Analyse af kommunal ejendomsdrift

Transkript

1 Analyse af kommunal ejendomsdrift Spørgeskemaundersøgelse gennemført af KTCs faggruppe for kommunal ejendomsdrift Efterår 2012 Formand Morten Hallgreen, faggruppen Kommunal ejendomsdrift 1

2 1. Hvordan var/er ejendomsfunktionen placeret organisatorisk i din kommune? Ejendomsområdet organisering i 2007 Ejendomsområdet organisering i 2012 Indgik/indgår i en forvaltning Indgik/indgår i en forvaltning 5 13 Selvstændig organisatorisk enhed ( fx et center eller en afdeling ) Anden organisering 9 7 I 2007 var ejendomsområdet organiseret i selvstændige organisatorisk enhed i 19% af de kommuner som har deltaget i spørgeskemaundersøgelsen. I 2012 er kommuner med et selvstændigt organiseret ejendomsområde steget til 30%. Det kunne tyde på at kommunerne tillægget ejendomsområdet en større betydning og har ønsket en professionalisering af området ved en selvstændig organisering. Uddyb evt. ændringer i organiseringen fra 2007 til 2012: Uddyb evt. ændringer i organiseringen fra 2007 til 2012: Stabens opgaveporteføljen er vokset - al teknisk driftspersonale er nu samlet (ca. 100 personer) Der er oprettet en Klima og energisektion som arbejder bredere med klimaproblematikken end tidligere, hvor det primært drejede sig om energioptimering of bygningsmassen. Optimering af bygningsmassen ligger fortsat i Bygninger. Ejendomscentret blev oprettet i 2007 som et selvstændigt center med udgangspunkt og omdrejningspunkt i et Facility Managementkoncept. Tiden inden var ejendomsfunktionen placeret i Teknik & Miljø Forvaltningen. I 2010 blev Ejendomscentret sammenlagt med Center for Teknik & Miljø. Uændret. Afdelingen har skiftet navn Er flyttet fra byggesagsafdelingen til Drift- og Anlægsafdelingen i 2010 format styrke området organisatorisk Teknik og Miljø har klima skærm vedligehold, og de decentrale institutioner og fagforvaltninger har resten. Ejendomsområdet har fra 2007 være organiseret med en delvis decentral og delvis central enhed. Fra 1. april 2013 centraliseres hele bygningsdriften i et ejendomscenter, der hører under Teknik og Kulturforvaltning Organisationsændring i 2012 Stabens opgave portefølje er udvidet væsentligt. Ejer nu alle kommunale ejendomme som stilles til rådighed for fagudvalgene. Al forbrug, udlejning og teknisk personale (100 personer) er samlet. Ingen ændring Successivt samlet i denne årrække - og fra 2014 en centralt placeret ejendomsenhed, som har alt ansvar for: Bygherrerådgivning, Bestillerfunktion, indv./udv. vedligeholdelse, energibesp. foranst., energiledelse samt administrerer interne, eksterne og fremmede lejekontrakter, køb og salg lejekontrakter - på vegne af 7 forvaltninger. Organisationen blev ikke ændret, men afdelingen blev pr. 1. januar 2011 reorganiseret, skiftede navn og fik tilført ressourcer og kompetencer. Kommunen er gået fra en forvaltningsorganisering til en koncernmodel med direktion og 12 centre pr Herved blev Center for Ejendomme oprettet som selvstændig Facility Management enhed med reference til en direktør og politisk til Økonomiudvalget Stabens opgaveporteføje er blevet udvidet idet alle kommunale ejendomme er samlet i staben og stilles til rådighed for fagudvalgene. Det tekniske servicepersonale er ligeledes samlet og ledes centralt med decentrale mødesteder.(ca. 100 medarbejdere) Hele organisationen i Lejre Kommune gennemgik en organisationsændring i Der blev etableret 12 selvstændige centre (otte fagcentre og fire servicecentre). Center for Ejendomsdrift er et af de fire servicecentre. Ved kommunesammenlægningen, besluttede det nye byråd at videreføre den model, der havde ligget til grund for organiseringen af Ejendomsområdet i gl. Esbjerg Kommune. Ejendomsfunktionen begrænset til planlagt bygningsvedligeholdelse, idet drift og daglig vedligeholdelse var decentralt placeret på institutioner, skoler etc. 2

3 Ved ikke - var ikke ansat på det tidspunkt Bygningsvedligeholdsopgaven for klimaskal, energi og installationer ligger i plan- og byggeafedelingen, mens indvendig vedligehold ligger decentralt Ændring fra en selvforvaltningsenhed under teknisk forvaltning i juli Aarhus har 5 bygningskontorer placeret i hver sin magistratsafdeling. Denne organisering er uændret i fht Ændret i 2011 fra Kommunale Bygninger som en sektion under Teknik- og Miljøforvaltningen til en afdeling Ejendomscenteret under samme forvaltning CEIS ~ Center for Ejendomme og Intern Service ingen ændring, Ingen ændringer i placeringen. Ejendomsfunktionen er en del af en afdeling i Teknisk forvaltning Vi har ikke en ejendomsfunktion Solrød kommune har i mange år haft "enhedsforvaltning" og er dermed ikke opdelt i forvaltninger eller centre. Før 2011 var Ejendomsfunktionen delvis centralisereg - undtaget var indvendig bygningsvedligehold og de tekniske servicemedarbejder. Fra 2011 har alle bygningsfunktioner været centraliseret i en enhed, Ejendomscentret, som organisatotisk fungerer som en del af Teknik og Miljø Inden kommunesammenlægningen var funktionen var spredt i flere fagforvaltninger. Efter sammenlægningen er funktionen samlet i en stabsafdeling, Bygningsservice og Beredskab. Der er sket en centralisering af den kommunale rengøring, udvendig vedligeholdelse og energistyring. Anden daglig service og drift er stadig spredt ud i alle forvaltninger Der er ikke tale om en centraliseret ejendomsfunktion, men nærmest central rådgivning, decentral handlen, dog med lidt større central handlen i 2007 (ang. administrationsbygninger) 2007 èn ansat (i Teknik og Byg) som rådgav institutioner ansatte (i selvstændig afdeling under Teknik og Byg) med ansvar for al udvendig bygningsvedligeholdelse og installationer samt bygherrerådgivning ved alt nybyggeri og ombygninger. 2. Ejendomsfunktionens opgaver? I 2007 I 2012 Ja Nej Ja Nej Indvendig vedligeholdelse Udvendig vedligeholdelse Vedligeholdelse af tekniske installationer Vedligeholdelse af udv. arealer og belægninger Bygherrerådgivning Projektering Energisparende foranstaltninger Rengøring Bygningsdrift Andre opgaver Udviklingen i opgaveløsning inden for ejendomsdrift peger i retning af en større grad af centralisering af ansvaret for løsning af opgaver på tværs i denne kommunale organisation. Ændringerne i ansvaret for opgaveløsningen på ejendomsområdet underbygger udviklingen i organiseringen af ejendomsområdet, hvor den faglige ekspertise og ansvar samles i selvstændige organisatoriske enheder. 3

4 Evt. beskriv kort andre opgaver Intern service administrationsbygninger og kantinedrift Køb og salg af ejendomme, ejendomsstrategi m.m. Bygnings- og lokaleoptimering Ejendomsservice, tekniske servicemedarbejder opgaver vedr. bygning og udenomsarealer Samling af al udlejning - ejer af alle bygninger - de stilles nu til rådighed for det enkelte fagudvalg - forsikring og risikostyring Bygherrefunktion i forbindelse med alle typer kommunale byggeopgaver. Kantinedrift, administration af biler, trykkeri, teknisk service og drift af kopimaskiner. Yder også rådgivning i mindre omfang til selvejende institutioner, herunder haller. Ejendomscenteret blev oprettet 2008 og der kom adm. af arealanvendelse, kolonihaver osv Tilsyn med almene boliger Kommunale almene ældre- og plejeboliger Udlejning af ejendomme og arealer Forpagtninger Typisk driftsrådgivning i forhold til de decentrale institutioner. Indvendig vedligehold og udvendige arealer og belægninger for administrationsejendomme indgår i opgaveporteføljen. Det samme gælder for ubenyttede ejendomme og arealer uden dedikerede brugere Mange andre FM relaterede opgaver - forsikring - udlejning - indleje - køb- salg - Køb og salg af fast ejendom, forsikringsområdet, redningsberedskab, huslejeadministration, almennyttige ældreboliger I dag fylder en miljøopgave som PCB en del i afdelingen. Energivejleder it-drift, kantinedrift, rådhusbetjente Team Ejendom har dog energibudgetter for de bygninger der er ESCO renoveret, samt indvendigt vedligehold og udearealer på administrative bygninger Projektering af mindre opgaver. I 2008 blev der tilknyttet et energikorps til afdelingen 2007:Forsikringsområdet flyttet til anden afd. i dag. 2012:Forbrugsovervågning af el, vand, varme mv med online målere, Keep Focus Diverse services Eget vægterkorps og vagttjeneste i åbningstiden i Borgerservice og på Job Center. Drift af kantiner på Rådhus og Jobcenter Centralisering af pedelfunktion i et Teknisk Servicekorps. Bemanding af scanningsfunktion i forbindelse med indgående post. Ansvar for kommunens forsikringsportefølge (- arbejdsskadeforsikring, som ligger i HR Center) Sekretariats- og stabsfunktion inden for ejendomret/entrepriseret kapacitetsplanlægning, Energieffektivisering, funktionsoptimering, ud- og indlejning, køb og salg af ejendomme og grunde. Boligvisitation Indvendig vedligeholdelse udføres af bygningsejere/brugere - rådgivning herom udføres af ejendomsfunktionen kantinedrift på rådhuset, vagt og sikring, udlejningsadministration, projektudvikling, byggestyring, herunder økonomistyring, på anlægsopgaver I 2007 lå køb og salg også i Team Ejendomme Kantinefunktion i forbindelse med 8 administrative enheder. Forsikring og risikostyring. Udvendige opgaver i forbindelse med administrationsbygninger og pedelfunktionen i forbindelse med disse bygninger varetages også af afdelingen. Vi har pr. 1/1-13 overtaget den fulde bygningsdrift på kommunalt ejet almene boliger. Derudover har vi den fulde vedligeholdelse på konto 6 bygninger. Deltager i den kommunale tilsynspligt med almene boliger / boligselskaber Rådhusadministration (vedligeholdelse, pedeller, ombygning mv.) Ejendomsadministration af Teknik og Miljøudvalgets udlejningsboliger Vedligeholdelsesplaner for ældreboliger Uddyb evt. ændringer i ejendomsfunktionens opgaver fra 2007 til 2012: Her er svaret ud fra "udførsel af opgaver". Situationen er generelt varierende mellem de fem bygningskontorer. Det er også Administration af Kommunens udlejningsboliger er i 2012 flyttet til Ejendomme I perioden er den samlede rengøringsopgave udliciteret Hele ejendomsområdet blev centraliseret i 2011 Ikke væsentlige, men fra 1. Januar 2013, overtages al indvendigt vedligehold også i en ejendomsfunktion. Decentralisering af tekniske servicepersonale til institutionerne i se tidligere kommentarer! 4

5 Pr. 1. januar 2011 blev vedligeholdelsesfunktionen centraliseret og der blev oprettet en vedligeholdelsespulje direkte under ØK. Samtidig blev den interne bygherrerådgivning formaliseret og lagt i faste rammer. Ansvar for driftsopgaver var de samme, men opgaven blev bestilt hos en bygningstjeneste. Alle FM opgaverne vedr. administrationsejendomme, rådhusbetjentfunktioner, kantiner, biler, mødeservice, postbehandling, postruter, forsikring, vagt, risikostyring er nu samlet forankret i centret. Det samme gælder for hjemtagning af 25% udliciteret rengøring i 2012 Der kan ikke svares rent ja eller nej til ovenstående, da der var rigtig mange undtagelsestilfælde. Der er som led i organisationsændringen sket en tilpasning og harmonisering af opgaverne. Ingen væsentlige ændringer. Dog indgår en del fritidsbygninger, som tidligere har "levet deres eget liv" i dag i Ejendommes vedligeholdelsesportefølje. Fra 1/ Portefølje strategi / arealforvaltning Projektering udføres på mindre opgaver. Indtil nu mest organisatorisk flytning af funktionen. ingen Fra 2012/2013 er ejendomsservice smeltet sammen i et nyt center med internservice og der er overvejelser at tage servicefunktioner på skole og dagsinstitutioner med over tid Der er ikke sket ændringer i funktion eller ydelser i den nævnte periode Kan ikke besvares, da vi ikke har en ejendomsfunktion Center for Ejendomme har i 2012 forberedt et projekt for centralisering af ejendomsdriften i C-EJD. Første fase, skoler og institutioner er sat i drift anden fase forventes I forbindelse med udlicitering af rengøringsopgaven i kommunens bygninger i 2008, blev det det overordnede ansvar for denne opgave placeret i afdelingen. Afdelingen varetager delvist indvendig vedligehold og delvist udvendig arealer 3. Ejendomsfunktionens budgetansvar (centralt budget) I 2007 I 2012 Ja Nej Ja Nej Indvendig vedligeholdelse Udvendig vedligeholdelse Vedligeholdelse af tekniske installationer Vedligeholdelse af udvendige arealer og belægninger Anlægsbudgetter Energisparende foranstaltninger Energiudgifter Rengøring Bygningsdrift Andre opgaver Udviklingen i budgetansvaret følger naturligt udviklingen i ansvaret for løsning af bygningsdriftsopgaverne. Der ses endvidere en svag tendens til centralisering i budgetansvaret for de løbende udgifter der er knyttet til driften af bygninger. Uddyb evt. ændringer i ejendomsfunktionens budgetansvar fra 2007 til 2012: Intern service administrationsbygninger og kantine drift under ØPU-UDVALGET Køb og salg samt drift af andre ejendomme under TEK-UDVALGET Bygningsportefølje Ejendomsservice Udenomsarealer ved institutioner Fagforvaltninger fremfører ( i samarbejde med ejendomscenteret) selv anlægsønsker. Fra og med budgetvedtagelsen overgår budgetansvaret til ejendomscenteret 5

6 Anlægsbudgetter alene som bygherrerådgivere. Det er relevante fagudvalg som er budgetansvarlige ved bevillingssøgning og regnskabsaflæggelse. Forpagtninger Udlejning af kommunale ejendomme Budgetansvar for fællesudgifter til administrationsområdet, indvendig vedligehold, inventar, kontorartikler, porto, kantiner, forsikring, risikostyring og bilpark for administrationen Det er meget forskelligt fra bevilling til bevilling, så ovenstående svar skal ses med forbehold. Der var og er både centrale og decentrale anlægsbudgetter Team Ejendom har dog energibudgetter for de bygninger der er ESCO renoveret, samt indvendigt vedligehold og udearealer på administrative bygninger Ændringen vedrører administrationsbygninger hvor der med en huslejemodel er indført et lejeransvar for den indvendige vedligeholdelse og for driftsudgifterne Forsikringspulje ingen Budgetansvaret ligger hos fagforvaltningerne. Ejendomsfunktionen igangsætter arbejderne vedr. udvendig vedligeholdelse, tekniske installationer, udvendige arealer, energibesparende foranstaltninger hvilket alle naturligvis styres og afleveres til fagforvaltningerne efter aftalt tid og pris Kan ikke besvares, da vi ikke har en ejendomsfunktion Ejendomme havde kun delvis ansvaret for indvendig vedligeholdelse i Med udgangen af 2012 (og-13) overføres det fulde ansvar. Ejendomme overtog det fulde ansvar for anlægsbudgetter på vores område i efteråret -12. Delvist budgetansvar for indvendig vedligehold og udearealer Der er lavet en central pulje til belægninger! Se tidligere svar om ansvar for administrationsbygninger Ja, i egne bygninger 4. Bliver følgende opgaver hovedsageligt udført internt eller eksternt i jeres kommune? Angiv for hhv og 2012 Planlægning, udbud og styring af indvendig vedligeholdelse Planlægning, udbud og styring af udvendig vedligeholdelse Planlægning, udbud og styring af tekniske installationer Bygherrerådgivning i forbindelse med mindre byggeprojekter Projektering og udbud af mindre byggeprojekter Tilsyn og byggeledelse af mindre byggeprojekter Bygherrerådgivning i forbindelse med større byggeprojekter Projektering og udbud af større byggeprojekter Tilsyn og byggeledelse af større byggeprojekter Hovedsageligt internt I 2007 Hovedsageligt Hovedsageligt eksternt internt I 2012 Hovedsageligt eksternt Energisparende foranstaltninger Rengøring Andre bygningsdriftsopgaver

7 Der en svag tendens til, at flere at de kommuner som har deltaget i spørgeskemaundersøgelsen løser opgaver knyttet til ejendomsdrift og kommunalt byggeri internt i kommunen. Det eneste område hvor løsningen af ejendomsdriftsopgave i sigende grad overlades til eksterne leverandører er på rengøringsområdet. Hvis der udføres andre bygningsdriftsopgaver, beskriv kort disse: Vi køber driftsopgaver ved spidsbelastning Opfølgning og styring af ESCO projekt vagt, betjente, kantine, grøn service Kantine, forsikring, risikostyring og pedel. Se tidligere. Uddyb evt. ændringer i fordelingen af internt og eksternt løste opgaver fra 2007 til 2012: Den interne projektering er på arkitektydelsen. Har ofte ekstern rådgivning på ingeniørydelser. Har i 3 tilfælde siden 2007 gjort brug af ekstern bygherrerådgivning i forbindelse med et par store totalentrepriser. Stadion i 2 omgange sammen med Randers FC ( 100 mio.) og et stort sundhedshusbyggeri til ca. 260 mio. sammen med Region Midtjylland. Kommunale ejendomme har samlet alt drift Ændringerne er en følge af reorganiseringen i Al rengøringsarbejde skal konkurrenceudsættes i Selve fordelingen er ikke ændret i hovedtræk, men der styres mere på driften, så en vægtning går fra akut mod planlagt vedligehold. Desuden udbyder vi driften som rammeudbud indenfor planlagt vedligehold og får herved mere for de samme penge Ovenstående er meget overordnet besvaret og gælder ikke konsekvent. Fordelingen mellem in- og ekstern kan variere afhængig af det aktuelle opgavepres i Ejendomme. Vi har en enkelt medarbejder som er 100% projekterende rådgiver. Der sker en glidende forskydning til at der bruges mere ekstern rådgivning således at vi selv er projektledere ingen Projektering, udbud og tilsyn af større byggerier udføres ca. 40/60% i ejendomsfunktionen og af eksterne rådgivere. Der spørges samlet til projektering og udbud. Udbud løses oftere internt end projektering (i lidt bredere forstand). Rengøring ret lige fordelt mellem intern og intern. 5. Hvordan var/er personalesammensætningen af ejendomsfunktionen? I 2007 (ca. årsværk) I 2012 (ca. årsværk) Arkitekter Konstruktører/byggeteknikere Teknisk designer Ingeniører Maskinmesterer Jurister HK-personale Servicemedarbejdere/håndværkere Rengøringspersonale Besvarelserne skal bearbejdes og optælles særskilt hvilket jeg ikke har haft mulighed for ved denne foreløbige og hurtige besvarelse. 7

8 Uddyb evt. ændringer i personalesammensætningen fra 2007 til 2012: Vi har øget kommunens fokus på energirenovering og er igang med at lave en mere langsigtet vedligeholdelsesplanlægning HK/jurist mv er samlet i fælles sekr. funktions Teknisk servicepersonale fordelt på institutionerne Rengøringen udliciteret 2 medarbejdere arbejder med energi, og denne funktion var ikke før 2007 Der er i dag 5 decentrale funktioner i de største bygningsmæssige forvaltninger - alle samles fra 2014 i en afdeling, og personkredsen tæler: arkitekter, bygningskonstruktører, ingeniører og HK personale. Der er gennem de seneste år arbejdet målrettet på at rationalisere styrken - bl.a. gennem etablering af resultatcenter på markedsvilkår således at det samlede antal årsværk er gået fra ca til i alt ca viceværter. Der er især irt. køb og salg af ejendomme et tæt samarbejde med de juridiske enheder - men vi har ikke planlagt integration af disse jurister - kommer måske senere! Udførende del med arkitekter var i bygningsfunktion hvor der var 5 arkitekter, 4 bygningskonstruktører, 1 tegner, 1 elektriker, 1 svagstrømsperson, 2 ingeniører, 1 vvs'er, 2 viceværter, 2 administrative. Rengøringen er hjemtaget fra leverandører for 25 % Ovenstående rengøringspersonale er organiseret i virksomheden Samordnet Rengøring med egen leder. Af andre funktioner i Ejendomsstaben kan nævnes energikoordinator og kommunikationskonsulent Maskinmestre dækker over VVS- og Elinstallatører. Administrationen blev fra og med 2012 overført til et fælles sekretariat i Teknik & Miljø. Resten er et udtryk for en løbende personalereduktion Tallene vedrører alene Ejendomsforvaltningen. Rengøringsfunktionen for Rådhuset blev som den sidste udliciteret primo 2011 Energigruppen udgør ca. 2½ årsværk Der er sket effektivisering i opgaveløsningen, især indenfor fagene teknisk assistent, HK ansatte bl.a. som følge af øget digitalisering. Der samme gælder Servicemedarbejdere der i dag arbejder i teams om flere bygninger frem for som tidligere at være fast til knyttet til bestemte bygninger. Der arbejdet meget med optimering i rengøringen. God blanding og forholdsvis lidt ændring, dog mere fokus på Controlling Den ene ingeniør stilling er besat af en el-installatør i skånejob på 25 t/uge Kan ikke besvares, da vi ikke har en ejendomsfunktion Rengøringen er udliciteret men på vore plejecentre er der ansat kommunalt rengøringspersonale. Servicemedarbejderne decentralt bliver i forbindelse med centralisering af ejendomsdriften overført til C- EJD i alt ca 44 servicemedarbejdere Ved opstart af energirenoveringsopgaven i 2011 blev der ansat en ingeniør og en maskinmester Plus én konstruktør i seniorjob fra årsskiftet Har kun oplysninger for den centrale, hovedsagelig rådgivende, ejendomsfunktion. 6. Hvad er dine forventninger til fremtiden? (de næste 1-3 år) Ja (%) Nej (%) Uafklaret (%) Vil ejendomsfunktionen blive omorganiseret? 46% 31% 23% Vil der ske ændring i ejendomsfunktionens opgaver? 56% 22% 22% Vil der ske ændring i ejendomsfunktionens budgetansvar? 42% 31% 27% Vil der ske ændring i hvilke opgaver der udbydes? 37% 27% 37% Besparelserne peger i retning af, at der rundt om i kommunerne er en klar forventning til at organiseringen af ejendomsområdet er under forandring. Det ser endvidere ud til, at der forventet en stigning i ejendomsdriftsopgaver som udbudssættes i de kommende år. 8

9 Beskriv evt. dine forventninger til den fremtidige udvikling af ejendomsfunktionen i din kommune. Byrådet besluttede i august 2012 at etablerer et Ejendomscenter. En del af den indvendige "små vedligeholdelse" vil fra 2013 blive lagt ud til aftaleenhederne og skal indarbejdes i deres nuværende egne budgetter. Organisering af ejendomsfunktionen vil i 2013 blive omorganiseret, således at drift- og anlægsopgaver bliver delt op imellem to selvstændige afdelinger. Ejendomme & Energi og Vej & Anlæg. ja, betyder at vi vil undersøge området Pr. 1 januar 2013 samles al bygningsdrift i ejendomsfunktionen i teknik og miljø. Så al drift og vedligeholdelse er er sted og energi og udendørs arealer. Store dele af afdelingens arbejdsområde skal konkurrenceudsættes i Området vedr. tekniske servicemedarbejdere på skoler og institutioner vil sandsynligvis blive centraliseret. Områder som vinduespolering og vedligehold af udearealer og terræn vil sandsynligvis blive samlet og udbudt Mindre omorganisering af bygherrerådgivernes arbejdsfordeling. Der er meget store anlægsprojekter i investeringsoversigten, der betyder øget brug af eksterne rådgivere (eller udvidelse af staben). Dertil også forventning om større udbud, evt. rammeudbud. Ejendomme bliver fra 1. februar et Kontor under Planafdelingen i Teknik & Miljø. Vi overvejer og undersøger mulighederne for samlet udbud af afgrænsede vedligeholdelsesområder, uden at viden om tilstand og kvalitetssikringen mindskes og vores nuværende mulighed for løbende tværgående prioritering opretholdes. Der vil nok blive lavet større rammeaftaler for bl.a. indvendig vedligehold Kommunen påregner en samling af de 5 bygningskontorer til én enhed, der vil få ansvaret for den udvendige vedligeholdelse af kommunens bygninger. Driftsansvaret for de indvendige opgaver forbliver hos bygningsejerne, ligesom projekteringsansvaret forbliver hos ejerne. Dette vil udfordre en totaløkonomisk vurdering af bygningerne. Jeg tror at ejendomsdriften samles inkl. de tekniske serviceledere til en enhed. Der forventes de næste 2 år at der fokuseres stærkt på de samlede omkostninger til bygningsdrift, og at ejendomsfunktionen får en stor rolle i denne proces. Data på bygningsområdet digitaliseres og og kan benyttes bredt i beslutningsprocessen. Udgangspunkt i facility management. Stort fokus på energi besparelser. Vi har centraliseret ejendomsområdet fuldt og helt, hvilket vi oplever som det mest økonomisk og styringsmæssigt rationelle, vi har i de seneste 5 år udfaset mere end m2 udtjente og dårlige udnyttede bygninger og i stedet bygget ca m2 nye moderne og energieffektive. Trenden er at samle især børneområdet i større mere effektive enheder. Fremtiden er uafklaret. Hele bygningsdriften er under afdækning, det forventes derfor, at der vil ske noget inden for 1-3 år. I hvilken retning vides ikke pt. Fra 2016 vil der blive etableret en ejendomsfunktion C-EJD vil i den kommende tid overtage den samlede drift af kommunens ejendomme. Herefter vil der blive arbejdet med udlicitering af serviceopgaver, serviceydelser og serviceaftaler. Der vil også blive udbudt opgaver i større enheder og indgået rammeaftaler. Opgaven med energirenovering af idrætshaller og centre forventes at komme ind under ansvarsområdet. Jeg forventer, at der vil blive etableret en form for ejendomscenter Det er i budgetforlig 2012 aftalt, at der skal oprettes en mere centraliseret ejendomsenhed Overblik og ansvar for ejendomsudnyttelsen og lejemål samt drift af administrationsbygninger bliver nye opgaver for ejendomscentret, som medio 2013 overgår som en afdeling under den centrale økonomiforvaltning. 7. Prioritering af emner til en temadag. Hvilke emner vil I gerne høre om/drøfte på en temadag? Vægtes højt Middel Vægtes lavt Nye organisationsformer på ejendomsområdet i kommunerne Opbygning af Facility Management organisationer i det offentlige 67% 25% 8% 70% 25% 5% Energibesparelser og energirenoveringer 41% 38% 21% 9

10 Vægtes højt Middel Vægtes lavt EU - direktivet vedr. energieffektivsering 21% 51% 28% Energibesparelser - offenlig og privat samarbejde 26% 43% 31% Vedligeholdelsesplanlægning 42% 50% 8% Hvordan håndterer vi vedligeholdelsesefterslæbet på kommunale bygninger? 64% 30% 7% Totaløkonomi og bæredygtigt byggeri 53% 40% 6% Udviklingen på IKT-området og kravene til kommunerne 40% 44% 16% Udbud af bygningsdrift 20% 57% 23% Bygningsdrift - offentlige og private samarbejdsmodeller Optimering af kommunens arealanvendelse - arealforvaltning 30% 49% 21% 71% 19% 10% Spørgsmål nr. 7 har haft det formål, at få input til den planlagte temadag i juni Hvis besvarelserne tages som udtryk for de temaer som optager kommunerne for tiden peger det klart retning af den fremtidige organisering af Ejendomsfunktionen i kommunen og på arealforvaltning - arealoptimering. Beskriv evt. andre forslag/emner til en temadag: Opgaveflow og digitalisering Der er i mange andre sammenhænge fokus på energiområdet Inspiration til multifunktioner af samme arealer og evt. barrierer herfor Drivere til at skabe forståelse for at der er mange penge bundet i m2 I alle mener at bør der være et særlig fokus på digitalisering og effektivisering Jeg har besvaret ud fra en generel betragtning. Emnet afhænger af deltagerkredsen. Vi finder det meget væsentligt at forvaltningen besidder den nødvendige faglige og ressourcemæssige kapacitet til at varetage ejendomsområdet, som anser som strategisk i udvikling af den effektive moderne kommune. Virksomhedskulturen ved centralisering af ejendomsfunktionen Har du kommentarer, bemærkninger eller forslag i øvrigt? Bemærk, at de ændringer, der er angivet i 2012 ( set i forhold til 2007) først træder i kraft i Opgaveflow og digitalisering kunne være et godt emne :-) I lyset af den mangfoldige måde at organisere 'ejendomsfunktionen' på kunne en bredere spørgeramme måske anbefales. Ellers ok spørgsmål. nej Der sker meget i forhold til nye organisationsmodeller, hvorfor jeg gerne ser et temamøde herom snarest. Godt at vi for analyseret dette emne, så vi får klarhed over hvor vi står i kommunerne. De kommende år kommer der øget fokus på om kommunerne varetager ejendomsdriften på en tilstrækkelig professionel måde. Nej. 10