Skagen Ældreboligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 5. marts 2013, kl. 14.00 i Hvide Hus, Skovbrynet 34, Skagen Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Skagen Ældreboligselskab... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 2 3.4 Bestyrelsesforhold... 3 3.5 Bestyrelseshonorar... 3 3.6 Årsregnskab for boligorganisationen og afdeling... 3 3.7 Revisionsprotokol... 4 3.8 Bestyrelsens årsberetning... 4 3.9 Godkendelse af styringsrapport... 4 3.10 Boligselskabets budget... 4 3.11 Udlejningsforhold... 5 3.12 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab... 5 3.13 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 6 3.14 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 6 3.15 Valg af webredaktør... 6 3.16 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 7 3.17 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 7 3.18 Personaleforhold Generel orientering... 8 3.19 Udskiftning af ABA anlæg i pleje- og ældreboligerne på Lindevej... 8 3.20 Ændring af opvarmning af pleje- og ældreboligerne på Lindevej... 8 3.21 Genforhandling af forretningsføreraftale... 9 3.22 Underskrift byggetilladelser vedr. pleje- og ældreboligerne på Lindevej... 9 3.23 Willis Risikoanalyse... 9 4 Boligselskabets afdelinger... 9 4.1 Orientering fra afdelingerne... 9 5 Mødeplanlægning... 9 6 Eventuelt... 10 I mødet deltog fra bestyrelsen: Irma Sørensen, formand Leif Hansen Øvrige deltagere: Driftschef Frank Hansen Karsten Schmidt ejendomsfunktionen Der var afbud fra Irene Hjortshøj, næstformand Iver Nissen Else Olsen Bente Larsen
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 6. februar 2012. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt. 3 Skagen Ældreboligselskab 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Referat: Irene Hjortshøj og Iver Nissen deltog ikke i mødet, så der var ingen orientering. Side 2 af 10
3.4 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Irma Sørensen Formand repræsentantskabet 2014 Irene Hjortshøj Næstformand kommunen 2013 Bente Larsen Medlem repræsentantskabet 2013 Iver Nissen Medlem kommunen 2013 Leif Hansen Medlem Domea 2013 Else Olsen Medlem repræsentantskabet 2014 Vakant Medlem repræsentantskabet 2013 Med Domea som forretningsfører. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Der udbetales p.t. ikke honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Der skal fortsat ikke udbetales honorar. 3.6 Årsregnskab for boligorganisationen og afdeling Årsregnskab for perioden 01.10.2011 30.09.2012 var fremsendt inden mødet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Årsregnskabet for boligorganisationen og afdelinger blev godkendt. Side 3 af 10
3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01.10.2011 30.09.2012 var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Revisionsprotokollen blev godkendt. 3.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 9 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Årsberetningen blev godkendt. 3.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne var fremsendt inden mødet. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Styringsrapporter blev gennemgået, tilpasset og godkendt. 3.10 Boligselskabets budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden 01.10.2013 30.09.2014 indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Budget for boligorganisationen og afdelinger blev godkendt. Side 4 af 10
3.11 Udlejningsforhold Udlejningssituationen pr. 31.01.2013 Der foreligger ingen venteliste. Kommunen betaler for tomgangsperioder. Følgende lejemål betales af kommunen: Se vedlagte bilag. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste 113/01 ældre- 1 8 0 0 0 /plejeboliger 2 33 0 0 0 3 5 0 0 0 113/01 Plejecenter 1 113/02 ældre- 2 36 0 0 0 /plejeboliger 113/03 ældre- 2 26 0 0 0 /plejeboliger 113/04 Servicecenter i afd. 1 + 3 2 Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Referat: Der er en del tomme boliger og der er aftalt markedsføring med kommunen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.12 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Side 5 af 10
Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen bemyndigede Domea til at søge fritagelse i dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. 3.13 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligselskaberne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Skagen Ældreboligselskab kan vælge 1 repræsentant. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 1 repræsentant af sin midte for 1 år. Referat: Leif Hansen blev udpeget som repræsentant. 3.14 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Der afholdes to regionsmøder (hvis der er tilmeldinger nok) om året i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Irma Sørensen og Leif Hansen blev indstillet som deltagere til Domeas regionsmøder. 3.15 Valg af webredaktør Domea anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligselskabets hjemmeside på www.domea.dk. De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: Side 6 af 10
1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til den koordinerende sekretær på boligcentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden liv og personlighed. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Referat: Der var ikke muligt at udpege en webredaktør. 3.16 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Referat: Forvaltningsrevisionen blev godkendt. 3.17 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Side 7 af 10
Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Referat: Bestyrelsen ønskede at vente med at tage beslutning om dette punkt. 3.18 Personaleforhold Generel orientering Orientering om relevante personaleforhold. Referat: Her blev det orienteret om afskedigelse af rengøringspersonale og ansættelse af ejendomsfunktionær Gordon Qvist. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.19 Udskiftning af ABA anlæg i pleje- og ældreboligerne på Lindevej Det eksisterende anlæg er ved at være så gammelt og ustabilt, at det giver for mange blinde alarmer. Hver gang der bliver afgivet blind alarm, som beredskabet skal rykke ud til, koster det afdelingen 5.000 kr. Alene i dette regnskabsår har der været 3. Vi har undersøgt markedet og vurderer, at det bedste tilbud er fra G4S. Tilbuddet et vedlagt. Udskiftningen finansieres via henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligehold. Det indstilles til bestyrelsen at beslutte om, anlægget skal udskiftes på Lindevej. Referat: Bestyrelsen besluttede at udskifte ABA anlægget på Lindevej. 3.20 Ændring af opvarmning af pleje- og ældreboligerne på Lindevej De eksisterende gaskedler er ved at være slidt ned og er ikke specielt økonomiske at fyre med. Vi har fået nyt tilbud fra Naturgasselskabet og vi har også modtaget et tilbud fra Skagen Varmeværk på at blive tilsluttet fjernvarmen. Tilbud fra Skagen Varmeværk er vedlagt. Tilbud fra Naturgasselskabet eftersendes. Ændringen finansieres via henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligehold. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om at tilslutte sig fjernvarmen eller indgå ny aftale med Naturgasselskabet. Side 8 af 10
Referat: Bestyrelsen valgte at indgå en aftale med fjernvarmen. 3.21 Genforhandling af forretningsføreraftale Bestyrelsen i Skagen Ældreboligselskab har modtaget brev fra Domea om den kommende genforhandling af forretningsføreraftalen med Domea kan skubbes til i 2015 ved at forlænge den eksisterende forretningsføreraftale. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om den eksisterende forretningsføreraftale skal forlænges. Referat: Bestyrelsen besluttede at forlænge den eksisterende forretningsføreraftale. 3.22 Underskrift byggetilladelser vedr. pleje- og ældreboligerne på Lindevej Frederikshavn Kommune ønsker at bygge til på plejehjemmet på Lindevej for at øge deres serviceareal. Kommunen projekterer, bygger og betaler. De overdrager derefter bygningen til Skagen Ældreboligselskab. Det indstilles, at bestyrelsen underskriver ansøgningen om byggetilladelse. Referat: Byggetilladelsen blev underskrevet. 3.23 Willis Risikoanalyse Willis, vores forsikringsmægler har lavet en kritisk gennemgang af vore bygninger og udeområder. Gennemgangen er et hjælpeværktøj til at begrænse uheld m.m., som skal betales af forsikringen. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Orientering fra afdelingerne Orientering gives på mødet. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 5 Mødeplanlægning I henhold til boligselskabets vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligselskabets bestyrelse skal godken- Side 9 af 10
de budgetter for boligselskab og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Det blev besluttet, at der ikke skulle holdes afdelings- og ordinært organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde på samme dag. Det skulle være over 2 dage. 6 Eventuelt Referat: Der var intet at bemærke til dette punkt. Domea Boligcenter Hjørring, den 20. marts 2013 Trine Bomholt/Frank Hansen Side 10 af 10