Skolemedarbejder Brugervejledning Optagelse.dk
Skolemedarbejder Brugervejledning Optagelse.dk Forfatter: Tine Kanne Sørensen UNI C UNI C, 27.11.2013
1 Indledning... 5 1.1 Målgruppe... 5 1.2 Bemærkningsfelt... 5 2 Generel information... 6 2.1 Rettigheder... 6 2.2 Elever... 6 3 Elevernes personlige oplysninger... 10 3.1 Skoler med et elevadministrativt system... 10 3.2 Skoler uden et elevadministrativt system... 10 3.3 Telefonnummer og e-mail.... 11 4 Elevens karakterer... 14 4.1 Generelt om karakterer... 14 4.2 Elever der får karakterer... 14 4.3 Elever, der ikke får karakterer... 15 UNI C, 27.11.2013 3
1 Denne vejledning beskriver skolemedarbejderes arbejdsopgaver på Optagelse.dk. Det er skolemedarbejderes opgave at sørge for, at kontaktoplysningerne på eleverne er opdateret, og at det er indlæst karakterer for eleverne. Vejledningen er overordnet, men der henvises til de vejledninger, der er relevante for opgaverne. 1.1 Vejledningen henvender sig til medarbejdere på skolen, som skal sørge for, at elevernes kontaktoplysninger er korrekte, og at der bliver tilføjet karakterer på elevens uddannelsesplan. 1.2 Forskellige steder i vejledningen er der indsat et bemærkningsfelt Bemærkningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på ifm. oprettelsesaktiviteten. UNI C, 27.11.2013 5
2 Generel information 2 2.1 For at kunne tilføje karakterer til elevernes uddannelsesplan på Optagelse.dk, skal du have rettigheden skolemedarbejder. Den rettighed skal du have af din brugeradministrator på Optagelse.dk Er du selv brugeradministrator, kan du læse mere om rettigheder og tildeling af dem i vejledningen om oprettelse af en medarbejder på en skole. 2.2 Først skal du som skolemedarbejder finde den eller de elever, du vil arbejde med. trin 1 trin 2 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside.html. Når du er logget ind, skal du ind på Elevoversigten. Det kommer du ved at trykke på knappe Elevoversigt. Bemærk Hvis du er tilknyttet flere skoler, skal du vælge den skole, du ønsker at oprette udbud på ude på forsiden. Det gør du ved at klikke på pil ned i venstre side. Så får du vist en liste over alle de skoler og eventuelle afdelinger, du har adgang til. Her er det en skole med tre afdelinger. 6 UNI C, 27.11.2013
2.2 Elever trin 3 I drop-down-menuen vælger du en klasse ved at markere den. Alternativt kan du søge på et CPR-nummer. trin 4 Hvis der i trin 3 er valgt hele klassen, kommer der nu en oversigt med alle elever. Er der søgt på CPR-nummer kommer der kun en enkelt elev frem. Vælg den elev du ønsker at arbejde med ved at trykke på elevens CPR-nummer De hvis firkanter ud for elevens navn kommer, når enten en medarbejder på skolen, vejlederen eller eleven har været inde på uddannelsesplanen. Det kan også være en overførsel af grundlag eller karakakterer der er sket. Det vil sige hvis elevens uddannelsesplan er blevet påbegyndt. UNI C, 27.11.2013 7
2 Generel information Bemærk Hvis der mangler elever i elevoversigten skyldes det formentligt, at eleven ikke har primær institution på jeres skole. Dette skal rettes i UNI Login administrationen af en administrator af UNI Login. Hvis der er mange elever på elevlisten, kan der gå lidt tid, inden felterne og fluebenene vises. Man kan godt klikke ind på en elev, før felterne vises. Hvis der mangler CPR-nummer ud for eleven, skyldes det formentligt, at eleven ikke var med i sidste import fra skolens elevadministrative system. Løsningen er at foretage ny import med eleven i. Hvis du får en fejlmeddelelse, når du trykker på elevens CPR-nummer, skyldes det formentlig, at der ikke er registret forældre-/værgeoplysninger på eleven i den sidste import fra skolens elevadministrative system. Det løses med en ny import med oplysningerne i. Generelt kan du tjekke om dine elever er klar til Optagelse.dk på selvbetjeningen, hvis du er brugeradministrator af UNI Login. Hvis der er elever i oversigten, der ikke længere går på skolen, kan det skyldes en af disse to ting: Eleverne var med i den sidste import fra skolens elevadministrative system. Det løses ved en ny import uden eleverne. Elevernes UNI Login er stadig aktive og primært tilknyttet skolen i UNI Login administrationen. Dette skal rettes af en administrator af UNI Login, ved at slette brugeren fra institutionen. Du skal være opmærksom på, at der kan gå 1-2 døgn fra oprettelse af eleverne i skolens elevadministrative system, til de er synlige i Optagelse.dk. Ligeledes kan det tage 1-2 døgn, før rettelser slår igennem på Optagelse.dk. 8 UNI C, 27.11.2013
trin 5 Når du er kommet ind på en elev, vil der i toppen og bunden af hver side findes knappen Vis klassefilter. Denne knap får klasselisten til at vises ude til venstre, så du ikke skal tilbage på elevoversigten for at skifte elev. Listen kan fjernes igen ved at trykke Skjul klassefilter. Bemærk Når du skifter elev via klassefilter, bliver du på det faneblad, du står på. UNI C, 27.11.2013 9
3 Elevernes personlige oplysninger 3 Du kommer til elevens personlige oplysninger ved at klikke på CPR-nummeret i elevoversigten. Under de personlige oplysninger bliver adresse og forældre- /værgeoplysninger overført fra et elevadministrativt system. Oplysninger om e-mail og telefon for eleven og forældre/værge kan du som medarbejder redigere. Det kan du læse om i afsnit 3.3. Optagelse.dk henter de personlige oplysninger på eleverne fra den import, der sker til UNI Login-administrationen. For at en elev har adgang til Optagelse.dk kræver det, at eleven har et UNI Login, at dette UNI Login er knyttet til elevens CPR-nummer og forældre-/værgeoplysninger, samt at eleven har primær tilknytning til skolen. Vær opmærksom på, at når elevens uddannelsesplan er godkendt af vejleder (punkt 6 på oversigten), kan der ikke foretages ændringer i elevens personlige oplysninger. 3.1 Skoler med et elevadministrativt system opdaterer elevens personlige oplysninger efter den vejledning, der hører til det elevadministrative system. Hvis der er fejl eller ændringer i elevens personlige oplysninger, skal disse rettes ved en ny import fra det elevadministrative system. Det kan tage 1-2 døgn, før rettelser slår igennem på Optagelse.dk. 3.2 Skoler uden et elevadministrativt system kan få adgang til at bruge Optagelse.dk som elevadministrativt system. Elevadministrationsmodulet på Optagelse.dk er et selvstændigt modul, der fungerer lige som alle andre elevadministrative systemer. Du kan læse mere i vejledningen til elevadministrationsmodulet. Oplysningerne fra elevadministrationsmodulet skal overføres til UNI Loginadministrationen. Det kan ligesom ved de andre elevadministrative systemer tage 1-2 døgn, før rettelser slår igennem på elevoversigten eller på elevens uddannelsesplan. Retten til at bruge elevadministrationsmodulet gør ikke, at du som skolemedarbejder kan rette direkte i adresse og forældre-/værgeoplysninger i elevens uddannelsesplan. Hvis skolen har brug for at anvende Optagelse.dk, som administrativt system, skal I sende en e-mail til supporten hos UNI C, hvor I beder om at få Optagelse.dk som administrativt system. Ligeledes skal du sende en e-mail, hvis I får et elevadministrativt system og ikke længere ønsker at bruge Optagelse.dk som elevadministrativt system. 10 UNI C, 27.11.2013
3.3 Telefonnummer og e-mail. 3.3 - De oplysninger, du kan redigere under elevens personlige oplysninger, er e-mail og telefonnummer på eleven og forældre/værge. trin 1 Når du trykker på elevens CPR-nummer, kommer du ind på fanebladet med elevens personoplysninger. Her skal du kontrollere, at de informationer, der er på eleven, er korrekte. Det vil sige om adresseoplysningerne og forældre-/værgeoplysninger er korrekte. UNI C, 27.11.2013 11
3 Elevernes personlige oplysninger trin 2 E-mail og telefon Det er ikke sikkert e-mail og telefonnummer er udfyldt på forhånd, kan du tilføje disse oplysninger. Det er en god ide at få angivet elevens mail og telefonnummer, så elevens nye skole nemt kan få fat på eleven. trin 3 Bemærk Du kan kun angive e-mail og telefonnummer på forældre/værge, der er overført fra det elevadministrative system. Du skal også være opmærksom på, at e-mail og telefonnummer ikke følger med, hvis der foretages ændringer i det elevadministrative system, som medfører, at forældre/værge bytter plads. Dette kan ske, hvis du fjerner eller tilføjer en forældre/værge i det elevadministrative system. Hvis du tilføjer eller ændrer oplysningerne omkring e-mail og telefonnummer, skal du trykke Gem, når du er færdig. Knappen Gem findes både foroven og forneden på siden. 12 UNI C, 27.11.2013
3.3 Telefonnummer og e-mail. Bemærk Hvis du forsøger at navigere væk fra fanebladet Personoplysninger uden at gemme, vil du få denne besked. Hvis du siger OK, bliver det, du har indtastet, ikke gemt. Bemærk Eleverne har selv mulighed for at rette oplysningerne om e-mail og telefonnummer, når de logger på, indtil uddannelsesplanen er godkendt af vejlederen. UNI C, 27.11.2013 13
4 Elevens karakterer 4 På fanebladet Karakterer på elevens uddannelsesplan skal elevens karakterer og antal år, eleven har modtaget prøveforberedende undervisning i tysk eller fransk. 4.1 Siden til karakterer indeholder tre kolonner: 9. klasse Standpunktskarakterer, 9. klasse Prøvekarakterer fra Folkeskolens afgangsprøve og 10. klasse Standpunktskarakterer. Når du udfylder karakterer for en 9.klasses elev, skal du kun udfylde den første kolonne 9. klasse standpunktskarakterer. Når du udfylder karakterer for en 10. klasses elev, skal du udfylde den anden og tredje kolonne. Det vil sige 9. klasse Prøvekarakterer fra Folkeskolens afgangsprøve og 10. klasse Standpunktskarakterer. Der kan tilføjes og redigeres karakterer på elevens uddannelsesplan, indtil uddannelsesplanen skal sendes. Det vil sige, at der også kan tilføjes karakterer efter vejleder har låst uddannelsesplanen indtil forældrenes underskrift, men at vejleder ikke kan sende uddannelsesplanen, før karaktererne er i orden. Hvis du tilføjer karakterer efter, vejleder har låst uddannelsesplanen, skal du dog være opmærksom på, at forældrene skal orienteres om elevens standpunktskarakterer. Det samme gælder, hvis du efter, forældrene har underskrevet, ændrer i karaktererne, så skal forældrene informeres om dette. 4.2 Der er to muligheder i forbindelse med de elever, der får karakterer. Den ene er, at skolen via sit elevadministrative system kan importere karaktererne for derefter at håndtere dem på Optagelse.dk. Den anden måde er, at du kan indtaste karaktererne manuelt for en elev direkte på Optagelse.dk. Du kan læse mere om import af karakterer på Optagelse.dk. Her er der en side med vejledninger til import af karakterer. Hvilken fremgangsmåde du skal bruge afhænger af dit elevadministrative system. Når du importerer karakterer, kan det være en god ide at holde øje med den kø der er på importen af karaktererne. Anbefalingen er, at du importerer dine karakterer inden den 10.februar. Systemet lukker ikke ned for importer, så du kan sagtens importere efter denne dag. Det er kun en anbefaling. Når du har importeret karaktererne, skal de overføres til den enkelte elevs uddannelsesplan. Du kan læse mere om, hvordan du gør i vejledning til karakterer. Hvis du ikke har et elevadministrativt system, hvor du kan overføre karaktererne fra, skal du indtaste dem manuelt. Du kan læse, hvordan du gør i vejledning til karakterer. 14 UNI C, 27.11.2013
4.3 Elever, der ikke får karakterer 4.3 Hvis en elev ikke skal have karakterer, skal I angive dette inde på Optagelse.dk. trin 1 Vælg den elev, du ønsker at arbejde med, ved at trykke på elevens CPR-nummer på elevoversigten eller elevens navn på klassefiltret. Inde på eleven trykker du på knappen Karakterer. trin 2 Nu er du inde på siden med karakterer: trin 3 Øverst kan du markere for Ingen karakterer. Det er her, du skal sætte flueben, hvis dine elever ikke får karakterer. Når du har sat fluebenet, skal du huske at trykke på Gem. UNI C, 27.11.2013 15
4 Elevens karakterer Bemærk Hvis du gemmer uden at have angivet antal år, ansøgeren har haft prøveforberedende undervisning, vil du få denne advarsel: Hvis du siger Nej til denne, forventer Optagelse.dk, at du angiver antal år, eleven har modtaget prøveforberedende undervisning, og trykker på Gem igen. Hvis du siger Ja, bliver de oplysninger, du har skrevet ind, gemt. Bemærk Hvis du forsøger at navigere væk fra fanebladet Karakter uden at gemme, vil du få denne besked. Hvis du siger OK, bliver det, du har indtastet, ikke gemt. 16 UNI C, 27.11.2013