GetOrganized. Michael Ekegren, Manager Netcompany

Transkript

1 GetOrganized Michael Ekegren, Manager Netcompany

2 Agenda Er dette din virksomhed? GetOrganized fra Netcompany Hvorfor ikke bare standard SharePoint? Hvordan kommer man videre?

3 Typiske problemstillinger (1/2) Dokumenter lagres både lokalt og i fælles mapper på filservere Lokale kopier af dokumenter kommer let ud af sync Dokumenter sendes rundt mellem medarbejdere i mails med fare for at dokumenter knobskyder i nye versioner Dialog om dokumenter foregår på mail og går dermed tabt Der er ofte ingen fast lagringsstruktur, så der skal i bedste fald ledes hver gang dokumenter skal fremfindes og i værste fald ved medarbejderne slet ikke at konkrete dokumenter findes

4 Typiske problemstillinger (2/2) Der er ikke nogen fast proces for, hvordan problemstillinger, opfølgningspunkter, ideer, slutprodukter m.m. dokumenteres og løses - der opfindes nye tilgange og skabeloner fra gang til gang Styring og -status for samarbejdet med kunder, partnere eller interne teams er ikke målbar og gennemsigtig. Det er svært at få et hurtigt overblik over deltagernes konkrete ansvarsområder, deadlines, godkendelsesprocedurer m.v., fordi en ligger spredt i indbakker, systemer, noter og skuffer Der er ikke ét samlet sted, hvor man kan finde en oversigt over afsluttede og igangværende samarbejder og tilgå er i disse

5 Agenda Er dette din virksomhed? GetOrganized fra Netcompany Konceptet Hvordan det virker ved eksempler Hvorfor ikke bare standard SharePoint? Hvordan kommer man videre?

6 Jeg organiserer lige Organisér rekrutteringsforløb Organisér tilbud Organisér indkøbssager Organisér en organisatorisk enhed eller fora Organisér help desk Organisér kundeservice Organisér projektsamarbejde Ja... organisér din helt egen proces!

7 Eksempler på organiseringer Projekt Tilbud Rekruttering Status Ansvarlig Start dato Slut dato Teknologi Kunde.. Status Ansvarlig Vundet Kunde Sum.. Status Ansvarlig Opfølgning Stilling Navn på kandidat Telefon.. Problemformulering Workshop Statusrapport Løsningsbeskrivelse Krav specifikation.. Projekt beskrivelse Tekniske tegninger Kravliste.. CV Ansøgning Karakterudskrifter..

8 GetOrganized til SharePoint Vi gemmer Hvem dokumenterne under Husk lige at du på kender til F:\Kunde\Tilbud fredag skal sende noget med? maj\lisa\hfa\til mig tilbuddet så jeg review kan gennemlæse det Sender du Giver du besked dokumentet til mig når jeg kan når du er færdig? arbejde med Jeg sender dig dokumentet? lige en mail med Har vi tidligere lavet lidt baggrunds en beskrivelse af en Hvad er status på løsning hvor vi..? udarbejdelsen af tilbuddet til kunden? Status Kontekst To-dos Opgaver Sikrer en fælles lagrings strukur og ensartet samarbejdsform Styrer dokumentsamarbejde Letter genfinding af dokumenter og s Holder styr på organiseringer, opgaver og påmindelser om opgaver Lader systemet eje kontekst og struktur til et vist niveau Dokumenter s

9 Agenda Er dette din virksomhed? GetOrganized fra Netcompany Konceptet Hvordan det virker ved eksempler Hvorfor ikke bare standard SharePoint? Hvordan kommer man videre?

10 Der er to væsentlige skærmbilleder i en organisering Sagsoversigten Sagsbilledet Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere Liste over sager eller projekter, oversigten kan indrettes på baggrund af de felter som beskriver den enkelte sag Det egentlige værktøj som anvendes til at gennemføre og samarbejde omkring sagen/projektet

11 Detaljerede sagsindgange kan give større overblik og mulighed for at filtrere og fremsøge sager på baggrund af visninger Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

12 Sagsbilledet er det egentlige værktøj til at gennemføre sagen eller projektet Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

13 Via GetOrganized s specialiserede søgning kan man søge efter indhold ved anvendelse af både sags- og dokumentprofiler Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

14 En organisering sammensættes via en simple wizard, hvor sagsbillede og sagsoversigter, søgebillede opsættes ved få klik Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

15 Ønske: en organisering til at styre vores R&D projekter Vi skal have styr på hvor mange aktive projekter vi har Vi skal have styr på hvor de er i vores udviklingsproces Vi skal have styr på hvem der er ansvarlig og involveret Vi vil have at folk anvender de seneste skabeloner og projektmodel Vi skal have styr på dokumenter, problemstillinger og opgaver igennem projektet Vi vil gerne kunne søge efter gamle dokumenter fra lignende projekter for at højne vidensdeling Vi vil gerne kunne relatere projekter der har med hinanden at gøre

16 Resultat: en primær indgang der skal skabe overblik over aktive og projekter der snart går i gang.. Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

17 Resultat: Vi vil registrere alle vores projekter ved en profil Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

18 Det nye projekt findes nu i oversigterne Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

19 Via selve værktøjet behandles dokumenter og den generelle styring af opgaver som skal til for at få sagen/projektet afsluttet Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

20 Værktøjet indeholder guidelines og oversigt over hvad der skal udarbejdes i de forskellige faser af projektet Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

21 Ønske: en organisering til at styre de årlige medarbejder udviklingssamtaler Vi vil have styr på at hver afdelingsleder udfører alle sine samtaler, til tiden Vi vil gøre det let! Vi vil involverer hver enkelt medarbejder Vi vil give HR chefen adgang til alle data

22 Resultat: En indgang der viser en guideline og de aktive evalueringer og om afdelingen som helhed er evalueret Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

23 For hver afdeling oprettes en sag som vil indeholde alle evalueringerne for den givne afdeling Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

24 Den nye sag er at finde i oversigten over sager, som kan ses per år og som samtidig summerer antallet af medarbejdere der skal evalueres Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

25 I værktøjet ligger den formular som skal udfyldes for at gennemføre en evaluering Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

26 Den enkelte medarbejder gives adgang til hans evaluering og efter godkendelse opdateres status Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

27 Status for afdelingens evalueringer er derved gennemsigtige for både HR afdelingen og afdelingschefen Skærmbillede skjult kontakt Netcompany for yderligere

28 GetOrganized teknologi stack Er konstrueret som en overbygning oven på SharePoint, både til WSS og til MOSS og kan tages i brug med det samme uden behov for udvikling. Nem konfiguration som foretages ved at bruge SharePoint og web interface. GetOrganized findes både på dansk og på engelsk Netcompany GetOrganized GO application store Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) Windows SharePoint Services 2007 (WSS) Dokumenter Windows 2003

29 Agenda Er dette din virksomhed? GetOrganized fra Netcompany Hvorfor ikke bare standard SharePoint? Hvordan kommer man videre?

30 GetOrganized udnytter Sharepoint s større muligheder, men bekæmper den tilhørende kompleksitet som følger med.. Muligheder og fleksibilitet med SharePoint Kløften håndteres af GetOrganized Tilgængelighed for brugerne Netcompany har med de forskellige udgaver af SharePoint set et øget brugerdrevent behov for at tøjle de frihedsgrader som platformen tilbyder. Dette er pakketeret med GetOrganized

31 ..og så mangler SharePoint noget SharePoint er god til dokumenthåndtering (EDH), men opstår behovet for at samle dokumenter i en kontekst, mangler vi noget.. vi mangler et sagsbegreb (ESDH) Med SharePoint medfører også en række administrative opgaver som kan automatiseres eller minimeres..

32 Afgørende administrative opgaver varetages af GetOrganized SharePoint formes i strukturer der tilgodeser skalering til mange millioner dokumenter og store datamængder, uden dette hensyn kommer man over tid i bekneb mht. storage og uhensigtsmæssige organiseringer af data SharePoint opsætning lettes via de indbyggede wizards og fratager IT en administrativ byrde for at opsætte SharePoint mht. søgning mv. dette klarer GetOrganized på baggrund af de behov som brugerne/konfigurator udfører via de indbyggede wizards SharePoint acceleres i brug og man får et veldefineret rammeværktøj som er let for brugere og konfiguratorer at gå til da en del frihedsgrader beherskes og fjernes for brugeren

33 Agenda Er dette din virksomhed? GetOrganized fra Netcompany Hvorfor ikke bare standard SharePoint? Hvordan kommer man videre?

34 Hvordan kommer jeg videre? I dag? kom ned og snak med os på standen! Bagefter - kontakt: Michael Ekegren, mek@netcompany.com

35 Netcompany fakta Netcompany leverer konsulentydelser inden for IT og forretning Netcompany dækker førende teknologier og standardpakker inden for Microsoft.NET og J2EE. Netcompany er dedikeret til gamle dyder med høje professionelle standarder og fokus på løsninger, der er både teknisk og forretningsmæssigt bæredygtige for vores kunder Dyb indsigt og erfaring inden for forretning, teknologi, integration, projektledelse, forankring og brugervenlighed Klientbase består primært af veletablerede danske og internationale virksomheder/institutioner Er 2005 og 2006 kåret af Børsen som Danmarks dygtigste IT virksomhed Er i september 2005 udpeget af Microsoft Danmark som årets system integrator i Danmark Er i september 2006 udpeget af Microsoft Danmark som årets Microsoft Dynamics CRM partner Højeste kundetilfredshedsscore målt af Microsoft på mere end 50 kunder i Danmark 2005/2006 Vision At være Danmarks førende og fortrukne leverandør af forretningskritiske virksomhedssystemer, integration og portaler på Java J2EE og Microsoft.NET Etableret i medarbejdere