mer kompetent FM COWI og Kan danske erfaringer bruges i Norge? - sammenligning

Transkript

1 Samarbeid for økt effektivitet og mer kompetent FM Poul Henrik Due COWI og Dansk Facilities Management netværk Disposition Præsentation Kan danske erfaringer bruges i Norge? - sammenligning Resultater fra projekt i Danmark uddrag Potentiale for effektiviseringer / forbedringer Et par eksempler Udfordringer = mulige hindringer Muligheder for at udnytte potentialet for forbedringer Et koncept Samarbeid for økt effektivitet og mer kompetent FM

2 Facilities Management: Poul Henrik Due Danmarks Teknologiske Institut & COWI Sekretær for Dansk Facilities Management netværk + key Sekretær for Nordisk Facilities Management netværk Uddannelse i Facilities Management Forsknings- og udviklingsprojekter DFM og CFM Optimering af trivsel i kontorbygninger ( ) Mere for pengene / Herre i eget hus / Organisering af den kommunale Facilities Management funktion ( ) Implementering af driftsviden i byggeriet ( ) Proceskonsulent og rådgiver Kommuner i Norge og Danmark Forskelle Norge: Danmark: 430 kommuner 98 kommuner indbyggere/kommune indbyggere/kommune 34 kommuner > indbyggere 34 kommuner indbyggere Store afstande Små afstande

3 Kommuner i Norge og Danmark Ligheder Politisk styrede organisationer Tænker kortsigtet Forvaltningsopbygning Meget forskellig organisering i Nogle har ejendomscentre andre har fordelt ejerskab og ansvar mellem forvaltningerne + Der er mennesker involveret Projektet: t Organisering af den kommunale FM-funktion Deltagere: 19 kommuner 1 region Bygherreforeningen Danmarks Tekniske Universitet Dansk Vedligeholdelsesforening Statens Forsknings- og Undervisningsbygninger Dansk Facilities Management netværk

4 FM i kommunerne I bygninger g ejet eller lejet af kommunen: Arealforvaltning Bygningsvedligehold Drift af tekniske anlæg Energi og vandforsyning Affaldshåndtering Rengøring Drift af telefon og IT-systemer Alarmer og sikkerhed Reception Intern post Kantine Drift af infrastruktur r veje, kloaker, rensningsanlæg etc. Postulater Byggeri kræver eksperter det ved man. Drift kan enhver finde ud af, så den del varetages ofte af personer uden formel erfarings- og uddannelsesmæssig baggrund. Mange kommunalt ansatte har med tiden fået overdraget FMopgaver, de grundlæggende ikke har forudsætninger for at løse. Organiseringen af FM-opgaverne i kommunen skyldes i højere grad tilfældigheder og historie end velovervejede strategiske valg. Meget få ved hvordan det virkeligt står til med varetagelsen af FMfunktionerne.

5 FM aktiviteterne i danske kommuner i dag Ejerskab Penge Drift De individuelle institutioner Skoler, plejehjem etc. Teknisk rådgivning Forretningsførerenhe d Teknisk Forvaltning bygherrefunktion m.m. Fagforvaltningerne Socialforvaltningen Teknisk Forvaltning Ejendomsenheden FM aktiviteterne i danske kommuner idag Kommunale Ejendomme Udvalgsstyre-modellen Forretningsstyre-modellen Selvforvaltnings-modellen Fagforvaltningerne De individuelle institutioner Ejendomsenheden Forretningsførerenhe d Teknisk forvaltning

6 FM aktiviteterne i danske kommuner idag Kommunale Ejendomme Udvalgsstyre-modellen Forretningsstyre-modellen Selvforvaltnings-modellen Fagforvaltningerne De individuelle institutioner Teknisk forvaltning FM aktiviteterne i danske kommuner idag Kommunale Ejendomme Udvalgsstyre-modellen Forretningsstyre-modellen Selvforvaltnings-modellen Fagforvaltningerne De individuelle institutioner Forretningsførerenhe d

7 FM aktiviteterne i danske kommuner idag Kommunale Ejendomme Udvalgsstyre-modellen Forretningsstyre-modellen Selvforvaltnings-modellen Fagforvaltningerne De individuelle institutioner Teknisk forvaltning Strategisk forankring af FM Kerne FM Integreret strategisk FM Kerne FM Proaktiv strategisk FM Kerne FM Reaktiv strategisk FM Kerne FM Passiv strategisk FM Kilde: Barett & Baldry 2003: Facilities Management Towards Best Practice udsat for Per Anker Jensen

8 Strategisk forankret FM-organisation Vision/mission Strategier (Overordnede for ejendoms- portefølje og services) FMorganisationen Strategisk niveau Strategisk kundeforum Taktisk niveau Taktiske opgaver (Vejledninger, beskrivelser, rammer) Taktisk kundeforum Operationelt niveau Operationelle opgaver (Planlægning og udførelse) Operationelt kundeforum Opgaver på de forskellige niveauer - eksempler Strategiske opgaver: Vision, i mission, i værdier og mål for FM organisationen i Et strategisk planlægnings-sekretariat med fuld oversigt over ejendomme etc. Kommuniaktion i og informationsstrategier t t i Taktiske opgaver: Købe, sælge, leje og udleje ejendomme Planlægning og gennemførelse af byggeprojekter Vejledninger, beskrivelser, rammer etc. Operationelle opgaver: Drift af et callcenter Bygningsdrift og tilhørende services

9 FM aktiviteterne i danske kommuner i dag Ejerskab Penge Drift De individuelle institutioner Skoler, plejehjem etc. Teknisk rådgivning Forretningsførerenhe d De kommunale gartnere, teknikere etc. Teknisk Forvaltning bygherrefunktion m.m. Fagforvaltningerne Socialforvaltningen Teknisk Forvaltning Ejendomsenheden Private leverandører Strategisk forankret FM-organisation Vision/mission Strategier (Overordnede for ejendoms- portefølje og services) FMorganisationen Strategisk niveau Strategisk kundeforum Taktisk niveau Taktiske opgaver (Vejledninger, beskrivelser, rammer) Taktisk kundeforum Operationelt niveau Operationelle opgaver (Planlægning og udførelse) Operationelt kundeforum

10 FM aktiviteterne i danske kommuner idag Kommunale Ejendomme Udvalgsstyre-modellen Forretningsstyre-modellen Selvforvaltnings-modellen Fagforvaltningerne De individuelle institutioner Ejendomsenheden Strategisk forankret model Kommunale Ejendomme Vision/mission Strategier (Overordnede for ejendoms- portefølje og services) FMorganisationen Strategisk niveau Strategisk kundeforum Taktisk niveau Taktiske opgaver (Vejledninger, beskrivelser, rammer) Taktisk kundeforum Operationelt niveau Operationelle opgaver (Planlægning og udførelse) Operationelt kundeforum

11 FM aktiviteterne i danske kommuner idag Kommunale Ejendomme Udvalgsstyre-modellen Forretningsstyre-modellen Selvforvaltnings-modellen Fagforvaltningerne De individuelle institutioner Teknisk forvaltning Strategisk forankret udvalgsstyre-model Fagudvalg/ - forvaltning Strategier (Overordnede for ejendoms- portefølje og services) Strategisk kundeforum Taktisk kundeforum Operationelt kundeforum Taktiske opgaver (Vejledninger, beskrivelser, rammer) FMorganisationen Operationelle opgaver (Planlægning og udførelse)

12 Potentialet ti t for forbedring Med baggrund i et: Fuldt overblik over aktiver ejendomme, maskiner, personale/kompetencer Fuldt overblik over aktiviteter: økonomi resultater sammenhæng med behov etc. Kan der opnås: Sammenhæng, synergi og holistisk prioritering = effektivisering (15-20%) Ensartet service til borgerne Gladere medarbejdere tiltrække og fastholde gode medarbejder Mere tilfredse borgere Eksempel 1 Private virkso omheder Ejendomsen heden Entreprenørv virksomheden Indkøbsenhe eden Intern Servic e (ældreområdet) Intern Servic e (daginstitutioner) Teknisk Afde eling AM-projektet Teknisk Afde eling Saxenhøj Rådhus Serv vice Lokalt teknis k service personale (skoler, tandp pleje, teater mm) Teknisk rådgivning Tilsyn med brugernes vedligehold X X Energiregistrering X X X X X X X Serviceaftaler X (X) X X X X X X Lejekontrakter (X) Udvendig vedligeholdelse X X Vedligeholdelse af grønne områder X X X X X X X Udvendigt renhold (inkl. snerydning) X X X X X X X Indvendig vedligeholdelse X X X X X X X Indvendig rengøring X X X Ad-hoc teknisk service X X X X X X X X Vedligehold af tekniske installationer X Reparation af inventar X X X X X X X Vagt og alarmordning X X X Lukkeordning og lokale bookning X X X X Postomdeling X X Vareudbringning X X X X Tjenestekøretøjer X X Trykkeri X Indkøb X X X X

13 Eksempel 2 Kommune A By B By C Gartner 1 By A By A Teknisk Service 1 Børneinstitution 1 Skole Gartner 2 Teknisk Service 2 Gartner 3 Borgerservice Børneinstitution 2 Plehjem Gartner 4 Børneinstitution 3 Eksempel 2 Kommune A By B By C Gartner 1 By A By A Skole Børneinstitution 1 Borgerservice Børneinstitution 2 Plehjem Børneinstitution 3

14 Udfordringer = mulige hindringer Opbygning og drift af en professionel, kommunal FM-organisation kræver: Indsigt/kompetencer Tid og økonomi Mod Udfordringer = mulige hindringer Politikerne Velgerne De lokale konger - magtstrukturer Økonomien Nedslidte bygninger g for få penge til eiendomsdriften ( besparelser) Gamle vaner Frygt (det har vi prøvet før! og vi er blevet luret før!) Muligheder for udnyttelse af potentialet for forbedringer Med baggrund i et: Fuldt overblik over aktiver ejendomme, maskiner, personale/kompetencer Fuldt overblik over aktiviteter: økonomi resultater sammenhæng med behov etc. Kan der opnås: Sammenhæng, synergi og holistisk prioritering = effektivisering (15-20%) Ensartet service til borgerne Gladere medarbejdere tiltrække og fastholde gode medarbejder Mere tilfredse borgere

15 Muligheder for udnyttelse af potentialet et koncept Samarbeid for økt effektivitet og mer kompetent FM Kommunerne / de større kommuner har mulighederne/potentialet ti l t i sig selv! = Medarbejderne + en god ledelse + indsigt i FM + den rette proces Lær af de tidligere fejl: Centralisering decentralisering centralisering etc. Hvorfor? Ændring af forhold, man ikke kendte Bruger ikke den væsentligste ressourcer: medarbejderne (de er besværlige) Det skal gå hurtigt Går efter besparelser up front (= kortsigtet fokus)

16 Samarbeid for økt effektivitet og mer kompetent FM Medarbejderne: Ved hvordan opgaverne løses det gør ledelsen ikke Kender resultatet af indsatsen Er tættest på kunderne Kender eller kan lære at afdække kundernes (borgernes) behov Kender egne behov der skal dækkes for at levere den rette service Rummer meget store ikke erkendte og anvendte ressourcer Medarbejderne + den gode ledelse + indsigt i FM + den rette proces = uanede muligheder For at Få mere for pengene KONKLUSION O Ja Kommunernes FM har et stort forbedringspotentiale Men Kommunerne rummer selv ressourcerne til at høste potentialet ti t

17 TAK Spørgsmål?