QUARTERLY ANALYTICS contract management del 3

Transkript

1 6 contract management del 3

2 7 Er du helt sikker på, at du har Contract Management? Del 3: Opbygning af Contract Management-funktion Contract Management kan være et centralt redskab i arbejdet med at nedbringe it-omkostninger og risikominimere it-projekter. I de to foregående kapitler af vores Contract Management-tutorial har vi set på de enkelte elementer i Contract Management og på, hvordan man kan skabe sig overblik over organisationens eksisterende indsats. Dette foreløbigt sidste afsnit giver et indblik i centrale overvejelser ved opbygningen af en Contract Management-funktion i organisationen. Placering, størrelse og kompetenceprofil. Det er de tre primære områder, der skal træffes beslutninger på, hvis man overvejer at opbygge en Contract Management-funktion i organisationen eller at ændre en eksisterende. Før man starter på et projekt med opbygning af en Contract Management-funktion, er det dog helt centralt, at ledelsen står bag projektet. LEDELSENS ROLLE Contract Management bevæger sig på tværs af en lang række traditionelt tungt forankrede domæner som f.eks. Legal og Indkøb og deres etablerede processer. Uden stærk ledelsesmæssig forankring er der overvejende sandsynlighed for, at Contract Management-initiativet vil fejle på grund af den inerti, der præger de fleste oganisationer. Det er ledelsen, der skal udstikke rammerne og Contract Management-funktionens mandat, herunder: Hvilke opgaver har Contract Managementfunktionen? Hvordan ser ansvarsfordelingen ud? Eksempel: Forretningen tager sig af leverandørstyring og Contract Management af aftaleindgåelse og konflikthåndtering. Hvordan ser beslutningsvejene ud? Er der særlige regler for forretningen med hensyn til Contract Management? Eksempel: Alle kontrakter med en værdi på over DKK skal forbi Contract Management. HVOR SKAL CONTRACT MANAGEMENT- FUNKTIONEN LIGGE? I første del af vores Contract Management-tutorial gennemgik vi Contract Management-hjulet (se Figur 1). Hjulet viser en række aktiviteter og opgaver, der skal varetages igen og igen, og disse aktiviteter og opgaver vil være placeret i mange forskellige afdelinger. Når arbejdet går på tværs af eksisterende afdelinger og processer, hvor skal Contract Management så placeres i organisationen? Der er ikke ét svar, da forskellige organisationer vil vælge forskellige placeringer af funktionen, alt efter hvordan de i øvrigt er organiseret. Vi har set Contract Management placeret inden for forretningsområdet og inden for it-afdelingen. Mens organisationer er forskellige, er det værd at kigge på grænsefladerne mellem Contract Management og øvrige afdelinger. Fig. 1. Contract Management-hjulet

3 8 Contract Management og Legal Virksomhedens juridiske beredskab skal håndtere en mængde juridiske problemstillinger fra personalejura til patenter. Legal er typisk effektivt til at minimere risiko i kontrakter, men har sjældent detailviden om markedets spillere, markedets priser, prisudvikling over tid, fakturering, hvad der driver cost på it-området, kapitalisering af risiko m.m. Så mens Legal kan kigge på generelle betingelser i aftaler, er der ikke tale om Contract Management, og af samme grund er det sjældent anbefalelsesværdigt at placere Contract Management-funktionen i Legal. Contract Management og Sourcing/indkøb I Sourcing- og indkøbsafdelingerne defineres de forretningsmæssige krav til aftaler, og de træffer i sidste ende beslutningen om, hvor og hos hvilke leverandører man vælger at placere organisationens opgaver. Contract Management og Sourcing vil typisk arbejde meget forskelligt. Hvor Sourcing som udgangspunkt er projektorienterede og slipper kontrakten, når den er indgået, er Contract Management både projekt- og driftsorienteret. Når det er sagt, bør der sættes ind på at skabe tæt dialog og processer mellem Contract Management og Sourcing, da en række af de lovede gevinster forudsætter tæt samarbejde. Dette gælder navnlig på områderne markedskortlægning, kontraktindgåelse og leverandøranalyser. Support ved overlevering fra udvikling til drift Rådgivning om markedspriser og markedet. Contract Management som selvstændig stabsfunktion En sidste mulighed er at lade Contract Management være en selvstændigt stabsfunktion, eventuelt rapporterende til Økonomi. Den model er en anden velfungerende model i særdeleshed for de organisationer, der opererer meget centralt. Og det bringer os videre til det næste spørgsmål: Central eller decentral? Vi tager udgangspunkt i, hvordan man har placeret it, som Contract Management funktionen skal rådgive og supportere. Fuldt centraliseret it Her bør Contract Management også forblive centraliseret. Fuldstændigt decentralt it Ses typisk ved globale koncerner med flere landekontorer eller datterselskaber, hvor it drives fuldstændigt decentralt. Contract Management skal altid understøtte forretningens organisering og bør i disse tilfælde også være decentralt. Der kan dog være tværgående samarbejder mellem de decentrale enheder, som kan være værdiskabende. Contract Management og it-afdelingen En række organisationer vælger at placere Contract Management-funktionen i it-afdelingen. Jo større omfang it har, desto mere giver denne organisering mening. Indlejret vil Contract Management fungere som en support- og rådgivningsfunktion med ansvar for: Ændringer til kontrakterne og vedligeholdelse af den samlede kontrakt-historik, overblik og revisionsspor Fakturakontrol Vurdering af KPI er og SLA er i kontrakter Bod og konflikthåndtering Afrapportering til ledelsen Federal it Her er udvalgte opgaver centraliseret resten styres decentralt i forretningsenheder, landekontorer eller datterselskaber. Her bør man centralisere Contract Management-funktionen i så høj grad som muligt, da det giver et bedre overblik over forretningen, økonomi, vilkår og risiko. Parent Led it It er decentral, men en central it-enhed vejleder i forhold til best practice og med retningslinjer. Contract Management bør her holdes centralt, men fokusere på at udstikke guidelines snarere end at varetage opgaven for decentrale enheder.

4 9 HVOR STOR SKAL CONTRACT MANAGEMENT- FUNKTIONEN VÆRE? Hvor stor en investering, der skal foretages i form af allokerede årsværk til Contract Management-funktionen, afhænger af en række faktorer i organisationens aftaleprofil: Antal leverandører og aftaler samt aftalernes kompleksitet. Antallet af leverandører En central del af Contract Management-funktionens arbejde er løbende leverandøranalyser, der giver et økonomisk engagement og risikobillede af organisationens relation til de enkelte leverandører. Jo flere leverandører, desto større er arbejdet. Antallet af aftaler Antallet af kontrakter har selvsagt også indflydelse på den arbejdsmængde, som Contract Management-funktionen skal kunne håndtere. Her kan man justere på arbejdsmængden ved f.eks. at sætte en økonomisk minimumsgrænse for hvilke kontrakter, der skal forbi Contract Management at kontrakten eksempelvis skal have en minimumsværdi på DKK. Aftaleporteføljens kompleksitet For at evaluere kompleksiteten i den interne kontraktportefølje kan kontrakterne deles op i tre kategorier: 1. Aftaler med lille kompleksitet Generiske aftaler typisk mindre driftsaftaler Standardvilkår Maksimum 12 fakturaer om året Simple leverancer, der kræver minimal kontrol 2. Aftaler med mellemstor kompleksitet Mindre projekter og større driftsaftaler Moderat antal særvilkår Få eller ingen del-leverancer Mellem fakturaer om året Leverancer af moderat kompleksitet, der kræver mindre kontrol 3. Aftaler med stor kompleksitet Projektkontrakter eller større ændringer til driftsaftaler Mange særvilkår eller kompleks kontrakt med næsten ingen vilkår +10 del-leverancer, der kræver megen kontrol Mere end 50 fakturaer om året I evalueringen af kontraktporteføljens kompleksitet er det også værd at være opmærksom på forholdet mellem antallet af driftskontrakter og udviklings-/implementeringskontrakter, da udviklings-/implementeringskontrakter som udgangspunkt øger kompleksitetsgraden i kontraktstyringen væsentligt. Tilbage til spørgsmålet om, hvor mange årsværk der skal allokeres fuldtid, hvis man ønsker at implementere Contract Management i fuld skala. I Figur 2 har vi med udgangspunkt i ovenstående opstillet tre arketyper, du kan bruge som pejlemærker i dit arbejde med Contract Management. Virksomhed 1 Aftaler med lille kompleksitet 100 Aftaler med middel kompleksitet 50 Aftaler med stor kompleksitet 4 Antal leverandører 5 Årsværk til Contract management 3 Virksomhed 2 Aftaler med lille kompleksitet 150 Aftaler med middel kompleksitet 100 Aftaler med stor kompleksitet 10 Antal leverandører 7 Årsværk til Contract Management 5 Virksomhed 3 Aftaler med lille kompleksitet 300 Aftaler med middel kompleksitet 200 Aftaler med stor kompleksitet 20 Antal leverandører 20 Årsværk til Contract Management 7 Fig. 2. Kilde: Quarterly Analytics

5 10 HVILKE KOMPETENCER SKAL DER LIGGE I EN CONTRACT MANAGEMENT-FUNKTION? Contract Managers kan have en lang række forskellige uddannelsesmæssige baggrunde, men har typisk en økonomisk/juridisk profil. Det mest interessante er dog ikke uddannelsesbaggrunden, men at kigge på, hvilke kompetencer en Contract Management-funktion skal indeholde. Kompetencerne kan være samlet i en og samme person eller fordelt på mange personer afhængigt af Contract Management-funktionens størrelse. Det typiske billede er, at nogle personer er stærkere på enkelte områder end andre, men nedenstående er listen over de kompetencer, alle Contract Managers skal besidde på et vist niveau. Organisationen bør tilstræbe at have eksperter inden for alle områderne. Oven i det kommer selvfølgelig samarbejdsevnerne til at kombinere dem internt i funktionen. De primære kompetencer er: Forretningsforståelse. Forståelse for området, der skal understøttes. Hvad er deres behov og krav? Markedsforståelse. Hvad er det for et marked eller markeder, der indgås aftaler i? Hvad er dynamikken og prissætningen, og hvem er spillerne? Kommerciel forståelse. Evnen til at kunne kapitalisere forskellige aspekter af indgåede kontrakter, herunder særlige vilkår, risiko m.m. Controlling. Fakturakontrol. Overblikket og forretningsforståelsen til at se, om det, der er blevet købt, også er det, man modtager faktura for. Forhandlingskompetence. QUARTERLY ANALYTICS-RESSOURCER: Dette er den foreløbigt sidste del af vores tutorial om Contract Management, men på quarterlyanalytics.dk kan du læse videre. Som abonnent på Quarterly Analytics har du adgang til en lang række onlineressourcer. I forbindelse med arbejdet med Contract Management anbefaler vi følgende: Anbefalet læsning: Er du helt sikker på, at du har Contract Management? Del 1:Introduktion til elementerne i Contract management. Er du helt sikker på, at du har Contract Management? Del 2: Forankring og overblik. Du finder disse to første afsnit under menupunktet: Rapporter/tutorials Værktøjer Skema til overbliksevaluering Proof of Contract Management-skema [PoCM] Find de to Contract Management-skemaer under menupunktet: Værktøjer Quarterly Analytics tutorial-serie om Contract Management er udarbejdet i samarbejde med FalckEkdahl. FalckEkdahl leverer specialiseret juridisk og kommerciel rådgivning til både offentlige og private virksomheder og arbejder primært med opgaver inden for IT-området. Virksomheden kan bistå i hele anskaffelsens livscyklus - det vil sige fra fasen med udbud og kontraktkoncipering til opfølgning af kontrakten og frem til terminering eller genforhandling. FalckEkdahls specialistområder er udbud, kontraktkoncipering, Contract Management og kontraktforhandling.