Projektledelse. 4. udgave. Bjarne Kousholt. Nyt Teknisk Forlag

Transkript

1 Projektledelse 4. udgave Bjarne Kousholt Nyt Teknisk Forlag

2 Projektledelse teori og praksis 4. udgave Nyt Teknisk Forlag 2012 Forlagsredaktion: Henrik Larsen, Layout: Henrik Stig Møller Tegninger: Henrik Stig Møller og Mette Nielsen Omslag: Henrik Stig Møller Dtp: Narayana Press ISBN: Bestillingsnr.: Bogen er sat med ITC Stone 10/14 Alle rettigheder ifølge gældende lov om ophavsret forbeholdes. Kopiering fra denne e-bog må ikke finde sted. Fotos: s. 152 Storebæltsforbindelsens østbro. Søren Madsen/Sund & Bælt s. 159 Skinnenet. Scanpix/Henning Bagger s. 288 World Trade Centre 11. september Scanpix/Helene Seligmans s. 339 West Vanguard. Bjarne Kousholt s. 340 Operaen. Henrik Stig Møller s. 423 Søren Kierkegaard. Tegning af P.C. Klæstrup, ca s. 441 DR Byen under opførelse (2005). Dragør Luftfoto Nyt Teknisk Forlag Vigerslev Allé 18, Valby

3 Forord Fortæl mig jeg glemmer Vis mig jeg husker Involvér mig jeg forstår Kinesisk ordsprog Denne bog er baseret på Storytelling. Dvs. at jeg ved hjælp af små historier cases forsøger at vise, hvad jeg mener. Historierne håber jeg slår måske også nogle toner an, som får dig som læser til selv at tage fat i din hverdag og gøre en indsats frem mod vores fælles mål bedre projekter. Det er nemlig det, jeg gerne vil med bogen! Mange bøger om projektledelse er baseret på den metode, der er beskrevet i første linje af det kinesiske ordsprog ovenfor. I denne bog forsøger jeg at anbringe min pædagogiske metode mellem linje to og linje tre. Hvis du som læser af og til føler, det bliver for meget, at jeg prædiker holdninger og adfærd, så det måske provokerer dig ja, så er det sådan set OK med mig. For så er du jo involveret! Jeg ved fra de kurser, jeg holder, at nogle projektlederkandidater mener, at det faglige skal holdes skarpt adskilt fra holdninger og adfærd. Det er jeg ikke i stand til, så nu er du advaret, kære læser. Hvis vi definerer kompetence som følger: Kompetence = viden + erfaring (færdigheder)+ personlig indstilling (adfærd) eller på engelsk: Competence = Knowledge + experience + personal attitude så er formålet med denne bog kort og godt: At medvirke til at øge læsernes kompetence som projektledere. Forskning viser, at talent og personlige karakteristika er et individuelt fundament for det enkelte menneske, som er svært påvirkeligt. Derimod kan kompetencerne udvikles, og det vil vi gøre i det følgende. Jeg har samlet viden sammen fra mange kilder og nedfældet den i bogen på en håber jeg systematisk og overskuelig måde. 3

4 Forord Jeg har selv i mit liv opnået megen erfaring med projektledelse, og denne forsøger jeg bl.a. vha. cases at videregive til læserne. Experience is not what happens to you, it is what you do with what happens to you. Aldous Huxley Jeg forsøger ydermere at påvirke læsernes personlige indstilling jeres holdninger bl.a. via måden jeg skriver på, via citater, cases m.m. Bogen er opbygget i syv dele: Del 1: Projekter og projektledelse Handler om, hvad et projekt egentlig er. Hvad projektledelse helt overordnet går ud på, hvilke faser projektet indeholder: dets livscyklus, dets interessenter, dets organisation samt de rammer og omgivelser der er for projektet med andre ord: Nye læsere starter her! Denne del er således beregnet til at læse samlet ikke som opslag eller spotvis læsning. Er du nogenlunde erfaren som projektleder og vil hurtigt ind til the real thing, kan du roligt springe Del 1 over. Del 2: Standarder og normer for projektledelse Giver et overblik over de mest udbredte internationale standarder og normer for projektledelse. Også denne del kan du springe over, hvis du har travlt ellers er Del 2 anvendelig som opslagsværk, hvis du vil vide noget om en eller alle de fire standarder/normer, som jeg beskriver. Del 3: Projektlederen Skal du ikke springe over. Her gennemgår jeg projektlederens personlige egenskaber og fortæller historier om, hvordan du skal håndtere diverse situationer og historier om hvordan du ikke skal gøre. Del 3 handler også om, hvordan man bliver projektleder, om uddannelser, erfaringer og certificeringsordninger. Endvidere gives der nogle bud på, hvordan du bliver en bedre projektleder. Jeg har den grundholdning, at vi kan mønstre nok så mange metoder, standarder og procedurer for projektledelse men når støvet har lagt sig, er det vigtigste i projektet projektlederen og dennes evne til at lede projektet. Derfor er Del 3 vigtig! 4

5 Før projektet besluttes Før projektet besluttes sog specifikationsarbejdet specifikation Udførelses- og opfølgningsfa sen Udførelse og opfølgning Aflevering af opgaven og evaluering af projektet Aflevering og evaluering Driftog vedligehold Forord Drift og Vedligehold Figur 1 Hvordan kan man læse Del 4? Del 4: Vidensbanken Er bogens største del og dens kerne med alle værktøjerne. Her deler jeg projektet op i fem faser: Før projektet besluttes s- og specifikationsarbejdet Udførelses- og opfølgningsfasen Aflevering af opgaven og evaluering af projektet Drift og vedligehold og i hver fase gennemgår jeg alt efter relevans i den pågældende projektfase de ni hovedområder du som projektlederen skal kunne beherske: 5

6 Forord Denne matrixstruktur gør det muligt for dig at slå ned på lige det område, du aktuelt har brug for at vide noget om. Endvidere er der mulighed for at læse Del 4 på den anden led dvs. f.eks. læse alle fem afsnit om i ét stræk. Før projektet besluttes s- og specifikationsarbejdet Udførelses- og opfølgningsfasen Aflevering af opgaven og evaluering af projektet Drift og vedligehold s. 154 omfang og indhold s. 157 s. 177 s. 181 s. 190 s. 198 s. 201 s. 213 s. 220 s. 228 omfang og indhold s. 231 s. 243 s. 263 s. 267 s. 271 s. 277 s. 295 s. 309 s. 321 omfang og indhold s. 325 s. 334 s. 345 s. 353 s. 361 s. 385 s. 404 s. 409 s. 424 omfang og indhold s. 428 s. 433 s. 438 s. 442 s. 444 s. 450 s. 453 s. 454 s. 460 omfang og indhold s. 465 s. 469 s. 472 s. 475 s. 481 s. 487 s. 490 s. 492 Figur 2 Læsevejledning læsning på tværs 6 Blandt de mange, der underviser i projektledelse, er der en on-going diskussion om, hvorvidt stoffet skal fremlægges disponeret efter emner

7 Forord eller følgende de faser projektet gennemløber. I nærværende bog tilgodeses således begge muligheder, således som det er illustreret på figur 1: Emneopdelt: Emnet er valgt og i bogen læses de fem afsnit der vedrører dette. Faseopdelt: Fasen Udførelses- og opfølgningsfasen er valgt og det tilsvarende kapitel i bogen læses. Del 4 er primært tænkt og optimeret som opslagsværk. Den opmærksomme læser vil endvidere finde ud af, at den struktur, jeg har valgt for Del 4, meget ligner den som Project Management Institute (PMI) (se side 63) har valgt i sin Project Management Body of Knowledge Guide (PMBOK Guide) verdens mest udbredte vejledning for projektledelse. Min holdning er, at jeg ikke vil opfinde endnu en måde at disponere emnet på, men i stedet benytte en anerkendt opdeling. Som bekendt går vores liv jo i retning af mere globalisering og internationalisering. Valget af PMI metoden som udgangspunkt skal ikke forstås således, at jeg er helt og aldeles enig og følger den slavisk. F.eks. gør PMI ikke meget ud af drift og vedligehold, men vælger den udbredte opfattelse, at projektlederen kan tage på en tiltrængt ferie efter veloverstået afleveringsforretning. Her har jeg i stedet et solidt afsnit om netop drift og vedligehold. Også de mere bløde ting gør jeg mere ud af, end der bliver gjort i den ret stringente og procesorienterede PMBOK Guide. så det er PMBOK Guidens emneopdeling, jeg har valgt at tage udgangspunkt i hverken mere eller mindre. Prisen for den valgte struktur i bogen er, at du som læser kan møde et vist overlap. F.eks. vil nogle af de emner, jeg tager op i Del 3: Projektlederen, uvægerligt blive nævnt igen i Del 4. Mellem de enkelte afsnit i Del 4 vil der også være overlap for at sikre bogens anvendelighed som opslagsbog. Del 5: Videregående projektledelse Handler om ledelse af flere projekter på én gang samt om dynamisk projektledelse. Således kommer jeg her bl.a. ind på Scrum, Lean og Partnering. Del 6: Projektet i virksomheden Berører en række af de problemstillinger, der opstår i en organisation med flere projekter, f.eks. projektkulturen i organisationen, hvordan der træffes beslutninger m.m. Her gennemgås også modeller og måling af projektmodenhed samt beslutningsmodeller. 7

8 Forord Del 7: Projektledelse i fremtiden Et bud på hvad vi kan forvente os af fremtidens projektledelse. og så er der naturligvis appendices, ordforklaringer (dansk/engelsk), litteraturliste, caseoversigt og stikordsregister. Til slut nogle praktiske oplysninger: Bogen er renset for webadresser de ændrer sig jo hele tiden så dem finder du i stedet på bogens hjemmeside Jeg har også tilladt mig at bruge nogle cases flere gange men med forskellige vinkler. I stedet for at henvise til cases i andre afsnit, har jeg, de få gange jeg genbruger en case, valgt at gentage den. Da casene er et vigtigt element i bogen, er der bagest et register over samtlige cases med angivelse af disses vigtigste pointer. Man kan således direkte finde en case, der f.eks. viser et eksempel på udarbejdelse af en risikoanalyse. Til sidst vil jeg lige nævne, at projektlederfaget jo er meget influeret af det engelske sprog. Derfor har jeg visse steder tilladt mig både at skrive den danske tekst og den tilsvarende engelske, ligesom jeg nogle steder lader den engelske tekst stå alene uden oversættelse. For at bringe balance i tingene, vil jeg afslutte dette forord med tre citater, der får lov at stå helt alene. Man kan ikke lære at gennemføre projekter ved at læse bøger. Kun ved at gennemføre projekterne selv og ved at gøre sig sine egne erfaringer. Hvad virker for mig? Hvad virker ikke for mig? Der er ikke nogen anden vej. Man kan lade sig inspirere ved at læse om projekter. Ved at snakke med andre om projekter. Ved at forberede sig selv gennem at skrive om projekter. Man kan også lære teknikker og søge inspiration i kurser, seminarer og foredrag. Det er alt sammen udmærket men du skal også gøre dig dine egne erfaringer! Michael Karvø og Lars Bo Pedersen i bogen Projektledelse i tværfaglige teams Slå følge med dem, der søger sandheden og sky dem, der mener de har fundet den. Jens Martin Knudsen ( ), dansk astrofysiker 8 Hvor det i grunden dog er behagelig at passiare på papiret, så får man dog lov til selv at snakke, uden at nogen afbryder én. H. C. Andersen

9 Forord til 4. udgave Der er følgende nye ting i 4. udgave: I del 1 Projektets omgivelser og rammer er der kommet en ny case: Den norske sag I del 3 Projektlederens opgaver og udfordringer er emnet projektlederens autoritet udbygget og en case fra den kommunale verden Gulddrengen er tilføjet. I samme afsnit er de fire projektledelsesopgaver uddybet I del 3 Et nyt afsnit om uddelegering, herunder en ny case fra den kommunale verden: Fyldte bleer! I del 3 Et nyt afsnit om motivation og primadonnaer herunder tre nye cases: A eller B, Næsen i sky eller plovfuren og Krakileren I del 4 oversigten med standardkontrakter fig. 82 er udvidet med ABT93 og ABR89 I del 4 specifikation omfang og indhold er der ryddet op i betegnelserne WBS og PBS I del 4 specifikation en ny case fra den kommunale verden: Cykel- og gangbro, hvor der gives eksempel på identificering af interessenter I del 4 specifikation fortsættelse af casen Cykel- og gangbro, hvor der gives eksempel på risikoidentificering baseret på den foretagne interessentanalyse. I del 4 Udførelse og opfølgning er der indsat et afsnit om early warning. I del 4 Udførelse og opfølgning er afsnittet om projektets administrations udbygget. I del 4 Udførelse og opfølgning er indsat et afsnit om det virtuelle team. I del 4 Drift og vedligehold er det understreget, at der bør laves en ny interessentanalyse og en ny risikoanalyse for fasen. I del 5 Dynamisk projektledelse er der indsat et afsnit om Scrum I Appendiks 2 er tilføjet overskrifterne for K02 Standardkontrakt for længerevarende IT-projekter Caseoversigten er udbygget med de nye cases. Bogens stikordsregister er udbygget med flere stikord, og rundt omkring i bogens tekst er der indsat flere referencer, således at det er nemmere at kæde bogens forskellige dele sammen. 9