Faxe Kommune Arven fra det nuværende byråd til det nye byråd

Transkript

1 Faxe Kommune Arven fra det nuværende byråd til det nye byråd Opgavebeskrivelse Maj 2017

2 Indledning Faxe Kommune har rettet henvendelse til konsulentfirmaet H.C. Vestergaard med henblik på gennemførelse af en opgave, der opsamler arven fra det nuværende byråd til det nye byråd. Nærværende beskrivelse af opgaven er udarbejdet af konsulentfirmaet på baggrund af møde d. 28. april med sekretariatsleder Anette Johansen og chefkonsulent Hans Christian Vestergaard, konsulentfirmaet H. C. Vestergaard. Forud for dette møde havde konsulentfirmaet fremsendt opgavebeskrivelsen: Arven fra det nuværende byråd til det nye byråd. Denne opgavebeskrivelse havde givet anledning til kommunens henvendelse til konsulentfirmaet. Det er forudsat, at opgaven starter maj 2017 og afsluttes september Baggrund D. 21. november 2017 er der valg af nye medlemmer til Faxe Kommunes Byråd. Når byrådsperioden rinder ud, vil der være mange byrådsmedlemmer, der gør sig nogle overvejelser om det arbejde, de har deltaget i. Hvilke drømme er opfyldt og hvilke er ikke og hvorfor? Hvilke erfaringer er gjort og hvad har jeg lært af det? Hvilke erkendelser har jeg opnået ud fra et bedre kendskab til den virkelighed, kommunen eksisterer i? Der er megen viden og erfaring fra det nuværende byråd, som vil være hensigtsmæssigt at kunne videregive til det nye byråd. Det skyldes, at det nuværende byråd har haft nogle succeser, som det nye byråd vil kunne lære af og dermed forhåbentlig vil kunne få gavn af måske i en endnu bedre form. Endvidere skyldes det, at det nuværende byråd højst sandsynligt også har oplevet nogle mindre gode forløb, som det nye byråd også vil kunne lære af og dermed forhåbentlig kunne undgå. Der er ingen grund til at lære alt fra bunden og dermed gentage andres fejltagelser, før man får det lært. Det skal naturligvis ses overfor hensynet til, at der kommer nye byrådsmedlemmer ind, der har andre og nye måder at se verden på og gøre ting på. En god afvejning af begge hensyn vil kunne danne et godt grundlag for et effektivt og velfungerende byrådsarbejde i den kommende byrådsperiode. 1

3 Formål Formålet med opgaven er at give arven videre fra det nuværende byråd til det nye byråd er således at sikre det bedst mulige udgangspunkt for arbejdet i det nye byråd. Det kan ske i form at forslag til, hvad der har virket rigtig godt i den forgangne periode og hvad der med fordel kunne laves om på. Det kan fx dreje sig om de praktiske rammer for det politiske arbejde, samspillet med det administrative system, borgerdialogen m.v. Et andet formål er at give det nuværende byråd mulighed for at gøre status og skabe en fælles opfattelse af den indsats, der er gjort i byrådsarbejdet. Dette vil også kunne indgå som et element i den information, kommunen ønsker at give de potentielle nye byrådsmedlemmer forud for valget. Beskrivelse af opgaven Det skal nærmere fastlægges, hvilket emner opfølgningen på arbejdet i det nuværende byråd skal berøre. På baggrund af mødet d. 28. april er der udarbejdet nedenstående forslag til emnerne i opfølgningen. Dette kan naturligvis tilpasses efter byrådets ønske. 1. Relationen til omverdenen a. Relationen til og samspillet med borgere, brugere, organisationer, foreninger m.v. b. Relationer til og samspillet med erhvervslivets organisationer, virksomhederne m.v. c. Relationer til og samspillet med øvrige kommuner, de kommunale organisationer, regionen m.v. d. Relation til og samspil med pressen samt anvendelse af de sociale medier 2. Relationen til og samspillet med den kommunale organisation a. Den kommunale administrations servicering af byrådet b. Relationen til og samspillet med de nære administrative samarbejdspartnere i det daglige arbejde c. Relationen til og samspillet med de udførende led, herunder de selvejende institutioner d. Delegationsniveau 3. Vilkårene for det politiske arbejde a. De praktiske rammer såsom tekniske hjælpemidler, fysiske faciliteter, mulighed for hjælp og rådgivning m.v. b. De formelle rammer for det politiske arbejde såsom lovgivning, styrelseslov, forretningsgange, procedurer m.v. 2

4 Forløb Forløbet for opfølgningen på arbejdet i byrådet i den forløbne periode vil kunne omfatte følgende elementer: 1. Indsamling af materialer 2. Individuelle interview af byrådets medlemmer samt kommunaldirektør og direktør 3. Vurdering af det indsamlede materiale og interview og udarbejdelse af oplæg til byrådet der dels omfatter en status på arbejdet og dels eventuelle forslag til det nye byråd 4. Drøftelse i byrådet af oplægget og beslutning om, hvad der skal videregives til det nye byråd. Dette gennemføres på en temadag for byrådet Tidsplan Der foreslås følgende tidsplan, der naturligvis kan tilpasses efter behov: Drøftelse, behandling og eventuel Maj 2017 tilpasning af nærværende forslag Interview af byrådets medlemmer Maj-juni 2017 og direktionen Udarbejdelse af oplæg til byrådet August 2017 Præsentation af oplægget for September 2017 Byrådet på en temadag (14. september) Tilbud Konsulenthonoraret for gennemførelse af opgaven i overensstemmelse med nærværende beskrivelse udgør i alt kr., ekskl. Moms og udgifter til kørsel og opholdsudgifter for konsulenten, der faktureres i forhold til det faktisk medgåede forbrug. Honoraret dækker: Evt. tilpasning af opgavebeskrivelsen Planlægning af opgaven Gennemlæsning af relevant materiale Udarbejdelse af interviewguide, der fremsendes til deltagerne forud for interviewet Individuelle interview (en time) af 25 byrådsmedlemmer og 2 direktører Behandling af de gennemførte interview 3

5 Udarbejdelse af oplæg til byrådet Temadag for byrådet d. 14. september Eventuel tilpasning af oplægget Det forudsættes, at interviewene så vidt muligt gennemføres sammenhængende på hele dage. Konsulenthonorarer faktureres månedsvis bagud i forhold til de gennemførte aktiviteter i den pågældende måned. 4

6 BILAG Konsulent på opgaven Konsulentfirmaet H.C. Vestergaard ApS Firmaet H.C. Vestergaard ApS er et konsulentfirma, der rådgiver kommuner, regioner og andre offentlige organisationer inden for ledelse, styring og udvikling. Firmaets konsulenter har stor erfaring både som tidligere topchefer i stat, amt og kommune og som chefkonsulenter for ledelsen i kommuner, regioner og staten. Konsulentfirmaet har bistået mange kommuner med gennemførelsen af introduktionen af det nye byråd i forbindelse med valgene i 2005, 2009 og Chefkonsulent og direktør Hans Chr. Vestergaard Hans Christian Vestergaard har 17 års erfaring som topchef i private og offentlige virksomheder. Han har været direktør i kommunikationsvirksomheden Dafolo i Frederikshavn. Dernæst 9 år som kommunaldirektør i Silkeborg og senest 5 år som amtsdirektør i Ringkjøbing Amt. Hans Christian Vestergaard arbejdede derefter som chefkonsulent og manager i konsulentvirksomheden PLS RAMBØLL Management A/S, inden han i 2002 dannede konsulentfirmaet H.C. Vestergaard ApS. Hans konsulenterfaring har omfattet ledelses- og organisationsudvikling samt strategisk planlægning i kommuner, regioner, statslige virksomheder og selvejende institutioner. Opgaverne omfatter bl.a. fusionering, værdibaseret ledelse, evaluering, omstruktureringer, arbejdsgangsanalyser, teambuilding, rekruttering af topchefer, ligesom han har varetaget opgaver vedr. introduktionen til de nye byråd for mange kommuner. Som konsulent har Hans Chr. Vestergaard arbejdet for over 50 forskellige kommuner og regioner i Danmark. 5