8. Forenkling af ejendomsadministrationen

Transkript

1 Forenkling også et kommunalt ansvar 8. Forenkling af ejendomsadministrationen Det overordnede mål for forvaltning af ejendomme er, at bygningsmassen understøtter den virksomhed, der foregår i lokalerne. Det sker ved, at kommunerne bedst og billigst muligt stiller velbeliggende, velfungerende og tidssvarende lokaler til rådighed. Det har derfor betydning, at de afsatte midler til vedligehold anvendes effektivt. Med de nye store kommuner er der bedre mulighed for at høste effektiviseringsgevinster gennem specialisering og stordriftsfordele. 118

2 8. Forenkling af ejendomsadministrationen Opgave- og strukturreformen har også i forhold til ejendomsforvaltningen givet kommunerne anledning til overvejelser om, hvordan forvaltningen skal organiseres fremadrettet. Den generelle tendens er, at kommunerne samler opgaverne vedr. ejendomsadministration centralt. Kommunerne centraliserer ejendomsadministrationen En undersøgelse KL gennemførte sammen med staten og Danske Regioner i viste at 7 ud af 10 kommuner havde samlet eller var ved at samle løsningen af ejendomsopgaver i en ejendomsenhed. Der er særligt to måder kommunerne har valgt at organisere en ny samlet ejendomsforvaltning på. Den ene gruppe har en ejendomsenhed, som har samlet de udførende opgaver og forvalter ejendommene på vegne af fagforvaltningerne og institutionerne (forvaltermodellen). Denne model er den mest udbredte. Den anden gruppe har et ejendomscenter eller en ejendomsenhed, der har den fulde beslutningskompetence i forhold til forvaltning af kommunens ejendomme (selvstændig ejendomsenhed). Kommunernes større økonomiske volumen giver mulighed for samling af opgaverne og specialisering inden for forvaltningen. Det vil kunne styrke de faglige rammer for opgaveløsningen. En forvaltning med mange ejendomsopgaver kan bedre udvikle specialiserede funktioner, der kan sikre høj kvalitet i opgaveløsningen. Specialiserede ejendomsenheder giver samtidig fagforvaltningerne og institutionerne mulighed for at fokusere på deres kerneopgaver. Det kan frigøre fagforvaltningerne og institutionerne for den administrative byrde, det kan være for dem at varetage drift og vedligeholdelse af deres lokaler. Centralisering af ejendomsadministrationen er således sket dels ud fra et effektiviseringshensyn og dels ud fra et forenklingshensyn. 1 Ejendomsadministration i kommuner og regioner bedre rammer for velfærd, udgivet i maj Publikationen kan rekvireres hos KL eller Slots- og ejendomsstyrelsen 119

3 Forenkling også et kommunalt ansvar Med ejendomsadministration fokuseres i denne sammenhæng på ejendomsadministration, drift og vedligeholdelse, langsigtet om-/nybygning samt kvadratmeterudnyttelse. Vedrørende vedligeholdelse omfattes både den indvendige vedligeholdelse (fx maling af lofter og vægge, vedligeholdelse af sanitet og el-apparater) og den udvendige vedligeholdelse (fx vedligeholdelse af fundament, bygningskonstruktioner og tagbeklædninger). Forenkling af ejendomsadministrationen: Placer ansvaret for indvendig vedligehold decentralt Placer ansvaret for udvendig vedligehold centralt Udnyt fordelene ved en centralisering af ejendomsadministrationen Undgå monopolistisk adfærd Opgaver der henhører under fx facilities management, dvs. alle services, der understøtter kernevirksomheden (fx rengøring, kantine, vagtservice), er ikke omfattet af forenklingsforslagene. Som udgangspunkt kan flere af de overvejelser, der knytter sig til organisering af ejendomsadministration dog overføres til facilities management. Nogle af rationalerne bag centralisering af facilities management er således stordriftsfordele, øget professionalisering og robusthed ift. rekruttering af medarbejdere. Kommunernes erfaring med centralisering af opgaver henhørende under facilities management er imidlertid noget forskellige. Nogle kommuner har kunnet indhøste effektiviseringsgevinster ved at samle rengøringen, køkkendriften og indkøbsfunktionen, mens det i andre kommuner ikke har været muligt. En af begrundelserne for ikke at centralisere fx rengøringsfunktionen er, at udgiften til etablering af en central funktion ikke opvejes af besparelser blandt de decentrale enheder. Herudover kan geografiske forhold og institutionsstruktur have indvirkning på effektiviseringsmulighederne ved en ændret organisering af facilities management områderne. Det er derfor vigtigt forudgående at lave en grundig analyse af effektiviseringspotentialet. 120

4 8. Forenkling af ejendomsadministrationen Forslag til forenkling af ejendomsadministrationen Placer ansvaret for indvendig vedligehold decentralt Placering af en del af ansvaret for vedligehold og drift af bygningerne hos brugeren kan have til formål at ansvarliggøre brugeren. I det lys kan det være hensigtsmæssigt, at den almindelige indvendige vedligeholdelse og almindelige drift påhviler brugeren af bygningen, hvilket da også er normalt i kommunerne. Her er det de enkelte skoler, daginstitutioner osv., der inden for egne økonomiske rammer, står for den indvendige vedligeholdelse og drift. Formålet er at sikre incitamenter til at passe godt på bygningerne og samtidig sikre, at midlerne bruges der, hvor brugerne vurderer, at der er størst behov. Brugerne vil tillige ikke have behov for at anmode om midler i hvert enkelt tilfælde, hvilket sikrer en højere grad af fleksibilitet. Placer ansvaret for udvendig vedligehold centralt Den udvendige vedligeholdelsesstand er ikke i alle tilfælde umiddelbart synlig for brugeren, og der kan derfor være en risiko for, at brugerne prioriterer driftsbevillingerne til løsningen af den primære kerneydelse, frem for til langsigtet vedligeholdelse af bygningerne. Decentralisering af ansvaret for den udvendige vedligeholdelse kan således have utilsigtede konsekvenser. Det anbefales derfor, at ansvaret for den udvendige vedligeholdelse placeres centralt. 121

5 Forenkling også et kommunalt ansvar Udnyt fordelene ved en centralisering af ejendomsadministrationen Centralisering af ejendomsforvaltninger indebærer en række fordele. Det gælder både ved forvaltermodellen og ved en selvstændig ejendomsenhed. Udover et forventeligt øget fokus på den udvendige vedligeholdelse, vil en centralisering give muligheder for en mere effektiv ressourcestyring og udnyttelse af stordriftsfordele. Endvidere vil en samling af byggefaglige kompetencer skabe bedre rammer for opgaveløsningen. Stordriftsfordele kan opnås gennem besparelser ved fælles indkøb til ejendomsdriften samt fælles udbud på håndværkerydelser på tværs af den interne organisation, fagområder og ejendomme. De fælles indkøb kan omfatte serviceydelser, rådgiverydelser, energiforsyning mv. og besparelserne kan forhandles med leverandørerne som mængderabatter ved storkøb, indgåelse af indkøbsaftaler og langtidskontrakter. Fælles indkøbsordninger vil tillige spare brugerne for ressourcer til at afsøge markedet inden for et givent område. Ved dannelsen af en samlet ejendomsadministration, der blandt andet forestår indkøb, er det endvidere nemmere at opnå en højere grad af efterlevelse af de indkøbsaftaler, der indgås med leverandørerne. Efterlevelse af indkøbsaftaler er afgørende for, at kommunen også på lang sigt kan opnå gode aftaler. 122

6 8. Forenkling af ejendomsadministrationen Undgå monopolistisk adfærd Ved en centralisering af ejendomsadministrationen (herunder den byggefaglige kompetence) med monopol på ejendomsforvaltning i kommunen skabes en meget stærk og videnstung aktør i kommunen. Det er i den sammenhæng vigtig at etablere nogle mekanismer, der sikrer en fortsat brugerindflydelse og fleksibilitet. Hvis ikke brugeren oplever at kunne blive serviceret og hørt af ejendomsenheden, er der en risiko for, at brugeren henvender sig til en anden aktør på markedet. Dermed kan opstå en situation, hvor brugerne begynder at agere på samme måde, som da ejendomsadministration var decentraliseret. Det er således vigtigt, at den centrale ejendomsenhed opretholder et udstrakt brugerfokus. Kommuner, der samler ejendomsopgaver organisatorisk, bør overveje de rationaler, der ligger i indførelsen af en huslejeordning. Gennem huslejeordninger bevares brugernes indflydelse og ansvarsfølelse overfor de lokaler, de anvender. Samtidig skaber huslejeordninger gennemsigtighed i ejendomsforvaltningen og sikrer kommunalbestyrelsens styringsmuligheder 2. Der er dog en vis administrativ belastning forbundet med en huslejeordning. 2 For yderligere inspiration om ejendomsadministration i kommunerne, herunder indførelsen af huslejemodeller, henvises til rapporten: Ejendomsadministration i kommunerne og regionerne bedre rammer for velfærd. Rapporten er udarbejdet i et samarbejde mellem Staten, KL og Danske Regioner. Rapporten kan rekvireres hos KL eller findes på Slots- og Ejendomsstyrelsens hjemmeside: 123