Notat. Sagsnr.: 2017/ Dato: 13. februar Notat om Fleksibel arbejdstid. Sagsbehandler: Kirstine Stenz HR-konsulent

Transkript

1 Notat Sagsnr.: 2017/ Dato: 13. februar 2017 Titel: Notat om Fleksibel arbejdstid Sagsbehandler: Kirstine Stenz HR-konsulent Borgmester Steen Hasselriis har bedt administrationen i Halsnæs Kommune om at undersøge muligheden for at indføre fleksibel arbejdstid for kommunens ansatte. Primo februar har man i Københavns Kommune vedtaget et medlemsforslag om at indføre fleksibel arbejdstid. På baggrund af erfaringerne fra Københavns Kommune ønsker man nu i Halsnæs at undersøge, hvorvidt en lignende ordning kan implementeres i kommunen. Indhold Sammenfatning... 1 Baggrund... 2 Forudsætninger for og konsekvens ved fleksibel arbejdstid... 2 Motivering og politisk ambition... 3 Implementeringsmodel... 4 Eventuel proces ved indførelse af fleksibel arbejdstid... 4 Hvad er fleksibel arbejdstid Fleksibel arbejdstid er en struktureret italesættelse af mulighederne for ansatte til at vælge mellem ansættelse på fuld tid eller på deltid, f.eks. under hensyn til den aktuelle livsfase og familiesituation. Mulighederne skal til enhver tid ske under hensyn til driften og løsningen af kerneopgaven, og vil ikke ændre på ledelsesretten, men vil stille skærpede krav til, at ledelsen anstrenger sig for at imødekomme de ansattes ønsker. Fleksibel arbejdstid som evt. projekt bør omdøbes, så det ikke forveksles med fleks-ordningen af samme navn, gældende for administrationen på Rådhuset. Sammenfatning Udgangspunktet er, at fleksibel arbejdstid kan indføres i Halsnæs uden meromkostninger for kommunen. Evalueringerne af pilotforsøgene i Københavns Kommune viser, at dette er muligt, omend erfaringerne ikke direkte kan overføres til Halsnæs Kommune grundet betydelige organisatoriske forskelle de to kommuner imellem. Muligheden for fleksibel arbejdstid ligger inden for eksisterende aftaler og overenskomster og er reelt set allerede en mulighed for kommunens ansatte. Ændringen vil primært ligge i, at en aftale om fleksibel arbejdstid skal systematiseres, således at medarbejderne sikres en samtale omkring muligheden for at ændre egen arbejdstid. To følgende modeller kan opstilles for implementering af fleksibel arbejdstid: 1. Indskrive et punkt vedr. medarbejderens arbejdstid i den årlige MUS-samtale

2 2. Indføre en retningslinje vedr. fleksibel arbejdstid, hvor medarbejderen sikres en årlig samtale omkring sin arbejdstid Fleksibel arbejdstid ville passe godt overens med personalepolitikken i Halsnæs Kommune, hvori der allerede lægges stor vægt på medarbejdernes medindflydelse på egen jobsituation og fleksibilitet i forhold til medarbejdernes livssituation. Samtidig ville projektet brande Halsnæs Kommune som en familievenlig og moderne arbejdsplads og spille godt sammen med en øget rekrutteringsindsats. Største udfordring ville være at sikre driften og i den forbindelse sikre, at lederne klædes ordentligt på til at håndtere de organisatoriske udfordringer, som ændrede arbejdstider ville medføre. Baggrund Som nævnt ovenfor har man i Københavns Kommune vedtaget at indføre fleksibel arbejdstid for kommunens ansatte. Herefter er forslaget blevet stillet i en længere række kommuner rundt om i landet, bl.a. i Slagelse og Høje Taastrup. Desuden er det blevet varslet, at forslaget også vil blive fremlagt for byrådene i henholdsvis Helsingør, Rudersdal og Gribskov. Forslaget består i, at medarbejderne skal tilbydes muligheden for at ændre egen arbejdstid. Dette betyder, at den enkelte kan vælge, hvorvidt vedkommende ønsker at øge eller sænke sin nuværende arbejdstid. Retningslinjen om fleksibel arbejdstid vil indeholde et skærpet krav til, at afslag om ændring af arbejdstid er saglige, men vurderingen af arbejdstiden vil stadig ligge inden for ledelsesretten. Erfaringerne fra Københavns kommune viser følgende: - 81 % af medarbejderne vurderer, at det har stor betydning for jobtilfredsheden, at de kan aftale ændringer i deres arbejdstid - 13 % af medarbejderne i sygeplejegruppen og 7 % af medarbejderne i hjemmeplejegruppen har valgt at ændre arbejdstid et lille flertal (57 %) har valgt at gå ned i tid - 25 % i sygeplejegruppen og 34 % i hjemmeplejegruppen angiver, at de overvejer at gå op eller ned i tid i fremtiden Forudsætninger for og konsekvens ved fleksibel arbejdstid For at forslaget omkring fleksibel arbejdstid kan blive en realitet i Halsnæs Kommune er der en række forudsætninger, som skal gøre sig gældende. Det antages at være en forudsætning, at projektet holdes omkostningsneutralt. Erfaringerne fra pilotforsøgene i Københavns Kommune viser, at de har formået at holde projektet uden meromkostninger. Københavns Kommune er dog en væsentlig anderledes arbejdsplads end Halsnæs Kommune med en meget større medarbejdergruppe og en anden organisering. Derfor kan det være vanskeligt at overføre erfaringerne fra Københavns Kommune direkte til Halsnæs Kommune. Det vil være vanskeligere at tilpasse driften i Halsnæs Kommune, idet medarbejdergrupperne generelt er mindre, hvilket giver en mindre grad af fleksibilitet. For at opretholde driften kan det blive nødvendigt at rekruttere nye medarbejdere, og her er rekrutteringsgrundlaget i Halsnæs Kommune ligeledes meget mere begrænset end i København. Se yderligere herunder. Samtidig skal projektet kunne holdes inden for gældende overenskomster. KL har undersøgt, at forslaget kan holdes inden for eksisterende aftaler og gældende overenskomst. Desuden viser erfaringerne fra Københavns Kommune, at det ikke har været nødvendigt at involvere de faglige organisationer. MED-udvalg har imidlertid været inddraget i processen. I Halsnæs Kommune eksisterer allerede en retningslinje for deltidsansattes adgang til højere timeansat, hvori det beskrives, at deltidsansatte skal tilbydes muligheden for at gå op i tid, såfremt der findes permanente ledige timer til besættelse på den deltidsansattes tjenestested.

3 En indførelse at fleksibel arbejdstid ville fungere som en udvidelse af førnævnte retningslinje, da mertid ikke udelukkende ville skulle tilbydes, når der er ledige timer til besættelse, men som udgangspunkt skulle være en mulighed under hensyn til driften. Dertil kommer rammeaftalen om plustid, som kan anvendes i de tilfælde, hvor en medarbejder ønsker at arbejde mere end 37 timer. Her kan det aftales, at vedkommende kan få en ugentlig arbejdstid på maksimalt 42 timer. Rammeaftalen er kun gældende for visse medarbejdergrupper. Et sidste afgørende punkt for projektet er, at driften sikres. Muligheden for fleksibel arbejdstid giver ikke alene en øget ledelsesmæssig udfordring, men den skal ligeledes ske uden, at det får konsekvens for den service, borgerne oplever. De enkelte ledere har desuden et arbejdstidsbudget inden for den enkelte afdeling/ virksomhed, som skal overholdes. Ønsker én eller flere medarbejdere at ændre deres arbejdstid, kan det give lederen udfordringer i forhold til at få antallet af arbejdstimer til at gå op. Det vil fortsat kræve X antal arbejdstimer at få opgaverne i den enkelte virksomhed løst, ligesom der budgetteres med X antal arbejdstimer. I lyset heraf bør den enkelte leder afstemme med egen leder, i hvilken grad det er muligt at ændre arbejdstiden og på hvilken måde inden for den enkelte virksomhed/ afdeling. Desuden kan der i medarbejdergruppen opstå tvivl om, hvorvidt ønsket om deltid fra en kollegas side vil kræve merarbejde for de medarbejdere, som ikke ændrer deres arbejdstid. Dette kræver en klar forventningsafstemning forud for, at fleksibel arbejdstid indføres. Derudover kommer en rekrutteringsmæssig udfordring, såfremt en eller flere medarbejdere ønsker at komme på deltid. Inden for visse faggrupper og organisationslag i kommunen er rekrutteringsgrundlaget meget begrænset, og dette kan give betydelige udfordringer, såfremt der opstår behov for at rekruttere yderligere medarbejdere til at dække arbejdstimer, som er blevet ledige ved ændringen af arbejdstiden. På baggrund af ovenstående, er det afgørende, at driften af den enkelte virksomhed indgår i den saglige vurdering af, hvorvidt en eller flere medarbejdere kan tilbydes at gå enten op eller ned i tid. Det er derfor afgørende, at den enkelte leder klædes ordentlig på til at kunne håndtere sådanne situationer, og at der sker den rette forventningsafstemning med medarbejderne, inden projektet iværksættes. Motivering og politisk ambition I Halsnæs Kommunes eksisterende personalepolitik står der bl.a.: Vi arbejder for, at alle medarbejdere har indflydelse på egen arbejdstid og arbejdstilrettelæggelse. Desuden står der i kommunens personalemæssige værdisæt: Du vil få indflydelse på og medansvar for din egen arbejdssituation. Vi er en arbejdsplads, hvor der er balance mellem arbejde og fritid. Disse udsagn viser, at der ville være en god sammenhæng mellem en retningslinje om fleksibel arbejdstid og kommunens eksisterende værdisæt og personalepolitik. Desuden ville en aftale om fleksibel arbejdstid være med til at brande Halsnæs Kommune som en fleksibel, moderne arbejdsplads, hvor den enkelte medarbejder har indflydelse, og hvor der tages højde for og hensyn til, at medarbejderne kan befinde sig i forskellige livssituationer. Dette kunne spille sammen med en rekrutteringsmæssig indsats, hvorigennem man kunne arbejde for at gøre Halsnæs Kommune mere attraktiv som arbejdsplads. Erfaringerne fra Københavns Kommune viser, at medbestemmelsen over egen arbejdstid har stor indvirkning på medarbejdernes jobtilfredshed. Generelt giver et øget fokus på medarbejdernes forhold et positivt udslag på kort sigt. Fordelene set over en længere periode kender man endnu ikke til, men generelt har øget indflydelse på egen jobsituation, herunder arbejdstiden, en positiv indvirkning på medarbejdernes motivation og dermed også sygefravær, produktivitet og fastholdelse.

4 Dertil kommer, at stress er et stigende problem, også i Halsnæs Kommune. I den sammenhæng ville en aftale om fleksibel arbejdstid også være et vigtigt signal at sende til medarbejderne. Kommunen ville vise, at man ikke alene har fokus på udfordringen omkring stress, men også sætter ind, således at ledere og medarbejdere får yderligere et værktøj til at håndtere stress. Dermed kunne aftalen om fleksibel arbejdstid også have stor betydning for oplevelsen af arbejdsmiljøet i kommunen. Ud over disse forhold ville man skulle forholde sig til spørgsmålet omkring ligestilling og det kønsopdelte arbejdsmarked. Ved en eventuel indførsel af fleksibel arbejdstid skal man sikre sig, at aftalen ikke bidrager negativt til ligestillingen mellem kønnene. Kvinder arbejder generelt set oftere på deltid end mænd 1, både fordi de i højere grad ønsker det, og fordi de oftere end mænd besidder stillinger, der som udgangspunkt er på deltid, eller hvor deltid er en reel mulighed. Ved indførelse af deltid vil det derfor være relevant at skabe et overblik over, hvor mange kvinder i forhold til mænd som vælger at gå på deltid. Både set i forhold til at deltidsarbejde har konsekvenser for pensionsopsparingen, samt eventuel negativ indvirkning på deltidsansatte kvinders mulighed for at tilgå lederstillinger, da der ses en negativ sammenhæng mellem at arbejde på deltid og ens muligheder for at avancere. Med hensyn til pensionen kunne en eventuel løsning være at yde særlig rådgivning omkring konsekvenserne ved deltidsarbejde for ens pensionsopsparing. Samtidig ville muligheden for fleksibel arbejdstid også kunne få en positiv indvirkning på ligestillingen mellem kønnene, da flere kvinder end mænd besidder deltidsstillinger, men nu får muligheden for at gå op i tid. Implementeringsmodel I og med at en retningslinje om fleksibel arbejdstid allerede ligger inden for eksisterende aftaler og overenskomst, ville ændringen primært ligge i, at muligheden for fleksibel arbejdstid skal systematiseres, således at medarbejderne sikres en samtale omkring muligheden for at ændre egen arbejdstid. Umiddelbart kan der opstilles to forskellige modeller: 1. Indskrive et punkt vedr. medarbejderens arbejdstid i den årlige MUS-samtale 2. Indføre en retningslinje vedr. fleksibel arbejdstid, hvor medarbejderen sikres en årlig samtale omkring sin arbejdstid heri skulle indgå en beskrivelse af, hvornår et afslag om ændring af arbejdstiden kan vurderes som sagligt. Samtidig skal retningslinjen beskrive forhold omkring ligestilling. Ved en eventuel implementering skal det sikres, at lederne får den nødvendige support til at håndtere eventuelle personalemæssige og/eller organisatoriske udfordringer, når medarbejdernes arbejdstid skal ændres. Dette være sig grundig vejledning forud for implementering af forslaget, herunder skriftlige vejledninger til lederne samt mulighed for daglig support ved selve implementeringen. Desuden er det vigtigt, at den enkelte leder afstemmer med egen leder, hvordan driften skal sikres, og hvor høj grad af fleksibilitet der er muligt inden for de eksisterende opgave- og arbejdstidsrammer. Eventuel proces ved indførelse af fleksibel arbejdstid - Indledende drøftelse i Direktionen ved møde den 6. marts Indledende drøftelse i Hoved-MED, med mulighed for at afgive høringssvar. - Principbehandling i Økonomiudvalget ved udvalgsmødet den 22. marts Forslag til indføring af fleksibel arbejdstid samt dertilhørende tids- og procesplan høres i chefgruppen ved møde den 12. april Udarbejdelse af centrale retningslinjer, der forelægges Hoved-MED den 29. maj 2017, og som efterfølgende udmøntes lokalt 1

5 - Pilotforsøg i udvalgte områder i lighed med Københavns Kommune - fx udvælgelse af tre virksomheder inden for et specifikt område, fx Aktiv Hjælp, Ældre og Velfærdsteknologi efteråret Evaluering af pilotforsøg mhp. udbredelse i andre områder og faggrupper - i evalueringen skal indgå en vurdering af konsekvens for pensionsforhold samt en måling på eventuel kønsforskelle, således at projektet ikke medfører eventuelle ligestillingsmæssige udfordringer vinter 2017/18 - Evalueringen forelægges Chefgruppen og Hoved-MED