Referat Dialogmøde med Elbek & Vejrup mandag den 27. juni kl

Transkript

1 Referat Dialogmøde med Elbek & Vejrup mandag den 27. juni kl Mødedeltagere Elbek & Vejrup: Lotte Mathisen, Steffen Hansen, Dennis Aakjær og Ulrik Skov Jensen Mødedeltagere Væksthusene: Dorte Eg Auerbach, Christian Lundegaard Madsen, Peter Mark, Kasper Aagaard, Jens Nedergaard og Jens Peter Bech Velkomst ved Dorte Eg Auerbach Præsentationsrunde af deltagerne Dorte Eg Auerbach præsenterer rammerne og formålet for mødet Dorte Eg Auerbach giver feedback på det modtagne tilbud: Professionelt tilbud både i løsningssammensætningen og i tilbuddet Godt at systemet er bygget op om standardløsninger, især på timedelen Der er bekymring om valget af NAV som indgangen til systemet for alle brugertyper Nogle af punkterne i dagsordenen minder om hinanden, og vil derfor overlappe i dialogen: Præsentation af implementeringsplan: Start: Præsentation af den Enterprise metode som ligger til grund for den samlede løsning. Forankring & Undervisning o Indlæring o Opsætning og test Use guides og cases o Indlæringsområder og dybder Viden Orientering Information o Undervisningsmetodik Helhedsmodel Kommunikation o Analyse, Kravanalyse og projektplan o Succeskriterier Implementering o Inddragelse Fokus på væksthusenes forandringsproces EV Implementeringsmetoden Involvering og fokus på ejerskab i Analysefasen Involvering og fokus på ejerskab i Designfasen (Agil løsningsetablering) Involvering og fokus på ejerskab i Testfasen (samtidig systemintegration) Involvering og fokus på ejerskab i Overtagelsesfasen (Serial etablering) Minimer medarbejdertimer og transport Referat Dialogmøde med Elbek & Vejrup mandag den 27. juni 2016 Side 1 af 7

2 Slut kl Elbek & Vejrup fremsender efter mødet slides fra præsentationen. Dialogpunkter: 1. Brugergrænsefladen. Elbek & Vejrup lægger op til at NAV er brugergrænsefladen til alle i Væksthusene, hvilket kræver mange licenser. NAV grænsefladen passer godt til økonomi og controllerroller er den også velegnet til andre medarbejdergrupper? Præcisering af Workpoints anvendelse i den samlede løsning ønskes. Økonomiske data kommer ikke med i et workpoint dashboard. Der vil skulle laves en dataudvekslingen imellem NAV og Workpoint. E&V foreslår at alle brugerne har adgang igennem NAV. Det er også teknisk muligt at gå igennem Workpoint. Den løsning Væksthusene har beskrevet i udbuddet vurderes til ikke at ville fungere ordentligt, hvis ikke adgangen går igennem NAV. NAV kan tilpasses på rollecentre, så det bliver tilpasset på de enkelte brugere, og dermed gøre det mere brugervenligt for den enkelte bruger. Der kan etableres meget enkle brugerflader. Konklusion: E&V anbefaler at alle brugere skal ind over NAV for at den samlede løsning vil fungere pga. den kompleksitet vi har i vores projekter. Workpoint vil blive brugt til dokumentstyring. Økonomien i tilbuddet vil derfor være den gældende. Vi skal have det samme antal licenser lige meget om det er NAV eller workpoint, som er brugerfladen. 2. En gennemgang af baggrunden for den valgte licensering - versioner og antal ønskes. Her menes hvor mange brugere og antal regnskaber løsningen kan håndtere. Workpoint og NAV licenser følges ad. Antallet af nødvendige licenser kan blive mindre i analysefasen. Workpoint er inklusiv etablering af hosting i Azure. Eksterne brugere der skal ikke betales licens for eksterne samarbejdspartnere/kunder. I tilbuddet er der lagt op til at der er 3 regnskaber og et finansregnskab. E&V fremsender trappeværdier på licenser til Continia produkter. Konklusion: Licenserne er gennemgået. Væksthusene specificerer antallet af brugere/behovet for licenser og typer af licenser i udbudsmaterialet. Der skal tages højde for om det er unikke brugere eller samtidige brugere. Referat Dialogmøde med Elbek & Vejrup mandag den 27. juni 2016 Side 2 af 7

3 3. Præcisering af hvordan avanceret rapportering og BI løses, herunder f.eks. kuber og dataflow ønskes. Det valgte BI produkt vurderes at kunne løse alle de behov, som Væksthusene har opsat i kravspecifikationen. Det er forholdsvist simpelt at opsætte sine egene rapporter i Det valgte BI produkt, så at der ikke er behov for ekstern support hver gang der skal laves en ny rapport til et nyt projekt. E&V fremsender slides fra præsentation, med yderligere oplysninger om opbygningen af Det valgte BI produkt. E&V underviser Væksthusene i undervisningen og opbygningen af modellerne i Det valgte BI produkt. Der kan trækkes data fra andre kilder end NAV, både interne og eksterne datakilder. Der kan sættes regler op i Det valgte BI produkt som kan hjælpe med at vaske data, så at data bliver korrekt. Konklusion: Det valgte BI produkt kan løse vores behov, samtidig med at det er nemt at oprette og tilrette rapporterne. Man kan også lære det selv via guides på nettet. Punktet giver ikke anledning til yderligere rettelser i udbudsmaterialet. 4. Timeestimat for Elbek & Vejrups timer. Uddybning på baggrund af faseplanen ønskes. Timeforbruget for analyse, design og implementeringen er baseret på tre separate processer med deltagelse af medarbejdere fra alle tre Væksthuse. Baseret på informationer fra mødet i dag, mener E&V godt at der kan justeres i estimatet for Væksthusenes interne timer til implementeringen. E&V laver en mere konkret plan om tidsforbruget i det endelige tilbud. Hermed specificeres også hvilke aktiviteter og deres varighed, man præcist får dækket i tilbuddet. Væksthusene er generelt positive overfor løsningen med uddannelse af superbrugere som uddanner medarbejderne internt i Væksthusene. Konklusion: på baggrunde af dialogmødet, udarbejder og indsender E&V en ny plan og timeestimat med det endelige tilbud. 5. Timeestimat for Væksthusenes timer ønskes uddybet. Se svar til spørgsmål 4. Referat Dialogmøde med Elbek & Vejrup mandag den 27. juni 2016 Side 3 af 7

4 6. Implementeringsplan Præcisering af Elbek & Vejrups valg af analyse og implementeringsdelen i ét Væksthus ad gangen ønskes. Fælles drøftelse af Roller og Elbek & Vejrup's fysiske tilstedeværelse i Væksthusene ønskes. Drøftelse af mulighed for trinvis implementering med f.eks. NAV først. Et væksthus implementeres af gangen Det kan godt håndteres at økonomidelen kan implementeres i alle tre Væksthuse samtidigt. E&V har været fokuseret meget på Væksthusenes ønske om forankring og involvering i implementeringsplanen. Det kan godt lade sig gøre at kigge på produkterne frem for processerne. Konklusion: Det foreslås at de IT-komponenter vi har i dag beskrives grundigere i udbudsmaterialet. Målet er at implementere dele af løsningen samtidigt i de tre Væksthuse, og dermed opnå så kort en periode som muligt med dobbelt licensering. Rent teknisk er det muligt. Datakonvertering: Det har større psykologisk betydning end teknisk betydning hvornår at dataene konverteres. C5 fremgår som opslagsværk. Det er muligt at tage poster fra regnskabssystemet over hvornår det skal være. Der integreres til NAV via E&Vs integrationsmotor. - Første gang integrationen gennemføres flyttes mulige data Konklusion: Det er teknisk muligt. Omfanget af konvertering ønskes præciseret. E&Vs tilstedeværelse i væksthusene: Vigtigt at E&V er hos Væksthusene i analysefasen. Giver en synergi at E&V er synlige over for alle medarbejderne. Vigtigt at se kulturen i husene Vigtigt at se forskellene i husene E&V vil være meget tilstede i Analysefasen E&V vil være mindre til stede i Væksthusene i Designfasen, men så i høj grad igennem de efterfølgende faser. Superbrugere/procesejere er med i opsætningen og testforløb, og gennemfører undervisning af andre medarbejdere. Procesejere kan godt være superbrugere, men kan også være en repræsentant i en afdeling som har et bredt kendskab til løsningens funktioner, og som har overblik over hvordan medarbejderne i afdelingen er påvirket af den nye løsning. Vigtigt at der på beslutningsmøderne både er folk der har beslutningskraft, men også medarbejdere med detailviden, som kan komme med inputs til hvad den optimale løsning vil være for medarbejderne. Referat Dialogmøde med Elbek & Vejrup mandag den 27. juni 2016 Side 4 af 7

5 Det fungerer godt med proceslejere som har overblikket over afdelingerne, og som har et bedre overblik over fremdriften i den givne afdeling. Overblikket kan videregives til E&V. Kan være en mellemleder og/eller en medarbejder som bruger processerne til dagligt. Det er vigtigt at der ikke er for mange rundt om bordet når der skal tages beslutninger Der skal være beslutningskraft fra Væksthusene. Det kan variere hvem der indgår i de forskellige analysegrupper, baseret på kompetencer på de forskellige delområder. Det er vigtigt at de udvalgte superbrugere er kompetente, da det ellers vil være dyrt i ekstra konsulentydelser. Der er mulighed for at E&V kan deltage i nogle af undervisningsgangene for at understøtte superbrugerne i den situation. Konklusion: Væksthusene bør både repræsenteres af medarbejdere med beslutningskraft og af medarbejdere med detail viden. 7. Dokumentation og materiale til undervisning. Drøftes på baggrund af Elbek & Vejrup s præsentation af implementeringsplanen. Vores egne data bruges til dokumentation og undervisningsmateriale. Væksthusene skal være stærke i Væksthusenes undervisningsmateriale og de testcases som skal bruges i undervisningen af slutbrugerne. Det er op til Væksthusene at bestemme hvor detaljeret materialet skal være. Superbrugerne er med i denne proces. Superbrugerne bliver undervist i caseforløb, bygget efter en særlig form, således at de selv kan udarbejde nye cases. De cases som E&V bruger får Væksthusene også, så disse kan genbruges i undervisningen, men superbrugerne bliver også oplært i at lave cases specifikt for Væksthusene. Alt undervisningsmateriale som E&V bruger, får Væksthusene også udleveret, så det kan bruge i undervisningen. Teknisk dokumentation er skrevet ind i program koden. Analyserapporten fremstår som dokumentation. Ved Hosting er der en drejebog for, hvordan dokumentation foregår. E&V vedligeholder ikke dokumentationen. Man får en besøgsrapport ved justeringer. Disse udgør samlet set en oversigt over hvilke ændringer, der har været i systemet. Ændringer i løsningen oprettes internt ved E&V som ligger som dokumentation. Ændringer noteres i Jira, i et sprog som gør at superbrugere kan forstå hvad der ændres og hvordan det herefter skal opdateres i systemet. Referat Dialogmøde med Elbek & Vejrup mandag den 27. juni 2016 Side 5 af 7

6 8. I EU-finansierede projekter, er det et krav at Væksthusene opbevarer alle dokumenter, s og andre indsamlede data i op til 20 år efter et projekt er afsluttet. Elbek & Vejrup bedes uddybe hvordan den tilbudte løsning understøtter dette krav. Kan data samles som en "pakke", der kan eksporteres og gemmes i et ikke-proprietært format? Det er svært at sige hvordan fremtiden ser ud. Alle timedata ligger i en SQL database, som kan konverteres til nye formater. Konklusion: Elbek & Vejrup har ikke på nuværende tidspunkt systemer der kan løse dette. 9. Timeregistrering, - budgettering og -allokering. Præcisering af, hvordan Elbek & Vejrup tænker løsningen gennemført. Elbek & Vejrup bedes uddybe tilbuddets indhold af nedenstående emner: Brugervendt interface internt/eksternt Administrationsdelen Timebudget, allokering, godkendelsesflow, roller, rapportering/dashboard præsentation. Integration til NAV E&V ser ikke vores beskrivelse af behovet for timeregistrering som kompleks. Det er muligt at opsætte brugerfladen (hvad bliver vist) efter den enkelte brugers behov. Som administrator kan man få adgang til alle brugeres funktioner. Væksthusene skal være opmærksom på, at der vælges en leverandør, der nemt kan ændre systemet, da vi kan blive pålagt ændringer fra eksterne parter. Konklusion: Der er ikke behov for yderligere specifikation af kravspecifikationen, og det vurderes at kravene kan løses via den tilbudte løsning. 10. Elbek & Vejrup bedes gennemgå indholdet af optionerne. Her menes at Væksthusene ønsker klarhed over hvilke optioner, der er indeholdt i den tilbudte løsning og hvilke der ikke er. Option 1 kan løses under den tilbudte standardløsning eller kommer i en ny opdatering af Enterprise løsningen i nærmeste fremtid, og den vil derfor ikke have nogen betydning for den tilbudte pris. Option 2 Behovet er løst på en anden måde i brancheløsningen, og har derfor heller ikke indvirkning på prisen. Option 3 Licenserne er udskilt. Option 4 Optionen er udskilt prismæssigt, men sat forkert i tilbuddet. Det rettes til. Konklusion: Der er nu klarhed om hvor optionerne fremgår i tilbuddet og i prislisten: Referat Dialogmøde med Elbek & Vejrup mandag den 27. juni 2016 Side 6 af 7

7 Eventuelt: Persondatalov: På nuværende tidspunkt kan regler om personfølsomme data løses i Sharepoint. Dog med forbehold for den nye persondatalov som kommer. Test miljø: Man må gerne have et test miljø, som ikke kræver ekstra licenser. Det kan enten ligge hos E&V eller i Azure. Normalt laves testmiljøet ikke med integrationer til Continia produkter. Umiddelbart vil det være muligt at lave integrationen i testmiljøet uden at det vil kræve ekstra licenser. Spørgsmålsrunde til det tilrettede udbudsmateriale: Der er ønske om at fristen for spørgsmålene ligger så sent som muligt. Så tæt på den endelige tilbudsfrist som muligt (omkring en uge inden tilbudsfrist). Sluttidspunkt for møde: Afrunding ved Dorte Eg Auerbach. Det forventes ikke at der kommer yderligere dialogmøder, og det forventes derfor at den endelige beslutning om udbuddet tages i starten af september. Dato Ulrik Skov Jensen Dato Dorte Eg Auerbach, Projektleder Referat Dialogmøde med Elbek & Vejrup mandag den 27. juni 2016 Side 7 af 7