MARC-KIT OM SOFTWAREROBOTTEN MARC - RPA TIL KOMMUNER.... Vi skaber værdi med data!

Transkript

1 MARC-KIT OM SOFTWAREROBOTTEN MARC - RPA TIL KOMMUNER... Vi skaber værdi med data!

2 HVAD ER MARC? EFFEKTIVISERING VIA AUTOMATISERING Municipal Automatic Robot Caseworker MARC (Municipal Automatic Robot Caseworker) er en softwarerobot, udviklet til at udføre sags- og arbejdsgange i og på tværs af kommunens mange it- og fagsystemer. Herunder også databaser og webløsninger. MARC ser og interagerer med brugerflader på samme måde som mennesker. Det vil sige, at den kan programmeres til at foretage de samme handlinger i systemer og programmer, som en medarbejder foretager via museklik og indtastninger - bare meget hurtigere og med en lavere risiko for slå- og tastefejl. RPA (Robotic Process Automation) MARC tilhører kategorien af robotbaseret automatisering kaldet RPA (Robotic Process Automation) - men adskiller sig på flere punkter fra traditionelle softwarerobotter. MARC er udviklet til og med de danske kommuner med fokus på bl.a. afvigelser, et bredspektret it-landskab og ekstrem kompleks jura. Det betyder, at MARC kan betragtes som en overbygning til gængs RPA med speciale i offentlig administration. Herunder i opgaver og områder, hvor mængden af manuelt tastearbejde og administrativt bøvl ønskes minimeret til fordel for en lettere, smartere og mere sammenhængende digital infrastruktur. Sikkerhed Softwarerobotten MARC agerer på vegne af en systembruger eller afdeling, hvormed den er underlagt de samme sikkerhedsmæssige krav og begrænsninger som en medarbejder i henhold til den bruger- og rettighedsprofil, robotten er tildelt, for at kunne udføre opgaven. MARC er beskyttet via kommunens egen sikkerhed, da den arbejder inden for en firewall. I det omfang MARC skal levere data til medarbejdere eller borgere, kan det foregå krypteret via digital post eller en database. Lovgivning Der er områder og opgaver i den kommunale administration, som ikke må automatiseres. Hvordan gældende lov definerer MARCs arbejdsrum, beror altid på en konkret vurdering af pågældende projekt. Dataproces jurister overvåger lovgivningen på området og superviserer ethvert samarbejde - såvel i udviklingsfasen, som i driftsstadiet. Som udgangspunkt gælder, at MARC kan automatisere objektive, administrative opgaver samt sags- og arbejdsgange omkring selve myndighedsopgaven. Eksempler på MARC-handlinger? DATABEHANDLING DATAMIGRATION DATAANALYSE Aflæser, kopierer og indtaster data på tværs af systemer og programmer, så dobbeltindtastninger minimeres eller helt undgås og der bliver mere tid til kerneopgaven - Frigivelse af medarbejdertid - Lavere udgifter Foretager søgninger og laver komplette dataudtræk fra systemer, databaser eller på internettet. MARC kan også overføre data fra et system til et andet - udenom betalingsmure - Mindre bøvl - Alternativ til snitflader Samler og sammenligner informationer fra forskellige kilder og identificerer definerede afvigelser - Bredere analyser - Større overblik - Bedre beslutningsgrundlag

3 HVAD KAN MARC? FRIGIV TID TIL KERNEOPGAVEN Én robot pr. arbejdsgang Softwarerobotten MARC fungerer alene, eller som led i en større automatiseringsløsning. Uanset løsningstype, opsættes der som hovedregel én MARC-robot pr. automatiseret arbejdsgang, og hver robot har en vis kapacitet. MARC-robottens kapacitet hænger sammen med kompleksiteten af den konkrete arbejdsgang og tyngden af de systemer og programmer, den arbejder i. Licensog systemmiljømæssige forhold kan også spille ind. Der er f.eks. stor forskel på et moderne, webbaseret fagsystem kontra traditionelle programmer som KMD Sag eller SBSYS (ESDH-system). Udfordringer vedr. kapacitet kan typisk håndteres ved enten at sætte flere robotter på opgaven, eller ved at nedbryde arbejdsgangen i flere dele. Jo flere robotter en opgave kræver, jo mere relevant vil andre af Dataproces teknologier og løsninger være - som supplement eller alternativ. Nedenfor vises, hvordan én MARC-robot og én arbejdsgang kan forstås. Casen er fra Region Nordjylland. CASE: Region Nordjylland bruger MARC til kontering af fakturaer i ØS Indsigt Arbejdsgang: Kontering af udvalgte fakturaer Region Nordjylland bruger i dag en MARC-robot til kontering af fakturaer vedr. høretekniske hjælpemidler i ØS Indsigt. MARC udfører følgende handlinger: Fremsøger og filtrerer ubehandlede fakturaer Godkender fakturaer og identificerer fakturatyper Viser fakturaer pr. afdeling og år og definerer leverandørnummer Påfører posteringstekst Påfører kontonummer ud fra fakturaindhold Kontrollerer CPR-nr. (om personen stadig bor i Nordjylland) via Attesterer - hvorefter fakturaer går direkte til godkendelse hos webservice fra Region Nordjylland leder Region Nordjylland kan kontrollere samt manuelt tænde og slukke MARC. Susanne Nielsen Kontorchef i Regnskabsservice Region Nordjylland Hvis bare jeg kan få frigivet nogle minutter på hver faktura, så løber det hurtigt op - og det kan jeg med MARC-robotten. Den frigiver alt i alt omkring et halvt årsværk. Eksempler på MARC-handlinger FORMIDLING KONTROL PROCESOPTIMERING Kommunikerer via interface og sender s, adviser og notifikationer Kontrollerer data efter fastlagte kriterier - f.eks. takster, kontrakter, bevillinger, datoer, beløb, dobbeltudbetalinger mv. Hjælper med at skabe nye og mere effektive arbejdsgange - Mere sammenhæng - Vidensdeling - Tryghed - Øget retmæssighed - Forbedret datakvalitet - Højere effektivitet - Hurtigere og smartere processer - Driftssikker og langtidsholdbar

4 HVOR ER MARC RELEVANT? ÉN TEKNOLOGI - MANGE FORMÅL Relevant på flere områder Softwarerobotten MARC er relevant på tværs af den kommunale administration og forvaltning i forhold til fire overordnede opgavetyper eller formål: 1. Automatisering af tasteopgaver Administrative medarbejdere afsætter dagligt tid og ressourcer til at åbne, lukke, indtaste, kopiere, sende og journalisere oplysninger i og på tværs af systemer og programmer. Der er tale om gentagelsespræget, manuelt arbejde, som er nødvendigt for at udføre kerneopgaver. Meget af dette arbejde kan med fordel udføres af MARC. Herved frigøres ressourcer, effektiviteten øges og fejlmarginen sænkes på repeterede opgaver som fakturering, kontroller, arkivering, journalisering og kontering. 2. Integration og procesoptimering Den kommunale administration er i dag bygget op omkring flere hundrede fagsystemer. MARC muliggør bedre eller helt nye forbindelser mellem systemer, der ellers har svært ved at tale sammen - hvis overhovedet. Dette uden om betalingsmure og som et alternativ til dyre snitfladeløsninger. Herved understøtter MARC en mere flydende og driftssikker digital infrastruktur til fordel for kommunens handlerum og valgfrihed. At skabe sammenhæng og samspil mellem systemer er naturligvis også af stor værdi for effektiviteten og kvaliteten. Dels fordi det kan minimere mængden af dobbeltindtastninger, dels fordi adgangen til informationer både øges og lettes. 3. Ledelsesinformation, Business Intelligence mv. MARC understøtter beslutningsstøtte på alle niveauer i organisationen ved at analysere og præsentere data, f.eks. som overblik over lignende sager, historik eller komplicerede udregninger. MARC kan også bruges til ledelsesinformation, idet den fremsøger og udstiller relevante oplysninger på bl.a. sagstyper, afdelinger eller fagområder, formateret og opsat efter ønske, eksempelvis via statistikker, grafikker mv. MARC er ligeledes relevant for kommuner, der arbejder med Business Intelligence. Her anvendes den som et effektivt og driftssikkert værktøj i forbindelse med indsamling, analyse og konvertering af data til mere brugbar og forståelig viden. 4. Helt nye digitale løsninger MARC baner vejen for helt nye digitale løsninger - og mulighederne er mange. Som eksempel kan nævnes Min Sag, der er en borgerrettet selvbetjeningsløsning til digital aktindsigt, udviklet af Dataproces i samarbejde med Silkeborg Kommune. Løsningen gavner såvel borger som kommune, da begge oplever en både hurtigere og lettere sagsbehandling.

5 HVORDAN KOMMER KOMMUNEN I GANG? FIND OG KLARLÆG AUTOMATISERINGSPOTENTIALET Lav en screening med Dataproces Forud for ethvert automatiseringsprojekt går en række valg, overvejelser og beregninger. Dataproces understøtter og kvalificerer hele eller dele af beslutningsprocessen vedr. valg og tilrettelægning af automatiseringsprojekter. Målet er at sikre, at vi sammen finder den rigtige løsning på den rigtige udfordring. Dette gennem et screeningsforløb, hvor vi sammen med kommunen kortlægger konkrete opgaver og arbejdsganges automatiseringspotentiale. Intet projekt eller forløb er ens, men erfaringer viser, at langt hovedparten af de faldgruber og usikkerheder, der kan omgive et automatiseringsprojekt, kan imødekommes med de rette kompetencer, værktøjer og fagligheder. Af samme grund vil et MARC-samarbejde med Dataproces som hovedregel følge en proces som skitseret på næste side. Alternativt kan Dataproces også understøtte selve idé-fasen gennem workshops, designet til samme formål. Driftsoptimerende workshop Identificer kommunens potentialer Hvor og hvordan udfordres kommunen af den nuværende it-infrastruktur? Og hvilke sags- og arbejdsgange er så udfordrende, tunge og tidskrævende, at de med fordel kan automatiseres - helt eller delvist? Det er Dataproces erfaring, at kommunens medarbejdere ligger inde med en uvurderlig viden, når det kommer til at identificere konkrete digitale potentialer. Denne viden kan med fordel bringes i spil og kvalificeres med afsæt i en idégenerende og afklarende workshop fra Dataproces. Dataproces afvikler også andre typer workshops inden for felterne driftsoptimering, gevinstrealisering og automatisering. Kontakt os eller besøg vores hjemmeside for yderligere info, konkrete workshopeksempler samt uddybende materiale. Alle screeningsforløb foretages med blik for lovgivningen på området, monopolbruddet, digitaliseringsstrategien mv. Resultatet af screeningen er en businesscase, inkl. udkast til proces- og handleplan, såfremt kommunen ønsker at arbejde videre med projektet i samarbejde med Dataproces. Dataproces skelner mellem tre screeningstyper afhængigt af løsningens kompleksitet. Screening type 1: Simpel løsning - ca. 2 uger 1. Enkelte udtræk - f.eks. som CSV-fil eller til Excel 2. Migration - overførsel - f.eks. uden om betalingsmure Screening type 2: Middel løsning - ca. 2-4 uger 1. En længere arbejdsgang - Løsningen aflæser, undersøger og udfylder - Opsat efter forskellige regler afhængigt af, hvad der indlæses 2. En sammensat arbejdsgang - Flere robotter er sat sammen i én arbejdsgang - Robotter i samspil med anden teknologi Screening type 3: Stor løsning - ca. 4-6 uger 1. En løsning, som kræver brugerinterface - bl.a.: - Administrationsmodul til brugeropsætning - Løbende valgmuligheder til grad af automatisering: Fra implementering til no touch -løsning - Ledelsesinformation - Konfiguration af Logning af brugere og robotløsningernes kørsler Løsningen kan være borgerrettet og/eller rettet mod forskellige forvaltninger

6 PROCES ET HELSTØBT, SAMMENHÆNGENDE FORLØB Samarbejdets tre grundtrin I samarbejdet med Dataproces har kommunen god mulighed for at få indflydelse, og den enkelte procesplan tilpasses den enkelte kommune med blik for konkrete ønsker, krav og vilkår. Erfaringerne viser dog, at et samarbejde vedrørende softwarerobotter og automatisering altid forløber i henhold til tre grundlæggende procestrin. 1. Screening? Valg af arbejdsgange Vidensindsamling Grovskitse Pris og relevans Businesscase, tilbud samt udkast til procesog handleplan 2. Udvikling? Kontrakt Vidensindsamling Workshop Design og opbygning af løsning Test Implementering Overlevering 3. Drift og vedligehold Udbyder opdateringer Support Vedligehold af løsning Tilbyder undervisning Overvåger udvikling Tryghed, driftssikkerhed og kvalitetssikring Tryghed i både budget og drift Med MARC forpligter vi os til at sikre, at robotten virker som den skal, f.eks. i tilfælde af systemopdateringer og ændrede brugerflader. Således opnår kommunen tryghed i forhold til såvel drift som budget i form af en fast årlig licens - uanset klik og antal brugere.

7 LØSNINGER EKSEMPLER PÅ MARC-LØSNINGER Proces- og driftsoptimering Dataudtræk, -kontrol og -berigelse Kommunen er en digital organisation, der råder over enorme datamængder - og volumen er naturligt stigende. MARC muliggør udtræk, kontrol og analyser af data uagtet mængde, kilde og format. Dette er relevant i en række sammenhænge. Selv bruger Dataproces MARC til at udføre indtægtsoptimerende Big Data-analyser for kommuner. Her hentes, renses og valideres data på tværs af systemer via bl.a. MARC, med fokus på at identificere yderligere indtægter og/eller besparelser. Eksempel: MARC Autorisationskontrol Ved hjælp af MARC kan kommunen automatisere og effektivisere manuelle arbejdsgange vedr. de obligatoriske autorisationskontroller. MARC henter og samstiller data fra f.eks. KMD KSP/CICS og identificerer uoverensstemmelser. wwdet er også MARC, som efter lederens/systemejerens kontrol, sletter ugyldige profiler i CICS. Komplette tværgående løsninger Kommunen har enorme datamængder, og det kan være vanskeligt at høste det fulde udbytte af disse. MARC binder kommunens digitale infrastruktur sammen, og systemer integreres med henblik på at sikre et smart og enkelt informations- og arbejdsflow på tværs af afdelinger, systemer og sektorer. Eksempel: Min Sag - Digital aktindsigt Med Min Sag optimeres kommunens interne processer, arbejdsgangene automatiseres, og borgeren får mulighed for at få indblik i egne sager som de fremgår af kommunens fag- og dokumentsystemer. Min Sag bygger på flere teknologier, herunder MARC, der fremsøger, konverterer og screener borgernes sager på tværs af systemer. CASE: MARC er motor i Min Sag - Effektiv digital aktindsigt Flere og flere borgere henvender sig l kommunen for indsigt og status på egne sager. Tendensen er s gende, og med EUs persondataforordning 2018 sæ es yderligere fokus på området. Min Sag er baseret på Dataproces pla orm l beslutningsstø e og fleksible teknologier l systemintegra on. Bl.a. so warerobo en MARC, der arbejder via brugerflader på samme vis som medarbejderen - bare op l 10 gange så hur gt. Med Min Sag kan borgeren søge ak ndsigt via borger.dk eller kommunens hjemmeside - og modtage sin sag via e-boks. Via lvalgsmodulet kan 3. parter med samtykke også søge ak ndsigt på kommunens hjemmeside. Min Sag lpasses arkitekturen i hver enkelt kommune, men også de større bevægelser i det kommunale systemlandskab. Eksempelvis med integra on l de fælleskommunale stø esystemer, når KOMBIT giver ekstern adgang. I Min Sag kan alle ak ndsigter leveres direkte l borgeren eller først gennemgå et tjek af medarbejderne. F.eks. for at vurdere hensynet l meroffentlighed, eller for at afgrænse det fremfundne yderligere. Min Sag Kommunens Min Sag-brugerflade er opbygget, så den er overskuelig og let at anvende. Medarbejdere og ledere får hur gt overblik samt nem adgang l data, inds llinger og kontrolmodul.

8 LØSNINGER HØR MERE OM: Min Sag Borgerrettet selvbetjeningsløsning til automatiseret digital aktindsigt efter forvaltningsloven. Med tillægsmodulet, kan Min Sag også håndtere ansøgninger fra 3. parter med samtykke MARC Afregning af lægeerklæringer Automatiser arbejdsgange i forbindelse med afregning af lægeerklæringer og undgå dobbeltbetalinger og tidsoverskridelser MARC Autorisationskontrol Effektiviser de obligatoriske autorisationskontroller, så det bliver lettere og hurtigere at holde antal og type af adgange og licenser opdateret MARC Ydelseskontrol Automatiser kontrol og dokumentation forud for tilkendelse af ydelser og understøt en retmæssig statsrefusion MARC Fakturering Overlad monotone konterings- og faktureringsopgaver til softwarerobotter MARS Få overblik og kontrol i forhold til de mellemkommunale sager via MARC-løsningen MARS (Mellemkommunal Advarsels- og Rekommanderingssystem) Specialtilrettet løsning Få en MARC-løsning målrettet en kommunespecifik sags- eller arbejdsgang

9 CASES DETTE SIGER KUNDERNE MARC Fakturerabehandling Susanne Nielsen Kontorchef i Regnskabsservice Region Nordjylland Her på kontoret har MARC været et positivt bekendtskab, der har frigivet tid til andre vigtige opgaver. Bl.a. til at undersøge de fakturaer, som robotten finder fejl i. På den måde handler automatisering ikke kun om effektivisering, men også om kvalitet og regelrethed. Min Sag Jørgen Haunstrup Beskæftigelseschef Silkeborg Kommune Min Sag styrker relationen mellem borger og kommune, og giver begge parter mange flere muligheder. Jeg glæder mig derfor til at udvide løsningen, så borgerne i endnu højere grad kan deltage aktivt i deres sagsforløb Sikkerheden er altafgørende, og til en start har vi derfor også valgt, at der skal manuelle øjne på alt, inden det sendes til borgerne. Men selv med dét setup frigiver løsningen tid hos medarbejderne. Alt bøvlet med at udsøge, formatere og samle informationer på tværs af de forskellige systemer og afdelinger er jo nu automatiseret. Min Sag har betydet, at vi har revideret vores journaliseringspraksis. Den skulle justeres, så der kunne sættes nogle faste regler op for de robotter, som løsningen er bygget op omkring. Det rummer i sig selv et optimeringspotentiale. Men med den færdige løsning i hånden, har vi nu også et stærkt værktøj til informationssøgning og vidensdeling på tværs. MARC Autorisationskontrol John Saaby Jensen & Vagn Skovsen KMD KSP/CICS-administratorer Norddjurs Kommune Før brugte vi meget tid på at udføre autorisationskontrollen af KMD KSP/CICS. Det var et tungt manuelt arbejde, både i forhold til udsøgning, videreformidling og indtastning af rettede data. Nu udfører MARC-robotterne det arbejde, og løsningen klarer også udsendelse af materialet til de enkelte ledere, ligesom den indeholder en rykkerfunktion, såfremt rettelserne lader vente på sig. Vi opdager hurtigt i løsningen, hvor der er uoverensstemmelser mellem vores organisationsdata og CICS, og viser det også direkte overfor den enkelte leder. Vil du vide mere Dataproces udvikler løbende nye MARC-løsninger Hold dig opdateret via eller tilmeld dig vores nyhedsbrev. For yderligere info, kontakt: Mie Bisgaard Pedersen Salgschef Tlf: Mobil: [email protected] Sandra Hoffmann Teamleder Salg og kommunikation Tlf: Mobil: [email protected]

10

11

12 Om Dataproces Dataproces skaber værdi med data. Primært for den offentlige sektor og i særdeleshed for de danske kommuner. Ved hjælp af data optimerer Dataproces digitale administrationers økonomi, infrastruktur og arbejdsgange, til gavn for ressourceforbruget, effektiviteten og kvaliteten. Dataproces vi skaber værdi med data! Kontakt os