Dato 31. oktober 2014 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 6. november 2014, kl. 17.00 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation kl. 17:00 18:40 a. Økonomisk orientering 3. kvartal (O) * b. Overdragelse af udestående fordringer (B) * c. Opsamling på visionsdag i Ree Park den 27. september (O) * d. Opsamling på evaluering af organisationsstrukturen (B) * e. Strategirevision 2015 (B) * f. Virksomhedskodeks (B) * g. Orientering fra udvalgene (O) 2. Afdelinger kl. 18:40 18:50 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Maksimumbeløb vedr. lån i egne midler for afdeling 9-14-18 Trøjborg (B) * 3. Administration kl. 19:00 19:15 a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering kl. 19:15 19:20 5. Kommende møder kl. 19:20 19:25 a. Emner til næste møde, der holdes den 4. december 2014 (B) b. Mødeplan 2014-15 (B) * c. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.
NOTAT TIL PKT 1.a Budgetkontrol DATO 30. oktober 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Budgetkontrol 1/1-30/9 2014 UDGIFTER 1/1-30/9 2014 Budget 2014 501 Bestyrelsesvederlag 54.594 131.000 502 Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde 73.249 120.000 Bestyrelsesmøder 76.072 60.000 Kurser og møder bestyrelsen 227.076 575.000 Repræsentation, gaver m.v. 94.531 60.000 Diæter og arbejdstab 10.924 40.000 Kørsel bestyrelse 26.993 25.000 Mødeudgifter i alt 508.845 880.000 511 Personaleudgifter 13.489.465 17.800.000 513 Kontorholdsudgifter Juridisk assistance 64.578 105.000 Forsikringer 11.532 37.000 Telefon+internet 333.457 390.000 Kontorholdsudgifter 186.991 423.317 Tryksager 163.894 180.000 Mindre nyanskaffelser 50.864 125.000 Kopiservice og kopipapir 58.730 100.000 Porto 136.383 350.000
1/1-30/9 2014 Budget 2014 Edb udgifter 784.257 1.100.000 Bankgebyrer 329.963 500.000 Annoncer 29.851 60.000 Kontorhusholdning 181.937 260.000 Beboerblad 101.119 170.000 Andre udgifter 6.250 30.000 Kontorholdsudgifter i alt 2.439.806 3.830.317 514 Lokaleudgifter Lokaleleje 827.961 1.091.000 Ejendomsskat 40.849 41.118 El 67.356 125.000 Varme 87.824 210.000 Alarm 30.796 33.000 Rengøring 212.380 380.000 Vedligeholdelse 156.807 105.000 Mindre nyanskaffelser 0 10.000 Fællesudgifter 201.481 360.000 Øvrige driftsudgifter -8.082 0 Lokaleudgifter i alt 1.617.372 2.355.118 515 Afskrivning inventar og edb 0 250.000 521 Revision 65.029 530.000 Bruttoadministrationsudgifter 18.175.111 25.776.435 532 Renteudgifter Afdelinger 0 3.060.000 Pengeinstitutter 462 50.000 Kreditorer 6.253 10.000 Kurstab obligationer 1.022.287 3.000.000 Porteføljegebyr 249.747 330.000 Renter trækningsret 0 200.000 Renteudgifter i alt 1.278.749 6.650.000 533 Udamortiseret ydelse disp. fond 3.652.290 6.794.626 2/4
1/1-30/9 2014 Budget 2014 Udamortiseret ydelse - LBF 6.321.561 12.719.131 Pligtmæssige bidrag 5.842.728 11.834.114 I alt 15.816.579 31.347.871 541 Ekstraordinære udgifter 0 0 551 Overskud henlagt arbejdskapital 0 0 Udgifter i alt 35.270.439 63.774.306 INDTÆGTER 601 Administrationsbidrag 17.943.192 23.921.435 602 Gebyrer Påkrav leje 213.591 305.000 Ventelistegebyr 0 600.000 Antenneregnskab 0 240.000 Øvrige 48.244 30.000 Gebyrer i alt 261.835 1.175.000 603 Renteindtægter Udlån afdelinger 126.543 40.000 Pengeinstitutter 2.818 10.000 Obligationer 4.427.667 6.400.000 Kursgevinster obligationer 296.850 0 Udbytte 1.768 0 Trækningsret 0 200.000 Renter i alt 4.855.646 6.650.000 604 Udamortiseret ydelse disp.fond 3.652.290 6.794.626 Udamortiseret ydelse LBF 6.321.561 12.719.131 Pligtmæssige bidrag 5.842.728 11.834.114 I alt 15.816.579 31.347.871 605 Byggesagshonorar nybyggeri 0 0 3/4
1/1-30/9 2014 Budget 2014 606 Byggesagshonorar forb. arb. 109.128 600.000 607 Rabatter, bonus m.v. 4.403 80.000 611 Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter i alt 38.990.783 63.774.306 Kurstab og kursgevinster ved udtrækning pr. 1/10 er medtaget. Renter obligationer er periodiseret pr. 1/10. Urealiseret kursgevinst pr. 1/10 udgør 3.705.706 kr. Afkast 1/1-30/9 : Nordea 2,79 %, Sydbank 2,44 % og Danske Bank 2,93 %. INDSTILLING Det indstilles budgetkontrollen tages til efterretning. 4/4
NOTAT TIL PKT 1.b Salg af fordringer til Intrum DATO 30.10.2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Sidste år solgte vi vores inkassosager vedrørende fraflyttere til Intrum og indtægten indgik i afdelingernes regnskab for 2013. Det blev aftalt Intrum hvert år ultimo oktober giver et tilbud på udestående fordringer hos Intrum. Hvis vi accepterer deres tilbud indgik indtægten i afdelingsregnskaberne medio november. Vi kan konstatere vi p.t. kun har fået knap 10.000 kr. i år på de seneste flyttesager. De store flyttesager (beløbsmæssigt) sendes til advokat. Hvis advokaten må opgive overdrages de fleste af disse sager til Intrum. De mindre sager (under ca. 10.000 kr.) sendes til Intrum da omkostningerne er lavere end hos advokaten. Intrum har opgjort den samlede saldo inkl. omkostninger til 1.954.407,41 kr. og tilbyder 5,08 % svarende til 99.291,95 kr. På baggrund af den beskedne afregning på de nye sager ønsker vi at indgå aftalen. INDSTILLING Det indstilles administrationen får en bemyndigelse til hvert år at vurdere om vi ønsker at sælge fordringerne til Intrum.
VISIONSDAG REE PARK OPSAMLING
Værdier Vi gør vores bedste og det gør du også!
Fra beboervalgte til medarbejdere
Lavthængende frugter Tydelighed om medarbejderoversigt på web Bedre tekst om kompetencer på medarbejderoversigt på web Præsentation af medarbejdere på kurser og i nyhedsbrev Præsentation af teams af medarbejdere for hver afdeling Tydelig kommunikation af, at alle medarbejdere kan tage bolden Forventningsafstemning ved modtagelse af mail
Fokus på Vores fælles mål Forventningsafstemning Kommunikation Dialog
Opgaver for den politiske organisation Mentorer og netværk Uddannelse Billeder Sociale aktiviteter
NOTAT TIL PKT 1.d. Opsamling på evaluering af organisationsstrukturen DATO 29. oktober 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Søren PROBLEMSTILLING Resultater af evaluering af organisationsstrukturen var fremlagt til debat på dialogmødet den 21. oktober 2014. Dialogmødet anerkendte de konklusioner bestyrelsen drog på sidste møde. Der er behov for særlig fokus på: Kommunikation fra udvalg og organisationsbestyrelse Samarbejdet og sammenhængen mellem afdelingsbestyrelse, organisationsbestyrelse og udvalg Evnen til at frembringe nye ideer og talenter i udvalg og i organisationen som helhed Dialogmødet kunne ikke bringe nye vinkler eller konkretiseringer til undersøgelsens resultater. Bestyrelsen har tidligere besluttet at følge op på dialogmødet og eventuelt sættes fokus på andre områder i undersøgelsen i et bredere forum. Det kan eventuelt være på et senere dialogmøde og på konferencen i 1. kvartal 2015. Der er imidlertid behov for at bestyrelsen tager initiativ til at formulere handlinger på ovenstående pointeringer og allerede nu drøfter strategier til ide- og talentudvikling: 1. Udvalg og organisationsbestyrelse skriver en statusrapport på arbejdet hvert kvartal på portalen. Herunder arbejdets forhold til strategien. 2. Bestyrelsen udfærdiger en talentprofil til at understøtte talentopdyrkning. INDSTILLING Det indstilles at bestyrelsen drøfter resultaterne at evaluering af organisationsstruktur med særlig henblik på de tre pointeringer. Det indstilles at der oprettes en statusrapporter -mappe på portalen til brug for bestyrelsen og udvalgene. Det indstilles at et bestyrelsesudvalg udfærdiger en talentprofil.
NOTAT TIL PKT 1.e Strategirevision 2015 DATO 30. oktober 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann;Forr.udv. PROBLEMSTILLING Repræsentantskabsmødet den 22. maj 2012 vedtog følgende formulering af Boligkontoret Århus mission: Boligkontoret Århus bygger og udlejer tidssvarende boliger i gode lokalmiljøer med højt serviceniveau og aktivt beboerdemokrati samt det strategiske fokus for Boligkontoret Århus for 2012-15: Byens bedste service Nytænkning af beboerdemokratiet Din fremtidssikrede bolig Her indenfor har såvel repræsentantskab som organisationsbestyrelse besluttet en række konkrete indsatser. Organisationsbestyrelsen besluttede herefter i april 2014, at bestyrelsen i efteråret 2014 skulle tage en første drøftelse af indholdet, og at strategioplægget færdiggøres på et seminar for organisationsbestyrelsen primo 2015. Herudover besluttede organisationsbestyrelsen på sit møde i august 2014, at holde et seminar den 23.-24. januar 2015, hvor en fornyelse af det strategiske skulle diskuteres. Indhold Indholdsmæssigt bør bestyrelsen senest på strategiseminaret forholde sig til flere elementer, herunder følgende: Kontinuitet En strategisk omstilling er en langvarig proces. Fx har arbejdet med fremtidssikringsstrategier stået på i 1½-2 år, og selve implementeringen udestår fortsat. Samtidig har det strategiske fokus rødder i organisationens værdimæssige, historiske og kulturelle DNA. Det taler for, at der så vidt muligt er kontinuitet i fokusområder i strategien, og at fokus i strategirevisionen i høj grad drejer sig om at præcisere og udfolde de brede overskrifter, der én gang er opstillet, og at de kun sjældent ændres
grundlæggende, fx ved store omskiftninger i organisationens omgivelser eller rammevilkår. Bestyrelsen bør derfor træffe en overordnet beslutning om graden af kontinuitet i strategirevisionen. Emner Konsistens Bestyrelsen bør forholde sig til, om der er væsentlige emner, der ikke er dækket af den nuværende strategi, og omvendt om der er områder, der bør nedprioriteres og dermed skrives ud af det strategiske fokus. Strategien bør være konsistent med organisationens mission, værdier og aktiviteter. Der bør kunne ses en rød tråd igennem det, vi siger, og det, vi gør. Det betyder også, at bestyrelsen bør samtænke de forskellige beslutninger af strategisk karakter fx missionsformulering, strategiske fokusområder, værdiformulering, virksomhedskodeks og dels sikre, at de er konsistente, dels overveje, om de alle tjener et formål for organisationen, der berettiger deres opretholdelse. Klarhed En strategi består af til- og fravalg. De områder, der er udpeget af strategien får ekstra fokus fx ift. budget, målopfølgning, forvaltningsrevision samt selvfølgelig ledelsesmæssig opmærksomhed. Og udviklingsområder, der ikke er udpeget af strategien bør tilsvarende nedprioriteres, således at organisationen kan fokusere på dels fortsat drift, dels udvikling på de prioriterede områder. Er strategiformuleringen ikke tilstrækkelig klar, risikerer bestyrelsen at alle initiativer mellem himmel og jord kan indfortolkes i strategien, og at organisationen derfor spreder sit fokus så meget, at strategien reelt bliver betydningsløs. Bestyrelsen bør forholde sig til, hvor skarpt formuleret strategien bør være: Skarphed giver fokus og anvendelighed, men gør til gengæld den politiske prioritering vanskeligere alle kan ikke få deres kæpheste med. Omverdensanalyse Traditionelt har forretningsstrategier taget udgangspunkt i en omverdensanalyse: Hvad vil kunderne, hvad gør konkurrenterne, hvor udvikler teknologi og regulering sig hen? Derimod har almene boligorganisationers strategi taget et udgangspunkt i indre værdier: Hvad synes vi er (holdningsmæssigt) rigtigt og vigtigt at gøre? Bestyrelsen bør afklare, i hvor vid udstrækning den ønsker at tage sit udgangspunkt i en omverdensanalyse. Strategiperiode Den første strategiformulering i boligorganisationens historie havde en treårlig horisont og skal også ses i lyset af dannelsen af organisationen. Bestyrelsen bør træffe beslutning om, hvor lang en strategiperiode den kommende strategi skal dække. Dette afhænger naturligvis også af, hvilke beslutninger bestyrelsen træffer på de øvrige punkter. 2/3
Proces Det strategiske fokus for 2012-15 blev efter godkendelse i bestyrelsen fremlagt på repræsentantskabsmødet til godkendelse. Bestyrelsen bør tage stilling til, om dette også skal være processen denne gang. Seminar Strategiseminaret afholdes som et seminar fra fredag eftermiddag til lørdag middag. Processen bør ledes af en kompetent ekstern konsulent. Programmet kunne i skitseform se således ud: Fredag Strategi 2012-15 Hvad blev der besluttet både fokusområder og konkrete indsatser? Hvad var baggrundene for disse valg? Form for strategi Hvad nytter en strategi? Hvor præcis skal vores strategi være? Kontinuitet, klarhed, konsistens osv. Lørdag Strategi 2015-?? Boligkontoret Århus strategiske fokus Vision for Boligkontoret Århus år 20?? Indsatsområder Hvilke konkrete indsatsområder understøtter vision og fokus? INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager en første drøftelse af sine ønsker til indholdet af strategirevisionen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender oplægget til strategiseminar og bemyndiger forretningsudvalget til at forberede seminaret. 3/3
NOTAT TIL PKT 1.f Virksomhedskodeks DATO 30. oktober 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER SH;CHM;KS;MH PROBLEMSTILLING I forlængelse af bestyrelsesseminaret i juni besluttede organisationsbestyrelsen den 15. august 2014 at der skulle formuleres et virksomhedskodeks. Der blev derfor nedsat en arbejdsgruppe som har fremsendt dette oplæg. Virksomhedskodekset skal fungere som et sæt grundlæggende spilleregler for, hvorledes Boligkontoret Århus driver sin virksomhed. Det er således relativt uafhængigt af den branche, vi opererer i, men udtrykker nogle grundlæggende opfattelser af, hvordan Boligkontoret Århus mener, vi bør optræde. Virksomhedskodekset tager sit udgangspunkt i Boligkontoret Århus værdier om at være social, kompetent, demokratisk, attraktiv og fremtidsorienteret. Boligkontoret Århus vil være en ansvarlig virksomhed og ønsker at påvirke sine omgivelser i samme retning. Virksomhedskodekset omfatter følgende principper: Miljø- og ressourcebevidsthed Social ansvarlighed Boligkontoret Århus har som mål både for sine egne og vores leverandørers 1 aktiviteter, at de belaster miljø og ressourcer så lidt som muligt. Det skal bl.a. ske ved inden for de enkelte brancher at overholde lovmæssige krav, fagspecifikke certificeringer m.m. Boligkontoret Århus ønsker at sikre ordnede arbejdsforhold og at bidrage til, at de i øvrigt vinder frem på arbejdsmarkedet. Det betyder, at vi både for egne og vores leverandørers arbejdspladser stiller krav om: Løn- og arbejdsforhold gennem tiltrædelse og efterlevelse af overenskomster Efterlevelse af ILO-konventioner, regler om bekæmpelse af svig og sort arbejde m.m. Aktivt ansvar for etablering af uddannelsespladser 1 Når der i dette dokument skrives leverandører gælder det også disses underleverandører.
Respekt og dialog Attraktiv arbejdsplads Innovation Boligkontoret Århus behandler vores kunder, leverandører og øvrige samarbejdspartnere med respekt og tror på dialog, inddragelse og samarbejde. Boligkontoret Århus ønsker at være en attraktiv arbejdsplads gennem dialog med og inddragelse af medarbejderne, gode og ordnede arbejdsforhold, godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø samt god ledelse. Boligkontoret Århus ønsker at påvirke andre boligorganisationer og bidrage til innovationen i sin branche, således at der udvikles bæredygtige og fremtidssikrede løsninger. Boligkontoret Århus ønsker gennem sine aktiviteter at underbygge billedet af, at almene boligorganisationer kan være innovative, fremtidsorienterede og spille en vigtig samfundsmæssig rolle. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender virksomhedskodekset. 2/2
NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 30. oktober 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 3, 5 og 8 V.Stuckenbergsvej m.fl. Afdeling 10 Hardangergade m.fl. Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 15 Møllevangen Afdeling 16 Hammershusvej Afdeling 19 Tamperdalsvej Afdeling 20 Stockholmsgade m.fl. Afdeling 22 Illerupvej Kloakrenoveringen går efter tidsplanen med forventet afslutning midt december. Udskiftning af hoveddøre og ringklokker opstarter uge 45/46 og bliver afsluttet midt december. Udskiftning til 2-strengsanlæg kører efter tidsplan. Opfyldning af kulkælder går efter tidsplanen, med forventet afslutning midt december. Udskiftning til 2-strengsanlæg færdigt Køkkenudskiftning starter uge 45 med pause midt i december. HTH var billigst. Udskiftning af kælder vinduerne går efter planen, og forventet afsluttet i november måned. Der bliver i november måned, udført 1 års gennemgang af entredørene. Udskiftning af vinduer/terrassedøre, stigestrenge og radiator, køre efter tidsplanen. Der holdes pause fra byggeriet i juleferien uge 50,51,52 og 1 1 årsgennemgang af entredørene er i gang og afsluttes i uge 45/46
Afdeling 24 Kirkedammen Afdeling 42 Hjelmagerparken Afdeling 45 Torpe- og Kappelvænget Kældervinduer og døre går efter tidsplanen og forventes afsluttet i november måned. Udskiftning af vandrør: Aftale med rådgiver underskrevet og tidplan revideret. Licitation medio november Udførelse ultimo januar/primo februar 2015 med en skønnet udførelsesperiode på 3½-4 måneder. Kappelvænget er nu videoovervåget og kører på egen server. Alle kameraer bliver skimmet af G4S i peroder hvor der er mere end 4 sammenhængende helligdage. Der bliver taget vandprøver på Torpevænget, da der er mistanke om forhøjet kobberindhold i brugsvandet. Afdeling 61 P. Müllersvej Lokalplanen vedr. tagboliger er omsider førstebehandlet i byrådet og er nu sendt i offentlig høring. Forventet endelig vedtagelse er 14. februar 2015, hvorefter projektet kan føres videre. Projekteringen vil formodentlig kunne indledes sidst på året, og det overvejes i den forbindelse at indrette boliger i dele af fælleslokalet og i Frøen. Det vil betyde en indskrænkning af fællesfaciliteterne, men vil give flere boliger og bedre projektøkonomi. Såvel fælleslokalet som Frøen hører under boligorganisationen, ikke afdelingen, hvorfor det er organisationsbestyrelsen, der har kompetencen til at træffe afgørelse. For så vidt angår tagarealet er det omfattet af aftalen om frikøb af hjemfaldsklausuler fra Aarhus Kommune. Det betyder, at der vil skulle opgøres en afståelsessum og afregnes 72 pct. heraf til kommunen. De nye boliger vil formodentlig skulle etableres i en ny afdeling og ejendommen således opdeles i to ejerlejligheder. Afdeling 73 Virup Skovvej Afventer drift og vedligeholdelsesplan fra rådgiver INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og giver sin holdning til kende vedr. indretning af boliger i fælleslokalerne i forbindelse med afdeling 61 Chokoladen. 2/2
NOTAT TIL PKT 2.b Finansieret råderet DATO 23.10.2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Afdeling 9,14 og 18 på Trøjborg er interesseret i finansieret råderet. Jeg har holdt møde med 3 fra afdelingsbestyrelsen for at fortælle om råderetten. Det maksimale beløb der kan lånes af afdelingsmidler ønskes forhøjet for at tilgodese ønsket om nyt køkken, og der er plads til at forhøje beløbet i alle afdelingen. Den maksimale lejeforhøjelse ændres ikke. Der er henholdsvis 100, 70 og 100 kr. pr. m 2 pr. år. Afdelingsbestyrelsen vil afholde et ekstraordinært afdelingsmøde, enten i slutningen af november eller januar. INDSTILLING Det indstilles at det maksimale lån i afdeling 9 forhøjes fra 200.000 kr. til 500.000 kr., afdeling 14 fra 400.000 kr. til 1.000.000 kr. og afdeling 18 fra 500.000 kr. til 1.500.000 kr.
NOTAT TIL PKT 3.a Orientering fra administrationen DATO 30. oktober 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Personale A. Aarhus Tech har udpeget Boligkontoret Århus som årets læreplads 2014 blandt alle sine tilknyttede praktiksteder. Det markeres sammen med de praktikansvarlige mentorer medio november. B. Otte konsortier er nu prækvalificeret til at give bud mhbp. rammeaftalen om teknisk rådgivning. Der er frist for tilbud den 19. november, så aftaler kan indgås med virkning fra årsskiftet. Administration C. Implementeringen af den ajourførte digitaliseringsstrategi er påbegyndt. Der er således indkøbt læser til sundhedskort, ligesom der er indgået aftale om skift til et nyt lønsystem. Efter dialog med Aarhus Kommune afventer igangsætningen af scanning af teknisk materiale, idet en ny tidsplan fra kommunen formodentlig betyder, at kommunen allerede vil have materialet indscannet og gjort tilgængeligt ultimo 2016. Det undersøges pt., hvor langt Favrskov Kommune er i den tilsvarende proces. D. Der er omsider indgået aftale med NRGi om administration af de afdelinger, hvor NRGi er netselskab. Det betyder, at der nu fremover som med de øvrige netselskaber i Boligkontoret Århus område indhentes fuldmagt til at tilmelde nye lejere NRGi som elleverandør, såfremt de ikke på indflytningsdagen har benyttet sig af det frie elvalg til at vælge en anden eludbyder. E. I november gennemføres som tidligere år tilfredshedsundersøgelser dels blandt afdelingsbestyrelsesmedlemmer og dels blandt beboere. Som opfølgning på bestyrelsens drøftelser den 9. januar 2014 tænkes beboerundersøgelsen gennemført som tidligere år som en papirbaseret undersøgelse udsendt til et tilfældigt udsnit af beboerne. Der iværksættes imid-
lertid en mere præcis rykkerprocedure, så der kan følges op på manglende besvarelser i håb om, at det kan øge svarprocenten. Ift. afdelingsbestyrelserne og udvalgene gennemføres undersøgelsen elektronisk som hidtil, men udsendt individuelt til de enkelte bestyrelsesmedlemmer, således at de vil kunne rykkes, såfremt de ikke besvarer undersøgelsen. Det betyder, at de ca. 12 pct. af bestyrelsesmedlemmerne, hvor vi ikke har angivet en mailadresse ikke vil modtage beskeden. Set i lyset af den meget lave svarprocent ved tidligere undersøgelser, vurderes det dog at være en klar forbedring. I år tilføjes undersøgelsen yderligere spørgsmål om at identificere de positive udviklinger i organisationen de senere år. F. Der er indledt drøftelser med de øvrige boligorganisationen repræsenteret i Møllevangen om at finde en mere formaliseret samarbejdsform i kvarteret efter afslutningen af den boligsociale helhedsplan. 2/4
Service G. Som en udløber af kundeundersøgelser af renoveringssagerne samt dialog med beboerpanelet, er der nu udarbejdet et sæt spilleregler, som præciserer Boligkontoret Århus forventninger til adfærd, og som fremover udleveres til alle håndværkere. Til orientering lyder den således: 3/4
INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4
NOTAT TIL PKT 5.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 30. oktober 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i 2014 og 2015 Dato Arrangement Indhold 20. november Regnskabskursus for organisationsbestyrelsen Værd at vide om økonomi, regnskab og budget 14.-15. november Organisationskonference 4. december Bestyrelsesmøde Status på forretningsgange Forberedelse af bestyrelsesseminar 8. januar 2015 Bestyrelsesmøde Status på forvaltningsrevisionens mål Revision af mål for 2015 19. januar Dialogmøde 23.-24. januar Bestyrelsesseminar Strategiplan 2015-5. februar Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 4. kvartal Indhold og afvikling af repræsentantskabsmøderne 5. marts Bestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde 9. april Bestyrelsesmøde Regnskab 2014 Budget 2016 Årlige strategiske mål 2014-15 Afdelingsmøder 2015 Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. arbejdsgrundlag og principper for værdiskabelse 20. april Dialogmøde 7. maj Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 1. kvartal
Dato Arrangement Indhold 21. maj Repræsentantskabsmøde Revision af strategi 4. juni Bestyrelsesmøde Konstituering 19.-20. juni Bestyrelsesseminar Emne følger 24. august Dialogmøde 19. oktober Dialogmøde INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens godkendelse. 2/2