Afdelingsmøde for Sdr. Onsild, Døstrup og Hvornum, afd. 25 Onsdag, den 23. september 2015 kl. 18.00. Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), inspektør Thomas Petersen (TJP), vicevært Per Vammen (PV) og Britt Espensen. Fra bestyrelsen var Mette Juul-Nyholm, Henrik Kruse og Ole Bech mødt. Direktør Kenneth Hansen startede mødet med at byde de 6 fremmødte beboere velkommen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september 2014. KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 3. juni 2015, som forefindes på vores hjemmeside www.hobroboligforening.dk. Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Rækkehusene i Mølhøjparken KTH startede med at fortælle om byggeriet af de nye rækkehuse på Hvilhøjvej. Det var med stor spænding, at vi efter repræsentantskabsmødet i 2014 gik i gang med planlægningen af de 20 nye rækkehuse i Mølhøjparken her i Hobro. Det var længe siden, at vi sidst startede et byggeri, og de nye huse er en helt ny type boliger, som er noget større end de rækkehuse vi tidligere har bygget. Byggeriets samlede byggesum er i skema B budgetteret til ca. 32 mio. kr. Boligerne opføres som energi 2015 boliger. Byggeriet er, som de fleste ved, i fuld gang, og der er indflytning i blok 1 og 2 den 1. november, mens blok 3 og 4 er klar til indflytning den 15. november. Det er en forsinkelse på et par måneder i forhold til den oprindelige plan. Det skyldes især den meget våde vinter vi har haft, som har medført udfordringer med vand på byggepladsen. Den store mængde nedbør i løbet af vinteren har også medført en række uforudsete udgifter, og vi forventer derfor en mindre overskridelse af budgettet med ca. 400 600 tkr. Samlet set er vi tilfredse med byggeriet indtil nu. Det bliver nogle flotte huse, og vi er helt overbeviste om, at de nye beboere bliver glade for de moderne og energivenlige boliger. Alle husene er allerede nu udlejet. Renoveringsopgaver Der er i 2014 også gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,1 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 8,7 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i årets løb.
I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Kollektiv råderet Der har vist sig et behov for at ændre den tidligere praksis for køkkenrenoveringer i Hobro Boligforening. Der er derfor lavet en ny procedure for køkkenrenoveringer og andre kollektive råderetsarbejder. Denne procedure vil blive forelagt for jer til godkendelse på dette afdelingsmøde under dagsordenens pkt. 3. Vi synes, at der er lavet en god procedure, som giver alle vores beboere lige mulighed for at få lavet forbedringer i boligen mod en huslejestigning, svarende til finansieringsomkostningen. Proceduren lægger op til, at renovering af køkken, bad og i visse afdelinger carporte kan finansieres af afdelingens midler eller i de større afdelinger ved optagelse af realkreditlån. Finansieringen af et nyt køkken sker over 15 år, og når lånet er tilbagebetalt vil huslejen igen blive nedsat med det samme beløb, som huslejen oprindeligt blev forhøjet med. Forud for udarbejdelse af den nye procedure har vi gennemgået og registreret alle de kollektive råderetsarbejder, som i tidens løb er blevet udført i vores lejemål. Der er registreret 236 sager, som alle er blevet gennemgået i detaljer. Vi har desuden søgt juridisk bistand fra eksterne juridiske rådgivere med henblik på at finde ud af, om der er lejere, som skal have nedsat huslejen og i nogle tilfælde måske endda have tilbagebetalt for meget betalt husleje. Alle berørte lejere har modtaget et brev med oplysning om datoen for huslejenedsættelsen, og disse datoer er blevet registreret i vores systemer, så huslejen bliver nedsat helt automatisk når køkkenet er betalt. Et lille antal lejere har allerede betalt mere end køkkenets pris. I disse tilfælde er huslejen blevet nedsat, og lejeren har fået tilbagebetalt det for meget indbetalte beløb. Oversvømmelse på Skivevej Vores institution på Skivevej blev i oktober måned 2014 ramt af en oversvømmelse som følge af et skybrud, der resulterede i overløb fra det nærliggende vandløb. Skaderne som følge af oversvømmelserne viste sig desværre meget omfattende, og udbedringen af skaderne har strakt sig over en periode på mere end et halvt år. Først for kort tid siden var de sidste boliger klar til indflytning. Vi har bedt vores rådgivere om forslag til sikring af området, så fremtidige oversvømmelser forhåbentlig kan undgås.
Positiv udvikling i omkostninger ved lejeledighed Vi har gennem de seneste 2 år gjort en stor indsats for at nedbringe tabene fra ledige boliger i vores afdelinger. I 2012 udgjorde de samlede tab ved lejeledighed 1.508 tkr., mens tabene i 2014 er nedbragt til 449 tkr. Tab ved lejeledighed er dermed nedbragt til mindre end en tredjedel på kun 2 år, hvilket vi anser som meget tilfredsstillende. Det betyder selvfølgelig ikke, at vi skal undlade at have fortsat fokus på tomgangsboliger, men det viser, at vores indsats har virket. Orientering om året i afdeling 25: Der var spørgsmål til optimering af de grønne områder ville afdelingen spare penge på vicevært. Hertil svarede TP, at det ville man ikke umiddelbart, men det var et spørgsmål om, hvordan man bedst og mest effektivt bruger viceværten. I afdelingen er det sådan, at man allerede nu selv klipper hækken indvendig. Viceværten klipper udvendigt og i år er der kommet folk udefra, for at fjerne hækaffald. En enkelt lejer var meget utilfreds med, at der blev brugt penge på udefra kommende hjælp. Afdelingen har haft 9 opsigelser i løbet af året. Alle er genudlejet uden nogen tomgangsperiode. Der er brugt en del penge til istandsættelse af lejligheder ved fraflytning. Der er udskiftet varmtvandsbeholdere og gasfyr. Boligforeningen har en øget opmærksomhed på afdelingens tage og på optimering af de grønne områder, så viceværten kan bruge sin tid på andre arbejdsopgaver. Skure og pergolaer i afdelingen er i en meget dårlig stand, og der skal kigges på om man vil bruge penge til reparationer eller finde en anden løsning. Orientering om regnskabsåret 2014: KTH gennemgik først regnskabet for 2014 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. De variable udgifter kan være bl.a. vedligeholdelsesudgifter og omkostninger til viceværter og det kun er de variable omkostninger som vi har indflydelse på. Afdelingen har fået et mindre tilskud til nye vinduer og døre. Regnskabet viser et overskud på kr. 18.286,00, som vil indgå som en del af indtægterne fordelt over de næste 3 år. Godkendelse af afdelingens budget 2016 Herefter blev budgettet for 2016 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev der forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke der kan røres ved. Udgiften til henlæggelserne er øget til kr. 300.000,00 samtidig med, at der er beregnet mindre til den almindelige vedligeholdelse. Budgettet vil medføre en huslejestigning på kr. 5,00 pr. m2/år., svarende til 0,9 %. En enkelt lejer mente, at huslejestigningen var for lille, men KTH gjorde opmærksom på, at det ikke ville hjælpe på henlæggelserne, hvis man satte den op til kr. 10,00 eller 20,00. Pengene skulle findes på anden vis, fx ved besparelser. Der var spørgsmål til hvor mange gasfyr der er skiftet i afdelingen. TP mente, at vi snart var ved at være færdige.
Der var herefter ikke yderligere kommentarer til budgettet. Budgettet blev godkendt med 6 stemmer for og 1 imod. 3. Behandling af indkomne forslag: Forslag fra organisationsbestyrelsen: 1. Godkendelse af oplæg til kollektiv råderet i Hobro Boligforening. Der er udsendt oplæg sammen med indkaldelse. Et eksempel kan være, at ønsker man nyt køkken kan man kontakte Boligforeningen. Boligforeningen indhenter pris og kan derefter udregne den huslejestigning man får. Der var spørgsmål til om det så var boligforeningen der stod for at hyre håndværkere og betale alle regninger. KTH svarede, at det var det og i tilfældet med kollektiv råderet, er det ikke muligt, at benytte sig af håndværkerfradraget. Forslaget blev vedtaget med 5 stemmer for, 1 imod og en enkelt undlod at stemme. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: Niels Barsdal var på valg, men var ikke tilstede på mødet og kunne derfor ikke genvælges. Anette Ravn blev valgt til 2017. Ole Bech og Marianne Enemark er begge valgt til 2016. Ingen suppleant valgt. 5. Eventuelt: Der var spørgsmål til, hvorfor et hus med skydedør til badeværelset ikke kan blive udskiftet til en almindelig dør, når et andet hus har fået en dør. Dette blev besvaret af TP. Herefter ville samme lejer gerne vide, om han selv måtte skifte døren og betale herfor. Hertil svarede KTH ja. Ønske om skilt på parkeringspladsen på Frejasvej med Privat parkering eller med husnumre. Et sådan skilt blev lovet opsat. Der var ønske om fjernelse af en hæk ud til parkeringspladsen på Frejasvej. Der var spørgsmål til den fremtidige skraldeordning. Nogle hækker blevet fjernet og skraldespande er blevet fjernet. Hertil svarede (PV), at der er valgt en fælles løsning i afdelingen med containere. Præcis hvor de skal stå i afdelingen, er endnu ikke helt færdig planlagt. Men der er nogle helt klare og præcise regler herfor fra renovationsfirmaet. Der blev stillet forslag om, at der blev lavet mindre container pladser, som fx kunne servicere 5 huse. TP svarede, at det var et rigtig godt forslag, som vi vil tage til efterretning. En enkelt ønskede, at der blev lavet halvtag over containerne. En anden problematik ved etablering af container øer kan være, at andre stiller deres affald her. Endnu en udfordring for områdets vicevært. Spørgsmål til etablering af et hegn, som TP dog ikke mener er nødvendigt lige nu, da der er andre ting i afdelingen, som er mere presserende. Der var spørgsmål til hvor langt fra vejen sådan nogle containere må placeres. Hertil svarede TP, at det måtte vi vurdere individuelt, så skraldevognene kunne komme til. Der udspandt sig en mindre snak frem og tilbage, omkring hvad og hvor meget beboerdemokratiet skal bestemme vedrørende den daglige drift.
Der var ikke yderligere til eventuelt og der blev takket for god ro og orden.