indkøb, som tidligere er linket til aktiviteten. Linket fjernes ved at markere posten i det aktuelle faneblad for derefter at klikke Slet link. Timeregistrering Medarbejder I modulen Timeregistrering er der foretaget en række mindre forbedringer og udvidelser af eksisterende funktionalitet. I firmaindstillingerne for Timeregistrering er det bl.a. muligt at vælge, at timelinjer med samme produkt skal slås sammen. Tidligere har det været muligt at slå timelinje med samme dato eller medarbejder sammen, men nu er det også muligt på tværs af datoer og medarbejdere. Information, som er registreret pr. timelinje, blev tidligere kun overført ved overføring til ordremodulet. Nu vil informationen også blive overført ved overføring til projektmodulet og komme med ved viderefakturering fra projektmodulet. Se referencer i afsnittet Firmaindstillinger for Timeregistrering på side 61. Nederst på timesedlen er det muligt at se en oversigt, som viser information om timetyper, som er benyttet på den aktive timeseddel. Detaljeret information som antal, sum ordre og sum projekt vil også blive vist. Oversigten åbnes ved at klikke på søgeknappen nederst i højre hjørne af timesedlen. Se reference i afsnittet Hvordan oprettes en ny timeseddel? på side 62. Hvis du har registreret timelinjer men ikke valgt noget alternativ i kolonnen Kan overføres, vil du blive spurgt, om du er sikker på, at du ikke vil kunne overføre timelinjer til andre moduler. I listen, som vises, når du skal tilknytte timelinjer til en eksisterende ordre, vil du nu også kunne se kontaktnavnet tilhørende ordrenummeret. Generelle forbedringer I medarbejderregistret er der blevet foretaget en række generelle forbedringer. I øverste del af medarbejderbladet er der nye felter for registrering af mellemnavn, initialer og titel. På fanebladet Medarbejder under knappen Kontaktinformation er al kontaktinformation som medarbejderens adresse, telefonnumre og -adresser samlet. Det er muligt at markere for hvilket telefonnummer, som skal være standardnummer for medarbejderen. Det markerede nummer vil blive vist på den øverste del af medarbejderbladet sammen med -adressen. Udvidede søge- og udvalgsmuligheder I medarbejderregistret er det muligt at foretage udvalg og vælge, om du kun vil se aktive medarbejdere, inaktive medarbejdere eller alle medarbejdere, når du arbejder i registret. Du kan 8

13 INSTALLATION OG OPDATERING også foretage søg blandt medarbejdere efter kriterier som bl.a. medarbejderid, navn, telefonnummer, kompetence, notat eller CPR-nummer. Flere sorteringsmuligheder I tillæg til søgemulighederne er det også muligt at vælge sortering af medarbejdere efter et af de følgende alternativer: medarbejderid, fornavn, efternavn og registreringsrækkefølge. Medarbejderne vises da i valgt rækkefølge både i medarbejderlisten, og når man bladrer igennem medarbejderne ved hjælp af pileknapperne. Nyt faneblad: Medarbejder Fanebladet Medarbejder erstatter fanebladet Adresse og indeholder nu både kontaktinformation som adresse, telefonnummer og -adresser og anden information som personlige oplysninger, fravær, kompetence og notater. Under knappen Personlige oplysninger registreres information om fødselsdato, bankkontonummer, civilstatus, pårørende m.m. Under Brugerdefinerede felter kan du selv definere værdier, som du kan registrere information om. Se mere om dette i afsnittet Fanebladet Medarbejder på side 64. Fraværsregistrering Information om medarbejderes fravær er flyttet ind under knappen Fravær på fanebladet Medarbejder. Fravær kan oprettes på samme måde som tidligere, men nu er det muligt at udskrive en fraværsoversigt direkte fra vinduet. Se mere om dette i afsnittet Fanebladet Medarbejder på side 64. Kompetenceregister Du kan nu bevare det fulde overblik over hver enkelt medarbejders kompetencer som uddannelse, certificeringer, sprogkundskaber, arbejdserfaringer m.m. Registeret kan også benyttes til registrering og opfølgning af kursustilbud og videreuddannelse, du tilbyder dine medarbejdere. I Standardregistret kan du oprette kompetencetyper og statuser, som passer til dine behov. Se mere om dette i afsnittet Fanebladet Medarbejder på side 64. Nyt notatfelt Under knappen Notater kan du registrere så mange notater om medarbejderen, som du ønsker. Se mere om dette i afsnittet Fanebladet Medarbejder på side 64. Nye rapporter Kompetenceoversigt pr. medarbejdere Kompetenceoversigt pr. kompetencetype Derudover er der tilføjet flere informationsfelter og forbedrede sorteringsmuligheder i flere rapporter. Rapporternes indhold er beskrevet i rapportmodulet. Vælg Rapporter på skrivebordets værktøjslinje for at åbne rapportmodulet. 9

14 NYHEDER I VERSION 11.1 Ny aftalefakturering Webshop Regnskab Aftalefakturering er et helt nyt modul, som kan være meget hensigtsmæssigt at benytte, hvis du regelmæssigt fakturerer de samme kunder for de samme produkter og/eller ydelser. Modulet giver fuldt overblik over hvilke aftaler, som skal faktureres hvilke kunder samt hvor ofte faktureringen skal finde sted. Se kapitlet Aftalefakturering på side 68. Kapitlet er inkluderet i sin helhed. Salg af produkter bestående af mindre end hele enheder (to decimaler) Det har tidligere kun været muligt at angive antallet af produkter med decimaler i ordre/faktura og indkøb, men nu er det også muligt at sælge produkter, som er mindre end hele enheder, via webshoppen. Se reference i afsnittet Fanebladet Hjemmesideindstillinger i produktregistret på side 77. Nye designskabeloner Der er flere nye designskabeloner tilgængelige i alle versioner af Mamut. Der vil også være nye designskabeloner tilgængelige for brugere af tillægsproduktet Mamut Enterprise Web Design. Visning af firmalogo i bekræftelses Hvis du ønsker at dit firmalogo skal vises på ordrebekræftelser og andre bekræftelser på indsendte henvendelser via din hjemmeside, kan du angive, at du ønsker at vise dit firmalogo i automatisk genererede s. Se reference i afsnittet Indstillinger Webshop på side 78. Automatisk genereret i nye formater Det er nu muligt at vælge format for , som genereres automatisk. Det er for at reducere problemet med at automatisk genereret bliver stoppet i spamfiltre. De nye formater er vedhæftet PDF-fil eller HTML-format og kan vælges i Hjemmesideindstillinger under fanebladet Indstillinger webshop og fanebladet Andet. Se reference i afsnittet Indstillinger Webshop på side 78. I regnskabsmodulerne er der flere mindre nyheder samt forbedringer af eksisterende funktionalitet. Det er nu bl.a. muligt at udskrive rapporten Kontoplan, liste fra kontoplanen via forhåndsvisning. Send ikke rykker Det er også mulig at vælge en indstilling under Vis Indstillinger Regnskab Reskontro og knappen Indstillinger ud for Virksomheden sender rykkere til sine kunder, som indebærer, at man ikke sender rykkere til kunder, som har en totalsaldo på mindre end 0. 10

15 INSTALLATION OG OPDATERING Se reference i afsnittet Indstillinger for Rykker/Inkassomeddelelse på side 80. Mere information i reskontro I reskontrooversigter er der blevet tilføjet en summeringslinje længst ned, som viser Totalt udestående, Ikke Forfaldne og Forfaldne I kundelisten og leverandørlisten er der tilføjet nye udvalgskriterier. I kundelisten vil du ud over Åbne poster kunne vælge Åbne poster Saldo = 0 og Åbne poster Saldo < 0. For leverandørlisten er det nu muligt at vælge Åbne poster, Åbne poster Saldo = 0 og Åbne poster Saldo > 0. Fordelene med de nye udvalgskriterier er, at det er lettere at finde poster, som ikke er lukket mod hinanden. Brugerdefinerede standard bilagstekster I kassekladde kan du tage brugerdefinerede standard bilagstekster i brug, efter at have oprettet disse i standardregistret. Se reference i afsnittet Kassekladde på side 80. Visning af posteringsjournal Ved overføring af bilag til finans vil det være muligt at se en visning af posteringsjournalen. Rapporten kan dermed kontrolleres før overføringen til finans fuldføres og den originale posteringsjournal udskrives til printer eller gemmes som PDF. Se afsnittet Hvordan overføres til Finans? på side 82. Udvidet kontaktinformation Ved hurtigoprettelse af nye kunder og leverandører i kassekladde er det nu muligt at registrere CVR-nummer. Se afsnittet Registrering af bilag mod reskontro på side 83. Udbetaling af delbetalinger Det er nu muligt at udbetale delbetalinger uden at man reducerer en eksisterende post. Det betyder at du kan overstyre beløbet i saldokolonnen ved betaling til bank. Brugerdefinerede formater for bankfiler Du kan nu definere dine egne bankformater, som du kan indlæse i kassekladde for videre behandling. Det kan være aktuelt, hvis du gemmer kontoudskrifter fra din netbank som f.eks. Excel-filer, og du ønsker at importere filerne for at undgå at registrere alle transaktioner manuelt. Se afsnittet Brugerdefinerede formater for bankfiler på side 84. Nye rapporter Bogføringsstatus Kreditor og Debitor i Nøgletalsrapport. Rapporternes indhold er beskrevet i rapportmodulet. Vælg Rapporter på værktøjslinjen på skrivebordet for at åbne rapportmodulen. 11

16 NYHEDER I VERSION 11.1 Factoring flyttet fra Mamut Import/Eksport Al funktionalitet for factoring er nu samlet inde i selve Mamut-programmet. Tidligere måtte factoringfiler af visse formater genereres via Mamut Import/Eksport, men dette er nu ændret. Alle støttede factoringformater er tilgængelige under Vis Indstillinger Regnskab, fanebladet Reskontro og knappen Indstillinger ud for Virksomheden eksporterer fakturaer til factoringfirma. Factoringfiler genereres via reskontromodulet for samtlige formater. Nye factoringformater Udover et nyt generelt format i XML-format er støttes følgende nye formater: Norge: Handelsbanken, Kredinor Sverige: Handelsbanken, AK Finans, Nordea Nederland: Graydon, IFN Danmark: Nordisk Factoring, Aktiv Kapital Storbritannien: HSBC Nye inkassoformater Det er støtte for to nye generelle formater for inkasso: Et detaljeret fladt format En XML-fil. Nyt budgetmodul Budgetmodulet er helt nyt i denne version af programmet og indeholder Salgs-, Indkøbs-, Driftomkostnings-, Investerings- og Likviditetsbudget. Du finder det nye budgetmodul under Vis Regnskab Budget. Budgetmodulet vil hjælpe din virksomhed med at fastsætte dine budgetter på en simpel måde. Det vil også bidrage til at give dig det nødvendige overblik, du behøver for at tage korrekte beslutninger baseret på budgetter, prognoser og forventet likviditetsudvikling. Tallene fra tidligere budget konverteres til det nye budget under opdateringen. Bemærk! Hvis du har budgetteret på Diverse i salgsbudgettet i gammel version, vil tallene ikke blive konverteret. Det anbefales at udskrive budgettet fra den gamle version, hvis du ønsker at tilføje disse tal i det nye budgetmodul. Bruger som ikke har regnskabsfunktionalitet! Brugere, som ikke har regnskabsfunktionalitet, vil beholde Salgsbudget i Ordre/Faktura som tidligere. Se kapitlet Budget på side 87. Kapitlet er inkluderet i sin helhed. 12

17 2 Uddrag fra introduktionsbøgerne Del 2 indeholder uddrag fra de nye udgaver af introduktionsbøgerne. Enkelte nyheder er markeret med et symbol i margin, så du lettere skal kunne finde frem. Indhold Installation og opdatering 14 Om opdatering til ny version...14 Installation/opstart i en enkeltbrugerversion...15 Installation og opstart i flerbrugerinstallation (server)...17 Installation og opstart i flerbrugerinstallation (arbejdsstation)...19 Før du installerer på arbejdsstationerne...19 Installation og opstart på arbejdsstationer...21 Hent systemopdateringsfil...21 Evaluer produktet og test funktioner...23 Installer eksempeldatabasen/evaluer udvidede produkter...24 Hvordan oprettes en ny firmadatabase?...25 Administrer adgangsskabeloner...27 Nyt skrivebord 30 Værktøjslinjen på skrivebordet...32 Fokusområderne på skrivebordet...33 Hjemmesider på skrivebordet...33 Dialogboksene på skrivebordet...35 Brugertilpasninger 36 Tilpas skrivebordet...36 Brugerindstillinger for skrivebordet...36 Brugerdefinerede knapper på skrivebordet...37 Tilpas indholdet på et fokusområde på skrivebordet...38 Angiv links, som skal vises på Mit skrivebord...39 Andre brugertilpasninger...40 Om brugerindstillinger...40 Brugerindstillinger pr. modul...41 Automatisk åbning af et vindue ved opstart...42 Kontakt 43 Opdater kontaktinformation...43 Om integration med Skype Kom i gang med Om integration med Outlook...50 Projekt 56 Fanebladet Regnskab...56 Aktivitet 57 Oprettelse af opfølgningsaktiviteter...57 Aktivitetsskabeloner...58 Systemoprettede aktiviteter...60 Timeregistrering 61 Firmaindstillinger for Timeregistrering...61 Hvordan oprettes en ny timeseddel?...62 Medarbejder 64 Fanebladet Medarbejder...64 Aftalefakturering 68 Webshop 77 Fanebladet Hjemmesideindstillinger i produktregistret...77 Indstillinger Webshop...78 Regnskab 80 Indstillinger for Rykker/Inkassomeddelelse...80 Kassekladde...81 Hvordan overføres til Finans?...82 Registrering af bilag mod reskontro...83 Brugerdefinerede formater for bankfiler...84 Budget 87 13

18 NYHEDER I VERSION 11.1 INSTALLATION OG OPDATERING Om opdatering til ny version Softwareleverandøren giver besked, når der er kommet nye versioner af programmet. Du kan opdatere til en ny version via CD eller ved at downloade fra vores hjemmesider. Det er vigtigt at du læser det materiale, som følger med opdateringen, inden du påbegynder denne. Du skal også først tage en sikkerhedskopi. Det anbefales at du altid opdaterer til en ny version, så snart en sådan er tilgængelig. Mamut Serviceaftale sørger for at dit system altid er opdateret. Dermed er du sikker på at have et program, som indeholder både den nyeste funktionalitet samt støtte for alle nye regler, momsændringer, skemaer etc. Enkelte versioner kan kun opdateres fra en nyere version af programmet. Hvis du har en ældre version, kan det tænkes at du skal gå via en nyere version, før du kan opdatere til den sidste nye. Det vil i så fald fremgå af det medfølgende materiale for den version, der er tale om. Opdatering fra CD Hvis du modtager en CD med en opdateret version, følger der en grundig opdateringsguide med. Du kan også opdatere via vore hjemmesider. Dette indebærer noget forskellige procedurer afhængigt af, om du har installeret som enkeltbruger- eller flerbrugerversion. Opdatering fra hjemmeside Du kan opdatere til en ny version fra hjemmesiden via funktionen Fil - Databaseværktøj - Hent systemopdateringer. Opdatering i flerbrugermiljø Opdateringer i et flerbrugermiljø bør foretages af systemadministrator. Serveren bør opdateres først, efter at der er taget en sikkerhedskopi og alle brugere er logget af. Når serveren er opdateret, vil brugere, som logger sig ind via sine arbejdsstationer, få besked om, at deres version af programmer skal opdateres. Systemadministrator kan i løbet af opdateringen vælge at gemme installationsfilerne på serveren. Brugeren vil da blive spurgt om han/hun vil benytte disse filer til opdatering af sin arbejdsstation. 14

19 INSTALLATION OG OPDATERING Installation og opstart i en enkeltbrugerversion Med en enkeltbrugerversion menes at programmet installeres på én computer/arbejdsstation. Programfilerne kan installeres fra CD eller via download fra vores hjemmesider. Der finder du også en detaljeret installationsguide. Programmet kan installeres på 2 måder, enkeltbruger eller flerbruger. Du benytter de samme installationsfiler i begge tilfælde. Hvis du skal evaluere programmet, anbefaler vi at du installerer på én enkelt computer under evalueringen. Den programversion, du har købt, afgør om du kan installere i et flerbrugermiljø. Første opstart for en enkeltbrugerversion 1. Programmet startes enten ved at dobbeltklikke på Mamut-ikonet, som du finder på skrivebordet eller via Startmenuen, hvor du vælger Alle programmer og Mamut Business Software. 2. Vælg version. Her vælger du Registrer fuld version. 3. Kom i gang. Vinduet viser en oversigt over de trin, du skal igennem i guiden. 4. Vælg enkeltbruger eller flerbrugerversion. Her vælger du Enkeltbruger. 5. Opret en brugerprofil. Her skriver du indlogningsdetaljer. Det er vigtigt at du husker dit brugernavn og password. 6. Registrer programmet. Angiv firmaoplysninger for din virksomhed samt licensnummer her. 7. Opret ny firmadatabase. Når du opretter en firmadatabase, kan du vælge at gøre det ved hjælp af en guide, som hjælper dig med de mest centrale indstillinger. Marker for Nej tak... hvis du ikke ønsker hjælp med dette. Når du klikker Fuldfør oprettes firmadatabasen, og du kan logge dig ind i systemet. Bemærk! Vent mens programmet installeres på din computer. Dette kan tage lidt tid. 15

20 NYHEDER I VERSION 11.1 Tryk F1 eller klik på Hjælp under første opstart for at få flere detaljer. 16

21 INSTALLATION OG OPDATERING Installation og opstart i flerbrugerinstallation (server) I en netværksinstallation installeres databasen på en af computerne eller en dedikeret server. Hver bruger installerer dermed programfilerne på sine egne computere, som derefter henter information fra databasen. Du kan læse mere om installation i netværk nedenfor. Første opstart af en server i en flerbrugerinstallation 1. Åbn programmet ved at dobbeltklikke på Mamut-ikonet, som du finder på skrivebordet eller fra Startmenuen, hvor du vælger Alle programmer og Mamut Business Software. 2. Vælg version og derefter Registrer fuld version. 3. Kom i gang. Et vindue med oversigt over guidens trin åbnes. 4. Vælg enkeltbruger eller flerbruger. Her vælger du Flerbruger og derefter vælger du hvilken type flerbrugerinstallation, du ønsker. 17

22 NYHEDER I VERSION 11.1 Jeg ønsker at foretage en ny installation med denne computer som server. Vælges hvis du ønsker at have både selve programmet og databasen på din computer. Den vil da fungere som server. Jeg ønsker at installere programmet på denne computer og databasen på en server. Vælges hvis du vil installere programmet på denne computer, men vil have databasen på en anden computer. Læs mere om de forskellige måder at installere i netværket på nedenfor. Du skal angive en filsti til den mappe, som databasen skal ligge i. Du kan også kopiere programmets installationsfiler til den samme mappe. Alle brugere, som skal installere programmet, kan derefter installere fra denne mappe i stedet for fra CD. 5. Opret en brugerprofil. Her angiver du indlogningsdetaljer. Det er vigtigt at du husker dit brugernavn og password. 6. Registrer programmet. Udfyld registreringsoplysningerne for din virksomhed og angiv dit licensnummer. 7. Opret en firmadatabase. Når du opretter en firmadatabase kan du vælge at gøre det ved hjælp af en guide, som hjælper dig med de vigtigste indstillinger. Marker Nej tak hvis du ikke ønsker det. Når du klikker Fuldfør oprettes firmadatabasen, og du kan installere programmet på arbejdsstationerne. 18

23 INSTALLATION OG OPDATERING Installation og opstart i flerbrugerinstallation (arbejdsstation) Før du installerer på arbejdsstationerne Når du har installeret Mamut på én computer og konfigureret databasen, skal du gøre to ting før de øvrige brugere kan installere og koble sig til databasen. Du må oprette brugernavn og adgangskode for hver af brugerne, som skal have adgang til databasen. Du skal forsikre dig om at mappen, databasen ligger i, er en delt mappe som alle brugere i netværket har adgang til. Sådan opretter du en ny bruger 1. Start programmet efter at databasen er lagt på server, men inden du installerer programmet på arbejdsstationerne. 2. Vælg Vis Indstillinger Sikkerhed - Brugeradministration. 3. Klik Ny for at oprette en ny bruger. 4. Angiv Brugernavn, Fuldt navn og Adgangskode for brugeren (og bekræft adgangskoden i det nederste tekstfelt). Sådan deler du datamappen 1. Åbn Windows Stifinder/Explorer 2. Find frem til den mappe, hvor du har installeret Mamut. Hvis du har valgt standard placering, vil du finde den på C:/Programfiler/Mamut. 3. Marker mappen Mamut og højreklik med musen. 4. Vælg Deling (Sharing) i menuen, som åbnes. 19

24 NYHEDER I VERSION Vælg endvidere alternativet Del denne mappe (Share this folder). 6. Kontroller at de brugere, som skal have adgang til databasen, har adgang til den delte mappe. Klik Tilladelser (Permissions) for at navngive brugere med adgang. NB! Husk at gå til fanebladet Sikkerhed i vinduet Egenskaber for Mamut og giv brugerne adgang der også, hvis de anvender Windows NT, 2000, XP eller Hver enkelt computer vil nu have adgang til serverens database. Næste skridt er at installere Mamuts programfiler på hver enkelt computer. 20

25 INSTALLATION OG OPDATERING Installation og opstart på arbejdsstationer Hver bruger i en netværksinstallation installerer programfilerne på sine egne computere, som henter information fra databasen. Når du har oprettet databasen på serveren, delt datamappen og oprettet brugerprofiler for hver enkelt bruger, som skal have adgang til programmet, kan du eller brugeren installere programfiler og knytte arbejdsstationen til databasen på serveren. Sådan kobler du til databasen på serveren 1. Start programmet ved at dobbeltklikke på Mamut-ikonet på skrivebordet eller via Startmenuen, hvor du vælger Alle programmer og Mamut Business Software. 2. Vælg version. Her vælger du Jeg vil oprette tilknytning til en eksisterende installation. Du skal angive en Sti til databasen, som er det område hvor serveren installerede databasen. 3. Log dig ind med det brugernavn og den adgangskode, du skal have fået tildelt af systemadministrator. Hent systemopdateringsfil Softwareleverandøren tilbyder fra tid til anden systemopdateringer, som kan downloades via internettet. Databaseværktøjet Hent systemopdateringsfil benyttes til dette formål. Værktøjet er kun tilgængeligt for systemadministrator. Bemærk at funktionen også kan benyttes til ordinære versionsopdateringer. I guiden til funktionen vælger du at downloade fra internet. Derefter åbnes et vindue, som fortæller hvilke(n) systemopdatering(er), som er tilgængelige. Vær opmærksom på at visse af disse systemopdateringer ikke installeres automatisk, men skal startes fra det område, du downloader dem til. Information om tilgængelige systemopdateringer gives i den ordinære markedskommunikation fra softwareleverandøren, så som på Mamut Information Desk, Mamut Usermail og Mamut Supportcenter. 21

26 NYHEDER I VERSION 11.1 Systemopdateringer opdaterer logfiler med information om hvilken funktion, som er downloadet, med dato, tid, bruger og opdateringsnummer. Sådan downloader du en ny systemopdatering 1. Tag en sikkerhedskopi af dit system. Læs mere om det et i eget kapitel. 2. Vælg Fil - Databaseværktøj - Hent systemopdateringsfil. 3. Vælg Downalod filer fra Internettet og klik Næste. I vinduet vises hvilke(n) opdatering(er), som vil blive downloadet. Alle opdateringer, som vises her, bliver downloadet. NB! Læg mærke til om dette er opdateringer, som skal startes manuelt efter download. 4. Klik Næste for at downloade. 5. Vælg hvor du vil gemme filerne. Filerne bliver gemt på det område, du har angivet. Enkelte systemopdateringer starter automatisk, når filen er downloadet. Hvis de ikke gør det, skal du lukke programmet og finde det område, hvor du gemte filerne. Installer opdateringen ved at dobbeltklikke på filen. Hvis der er flere filer, skal du køre en opdatering ad gangen. I flerbrugermiljøer bør systemadministrator logge alle brugere af og opdatere serveren først, før arbejdsstationerne opdateres. Hvis du ikke har Internet kan enkelte systemopdateringer være tilgængelige på diskette. Du benytter samme menuvalg for at indlæse disse fra disketten, men vælger Hent fil fra diskette, CD eller harddisk under pkt

27 INSTALLATION OG OPDATERING Evaluer produktet og test funktioner Hvis du ønsker at evaluere programmet eller forskellige tillægsprodukter og udvidede produkter, du ikke har licens til, kan du let gøre det. Du kan evaluere alle funktioner. Vi anbefaler at du benytter eksempeldatabasen til evaluering. Evaluering for brugere, som ikke har anskaffet licens Hvis du vurderer du at anskaffe systemet, kan du alligevel installere systemet og evaluere funktionerne. I løbet af guiden til første opstart skal du markere for evalueringsversion, og du bliver spurgt om du vil evaluere med egne data eller med eksempeldatabasen. Hvis du allerede har installeret uden eksempeldatabase, kan du installere denne senere. Se mere om det nedenfor. Evaluering for eksisterende brugere Hvis du har købt og installeret programmet, kan du alligevel evaluere både tillægsprodukter og udvidede produkter, du ikke har licens til. For at gøre det kan du installere eksempeldatabasen. Mere om eksempeldatabasen Eksempeldatabasen er benyttet på alle skærmbilleder i dokumentationen og andet oplæringsmateriale, som leveres. Denne database indeholder færdigt konfigurerede kontakter, produkter, priser, lager, en webshop og meget mere, således at du let kan prøve dig frem uden at ændre dine egne data og uden at måtte registrere al information for at komme i gang. 23

28 NYHEDER I VERSION 11.1 Installer eksempeldatabasen/evaluer udvidede produkter Mange vil allerede have installeret eksempeldatabasen ved hjælp af Guiden til første gangs opstart. Hvis du er usikker på, om du allerede har installeret eksempeldatabasen, kan du se efter ved at vælge Fil - Åbn Firmadatabase. Så åbnes firmadatabasen, som viser oversigten over installerede firmadatabaser. Hvis du allerede er kunde, men ønsker at evaluere tillægsprodukter og udvidede produkter, kan du gøre det ved at tage eksempeldatabasen i brug. Sådan installerer du eksempeldatabasen Vælg Fil - Databaseværktøj - Installer eksempeldatabase. Når du logger dig ind i eksempeldatabasen, vil du kunne vælge evalueringsprodukt og eventuelle tilgængelige tillægsprodukter til det. Det er også muligt at fjerne en firmadatabase fra installationen. Det gøres fra vinduet firmadatabaseliste. 24

29 INSTALLATION OG OPDATERING Hvordan oprettes en ny firmadatabase? Du kan have flere firmadatabaser i en installation af programmet. I løbet af første opstart blev der oprettet en firmadatabase. Senere kan du oprette flere. Når du opretter en ny firmadatabase kan du også vælge at inkludere oplysninger fra en anden firmadatabase i din installation. Oplysningerne du kan inkludere er for eksempel hele produktregistret, kontoplanen og medarbejderregistret. Dermed kan du spare den tid, det tager at oprette/redigere dette på nyt, hvis disse alligevel er ens eller næsten ens for de forskellige virksomheder. Sådan gør du for at oprette en ny firmadatabase med egne/nye data 1. Log dig ind i programmet og vælg Filer - Ny Firmadatabase. En anden måde er at klikke på Ny i vinduet Firmadatabaseliste, som åbnes når du har opgivet brugernavn og adgangskode. 2. Skriv et Aliasnavn. En firmadatabase registreres med et Aliasnavn. Dette bør være et kort navn på firmadatabasen, som benyttes i det man logger sig ind og skal vælge hvilken firmadatabase, man vil arbejde i. Aliasnavnet kan ændres. Navnet bør ikke indeholde specialtegn, mellemrum, punktum etc. 3. Marker i afkrydsningsfelter Ny firmadatabase. Dermed åbnes en guide, som hjælper dig med de vigtigste indstillinger. 25

30 NYHEDER I VERSION Vælg om du vil benytte guiden eller ikke. Hvis du vælger ikke at benytte guiden, skal du kun registrere firmaindstillinger før firmadatabasen oprettes. Du skal angive Regnskabsår og Antal momsterminer for den nye firmadatabase. Du kan også vælge en færdig defineret kontoplan. Denne benyttes som standard i programmet. Sådan gør du for at oprette en ny firmadatabase baseret på data fra en eksisterende firmadatabase 1. Log dig ind i programmet og vælg Filer - Ny Firmadatabase. En anden måde er at klikke på Ny i vinduet Firmadatabaseliste, som åbnes når du har opgivet brugernavn og adgangskode. 2. Skriv et Aliasnavn. En firmadatabase registreres med et Aliasnavn. Dette bør være et kort navn på firmadatabasen, som benyttes i det man logger sig ind og skal vælge hvilken firmadatabase, man vil arbejde i. Aliasnavnet kan ændres. Navnet bør ikke indeholde specialtegn, mellemrum, punktum etc. 3. Marker i afkrydsningsfeltet Kopier information fra en eksisterende firmadatabase, hvis du ønsker at den nye firmadatabase skal inkludere oplysninger fra en anden. 4. Vælg hvilken firmadatabase du skal hente data fra. Vælg først firmadatabase. Derefter kan du markere de registre, som skal kopieres til den nye firmadatabase. 5. Klik Fuldfør. Dermed oprettes firmadatabasen, og du kan nu begynde at arbejde i denne. Hvis du tidligere har benyttet et andet system, vil du i forbindelse med oprettelse af en ny firmadatabase kunne vælge konverter data fra et andet system ved at importere filer. Hvis programmet støtter konvertering fra det program, du brugte før, vil guiden senere finde dette system. Hvis du vælger dette vil guiden starte med det samme databasen er oprettet. Guiden har egne hjælpefiler. 26

31 INSTALLATION OG OPDATERING Administrer adgangsskabeloner Under administration af adgangsskabeloner bestemmer du hvilken funktionalitet hver enkelt bruger skal have adgang til i programmet. Dette gøres ved at konfigurere adgangsskabeloner med et vist adgangsniveau, som du så tilknytter en eller flere brugere. Ved hjælp af guiden kan du oprette nye adgangsskabeloner, redigere og slette egenoprettede adgangsskabeloner samt knytte brugere til en adgangsskabelon. Ved oprettelse af ny adgangsskabelon kan du tage udgangspunkt i en eksisterende skabelon og basere en ny på denne. f.eks. kan du tage udgangspunkt i en af de på forhånd definerede adgangsskabeloner i systemet og let foretage de ønskede tilpasninger. Hvordan oprettes en adgangsskabelon 1. Vælg Vis Indstillinger Sikkerhed Administrer adgangsskabeloner. 2. Vælg Opret adgangsprofil. 3. Klik Næste. 4. Skriv det ønskede navn på adgangsskabelonen. 5. Marker Baser på adgangsskabelon og vælg den adgangsskabelon, du ønsker at tage udgangspunkt i. Gå til næste punkt, hvis du vil oprette en helt ny adgangsskabelon. 6. Klik Næste. 7. Marker de funktioner, som skal gøres tilgængelige igennem adgangsskabelonen. 27

32 NYHEDER I VERSION Klik Næste. 9. Klik Fuldfør. Guiden for administration af adgangsskabeloner afsluttes Tips! Du kan også vælge at redigere eller slette adgangsskabeloner ved hjælp af guiden. Hvordan tilknyttes brugere til en adgangsskabelon 1. Vælg Tilknyt brugere til adgangsskabelon. 2. Klik Næste. 3. Vælg den adgangsskabelon, du skal knytte brugere til. 4. Klik Næste. 5. Flyt brugere til Tilknyttet med Pileknappen. Gentag dette hvis du ønsker at tilknytte flere brugere. Du kan også markere flere brugere ved at holde [CTRL]-tasten nede, når du markerer. 6. Klik Næste. 7. Klik Fuldfør. Guiden til administration af adgangsskabeloner afsluttes. 28

33 INSTALLATION OG OPDATERING Hvordan oprettes en brugerdefineret adgangsskabelon for en bruger? 1. Vælg fanebladet Adgangskontrol i brugerens brugerprofil. 2. Vælg Brugerdefineret. 3. Klik Definer adgangsskabelon. 4. Vælg Opret adgangsskabelon og klik Næste. 5. Du kan også tage udgangspunkt i en adgangsskabelon, eller eksisterende adgangsskabelon: Vælg Adgangsskabelon for at basere en brugerdefineret adgangsskabelon på en adgangsskabelon. Vælg den skabelon, du ønsker at tage udgangspunkt i. Vælg Brugerdefineret adgangsskabelon for at basere en ny adgangsskabelon på en eksisterende. 6. Marker de funktioner, du ønsker skal være tilgængelige for adgangsskabelonen. 7. Klik Næste. 8. Klik Fuldfør for at afslutte guiden til oprettelse af adgangsskabelon. Eksporter adgangskontroller til Excel: Superbruger kan eksportere adgangskontrollerne til Excel for at få et detaljeret overblik over hver enkelt brugers adgang. Rapporten viser en kolonne for hver bruger, hvilken adgangsskabelon brugeren er tilknyttet i systemet samt og en detaljeret oversigt over hvilke adgangskontroller, dette giver brugeren. Som standard er det kun Superbruger, som har adgang til denne funktion. 29

34 NYHEDER I VERSION 11.1 NYT SKRIVEBORD Med Skrivebordet mener vi "baggrunden" i selve programmet, som altid vises bag de forskellige vinduer, du åbner. Skrivebordet er ikke det samme som Windows-skrivebordet, hvor du har genveje til programmer, filer og andet. Her får du overblik over arbejdsgangen i de forskellige dele af systemet. Her får du også direkte adgang til statusinformation for hvert enkelt fokusområde - du kan selv definere hvilket. Dette giver dig hurtigt overblik og øget kontrol. I tillæg fungerer skrivebordet som en webbrowser og giver dig adgang til opdaterede tips, tilbud og anden brugerinformation, som hjælper dig i det daglige arbejde. Fokusområder Værktøjslinje Arbejdsgang med genveje Hjemmesider Dialogbokse Knapper/Genveje Mine funktioner Enkel og fleksibel tilpasning Skrivebordet kan tilpasses således at du for hvert enkelt fokusområde finder de oplysninger og genveje, som passer til dit brug. I brugerindstillingerne kan du tilpasse store dele af skrivebordet. Du kan også højreklikke på knapper og dialogbokse for at erstatte dem med andre. Se afsnittet "Tilpas skrivebordet" for mere information om hvordan du tilpasser skrivebordet til dit brug. 30

35 NYT SKRIVEBORD Opdateret information Dialogboksene opdateres ikke automatisk, når du bruger programmet. Du kan opdatere informationen ved hjælp af knappen Opdater på værktøjslinjen. I brugerindstillingerne kan du i tillæg vælge at informationen automatisk skal opdateres ved opstart eller en gang i døgnet. Værktøjslinjen Du kan oprette nye poster i alle de mest normale registre direkte fra knappen Ny på skrivebordet. Du kan også åbne lister. Værktøjslinjen giver også adgang til blandt andet kalenderfunktioner, rapporter og indstillingsvinduet. Dermed giver værktøjslinjen hurtigt og let adgang til de til enhver tid mest brugte funktioner. Venstremenuen/Fokusområder Fokusområderne på venstre side af skrivebordet giver dig hurtig adgang til et sæt af funktioner, som hører naturligt sammen. Når du for eksempel klikker på Kundeopfølgning i venstremenuen, vil det store vindue til højre vise knapper for de forskellige funktioner i modulet. Arbejdsgangsoversigt Knapperne i hvert fokusområde er organiseret således i forhold til hinanden at de giver et billede af arbejdsgangen i modulet. Du kan klikke på knapperne for at åbne det enkelte modul. Dialogbokse Skrivebordet viser en række dialogbokse, som indeholder nøgleinformation, der er hentet ud fra dine data. Der er som standard en mængde forskellige dialogbokse, og disse vil variere alt efter hvilket fokusområde, som er aktivt. Du kan fjerne dialogbokse fra visningerne eller vælge at vise en anden dialogboks. Dine egne genveje/knapper Under dialogboksene vises knapper, som fungerer som genveje til forskellige registre eller funktioner, som er relevante for det aktive fokusområde. Her kan du vælge hvilke knapper, du ønsker at vise. Du kan f.eks. højreklikke op en knappe for at skifte den ud med en anden, eller tilpasse flere på en gang i brugerindstillingerne. Derudover kan du på knappen Mine funktioner sammensætte en række genveje til forskellige funktioner fra forskellige moduler, som da vil vises uanset hvilket fokusområde, der er aktivt. Hjemmesider med kontinuerligt opdateret indhold I programmet finder du Mamut Information Desk, en valgfri nyhedskanal som via internettet dagligt opdaterer dig med blandt andet information, nyheder og brugertips direkte relateret til dit program og arbejdsområde. Mamut Information Desk vises som et fokusområde i venstremenuen. Via Mamut Supportcenter kan du kontakte vores afdeling for brugerstøtte ved at skrive din henvendelse og overføre den til supportcentret. Du kan også selv søge efter svaret på dit spørgsmål i vores artikeldatabase. 31

36 NYHEDER I VERSION 11.1 Tilpasning af skrivebordet Skrivebordet kan tilpasses således at du for hvert enkelt fokusområde finder de oplysninger og genveje, som passer til dit brug. Indholdet på skrivebordet er tilpasset til dit produkt, samt dine adgangsrettigheder og eventuelle brugerindstillinger, hvor du kan have valgt ikke at vise visse funktioner. Skrivebordet giver i brugerindstillinger også muligheder for yderligere information, hvis du benytter høj skærmopløsning (højere end 1024X768). Du kan læse mere om tilpasning af skrivebordet i afsnittet Brugertilpasning nedenfor. Værktøjslinjen på skrivebordet Du kan oprette nye poster af alle de mest normale registre direkte fra knappen Ny på skrivebordet. Du kan også åbne lister herfra. Værktøjslinjen giver også adgang til kalenderfunktioner og indstillingsvinduet. Dermed giver værktøjslinjen til enhver tid let og hurtigt adgang til de oftest brugte funktioner. Skrivebordet har en fast værktøjslinje, mens de forskellige skærmbilleder i programmet har tilpassede værktøjer for den funktion, som skærmbilledet gælder. Ny Liste Rapporter Kalender Fælleskalender Opdater Indstillinger Minimer Hjælp Opretter et tomt registreringsblad for oprettelse af en ny enhed i registeret. Viser en sorterbar/søgbar liste over alle oprettede enheder i registret. Pilen til højre giver adgang til de ti sidst redigerede enheder. Genvej til rapportmodulet. Genvej til kalender. Genvej til fælleskalender. Opdaterer dialogbokse på skrivebordet. Under brugerindstillinger for skrivebordet kan du vælge om disse skal opdateres kontinuerligt eller kun når du klikker på Opdater. Genveje til indstillinger. Minimerer (skjuler) indholdet på dialogboksene på skrivebordet. Du får indholdet tilbage ved at klikke Opdater, eller skifte fokusområde, og gå tilbage. Åbner hjælpefilen. Husk også at du kan trykke [F1] for at få hjælp til hvert enkelt vindue. 32

37 NYT SKRIVEBORD Fokusområderne på skrivebordet Fokusområdet på venstre side af skrivebordet giver dig hurtig adgang til et sæt af funktioner, som naturligt hører sammen. Hvis du f.eks. klikker på Kundeservice i menuen til venstre, vil det store vindue til højre vise knapper for de forskellige funktioner i kontaktmodulet. Disse er organiseret sådan i forhold til hinanden, at de giver et billede af arbejdsgange og processer i modulet. Du kan klikke på knapperne for at åbne det enkelte modul. I brugerindstillingerne kan du vælge hvilket fokusområde, som skal være aktivt, når du logger dig ind. På den måde kommer du direkte til de funktioner, du bruger mest. Hvis du har høj skærmopløsning. kan du vise faste oplysninger til højre på skrivebordet i alle de fokusområder, som ikke er hjemmesider. Læs mere om det i kapitlet "Brugerindstillinger for skrivebordet". Knapperne, som viser arbejdsgangene i hovedvinduet, fungerer som genveje til de forskellige funktioner. Hvilke knapper du ser, afhænger af din licens, og hvilke funktioner du har adgang til. Nedenfor vises dialogbokse, knapper/genveje til andre funktioner og en brugerdefineret knap med yderligere genveje. Du kan selv vælge hvilke dialogbokse og hvilke knapper, hvert enkelt fokusområde skal vise i denne del af vinduet. Hvis du ønsker det, kan du i brugerindstillingerne for skrivebord vælge Vis knapper for moduler i stedet for funktionsområder på menuen til venstre. Hvis du markerer her, vil skrivebordet vise knapper for moduler i stedet for fokusområderne. Disse knapper fungerer som genvej til en samling af funktioner. Menuen til venstre vil så fungere som genvej direkte ind til den enkelte modul. Hjemmesider på skrivebordet I menuen til venstre på skrivebordet finder du nogle af disse fokusområder. Hvilke knapper du ser, afhænger af dit produkt og hvilke funktioner, du har adgang til. Hjemmesiderne forudsætter at du er tilsluttet internettet. Mamut Kampagne Her vil du finde aktuelle tilbud fra Mamut og vores samarbejdspartnere. Iværksætter Iværksætter er et komplet iværksætterprogram, som hjælper med planlægningen og opstarten af egen virksomhed. Programmet giver dig information og råd for at komme i gang og hjælper dig med at skrive forretningsplan trin for trin i et eget modul. Du kan oprette din egen hjemmeside med webshop. Derudover har du oversigt over alle dine kontakter, aktiviteter og dokumenter. Mamut har oprettet en egen online iværksætterportal direkte i programmet. Iværksætterportalen er en informationstjeneste, som giver dig information og råd, som kan være nyttige under og efter etablering af egen virksomhed. Hvis du allerede er Mamut-kunde, kan du bestille Mamut Iværksætterguide, et gratis tillægsprodukt som giver dig adgang til Forretningsplan og Iværksætterportalen Iværksætter direkte i dit eksisterende Mamut-program. 33

38 NYHEDER I VERSION 11.1 Mamut Information Desk I programmet finder du Mamut Information Desk, en valgfri nyhedskanal, som via internettet dagligt opdaterer dig med blandt andet information, nyheder og brugertips direkte relateret til dit program og arbejdsområde. Mamut Information Desk vises som et fokusområde i menuen til venstre. Hjemmesidestatistik giver information, som kan være med til at vejlede om hjemmesidens strategi og udformning. Trafiksammendrag giver hurtigt overblik over besøg i bestemte perioder, total statistik samt besøgsrekorder. Du kan eksportere mere detaljeret statistik til Microsoft Excel, og indeholder en detaljeret oversigt over hver dags besøg. Der er separat og total statistik for hjemmeside og webshop. Opdateringshistorik sikrer at du kan holde styr på, hvor ofte hjemmesiden ændres. Mamut Supportcenter Via Mamut Supportcenter kan du kontakte vores afdeling for brugerstøtte. Det gør du ved at skrive din henvendelse og sende den til supportcentret. Du kan også selv søge efter svaret på dit spørgsmål i vores artikeldatabase. Hvis du har oprettet en sag hos Mamut Supportcenter, kan du også følge dennes status. Derudover vil du på værktøjslinjen nå skrivebordet hurtigt kunne se, om der er tilføjet information om din henvendelse. Hvis du benytter højere skærmopløsning end 1024X768, kan du i brugerindstillingerne også vælge at vise nyheder fra support på skrivebordet. 34

39 NYT SKRIVEBORD Introduktion Her vil du finde en kort introduktion til Mamut, samt mere om de muligheder, du finder i programmet, produktoversigt, hvordan du selv kan evaluere programmet, samt kontakt- og bestillingsinformation. Indtil du har tegnet licens med Mamut, vil denne side automatisk blive vist, når du starter programmet. Dialogboksene på skrivebordet Skrivebordet viser en række dialogbokse, som indeholder nøgleinformation hentet ud fra dine data. Der findes som standard en række forskellige dialogbokse, og disse vil variere afhængigt af hvilket fokusområde, som er aktivt. Du kan fjerne dialogbokse fra visningerne, eller vælge at vise en anden dialogboks. Hvis du f.eks. ønsker at dialogboksen Mine links under funktionsområdet Kundeservice skal erstattes af et andet, kan du klikke på det trekantede symbol øverst til højre i den relevante dialogboks, og vælge Skift dialogboks. Fra listen vælger du hvilket informationsvindue, som skal erstatte den oprindelige. Hvis du ønsker at redigere mere, kan du i stedet højreklikke i dialogboksen og vælge Tilpas. Fra vinduet, som åbnes, vælger du ud fra listen de dialogbokse, som skal vises. Vær opmærksom på at de forskellige funktionsområder har forskellig tilgængelig plads. I eksemplet med fokusområdet Kundeservice kan du have op til 2 dialogbokse. Ændringen omfatter kun din brugerprofil, og andre brugere kan foretage sine egne tilpasninger. I brugerindstillingerne kan du vælge om dialogboksene skal opdateres ved opstart (af vinduet) eller kun når brugeren selv klikker Opdater. Det sidste kan være praktisk i flerbrugermiljøer, specielt hvor netværket har lav kapacitet. Læs mere om det i afsnittet "Brugerindstillinger for skrivebordet". 35

40 NYHEDER I VERSION 11.1 BRUGERTILPASNINGER Tilpas skrivebordet Brugerindstillinger for skrivebordet Skrivebordet kan tilpasses således at du for hvert enkelt fokusområde finder de oplysninger og genveje, som passer til dit brug. Du kan også komme til indstillingerne fra værktøjslinjen på skrivebordet. I dialogbokse og knapper kan du også højreklikke for at tilpasse den enkelte knap eller ændre brugerindstillingerne for det aktuelle fokusområde. Vælg hvilke fokusområder, som skal vises Her markerer du de fokusområder, som skal kunne vises. Du kan kun vælge fokusområder, som du har adgang til, og som din virksomhed har licens til. Ekstra information på skrivebordet ved høj skærmopløsning: Skrivebordet giver også mulighed for at vise yderligere information, hvis du benytter høj skærmopløsning (højere end 1024X768). Dette vælges i brugerindstillingerne. Skærmopløsningen justeres i Windows kontrolpanel. Valgene vises til højre på skrivebordet under alle fokusområder. Information fra systemleverandør inkluderer også søg i artikeldatabasen på vores hjemmeside. 36

41 BRUGERTILPASNINGER Vælg genveje, som skal vises på knappen Mine funktioner Indholdet på skrivebordet er tilpasset licensen samt dine adgangsrettigheder og eventuelle brugerindstillinger, hvor det kan være valgt ikke at vise visse funktioner. Vælg hvordan dialogboksene på skrivebordet skal opdateres Dialogboksene indeholder information, som hentes fra firmadatabasen. Dette kan sammenlignes med at køre en rapport. For at dette, specielt i flerbrugermiljøer, ikke skal optage for meget kapacitet, kan du vælge hvordan opdateringen af dialogboksene skal foregå. Som standard opdateres vinduerne når programmet startes. Mange vil måske ønske at styre dette selv, og du kan derfor vælge at vinduerne kun skal opdateres når du klikker Opdater på værktøjslinjen på skrivebordet. Husk at vinduerne så ikke opdateres uden at du har klikket Opdater. Dette gælder også når du starter programmet. Tilpas fokusområdet til dit brug - dialogbokse og knapper For hvert enkelt fokusområde kan du vælge hvilke dialogbokse, som skal vises og hvilke knapper/genveje, som skal vises nederst. Marker fokusområdet, du ønsker at tilpasse, og klik på Rediger-knappen. Du vælger hvilke funktioner, som skal vises, ved at markere den, som skal være med/fjernes og klikke på pileknapperne. I den øverste del af vinduet vælger du dialogbokse, og i den nederste del hvilke knapper, som skal vises for det valgte fokusområde. De forskellige fokusområder kan have plads til forskellige antal dialogbokse og knapper. Det maksimale antal ser du i vinduet. Når du har foretaget ændringer og gemt indstillingerne, kan du klikke på Opdater (F5) på værktøjslinjen på skrivebordet for at se ændringerne. Vil du hellere have genveje direkte på venstremenuen? Vis knapper for moduler i stedet for fokusområder i venstremenuen. Markerer du her vil skrivebordet vise knapper for moduler i stedet for fokusområderne, som er genveje til en samling af funktioner. Venstremenuen vil da fungere som en genvej direkte ind til det enkelte modul. DU kan alligevel vælge hvilke knapper, som skal vises i venstremenuen. Knapperne som vises er de, du har valgt under Mine funktioner (se ovenfor). Du kan have op til 9 sådanne genveje. Brugerdefinerede knapper på skrivebordet Knapper/genveje Under dialogboksene på skrivebordet vises knapper, som fungerer som genveje til forskellige registre eller funktioner, som er relevante for det aktive fokusområde. På samme måde som for dialogboksene på skrivebordet, kan du også her vælge hvilke knapper, du ønsker at vise. Højreklik på en knap for at erstatte den med en anden. Hvert fokusområde har plads til et bestemt antal knapper nederst i vinduet. 37

42 NYHEDER I VERSION 11.1 Mine funktioner Du finder en knap, som hedder Mine funktioner. Denne knap fungerer som en liste med yderligere genveje til andre funktioner. Indholdet på denne liste hentes fra brugerindstillingerne og er de samme uanset hvilket fokusområde, du befinder dig i. Tilpas indholdet på et fokusområde på skrivebordet Sådan tilpasser du indholdet på et fokusområde 1. Vælg Vis - Indstillinger - Bruger - Indstillinger pr. modul - Skrivebord. 2. Marker det fokusområde, du ønsker at redigere, i listen i øvre halvdel af vinduet. 3. Klik Rediger. 4. Vælg dialogbokse, som skal være tilgængelige i den øvre halvdel af vinduet. 5. Vælg hvilke knapper, som skal være tilgængelige i nedre halvdel af vinduet. Knapperne nederst på skrivebordet ændres i henhold til dine valg. Det samme gælder dialogboksene, som vises nedenfor. Læg mærke til at du altså også kan komme til indstillingerne direkte fra værktøjslinjen på skrivebordet. Det antal dialogbokse, som kan vælges, kan variere for de forskellige fokusområder. 38

43 BRUGERTILPASNINGER Angiv links, som skal vises på Mit skrivebord Du kan oprette dine egne links på skrivebordet. Det kan være til dine egne sider eller til andre sider, du ofte besøger. Linkene vil blive åbnet i din standard webbrowser. Linkene vises under dialogboksen Mine links. Denne findes blandt de dialogbokse, du kan vælge at vise på de forskellige fokusområder. Det er plads til op til 6 links i denne dialogboks. Som standard vises Mine links på fokusområdet Hjemmeside for de, som har licens og adgang til dette. Sådan tilføjer du et link i dialogboksen Mine links 1. Vælg først et fokusområde, som viser Mine links. Se mere om hvordan du tilpasser indholdet på skrivebordet i afsnittet "Tilpas indholdet i et fokusområde på skrivebordet". 2. Klik på pilen til højre for overskriften, og vælg Angiv links som skal vise på Mit skrivebord i rullelisten. 3. Skriv eller kopier linket ind i et af felterne. 4. Klik OK. Linket vises under Mine links. 39

44 NYHEDER I VERSION 11.1 Andre brugertilpasninger Om brugerindstillinger Alle som skal arbejde i programmet bør have sin egen brugerprofil i brugerindstillingerne. Brugerprofilen skal oprettes af en bruger med adgang som systemadministrator eller superbruger via Vis - Indstillinger - Sikkerhed - Brugeradministration, men kan derefter tilpasses af den enkelte bruger, såfremt brugerens rettigheder giver adgang til det. Dette styres via adgangskontroller, som systemadministrator konfigurerer. Hvem er administrator? Systemet forudsætter at mindst én bruger konfigureres med fuld adgang / superbruger. Når du vælger fuld adgang / superbruger gøre det som et eget valg, men hvis du skal oprette en bruger som systemadministrator giver du brugeren en adgangsskabelon. Forskellen er altså at en superbruger har adgang til alt, mens en systemadministrator har adgang til funktioner, som tilhører en systemadministrators naturlige opgaver. Brugernavn og password I brugerprofilen registreres medarbejderens Brugernavn og Adgangskode, som skal bruges ved indlogning i programmet. Adgangskoden skal du skrive både i feltet Adgangskode og i feltet Bekræft adgangskode. Det er for at være sikker på, at den gældende adgangskode er korrekt. Tilknyt medarbejder I medarbejderregistret kan du knytte brugeren til en medarbejder. Hvis brugeren ikke er oprettet som medarbejder, kan du oprette en ny medarbejder når du gemmer brugeren. Automatisk indlogning i systemet med samme brugernavn som i operativsystemet Markeres hvis du benytter samme brugernavn i Mamut, som du benytter i MS Windows. På denne måde slipper du for at logge dig ind i Mamut ved opstart. 40

45 BRUGERTILPASNINGER Adgangskontrol Funktionen for adgangskontrol i Mamut er udviklet med tanke på at der er flere brugere, som benytter det samme system. Ved hjælp af adgangskontroller kan systemadministrator sørge for at brugere ikke får adgang til alle dele af systemet. Andet på fanebladet Andet kan du tilpasse flere indstillinger, som kan være med til at lette din opstart og brug af programmet. Du kan læse mere om brugeradministration og adgangskontrol i eget kapitel. Brugerindstillinger pr. modul På fanebladet Indstillinger pr. modul kan hver enkelt bruger (eller systemadministrator) tilpasse og vælge ønskede indstillinger for de forskellige moduler i programmet. Brugerindstillingerne er også tilgængelige i hvert enkelt modul ved at klikke knappen Brugerindstillinger. Vær opmærksom på at Indstillinger pr. modul, som tilpasses for firmadatabasen, omfatter alle brugere, som arbejder i firmadatabasen, mens brugerindstillinger kun gælder for den enkelte bruger. Brugerindstillingerne er beskrevet i detalje i de kapitler, som omhandler hver enkelt modul. 41

46 NYHEDER I VERSION 11.1 Automatisk åbning af et vindue ved opstart Du kan konfigurere systemet således at det starter i et vindue, du benytter ofte, så snart du logger ind. Dette gøres i din Bruger. Du kan selv redigere dine brugerindstillinger, eller en systemadministrator kan redigere brugerprofilerne for hver enkelt bruger. Dette gøres via Vis - Indstillinger - Sikkerhed - Brugeradministration. Marker den bruger, du skal redigere, og klik på Rediger. Sådan vælger du vindue ved åbning af firmadatabase 1. Vælg Vis - Indstillinger - Bruger og fanebladet Andet. 2. I rullelisten Vindue ved åbning af firmadatabase vælger du det vindue, du ønsker at åbne. Ved næste indlogning åbnes dette vindue automatisk. Hvis du har mere end én firmadatabase, kan du på samme sted vælge Standard firmadatabase, således at brugeren kommer direkte ind i en af firmadatabaserne. Tips! I Kontaktmodulet kan vælge funktionen Åbn automatisk kontaktlisten, når kontaktbladet åbnes. Dette valg foretages i brugerindstillingerne for de moduler, som indeholder denne mulighed. Valget vil også omfatte kontaktpersoner, og fungerer også sammen med automatisk åbning af kontaktvinduet ved indlogning. 42

47 KONTAKT KONTAKT Opdater kontaktinformation Hent og vedligehold kontaktinformation fra Krak Bemærk: Funktionaliteten er kun tilgængelig som tillægsprodukt i enkelte programversioner. Med Mamut Enterprise Krak er det muligt at foretage opslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integreret online kontaktdatabase fra kontakt- og kontaktpersonkortet. Det betyder, at du kan søge og hente opdateret kontaktinformation ind på dine kontakter. Ved at klikke på knappen Opdater kontaktinformation vil der søges på allerede registreret information, og du vil få en liste over potentielle kontakter med match på et eller flere punkter. Du kan derefter vælge at opdatere alle eller udvalgte felter på kontaktkortet. Du kan også foretage søg på nye kontakter. Hvis du får en ny kunde i telefonen, kan du hurtigt oprette vedkommende som en kontakt, hente kontaktinformation og udfylde detaljerne, mens du fortsat har vedkommende på tråden. Dermed kan du koncentrere dig om samtalen i stedet for at spørge kunden om adressedetaljer, telefon og faxnumre, men alligevel have et korrekt og opdateret kontaktblad på vedkommende. Sådan henter du kontaktinformation fra Krak 1. Vælg Vis - Kontakt - Kontaktopfølgning eller Kontaktperson. 2. Slå op på den kontakt, du ønsker at opdatere eller Opret en ny kontakt og skriv én eller flere oplysninger, du kender til om kontakten, for eksempel navn. 3. Klik på Opdater kontaktinformation. Søgningen foretages. 4. Marker den korrekte kontakt i listen. 5. Vælg hvilke felter du ønsker skal opdatere kontaktbladet. 6. Klik Opdater. De felter, du har valgt, opdaterer kontaktbladet med oplysninger fra databasen. Eventuelle oplysninger, som allerede fandtes, bliver overskrevet. Du kan fortryde før du gemmer. Klik på knappen Fortryd i værktøjslinjen eller på Ctrl+Z. Tips! Du kan skifte Søgekriterium i feltet for dette i det vindue, som åbnes. Det kan være til god hjælp, når du har flere oplysninger på kontakten, men søgeresultatet giver mange træf. Skift søgekriterium i rullelisten og klik Søg. 43

48 NYHEDER I VERSION 11.1 OM INTEGRATION MED SKYPE Med Skype kan du ringe til kontakter fra kontakt eller kontaktpersonkortet. Du kan også modtage samtaler. Hvis kontakten er registreret med Skype-navn eller Skype-nummer i dit kontakt- eller kontaktpersonregister, vil du få opslag på kontakten. Samtaler med eksisterende kontakter logges som aktiviteter, således at du senere let kan få adgang til kontaktens historik. Hvad er Skype? Skype er gratis software, som kan downloades fra Med Skype kan du ringe gratis til andre Skype-brugere og sende direkte meldinger til andre brugere. Mod betaling kan du også ringe til ordinære telefonnumre. Du installerer programmet på din PC. Du skal have lydudstyr til PC'en for at ringe. Der findes også specielle telefoner med Skype-softwaren installeret. Skype-navn Skype-navnet er et navn, som alle brugere får, når de registrerer sig. Navnet benyttes som ID, når der oprettes kontakt mellem to Skype-brugere. Du registrerer Skype-navn på dine kontakter i kontakt- og kontaktpersonregistret. Skype-nummer/SkypeIn Du kan bestille tjenesten SkypeIn hos Skype. Med SkypeIn kan du få dit eget normale telefonnummer. Det betyder at andre kan ringe til dig på et "normalt" telefonnummer fra en hvilken som helst type telefon. Du vil modtage opkaldet i Skype, uanset hvor du befinder dig. Vær opmærksom på at denne mulighed ikke er tilgængelig overalt. Se for mere information om dette. SkypeOut Hvis du køber SkypeOut, kan du også ringe til normale fasttelefoner og mobiltelefoner i ind- og udland ved hjælp af Skype. Andre tjenester Du kan bestille tjenester, som gør det muligt at ringe til ordinære telefoner og mobiltelefoner i ind- og udland. Du kan også bestille et telefonnummer - Skype-nummer - således at andre kan ringe til dig fra sådanne telefoner. Mere udfyldende information om Skype finder du på deres hjemmeside 44

49 OM INTEGRATION MED SKYPE Kom i gang med Skype Forudsætninger for at komme i gang Skype installeret: Du skal installere Skype på samme computer, som du har Mamut Business Software installeret på, og du skal registrere dig som Skype-bruger. Hvis du også ønsker at kunne ringe til fasttelefon og mobiltelefoner og ikke bare andre Skype-brugere, skal du også købe Skype-credits/SkypeOut. Du skal have et SkypeIn-nummer for at andre skal kunne ringe til dig fra en fasttelefon/mobiltelefon. Se mere om dette på Skypes hjemmeside Netværk: Skype skal installeres på alle computere, hvor brugerne skal benytte funktionen. Sådan kommer du i gang 1. Vælg Skype som TAPI i Mamut Business Software. Det gør du under Indstillinger - Andre Indstillinger - Andre programmer. Vælg TAPI og sæt TAPI til SKYPE. Tillad programmet at bruge Skype, hvis du bliver spurgt om det. 2. Tilføj Skype-navn på kontakt(er). Du finder feltet sammen med kontakternes telefonnumre. Du kan også tilføje Skype-navn på kontaktpersoner. Programmet er nu klar til at ringe og modtage samtaler med Skype. Kontakterne og Kontaktpersonerne har fået nye felter for Skype-nummer og Skype-navn i feltet Telefon. Du kan se telefon-ikonet til højre for feltet. Skype-navn bruges til at ringe til andre Skype-brugere. Skype-nummer (SkypeIn) bruges til at ringe fra normal telefon til en Skype-bruger. Du behøver ikke bruge dette nummer på din kontakt, hvis du skal ringe ved hjælp af Skype selv. Når du aktiverer Skype, bliver du af programmet spurgt om, hvorvidt det skal tillade at Mamut ringer. Hvis du på et tidspunkt har svaret Nej til det, kan det aktiveres igen. Det skal du gøre i Skype under Funktioner - Indstillinger - Privatliv - Håndter andre programmers adgang til Skype. Yderligere information om Skype finder du på deres hjemmeside 45

50 NYHEDER I VERSION 11.1 Hvordan ringer du med Skype? Sådan ringer du fra Kontakt-/Kontaktperson til en anden Skype-bruger 1. Find den kontakt/kontaktperson, du skal ringe til. 2. Vælg telefonnummer, f.eks. Skype-nummer i Telefon-feltet. 3. Klik på telefon-ikonet. 4. Accepter at brugeren "Mamut" skal få lov til at ringe, hvis du bliver spurgt om dette. En udgående samtale startes. Status for samtalen i samtalevinduet Skype-samtaler. Sådan tager du imod en telefonsamtale i Skype Når nogen ringer til dig, åbnes vinduet Skype samtaler sammen med et eget Skype-vindue. Svar/Åbn: Du svarer på telefonen. Hvis telefonnummeret for den indkommende samtale er registreret på en kontakt, åbnes kontaktbladet. Åbn: Åbner kontaktbladet på gældende kontakt, men svarer ikke på opkaldet. Afbryd: Lægger på. Mamut finder den gældende kontakt baseret på Skype-nummer/Skype-navn. Opstart Skype tilføjes som standard i opstarten af Windows. Derudover starter Mamut eventuelt Skype, når programmet startes. Hvis du imidlertid har lukket Skype, vil der ikke kunne initieres opkald fra Mamut. Da skal du først starte Skype. 46

51 OM INTEGRATION MED SKYPE Aktiviteter fra Skype Telefonsamtaler med Skype genererer en aktivitet i aktivitetslisten. Du kan finde aktiviteterne i aktivitetslisten og på kontakten/kontaktpersonen, hvis denne er registreret med det nummer, der blev ringet fra/til. Aktiviteterne registreres med start- og sluttid for samtalerne. Udgående samtaler Alle samtaler genererer en aktivitet, hvad enten de besvares eller ikke. Indkommende samtaler Der oprettes kun aktiviteter, når samtalen besvares. Bemærk! Skype har også egen logning af samtaler. Disse har ingen reference til kontakterne i programmet. 47