EU-UDBUD 2014/S

Transkript

1 EU-UDBUD 2014/S Varer Offentligt udbud På levering af Flytteforretninger til KomUdbud Juni 2014

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af konkrete ordrer Indgåelse af rammeaftalen Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Delaftaler Alternative tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Serviceattest Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Udbuddets omfang Redskaber til udførelse af flytteopgaven Personale og kvalitet Afregning og timepriser Mandetimer: Tillæg Tilbud Ansvar Erstatning Transportopgavens omfang Følgeseddel Kvalitetssikringsprocedure Opbevaring Rammeaftale Parterne Rammeaftalens grundlag Rammeaftalens omfang Rammeaftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Tildeling af konkrete ordrer Bestilling af flytteydelser Side 2/48

3 9 Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Udlån af materiel mv Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Bonus til ordregiver Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti og reklamation Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Ændringer i rammeaftalen Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Ekstraordinær opsigelse Miljø Etik og socialt ansvar Svigt Misligholdelse Underskrift Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse Bilag 3 Tro og love erklæringer Bilag 4 - Referenceliste Bilag 5 Aktindsigt Bilag 6 - Tidsplan Bilag 7 Konsortieerklæring Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger Side 3/48

4 1 Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af flytteforretninger til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver). KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale. Kommuner Deltager fra den: Aarhus Esbjerg (Fanø) Herning Kolding Odense Svendborg Sønderborg Vejle Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver pt. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger). Side 4/48

5 1.2 Udbudsansvarlig KomUdbud ved Sønderborg Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud Sønderborg Kommune Torvet 8, 6300 Gråsten Att.: Tim Roger Winther Kristensen Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed i hver kommune. for perioden Tilbudsgiver har mulighed for, at afgive tilbud til flere kommuner. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede tjenesteydelser hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter. Det samlede forbrug af flytninger omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre; Delområde: Estimeret omsætning om året Aarhus Kolding Svendborg Odense Herning Vejle Esbjerg Sønderborg De anførte tal er i danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Det anførte forbrug er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1, Tilbudsliste. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4 Rammeaftale. Side 5/48

6 1.4 Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af kontrakter i rammeaftalens løbetid sker i henhold til rammeaftalens 7 - Tildeling af konkrete ordrer. 1.5 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel 4 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen. Side 6/48

7 2 Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (Udbudsdirektivet) og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten bilag 1 Tilbudsliste udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Tim Roger Winther Kristensen, pr. tiki@sonderborg.dk, med emnet: "Spørgsmål EU udbud 2014/S Flytteforretninger senest den Side 7/48

8 Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på senest d Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Flytteforretninger og Må kun åbnes af Indkøbsafdelingen. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest mandag den kl på følgende adresse: KomUdbud Sønderborg Kommune Torvet 8, 6300 Gråsten Att.: Tim Roger Winther Kristensen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil 90 dage efter datoen for tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode Delaftaler Der kan afgives tilbud til én, flere eller alle kommuner. Tilbudsgiver bør nøje overveje, om denne har den fornødne kapacitet og mandskab, såfremt der afgives tilbud til flere kommuner. Der kan ikke afgives bud på dele af ydelserne i udbuddet. Tilbudsgiver skal derfor opfylde kravspecifikation og øvrige krav fuldt ud samt afgive pris på alle de ønskede ydelser i bilag 1 Tilbudsliste Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud Side 8/48

9 2.12 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilagbilag 7 Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale(r) indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området. Selvejende institutioner med driftstilskud på 50 % eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt en af rammeaftalen omfattet tjenesteydelse eller produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver Tilbudsgivers forbehold Forbehold accepteres ikke. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i Bilag 5 Aktindsigt angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Side 9/48

10 Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde de grå felter i tilbudslisten, hvor dokumentationen skal fremgå. Tilbudsgivers personlige forhold Virksomhedsoplysninger udfyld Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 3 Tro og love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 3 Tro og love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK millioner. Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed inden kontraktindgåelse. Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår. Egenkapitalen skal minimum være på DKK ,00. Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens soliditetsgrad i det senest afsluttede regnskabsår. Soliditetsgraden skal minimum være 10 %. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle kapacitet. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld bilag 1 Tilbudsliste, herunder punktet Teknisk og/eller faglig formåen. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den samlet set laveste pris i hver enkelt kommune. Tilbudsgiver skal udfylde bilag 1 Tilbudsliste med priser i alle de grå felter. Ordregiver vil efter tilbudsfristen omregne priserne i forhold til de i tilbudslisten angivne vægte på ydelserne. Side 10/48

11 3 Kravspecifikation Tilbudsgiver skal være opmærksom på at følgende krav er minimumskrav og skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. 3.1 Udbuddets omfang Udbuddet omhandler flytteforretninger, herunder flytning af borgere samt flytning af inventar på og mellem administrationsbygninger. Udbuddet omfatter udførelse af større og mindre flytteopgaver: Intern flytning (dvs. flytning mellem lokaler i samme ejendom) af privat indbo, inventar, flyttekasser, IT-udstyr, arkiver, kontormaskiner mv. Ekstern flytning mellem kommunernes ejendomme af privat indbo, inventar, flyttekasser, ITudstyr, arkiver, kontormaskiner mv. Ned- og udpakning af inventar og arkiver i forbindelse med flytning. Nedtagning og opstilling af reoler og tavler mv. i forbindelse med flytning. Bortskaffelse og flytning af inventar mv. til en oplyst ekstern adresse. Opbevaring af inventar i møbelcontainere/lager. Leverandøren skal angive en pris for opbevaring af inventar. Følgende opgaver er ikke omfattet af udbuddet: Udbuddet omfatter ikke flytninger hvor kommunerne har helt særlige krav til flytningens beskaffenhed, herunder eksempelvis, men ikke begrænset til, flytning af museumsgenstande, flytning af musikinstrumenter for eksempelvis symfoniorkestre, flytning til kultur og idrætsarrangementer, flytning af fortrolige dokumenter og lignende eksempelvis i forbindelse med valg m.fl. Køb af ydelser på den indgåede rammeaftale foretages af den enkelte institution/afdeling. 3.2 Redskaber til udførelse af flytteopgaven Følgende produkter og maskiner skal vederlagsfrit udlånes, anvendes eller stilles til rådighed i forbindelse med flytteopgaver for kommunerne: Flyttekasser Pakkepapir Tape Tæpper Strækfilm Maskine til påføring af strækfilm. Bobleplast Skruer, plugs, beslag osv. Seler Rullebure Hylder til bure Paller Side 11/48

12 Afspærringsmateriel El-sækkevogn <200 kg. El-sækkevogn <350 kg. Løftegrad til emner op til 3000 kg Bore/skruemaskine Trådbure Flyttemærkater Andet materiale, der er nødvendigt i forbindelse med udførelse af flytteopgaver 3.3 Personale og kvalitet Leverandørens personale skal udføre opgaverne problemløst og være omhyggelige, fleksible, ansvarsog kvalitetsbevidste, servicemindede, høflige og præcise. Flyttepersonale skal behandle ordregivers ejendele påpasseligt og skal sikre at bygninger og gulve ikke tager skade ved træk af genstande eller brug af materiel til flytningen. Tilbudsgivers personale skal kunne tale og forstå dansk. Tilbudsgiver skal tilstræbe, at det er de samme flyttefolk, der udfører flytteopgaver på de samme adresser, således at det i videst muligt omfang sikres, at flyttefolkene er hus-/stedkendte. Tilbudsgiver og tilbudsgivers personale skal behandle udførte flytteopgaver med fortrolighed. Flyttepersonale skal have gennemført en relevant flytteuddannelse, såsom AMU-kurser, EUC-kurser eller lignende. Tilbudsgiver skal have en godskøretilladelse til biler over 3500 kg. Chauffører skal til enhver tid overholde kørehviletidsbestemmelserne og kommunernes individuelle miljøzoner. Kravene kan findes på miljøstyrelsens hjemmeside; og kommunernes individuelle hjemmesider Tilbudsgiver skal mod forlangende kunne fremvise dokumentation på, at tilbudsgivers flyttefolk er ansat på overenskomst eller overenskomstlignende forhold. Tilbudsgiver må ikke uden forudgående aftale med kommunerne anvende underleverandører. Flyttefolkene skal overholde alle stedvise sikkerhedsforanstaltninger og må ikke være alkoholpåvirket under arbejdets udførelse. Leverandøren må ikke stille med flere flyttevogne og -folk end nødvendigt. Leverandøren har således pligt til at sikre, at der er sammenhæng mellem opgavens omfang og antallet af flyttevogne og folk, således at kommunerne ikke påføres unødvendige udgifter. Leverandøren skal altid tilbyde den billigste samlede løsning for kommunen. Leverandøren skal sikre, at alle flyttefolk og vogne er genkendelige. Dvs. at flyttefolkene skal være uniformerede således, at kommunerne kan identificere, hvilket firma flyttefolkene tilhører. Leverandørens vognpark skal ligeledes være tydeligt mærket med firmanavn og/eller logo. 3.4 Afregning og timepriser Side 12/48

13 Flytteopgaver skal under normale omstændigheder udføres inden for normal arbejdstid. Udførelse af flytteopgaver uden for normal arbejdstid må kun ske efter forudgående aftale med bestiller. Normal arbejdstid defineres som mandag til torsdag kl og fredag kl Alle timepriser afregnes pr. påbegyndt halve time. Kommunerne betaler kun for det antal halve timer, som leverandøren reelt bruger til udførelse af flytteopgaven. Kommunerne accepterer således ingen krav om minimumsbetaling Mandetimer: Timepriser afregnes fra ankomst til det sted, hvor opgaven skal udføres. Transport fra virksomheden og til udførelsesstedet samt hjemtransport, herunder arbejdsløn i køretiden, skal være indeholdt i de afgivne priser og er således kommunerne uvedkommende. Brug af sædvanligt anvendte maskiner og materiel samt eventuelle opstartsudgifter skal være inkluderet i timepriserne. Ved bortskaffelse af inventar afregnes eventuelle affaldsafgifter til forbrændingen separat Tillæg Alle tillæg skal være inkluderet i prisen (miljøtillæg, dieseltillæg, byrdetillæg, administrationstillæg osv.) Alle redskaber til brug for flytning skal være inkluderet i prisen (Se afsnit 3.2) Tilbudsgiver kan tage tillæg for kørsel til ikke brofaste øer og færgeomkostninger Tilbud Leverandøren skal hvis nødvendigt eller efter forespørgsel foretage et syn, hvor der afstemmes med bestiller om flytningens omfang og tidspunkt. Syn skal foretages senest 5 arbejdsdage efter henvendelse. Svar på henvendelse skal ske indenfor 24 timer. Flytningen skal fuldføres efter et imellem tilbudsgiver og kommunen aftalt tidspunkt dog maksimalt efter 4 uger efter syn. Borgerflytninger skal kunne fuldføres indenfor 1 uge efter syn. Tilbudsgiver skal kunne tilbyde akut flytninger. Leverandøren skal senest 8 dage inden flytteopgavens udførelse eller efter ordregivers anmodning udarbejde et tilbud for flytteopgaven. Leverandør skal udarbejde et tilbud for bestilte flytteopgaver. Leverandørens afregning skal holde sig indenfor en fejlmargin på maksimalt 5 % over den pris som er givet i tilbuddet. Leverandøren må dog aldrig fakturere ordregiver for flere timer end det faktiske antal brugte mandetimer. Hvis en bestilt flytning på grund af forhold, som ordregiver er ansvarlig for, ikke kan udføres som aftalt, er leverandøren berettiget til at få dækket det dokumenterede tab denne måtte lide, idet vederlaget dog ikke kan overstige den aftalte pris for flytningen. Denne bestemmelse træder dog ikke i kraft, såfremt ændringen af det aftalte skyldes forhold, som ordregiver bevisligt ikke har kunnet undgå, og hvis følger ordregiver, var ude af stand til at hindre, og ordregiver har meddelt leverandøren dette senest 24 timer før den aftalte tid for flytningens påbegyndelse. Side 13/48

14 3.5 Ansvar Tilbudsgiver bærer ansvaret som fragtfører. Tilbudsgiver er dog kun ansvarlig for bortkomst eller skade, som skyldes fejl eller forsømmelser hos tilbudsgiver eller det af dette antagne mandskab. Tilbudsgiver er således f.eks. ikke ansvarlig for tab, der skyldes force majeure eller godsets egen beskaffenhed (herunder at godset ikke kan tåle påvirkninger, der normalt forekommer under møbeltransport og opbevaring). Tilbudsgiver er ikke ansvarlig for angreb af skadedyr af nogen art, som ikke kan tilregnes Tilbudsgivers forhold. Tilbudsgiver er uden ansvar for bortkomst eller skade, der skyldes behandling, nedpakning, læsning, stuvning, aflæsning og udpakning foretaget af kommunerne eller personer, der handler på dennes vegne. 3.6 Erstatning Tilbudsgivers erstatningspligt begrænses til genanskaffelsesprisen umiddelbart inden skaden indtrådte, idet affektionsværdien eller anden særlig værdi ikke erstattes, medmindre Tilbudsgiver på Kommunens opfordring udtrykkeligt i aftalen har påtaget sig et videregående ansvar for nøje specificerede genstande. Erstatningen kan ikke overstige det af kommunen dokumenterede tab og kan højst andrage kr. for et enkelt kolli eller indholdet af en flyttekasse og max. 2 mio. kr. pr. flytteopgave, medmindre Tilbudsgiver på Kommunens opfordring udtrykkeligt i aftalen har påtaget sig et videregående ansvar. Hvis flere kolli omfatter effekter, der tilsammen kan betragtes som en enhed (f.eks. et service), er Tilbudsgiver kun ansvarlig for ét kolli. Bortkommer eller beskadiges enkelte dele af en sådan enhed, har Tilbudsgiver intet ansvar for en mulig værdiforringelse af selve enheden, medmindre særlig skriftlig aftale er truffet herom. Når erstatning for fuld nyværdi er betalt, overgår ejendomsretten til det bortkomne/beskadigede gods til Tilbudsgiver. I stedet for kontant erstatning kan Tilbudsgiver efter aftale med kunden levere nye effekter, identiske med de bortkomne/beskadigede, eller efter aftale med kunden lade udføre en håndværksmæssig korrekt reparation af beskadigelserne. Ved synlige mangler skal Kommunerne reklamere uden ugrundet forsinkelse og senest 14 dage efter henholdsvis flytningens afslutning eller godsets udlevering. 3.7 Transportopgavens omfang Transporten omfatter, med mindre andet er aftalt, ned- og opbæring, kørsel samt løs anbringelse af flyttegodset efter kundens anvisning på den nye plads. Af- og påmontering foretages kun ifølge særlig aftale. Særskilt aftale må træffes, hvis kunden ønsker ind og udpakning foretaget af firmaet, eller hvis transporten omfatter genstande, der vejer over 250 kg. Det er leverandørens ansvar, at behovsafdække transportopgavens omfang inden flytning. Side 14/48

15 3.8 Følgeseddel Når opgaven er udført afleverer flyttefolkene en følgeseddel, der som minimum angiver: Rekvirent inkl. EAN-nummer Dato Forbrugt tid, antal anvendte flyttefolk og flyttebiler Beskrivelse af ydelsen, herunder hvorfra og hvortil der er flyttet. Antal anvendte flyttekasser og eventuelt andet materiel som er til lån hos ordregiver. 3.9 Kvalitetssikringsprocedure Det er for KomUdbud kommunerne vigtigt, at leverandør har en kvalitetssikringsprocedure eller egenkontrol som sikrer, at flytninger foregår så gnidningsfrit og omkostningseffektivt som muligt. Herunder skal leverandøren som minimum udarbejde følgende: 1. Leverandør foretager en behovsafdækning ved ordregivers henvendelse 2. Besigtigelse aftales 3. Budget og muligheder afklares 4. Der udarbejdes et tilbud/overslag for flytteopgaven 5. Tidspunkt og øvrige omstændigheder aftales 6. Produkter og maskiner stilles til rådighed efter ordregivers ønsker 7. Der udarbejdes en projektplan for flytningen (efter behov) 8. Der udleveres evt. en flyttevejledning 9. Detaljeret flytteplan udarbejdes, så det sikres at inventar og flyttekasser flyttes præcist efter ordregivers anvisning (efter behov). 10. Flytning opstartes 11. Evaluering og fakturering 3.10 Opbevaring Tilbudsgivers magasin skal være grundmuret med fast tag og bygningsforsikret. Tilbudsgivers bygning skal have en luftfugtighed som ikke er til skade for opbevaret inventar. Tilbudsgiver skal til enhver tid vejlede og rådgive kunden om forsikring på opbevaret gods. Prisen på en eventuel tilbudt forsikring må ikke være højere end for tilbudsgivers tilsvarende kunder. Prisen på opbevaring må ikke være højere end tilbudsgivers tilsvarende kunder. Side 15/48

16 4 Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af Flytteforretninger ("Rammeaftalen") 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Nedenstående medlemmer af KomUdbud: og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] 2 Rammeaftalens grundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. 2014/S Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftalen B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå] E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter og tjenesteydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet. I den udstrækning at indkøb af flytteforretninger er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede byggeog anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af den rammeaftale, som indgås på baggrund af nærværende udbud. Side 16/48

17 4 Rammeaftaleperiode Rammeaftaleen er gældende fra den [dd.mm.åååå] og er uopsigelig for begge parter indtil den [dd.mm.åååå]. 5 Optioner Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 6 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. De enkelte deltagende medlemskommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker vilkårene for rammeaftalen. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk. 7 Tildeling af konkrete ordrer Det er den enkelte institution/afdeling som bestiller flytteforretninger. Flytninger vil blive bestilt hvis der opstår et konkret behov, hvor kommunen har brug for at anvende flytteydelser. 8 Bestilling af flytteydelser Flytteydelser skal kunne afgives pr. , digital bestillingsformular, telefon, telefax, rekvisition, ved besøg eller ved brevbestilling. Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer skal kontrakthaver mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette. 9 Levering og leveringsbetingelser Flytteopgaver skal under normale omstændigheder udføres inden for normal arbejdstid. Udførelse af flytteopgaver uden for normal arbejdstid må kun ske efter forudgående aftale med bestiller. Normal arbejdstid defineres som mandag til torsdag kl og fredag kl Tilbud Side 17/48

18 Kontrakthaver skal hvis nødvendigt eller efter forespørgsel foretage et syn, hvor der afstemmes med bestiller om flytningens omfang og tidspunkt. Syn skal foretages senest 5 arbejdsdage efter henvendelse. Svar på henvendelse skal ske indenfor 24 timer. Flytningen skal fuldføres efter et imellem Kontrakthaver og kommunen aftalt tidspunkt dog maksimalt efter 4 uger efter syn. Borgerflytninger skal kunne fuldføres indenfor 1 uge efter syn. Kontrakthaver tilbyder akut flytninger hvor behovet herfor forekommer. Kontrakthaver skal senest 8 dage inden flytteopgavens udførelse eller efter ordregivers anmodning udarbejde et tilbud for flytteopgaven. Kontrakthaver skal udarbejde et tilbud for bestilte flytteopgaver. Kontrakthavers afregning skal holde sig indenfor en fejlmargin på maksimalt 5 % over den pris som er givet i tilbuddet. Kontrakthaver må dog aldrig fakturere ordregiver for flere timer end det faktiske antal brugte mandetimer. Hvis en bestilt flytning på grund af forhold, som ordregiver er ansvarlig for, ikke kan udføres som aftalt, er Kontrakthaver berettiget til at få dækket det dokumenterede tab denne måtte lide, idet vederlaget dog ikke kan overstige den aftalte pris for flytningen. Denne bestemmelse træder dog ikke i kraft, såfremt ændringen af det aftalte skyldes forhold, som ordregiver bevisligt ikke har kunnet undgå, og hvis følger ordregiver, var ude af stand til at hindre, og ordregiver har meddelt Kontrakthaver dette senest 24 timer før den aftalte tid for flytningens påbegyndelse. 10 Følgeseddel Når opgaven er udført afleverer flyttefolkene en følgeseddel, der som minimum angiver: Rekvirent inkl. EAN-nummer Dato Forbrugt tid, antal anvendte flyttefolk og flyttebiler Beskrivelse af ydelsen, herunder hvorfra og hvortil der er flyttet. Antal anvendte flyttekasser og eventuelt andet materiel som er til lån hos ordregiver. 11 Udlån af materiel mv. Følgende produkter og maskiner skal vederlagsfrit udlånes, anvendes eller stilles til rådighed i forbindelse med flytteopgaver for kommunerne: Flyttekasser Pakkepapir Tape Tæpper Strækfilm Maskine til påføring af strækfilm. Bobleplast Skruer, plugs, beslag osv. Seler Rullebure Hylder til bure Paller Side 18/48

19 Afspærringsmateriel El-sækkevogn <200 kg. El-sækkevogn <350 kg. Løftegrad til emner op til 3000 kg Bore/skruemaskine Trådbure Flyttemærkater Andet materiale, der er nødvendigt i forbindelse med udførelse af flytteopgaver Kontrakthaver skal levere og afhente udlånt materiel efter aftale med ordregiver. Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er ordregiver uvedkommende. 12 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement- OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen. Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum. Side 19/48

20 Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler. Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. 13 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Alle timepriser afregnes pr. påbegyndt halve time. Kommunerne betaler kun for det antal halve timer, som Kontrakthaver reelt bruger til udførelse af flytteopgaven. Kommunerne accepterer således ingen krav om minimumsbetaling. Timepriser afregnes fra ankomst til det sted, hvor opgaven skal udføres. Ved udførelse af flytteopgaver uden for normal arbejdstid betaler kommunen 50 % tillæg de første tre timer efter normal arbejdstids ophør. Øvrige timer samt arbejde i weekender og på helligdage afregnes med 100 % tillæg. Transport fra virksomheden og til udførelsesstedet samt hjemtransport, herunder arbejdsløn i køretiden, er indeholdt i de afgivne priser og er således kommunerne uvedkommende. Brug af sædvanligt anvendte maskiner og materiel samt eventuelle opstartsudgifter er inkluderet i timepriserne. Ved bortskaffelse af inventar afregnes eventuelle affaldsafgifter til forbrændingen separat. Alle tillæg er inkluderet i prisen (miljøtillæg, dieseltillæg, byrdetillæg, administrationstillæg osv.) Alle redskaber til brug for flytning er inkluderet i prisen. Side 20/48