GlaxoSmithKline Pharma A/S INT (Denmark)

Transkript

1 Juli 2013 Kære leverandør GlaxoSmithKline Pharma går over til elektronisk fakturering - som del af GlaxoSmithKline Pharma s (GSK) igangværende politik med løbende at forbedre effektivitet og service (for både kunder og leverandører). For hurtigt at kunne tilpasse os kundebehov og køre simplificerede og standardiserede, driftsmæssige aktiviteter, vil GSK implementere én integreret global driftsmodel, der understøttes af SAP (ERP)-systemet. Som del af dette program er vi nu i gang med at gå over til elektronisk fakturering i samarbejde med OB10 fra og med februar Med elektronisk fakturering vil du drage fordel af garanteret fakturalevering inden for 24 timer. Dette kombineret med GSK's almindelige betalingsbetingelser, som løber fra den dato, hvor fakturaen blev modtaget, vil det sikre rettidig betaling. OB10 er verdens største elektroniske faktureringsnetværk og GSK er gået sammen med OB10 for at gøre din overgang til elektronisk fakturering lettere. Da du er leverandør hos GSK, er du blevet inkluderet i vores lanceringsprogram. Jeg har bedt OB10 om at kontakte dig på vores vegne i løbet af de næste ti dage for at hjælpe dig med at forstå de muligheder, du har til rådighed, og foretage skiftet til elektronisk fakturering. Dette vil ikke kræve yderligere software. Når du er blevet oprettet på OB10-netværket, vil du desuden kunne sende elektroniske fakturaer til andre kunder på OB10-netværket og dermed effektivisere dine egne processer yderligere. Jeg vedhæfter et sammendrag, der forklarer, hvordan det hele fungerer. Der er en mindre udgift forbundet med at bruge OB10, men vi mener, at dette i de fleste tilfælde vil blive opvejet af fordelen ved tidligere betaling og ved at spare tid, papir og porto. Besøg for at få yderligere oplysninger om netværket og de adskillige fordele, vi mener, det kan bringe din forretning. Notér dig også GSK sponsor-/kundenummer: AAA GlaxoSmithKline Pharma A/S INT (Denmark) Vi takker dig på forhånd for din opbakning af dette initiativ. Jeg ser frem til at modtage dine fakturaer via OB10 i nærmeste fremtid. Hvis du ønsker at kontakte OB10, kan du sende dem en på [email protected] eller ringe til dem på Ønsker du at kontakte GSK direkte, kan du skrive til [email protected] Med venlig hilsen Paul Fry Seniorvicepræsident CBS Finance Services

2 Ofte stillede spørgsmål Hvorfor bør jeg bruge OB10 til at sende mine fakturaer? Inden længe vil dette være den eneste måde, hvorpå GSK vil acceptere levering af leverandørfakturaer. For eksisterende kontrakter kan GSK ikke garantere betaling, hvis leverandører fortsat sender papirfakturaer. Er fakturering via OB10 et kriterium for at handle med GSK? Ja. GSK er aktivt i gang med at udfase behandlingen af papirfakturaer for at udnytte de fordele, som elektronisk fakturering giver både os og vores leverandører. Af 30 september 2013 vil papirfakturaer ikke længere blive accepteret. Hvilke fordele har jeg ved at bruge OB10? Sikker og garanteret levering af fakturaer, slut med at fakturaer går tabt med posten Vi behøver mindre tid til at behandle dine fakturaer, og vi vil derfor kunne betale dig til tiden Slut med forsinkelser, der skyldes manglende oplysninger, at de er landet på det forkerte skrivebord eller manuel indgriben "ANY-TO-ANY" DATAFORMATERINGsteknologi - der er ikke behov for yderligere software eller hardware En mere gennemskuelig fakturabehandling og bedre likviditetsstyring som følge af adgang og rapportering døgnet rundt Nemt og omkostningseffektivt at sende fakturaer - uanset hvornår Vil elektronisk fakturering være et kriterium for nye licitationstilbud og nye leverandører? Ja. Elektronisk fakturering via OB10 vil være inkluderet i evalueringsprocessen for nye leverandører og licitationstilbud. For nye kontrakter vil GSK inkludere vilkår og betingelser i kontrakter for fremtidig forretning, som vil pålægge leverandører at bruge OB10-netværket. Skal jeg bruge denne service, hvis min konto i øjeblikket bliver betalt til tiden? Ja. Din brug af OB10-servicen vil sikre, at vi fortsat betaler dig til tiden. Hvad sker der, hvis jeg stadig sender papirfakturaer? Mens du arbejder med OB10 på at gennemføre din tilmelding, modtager vi fortsat gerne dine papirfakturaer. Vi har sat 30 september 2013 som en frist for leverandører til at gå over til netværket. Når du sender fakturaer via OB10-netværket, skal du sørge for at stoppe med at sende papirfakturaer. Er der nogen gebyrer forbundet med denne service? Hvis du vælger den Integrerede løsning, er der et årligt medlemsgebyr plus et transaktionsgebyr. Se det vedlagte dokument Valgmuligheder for de aktuelle priser. Hvis du vælger at bruge Webformularen, behøver du ikke betale et opretnings- eller tilmeldingsgebyr for at starte med at bruge denne service. Du skal kun betale et transaktionsgebyr pr. faktura. Hvad dækker medlemsgebyret for den Integrerede løsning? Medlemsgebyret dækker de omkostninger, som OB10 har i forbindelse med at oprette dig på deres netværk, og de generelle omkostninger for at vedligeholde netværket. Der er tale om en omkostning én gang om året uanset antallet af kunder, du betjener via netværket. Hvorfor betaler GSK ikke gebyrerne? Både du og GSK betaler et gebyr for at bruge OB10-servicen, da vi begge vil drage fordel af servicen. For øjeblikket dækker GSK ikke leverandøromkostninger forbundet med oprettelsen af dine papirfakturaer. Du vil spare omkostninger til papir, udskrivning og post, når du skifter til e-fakturering. Vores analyse viser, at skiftet til elektronisk fakturering vil skabe besparelser for leverandører ved at effektivisere deres processer og reducere tiden væsentligt, til deres fakturaer bliver betalt. GSK ønsker at betale deres leverandører inden for vilkårene og betingelserne samt overholde praksiskodeksen om bedre betaling.

3 Vil GSK foretage betalinger gennem OB10? OB10 er ikke en betalingsplatform. GSK vil fortsat bruge deres nuværende betalingsmetode. Skal jeg underskrive en aftale med OB10? Ja. Hvis du vælger at bruge den Integrerede løsning, skal du underskrive en specifik aftale med OB10. Hvis du vælger at bruge Webformularen, bliver du pålagt at acceptere de forelagte almindelige vilkår og betingelser. Behøver jeg installere nogen software? Nej. Der er ikke behov for nogen software. OB10 leverer en brugervenlig løsning. Frem for at kræve datastandarder accepterer OB10's "ANY-TO-ANY" DATAFORMATERINGskapabilitet fakturaer i ethvert format og enhver filstruktur. Jeg sender allerede nogle fakturadata direkte til andre kunder. Kan jeg sende EDI-/XML-fakturaer direkte til GSK? EDI og XML er blot dataformater ifølge OB10. Du kan derfor bruge dette foretrukne format til levering af data til OB10, hvis du vælger at bruge den Integrerede løsning. GSK vil ikke tage nogen elektroniske data direkte fra leverandører, da vi tager en enkelt samlet fakturafil fra OB10, som vil indeholde fakturaer fra alle vores leverandører. Jeg har allerede mulighed for at gøre fakturaer tilgængelige for mine kunder via internettet hvilket lader dem se et billede af en faktura på nettet. Kan jeg bruge dette i stedet for OB10? Nej. OB10-netværket sikrer, at GSK modtager de data, du sender i et format, som vil uploades til vores regnskabssoftware og, hvor det er relevant, passe til en varekvitteringsfortegnelse. At tilbyde GSK et billede af fakturaen eller en mulighed for at downloade data i et fastsat format opfylder ikke GSK's forretningsprocesser. Hvad nu, hvis jeg ikke har et system, der er i stand til at oprette elektroniske fakturaer? Du har adgang til OB10's sikre websted og kan oprette fakturaer online ved hjælp af Webformularen. Du behøver ikke installere nogen software. Det eneste, du behøver, er en internetforbindelse og en standardbrowser. Kan jeg sende elektroniske fakturaer gennem OB10 til alle mine kunder? Ja. Når du har tilmeldt dig OB10-netværket, kan OB10 gøre dig i stand til at sende elektroniske fakturaer til alle andre kunder, som er medlemmer af netværket, inklusive andre af GSK's forretningsenheder. Hvis du allerede bruger OB10, så kan du føje kontiene til din liste over kunder nedenfor. GSK's OB10-numre er som følger, og OB10 vil hjælpe dig med denne proces: AAA GlaxoSmithKline Pharma A/S INT (Denmark) Jeg har planer om at ændre min faktureringssoftware inden længe. Kan jeg vente? Vores erklærede mål er at få alle leverandører tilmeldt og i gang med at sende fakturaer senest den 31. januar OB10-netværket accepterer alle indgående dataformater, så du kan tilmelde dig netværket og sende dine fakturaer, og når du er klar til at bruge din nye software, skal du blot informere OB10 om ændringerne af dataresultaterne, og de vil foretage de nødvendige ændringer af netværket, hvilket sikrer en problemfri overgang og uforstyrret fakturalevering. Kan OB10 arbejde med teknisk personale på alle sprog? Hvis du har brug for sproglig hjælp for at få din konto oprettet, kan du ringe til +45 (0) og bede om hjælp på følgende sprog: Engelsk, hollandsk, fransk, italiensk, portugisisk og spansk. OB10 har også lokale kundeservicenumre til følgende lande: Australien +61 (0) Belgien +32 (0) Danmark +45 (0) Finland +358 (0) Frankrig +33 (0) Tyskland +49 (0) Irland +353 (0) Italien Malaysia +60 (0) Holland +31 (0)

4 New Zealand +64 (0) Singapore +65 (0) Spanien +34 (0) Sverige +46 (0) Fås der yderligere oplysninger om OB10-servicen? Ja, besøg Hvordan finder jeg ud af mere om at blive en køber gennem OB10-servicen? Besøg

5 1 / 3 E-fakturering og oversigt over dine valgmuligheder Tilmeld dig OB10, og drag fordel af: Sikker og garanteret fakturalevering: Ikke flere papirfakturaer, der forsvinder i posten. Betaling til tiden: Dine kunder kan behandle dine fakturaer hurtigere. Ikke flere forsinkelser: Fakturaer kan ikke sendes med manglende oplysninger, kan ikke lande på det forkerte bord og kræver ikke manuel indgriben. Sikker internetforbindelse: Send fakturaer nemt og uden behov for yderligere softeller hardware. Adgang og rapportering døgnet rundt: Nyd godt af en mere gennemsigtig fakturabehandling og bedre likviditetsstyring. Overholdelse af skattereglerne: Garanteret juridisk og skattemæssig regeloverholdelse. Nem og omkostningseffektiv fakturering til enhver tid. OB10 tilbyder to primære metoder til fakturaforsendelse og kredittransaktioner. Man kan enten sende en datafil direkte til OB10 ved brug af vores Integrerede løsning, eller også kan man oprette fakturaer online ved brug af Webformular via OB10-portalen. Dette dokument forklarer, hvordan E-fakturering fungerer samt de valgmuligheder, der står til rådighed for dig. Sådan fungerer det Leverand ør Kunde ValgmulighederOversigt_GBP, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 og OB10-logoet er OB10's varemærker og beskyttet ved lov.

6 2 / 3 Ved at kontrollere fakturaer for dubletter og sørge for, at de indeholder de oplysninger, som kunden kræver, garanterer vi fuldautomatisk behandling og muliggør rettidig betaling. Via OB10-portalen har du adgang til OB10-arkivet samt et antal rapporteringsfunktioner. Gennemlæs venligst dette dokument grundigt, før du beslutter dig for, om den Integrerede løsning eller indsendelse af Webformular via OB10-portalen er det bedste valg for din virksomhed. 1. Integreret løsning: Afsendelse af en udpakket datafil Den Integrerede løsning giver dig et fuldautomatisk forløb, hvor fakturadata udpakkes direkte fra dit faktureringssystem og leveres direkte til din købers regnskabsprogrammer. Det vil sige: Vi behandler fakturaer i alle konsistente filformater og håndterer datakonvertering baseret på dine kunders krav. Intet behov for at installere yderligere software eller hardware. Du kan indsende en konsolideret datafil for alle dine fakturaer. Når først du er på netværket, kan du nemt oprette forbindelse og sende fakturaer til andre kunder. Omkostninger ved den Integrerede løsning Årligt medlemsskab 1.100* Transaktionsomkostninger pr. faktura 1-20 fakturaer pr. måned 1, fakturaer pr. måned 0, fakturaer pr. måned 0, fakturaer pr. måned 0,44 Over fakturaer pr. måned 0,32 * Købers forbindelsesgebyrer er gældende. Det årlige gebyr dækker oprettelse og vedligeholdelse af din konto for en enkelt skattemæssig enhed. Bemærk venligst: Transaktioner afregnes på månedsbasis efter mængde. Kom godt i gang med den Integrerede løsning Når din kunde inviterer dig til at tilmelde dig OB10, vil en af vores servicerende specialister hjælpe dig igennem registreringsprocessen. ValgmulighederOversigt_GBP, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 og OB10-logoet er OB10's varemærker og beskyttet ved lov.

7 3 / 3 2. Webformular: Afsendelse af elektroniske fakturaer ved hjælp af OB10-portalen OB10-webformularen er beregnet til firmaer, som sender en lille mængde fakturaer til deres kunder hvert år. Portalen tilbyder dig en sikker forbindelse og garanterer fakturalevering til dine kunder inden for nogle timer, hvilket sætter dem i stand til at behandle din faktura og betale dig straks. Omkostninger ved anvendelse af Webformular Der findes adskillige prismuligheder ved fakturaindsendelse via Webformular. Efter registrering modtager alle nye leverandører, der gør brug af denne valgmulighed, automatisk 12 gratis transaktioner. Hvis du ikke har opbrugt alle dine gratis transaktioner ved afslutningen af dit første år med UB10, vil vi fylde din konto op igen til 12 fakturaer, som du kan bruge i løbet af de næste 12 måneder. Hvis du bruger alle 12 gratis fakturaer og har brug for flere i løbet af denne 12 måneder lange periode, vil du blive pålagt at købe din første gruppe af transaktioner (mindst 25 fakturaer). Du vil da ikke længere have adgang til den gratis faktureringsmulighed. Prisstruktur for Webformular* Transaktionsniveau Transaktion 1 12 Gratis * Betalingsmuligheder: Du kan betale via PayPal eller kreditkort. Vi tager imod Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo og American Express. Vi kan også fakturere dig, men du vil blive pålagt at købe mindst 125 transaktioner samt betale et administrationsgebyr på 15 %. Kom godt i gang med indsendelse af Webformular via OB10-portalen Som del af din invitation til at tilmelde dig OB10-netværket vil du modtage en med anvisninger i, hvordan du kan tilmelde dig. Når din registrering er fuldført, sender vi dig dine login-oplysninger via , så du kan begynde at sende elektroniske fakturaer via OB10. For yderligere oplysninger om OB10, E-fakturering og de muligheder, der står dig til rådighed, henvises du til eller du kan sende os en på [email protected]. ValgmulighederOversigt_GBP, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 og OB10-logoet er OB10's varemærker og beskyttet ved lov.