ekstern Referat Mandag den 25.08.2014, kl. 16.30 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 19
Indholdsfortegnelse 1 1 Godkendelse af protokol...3 1.1 Bestyrelsesmøde den 18.06.2014...3 1.2 Fremlæggelse af revisionsprotokol...4 2 2 Efterretningssager...4 2.1 Råbalance...4 2.2 Restancelister...4 2.3 Oversigt venteliste...4 2.4 Orientering om ledige lejemål...4 2.5 Intrum justitia...5 2.6 Orientering om PM-aftale...5 2.7 Status igangværende sager Teknisk afdeling...5 3 3 Landsbyggefondsmidler m.v...5 3.1 Landsbyggefondsmidler...5 3.2 Dispositionsfonden...5 3.3 Ansøgning afd. 4 Lindsnakkevej...6 4 4 Renoverings-/Byggeskadesager...6 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1...6 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 15...6 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 20...7 5 5 Nybyggeri...7 5.1 Seniorboliger Løjt afdeling 28...7 5.2 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29...7 6 6 Høje Kolstrup...8 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe...8 6.2 Helhedsplan Høje Kolstrup, beboerdemokrati...8 6.3 Infrastruktur Høje Kolstrup...8 7 7 Foreningsanliggender...9 7.1 Salus Boligadministration...9 7.2 8. kreds...9 8 8 Bestyrelsesanliggender...10 8.1 Etisk spørgeskema...10 8.2 Forkert behandling af moderniseringsleje i KB/huslejeudligning...10 8.3 Evaluering indflytterlejligheder...10 8.4 Vurderingsrapport Præsteskoven 2 og 6 (børnehave), Aabenraa...11 8.5 Nybyggeri Cimbria grund, Aabenraa...11 9 9 Love og cirkulærer...11 9.1 BL-Informerer...11 9.2 Landsbyggefonden...12 10 10 Orientering fra nedsatte udvalg...12 10.1 Bladudvalg Almen Nyt...12 10.2 Ejerforening Humlehaven...13 11 11 Beboeranliggender...13 12 12 Personaleforhold lukket punkt...13 12.1 Administration...14 12.2 Teknisk afdeling...14 12.3 Ejendomsfunktionærer...14 Side 2 af 19
12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg...15 12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU...15 13 13 Håndværkergården...16 13.1 Administration...16 13.2 Forretningsudvalg...16 14 14 Afdelingsanliggender...16 14.1 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup...16 14.2 Evaluering budgetter udsendt til afdelingsbestyrelser...17 14.3 Skadesoversigt...17 15 15 Fælleskurser...17 16 16 Eventuelt...18 16.1 Kalender...18 16.2 Næste møde(r)...18 Indkaldt: Ove Stahl Schmidt, Kaj Matthiesen, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Søren Rost Pedersen Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen (ref) Ingen 1 Godkendelse af protokol 1.1 Bestyrelsesmøde den 18.06.2014 Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Godkendelse af referat fra den 18.06.2014 Godkendt og underskrevet. Side 3 af 19
1.2 Fremlæggelse af revisionsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol Underskuddet i afd 1 skyldes at der har været alt for mange flytninger de sidste år og det er de boliger hvor beboerne har boet længe der er kun 2 boliger tilbage hvor der ikke er sket udskiftning inden for de sidste 5 år. Der er budgetteret med 1 flytning hvert andet år. Det vil nok være nødvendigt med kapitaltilførsel I afd 13 er der to ting: Der var ikke budgetteret med afdrag og renter de første ca 5 år og så har der været alt for mange flytninger de sidste år. Kapitaltilførsel vil også være nødvendigt her. Afd 15: Har jeg ikke nogen forklaring på. Afd 24: Er en afdeling med alt for mange flytninger og et underskud fra tidligere tider p.g.a. tomgang. Det vil også være nødvendigt med kapitaltilførsel. Afd 26: Kan sikkert komme ud af problemerne når den nye afd 29 er taget i brug ved samdrift med de to afdelinger. Afdeling 4, 6, 20, 23 og 27 er også nævnt da deres underskud overstiger en måneds husleje, - vil de afdelingers underskud kunne inddækkes af afdelingen selv fremadrettet? Ja de kan dækkes inden for det lovlige åremål Ud fra inspektør Christian B. Christensen's bemærkninger udarbejdes en indstilling, om hvor meget kapital der skal tilføres de enkelte afdelinger. (JPW / CBC). Øvrigt taget til efterretning. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Orientering om restancer, august 2.3 Oversigt venteliste BILAG - Oversigt venteliste - august 2.4 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål august Side 4 af 19
Annoncerig Bringes 12 uger i Ugeavisen Aabenraa med start uge 32 BILAG Annonce 2014 Til orientering 2.5 Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager pr. 16.07.2014 2.6 Orientering om PM-aftale BILAG - Sydbank har fremsendt afkastrapport juni og juli 2014 2.7 Status igangværende sager Teknisk afdeling BILAG Status igangværende byggesager SALUS pr. 02.06.2014 Taget til efterretning 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 3.2 Dispositionsfonden BILAG- 10-årig udvikling Side 5 af 19
3.3 Ansøgning afd. 4 Lindsnakkevej Ansøgning genoptages, når finansiering for afd. 15 er endelig på plads. 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Fremtidssikring LBF har været på besigtigelse i afdeling 1. LBF har efterfølgende meddelt, at der ikke er basis for at gennemføre fremtidssikringen via tilskud af den vej. Hvis der skal ske tiltag, skal det søges gennemført via råderetten, eller med en anden huslejefinansieriet løsning. Indstilling Til orientering. Der udarbejdes en konsekvensberegning, for en ustøttet løsning. Projektet kan så fremlægges beboerne på et beboermøde for stillingtagen. (CBC) 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 15 Udbudsmaterialet er udsendt medio juli og med licitation medio september. Indstilling Drøftelse omkring fjernelse af nordligste blok på Hørgården. Bestyrelsen godkendte at projektet bliver reduceret yderligere med ca. 24 boliger (een blok), Side 6 af 19
4.3 Renoveringsprojekt afdeling 20 Der er udarbejdet tilstandsrapport for hele afdelingen samt skitseforslag til ombygning af ejendommen Callesensgade 30 A og B. Der afholdes møde med rådgiver ultimo august. Til orientering 5 Nybyggeri 5.1 Seniorboliger Løjt afdeling 28 Byggeriet er taget i brug og der arbejdes med afslutning af byggeøkonomien. Til orientering 5.2 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Byggeriet pågår - Forventes afsluttet ultimo juni 2015. Til orientering 6 Høje Kolstrup 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Side 7 af 19
Politisk styregruppe for den boligsociale helhedsplan - møde den 19. juni 2014 BILAG Social helhedsplan Referat fra styregruppemøde 19.06.2014 BILAG Samarbejde med Aabenraa Kommune 6.2 Helhedsplan Høje Kolstrup, beboerdemokrati Beboerdemokrati BILAG Informationsmøder om beboerdemokratiet Bestyrelsen roste initiativet. 6.3 Infrastruktur Høje Kolstrup Oplæg til kontrakt for rådgiver ydelsen i sagen er udarbejdet. Rådgiver ydelsen forventes udført fra september-november 2014. Indstilling Til orientering. Side 8 af 19
7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Sagen er alene til efterretning SALUSs bestyrelse har bevilget midler til på nye hjemme-sider for alle medlemsorganisationerne. Økonomien for første halv år ser god ud. 7.2 8. kreds Indstilling Ove mindede bestyrelsen om turen til København Almene Boligdage, Ove sørger for Taxa - ruten mailes ud til deltagerne. 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Etisk spørgeskema BILAG - Besvarelse - Etisk spørgeskema Resultatet af undersøgelsen blev drøftet (hvilke ture og arrangementer som man havde deltaget i). Side 9 af 19
8.2 Forkert behandling af moderniseringsleje i KB/huslejeudligning Der mangler 1 lejemål til gennemgang, hvorefter der skal laves følgebrev og afregning. Forventes færdig oktober 2014. Til orientering (korr. det er ikke et lejemål men en afdeling - afdeling 3) 8.3 Evaluering indflytterlejligheder Evaluering på forbedring af standarden på indflytterlejligheder. Evaluering er under udarbejdelse og kommer på dagsorden til næste møde. Opfølgning hvert år (BBM). 8.4 Vurderingsrapport Præsteskoven 2 og 6 (børnehave), Aabenraa BILAG - Vurderingsrapport Drøftelse af eventuel salg eller anternativ anvendelse. Bestyrelsen godkendte at vi søger at afhænde børnehaven, for højeste bud - forventet salgspris ca. 1.5 mio.kroner. Side 10 af 19
8.5 Nybyggeri Cimbria grund, Aabenraa Indsigelse Aabenraa Kommune vedrørende nybyggeri Cimbria grund, Aabenraa. Der er udarbejdet en indsigelse til Aabenraa kommune. Indsigelsen har to temaer - "Manglende behov for støttet lejeboliger" og "Tekniske indsigelser". 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 2614 Digitalisering af boligstøtten 2714 Overenskomsterne 2014-2017 2814 Diverse fonde i de landsækkende overenskomster 2914 Bidrag til arbejdskapital og henlæggelse til dispositionsfonden 3014 Overenskomsten 2014-17 ESL 3114 Støtte til udarbejdelse af energihandlingsplaner i almene boliger 3214 Hovedelementerne i den nye sygedagpengemodel 3314 Konsopdelt lønstatistik 3414 Undersøgelse af fællesantenneanlæg 3514 Forvaltningskonference 2014 Drift og velfærdsopgaver der er forandringer på vej 3614 Omvendt moms på mobiltelefoner, bærbare computere m.v. 3714 Ommærkning af familieboliger og ældreboliger mellem 50-65 kvm ansøgning om mærkningsbidrag. Side 11 af 19
9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 640 Indberetning af ledige boliger pr. 1. juli 2014 641 Beboere i den almene boligsektor 2013 642 Evaluering af Landsbyggefondens boligsociale indsats og huslejenedsættelser finansieret af 2011 2014 midlerne 643 Indberetning af ledige boliger pr. 1. august 2014 644 SBI-evaluering renoveringer 2011-13 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg Almen Nyt Almen Nyt, redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.), Ove Stahl Schmidt (KB), Ritha Helweg (KB), Anne Grete Madsen (AAAB), Poul Jensen (AAAB, Jacob P. Wind (SALUS), Lillian C. Wind (SALUS). Almen Nyt 04/2014 leveres fredag den 29.08.2014 og Almen Nyt 05/2014 leveres 24.10.2014. Hvis ikke andet aftales, afholdes der udvalgsmøde mandag den 6. oktober 2014. Der ønskes en drøftelse af hvorvidt "Almen Nyt" kunne blive et elektronisk beboerblad - stadig med et eksemplar der vil kunne hentes i Humlehaven. Positiv holdning til indstillingen - dog ønskes en artikel i Almen Nyt, hvor vi så har en tilbagemelding om brugerne også ser positiv på forslaget. 10.2 Ejerforening Humlehaven opfølgning: Ifølge økonomidirekør Jacob P. Wind: Der findes stadig en ejerforening. Den administreres af advokatfirmaet Compass. Der indkaldes ikke til møder, men regnskab over fællesomkostninger fremsendes hvert år. Side 12 af 19
Bestyrelsen efterlyste et sæt vedtægter, normalt skal der indkaldes til en generalforsamling.(jpw) 11 Beboeranliggender Ingen indkomne sager Intet at referere. 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration 12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer Ændring af gældende lokaftale om glatførebekæmpelse og snerydning, samt opsigelse af lokalaftaler om flag- og overtidstillæg. Side 13 af 19
BILAG Sneaftale, lokalaftale om flag- og overtidsstillæg. Indstilling fremgår af bilag. Godkendt at der ikke tegnes nye lokalaftaler inden for: - Flaghejsning - Overtidstillæg At der tegnes ny lokalaftale vedrørende snerydning og glatførebekæmpelse, ud fra de i indstillingen beskrevne principper. Bestyrelsen godkendte indstilling med stemmerne 6 mod 1. Ejendomsserviceteknikerelev Kenneth Hansen har opsagt sin elev-stilling pr. 15.08.2014 idet arbejdet ikke har den ønskede interesse. Der tages stilling til, om der skal ansættes ny elev. Bestyrelsen godkendte, at der kan ansættes en ny elev. 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg 12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU HSU - udvalget: Formand KB, Ove Stal Schmidt Direktør KB, Jimmy Povlsen Side 14 af 19
Forslag til 1. mødedato mandag den 29.09.2014, kl. 15.00 - kl. 16.00, Humlehaven 4, Aabenraa Hovedsamarbejdsudvalget består, udover KBs A og B side, også af AAABs A og B side. Dato forslag godkendt som indstillet. 13 Håndværkergården 13.1 Administration Lukket punkt Indstilling Lukket punkt Lukket punkt 13.2 Forretningsudvalg Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Henning Christensen (Hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS) Næste møde i FU-udvalget er den 24.09.2014 Side 15 af 19
14 Afdelingsanliggender 14.1 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Afventer svar fra Aabenraa Kommune BILAG Skrivelse til Aabenraa Kommune 14.2 Evaluering budgetter udsendt til afdelingsbestyrelser Inspektøren udsender det (budget-forslag) spec. budgetark til afdelingsbestyrelserne sammen med det kompr. og lagkagefolderen, med besked om at såfremt det ønskes, kan afdelingsbestyrelsen bede om et særskilt møde om budgettet. Manglende reaktion tages som udtryk for afdelingsbestyrelsen accept af det tilsendt budget. Status ifølge inspektør Christian Baagø Christensen: Udsendt pr. post 11.08.2014. 14.3 Skadesoversigt KB - Skadesoversigt for perioden 2010-31.07.2014, Bækmark & Kvist BILAG - Skadesoversigt Side 16 af 19
15 Fælleskurser Introduktion for nyvalgte Torsdag den 02.10.2014 - Hotel Tønder Hus, Tønder Budgetkursus Torsdag den 05.03.2015 Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den 17.09.2015 Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) 16 Eventuelt 16.1 Kalender 15.11.2014 - Ejendomsfunktionær Peter Hansen 10 års jubilæum. 19.11.2014 - Organisationsbestyrelses- medlem Ritha Helweg 65 år. 08.12.2014 - Ejendomsfunktionær Ole Sørensen 50 år. Side 17 af 19
16.2 Næste møde(r) Møderække 2014: Mandag den 25.08.2014 kl. 16.30 Mandag den 03.11.2014 kl. 16.30 Lørdag den 06.12.2014 Sted? kl. xx.xx. - juleafslutning org.best. KB + AAAB Mandag den 15.12.2014 kl. 16.30 fællesmøde KB + AAAB Forslag møderække 2015: Onsdag den 18.02.2015 kl. 16.30 Onsdag den 15.04.2015 kl. 16.30 fællesmøde KB + AAAB Onsdag den 22.04.2015 kl. 16.30 - årsregnskab Mødedatoer for 1. kvartal 2015 indstilles til godkendelse. Afbud fra Kaj til mødet den 3. november 2014. Datoer for 2015 godkendt som indstillet. Bestyrelsen efterlyser en dato for afdelingsgennemgang. (CBC) Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Lørdag den 21.03.2015 kl. 09.00 Folkehjem Aabenraa Generalforsamling 2015: torsdag den 7. maj 2015 kl.19.00 Guldbjergparkens Festsal BL Almene Boligdage 2014: Almene Boligdage afholdes den 5. - 6. september 2014 i Bella Center, København Tema Hvordan skal vi bo i fremtiden? Salus repræsentantskabsmøde Lørdag den 23. maj 2015 http://webzone.salus-bolig.dk Side 18 af 19
Aabenraa, den. 2014 Ove Stahl Schmidt formand Kaj Matthiesen næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Inga Fohlmann Søren Rost Pedersen medarbejderrepræsentant Side 19 af 19