Mulighederne for etablering af en facility management-enhed i Viborg Kommune

Transkript

1 Mulighederne for etablering af en facility management-enhed i Viborg Kommune Juni 2013

2 Indhold Indledning... 3 Hvilke af nuværende afdelinger og funktioner kan indgå i Facility Management?... 3 Besparelsespotentiale... 6 Organisering og fremtidige muligheder... 7 Bilag 1 Samlet oversigt over økonomi i forbindelse med Facility Mangagement... 8 Bilag 2 Notat vedr. rådhusdrift

3 Indledning Byrådet har med budgetforliget for 2013 vedtaget prioriteringsforslag vedr. effektiv administration. Forslaget indgik i det prioriteringskatalog, som Byrådet drøftede på budgetkonferencen i august Effektiv administration skal bidrage med budgetreduktioner på hhv. 4 mio. kr. og 8 mio. kr. i 2014 og Som en del af dette prioriteringsforslag er der konkret foreslået at oprette en facility management enhed. Formålet med denne analyse er således at vurdere mulighederne for facility management i Viborg Kommune, herunder hvor stort et eventuelt besparelsespotentiale vil være, hvordan sådan en enhed vil kunne organiseres samt hvilke opgaver enheden skal/kan varetage. Hvad er facility management? Begrebet facility management dækker over en samling af interne funktioner, der understøtter en organisations kerneydelser. Her tænkes for eksempel på kantinedrift, rådhusbetjente/pedelfunktion, rengøring, IT, og den løbende vedligeholdelse og drift m.v. Der findes en del forskellige definitioner af Facility Management (FM), men i Dansk FM-netværk definerer man FM sådan: Facility Management er koordineret styring af alle former for fysisk og teknologisk støtte til virksomhedens primære arbejdsprocesser: Ejendomme og lokaler, informationsteknologi og interne services. Dermed kan FM beskrives som en organisationsform og ledelsesdisciplin der styrer alle de funktioner, som understøtter organisationens kernefunktioner. FM omfatter således støttefunktioner, der ofte først bemærkes, når de ikke fungerer. Det grundlæggende formål med FM er et ønske om at styre organisationens infrastruktur og tilknyttede services sådan, at resten af organisationen kan koncentrere sig fuldt ud om deres kerneopgaver det være sig undervisning, børnepasning, ældrepleje, administrativ sagsbehandling og alle de andre kernefunktioner en kommune varetager. Hvad er allerede gjort? Et helt centralt element i en FM-enhed (og dette vil typisk være første skridt) er, at ejendomsporteføljen samles i en central afdeling med en samlet styring af vedligeholdelsen og budget m.v. Det er også her størstedelen af rationalet ved oprettelsen af en FM-enhed traditionelt ligger. Med etableringen af afdelingen Ejendomme & Energi pr. 1. januar 2011 og samling af ejendomsvedligeholdelse og ejendomsadministrationen m.v. er dette således allerede gjort i Viborg Kommune. Dog ligger det administrative ejerskab af bygningerne stadig decentralt i Viborg Kommune. Andre kommuner (eksempelvis Favrskov og Silkeborg kommuner) har i forbindelse med etablering af en FMenhed samtidig reorganiseret de tekniske serviceledere, så de samles centralt og indgår i FM-enheden. I Viborg Kommune er der netop udarbejdet forskellige forslag til omorganisering af de tekniske serviceledere. Forslaget er i høring og behandles politisk i løbet af juni. Et af forslagene peger på en centraliseret model, hvor de tekniske serviceledere netop tilknyttes Ejendomme & Energi eller en kommende FM-enhed. Hvilke af nuværende afdelinger og funktioner kan indgå i Facility Management? I Viborg Kommune vil følgende funktioner og afdelinger som udgangspunkt kunne indgå i en FM-enhed: Rådhuskantinen Rådhusbetjentene Rådhusrengøring Øvrig drift af rådhus Ejendomme og Energi Kontraktstyringsenhed for rengøring uden for rådhuset 3

4 Nedenfor er det nuværende omfang af disse funktioner og afdelinger kort beskrevet. Rådhuskantinen Rådhuskantinen er kantine for alle rådhusets ansatte, og servicerer her udover i forhold til mødeforplejning og øvrige arrangement i rådhuset. Rådhuskantinen er organisatorisk forankret i Stabs- og Byrådssekretariatet. Personalesammensætningen er pr. 1. maj 2013 (opgjort i årsværk fordelt på 11 personer): Kantineleder (1,0) Kantinepersonale (6,6) Elev (1,0) Løntilskud (0,8) Fleksjob (0,5) Budget 2013: kr. (netto) Rådhusbetjente Rådhusbetjentene står for den daglige drift og det daglige tilsyn med rådhuset, og står herudover for blandt andet postomdelingen. Rådhusbetjentene er organisatorisk forankret i Stabs- og Byrådssekretariatet. Personalesammensætningen er pr. 1. maj 2013 (opgjort i årsværk fordelt på 5 personer): Ledende rådhusbetjent (1,0) Rådhusbetjente (3,0) Seniorjob (1,0) Budget 2013: kr. ( kr. i personaleomkostninger) Rådhusrengøring Rengøringen internt på rådhuset varetages af kommunens egen rengøringsenhed, der i 2011 vandt udbuddet af rengøringen i rådhuset. Kontrakten løber frem til 31. oktober 2014 med en option på 2 x 1 år. Personalesammensætningen pr. 1. maj 2013 (opgjort i årsværk fordelt på 7 personer): Rengøringsassistenter (4,6) Ledelse (0,3) Budget 2013: kr. (inkl. toiletartikler m.v., personaleomkostninger: kr.) 4

5 Øvrig rådhusdrift administrative funktioner I forbindelse med indflytningen i det nye rådhus har der været en række administrative opgaver, som har været løst i det nuværende Stabs- og Byrådssekretariat. Med overgangen til daglig drift er disse opgaver blevet mindre, men omfatter stadig blandt andet driftsøkonomien, håndtering af forespørgsler, ønsker og forslag samt drift af Rådhus-intra, jf. i øvrigt bilag 2 vedr. rådhusdrift nedenfor. Samlet anslået ressourceforbrug til administrative funktioner i Stabs- og Byrådssekretariatet i dag: 0,3 årsværk (10 timer pr. uge) hos akademisk medarbejder svarende til cirka kr. pr. år. 0,1 årsværk (4 timer pr. uge) hos administrativ medarbejder svarende til cirka kr. pr. år. Herudover har HR og Kvalitet anslået den beskrevne arbejdsmiljøopgave til mellem 3 uger 1 måneds arbejde pr. år (der fremover ligger ved rådhusdrift/fm). Det svarer til cirka 0,08 årsværk eller en lønudgift på omkring kr. pr. år. Endelig har en medarbejder i Ejendomme & Energi (Jørgen Sunesen) ugentlig brugt ca. 10 timer på rådhusdriften svarende til cirka kr. pr. år (i 2012 var det ca. 15 timer ugentligt). Budget 2013: kr. (ekskl. rengøring på rådhuset) Kontraktstyringsenhed i forbindelse med rengøring uden for rådhuset Som følge af udbud af al rengøring af kommunale bygninger (ekskl. rådhuset) primo 2013 og overdragelse til ekstern leverandør pr. 1. august 2013, er der oprettet en kontraktstyringsenhed, som forestår den overordnede kontraktstyring i forhold til de eksterne leverandører. Kontraktstyringsenheden er en stabsfunktion med reference til bygningschefen. Samlet anslået ressourceforbrug: Fra august 2013 august 2014: 2,5 årsværk Fra august 2014 og frem: 1,5 årsværk Budget 2013: kr. Ejendomme & Energi Ejendomme & Energi blev etableret den 1. januar 2011 som en central ejendomsafdeling, der blandt andet varetager vedligeholdelse og servicering af kommunale ejendomme, energirådgivning og bygherrerådgivning. Afdelingen har reference til bygningschefen. Samlet ressourceforbrug: Afdelingsleder (1,0) Medarbejdere (12,0) Budget 2013: kr. (heraf personaleomkostning: kr., mens de øvrige 31,6 mio. kr. er en selvstændig driftsbevilling til ejendomsvedligeholdelse.) 5

6 Øvrige muligheder Udover de ovenfor beskrevne funktioner og afdelinger, så vil der også kunne tilknyttes en række øvrige funktioner på lidt længere sigt. I lighed med rengøringsområdet vil der være behov for kontraktstyringsenheder som kan varetage den løbende dialog med en ekstern leverandør på andre områder, der konkurrenceudsættes. Disse enheder vil kunne placeres i en ny FM-enhed, og således også drage nytte af erfaringerne fra kontraktstyringsenheden for rengøring. Direktionen har dog tidligere besluttet ikke at placere disse kontraktstyringsenheder centralt, men derimod hvor den faglige indsigt er. Andre kommuner har også tilknyttet et centralt kørselskontor til deres FM-enhed dette vil ligeledes være en mulighed i Viborg Kommune. Der er dog ingen aktuelle planer om et centralt kørselskontor. Endelig vil som beskrevet ovenfor de tekniske serviceledere også på sigt kunne knyttes til en FM-enhed, såfremt man her vælger en centraliseret model. Besparelsespotentiale Den samlede økonomi i forhold til personaleomkostninger for de nuværende funktioner og afdelinger, der kan indgå i en ny FM-enhed, ser således ud: Enhed Regnskab 2012 Budget 2013 Rådhusbetjente Kantine Rådhusrengøring* Sekretariatets administration og koordinering (inkl. andel fra Ejendomme og Energi) Ejendomme og Energi Kontrolenhed - Rengøring Samlet FM-potentiale i personaleomkostning *)Budget for 2014 efter virksomhedsoverdragelse Der vil være tale om samlet ca. 33 årsværk og lønudgifter for ca. 11,6 mio. kr. Besparelsespotentialet ved etablering af en FM-enhed skal udelukkende ses i forhold til samling af de ovenfor beskrevne afdelinger og funktioner og deraf afledt synergi. Der er allerede høstet besparelser ved oprettelsen af Ejendomme & Energi. Der er umiddelbart kun få sammenfaldende opgaver mellem disse afdelinger, og umiddelbart vil det primært være de administrative opgaver bl.a. vedr. økonomi og personaleadministration, hvor der muligvis vil kunne hentes et begrænset rationale. Ændring af ledelsesstrukturen skønnes umiddelbart ikke at kunne give et væsentligt rationale. Det vurderes dog, at administrationen i forbindelse med det nye rådhus med fordel vil kunne forankres i en FM-enhed. Det vil endvidere give god mening at samle kantinedriften, rådhusbetjentene og rengøringen under samme chefområde. Det vurderes også, at en FM-enhed på sigt vil kunne give muligheder for at høste et større rationale, idet flere mulige funktioner som beskrevet ovenfor vil kunne forankres her, og dermed give afdelingen en større tyngde og der vil dermed også være en større synergi i forhold til administrative fællesfunktioner. 6

7 Det må derfor konkluderes, at en etablering af en FM-enhed ikke bør begrundes i et rationale eller en effektivisering her og nu, men derimod i forhold til de fremtidige muligheder. Organisering og fremtidige muligheder Facility Management-enheden placeres i Teknik & Miljø. I den endelige udformning af organisationsmodel og afgrænsning af opgaver i enheden fokuseres på opnåelse af det størst mulige rationale. 7

8 Bilag 1 Samlet oversigt over økonomi i forbindelse med Facility Mangagement Facility Management inkl. Materiale- og aktivitetsudgifter Enhed Regnskab 2012 Budget 2013 Rådhusbetjente Personale Materialer IT, inventar og Materiel Viborg Rådhus Materialer og aktivitetsudgifter (rengøring m.v.) IT, inventar og Materiel Grunde og bygninger Sekretariatets administration og koordinering Kantine Personale Materialer IT, inventar og Materiel Indtægter Ejendomme og Energi Personale m.v Ejendomsvedligeholdelse (planlagt og periodisk) Kontrolenhed - Rengøring (1,5-2.5) Samlet FM-potentiale

9 Bilag 2 Notat vedr. rådhusdrift FACILITY MANAGEMENT ADMINISTRATIVE FUNKTIONER I RÅDHUSDRIFT Indledning Det ledelses- og budgetmæssige ansvar for den samlede rådhusdrift inklusiv kantine og rådhusbetjente er i dag samlet i Stabs- og Byrådssekretariatet på kommunaldirektørens område. Der er tætte bånd og daglig koordinering mellem rådhuskantinen, rådhusbetjentfunktionen og de administrative funktioner, der knytter sig til rådhusdriften herunder økonomi, håndtering af ønsker, forslag og kommentarer til husets drift, samarbejde med eksterne leverandører og håndtering af praktiske problemer, der opstår i hverdagen. I en eventuel ny facility management-enhed vurderes det helt centralt, at disse tæt forbundne funktioner i rådhusdriften inklusiv det ledelses- og budgetmæssige ansvar forbliver samlet. Rådhuskantinen Økonomien er særskilt opgjort (Per Poulsen) Personalesammensætningen er pr. 1. maj 2013 (opgjort i årsværk fordelt på 11 personer): Kantineleder (1,0) Kantinepersonale (6,6) Elev (1,0) Løntilskud (0,8) Fleksjob (0,5) Rådhusbetjente Økonomien er særskilt opgjort (Per Poulsen) Personalesammensætningen er pr. 1. maj 2013 (opgjort i årsværk fordelt på 5 personer): Ledende rådhusbetjent (1,0) Rådhusbetjente (3,0) Seniorjob (1,0) Øvrig rådhusdrift administrative funktioner Historik: Ud over en væsentlig indsats fra Kaserne og Rådhus, HR og Kvalitet, administrative medarbejdere i sekretariatet m.fl. blev der den 1. juli 2011 ansat en akademisk medarbejder i Fællesstabens Sekretariat (nu Stabsog Byrådssekretariatet), der skulle arbejde fuldtids med planlægnings- og koordineringsopgaver i forbindelse med ibrugtagningen af det nye rådhus. I løbet af det første år efter indflytningen er huset i stigende grad overgået til daglig drift og den midlertidige projektorganisation er derfor i stigende grad overgået til andre opgaver. Eksempelvis er den akademiske medarbejder i væsentlige træk overgået til andre opgaver ikke mindst betjening af Økonomiudvalg og Byråd samt fra december 2012 sekretariatsbetjening af direktionen. 9

10 I forbindelse af rådhusets overgang fra indkøring til drift er det flere gange meldt ud og senest af kommunaldirektøren ved udgangen af november 2012: Der er ikke flere penge at hente i rådhusets anlægsbudget og i rådhusets driftsbudget forudsættes, at der de nærmeste år ikke centralt købes mere inventar, udstyr eller lignende til f.eks. arbejdspladser, mødelokaler, flexrum og lounge-områder. Derfor skal evt. yderligere ønsker om anskaffelser mm. afklares og finansieres indenfor de respektive decentrale budgetter. Ligeledes skal evt. nye udfordringer i forhold til rådhusets indretning og brug som udgangspunkt afklares decentralt indenfor de enkelte ledelsesområder og MED-udvalg. Det skal som udgangspunkt håndteres i den pågældende afdeling eller chef/direktørområde, eventuelt sammen med naboerne på etagen. Et eksempel på naboinddragelse kunne være ønsket om ændret møblering af et flexrum eller brug af lounge-områderne. Evt. spørgsmål og problemstillinger, der ikke ved brug af sund fornuft og informationerne på Rådhus-intra kan løses lokalt, sendes videre i ledelses- og MED-systemet Indrapportering af alle former for fejl og mangler i huset indberettes selvfølgelig også fremover via punktet Service på Rådhus-Intra. Status: De administrative funktioner i rådhusdrift er i dag primært forbundet med: Rådhusets driftsøkonomi, herunder betaling af regninger Håndtering af forespørgsler, ønsker og forslag eksempelvis vedrørende brugen af mødelokaler i rådhuset Vedligeholdelse af information på Rådhus-intra Arbejdsmiljø (se nedenfor) Opgaven vedrørende koordinering i forhold til det fysiske arbejdsmiljø i rådhuset er til medio marts 2013 varetaget af HR og Kvalitet. Opgaven består i: Ajourføring og opfølgning på den samlede APV for rådhuset herunder afholdelse af 4 årlige møder med arbejdsmiljørepræsentanterne i rådhuset. Koordinering af besøg fra Arbejdstilsynet Ajourføring af intranettets indhold om arbejdsmiljø i rådhuset. Det er besluttet, at disse koordineringsopgaver fremover skal ligge i rådhusdriftsenheden og dermed i en eventuel ny facility management-enhed. Blandt argumenterne for at flytte arbejdsmiljø-opgaver til rådhusdrift har været, at problemstillinger vedrørende det fysiske arbejdsmiljø i vid udstrækning vedrører bygningsmæssige forhold eksempelvis kulde, træk, lysforhold mv., hvor rådhusbetjentene ofte er involveret i eksempelvis justeringen af de tekniske installationer. Rådhusbetjentene, rådhuskantinen og den øvrige rådhusdrift har således også været ansvarlig for håndtering af en stor del af punkterne i den samlede APV-handlingsplan fra Øvrige bemærkninger vedr. arbejdsmiljø- og sikkerhedsarbejde: HR & Kvalitet har fortsat konsulentfunktionen i forhold til vurdering af problemstillinger med lys, støj, indeklima mv. i rådhuset. Opfølgning på brandøvelser, fejlalarmer mv. ligger primært hos rådhusbetjentene. Procedure i forbindelse med alarmkald, overfald mv. ligger koordineringsmæssigt hos Job & Velfærd samt Borgerservice, mens det primært er rådhusbetjentene, der tilkaldes ved alarmkald. 10

11 Ressourceforbrug Samlet anslået ressourceforbrug til administrative funktioner (økonomi, håndtering af forespørgsler, ønsker og forslag samt drift af Rådhus-intra mv.) i Stabs- og Byrådssekretariatet i dag: 0,3 årsværk (10 timer pr. uge) hos akademisk medarbejder svarende til cirka kr. pr. år. 0,1 årsværk (4 timer pr. uge) hos administrativ medarbejder svarende til cirka kr. pr. år. Herudover har HR og Kvalitet anslået den beskrevne arbejdsmiljøopgave til mellem 3 uger 1 måneds arbejde pr. år. Det svarer til cirka 0,08 årsværk eller en lønudgift på omkring kr. pr. år. Ud over det nuværende serviceniveau i rådhusdrift har Fælles-MED ADM på mødet den 16. april 2013 udtrykt ønske om løsning af nye opgaver i en central rådhusdriftsenhed - f.eks. bistand til udarbejdelse af indretningsforslag i forbindelse med rokader på de enkelte etager. Hvis der oprettes en facility management-enhed, der ud over de nuværende rådhusdriftsopgaver skal varetage nye typer af opgaver centralt, skal ressourcerne hertil afklares. Øvrige budgetterede driftsudgifter i rådhuset Eksklusiv rådhuskantine, rådhusbetjente og administrative funktioner i rådhusdrift er der i 2013 et driftsbudget på cirka 5,6 mio. kr. Budgettet dækker udgifter som el/vand/varme, forsikring, servicekontrakter, rengøring, grønne områder og vintervedligeholdelse, vinduespolering og en pulje til ikke planlagt vedligeholdelse. Øvrige bemærkninger i forhold til den fremtidige rådhusdrift Der vurderes at være stor sammenhæng mellem planlagt periodisk vedligeholdelse og de øvrige bygningsmæssige opgaver ved f.eks. skader på bygning eller installationer. Ejendomme og Energi ikke mindst Jørgen Sunesen - er ofte involveret i drøftelsen af bygningsmæssige problemstillinger, indhentning af tilbud, rekvirering af håndværkere, indgåelse af servicekontrakter mv /HL 11