Bruger dokumentation for CuMap LOGISTIK

Transkript

1 Bruger dokumentation for CuMap LOGISTIK Tusind tak Mikael Neergaard for dansk oversättelse Efkon AB HVAD ER CUMAP LOGISTIK? FÆLLES FOR CUMAP LOGISTIK INDKVARTERING OG MÅLTIDER INDSTILLINGER DESIGN AF INDLOGERING OG MÅLTIDER HOLD FOR UDPLACERING TIL INDLOGERING OPFØLGNING AF INDLOGERENDE OG MÅLTIDER LOGISTIK KRAV OG FORBEREDELSER KONTROL FUNKTION KØR LOGISTIK VIS DINE FORLÆGNINGER PÅ CUPSIDEN... 18

2 Side 2 1. Hvad er CuMap LOGISTIK? CuMap LOGISTIK er gratis til foreninger som har licens til CuMap+. Logistikmodulet er en udvidelse af funktionaliteten omkring CuMap MYTEAM. Med CuMap LOGISTIK for du betydeligt bedre håndtering af logerede, måltider samt transport mellem forlægninger og dine spillesteder. Funktionen for indkvartering (forlægning) har eksisterende et stykke tid i MyTeam. Denne har nu fået en reel ansigtsløftning. Hvis du tidligere har anvendt forlægningsfunktionen, kan det være værd at undersøge de nye funktioner i dette modul. CuMap LOGISTIK er inddelt i tre forskellige funktioner. Disse kan anvendes samme eller frit efter dit eget valg. Indkvartering På cupsiden: Publicer billedder, links samt information om de forskellig indkvarterings alternativer. God måde at give valg muglighed for overnattende hold. Koble information til eget menuvalg på cupsiden. Leder indlogning MyTeam: Ledere kan ønske indlogering direkte fra tilgængelige indkvarteringsalternativer. Sammen med denne valgmulighed kan de indsætte ankomsttid, antal personer samt øvrig information. Indstillinger: Op til 50 rum eller sale kan kobles til en forlægning (tidligere var maxgrænsen 30). Opfølgning: Dels kan du få rapporter for ønskede forlægninger (som du senere bekræfter) eller rapporter for bookede forlægninger. Kontrol af dobbeltbookninger samt overbookninger. Måltider Leder indlogning MyTeam: Ledaee kan angive allergier samt krav på specialkost (f.eks. ej grisekød). Hvis gæstekortet er koblede til måltider, kan endda antallet på gæstekort udgøre underlag for antal måltider (morgenmad, frokost, aftensmad). Indstillinger: Du kan pr turneringsdato angive hvilkår for morgenmad, frokost og aftensmad. Hvilkår pr måltid kan f.eks. være kobling til gæstekort. Opfølgning: Du kan få rapporter pr forlægning over antal portioner af morgenmad, frokost og aftensmad. Pr turneringsdato samt totalt. Desuden antal personer med allergier og behov for specialmad. Logistik Opfølgning: Du kan hurtigt få en overblik over antal hold og antal personer som behøver transport sig fra indkvartering X til arena Y på et givet tidspunkt. Eftersom Logistikmodulet kontrollerer mod spillede matcher, kan den endda bruges til en beregning af behovet efter gennemført gruppespil (hold f.eks. overflyttet til slutspil eller spillet færdigt).

3 Side 3 2. Fælles for CuMap LOGISTIK I dette kapitel beskrives de indstillinger og funktioner som er fælles for delfunktionerne Indkvartering, Måltider samt Logistik. Efter indlogning til WebAdmin > MyTeam er det nedenstående to menuer som er af hovedinteresse

4 Side 4 3. Indkvartering og måltider 3.1. Indstillinger Vælg først menupunktet "Generelle indstillinger". Ved at krydsmarkere nedenstående alternativ, bliver dette alternativ aktiveret i menuen for leder indlogning MyTeam. Lederindlogning MyTeam: Du kan endda lukke for valgmulighed længere frem i tiden:

5 Side 5 Du kan vælge mellem tre niveauer for ønsket om indkvartering: 1. Kun som fritekst - leder kan kun skrive et ønsket sted 2. Valg af forlægning - leder kan vælge forlægning fra en liste (hvis dette ikke er lukket) 3. Vagl af forlægning og rum - leder kan vælge forlægning samt rum fra en liste (hvis dette ikke er lukket eller allerede valgt) Lede tekster for indlogering (ønsker samt ankomsttid) kan angives i fem forskellige sprog. Lede tekster for måltider (allergier samt specialkost) kan angives i fem forskellige sprog. Allergier og specialkost skal altid specificeres pr person. Dette kræver således at funktionen for spillerliste er aktiveret. Er den ikke aktiveret, for leder ikke mulighed for at angive denne information Design af indlogering og måltider Vælg menupunktet "Logistik, indlogering og måltider". Klik på fanen "Design forlægninger". Du kan klikke på knappen forneden for at skabe en ny forlægning - eller klikke på en i listen herunder.

6 Side 6 Kapacitet på forlægningen På første fanen udfylder du følgende obligatoriske felt: - navn på forlægningen - rum nummer og max antal personer på rum. For ekstern aktør (f.eks. vandrerhjem eller hotel) gælder specielt håndterings måde. Dette beskrives i den brune tekst på billedet. Hvis du lukker forlægningen for valg i MyTeam, så vises dette på nedenstående måde for lederindlogningen i MyTeam:

7 Side 7 Koble billeder og info til cupside På anden fane kan du uploade billeder samt links til eventuel ekstern hjemmeside (f.eks. til vandrerhjem). Observer at sorteringsordning har en vigtig funktion ved publicering af forlægningerne på din cupside. Sorteringsordning 0 ==> Denne forlægning vises ikke på cupsiden Sorteringsordning 1 til 99 ==> Forlægningen vises på cupside. Publiceres i angivet sorteringsordning. En beskrivende tekst kan angives på maximalt 8 sprog Også selv om du vælger ikke at publicere informationen på din cupside, så kan den være af interesse for lederne som logger in på MyTeam. De får nemlig en klikbar link til indformationen omkring indkvartering.

8 Side 8 Er du klar på alternativet med at vise forlægninger på din cupside? Se kapitel 5 - "Vis dine forlægninger på cupsiden". Der vises trin-for-trin hvordan du kommer videre. Koble måltider På tredje fane kan du sætte vilkår for måltider. Hver række modsvarer en turneringsdato. På rækken findes kolumne for Morgenmad, Frokost og Aftensmad Hver måltid kan vælges for tre forskellige alternativer. Ved valg af manuelt, skal du selv indtaste antal ved opfølgningen (se senere kapitel). Ved valg af gæstekort, hentes automatisk det antal som lederne har registret via leder indlogningen til MyTeam. Observer at for alternativet via gæstekort, kan mere end et valg foretages (ved Ctrl+Klik). F.eks. nedenfor har vi valgt to aftensmad alternativer fra gæstekortet Du kan anvende kopieringsfunktion for at hente samme indstillinger fra en anden forlægning. Det er ikke nødvendigt at indtaste de samme oplysninger igen og igen.

9 Side Hold for udplacering til indlogering Vælg menupunktet "Logistik, indlogering og måltider". Klik på fanen "Hold for udplacering". Her vises samtlige hold som endnu ikke er blevet udplaceret på et logi. Till sammen med ankomsttider samt andre ønsker i fritekst. "Ant pers." kommer fra lederens oplysninger via leder indlogning. Observer det indkredset antal (2). Dette indikerer antal hold som har lavet et aktivt ønske om indlogering via leder indlogning på MyTeam. Du kan udplacere holdet ved at bladre igennem forlægningslisten. Observer at gråmarkerede sale allerede er optaget af et andet hold. Rødmarkerede sale indikerer at "max antal" for denne sal er mindre end "Antal angivne personer". I følgende billedet herunder, har sal A101 samt A104 et "max antal" som er mindre end 25. Klik på Gem knappen for at gennem dine ændringer. Vid Gem resettes også flaget omkring " det indkredsede antal (2)" - se ovenfor.

10 Side Opfølgning af indlogerende og måltider Vælg menypunkten " Logistik, indlogering og måltider ". Klik på fanen "Indlogerende og måltider". Nu vises en oversigt på endelige bookede rum pr forlægning. Samt antal måltider. Opfølgningen gøres ved en kontrol om der findes nogen dobbelt bookninger. Hvis du holder musen over advarselsikonet, vises detalje information omkring dobbelt bookningen. På samme måde laves en kontrol af overbookning (max antal personer pr rum overskrides). Musen viser detalje information.

11 Side 11 Når du kliker på en forlægning, får du detalje information: Her vises fordelingen pr rum. Desuden vises samme type af advarsels ikoner for dobbelt bookninger og overbelægning. Desuden vises antal måltider til sammen med eventuel specialmad samt allergier. Observer at hvidt indtastningsfelt indikerer at det er et manuelt antal som skal registreres. Et gult felt + et blåt antal til højre, indikerer at antal kommer fra gæstekort. Normalt skal antal i det gule felt være nul, men man kan justeres med +/- værdi. I følge figuren nedenfor fungerer det således: Hold 1: 3 personer har behov for specialmad 3 personer har allergier : Ingen morgenmad, 17 frokost (via gæstekort) samt 18 til aftensmad (17+1) : 17 til morgenmad, 17 frokost (via gæstekort), ingen aftensmad Hold 2: Ej udfyldt med oplysninger endnu

12 Side 12 Glem ikke at klike på Gem knappen når du har lavet korringer. Opfølgningen kan eksporteres til Excel. Der får du endda med summering af antal måltider pr dato samt pr måltidstype (morgenmad, frokost, aftensmad). Denne liste inklusive information om allergier og specialmad er perfekt for måltidsansvarlig på forlægningen. PDF dokument er klik bart for udskrift af spillerliste pr rum. Perfekt for forlægningsansvarlig på forlægningen.

13 Side Logistik 4.1. Krav og forberedelser Logistikmodulet stiller krav om at al information ligger "på rette plads". Og - meget vigtigt - at man starter med forberedelserne inden de første tilmeldinger triller ind. Hvis du forbereder dig efter nedenstående så vil logistikmodulet fungere på en fremragende måde: 1. Tilmeldinger til cupen skal ske via MyTeam Dette er en grundforudsætning. Triller tilmeldinger ind en anden måde, kan Logistikmodulet ikke anvendes. 2. Forlægningsfunktionen skal anvendes fuldt ud. Dette indebære at overnattende hold skal kobles til et logi. 3. Alt hold håndtering sker i WebAdmin - ikke i CuMap-PC. Fjerne, tilføje samt ændringer af holdnavn skal ske i Webadmin - ikke i Cumap-PC. Ændringer lavet i Webadmin kan siden synkroniseres ved at importere ændringer ind i CuMap-PC. Den mindste ændring af holdnavn i CuMap-PC, kan medføre at logistikmodulet taber koblingen til dette hold. 4. Arenabegreb skal anvendes i CuMap-PC. Samtlige baner skal samles på en eller flere Arenabegreb. Dette gør du i CuMap-PC menupunktet "kontroller henvisning til baner...". Eksempelvis bane 1,2,3 tilhøre Skogsåsens IP. Bane 4,5 tilhøre Mastens IP. Bane 6 tilhøre Lilla IP. Figuren på næste side viser et eksempel på dette forhold 5. Kampe fra CuMap-PC er publiceret på webben. Uden kampe kan værktøjet ikke fungere.

14 Side 14 Nedenstående eksempel viser kørsel af logistikmodulet for "dag 2". Afgangstid fra forlægningerne klokken Seneste spilletid på arenaerne klokken hold fra A-skole skal spille. 4 hold har "næste match" på arena Skogsåsens IP, 5 hold på Mastens IP og 1 hold på Lilla IP. 12 hold fra B-skolen skal spille. 6 hold har "næste match" på arena Skogsåsens IP, 5 hold på Mastens IP og 1 hold på Lilla IP.

15 Side Kontrol funktion Vælg menupunktet "Logistik, indlogering og måltider". Klik på første fane "Kontrol og info". Her laves en statuskontrol af alle "ingredienser" som behøves til Logistik funktionen. Eventuelle advarsler eller fejl indikeres på skærmen. Alvorlige fejl indikeres med advarselssymbol. Denne funktion kan benyttes løbende under tilmeldings fasen for at kontroller at alt ser OK ud. Funktionen er også god som kontrolfunktion på indlogerings synsvinkel.

16 Side Kør Logistik Vælg menupunktet "Logistik, indlogering og måltider ". Klik på anden fane "Logistik". Samtlige forlægninger samt arenaer vises i boksene. Du kan frit kombinere udvalgte ved at vælge en eller flere valg fra boksene med Ctrl+Klik. For eksempel nedenfor vil vi få frem alle hold på A-Skolen som skal transporteres til Main Arena. Dato, afgangstid samt første spilletid på arena skal angives. Nedenfor vises et eksempel på logistikskema for ovennævnte kriterier. To hold skal spille på Main Arena. En har matchstart klokken 8.30, det andet klokken 09.00

17 Side 17 En del advarselssymboler kan vises i skemaet. For eksemplet nedenfor er det tvivlsomt om det virkelige er 17 personer fra dette hold som skal transporteres. Deltagerlisten viser kun 7. Du kan også vælge at gruppere listen. Da får du en summering pr forlægning.

18 Side Vis dine forlægninger på cupsiden Dette kapitel bygger videre på information fra kapitel Design af indlogerende og måltider. I dette kapitel viser vi trin-for-trin hvordan du publicerer dine forlægnings alternativer på din cupside. 1. Log ind på Webadmin 2. Vælg menupunktet "Admin af menuer". 3. Vælg en eksisterende menu eller skabe en ny.

19 Side Vælg alternativet "Forlægning". Hvis dette alternativ ikke vises, kan det skyldes to årsager: - Ingen forlægninger er uploaded. - Forlægninger findes - men samtlige har Sorteringsordning=0 (se kapitel 3.2) eller er ej aktiv. 5. Gem menuen. 6. Gå nu ud på cupsiden. Nu skal samtlige forlægninger med Sorteringsordning 1 til 99 have en separat undermenu.

20 Side 20 Eksempel på præsentation af forlægning: