Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 6. maj 2013, kl i mødelokalet, Hedemarksvej 6, 1.

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 6. maj 2013, kl i mødelokalet, Hedemarksvej 6, 1. Bestyrelsen: Formand René Løftqvist, næstformand Ole Hansen, Bjørn Petersen, Helle Sørensen, Karen Levin Nielsen, Klaus Lind Bentsen og Stiig Schønveller. Administration: Kundedirektør Margrete Pump, forretningsfører Marie-Louise Bruun og ejendomsleder Søren Holm. Revision: Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab/ René Hattens Afbud: Kundechef Jonas M. Cohen 1/25

2 Indholdsfortegnelse 2. Revisionsprotokol Meddelelser... 3 Ny forretningsfører... 3 SAGER TIL BESLUTNING Regnskab 2012 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol Budget 2014 for boligorganisationen til repræsentantskabet om valg af revisor Afdeling 5001, Hedemarken Fysisk helhedsplan Forvaltningsrevision Overenskomst for ejendomsfunktionærer Nye regler for overførsel af midler til dispositionsfonden Servicetjek kan erstatte førsyn Elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker Startboliger med tilskud Indkøbspolitik og standardleverandørbetingelser for KAB fælleskabet SAGER TIL ORIENTERING Afdeling 5001, Hedemarken - Boligsocial helhedsplan Afdeling 5001, Hedemarken Undersøgelse for taglejligheder Afdeling 5001, Hedemarken Udskiftning af stigstrenge Styringsdialog opfølgning Legepladseftersyn AlmenBolig+ - Teglmosen Grundkapital nedsat fra 14 til 10 % Gældsrådgivning ved køkkenbordet Nu i alle kommuner Ajourføringsgebyr Påmindelse ved manglende betaling Lejerbo s tilbud om deltagelse i fælles indkøbsordning Næste møde Bilag 1: Regnskab for Bilag 2: Revionsprotokollat... 6 Bilag 3: Budget 2014 for boligorganisationen... 7 Bilag 4: Nøgletal for forvaltningsrevision for Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision... 9 Bilag 6: Dispositionsfondens dækning af tab ved fraflytning Bilag 7: Pjece om servicetjek Bilag 8: Lønudgifter elever Bilag 9: KAB s indkøbspoltik /25

3 1. Protokollat fra møde den 5. september 2012 Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 5. september 2012 er fremsendt til bestyrelsens medlemmer. Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet fra bestyrelsens medlemmer. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Godkendt. 2. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. 3. Meddelelser Ny forretningsfører Pr. 1. april 2013 har vi ansat Marie-Louise Bruun som ny forretningsfører i stedet for Annemette Lehmann Bøgh. Marie-Louise Bruun er 42 år gammel og kommer fra en stilling i KAB s juraområde. Derudover har Marie-Louise Bruun stor erfaring inden for boligadministration fra en lignende stilling i et andet alment boligselskab. SAGER TIL BESLUTNING 4. Regnskab 2012 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol Årsregnskaberne med tilhørende revisionsprotokollat og kommentarer er forud for mødet tilsendt bestyrelsens medlemmer. 3/25

4 Boligorganisationens regnskab viser et overskud på kr., som overføres til arbejdskapitalen på konto 805, som herefter tilsammen med henlæggelse til arbejdskapital fra afdeling udgør kr. Overskuddet fremkommer primært som følge af renteindtægter. Administrationsbidrag Grundydelse 2 enheder á kr kr. Grundydelse 978,6 lejemål á kr kr. Grundydelse i alt inkl. administration af kældre kr. Obligatoriske ydelser(honorar varmeregnskab, vaskeri) kr. Varmeteknisk bistand kr. Byggesagshonorar kr. Forretningsførelse i alt kr. Specifikation af administrationsbidraget fremgår af noterne til regnskabet. Boligorganisationen har pr. 31. december 2012 omsætningsaktiver for i alt kr., hvilket skal sammenholdes med den kortfristede gæld på i alt kr. Forskellen betyder, at boligorganisationen har en tilfredsstillende likviditet. Boligorganisationens regnskab udviser en balance på kr. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør kr. Den disponible del udgør kr. efter fradrag for rentefrit lån på kr. til finansiering af køkkenoverskabe i Hedemarksvænge samt indskud på kr. i forretningsførerorganisationen. Afdeling 5001, Hedemarken Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr., hvoraf overføres til afdelingens resultatkonto og kr. afskrives på boilerrum og stigstrenge. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2012 fremkommer på følgende konti: 4/25

5 Færre udgifter / Flere indtægter: Konto Ejendomsskatter (Grundskatteloftværdi nedsat Rafn & Søn) Konto Afdelingens energiforbrug (Mindreforbrug og lavere pris) Konto Ydelser i.f.m. forbedringslån (Udskudte lånoptagelser) Konto 126 Afskrivning på forbedringsarbejder (Afdrag disp. fond ført kto. 125) Konto Rente (Forrentning af investeringer udbetalt med det samme) Konto Korrektioner fra tidligere år (Reservationsopgørelse vinduer) kr kr kr kr kr kr. Flere udgifter / Færre indtægter: Konto 110 Forsikringer (Kun budgetteret med 3 kvartaler) kr. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse (Indkøb af køretøj) kr. Konto 116 Planlagt vedligeholdelse (større udgifter til VVS-anlæg) kr. Konto Særlige aktiviteter (Indkøb af miljøvenlige vaskemidler, nyt inventar ) kr. Konto 130 Tab ved fraflytninger (manglende henlæggelser) kr. Konto 134 Ekstraordinære udgifter (Fejlaflæsning elmåler ) kr. Konto Uforudsete udgiftsstigninger - var budgetteret med kr. Der kan ikke bogføres på denne konto, da uforudsete udgifter altid bogføres på de konti, som udgifterne vedrører. På konto Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - var der budgetteret med en udgift på kr. Forbruget har udgjort kr. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser på konto 401 pr. 31. december 2012 udgør kr. Afdelingens samlede henlæggelser pr. 31. december 2011 udgør kr. Afdelingens mellemregningssaldo på konto 307,6 var på balancetidspunktet kr. Afdelingen havde på konto et tilgodehavende hos fraflyttere på kr. pr. 31. december 2012, hvoraf de kr. er overgivet til inkasso. Afdelingens henlæggelser på konto 405 til tab på fraflyttere udgjorde kr. pr. 31. december Balance Afdelingens balance på konto 310/430 udviser kr. pr. 31. december Huslejeændringer i regnskabsåret Der har været gennemført lejeændringer pr. 1. januar 2012 på 3,83 %. 5/25

6 Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 756,18 kr. pr. m² for familieboliger, 774,49 kr. pr. m² for ungdomsboliger og 936,26 kr. pr. m² for ældreboliger. Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Afdelingens regnskab er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 9. april 2013 og godkendt af afdelingsmødet den 30. april Revisionsprotokollen Revisionen har ikke givet anledning til forbehold../.. Bilag 1: Regnskab for 2012 Bilag 2: Revionsprotokollat Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskaberne for boligorganisationen og afdelingen og tager det tilhørende revisionsprotokollat til efterretning samt indstiller årsregnskaberne til repræsentantskabets godkendelse. Derudover anmodes bestyrelsen om at godkende nærværende oplæg som bestyrelsens årsberetning for den økonomiske udvikling i boligorganisationen og dens afdeling jævnfør bestemmelserne i vejledning om drift af almene boliger m.v. Godkendt. 5. Budget 2014 for boligorganisationen Boligorganisationens budget for 2014 er udarbejdet med den forudsætning, at der fortsat vælges en decentral driftsmodel (ejendomsledermodellen) med stor pakke. Derudover er der budgetteret med obligatoriske ydelser for kr., valgfri ydelser for kr., valgfri ydelser energi for kr., lovmæssige gebyrer for kr. og byggesagshonorar for kr. Endelig er der indbygget en budgetreserve på kr. I forhold til budgettet for 2013 stiger budgettet med kr., hvilket primært skyldes henlæggelse til dispositionsfondens udamortiserede lån. 6/25

7 Der er budgetteret med henlæggelse på kr. til afholdelse af Hedemarkens 50 års fødselsdag i 2019, hvilket er en stigning på kr. i forhold til Dette beløb vil blive henlagt til og med Nettorenteindtægten er budgetteret til kr., som er kalkuleret ud fra, at indlånsrente/udlånsrente svarer til en markedsrente på 1,98 %./. Bilag 3: Budget 2014 for boligorganisationen Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget 2014 for boligorganisationen inklusiv henlæggelse på kr. til Hedemarkens 50 års fødselsdag. Godkendt. 6. til repræsentantskabet om valg af revisor På det efterfølgende repræsentantskabsmøde skal der tages stilling til valg af revisor. Bestyrelsen bedes drøfte en indstilling om valg af revisor. Bestyrelsen besluttede at indstille Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab til repræsentantskabet til genvalg. 7. Afdeling 5001, Hedemarken Fysisk helhedsplan Afdelingen har arbejdet med en fysik helhedsplan i 2 retninger. En hvor der er en almindelig tagudskiftning med de ønsker, som beboerne sammen med afdelingsbestyrelsen har sat sammen til et foreløbigt idékatalog samt en fysisk helhedsplan, hvor tagudskiftningen bliver til tagboliger, mens afdelingen finansierer resten som en fysik helhedsplan. Afdelingsbestyrelsen vil arbejde videre med den fysiske helhedsplan ud fra idékataloget, der skal afholde en række brain-storms møder med beboerne, der skal munde ud i en ansøgning. Afdelingsbestyrelsen har en foreløbig tidsplan, som arbejder med at ansøgningen til Landsbyggefonden (LBF), skal afleveres med udgangen af 2014 og en opstart i 2015/16. 7/25

8 Vedrørende tagboliger, se punkt 10 Undersøgelse for taglejligheder. Foreløbig idékatalog: Tag, udskiftning med solceller/grønne tage Sammenlægning af boliger Miljø, afvandingssystem til regnvand Faldstammer, udskiftning Ventilation, udskiftning Facaderenovering Større vinduer i køkkenet i Hedemarksvænge Badeværelser, komme de sidste badekar til livs. Altaner i højhusene Kældre bedre lys, sikring af rummene og eventuel en bedre hældning eller forhøjning mellem rummene. Nedrivning af trappegavlene i Hedemarksvænge Carporte, skillerum Etablering af en elevator, Festsal b + tandlæge Festsal B, nyt køkken Beboerhotel Hedemarksvej samme standard som Nyvej Hedebo og dagplejen, ombygning Motions- og legeredskaber, Etablering Parkeringsgårde, Renovering Vindenergi ved gavlene - Etablering Udebelysning, Etablering af mere og bedre udebelysning med billigere lyskilder Nyvejs gavlparkering, Renovering Genbrugspladsen, Nye ideer pågår efterår 2012 Sikkerhed på sti og gangarealer omlægning af stier, opsætning af bomme, fjernelse af mur/beplantning eller lignende. Kloak - Gennemgang Den røde plads, Renovering, bænke og ny udsmykning Etageisolering Opgange/indgangspartier, Besparelse på energi Indgangsparti renoveres Indgangspartier renoveres Renovering indgangshaver Nye hoveddøre, karme og låse Gulve, Gulve i stuelejligheder uden kælder Vindenergi - opsætning af vindmølle som den IKEA i Taastrup har 8/25

9 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 8. Forvaltningsrevision 2012 Bestyrelsen besluttede på organisationsmødet den 5. maj 2011, at der for fremtiden ikke skal udarbejdes særskilt forvaltningsrevision for, da boligselskabet er omfattet af KAB s forvaltningsrevision. KAB har udviklet et nyt redskab til brug for gennemførelse af den lovpligtige forvaltningsrevision. Redskabet Nøgletal for forvaltningsrevision er en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Nøgletal for forvaltningsrevision og bestyrelsens efterfølgende sagsbehandling udgør på denne måde boligorganisationens forvaltningsrevision../.. Bilag 4: Nøgletal for forvaltningsrevision for 2012 Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Det indstilles, at bestyrelsen tager rapport Nøgletal for forvaltningsrevision for Boligselskabet AKB, Albertslund til efterretning. Det indstilles endvidere, at bestyrelsen beslutter, om der skal være særligt fokus på udvalgte emner fra rapporten. Bestyrelsen tog rapport Nøgletal for forvaltningsrevision for til efterretning, og besluttede endvidere at have særlig fokus på tab ved fraflytning. 9/25

10 9. Overenskomst for ejendomsfunktionærer BL og ESL har indgået en overenskomstaftale for ejendomsfunktionærer. Aftalen er 2-årig og dækker perioden Aftalen dækker alle ejendomsfunktionærer i boligorganisationerne. Det samlede overenskomstresultat for perioden giver en samlet lønstigning på 2,9 %, som fordeler sig således: Emne I alt Lønregulering 1,40 % 1,40 % 2,80 % Øvrige forhold - 0,10 % 0,10 % I alt 1,40 % 1,50 % 2,9 % Forklaring til tabellen: Øvrige forhold dækker regulering af lærlingelønnen, ændring af alder for indtrædelse i arbejdsmarkedspensionen, regulering af indbetaling til Udviklingsfonden (tidligere FIU) samt et årligt tilskud til de faglige klubber. Bemærk, at der ikke afsættes midler til decentrale lønmidler i overenskomstperioden KAB vil efterfølgende udarbejde lokaloverenskomst. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 10. Nye regler for overførsel af midler til dispositionsfonden Folketinget vedtog den 14. marts 2013 L 114 Lov om ændring af lov om almene boliger m.v., lov om leje af almene boliger og lov om boligbyggeri. Loven er trådt i kraft 1. april Loven indebærer en anderledes solidarisk fordeling af afdelingernes tab ved fraflytning. Udgifter til uforholdsmæssigt store tab skal fremover dækkes af dispositionsfonden i boligorganisationen. Risikoen for tab er fortsat placeret i afdelingerne. Det er besluttet, at boligorganisationens dispositionsfond skal dække det tab ved fraflytning, der samlet set overstiger 313 kr. pr. lejemålsenhed i en afdeling, og som ikke dækkes af kommunen. Det gælder alle udgifter vedrørende fraflytning: Lejetab, istandsættelse ved fra- 10/25

11 flytning, inkasso m.v. Med andre ord den samlede fraflytterregning. Beløbet opgøres samlet for en afdeling og ikke pr. sag. Rent praktisk vil afdelingerne have en større udgift end forudsat fra den forhøjede sats til dispositionsfonden opkræves og frem til ændringerne kan indarbejdes i det kommende budget. Boligorganisationen kan beslutte, om den solidarisk vil dække tab for hele det regnskabsår, hvor den 1. april indgår eller kun dække de tab, der er konstateret efter den 1. april Afdelingerne modtager refusionen for tab ved fraflytning fra dispositionsfonden i forbindelse med afslutning af regnskabsåret. Beløbet på 313 kr. reguleres én gang årligt, første gang med virkning for det regnskabsår, der følger nærmest efter offentliggørelsen af nettoprisindekset for april måned Med andre ord ved førstkommende budget derefter. Er der tale om nødlidende boligorganisationer, kan disse hæve satsen pr. den 1. april. De pågældende boligorganisationer skal beslutte, om de ønsker at gøre brug af denne fremgangsmåde. Der er mulighed for at ansøge om dispensation fra loven om betaling af tab ved fraflytning, der overstiger 313 kr. pr. lejemål i afdelingen på årsbasis. Hvis dette godkendes skal afdelingerne dog fortsat betale forhøjet bidrag til dispositionsfonden på 313. kr../. Bilag 6: Dispositionsfondens dækning af tab ved fraflytning Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter: - om der skal ansøges om dispensation. Hvis det besluttes ikke at søge om dispensation, skal det besluttet om hele regnskabsperioden skal indgå i beregningen af det tab, der skal dækkes af dispositionsfonden, og ligeledes besluttes, om det lovpligtige bidrag skal hæves allerede fra den 1. januar Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og besluttede at alt tab dækkes af selskabet, gældende pr. regnskabsår - 1. januar- 31. december. Endvidere besluttede bestyrelsen, at det lovpligtige bidrag skal hæves allerede fra den 1. januar 2013, og at beslutningen skal revideres når der er flere afdelinger med i aftalen. 11/25

12 11. Servicetjek kan erstatte førsyn Inden sammenlægningen mellem AKB s.m.b.a. og KAB var der et krav om et førsyn i alle boliger, hvis beboeren skulle flytte internt eller bytte bolig.. Formålet med førsynet var at sikre, at afdelingen ikke led et tab, hvis de forventede fraflytningsudgifter oversteg det indbetalte indskud, idet beboeren skulle indbetale differencen mellem indskud og forventede fraflytningsudgifter, inden der blev indgået kontrakt på det nye lejemål/bytningen blev godkendt. Denne ordning blev senere erklæret ulovlig, da der ikke måtte opkræves depositum ud over det kontraktbestemte. Ordningen blev derefter ændret, så der fortsat var krav om førsyn ved interne flytninger, men dog uden mulighed for at kræve beløb indbetalt inden indgåelse af kontrakt. Øvrige beboere havde mulighed for at få foretaget et førsyn i forbindelse med ekstern fraflytning. I forbindelse med sammenlægningen fortsatte ordningen, men førsynet ændrede navn til servicetjek. Et servicetjek udføres af ejendomskontoret og er gratis for beboeren. Servicetjek kan tilbydes på to forskellige måder: 1. Som et tilbud til alle beboere i såvel boperioden som opsigelsesperioden for at få vurderet omfanget af arbejder, som skal udføres i boligen, ved en eventuel fraflytning. 2. Som et tilbud til beboere, som i opsigelsesperioden ønsker at få vurderet omfanget af arbejder, som skal udføres i boligen ved en fraflytning. Da der ikke kan opkræves beløb til sikkerhed for fraflytningsudgifter, indstiller administrationen, at krav om obligatorisk servicetjek ved intern flytning eller bytning bortfalder../. Bilag 7: Pjece om servicetjek Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, om obligatorisk servicetjek ved intern fraflytning og bytning kan bortfalde og beslutter, hvilken af de to typer servicetjek man ønsker at kunne tilbyde beboerne. 12/25

13 Bestyrelsen besluttede, at obligatorisk servicetjek ved intern fraflytning og bytning kan bortfalde, og at få tilbud til alle beboere i såvel boperioden som opsigelsesperioden for at få vurderet omfanget af arbejder, som skal udføres i boligen, ved en eventuel fraflytning. 12. Elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker KAB-administrerede boligorganisationer har en god tradition for at give unge mennesker praktikpladser til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. Det burde der være gode muligheder for i KAB-fællesskabet, der består af 35 boligorganisationer og 285 boligafdelinger med ca. 600 ansatte i driften. Nogle boligorganisationer har også elever i dag. Boligorganisationen skal være godkendt til at have elever. De boligorganisationer, der ikke er godkendt, men ønsker at have elever, kan blive godkendt ved henvendelse til HR-konsulent Randi Mørkeby Nielsen, rmn@kab-bolig.dk. Randi Mørkeby Nielsen sørger for de nødvendige tilladelser. Regeringen har sammen med Venstre, Dansk Folkeparti, Enhedslisten og Det konservative Folkeparti indgået Aftale om en forstærket indsats for flere praktikpladser i Aftalen betyder, at arbejdsgivere i dette tilfælde boligorganisationer - der indgår en uddannelsesaftale i 2012 med en elev, får en præmie på kr det første år. Tilskuddet er indregnet i bilaget til denne manchet, Lønudgifter elever. Med tanke på den stigende ungdomsarbejdsløshed er der nu god grund til at tiltrække flere til den 3 år og 3 måneder lange svendeuddannelse. I løbet af få år vil mange virksomheder mangle kvalificeret arbejdskraft, så det er ikke kun for den unges skyld, men også til jeres egen fordel. Uddannelsesaftalerne kan være meget fleksible, og I kan få en aftale, der passer til jeres afdelinger. F.eks. er det muligt at deles med en anden afdeling om en elev. Bonuspræmien på de kr. betyder, at den samlede lønudgift til en elev under 25 år pr. d.d. er ca kr. fordelt på de 3 år og 3 måneders læretid. Det svarer til en gennemsnitlig lønudgift på ca kr. pr. år../. Bilag 8: Lønudgifter elever Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, om boligorganisationen ønsker at ansætte elever til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. 13/25

14 Godkendt. 13. Startboliger med tilskud Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har i Lov nr. 518 af den 5. juni 2012 om startboliger givet mulighed for, at staten kan yde støtte til etablering og drift af startboliger for unge. Startboliger er almene ungdomsboliger, der er målrettet unge årige, som har særligt behov for en bolig med tilhørende bostøtte. Formålet med startboliger er at sikre unge med forskellige grader af problemer en god start på et liv i egen bolig. Der er tilknyttet voksenstøtte i form af en social vicevært direkte til boligen og bomiljøet. De unge, som tilbuddet om startboliger retter sig imod, er unge, der med en let støtte kan klare at bo for sig selv. Unge med behov for mere massiv faglig støtte er udenfor målgruppen. Umiddelbart er der følgende muligheder for etablering af startboliger: I større afdelinger, eller i nært beliggende afdelinger med ældre små almene familieboliger med lav husleje I ungdomsboliger, eventuelt boliger hvor den kommunale forvaltning allerede anviser unge med særlige behov I afdelinger med særlige lejlighedstyper som tillægsrum, enkeltværelser og hybler uden køkken Det er KAB, der på vegne af boligorganisationen anviser til boligerne. I praksis vil det dog ske i tæt samarbejde med kommunen, hvorfor det er oplagt at tilbyde startboligerne til lokale unge, som skal hjælpes i gang. Økonomien Lovgivningen yder ikke støtte til husleje. Det vurderes derfor, at lejen for en startbolig ikke må overstige ca kr. om måneden. Der ydes økonomisk støtte til etablering af startboliger, op til kr. pr. bolig, og fuld støtte til ansættelse af en social vicevært. Den sociale vicevært skal kunne yde bostøtte til mellem 12 og 26 unge. Yderligere ydes økonomisk støtte til udgifter ved kontorhold og aktiviteter. Det skal drøftes med kommunerne, i hvilket omfang udgifter til tomgangsleje og misligholdelse kan betales af kommunen. 14/25

15 Startboligerne etableres som nævnt i eksisterende almene boliger. Dog vil der muligvis kunne etableres startboliger i nyopførte ungdomsboligafdelinger. Startboligen skal etableres som et midlertidigt tilbud, der som udgangspunkt senest skal fraflyttes, når den unge fylder 24 år. Tilskuddet på op til kr. pr. bolig skal ikke refunderes, hvis startboligen på grund af ændringer i boligbehov i afdelingen igen indgår i afdelingens almindelige boligudbud senere. Flere boligorganisationer, eventuelt med inddragelse af boligorganisationer uden for KABfællesskabet, vil kunne etablere et samarbejde. Medarbejderne, de sociale viceværter, bør tilknyttes et lokalt boligsocialt sekretariat, hvor dette findes, eller til den boligsociale koordinator centralt i KAB. Boligsociale medarbejdere på deltid kan ansættes som sociale viceværter i en splitansættelse, hvor nogle af timerne betales via støtten til startboliger. Ansøgning indsendes til Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter muligheden for at etablere startboliger og beslutter, om der kan etableres startboliger i en eller flere afdelinger. Bestyrelsen besluttede ikke at etablere startboliger i afdeling Hedemarken. 14. Indkøbspolitik og standardleverandørbetingelser for KAB fælleskabet Om indkøbspolitikken KAB s bestyrelse har den 23. oktober 2012 godkendt den indkøbspolitik, som er vedlagt som bilag. Den overordnede indkøbspolitik dækker alle typer af indkøb af varer og tjenesteydelser i KAB-fællesskabet og vil altid blive anvendt ved fremtidige aftaler, der forhandles af KAB s indkøbsafdeling. Politikken gælder dog ikke ved indkøb af bygge- og anlægsydelser. Formålet med den overordnede indkøbspolitik er at sikre de bedst mulige indkøbsaftaler, der opfylder gældende regler m.v. og god indkøbsetik. Der er tale om en frivillig ordning, men det er KAB s vurdering, at det i de fleste tilfælde kan betale sig for boligorganisationen/ afdelingen at indgå i et fællesindkøb. Det har erfaringerne fra tidligere indkøb vist. Hvis ejendomskontoret selv køber ind, har boligorganisationen ansvaret for, at annonceringsog udbudsregler overholdes. Benyttes KAB s indkøbsafdeling og -aftaler, vil KAB sørge for, at afdelingen inddrages i indkøbet. 15/25

16 Om standardleverandørbetingelserne De mere konkrete forhold ved indkøb af varer og tjenesteydelser er formuleret i KAB s standardleverandørbetingelser. Disse standardleverandørbetingelser dækker fremover alle leverancer af varer og tjenesteydelser inden for KAB-fællesskabet, som indkøbes via KAB s rekvisitionssystem. Leverandørbetingelserne er en ajourføring af gældende regler og skal sikre, at alle medarbejdere, der arbejder i KAB og lokalt på et ejendomskontor, indkøber efter gældende regler og normer. Betingelserne sikrer blandt andet ensartede indkøbsbetingelser ved indkøb med rekvisitioner at alle regler vedrørende arbejdsmiljø- og ansættelsesforhold overholdes af leverandørerne. Der stilles blandt andet krav til salgs- og leveringsbetingelser, fakturering, reklamationsret samt krav om godkendelse af brug af underleverandører, arbejdsmiljø og CSR (Corporate Social Responsibility). Endelig har disse betingelser forrang for leverandørens salgsbetingelser. Standardleverandørbetingelserne kan findes på KAB s hjemmeside. Det er KAB s vurdering, at den nye fælles indkøbspolitik sammen med Standardleverandørbetingelserne styrker vores indsats for høj kvalitet, gode priser m.v. i forbindelse med leverancer. Standardleverandørbetingelserne kan læses på KAB s hjemmeside: under: Om KAB/Nyheder og Presse/Annoncering af udbud../. Bilag 9: KAB s indkøbspoltik Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om KAB s indkøbspolitik til efterretning. Det indstilles endvidere, at bestyrelsen beslutter, at den vil tiltræde KAB s indkøbspolitik med den konsekvens, at politikken også gælder ved indkøb lokalt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om standardleverandørbetingelserne til efterretning. 16/25

17 Bestyrelsen tog orienteringen om KAB s indkøbspolitik og standardleverandørbetingelserne til efterretning, og besluttede endvidere at tiltræde KAB s indkøbspolitik med den konsekvens, at politikken også gælder ved indkøb lokalt. SAGER TIL ORIENTERING 15. Afdeling 5001, Hedemarken - Boligsocial helhedsplan Den boligsociale helhedsplan er opstartet pr. den 1. januar I forbindelse med opstarten har der været nogle opstartsproblemer i forbindelse med etablering af arbejdsplads i Albertslund Kommunes Medborgercenter/bibliotek. Etablering af arbejdspladsen er en del af finansieringen fra Albertslund Kommune. Ud over dette var der bekymringer fra afdelingsbestyrelses side over, at den boligsociale medarbejder, som blev ansat, samtidig med sin opstart hos, også havde startet egen restaurant. Derfor har der været en afklaring med afdelingsbestyrelsen, om de havde tiltro til, at den boligsociale medarbejder kunne varetage begge stillinger. Den boligsociale medarbejder er ansat i Bo-Vest, hvor Hedemarken køber de ydelser, som en boligsocial medarbejder skal levere. Styregruppen i Hedemarken har valgt at arbejde med: Udvikling af beboerdemokrati. Fastholdelse af ressourcestærke beboere, herunder børnefamilier. Indsats for børn og unge i samarbejde med Albertslund Kommune. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17/25

18 16. Afdeling 5001, Hedemarken Undersøgelse for taglejligheder Processen forløber planmæssigt. Byggeudvalget har afholdt en række møder, hvor processens indhold, økonomi og fremdrift har været drøftet og nødvendige beslutninger truffet. Bl.a. budgetrammen for nødvendige udgifter til gennemførelsen af forundersøgelser vedrørende bygningernes egnethed, analysering af forskellige projekt- og økonomimuligheder og udarbejdelse af soldiagrammer for vurdering af konsekvenserne af etablering af ekstra etage på etagehusene. Næste møde i byggeudvalget er berammet til den 30. april På anmodning fra byggeudvalget har afdelingsbestyrelsen på sit møde den 21. januar 2013 godkendt, at den af organisationsbestyrelsen tidligere givne bevilling på kr., forøges til kr. Bevillingen dækker nødvendige indledende afklarende undersøgelser, om mulighed for etablering af tagboliger kontra tagrenovering, alt miljøbevidst med seneste energikrav opfyldt, solceller og grønne tage. Forbrug indtil medio marts kan opgøres til ca kr. inkl. moms, som dækker rapport vedrørende bærende konstruktioner og installationer i forbindelse med etablering af tagboliger i etagehusene, samt efterfølgende honorar til Dominia, og KAB s honorar efter forbrugt tid. Set ud fra de aktiviteter, der forventes indenfor den besluttede handlingsplan frem til efteråret 2013, skønnes, at bevillingen bør hæves til i alt kr. Handlingsplanen, som er godkendt i byggeudvalget, ser således ud: Skitsering af mulige tagboliger medio januar medio februar 2013 Økonomibudget for tagboliger og alternativet tagrenovering medio februar ultimo april 2013 Orientering i organisationsbestyrelsen 6. maj 2013 Afklaring med kommunen om mulighederne for finansiering (via Skema A-tilsagn) medio maj medio august 2013 Status, drøftelse og beslutning af afklarede muligheder september 2013 Behandling i organisationsbestyrelsen 19. september /25

19 Beboermøde september/oktober 2013 Organisationsbestyrelsen har ved mail tidligere tilkendegivet, at de tiltræder afdelingsbestyrelsens anmodning om yderligere kr. til indledende, nødvendige undersøgelser. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Afdeling 5001, Hedemarken Udskiftning af stigstrenge Arbejdet med udskiftning af stigstrenge er opstartet i Blok 1 ved entreprenørfirmaet Christoffersen & Knudsens eftf. Aps. Rådgiver er Dominia AS. Den samlede budgetmæssige anlægssum udgør kr., hvilket er kr. mindre end budgetteret før licitation. Erfaringer fra prøveopgangen i Blok 1 har vist, at nogle lejligheder er uden varmt vand i op til 20 arbejdsdage. Dette vurderes ikke at være holdbart for det fremtidige arbejde i de øvrige blokke. Der pågår en dialog med rådgiver og entreprenør om at finde en løsning, hvor beboerne ikke er uden varmt vand i mere end 10 arbejdsdage. Dette kan medføre ekstraomkostninger, hvilke dog burde kunne rummes indenfor det oprindelige af afdelingsmødet godkendte budget på kr. Forventet sluttidspunkt for prøveopgangen er den 23. april 2013, og overdragelsen af hele blok 1 er i følge tidsplanen den 3. maj Ifølge den overordnede tidsplan afsluttes 1. etape den 3. december 2013, 2. etape forløber fra den 6. januar 2014 til den 10. september Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19/25

20 18. Styringsdialog opfølgning På mødet i september 2011 godkendte bestyrelsen den obligatoriske dokumentationspakke, der blev fremsendt til kommunen inden afholdelse af styringsdialogmøde. Da det ikke var muligt at finde en dato i foråret 2012, blev det efterfølgende møde først afholdt den 10. december 2012, hvor var repræsenteret ved formanden bistået af administrationen. Administrationen har efterfølgende efterspurgt et referat fra mødet, og dette er ikke tilsendt os endnu. I efteråret 2013 skal der udarbejdes obligatorisk dokumentationspakke for 2012, hvorfor det anbefales, at punktet samlet behandles på det kommende organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Legepladseftersyn 2012 Afdeling 5001, Hedemarken Afdelingens legepladser blev inspiceret i efteråret Inspektion af legepladsredskaber i Hedemarken, gav ingen anmærkninger. Hedemarken har ud over egen gennemgang 1 gang om året, inspektion af alle legeredskaber af leverandøren. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20/25

21 20. AlmenBolig+ - Teglmosen Der har været afholdt møde med Albertslund Kommune vedrørende opførelse af almene boliger under konceptet AlmenBolig+ på grunden Teglmosen. Kommunen har igangsat lokalplan for området, og der er fra administrationen fremsendt betinget grundkøbsaftale på grunden. Der skal i alt bygges 100 AlmenBolig+-boliger. Der vil på mødet i efteråret blive orienteret nærmere om sagen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Grundkapital nedsat fra 14 til 10 % Folketinget har nu vedtaget en nedsættelse af den kommunale grundkapital fra 14 til 10 procent for almene boliger. Loven træder i kraft 1. december 2012 og gælder for støttetilsagn til almene boliger, der er givet eller gives i perioden 1. juli 2012 til og med 31. december Kommunerne og regeringen indgik i juni 2012 den årlige aftale. Kommunerne og regeringen blev her enige om at understøtte kommunernes muligheder for at føre en aktiv boligpolitik. Landsbyggefonden forestår udlån af grundkapitallån til offentligt støttet byggeri, hvor almene boligorganisationer er bygherrer. Den lavere grundkapital kan gøre det lettere at bygge i disse år, hvor der er lavkonjunktur, for da er byggeomkostninger og grundpriser lavere. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21/25

22 22. Gældsrådgivning ved køkkenbordet Nu i alle kommuner Projektet Gældsrådgivning ved køkkenbordet har været i gang i Københavns og Furesø Kommune siden slutningen af Projektet finansieres af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter med en bevilling på ca. 4 mio. kr. I efteråret 2012 bevilgede ministeriet yderligere 4,28 mio. kr. til en udvidelse af projektet, så det fra 1. januar 2013 dækker alle KABadministrerede afdelinger. Formålet med gældsrådgivningen er 1. at forhindre en udsættelse nu og her. 2. at skabe en positiv og varig ændring af beboernes økonomiske situation og i nogle tilfælde personlige situation, så en udsættelse kan undgås på længere sigt. Projektet har fra 1. februar 3 gældsrådgivere tilknyttet, som kontakter beboere, som er i restance, og tilbyder rådgivning og bistand. Det kan for eksempel dreje sig om hjælp til: at få opstillet et budget og oprettet PBS aftaler. at undersøge, om husstanden er berettiget til sociale ydelser, de ikke modtager og ansøge kommunen. at kontakte SKAT og/eller kommunen med henblik på nedsættelse af tilbagebetaling på gæld. KAB har et samarbejde med advokatfirmaet LETT og revisionsfirmaet Ernst & Young, som begge stiller gratis timer til rådighed til de mest komplicerede sager. Projektet har i det forløbne år opnået gode resultater. I løbet af det første år hvor der var én gældsrådgiver ansat havde rådgiveren kontakt til ca. 380 husstande. Nogle ønskede ikke hjælp, men ca. 180 beboere fik rådgivning. I de allerfleste tilfælde hvor beboerne ønsker hjælp lykkes det at hjælpe husstanden til en stabil økonomisk situation. Husstandene kontaktes normalt allerede ved rykkerskrivelsen, så gælden ikke når at vokse for meget. Det betyder til gengæld, at det ikke med sikkerhed kan siges, hvor mange af restancerne, som ville være endt i en udsættelse. I 22 sager er det dog mere sikkert. Her har været en fogedsag i gang, som er blevet stoppet i forbindelse med rådgivningen. Projektet tager kontakt til alle kommunerne om samarbejde. Enkelte kommuner og boligorganisationer vil blive inviteret med i projektets følgegruppe. Der afholdes konference om projektet den 21. maj /25

23 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Ajourføringsgebyr Påmindelse ved manglende betaling Pr. 23. januar 2013 er der kommet nye regler om ajourføringsgebyret. Reglerne fremgår af udlejningsbekendtgørelsens 3, stk. 3. Efter de nye regler skal boligorganisationen sende en påmindelse (rykker) til den boligsøgende, hvis den boligsøgende ikke betaler det årlige ajourføringsgebyr. Det skal fremgå af påmindelsen, at manglende betaling af ajourføringsgebyret vil betyde, at den boligsøgende slettes fra listen. Den hidtil gældende regel om, at den boligsøgende kan slettes fra ventelisten 6 uger efter, at boligorganisationen har sendt opkrævning på ajourføringsgebyret, og betaling ikke har fundet sted, gælder derfor ikke længere. Der er i de nye regler ikke fastsat nogen frister for, hvornår påmindelse skal sendes, og hvor hurtigt herefter sletning kan ske. De nye regler giver ikke mulighed for at opkræve et rykkergebyr. De administrative udgifter ved påmindelse skal derfor dækkes af ajourføringsgebyret. Reglerne fastslår i øvrigt, at boligorganisationen allerede i forbindelse med opnoteringen skal meddele den boligsøgende, at der én gang årligt vil blive opkrævet et ajourføringsgebyr, at der vil blive sendt en påmindelse ved manglende betaling, og at manglende betaling vil medføre sletning fra ventelisten. KAB har imidlertid altid fremsendt en påmindelse før sletning af ventelisten. Ændringen i reglerne medfører derfor kun mindre ændringer i de breve, der udsendes i forbindelse med opnotering på venteliste. KAB s politik er fortsat, at sletning sker 6 uger efter, at rykkeren er modtaget. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23/25

24 24. Lejerbo s tilbud om deltagelse i fælles indkøbsordning Boligorganisationen Lejerbo har skrevet til alle almene boligorganisationer og tilbudt dem at deltage i Lejerbo s fællesindkøbsordninger. Fællesindkøbet skal organiseres ved at etablere en indkøbsportal med navnet Almen Indkøb. Det er gratis at tilmelde sig initiativet, men Lejerbo opkræver 3 % af omsætningen på fællesindkøbsaftalerne fra leverandørerne til dækning af deres udgifter. KAB har takket nej til Lejerbos tilbud. KAB modtager løbende en stor mængde henvendelser fra potentielle leverandører og virksomheder, som ønsker vores deltagelse i forskellige typer indkøbssamarbejder, webportaler og lignende. Vi tager alle henvendelser seriøst, og hvis vi vurderer, at de rummer reel værdi for de administrerede boligorganisationer, indleder vi et samarbejde. Normalt informeres boligorganisationerne ikke om afviste henvendelser. Da Lejerbo er en branchekollega, informeres der her om baggrunden for, at der er takket nej til tilbuddet. Baggrunden for afslaget er, at KAB allerede i dag tilbyder lignende fællesindkøbsordninger som en del af vores almindelige administration. Et tilbud, som der ikke betales ekstra for. Lejerbo nævner, i det udsendte materiale, fælles el-indkøb, udbud af entrepriser og fælles rengøringsudbud, som allerede tilbydes i KAB regi i dag, samt fælles indkøb af håndværkerydelser, som vi arbejder på at kunne tilbyde indenfor en overskuelig fremtid. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24/25

25 25. Næste møde Det er aftalt på møde den 5. september 2012 at næste organisationsbestyrelsesmøde er torsdag den 19. september 2013, kl Mødet afholdes i Mødelokalet, Hedemarksvej 6, 1., Albertslund. 25/25