Regnskab. Conventus. Workshop. Opsætning af regnskab Import af kontoplan Opsætning af faste konti Opsætning af afdelinger

Transkript

1 Regnskab Nemt med onlinebetaling og SMS kontakt... www. dgi.dk/nemt Håndboldkampen for oldgirls er flyttet fra lørdag til søndag Workshop Opsætning af regnskab Import af kontoplan Opsætning af faste konti Opsætning af afdelinger Conventus

2 Indholdsfortegnelse 1 Forudsætning Opsætning Aktivere regnskab Vælg regnskab første gang Opret regnskabsår Import af kontoplan Opsæt afstemningskonti Opsæt faste konti Opsæt kontingentopkrævningskonti Opsæt afdelinger Opsæt hold Vejledning til Workshop Læs beskrivelserne, se skærmudsnittet og afprøv selv på din skærm. Beskrivelserne er hentet fra brugervejledningen, hvor der kan findes yderligere information. Ved starten på hvert afsnit i denne Workshop, er angivet hvor i brugervejledningen, der findes mere. God fornøjelse! 2

3 1 Forudsætning Brugervejledning: > Regnskab > Administration > Generelt Forudsætning Organisationen skal have Propakken, for at kunne anvende regnskabet. Når en organisation skal i gang med regnskabsprogrammet, kan det være to forskellige situationer: Ny forening, som ikke bruger online tilmelding endnu. Eksisterende forening, som har anvendt online tilmelding i længere tid. Det I skal være opmærksomme på er, at fra regnskabsprogrammet er aktiveret til det er sat op og valideret er online tilmelding ude af drift. Hvis ikke I har en etableret online tilmelding løsning allerede, er det ikke noget problem. 1) Ny forening Hvis ikke I allerede har oprettet en forening, så er det, det første i skal gøre. Bemærk, det er vigtigt at I vælge Propakken, da det er en forudsætning for at kunne anvende regnskabet. Når I er logget på, skal regnskabsprogrammet aktiveres. Derefter skal regnskabet konfigureres. Vejledning følger senere. 2) Eksisterende forening Dette er en speciel situation, da I allerede anvender online tilmelding og ønsker at starte på regnskabsprogrammet. Det I skal være opmærksomme på er, at fra regnskabsprogrammet er aktiveret, til det er sat op og valideret, er online tilmelding ude af drift. Log evt. på Demo Sportsforeningen, for at afprøve regnskabsprogrammet inden det aktiveres i jeres organisation. Fremgangsmåden er at tage online tilmelding væk fra hjemmesiden, med en midlertidig meddelelse i stedet for, i den tid man sætter regnskabet op. Når regnskabet er konfigureret og kan valideres, sætter man online tilmelding til igen. Vi anbefaler at man planlægger denne operation, således man er sikker på at webmaster kan hjælpe med at slå online tilmelding til og fra. 3

4 2 Opsætning Brugervejledning: > Regnskab > Administration > Generelt > Opsætning Aktiver regnskabsprogrammet. Åben finans og vælg regnskab. Opret regnskabsår. Vælg regnskabsår. Importer kontoplan. Opsæt afstemningskonti. Opsæt faste konti. Opsæt kontingentopkrævningskonti. Opsæt afdelinger. Opsæt hold. Valider konfiguration. 4

5 3 Aktivere regnskab Brugervejledning: Administration > Organisation > Aktivere regnskab 1. Tryk på ikonet "Administration", som er øverst til venstre. 2. Tryk på den nederste punkt "Organisation". 5

6 3. Tryk på knappen "Aktiver" ud for modulet "Regnskabsprogram". 4. Tryk på knappen "Ok" for at bekræfte aktiveringen af regnskabsprogrammet. 6

7 4 Vælg regnskab første gang Brugervejledning: > Regnskab > Administration > Regnskaber > Vælg regnskab for første gang 1. Tryk på menupunktet "". Der kommer nu et nyt vindue frem. I det vindue er der en boks, som hedder "Regnskaber". Der står en linje med organisationens navn, hvilket er jeres default regnskab. 2. Tryk på regnskabet, for at vælge det. Nu står det valgte regnskab oppe til venstre. 7

8 5 Opret regnskabsår Brugervejledning: > Regnskab > Administration > Regnskabsår > Opret regnskabsår 1. Tryk på menupunktet "". 2. Tryk på menuoverskriften "Administration". 3. Tryk på menupunktet "Regnskabsår". 4. Tryk på knappen "Ny" som er øverst på siden. 5. Angiv regnskabsårets titel, start dato og slut dato. 8

9 6. Tryk "Gem" når du er færdig. 7. Tryk på knappen "Vælg" ud for regnskabsåret, det er nu valgt som det aktive regnskabsår. 9

10 6 Import af kontoplan Brugervejledning: > Regnskab > Administration > Kontoplan > Import kontoplan Du skal først have downloadet filen med standard kontoplanen. Det kan du gøre fra brugervejledningen ved at følge stien angivet herover eller skrive import kontoplan i søgefeltet. Tryk på linket, vælg herefter GEM for at gemme kontoplanen på din computer. Gem den et sted du let kan finde igen. 1. Tryk på menupunktet "". 2. Tryk på menuoverskriften "Administration". 3. Tryk på menupunktet "Kontoplan". 4. Tryk på knappen "Import", som er for oven. 5. Tryk på knappen "Gennemse..". 6. Find filen "kontoplan.csv". (Som du lige har hentet). 7. Tryk på knappen "Upload". 8. Tryk på knappen "Import". Kontoplanen kan nu redigeres under kontoplan i Administration. 7 Opsæt afstemningskonti Brugervejledning: > Regnskab > Administration > afstemningskonti Afstemningkonti er de konti, som vises på kassekladderne og simulerer en saldo, som vil fremkomme hvis den nuværende kassekladde bliver bogført. Man ser ofte at det er bankkontiene, som bliver angivet som afstemningskonti. 1. Tryk på menupunktet "". 2. Tryk på menuoverskriften "Administration" for at Åbne menuen. 3. Tryk på menupunktet "Afstemningskonti". 4. Tryk på knappen "Ny". 5. Indtast kontonummeret på den ønskede konto. Bemærk, det skal være en konto fra kontoplanen. 6. Tryk "Gem" når du er færdig. 10

11 8 Opsæt faste konti Brugervejledning: > Regnskab > Administration > Faste konti Faste konti er de konti, som systemet skal bruge til autobogføringer. Medlemskartotek Samlekonto for alle medlemmer Standard kontoplan: Bank (dankort) Den bankkonto, hvor dankortbetalingerne går ind på Standard kontoplan: Bank (Betalingsservice) Den bankkonto, hvor indbetalingerne via. betalingsservice går ind. Standard kontoplan: Årets resultat Den konto hvortil årets resultat skal overføres til, når der startes på nyt regnskabsår. Standard kontoplan: Bemærk, det er meget muligt at I ikke skal angive alle disse fastekonti. Det kommer an på hvilke moduler, organisationen har aktiveret i Conventus. 9 Opsæt kontingentopkrævningskonti Brugervejledning: > Regnskab > Administration > Kontoplan > Import kontoplan Kontingentopkrævningskonti er de konti, hvor systemet automatisk modposter er opkrævningerne. Hver linje består af først et aldersinterval og så et konto nr. Hvis medlemmets alder er indenfor intervallet, vil opkrævning blive modposteret på den angivede konto. For at få en linje frem, skal du trykke på linket "Tilføj linje", som er foroven. 11

12 10 Opsæt afdelinger Brugervejledning: > Regnskab > Administration > Afdelinger Afdeling også kaldet dimensioner. På en konto kan du anføre, at den kræver angivelse af afdeling. Hver gang der bogføres på kontoen, skal man angive på hvilken afdeling. 1. Tryk på menupunktet "". 2. Tryk på menupunkts overskriften "Administration". 3. Tryk på menupunktet "Afdelinger" 4. Tryk på knappen "Ny" som er øverst. 5. Læs brugervejledningen "Afdelings formularen" for at få hjælp til udfyldelse. 6. Tryk "Gem" når du er færdig. 11 Opsæt hold Brugervejledning: > Regnskab > Administration > Hold 1. Tryk på menupunktet "". 2. Tryk på menupunkts overskriften "Administration". 3. Tryk på menupunktet "Hold" 4. Angiv for hvert hold, hvilken afdeling holdet hører til. 5. Tryk "Gem" når du er færdig. 12