Høringssvar og bemærkninger hertil vedr. KomUdbud på levering af ortoser

Transkript

1 Høringssvar og bemærkninger hertil vedr. KomUdbud på levering af ortoser 17. november 2015 Nummer Høringssvar KomUdbuds bemærkning 1 2 Udbudsbetingelser pkt. 1.3 Udbuddets omfang 1. Udbyder bedes være tydelige omkring hvorvidt OE betyder produkter tilegnet OverEkstremiteter? Udbudsbetingelser pkt. 2.3 Sprog 1. Vi opfordrer til, at bilagsmateriale af generel karakter udover på svensk, norsk, engelsk også må være på tysk. Sædvanligvis tillades dette i andre lignende udbud. Det bekræftes, at der med OE henvises til ortoser tilegnet over ekstremitet. Det fremgår tydeligt af tilbudslisten, hvilke ortoser, der skal tilbydes Esbjerg Kommune. Høringssvaret tages til efterretning. Udbudsmaterialet tilrettes Udbyder bedes tilføje tysk på samme måde som de øvrige fremmedsprog. Udbudsbetingelser pkt Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver. Det er vores opfattelse, at tilbudslisten dækker ca. 80 % af borgernes behov. De sidste 20 % vil være specialløsninger, som i langt de fleste tilfælde kan dækkes af tilbudsgiver. Ovennævnte formulering kan forstås således, at såfremt et hjælpemiddel ikke findes på listen, så har ordregiver ret til 1 Som der er angivet i høringssvaret, vil de sidste 20 % - angiveligt være specialløsninger som i langt de fleste tilfælde kan dækkes af tilbudsgiver. Dermed kan der netop forefindes tilfælde, hvor det ikke er gældende. På denne baggrund fastholdes formuleringen.

2 4 at foretage købe andetsteds. Ordregiver opfordres til at fjerne kravet. Udbudsbetingelser pkt Tildelingskriterium 1. Ved reparationer afregnes der alene for materialeforbruget. Dette er klart ét for tilbuddet fordyrende krav. Arbejdstiden er en væsentlig del af reparationen. Hvis det alene er materialeforbruget som kan faktureres, vil det betyde, at pris for arbejdstid skal indregnes i grundortosen og dermed bliver grundortosen forholdsmæssigt dyrere, da det jo ikke er sikkert, at grundortosen efterfølgende skal repareres. 2. X skal bemærke, at tildelingskriteriet Laveste pris, efter X s opfattelse ikke er egnet som tildelingskriterium ved udbud af så komplekse og forskelligartede produkter som kropsbårne hjælpemidler. Kropsbårne hjælpemidler leveres således traditionelt i mange forskellige kvaliteter og prisniveauer afhængig af den enkelte brugers lidelser og behov, og vil ofte tillige kræve individuel tilpasning. Prisen på de enkelte produkter kan således variere med over 100 % afhængig af den enkelte brugers handicap, vægt, alder, etc. Ved udbud af produkterne med tildelingskriteriet Laveste pris vil leverandørerne være tvunget til at byde ind med produkter, der såvel kvalitetsmæssigt som designmæssigt er på et meget lavt niveau med 2 1. Da det er forskelligt og ukendt, hvor mange timer en bandagist bruger på at reparere et produkt, vil vi ikke ud fra en timepris være i stand til at definere det faktuelt laveste pris. På denne baggrund fastholdes formuleringen om, at der alene afregnes for materialeforbruget. Hvorledes tilbudsgiver vil indregne arbejdstiden er op til den enkelte. 2. KomUdbud har forud for udbuddet gennemført en analyse at det forventede indkøbsbehov, og har på denne baggrund kunnet identificere og beskrive de ydelser, som vi forventer at få behov for i aftaleperioden. Ydelserne er beskrevet kravsmæssigt både funktionelt og kvalitativt, hvorfor vi ikke ser en udfordring i at gennemføre udbuddet efter tildelingskriteriet laveste pris. Det kan endvidere oplyses, at KomUdbud har taget udgangspunkt i IKAs tilbudsliste, som er udarbejdet i samarbejde mellem leverandører og offentlige indkøbere, og vi stiller os derfor uforstående overfor, at tilbudslisterne sammenhold med de øvrige krav i kravsspecifikationen ikke skulle være tilstrækkelig klart beskrevet, eller i øvrigt ikke skulle sikre en tilstækkelig kvalitet.

3 5 den konsekvens, at KOM-udbud i løbet af aftaleperioden vil blive tvunget til særskilt at indkøbe en række produkter, der ikke er omfattet af priserne på leverandørernes tilbudslister. Endelig skal X bemærke, at mindstekravene til produkterne på tilbudslisten efter X s opfattelse ikke er tilstrækkelig klart beskrevet til, at disse jf. gennemsigtigheds- og ligebehandlingsprincippet i udbudsdirektivets artikel 2 kan danne grundlag for et udbud med tildelingskriteriet Laveste pris. Kravspecifikation pkt. 3.2 Kvalitet 1. danske normer Hvad menes der med danske normer. Dette bør uddybes. Vi opfordrer til, at der i stedet stilles krav om kvalitetsstyring samt dokumentation herfor. Endvidere kunne netop området kvalitetsstyring gøres til et konkurrenceparamenter, således tildelingskriteriet ville være det økonomisk mest fordelagtige fremfor laveste pris. Ordregiver kan fx stille nogle mindstekrav, og kan tilbudsgiver gøre det bedre end mindstekravene kan der evalueres på dette. 2. alt efter praksis i den enkelte kommune alt efter praksis i den enkelte kommune bør uddybes hvad menes der med dette. Det kan opfattes som om den enkelte kommune i sidste ende kan bestemme, hvilken ortosetype borgeren skal have, uanset hvad de lægelige anvisninger / relevante sundhedsmyndigheder anviser. 1. Formuleringen omkring danske normer udgår. KomUdbud har ikke et ønske om, at gøre kvalitetsstyring til et konkurrenceparameter. 2. Det er i sidste ende kommunen, der afgør, hvad der bevilges; meningen med formuleringen er, at nogle kommuner alene tager lægens anvisninger i betragtning, mens andre også inddrager vurderinger fra fysioterapeuter o. lign. 3. Det fastholdes, at holbarheden for de bærende formstabile strukturer i ortoserne skal have en holdbarhed på 3 år ved almindelig brug. 4. Det bekræftes, at der henvises til borgerens almindelige/kendte aktivitetsniveau. 3

4 6 3. De bærende, formstabile strukturer i ortoserne skal have en holdbarhed på 3 år ved almindelig brug. Holdbarheden er meget afhængig af borgerens aktivitetsniveau. Højt aktivitetsniveau betyder ofte også, at ortosen slides hurtigere og dermed er holdbarheden kortere. Dvs. det kan være svært at definere holdbarhed i forhold til aktivitetsniveau. En ortosetype som er af samme type og med samme funktionalitet, fremstillet til to forskellige brugere en aktiv og en ikke aktiv kan ikke have samme holdbarhedstid. Den aktive bruger vil højest sandsynlig slide sin ortose hurtigere end den mindre aktive bruger. Skal der tages højde for lang holdbarhedstids, vil det være et meget fordyrende element, da tilbudsgiver i så fald skal indregne dette i tilbudsprisen på de enkelte produkter. Vi anbefaler, at ordregiver følger købelovens bestemmelser, reklamations- og ansvarsregler. 4. Udbyder bedes venligst bekræfte, at der her er tale om borgerens umiddelbart normale/kendte aktivitetsniveau. Udbyder bedes være opmærksom på, at borgerens aktivitetsniveau kan ændre sig, hvorfor det produkt der ved måltagning og produktion var det bedst egnede og billigste, ikke længere er det optimale i borgerens nuværende situation. Kravspecifikation pkt. 3.3 Ansøgning 1. Udbyder bedes venligst være mere specifik i sin redegørelse af dette krav. Det må alt andet end lige være den bandagist, der udfører opgaven, der 4 1. Det er i sidste ende kommunen, der træffer afgørelse om, hvilket hjælpemiddel der bevilges. Formulering i udbudsmaterialet relaterer sig til tilfælde, hvor der foreligger alternative løsningsforslag og at

5 ligeledes vælger det løsningsforslag, der ud fra bandagistens faglige viden vurderes til at være det bedste for borgeren. Udbyder bedes være opmærksom på, at en bandagist arbejder under autorisation og derfor ikke kan udarbejde løsninger, som denne ikke mener er korrekt til den enkelte borger. Kravspecifikation pkt. 3.4 Levering 1. Fra borgerens anmodning om indledende møde skal borgeren tilbydes møde senest 5 dage efter anmodningen. Vi anbefaler, at teksten ændres til: Måltagning til det bevilgede produkt skal ske senest 5 dage efter bevillingshaverens henvendelse til leverandøren. beslutningen om, hvilken ortose, der er bedst billigst egnet, beror på et skøn. I disse tilfælde hører kommunen gerne om de konkrete overvejelser, så der kan træffes afgørelse om valg af det bedst egnede og billigste hjælpemiddel. 1. Høringssvaret tages til efterretning. Udbudsmaterialet tilrettes. 2. Der er ikke tale om en skærpelse i forhold til eksisterende aftaler på ortoser, hvorfor kravet fastholdes. Det bør under alle omstændigheder uddybes, hvad der menes med indledende møde X stiller sig undrende over denne skærpelse af servicekravene fra det sidste udbud på ortopædisk fodtøj: "Leverandør kan frit koordinere nærmere med borgere i det omfang, at der leves op til lokationskrav samt krav om, at bruger skal tilbydes måltagning/afprøvning indenfor 10 arbejdsdage. - Leverandør kan frit fastlægge én ugentlig åbningsdag på forretningsstedet som er udgangspunkt for brugerne. Såfremt der ikke kan findes tid til en bruger på forretningsstedet indenfor de påkrævede 10 arbejdsdage vil leverandør være forpligtet til at afhjælpe forholdet med alternativ åbningsdag." Udbyder anbefales at ændre kravet således at det passer med markedet. 5

6 8 Kravspecifikation pkt I forhold til specialskoler/-institutioner Der opfordres til, at ordregiver specificerer, hvad der menes med institutioner. Hører fx. Plejecentre og sundhedscentre ind under denne kategori? 2. Leverandøre skal når det vurderes. Det bør præciseres, hvem der skal vurdere, hvornår det er nødvendigt med opfølgning. Er det ordregiver, tilbudsgiver eller borger? 3. Udbyder anbefales at sætte krav om at vejledninger skal være tilgængelige på tilbudsgivers hjemmeside samt at vejledningerne er tilgængelig for højtlæsning (jf. Tilgaengelighed/Standarder-krav-og-anbefalinger) 4. Udbyder bedes venligst bekræfte, at såfremt en borger har taget produktet i brug og brugt dette kontinuerligt i en periode på 21 dage uden nogle indvendinger herom, vil produktet blive betragtet som erhvervet og ibrugtaget og ikke længere være omfattet af en tilpasningsperiode på 3 mdr. Tilpasninger der foretages efter kontinuerligt brug i en periode på 21 dage vil være forårsaget af uhensigtsmæssig brug og/eller fysiske forandringer og dermed ikke omfattet af en tilpasningsperiode. 5. Udbyder ønsker at ordregiver vederlagsfrit skal stille konsulentbistand til rådighed til vurdering af ansøgninger fra anden leverandør. Tilbudsgiver ønsker at gøre opmærksom på, at der i 6 1. Nej, der er tale om specialinstitutioner hvor der er flere brugere af de udbudte produkter. 2. Det er leverandøren, der foretager denne vurdering (qau dennes autorisation, må denne kunne vurdere det faktuelle behov og på forlangende kunne dokumentere vurdering og opfølgning heraf). 3. Der stilles ikke krav om tilgængelighed af vejledninger på nettet. 4. Tilpasningsperiode på 3 måneder gælder i alle tilfælde også selvom produktet har været brugt kontinuerligt i en periode. 5. Formuleringen udgår. Udbudsmaterialet tilrettes.

7 9 10 stort set alle andre udbud på dette vareområde tilbydes vederlag for denne ydelse, da den ingen gevinst har for den vindende tilbudsgiver. Meningen med de nye tilbudslister er netop, at udbyder selv kan undersøge disse priser og kun i særlige tilfælde vil konsultere den vindende tilbudsgiver i forhold til forespørgsler. Tilbudsgiver frygter, at vederlagsfri konsulentbistand vil medfører et uhensigtsmæssigt forbrug af administrative ressourcer for den vindende tilbudsgiver. Udbyder bedes venligst tilføje muligheden for prissætning af denne ydelse på nuværende tilbudsliste. Kravspecifikation pkt Krav til leverandørens forretningslokale 1. Beskrivelse forretningsadresse, prøvefaciliteter, værkstedsfaciliteter, afstand til offentlig transport osv. kan være konkurrenceparameter, således tildelingskriteriet ville være det økonomisk mest fordelagtige fremfor laveste pris. Ordregiver kan fx stille nogle mindstekrav, og kan tilbudsgiver gøre det bedre end mindstekravene kan der evalueres på dette. Rammeaftale 10 Prisregulering 1. Der anføres, at prisregulering maksimalt kan svare til den procentvisestigning i indekset for medicinske produkter og udstyr (06.1) Vi kan således oplyse, at ovennævnte statistik dækker følgende områder: Medicin, vitaminer, kosttilskud, plastre, andre forbindingsmaterialer, fx gaze, briller og kontaktlinser. 1. Vi har vurderet, at vores behov er dækket ved de stillede minimumskrav. Samtidig har vi ingen interesse i at gå på kompromis, med de oplistede krav. På denne baggrund fastholdes kravene som minimumskrav ligesom tildelingskriteriet fastholdes til laveste pris. 1. Høringssvaret tages til efterretning. Udbudsmaterialet tilrettes. 2. Høringssvaret tages til efterretning. Udbudsmaterialet tilrettes. 7

8 Området kropsbårne hjælpemidler, herunder ortoser, hører således ikke ind under ovennævnte statistik. Efter samtale med medarbejder hos Danmarks Statistik kan det endvidere konstateres, at der ikke findes en specifik statistik for området kropsbårne hjælpemider. Vi anbefaler derfor ordregiver, at det er det almindelige, generelle nettoprisindeks der benyttes i forbindelse med evt. prisregulering. Det er også dette indeks der normalt bruges i forbindelse med prisregulering i lignede aftaler som det der udbydes. 2. Der indføjet, hvad der skal ske i forbindelse med prisfald herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter. Vi anbefaler, at der ligeledes indføres følgende vedrørende evt. prisstigning i forbindelse med lovgivningsmæssige fastsatte afgifter: Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. 8

9 Rammeaftalen, 21 Håndtering af personfølsomme oplysninger 1. Når der ansøges om kropsbårne hjælpemidler, er det borgeren selv der ansøger. Som en serviceydelse tilbyder de fleste leverandører at hjælpe borgeren i forbindelse med ansøgningsproceduren og indsender ansøgning på vegne af borgerne. Bevillingen udstedes efterfølgende til den enkelte borger, og denne sendes til borgeren og ikke leverandøren. Det er således borgeren selv som medbringer bevillingen til den valgte leverandør. 1. I persondatalovens 3, nr. 5, defineres en databehandler, som den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller ethvert andet organ, der behandler oplysninger på den dataansvarliges vegne. Vi er af den overbevisning, at leverandører af ortoser opfylder eller i det mindste kan komme til at opfylde denne betingelse og alene af den grund er det påkrævet, jf. persondataloven, at der indgås databehandleraftale. Kravet fastholdes. 11 Når borgeren selv medbringer bevillingen til leverandøren, og bevillingen dermed ikke overdrages fra kommune til leverandør, kan leverandøren ikke betegnes som databehandler for kommunen. 12 Vi er således ikke enige i, at kontrakthaver er at betragte som databehandler. Vi anbefaler, at ordregiver i stedet beder om dokumentation for at kontrakthaver har Datatilsynets tilladelse til at opbevare personfølsomme oplysninger. Bilag 1, Tilbudsliste 1. Da der ikke findes nogen vejledning til aktuelle tilbudsliste, bedes udbyder venligst anføre i materialet, at ortoser til personer > 120 kg. prissættes uden for nærværende tilbudsliste. Materialer og komponenter til en ortose af denne art svarer ikke overens med tilsvarende materialer og komponenter til brug ved ortoser til personer < 9 1. Der indføres en formulering om, at ortoser som kræver forstærkning på grund af borgerens høje vægt (minimum 120 kg), er ikke omfattet af nærværende aftale.

10 120 kg. og vil derfor være betragteligt dyrere Bilag 4, Referenceliste 2. Der ønskes i feltet beskrivelse af leverancen angivet, hvilken varekategori der er tale om pr. reference. Ordregiver anbefales at præcisere, hvad der menes med varekategori. Er det for hvert vareområde f.ek. CO, AFO, FHO osv., er det inddelt efter individuelt fremstillede ortoser / præfabrikederede ortoser eller er det for ortoseområdet samlet. 1. Tillæg til høringsmateriale vedrørende FES Vi kan konstatere, at den beskrivelse som er lavet for grundortose 1 og grundortose 2 retter sig mod et specifikt produkt. Dermed udelukkes andre systemer som også findes på markedet, og som har lidt andre funktioner end de i tillægget beskrevne. FES kan inddeles i 5 kategorier. Der opnås ved denne inddeling størst mulig sortiment og dermed mulighed for at kunne vælge den bedst og billigst egnede løsning til den enkelte bruger. Vi vedhæfter udkast til, hvordan vi mener tilbudslisten på FES bør inddeles. 2. Jeg er stadig af den holdning, at tilbudsmodellen med de 4 grundortoser er en forkert måde at udbyde FES-ortoserne på. Jeg vil kort redegøre for grunden til denne holdning. 1. Der er tale om de varekatagorier, som udbuddet vedrører (ortoser). Hvorvidt referencer oplyses for hvert vareområde, præfabrikerede ortoser, individuelt fremstillede ortoser eller for ortoseområdet samlet, er op til den enkelte leverandør; det skal bare fremgå tydeligt, hvad referencen vedrører. 1. På baggrund af indkomne høringssvar, har KomUdbud valgt at lade FES dropfodsstimulatorer inddele i 4 grundortoser. 2. KomUdbud har valgt at fastholde inddelingen af FES i 4 grundortoser. Dette fordi det forventes, at størstedelen af behovet for dropfodsstimulatorer kan imødekommes i de 4 grundortoser. Kravspecifikationerne er udarbejdet med størst muligt fokus på den funktion dropfodstimulatorerne skal have. Således er det op til den enkelte tilbudsgiver at vurdere, hvilken dropfodsstimulator, der opfylder den pågældende kravspecifikation. Taget i betragtning, at alle potentielle tilbudsgivere har adgang til de(t) efterspurgt(e) produkt(er), vurderer vi ikke, at det er konkurrenceforvridende. 10

11 Først og fremmest er jeg nødsaget til at ytre min bekymring på det juridiske plan. Den ene af de modeller som er fremstillet, er en såkaldt Bioness. Denne model forhandles udelukkende i Danmark af Y. Han har kort og godt eneretten på forhandlingen af dette produkt. Dette er som udgangspunkt ikke et problem i det daglige, da X, såfremt vi har behov for at udlevere en Bioness, kan købe denne hos Y. Problemet opstår i udbudssituationen, hvor denne leverandør vil fremstå med en væsentlig konkurrencemæssig fordel, da han kan styre udsalgsprisen overfor X og de andre leverandører på markedet. Jeg er af den holdning, at blot denne oplysning gør tilbudslistens opsætning så konkurrenceforvridende, at den bør ændres. Y er ikke umiddelbart en leverandør der ville byde ind på et udbud i KOMudbud, men set i lyset af KOMudbuds størrelse og dennes indflydelse og påvirkning af de øvrige kommunale indkøbsfællesskaber og kommuner, vil materiale og herunder tilbudslister på FES i KOMudbud-regi unægtelig danne præcedens hos øvrige udbydere. X ser sig derfor nødsaget til at gøre KOMudbud opmærksom på dette forhold, såfremt det på et senere tidspunkt ville komme til et juridisk efterspil. Ydermere ønsker jeg at præcisere, hvorfor en opsætning med varemærkespecifikke grundortoser fremstår uhensigtsmæssig i denne sammenhæng. 11

12 Som du selv ved, så er markedet inden for FES i rivende udvikling. Senest blev 2-kanalssystemet introduceret på markedet og der er (uden at kende nogle produktspecifikke detaljer) helt sikkert flere versioner og alternative modeller på vej. Disse kan ikke, sådan som tilbudslisten er fremstillet på nuværende tidspunkt, inkluderes og vil i såfald skulle indkøbes uden for tilbudslisten. X s forslag er derfor, at KOMudbud retter henvendelse til Danske Bandagist Virksomheder med henblik på at få revideret de nuværende tilbudslister således, at FES kan blive tilføjet gennem et samarbejde mellem de største bandagistvirksomheder. På den måde kan tilbudslisten så komme til at fremstå varemærkeneutralt og uden konkurrencemæssige fordele for enkelte leverandører. X har, på mandagens møde i IKA's kravspecifikationsgruppe, tænkt sig at fremsætte dette forslag overfor de øvrige leverandører i gruppen. Jeg er helt klar over kompleksiteten i at udbyde ortoser og henstiller derfor til, at videreudvikling og revidering af eksisterende og kommende tilbudslister foregår via et koordineret samarbejde mellem de forskellige leverandører, da dette uden tvivl vil mindske risikoen for fejl og reduceret konkurrence. 12

13 13