Organisationsbestyrelsesmøde den 24. maj 2016, kl KAB, Studiestræde 38, mødelokale 2 (2. sal), 1455 København K

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 24. maj 2016, kl KAB, Studiestræde 38, mødelokale 2 (2. sal), 1455 København K Tilstede: Sophus Vørsing, Henrik Hugger, Bente Møgelhøj, Helle Hansen, Evy B. Andersen, Annette Wainsted, Annie Van Der Klein og Jørgen Buch (observatør) Fra KAB: Revisor Pia Sønderskov, Farida Zarei, Dusanka Juko, Anne Brønnum, Henning Blegind Jacobsen, Michael Christensen, Heidi Forsberg, Kurt Rytter og Jan Spohr Afbud fra: Indholdsfortegnelse Selskabet:... 3 Godkendelse af dagsorden (A) Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 8. marts 2016 (B) Revisionsprotokol (A)... 3 Sager til beslutning: Driftsbudget for (A) Regnskab for samt afdelinger (A) Årsberetning (A) Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme (A) Greve Nord Projektet - forlængelse af projektperiode (A)... 9 Sager til orientering: Forvaltningsrevision (A) Nybyggeri - Balders Have, status (B) Nybyggeri - Permatopia (B) Baldershus - status (B) Renoveringssagen i Gudekvartererne - status (B) Renovering af Bærhegnene - status (B) AlmenBolig+ Ravnsborg - status (B) Freyas Kvarter - status (B) Oversvømmelse i Fyrrehegnet - status (A) Driftsrapport (A) Salg af fordringer til Lindorff (B) Repræsentantskabsmøde 2016 (B) /25

2 20. Hjemmeside (B) Boligplacering af flytninge (B) Nyt partnerskab med boligforeningen 3B (B) Nyt fra KAB s bestyrelse (B) Kursusdeltagelse (B) Investeringsforening (B) Beboerklagenævnssager (B) Punkter til kommunikation (A) Mødedatoer i 2016 (A) Mødedatoer i 2017 (A) Eventuelt (A) Bilagsfortegnelse Bilag 2: Revisionsprotokol... 3 Bilag 3: Budgetudkast for Bilag 3.1: Budgetberegning for Bilag 4: Selskabets og afdelingernes regnskaber (sendes med post)... 7 Bilag 5: Udkast til årsberetning Bilag 6: Forsikringsstatistik for boligorganisationen... 9 Bilag 6.1: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet (eftersendes)... 9 Bilag 7: Tryghed og Trivsel Bilag 7.1: Kriminalpræventiv indsats Bilag 7.2: Forebyggelse - og forældreansvar Bilag 7.3: Uddannelse- og beskæftigelse Bilag 7.4: Strategisk samarbejdsaftale (eftersendt) Bilag 8: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 8.1: Nøgletal for forvaltningsrevision 2015 for Bilag 11: Status efter 1. års gennemgang Bilag 21: Konkrete initiativer for boligplacering af flygtninge Bilag 21.1: Pjece Flygtningeboliger med perspektiv Bilag 21.2: Pjece Gode råd til organisationsbestyrelser i KAB-fællesskabet Bilag 22: Pressemeddelelse - Nyt stærkt partnerskab i den almene sektor Bilag 24: Kursusoversigt Bilag 26: Beboerklagenævnsstatistik /25

3 Selskabet: Godkendelse af dagsorden (A) 1. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 8. marts 2016 (B) Referatet fra ovenfor anførte organisationsbestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af formanden. Referatet blev godkendt og efterfølgende underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol (A) I henhold til bestemmelserne i Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5 fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Udskrift af revisionsfirmaet Albjergs seneste indførelse i protokollen er forud for mødets afholdelse tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer som bilag 2. Bilag 2: Revisionsprotokol Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning og underskriver denne. Pia Sønderskov gennemgik revisionsprotokollen, som er uden påtegninger. Efter aftale kommer en mindre sproglig korrektion vedrørende Freyas Kvarter. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning med ovenstående bemærkninger og underskrev den efterfølgende. Sager til beslutning: 3. Driftsbudget for (A) Arbejdsbudgettet samt budgettet fremlægges til organisationsbestyrelsens godkendelse og forelægges efterfølgende til repræsentantskabets godkendelse den 16. juni /25

4 Det fremlagte budgetforslag forudsætter en nedsættelse i nettoadministrationsbidraget for 2017 på 104 kr. pr. lejemålsenhed i forhold til Nedsættelsen svarer til 2,07 %. Netto administrationsbidraget for 2017 foreslås at udgøre kr. pr. lejemålsenhed (bilag 3 og bilag 3.1). Bilag 3: Budgetudkast for 2017 Bilag 3.1: Budgetberegning for 2017 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender det fremlagte budget for Der blev omdelt et korrigeret budget. Der er afsat flere penge til elever og IT. Organisationsbestyrelsen godkendte s budget for 2017 jf. ovenstående. 4. Regnskab for samt afdelinger (A) Som bilag 4 fremsendes et hæfte, som indeholder selskabets og afdelingernes driftsregnskaber for tiden 1. januar december 2015 samt status pr. sidstnævnte dato. Regnskaberne er i lighed med tidligere år opstillet således, at resultatopgørelsen udover at indeholde driftsregnskabets resultater - også viser budgettallene for efterfølgende regnskabsperiode. I noterne til de enkelte regnskaber for afdelingerne indgår endvidere en summarisk redegørelse for henlæggelser til hovedistandsættelser og fornyelser med videre udvisende status pr. 31. december 2015 og bevægelserne i regnskabsåret. Regnskaberne udviser følgende: Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr. Dispositionsfonden udgør kr. og gennemsnitlig kr. pr. lejemål. Status balancerer med kr Greveflex Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af lån til selskabet og henlægges til konto for opsamlet resultat. Status balancerer med kr. 4/25

5 Klyngen Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der afvikles over 3 år. Status balancerer med kr Bøgehegnet I Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der henlægges til konto for opsamlet resultat. Status balancerer med kr Bøgehegnet II Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der afvikles over 3 år. Status balancerer med kr Skriverhusene Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der afvikles over 3 år. Status balancerer med kr Enebærhegnet Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et underskud kr., der afvikles over 3 år. Status balancerer med kr Snebærhegnet Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der afvikles over 3 år. Status balancerer med kr Kirsebærhegnet Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der afvikles over 3 år. Status balancerer med kr. 5/25

6 Heimdals Kvarter Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der afvikles over 3 år. Status balancerer med kr Ægirs Kvarter Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der afvikles over 3 år. Status balancerer med kr Valhals Kvarter Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der anvendes til afvikling af egenfinansiering og henlægges til konto for opsamlet resultat. Status balancerer med kr Thors Kvarter Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der afvikles over 3 år. Status balancerer med kr Granhegnet Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der afvikles over 3 år. Status balancerer med kr Fyrrehegnet Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der afvikles over 3 år. Status balancerer med kr Birkehegnet Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der afvikles over 3 år. Status balancerer med kr. 6/25

7 Ravnsborg Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der henlægges til konto for opsamlet resultat. Status balancerer med kr Freyas Kvarter Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der henlægges til konto for opsamlet resultat. Status balancerer med kr Baldershus Regnskabet balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til henlæggelse til disposition (406). Status balancerer med kr. Vedligeholdelsestilstanden betegnes som god i selskabets afdelinger i drift. Regnskaberne, der er underskrevet af revisionen, er alle indstillet til godkendelse af de respektive afdelingsbestyrelser. Bilag 4: Selskabets og afdelingernes regnskaber (sendes med post) Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender selskabets og afdelingernes regnskaber med ovenstående bemærkninger. Jan Spohr redegjorde for, at en del af de konstaterede underskud i afdelingerne relaterer sig til ændrede regler for afregning af advokatudgifter i forbindelse med skattesager, lige som vandforbruget flere steder har været højere end budgetteret. For selskabet drejer underskuddet sig i al væsentlighed om øgede ikke-budgetterede udgifter til ny hjemmeside. Henrik Hugger opfordrede til udsendelsen af energiopfølgning fra Energiområdet sker digitalt. Organisationsbestyrelsen godkendte de fremlagte regnskaber. 7/25

8 5. Årsberetning (A) Udkast til Årsberetning 2015 for vedlægges som bilag 5 til organisationsbestyrelsens drøftelse med henblik på endelig udformning. Eventuelle kommentarer og rettelser vil blive tilføjet beretningen, som skal forelægges repræsentantskabet til godkendelse. Bilag 5: Udkast til årsberetning 2015 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender udkast til årsberetning med tilføjelse af eventuelle kommentarer og rettelser. Den godkendte årsberetning vil blive fremlagt til repræsentantskabets godkendelse den 16. juni Der var ingen bemærkninger til udkastet. Organisationsbestyrelsen godkendte årsberetningen med anbefaling til repræsentantskabet om at godkende den jf. ovenstående. 6. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme (A) KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis besluttet at sende fællesforsikrin gen i EU-udbud. Den nuværende aftale med Topdanmark er forlænget ét år, og har derfor løbet i fire år. Aftalen udløber pr. den 1. oktober KAB har, sammen med Willis, arbejdet på forebyggelse af skader, specielt i forhold til skybrudsskader og varmt arbejde (når der bruges åben ild f.eks. til ukrudtsbekæmpelse). Der er udarbejdet materiale til driften, som skal bruges i forbindelse med varmt arbejde. Yderligere har Topdanmark udarbejdet skybrudsrapporter, der angiver anbefalinger til tiltag, der kan minimere udgifterne til skybrudsskader efter en gennemgang i de afdelinger, hvor der har været store omkostninger til skybrudsskader. Det store forebyggelsesprojekt Trygbolig er gennemført, hvilket også er med til at minimere skadesomfanget. Det er vurderingen i Willis, at det forebyggende arbejde vil påvirke tilbudsgivningen i positiv retning for boligorganisationerne, og at et EU-udbud vil resultere i en præmie på niveau med eller lidt højere end det nuværende niveau. Der vil dog kunne forekomme individuelle prisstigninger for boligorganisationerne afhængig af de individuelle skadestal, hvilket fremgår af skadesstatistikken, der er vedlagt som bilag 6. Den 30. juni 2016 kendes vinderen af udbuddet, og senest den 14. september skal boligorganisationen have accepteret det nye tilbud, så det kan gælde fra den 1. oktober /25

9 Alle boligorganisationer bør derfor senest den 14. september 2016 enten have behandlet det nye forsikringstilbud på et bestyrelsesmøde eller have bemyndiget kundechefen til at godkende tilbuddet på boligorganisationens vegne. Den fælles forsikringsramme udbydes som udgangspunkt med selvrisici på henholdsvis 0 kr. eller kr. Der er dog afdelinger eller selskaber, hvor der er aftalt andre forhold. Bilag 6: Forsikringsstatistik for boligorganisationen Bilag 6.1: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet (eftersendes) Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter at bemyndige kundechefen til at godkende tilbuddet på organisationens vegne og behandle det på et efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen bemyndigede kundechefen og formandskabet til at træffe beslutning jf. ovenstående. Under debatten var der divergerende meninger om, hvorvidt den nuværende aftale med TopDanmark er med eller uden selvrisiko pr. anmeldt skade. Kurt Rytter oplyste med henvisning til referatet fra repræsentantskabsmødet den 27. oktober 2011, at den indgåede aftale er uden selvrisiko. Sophus Vørsing bad om, at det undersøges, om der er administreret i overensstemmelse med dette. 7. Greve Nord Projektet - forlængelse af projektperiode (A) I forlængelse af drøftelserne på organisationsbestyrelsesmødet den 8. marts 2016 er der efter drøftelser mellem Landsbyggefonden og de af Greve Nord Projektet omfattede boligselskaber truffet aftale om de økonomiske vilkår for en fortsættelse af projektet for en 4-årig periode. Aftalen indebærer, at tilskuddet fra de enkelte boligorganisationer øges med kr. årligt pr. boligorganisation. Hertil kommer det nuværende bidrag på: kr. der dækkes af, at lokaler i Thors kvarter stilles til rådighed for sekretariatet kr. til kontorhold i lokalerne I forbindelse med aftalen om finansiering af projektet i den kommende periode er det endvidere aftalt, at Greve Nord projektet fremover også omfatter Freyas Kvarter. Der er endvidere indgået 4 delaftaler om projektets indhold i den kommende projektperiode. Delaftalerne er vedlagt som bilag /25

10 Bilag 7: Tryghed og Trivsel Bilag 7.1: Kriminalpræventiv indsats Bilag 7.2: Forebyggelse - og forældreansvar Bilag 7.3: Uddannelse- og beskæftigelse Bilag 7.4: Strategisk samarbejdsaftale (eftersendt) Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender aftalen om Greve Nord Projektet for den kommende 4-årsperiode, herunder den aftalte medfinansiering samt delaftaler om projektets indhold. Organisationsbestyrelsen godkendte ovenstående. Sager til orientering: 8. Forvaltningsrevision (A) Forvaltningsrevisionen er en del af en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. I dette års forvaltningsrevision er der foretaget en sammenligning af udvalgte tal på tværs af KAB-fællesskabet. Da sammenligningsgrundlaget først ligger klart, når samtlige regnskaber er revideret, anvendes tal for 2014 i den tværgående sammenligning. Når der sammenlignes på afdelingsniveau, anvendes type og ibrugtagelsesår som sammenligningsgrundlag. Da der foretages sammenligninger på tværs af afdelinger og boligorganisationer, kan der forekomme uoverensstemmelser mellem forvaltningsrevision og regnskaber, idet forvaltningsrevisionen i nogle tilfælde bruger en anden kvadratmeteropmåling som beregningsgrundlag, der muliggør denne sammenligning. I nøgletallet for tab ved fraflytning (konto 130) indgår kældre/lagerrum m.v. således ikke i antal lejemålsenheder I nøgletallet for henlæggelsesniveauet indgår erhvervslejemål således ikke i kr./m². I forbindelse med sidste års forvaltningsrevision besluttede organisationsbestyrelsen at have fokus på udgifter til tab ved fraflytning. Muligheden for at flytte beløb fra henlæggelser til at dække tab ved fraflytning blev ligeledes drøftet. Tab ved fraflytning I 2014 var den gennemsnitlige udgift på konto 130, tab ved fraflytning, på kr. pr lejemålsenhed. I Sydkysten Boligselskab lå følgende afdelinger i 2014 over gennemsnittet: 10/25

11 Greveflex Klyngen Heimdals Kvarter Ægirs Kvarter Valhals Kvarter Alle fem afdelinger ligger fortsat højt i Henlæggelser Henlæggelserne i Greveflex, Bøgehegnet I og Valhals Kvarter ligger under gennemsnittet for sammenlignelige afdelinger i KAB-fællesskabet både på konto 120 og konto 401. I Ravnsborg er henlæggelserne på konto 120 betydeligt under gennemsnittet, mens henlæggelserne på konto 401 er fornuftige. Udlejning Den gennemsnitlige udlejningsprocent for selskabets familieboliger er steget med 12,5 % i løbet af de seneste tre år. I 2015 er 13,3 % af ledige familieboliger udlejet via ventelisten, 32,3 % er udlejet via den interne venteliste, 26, 2 % er udlejet via fleksibel udlejning, 27,2 % er udlejet via kommunal anvisning og 1 % er udlejet gennem bytning. Bilag 8: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 8.1: Nøgletal for forvaltningsrevision 2015 for Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionen til efterretning samt tager stilling til, om der skal sættes særligt fokus på udvalgte punkter. Jan Spohr gennemgik nøgletal for forvaltningsrevision, som blev taget til efterretning. Sophus Vørsing efterlyste en plan for, hvordan der sker en løbende opfølgning, så organisationsbestyrelsen i højere grad får mulighed for at handle proaktivt. Det blev drøftet, hvilke virkemidler der skal til. Konklusionen blev, at driftspersonalet sammen med driftschefen drøfter ideer til, hvordan man kan blive mere proaktiv i håndteringen af problemlejemål og kommer med et oplæg til organisationsbestyrelsen. 11/25

12 9. Nybyggeri - Balders Have, status (B) Opførelsen af de nye boliger forløber planmæssigt og den forventede indflytning den 15. juni 2016 fastholdes. Da alle boligmoduler var på plads allerede i efteråret, kunne arbejdet opretholdes igennem vinteren uden nævneværdige problemer. Alle udvendige arbejder med facadebeklædning, værn på tagterrasser og udvendige trapper er ved at være afsluttede. Indvendigt pågår malerarbejde og øvrig aptering. Alle indvendige arbejder forventes at være afsluttet medio maj. Udlægning af belægninger i terræn er i fuld gang. Beplantning og såning af græs påbegyndes medio maj Alle installationer i terræn er færdige. Fjernvarme, el og vandinstallationer er tilsluttet alle boliger og er i drift. Alle boliger forventes at være udlejet på indflytningstidspunktet. 10. Nybyggeri - Permatopia (B) Siden sidste orientering til organisationsbestyrelsen, er der sket utrolig meget på projektet. Der har været afholdt licitation på de fire fagentreprise udbud. Efter en nærmere gennemgang af de indkomne bud, viste det sig nødvendigt at foretage en række besparelser i projektet, da udgiften ellers ville overstige rammebeløbet. Følgende er foreløbigt udgået af projektet: Linoliemaling af facadetræværket Linolie overfladebehandling af vinduer og døre Fyrretræskøkkener Efterfølgende er der dog opdaget nogle fejl i rådgivernes udbudsmateriale, hvilket betyder, at der skal gennemføres et lynudbud af lukket råhus entreprisen og kompletteringsentreprisen. Rådgiverne gennemfører udbuddet, således at resultatet kan komme med i skema B ansøgningen. Såfremt den nye udbudsrunde frigiver midler i projektet, kan førnævnte besparelser hives tilbage i projektet. 12/25

13 Skema B Som aftalt med rådgiverne og KP, indsendtes skema B ansøgning til Faxe Kommune den 29. april Kommunen ville dog ikke behandle ansøgningen, da der ikke forelå et tinglyst skøde. Derfor aftaltes det med Faxe Kommune, at der fremsendes skema B ansøgning på ny ultimo maj 2016, så ansøgningen kan komme på byrådsmødet primo juni Grundkøb Som organisationsbestyrelsen allerede ved, så er den betingede grundkøbsaftale underskrevet af begge parter. Tidsplan Såfremt der forligger godkendt skema B medio juni 2016, forventes entreprenøren at kunne påbegynde arbejdet efter sommerferien. 11. Baldershus - status (B) En status efter 1.års gennemgang i Baldershus er vedlagt som bilag 11. Afdelingen er overgået til ordinær drift, og betjenes fra ejendomskontoret i Hundige. Der vil ikke fremover blive særskilt informeret om afdelingen på organisationsbestyrelsesmøderne. Bilag 11: Status efter 1. års gennemgang 12. Renoveringssagen i Gudekvartererne - status (B) Sagens stade Helhedsplanen for Ægirs -, Heimdals -, Thors - og Valhals Kvarter samt Klyngen blev godkendt på ekstraordinært beboermøde den 14. november 2014, og der er opnået Skema A tilsagn. Rådgiver ydelsen blev i sommeren 2015 vundet af NOVA 5 arkitekter, i samarbejde med Orbicon (tidligere Henrik Larsen rådgivende ingeniører) og Marianne Levinsen Landskabsarkitekter. 13/25

14 Rådgiverteamet præsenterede den 27. april 2016 et færdigt dispositionsforslag for byggeudvalget. Forslaget blev her godkendt, og der arbejdes nu på et projektforslag til fremlæggelse for udvalget i maj/juni Dispositionsforslaget viser et foreløbigt øjebliksbillede af, at gennemførelsen af arbejderne må forventes at blive dyrere end oprindeligt forudsat og ikke vil kunne holdes inden for Landsbyggefondens Skema A tilsagn, herunder det huslejeniveau som fonden har fastsat som en del af deres tilsagn. Den forventede fordyrelse skyldes en del afvigelser i de mængder og enhedspriser som NOVA 5 har opgjort (facadeplader, tagplader, vinduer, døre og tagrender) set i forhold til det oprindelige grundlag fra Witraz, samt at etableringen af nye badeværelser foreløbigt også skal forventes at blive dyrere end oprindeligt forudsat. Dog er det licitationsresultatet og skema B ansøgningen samt dialogen med Landsbyggefonden i den forbindelse, som er endeligt afgørende for, hvordan økonomien og finansieringen af projektet ender med at falde ud. Fordyrelsen af badeværelserne gælder særligt for Ægirs - og Heimdals kvarterer, hvor det forventes nødvendigt med en dyrere og mere kompliceret forstærkning af bygningernes etagedæk for at disse kan bære de nye betonbadeværelser - et forstærkningsarbejde, som desuden forventes at betyde, at nogle af beboerne skal genhuses, mens en del af arbejderne står på, og for nogle penge som ikke har været budgetsat. KAB og NOVA 5 har været i dialog med Landsbyggefonden om problemstillingen med den dyrere forstærkning af badeværelserne og har i den forbindelse forelagt fonden muligheden for at operere med lette stålbadeværelser, som vil kunne laves billigere og med langt mindre indgriben. Denne mulighed har fonden afvist man fastholder, at nye badeværelser skal være af beton. Dog har man tilkendegivet, at man er villig til at forholde sig til økonomien, herunder deres støttetilsagn, såfremt at den dyre badeværelsesløsning viser sig at være for dyr og omstændelig at udføre. Rådgiverteamet er p.t. som en del af projektforslaget i gang med at undersøge, hvilken forstærkningsløsning der skal til, og derfra kan der tages nærmere stilling til den økonomiske og praktiske konsekvens heraf. Rådgiver teamet er desuden i gang med en nærmere undersøgelse af tagene i Thors Kvarter, for at klarlægge muligheden for at disse kan blive udskiftet med støtte fra fonden 14/25

15 13. Renovering af Bærhegnene - status (B) LBF har fremsendt deres oplæg til finansieringen af helhedsplanen i Enebærhegnet. Oplægget indeholder en maksimering af støttede og ustøttede udgifter, hvilket medfører, at det har været nødvendigt at tage en række ustøttede arbejder ud af projektet. Finansieringsskitsen og betydningen heraf er blevet drøftet på et følgegruppemøde den 9. maj På mødet blev det endelige skema A budget godkendt, så det kan indberettes til LBF og Greve kommune. 14. AlmenBolig+ Ravnsborg - status (B) Afdelingen er overgået til almindelig drift, og serviceres fra Kundecenter B med driftsmæssig assistance fra Driftssupport. Det kan oplyses at mangelafhjælpningen i forhold til klaprende skifferplader er afsluttet for denne gang. Byggeskadefonden har påbegyndt deres 5-års eftersyn, og der er i den forbindelse besigtigelse af stikprøveudvalgte boliger i maj års eftersynsrapporten forventes modtaget i november Organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelse vil løbende blive orienteret om eftersynet. 15. Freyas Kvarter - status (B) I forlængelse af at man har opnået skema A tilsagn fra hhv. Landsbyggefonden og Greve Kommune på gennemførelsen af en række opretningsarbejder i Freyas Kvarter (separering af fjernvarmetilslutningen, forhøjelse af trappeværn, etablering af videoovervågning og etablering af toilet i forbindelse med fællesrum) er der registreret en række yderligere forhold, som det arbejdes på kan komme med i skema B ansøgningen for det samlede projekt. Det drejer sig om følgende: 15/25

16 Etablering af drænrender langs facader, for at modvirke risiko for vandpåvirkning på ydervægge Opretning af forkert udført ydervægskonstruktion i nr. 2, 4 og 6, for at afhjælper trækgener Etablering af manglende isolering på facader ved altan i 4 boliger Der er tale om en total estimeret udbedringsudgift på ca kr., hvilket altså skal lægges oven i de kr., som de oprindeligt påtænkte arbejder forventes at koste. Fonden har i dialogen forud for skema B ansøgningen meddelt følgende: Etableringen af den manglende isolering på facader ved 4 altaner samt opretning af forkert udført ydervægskonstruktion i nr. 2, 4 og 6, kan kun blive et ustøttet arbejde i og med, at der er tale om et svigt og ikke en skade. Arbejdet skal indgå i sagen og udføres samtidigt med de støttede arbejder. Det samme gælder for arbejdet med de drænrender, som skal udføres langs indgange og lette facader langs terræn. For så vidt angår etableringen af drænrender langs facader med murværk, melder fonden ud, at disse arbejder skal 100 % egenfinansieres, hvis man ønsker dem gennemført altså som såkaldte private arbejder. Landsbyggefonden anser altså ikke nogle af de påtænkte yderligere arbejder som egentligt renoveringsstøtteberettigede, og arbejderne skal i så fald i stedet finansieres med en udvidelse af den ramme for driftsstøtte, som fonden allerede har udmeldt i deres finansieringsskitse. Der er p.t. ved at blive gennemført licitation på arbejderne med henblik på en skema B ansøgning. Denne forventes afsluttet ultimo maj Herefter vil skema B ansøgningen blive udarbejdet med henblik på godkendelse i selskabet på næstkommende møde, inden den sendes til kommune og til Landsbyggefonden. Ansøgningen vil tage udgangspunkt i det allerede foreliggende Skema A tilsagn og i fondens foreløbige udmelding jvf. ovenfor, og der vil blive ansøgt om finansiering vha. forhøjelse af den allerede udmeldte ramme for driftsstøtte. 16. Oversvømmelse i Fyrrehegnet - status (A) Driftschefen vil på organisationsbestyrelsesmødet give en aktuel status for situationen omkring genhusningen samt for status for udbedring af skaderne. 16/25

17 Driftschef Michael Christensen oplyste, at der fortsat er 3 beboere genhuset. Alle øvrige beboere er vendt tilbage eller permanent genhuset, og de hjemvendte er tilfredse med de udførte arbejder. Helle Hansen roste driftspersonalet for deres indsats i denne sag. 17. Driftsrapport (A) Personale Anders Varberg Leed blev færdigudlært i sommer, hvorefter Anders blev tilbudt 3 måneders ansættelse, som han afviklede i Bøgehegnene. Efter de 3 måneder stoppede Anders s engagement i Sydbo. Vores nuværende lærling Mathias Leo Hansen rokerede fra ejendomskontoret i Hundige til Bøgehegnene, hvor han vil blive til han færdiggør sin uddannelse i efteråret Også Matias vil blive tilbudt 3 måneders ansættelse herefter. Ved sammenlægningen i starten af 2015 opstod der 3 vakante årsværk. I tilgift til dette meddelte Hans Erik Christensen, at han ville gå på førtidspension i slutningen af året, hvilket efterlod 4 ledige stillinger. Disse stillinger blev tilbudt til alle ansatte inkl. sommerafløsere i tilfælde af, at nogle ville have lidt luftforandring. Dette resulterede i at Michael Andersen fra Greveflex valgte at blive servicemedarbejder i Bærhegnene, og at der blev ansat 3 sommerafløsere, nemlig Claus Gade, som assistent i Greveflex, René Nandfred i Hundige og Nicky Buch i Greveflex. I efteråret meddelte Søren Christiansen fra Greveflex, at han ønskede at stoppe, og Frantz Weizer blev ansat i slutningen af året. Faciliteter I forlængelse af sammenlægningen i starten af året, blev det vedtaget at foretage om- og tilbygninger på ejendomskontorene. Således er der foretaget mindre ombygninger på kontorene i Bøgehegnet og Greveflex samt om- og tilbygning i Hundige. Den planlagte ombygning på kontoret i Snebærhegnet viste sig ikke at kunne lade sig gøre. Der blev undersøgt flere alternativer, men ingen af disse muligheder ville give kontoret den ønskede forbedring. På den baggrund er det blevet besluttet at udarbejde et forslag til etablering af et helt nyt ejendomskontor. Ved alle om-, til- og nybygninger vil fokus være på kontor-, velfærds-, garage- og værkstedsfaciliteter, som understøtter udførelsen af arbejdet. Der er ligeledes fokus på modtagelsen af beboerne og andre gæster til kontoret. 17/25

18 Driftsopgaver Der har gennem den sidste halvdel af året været fokus på at optimere egne opgaver. Dette er bl.a. gjort ved at forsøge at udføre en større mængde serviceopgaver i lejemålene, således at disse opgaver ikke skal tilkøbes ude i byen. Der vil fortsat arbejdes videre med dette samt blive taget initiativ til øvrige tiltag. Ud over den planlagte vedligeholdelse har særligt den sidste halvdel af 2015 budt på mange flytninger. Herudover gælder, at der i forbindelse med et stigende antal flytninger er behov for, at flere medarbejdere fra kontoret deltager i selve synet, grundet beboernes adfærd. Herudover er maling af altaner og udskiftning af vaskerimaskiner i Bøgehegnene blevet udskudt til indeværende år pga. skiftet på driftslederposten. Der har været nogle mindre forsikringssager som følge af storm og utætte vandrør/afløb, og en enkelt større forsikringssag, som følge af brand i Kirsebærhegnet, er blevet afsluttet. Hertil kommer, at der i Gran- og Fyrrehegnet har været nogle større forsikringssager som følge af utætte varmerør og en meget omfattende oversvømmelsessag i Fyrrehegnet. Hundigekontorets overtagelse af Freyas Kvarter og Baldershus har trukket en del ressourcer ud over det forventelige. Driftschef Michael Christensen supplerede ovenstående mundtligt, specielt omkring bemandingssituationen lokalt. 18. Salg af fordringer til Lindorff (B) I forlængelse af orienteringen på seneste organisationsbestyrelsesmøde kan det oplyses, at det nu er opgjort, hvilke afdelinger, der modtager betaling som følge af salg af (gamle) fordringer til Lindorff. I alt har salget medført en tilbagebetaling på kr. til afdelinger i. 18/25

19 Følgende afdelinger i får tilbagebetaling: Greveflex Klyngen Bøgehegnet I Bøgehegnet II Enebærhegnet Snebærhegnet Kirsebærhegnet Heimdals Kvarter Ægirs Kvarter Valhals Kvarter Thors Kvarter Granhegnet Fyrrehegnet Birkehegnet Freyas Kvarter kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. 19. Repræsentantskabsmøde 2016 (B) Der afholdes ordinært repræsentantskabsmøde den 16. juni Frist for indsendelse af forslag til behandling på mødet er den 2. juni Der fremsættes ikke forslag fra organisationsbestyrelsen på mødet. 20. Hjemmeside (B) I forlængelse af drøftelserne på seneste organisationsbestyrelse er der taget diverse skridt, der skal fremme brugen af Sydbos hjemmeside. Ejendomskontorerne anvender hjemmesiden i stigende grad til generel information til afdelingens beboere om eksempelvis åbningstider, reglementer og driftsmæssige forhold. 19/25

20 Hjemmesiden bruges aktivt til information/nyhedsbreve fra de igangværende renoveringsprojekter og der lægges ligeledes information om udviklingen i nybyggerierne på boligorganisationens side. Endelig er det besluttet, at det i forlængelse af organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøder drøftes, om der er forhold, der med fordel kan orienteres om digitalt. 21. Boligplacering af flytninge (B) KL og regeringen har indgået en aftale om kommunernes mulighed for at finde boliger til flygtninge. I bilag 21 er Finansministeriets beskrivelse af aftalen. Aftalen skulle gøre det muligt samlet set at etablere i alt nye og midlertidige almene boliger. Bilag 21: Konkrete initiativer for boligplacering af flygtninge Bilag 21.1: Pjece Flygtningeboliger med perspektiv Bilag 21.2: Pjece Gode råd til organisationsbestyrelser i KAB-fællesskabet 22. Nyt partnerskab med boligforeningen 3B (B) KAB har pr. den 1. april 2016 indgået en strategisk partnerskabsaftale med boligforeningen 3B under overskriften Fælles investeringer, fælles udvikling og fælles gevinster. 3B er en boligorganisation med boliger, hvoraf størsteparten er beliggende i København, men 3B har også en stærk position i hovedstadsområdet og er eksempelvis det største boligselskab i Herlev Kommune. Beslutningen om at formalisere samarbejdet kommer efter flere års godt samarbejde især omkring nybyggeri. Erfaringerne fra dette samarbejde udvides nu til også at gælde større initiativer vedrørende digitalisering, metodeudvikling i forbindelse med byggeri og byudvikling samt bedre service til glæde for bestyrelser og beboere i KAB-fællesskabet og i 3B. Bilag 22: Pressemeddelelse - Nyt stærkt partnerskab i den almene sektor 20/25

21 23. Nyt fra KAB s bestyrelse (B) KAB s bestyrelse afholdt ordinært møde den 29. marts På dagsordenen var bl.a. behandling af KAB s årsregnskab og revisionsprotokol samt KAB s forvaltningsrevision. Herudover var der opsamling på punkter vedrørende forsøg med mere digital administration i relation til to mindre boligorganisationer samt formulering af vision for KAB. Forvaltningsudvalget fremlagde status for årets arbejde og fokusområder, og dernæst var der en temadrøftelse om udviklingen af driften på ejendomskontorerne. Endelig godkendte bestyrelsen indgåelse af en strategisk partnerskabsaftale med Boligforeningen 3B. 3B og KAB vil sammen satse på udvikling af by, bolig og byggeri, ligesom fælles digitale løsninger og udnyttelse af fælles ressourcer og kompetencer står højt på dagsordenen. Der er udsendt en fælles pressemeddelelse herom. Sluttelige behandlede bestyrelsen forberedelse af det kommende repræsentantskabsmøde i KAB i maj samt udpegning af tre medlemmer til arbejdet med videreudvikling af KAB s hjemmeside. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 24. Kursusdeltagelse (B) Med henvisning til s Politik for deltagelse i Kurser og seminarer skal der ske orientering til organisationsbestyrelsen om de beboervalgtes deltagelse på kurser og seminarer. I bilag 24 er givet en oversigt over forbrug/disponering af kursusmidler pr. den 14. april Bilag 24: Kursusoversigt 21/25

22 25. Investeringsforening (B) Som det fremgår af nedenstående er værdiudviklingen på investeringsforeningerne fortsat positiv. P.t. er kursen på investeringerne støt stigende, så vi har grund til at forvente, at 2016 bliver et betydelig bedre år end 2015 i denne forstand. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 6. maj 2016 Værdiudvikling hidtil 2016 Værdiudvikling hele ,86 112,74 +1,88 %-point -0,01 %-point SEB ,03 113,25 +2,22 %-point +0,04 %-point Nykredit Port ,28 115,16 +1,88 %-point -0,14 %-point Man skal dog naturligvis altid holde sig for øje, at der kan forekomme betydelige udsving - positive såvel som negative - og indskud i investeringsforeningerne skal derfor ses som en langsigtet investering. 26. Beboerklagenævnssager (B) Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag 26 oversigt over beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 26: Beboerklagenævnsstatistik 22/25

23 27. Punkter til kommunikation (A) Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter om der er punkter fra dagsordenen, der skal viderekommunikeres via boligorganisationens hjemmeside. Følgende punkter lægges på hjemmesiden: Beretning Greve Nord projektets forlængelse Status på Fyrrehegnet Helhedsplanerne 28. Mødedatoer i 2016 (A) Organisationsbestyrelsesmøder 2016: Onsdag den 28. september 2016, kl (ny dato) Torsdag den 1. december 2016, kl Repræsentantskabsmøder 2016: Torsdag den 16. juni 2016, kl Torsdag den 27. oktober 2016, kl Afdelingsmøder 2016: Ravnsborg torsdag den 2. juni 2016, kl (ny dato) Skriverhusene onsdag den 3. august 2016, kl Ægirs Kvarter mandag den 15. august 2016, kl (ny dato) Klyngen tirsdag den 16. august 2016, kl Valhals Kvarter onsdag den 17. august 2016, kl Thors Kvarter torsdag den 18. august 2016, kl Heimdals Kvarter mandag den 22. august 2016, kl (ny dato) Granhegnet mandag den 29. august 2016, kl (ny dato) Baldershus tirsdag den 30. august 2016, kl Birkehegnet onsdag den 31. august 2016, kl Fyrrehegnet torsdag den 1. september 2016, kl (ny dato) Enebærhegnet mandag den 12. september 2016, kl (ny dato) Kirsebærhegnet tirsdag den 13. september 2016, kl Freyas Kvarter onsdag den 14. september 2016, kl Bøgehegnet II torsdag den 15. september 2016, kl Bøgehegnet I tirsdag den 20. september 2016, kl Snebærhegnet mandag den 26. september 2016, kl (ny dato) Greveflex tirsdag den 27. september 2016, kl (ny dato) 23/25

24 Ravnsborg Balders Have onsdag den 28. september 2016, kl (ny dato) Mødedato planlægges senere 29. Mødedatoer i 2017 (A) Organisationsbestyrelsesmøder 2017: Torsdag den 2. marts 2017 kl Tirsdag den 23. maj 2017, kl Torsdag 28. september 2017, kl Torsdag 7. december 2017, kl Repræsentantskabsmøder 2017: Torsdag 22. juni 2017, kl Torsdag den 26. oktober 2017, kl Afdelingsmøder 2017: Ravnsborg mandag den 29. maj 2017, kl Skriverhusene onsdag 2. august 2017, kl Heimdals Kvarter torsdag 3. august 2017, kl Ægirs Kvarter mandag den 14. august 2017, Klyngen tirsdag den 15. august 2017, Valhals Kvarter onsdag den 16. august 2017, Thors Kvarter torsdag den 17. august 2017, Granhegnet mandag den 28. august 2017, Baldershus tirsdag den 29. august 2017, Birkehegnet onsdag den 30. august 2017, Fyrrehegnet torsdag den 31. august 2017, Enebærhegnet mandag den 11. september 2017, Kirsebærhegnet tirsdag den 12. september 2017, Freyas Kvarter onsdag den 13. september 2017, Snebærhegnet torsdag den 14. september 2017, Bøgehegnet II mandag den 18. september 2017, Greveflex mandag den 25. september 2017, Bøgehegnet I tirsdag den 26. september 2017, Ravnsborg onsdag den 27. september 2017, Balders Have Mødedato planlægges senere 24/25

25 30. Eventuelt (A) Annie Van Der Klein orienterede kort fra sin deltagelse i den kriminalpræventive dag i Odense. Annie vil give en mere udførlig orientering på repræsentantskabsmødet. Henrik Hugger oplyste, at der flere afbud til studieturen. Nettoudgiften for kursusdeltagelsen på de disse afbud vil blive faktureret de enkelte afdelinger. Jan Spohr oplyste, at projektleder Nikolaj Kristensen (helhedsplanerne) har fået nyt job. Han erstattes af projektleder Bente Heltberg. Undersøgelsen af effektivitet på varmecentralerne samt et punkt om dispositionsfonden kommer på organisationsbestyrelsesmødets dagsorden den 28. september Henrik Hugger oplyste, at der bliver et ekstraordinært beboermøde om helhedsplanen i Enebærhegnet. Punktet om TV-aftaler er ligeledes udsat til senere. Mødeleder til næste organisationsbestyrelsesmøde er Annette Wainsted. 25/25