Personalepoltik. IA Sprog. Revision september 2017

Transkript

1 IA Sprog Personalepoltik Revision september Grundlæggende holdninger og synspunkter (side 2) 2. Ansættelsesforhold (side 3) 3. Medarbejderudvikling samt videre- og efteruddannelse (side 6) 4. Orlov og ferier (side 7) 5. Arbejdsmiljø (side 8) 6. Stresspolitik (side 10) 7. Retningslinier for brug af FirstClass (FC) (side 13)

2 1. Grundlæggende holdninger og synspunkter IA Sprogs personalepolitik tager sit udgangspunkt i sprogcenterets udviklingsplaner, gældende love og overenskomster samt nedenstående af alle parter vedtagne dokument. Overordnet gælder det at alle på samtlige niveauer behandler hinanden med ligeværdighed og gensidig respekt i alle arbejdsmæssige relationer på IA Sprog. IA Sprog baserer sin medarbejderpolitik på at ansættelsesforholdet for fastansatte medarbejdere er langvarigt. En forudsætning herfor er at medarbejdernes udvikling, efter- og videreuddannelse prioriteres højt. En anden forudsætning er at medarbejderne er parate til at påtage sig nye opgaver, indgå i nye relationer og udvise fleksibilitet og samarbejde i overensstemmelse med sprogcenterets mål, virksomheds- og andre planer. Ved større ændringer af arbejdsforholdene skal samarbejdsudvalget inddrages. Ved arbejdets tilrettelæggelse skal der tages størst muligt hensyn til både det psykiske og fysiske arbejdsmiljø. Ledelse og medarbejdere samarbejder om at videreudvikle og gennemføre personalepolitikken. Et led i personalepoltikken er at man i de enkelte afdelinger har mulighed for at tilrettelægge arbejdet, herunder for lærernes vedkommende arbejdstid og skemalægning, på en måde så det passer til denne specielle personalegruppes ønsker og behov. Dette aftales lokalt. For at den enkelte medarbejder skal kunne bevare det størst mulige overblik over skolens og fagets udvikling bestræber IA Sprogs ledelse sig på at informere åbent, bredt og hurtigt om alle større beslutninger, ændringer, nye opgaver og initiativer. Der skal skabes forståelse for og der forventes vilje til omstilling i forhold til skiftende arbejdssituationer og krav, og den enkelte medarbejder har pligt til at være opsøgende i forhold til informationer der er vigtige for hendes/hans arbejdssituation. Alle medarbejdere skal have et eksemplar af denne personalepolitik. 2

3 2. Ansættelsesforhold 2.1. Ansættelse af undervisere På IA Sprog starter en underviser typisk i ansættelse som timelærer. Senere kan fastansættelse komme på tale, når underviserens ugentlige antal faste lektioner når det antal lektioner, overenskomsten definerer som udløsende krav om fastansættelse. Ansøgere skal have erfaringer og kvalifikationer, der på positiv måde kan virke sammen med det eksisterende lærerkollegium. IA Sprog prioriterer desuden følgende kvalifikationer højt: Underviserens evne til at kunne tilrettelægge og gennemføre undervisningen på den for den pågældende kursistgruppe mest hensigtsmæssige måde i overensstemmelse med gældende målsætninger, fagbeskrivelser og vejledninger. Underviserens lyst og evne til at bidrage til skolens pædagogiske udviklingsaktiviteter, fx forsøg, projekter, materialeudvikling eller udvikling af specifikke faglige kompetencer. Underviserens aktive deltagelse i det faglige og kollegiale samarbejde. Underviserens konstruktive samarbejde med skolens ledelse, administration og øvrige personalegrupper. Underviserens udførsel af de daglige administrative og praktiske opgaver. Ansættelsesudvalget består af: Den pædagogiske souschef Den administrative souschef TR AMR Der tilstræbes enighed i ansættelsesudvalget ved ansættelse. Eventuel overgang fra timelærer til fastansættelse som underviser tilbydes efter en evalueringssamtale med IA s pædagogiske souschef, administrative souschef og relevante afdelingsleder Fastansættelse af øvrige personalegrupper Ansøgere skal have erfaringer og kvalifikationer, der på positiv måde kan virke sammen med den eksisterende personalegruppe. IA Sprog prioriterer desuden følgende kvalifikationer højt: Ansøgers evne til at kunne tilrettelægge og gennemføre arbejdet mest hensigtsmæssigt. Ansøgers aktive deltagelse i det faglige og kollegiale samarbejde. Ansøgers lyst og evne til at bidrage til at være med til at skabe udvikling indenfor det faglige område. 3

4 Ansøgers konstruktive samarbejde med skolens ledelse, lærergruppe og øvrige personalegrupper. Ansættelsesudvalget nedsættes ad hoc, men består i hovedtræk af: Forstanderen Den pædagogiske souschef Den administrative sousche Relevante afdelings-/områdeleder En til to medarbejderrepræsentanter Der tilstræbes enighed i ansættelsesudvalget ved ansættelse Ligestilling Ligestilling er et vigtigt led i skolens personalepolitik. Det er målet at udnytte resurserne bedst muligt og samtidig opnå en alsidig sammensætning af personalet i forhold til køn, alder, etnisk baggrund m.v. Skolen giver kvinder og mænd, forskellige aldersgrupper og etniske grupper ligestilling således at de har lige mulighed for ansættelse, uddannelse og orlov. Skolen ønsker ligeledes at modvirke diskriminerende holdninger på alle områder. Det er et led i ligestillingen at der skal skabes de bedst mulige rammer for at forene arbejdsliv og familieliv, ikke mindst for ansatte med små børn Fratrædelser Ønsket fratrædelse Her gælder overenskomstens regler om varsel Afskedigelse Bortvisning Ved bortvisning henvises til fagretlige regler Ved manglende overholdelse af den pædagogiske eller den arbejdsmæssige forpligtelse gælder følgende regler: Når der opstår problemer, indkalder ledelsen i første omgang så vidt muligt med to døgns skriftligt varsel medarbejderen til en samtale for at afklare eventuelle misforståelser eller andet. Medarbejderen må under alle omstændigheder efter eget ønske tage en bisidder for undervisernes vedkommende fx tillidsrepræsentanten med til denne samtalen. Indkaldelsen skal indeholde en angivelse af årsagen til indkaldelsen og emnet for samtalen. De involverede parter aftaler, alt efter sagens karakter, en given periode hvor medarbejderen får mulighed for at rette op på de evt. kritisable forhold. Hvis dette ikke sker, indkaldes til første tjenstlig samtale. Fortsætter de kritisable forhold herefter, træder det fagretlige system i kraft. 4

5 Længerevarende sygdom Procedure iflg. nye regler pr. 4. januar 2010 følges. Medarbejderen indkaldes til personligt eller telefonbaseret samtale inden 4 uger fra første sygemeldingsdag. Der udarbejdes en mulighedserklæring. Der kan udarbejdes en fastholdelses-plan såfremt ledelsen finder det formåltjenligt. Ledelsen kan efter de arbejdsretlige regler kræve en lægeerklæring såkaldt fri attest, hvis andet ikke er aftalt, som dokumentation for, at medarbejderen har lovligt forfald Sygefraværssamtaler En tidligt indsats overfor medarbejdere med meget hyppigt fravær kan evt. forebygge et efterfølgende langt sygeforløb. Målet med sygefraværssamtaler er at opnå viden om såvel arbejdspladsrelaterede og arbejdsmiljømæssige som andre årsager til sygefravær med henblik på at forbedre tilstandene og dermed nedbringe sygefraværet til gavn for medarbejderen og skolen. Som grundregel vil man blive indkaldt til en sygefraværssamtale, når man har haft fravær som ledelsen vurderer giver anledning til en samtale. Samtalen vil ikke dreje sig om sygdommens art med mindre medarbejderen selv ønsker det, men om hvilke muligheder skolen og/eller medarbejderen har for at gøre fraværet mindre. Sygefraværssamtalen er ikke tjenstlig. 2.5 Ved nedskæring af medarbejderstaben grundet økonomiske forhold Afskedigelse sker efter de fagretlige regler og procedurer. SU drøfter situationen så tidligt som muligt og orienteres om de første beslutninger om afskedigelse/nedskæringer. Ledelsen orienterer ligeledes den samlede personalegruppe. Udvælgelsen af berørte medarbejdere tager afsæt i kriterierne for ansættelse, jf. afsnit 2.1 undervisere og 2.2 øvrige personalegrupper. 5

6 3. Medarbejderudvikling samt videre- og efteruddannelse 3.1. Introduktion af nye medarbejdere IA Sprog lægger vægt på at nyansatte falder hurtigt til på skolen. En god introduktion er grundlaget for den nye medarbejders trivsel og virke. Derfor er det vigtigt at både ledelsen og medarbejderens nærmeste kolleger viser rundt, giver information om arbejdsgange og andre ting der kan gøre det lettere for den nyansatte Videre- og efteruddannelse Der skal afsættes tilstrækkelige midler til en løbende efter- og videreuddannelse af alle personalegrupper således at alle medarbejdere til enhver tid kan være i gang med at udvikle deres kvalifikationer og kompetencer med henblik på en bedre løsning af de givne opgaver. I alle parters interesse skal der sørges for at den kunnen og viden der opnås gennem videreog efteruddannelsen så også bruges og udnyttes på skolen. Procedure: Den enkelte medarbejder søger kurser hos ledelsen som ud fra nedenstående kriterier beslutter om der kan bevilges kursusgebyr m.v. Hvis kurset bevilges, følger automatisk bevilling til transport. En medarbejder der af skolen opfordres til at deltage i et kursus har krav på at få bevilget timer i et passende omfang. De afsatte kursusmidler dækker kun kursusgebyrer og transport. Skolen bør imødekomme skemaønsker hvis en medarbejder har søgt længerevarende kursus eller uddannelse for egen regning. Kriterier: Det tilstræbes at kursusmidlerne fordeles ligeligt mellem medarbejderne. At alle medarbejdere har ret til et endagskursus om året, og at de afsatte midler skal fordeles så dette kan opfyldes, at kortere kurser og endagskurser prioriteres. At kurset har relevans for medarbejderen såvel som for skolen som helhed, at kursusdeltagelsen bidrager til at holde skolen ajour med den pædagogiske eller faglige udvikling. 6

7 4. Orlov og ferier 4.1. Orlov IA Sprog vil som hovedregel imødekomme ønsker om tidsbegrænset orlov, herunder ønsker om orlov begrundet i forhold som fx sygdom, børn m.v. Orlov vil normalt ikke blive givet i forbindelse med overgang til andet arbejde. Orlov bevilges i højst et år, og medarbejderen skal sikres en stilling ved orlovens ophør. Efter orlov kan man ikke forvente at vende tilbage til samme arbejdsfunktioner som før orloven. Evt. afskedigelse under orlov sker efter samme principper som ellers Ferie Medarbejderne er omfattet af de almindelige regler for afholdelse af ferie i lovgivningen og den faglige overenskomst. Fem ugers ferie afholdes så vidt muligt samtidig på alle sprogcentrets afdelinger, men der kan være forskelle på placeringen af undervisernes forberedelsesdage og sprogcentrets fælles forberedelsesdage Anden frihed IA Sprog giver medarbejderne rimelig mulighed for frihed til aktiviteter der ikke kan placeres uden for normal arbejdstid. Medarbejderne har efter aftale med ledelsen ret til frihed ved: flytning (1 dag) eget bryllup (2 dage) sølvbryllup (2 dage) families død og begravelse (3 dage) ved ægtefælles/samlevers og egne søskendes og forældres død ellers 1 dag egen eksamen relevant for IA (max. 2 dage) 7

8 5. Arbejdsmiljø Arbejdsmiljø er de fysiske, psykiske og sociale faktorer der påvirker den ansatte i forbindelse med arbejdet. Med andre ord er det de relationer og vilkår, som gælder på IA Sprog. Arbejdsmiljø er også de initiativer eller strategier der sættes i værk for at sikre en sund og sikker arbejdsdag samt forebyggende initiativer til at undgå stress Sundhedsordning Som fastansat medarbejder på skolen har man mulighed for at tilmelde sig en sundhedsordning gennem Codan Care delvist finansieret af IA Sprog. I 2017-priser betaler IA Sprog kr. 254,21/måned pr. medarbejder og medarbejderen selv betaler kr. 82,58/måned efter skat. Man kan læse mere om ordningen her: Codan-Care-Behandlingsforsikring.pdf For yderligere oplysninger kontakt skolens regnskabschef Stress Stress er blevet en risikofaktor i det moderne arbejdsliv. På IA Sprog ønsker vi at have et fælles sprog og en fælles forståelse af stress. Vi ønsker åbenhed og aftabuisering. På den baggrund er der udarbejdet en stresspolitik. Læs stresspolitikken i fuld længde i afsnit Mobning Mobning defineres som gentagen sårende eller nedværdigende behandling af en person, hvor personen har ringe mulighed for at afværge situationen. Mobning tolereres under ingen omstændigheder på IA Sprog. Hvis nogen oplever sig mobbet eller oplever at andre mobbes, kan processen, afhængig af mobningens karakter, være at inddrage en eller flere, fx: en kollega AMR ledelsen sundhedsordning 5.4. Rygepolitik IA Sprog er pligtig til at følge Københavns Kommunes rygepolitik, og derfor må der ikke ryges indendørs på arbejdspladsen. Dette gælder også på trapper, i opgange eller lignende adgangsveje. Hvis en medarbejder overtræder rygepolitikken, vil dette normalt ikke kunne anses for at være en så væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet at det kan medføre bortvisning 8

9 eller opsigelse af medarbejderen. Medarbejderen vil i stedet få en skriftlig advarsel, hvor det gøres klart at såfremt forseelsen gentages, vil det medføre en opsigelse af ansættelsesforholdet Alkoholpolitik Der må nydes alkoholiske drikke på IA Sprog. Dog er et generelt alkoholmisbrug et problem som alle på arbejdspladsen har pligt til at reagere på. Et evt. misbrug af alkohol eller andre rusmidler der vedrører arbejdspladsen defineres som: At ansat i arbejdstiden fremtræder beruset, lugtende eller uligevægtig pga et formodet rusmiddelbrug. Følgende procedure kan anvendes: AMR (arbejdsmiljørep.) taler med den pågældende kollega. Ledelsen inddrages for at sætte ind med profylaktiske foranstaltninger Afskedsprocedure Såfremt samtaler og foranstaltninger til ændring af misbrug ikke virker iværksættes procedure i henhold til personalepolitikkens afsnit Sexchikane Sexchikane er både verbal og non-verbal adfærd af seksuel karakter, som er uønsket, stødende, sårende og ikke gengældt. F.eks. påtrængende breve og telefonopkald, berøring, blive gramset på, trængt op i en krog. Ligeledes hvis der er tale om seksuel tvang i form af trusler. Forulempning kan være mellem ansatte og ansatte og kursister. Hvis nogen føler sig sexchikaneret eller oplever at andre udøver sexchikane, kan processen, afhængig af chikanens karakter, være at inddrage én eller flere, fx: en kollega AMR eller TR ledelsen Ved indikation på sexchikane, eller hvis lederen modtager en konkret klage vedrørende sexchikane, tager lederen en samtale med udøveren. I samtalen præciseres det, at sexchikane ikke tolereres. Ved gentagne tilfælde af sexchikane indkalder lederen til en tjenstlig samtale i henhold til afsnit Hvis forulempning sker fra en kursists side tages andre sanktioner i brug. 9

10 6. Stresspolitik (april 2017) 6.1. Mål At tage hånd om de arbejdsrelaterede stressorer på IA, som vi kan gøre noget ved. At vi alle bliver gode til at reagere, inden folk går ned på grund af stress, uanset hvad der forårsager det. At tage hånd om medarbejdere, hvis stressen alligevel rammer dem Baggrund Stress er blevet en risikofaktor i det moderne arbejdsliv. På IA Sprog ønsker vi at have et fælles sprog og en fælles forståelse af stress. Vi ønsker åbenhed og aftabuisering. Stress er en belastningsreaktion, som kan blive en skadelig tilstand (se bilag 1). Stress kan være forårsaget i såvel arbejdslivet som privatlivet, men uanset årsag laver vi en fælles indsats Grundlag Vi ved, hvorfor stress er vigtigt og ansvarligt at tage hånd om. Vi ved alle, at vi har et ansvar på fire niveauer: Organisation, ledelse, gruppe og individ. Ledelsen er klædt på til at tage en afdækkende samtale med en stressramt medarbejder og arbejder efter en spørgeramme til at tale om belastninger og/eller problemer (se bilag 2). Ledelsen afhjælper indenfor de rammer, der på IA Sprog er mulige og alt efter medarbejde rens behov Hvordan fremmer vi trivsel og forebygger stress? Ledelsen udstikker klare rammer/forventninger/retningslinjer til arbejdet. Ledelsen sikrer velfungerende fysiske rammer (kopimaskiner, it-udstyr, klasselokaler, møbler, kantine etc). Vi er alle respektfulde, tillidsfulde og klare i vores kommunikation med de andre ansatte. Anerkendelse: Kollega => kollega, leder => ansat, ansat => leder, leder => leder. Der tages hensyn til personlige præferencer i skemalægningen i det omfang, logistikken tillader det. Ligelig fordeling af mindre eftertragtede arbejdsopgaver (f.eks modultestning, eksamensvagt) og arbejdstider (f.eks aften), f.eks i form af rotaordninger. 10

11 6.3. Handlingsplan Hvad gør vi, hvis en person rammes af stress? Det kan være personen selv som tager initiativ til handling. Eller det kan være en leder eller kollega som gør opmærksom på, at der er et problem. Ledelsen involveres (afdelingsleder eller overordnet ledelse) Ledelsens opmærksomhedspunkter: o tage hånd om personen o samtale o afdække behov o handle hurtigt o identificere stresskilde(r) o skabe en buffer o gøre medarbejderen opmærksom på mulighederne Kollegaerne støtter o nærvær, anerkendelse, praktisk hjælp, kollegial omsorg, sammenhold (se bilag 3) Eventuel sundhedsforsikring kontaktes Der er mulighed for som ansat på IA Sprog at tilkøbe sundhedsordning med CodanCare. IA Sprog betaler 67 % af medlemskabet. Se afsnit Hvad gør vi, hvis en person er sygemeldt med stress? Ledelsen: o ledelsen er forpligtet til at tage kontakt inden for 14 dage o give medarbejderen/kollegaen ro i sygefraværsperioden o al kontakt skal være anerkendende og positiv og med så få meldinger fra arbejdet som muligt, med mindre den sygemeldte udtrykkeligt beder om andet Kollegaer: o at samarbejde med ledelsen i forhold til dennes afdækning af stressorer for den sygemeldte og gruppen som helhed o være med til at løfte arbejdsbyrden, så den sygemeldte slipper for dårlig samvittighed o tale konstruktivt om stressproblematikker og søge løsninger for den stressramte og for alle i fremtiden 11

12 Hvad gør vi, når en person kommer tilbage efter en sygemelding med stress? Ledelsen: o udarbejde klare aftaler om tilbagevenden til arbejdet med medarbejderen o de udløsende stressorer skal fjernes fra medarbejderens arbejde, hvis det er muligt. o skabe ro og være buffer i forhold til omverdenen o at have en løbende tæt dialog med medarbejderen om reaktioner på tilbagekomsten o sikre, at arbejdsopgaverne passer til den aftalte arbejdstid, samt at der langsomt, i takt med at medarbejderen går op i arbejdstid, bliver tilført flere opgaver o opdatere medarbejderen fagligt Kollegaer: o skabe ro og være buffer i forhold til omverdenen o være forstående i forhold til en tilbagevenden med nedsat arbejdsfunktion og -tid o medvirke til at opdatere kollegaen om, hvad der er sket i sygeperioden fagligt såvel som socialt o tale åbent om både trivsel og stressfaktorer og deres løsning o at være i dialog med ledelsen, hvis der opstår problemer 12

13 7. Retningslinier for brug af FirstClass (FC) på IA Sprog Skolens intranetsystem (FC) må udelukkende bruges i arbejdssammenhæng og ikke til private s FirstClass kultur Tjek FC dagligt. Både din mailboks og lærerværelset. Besvar dine mails hurtigst muligt Svar med kopi af den , du besvarer. (Reply with Qoute) Angiv emne i emnefeltet på dine s Navngiv dokumenter i konferencerne korrekt åå/mm/dd Titel. (Det gør det lettere at finde rundt i systemet) s har samme status, som anden form for skriftlig kommunikation. Skriv altid i en høflig og sober tone. Skriv således at din mail ville være forståelig og acceptabel, hvis den blev læst af en tredjepart. Overvej relevansen af det du sender ud, før du sender det ud. Især hvis du sender til hele sprogcentret 7.2. Sikkerhed Skriv aldrig cpr-numre. Brug kursistnumre eller kun fødselsdato Åbn ikke s der har besynderlige navne eller tegn i afsender- eller emnefeltet Åbn ikke vedhæftede filer fra personer du ikke kender 13