Referat fra det 20. bestyrelsesmøde onsdag den 27. april 2011 Tilstedeværende: Lars Bak, Karina Zinck Kærsgaard, Martin Kristensen, Gert Kjærsgård, Mads Vestergaard (ref.) Peder Jespersen, Peter Slej Nybo deltog under punkt 4. Afbud fra: Nils Otto Dagø Jensen og Karsten Thoft Fisker Sted: Mødet afholdt hos Martin Kristensen, Møgelparken 14 Mødet blev holdt med følgende dagsorden: 1) Godkendelse af referat fra årets ordinære generalforsamling afholdt onsdag den 6. april 2011 2) Konstituering af bestyrelsen a) Valg af formand b) Valg af næstformand c) Valg af kasserer d) Valg af sekretær 3) Evaluering af generalforsamlingen 4) Overdragelsesforretning i forhold til tidligere formand og kasserer (her deltager Peter og Peder fra kl. 19.45 til punktet er afsluttet) Fastsættelse af tegningsberettigede. Hvem skal underrettes mv.. 5) Drøftelse om status for og videreførelse af underudvalgene: a) Udvalg for veje- og stier, herunder hvorledes opgaven om anlæg af fortov uden for Møgelparken 30 tilrettelægges mest hensigtsmæssigt indhentelse af tilbud om leverandør af vintervedligehold for 2011/12 tilrettelægges mest hensigtsmæssigt b) Udvalget for fællesarealer og legeplads c) Arrangementsudvalget d) Andre områder/udvalg 6) Gensidig orientering 7) Orientering om forløbet med konsulentfirmaet Rafn & Søn 8) Foreningens hjemmeside 9) Stillingtagen til praktisk håndtering af bestyrelsesarbejdet: a) Hvorledes skal vi håndtere fremtidige større kopieringsopgaver Genoptagelse af pkt. 7 fra bestyrelsesmødet den 11. maj 2010 b) Andet. 10) Drøftelse/planlægning af kommende arrangementer og aktiviteter (bl.a. Sankt Hans Aften, oliering af legeplads/legepladsdag og Fastelavn) 11) Fastsættelse af dato for næste bestyrelsesmøde. 12) Eventuelt. Ad 1) Godkendt uden bemærkninger Ad 2) Der blev foretaget følgende konstituering: a) Formand: Karina Zinck Kærsgaard, MT 20 b) Næstformand: Lars Bak, MT 28 c) Kasserer: Gert Kjærsgård, LV 92 d) Sekretær: Karsten Thoft Fisker, MP 122 1
Ad 3) Bestyrelsen er enig om, at generalforsamlingen gik godt og med god stemning. Enighed om, at det er en god ide at gentage, at der er forplejning som for eksempel sandwich, chokolade eller lignende ved kommende generalforsamling. Ad 4) Der blev foretaget overdragelsesforretning vedrørende formand og kasserer. Bestyrelsen besluttede, at formanden, kassereren og sekretæren tillægges den bemyndigelse, der fremgår af vedtægtens pkt. 21, første afsnit. Checkfuldmagten efter vedtægtens pkt. 21, andet afsnit, tillægges formand og kasserer i forening. Dette kan først ske efter udseendelse af referat af årets ordinære generalforsamling og 20. bestyrelsesmøde. Mads er ansvarlig for udarbejdelse af referat. Gert Kjærsgård tager kontakt til Jyske Bank Peter Slej Nybo tilbød at forsætte arbejdet, hvor foreningens gør indsigelser mod kommunens spildevandsplan, om at grundejerne langs Møgelparken og Liseborgvej pålægges drift og vedligeholdelse af kommunens regnvandsledninger. Bestyrelsen besluttede at tage imod tilbuddet, og det blev aftalt, at Peter holder Karina orienteret om sagen. Peter havde derudover følgende bemærkninger: CVR(Det Centrale Virksomhedsregister)-nummer skal fornyes inden 15. maj. Forsikringer (Legeplads og arbejdsskade mv.): Det kan eventuelt kigges på om der kan indhentes bedre tilbud. Der mangler skilte ved hovedvej mht. Liseborgvej 102-124. Karina tager kontakt. Der bør tages kontakt til kommunen med henblik på etablering af bussluse på Liseborg Have, således trafikken ikke fortsat ledes gennem Liseborgvej til det nye boligområde. Peter mente, at der kun blev givet en 2 årig dispensation til at man måtte køre denne vej. Karina tager kontakt til kommunen. Fortsat ingen respons fra Bach Gruppen med hensyn til overtagelse af vedligehold af de grønne områder på Bach Gruppens område. Otto kontakter Bach Gruppen. Peter har siden generalforsamlingen kigget på matrikelkortet for at fastslå, hvor skel går mellem grundejerforeningen og Bach Gruppens matrikel ved hovedcykelstien fra Møgelparken til Møgeltoft, idet det på generalforsamlingen blev nævnt, at de fysiske skelpæle lå lang væk fra stien. Peter kunne via matrikelkortet fastslå, at skel gik næsten op ad stien, som anført på generalforsamlingen, og Bach Gruppen har således ansvar for vedligeholdelsen på egen grund. Derudover lovede afgående formand og kasserer at stille sig til rådighed, hvis der var behov derfor i forbindelse med tvivlsspørgsmål. Ad 5) a) Marin Kristensen påtog sig rollen som formand for udvalget for veje og stier. Martin tager kontakt til medlemmerne og indkalder til første møde. Første opgaver bliver anlæg af fortov ud for Møgelparken 30 (herunder skal der indhentes samtykkeerklæring fra ejerne af Møgelparken 14 og 30), indhentelse af tilbud på vintervedligehold (herunder udarbejdelse af udbudsmateriale). (Per Kærsgaard fra Møgeltoft 20 tilbyder konsulenthjælp, hvis der er behov for dette). Karina orienterede endvidere om, at kommunen havde indkaldt til møde, hvor der skal ske en drøftelse af fremtidig anlæggelse af stier i området. Der deltager 1-2 deltagere fra bestyrelsen (Martin og evt. Otto). 2
Bestyrelsen ønsker at invitere kommunen til et møde for drøftelse af færdig etablering af veje og stier i området, som blev påbegyndt i november 2010, og som ikke er færdig. Kommunen har oplyst, at etablering vil være afsluttet senest den 15. maj. Bestyrelsen mener dog ikke dette er realistisk, og der er flere steder, der ikke er etableret ordentligt endnu. Karina tager kontakt til kommunen snarest muligt. Bestyrelsen har observeret skader på fortov i Møgelparken ved den grund, hvor der pt. er ved at blive bygget hus. Bestyrelsen vil følge byggeriet tæt og rette krav om udbedring, hvis dette ikke sker, når byggeriet er afsluttet. Derudover var der en drøftelse vedrørende anvendelsen af de grønne fælles arealer og etablering af eksempelvis bænke, sandkasser og lignende for egen regning. Dette er tidligere drøftet på to andre bestyrelsesmøder. Bestyrelsen nåede ikke til en konklusion - udover at der i givet fald skulle laves nogle fælles spilleregler for alle grønne områder, hvor det blev sikret at foreningen ikke risikerede økonomisk tab ved manglende vedligehold mv. Hvis det bliver aktuelt at tage stilling til emnet, skal det sættes på dagsorden til et bestyrelsesmøde. Hvis der er medlemmer, som ønsker at deltage i udvalget, kan henvendelse ske til formanden for udvalget eller via mail: info@moegelkaerviborg.dk. Bestyrelsen opfordrer således alle interesserede medlemmer til at rette henvendelse for deltagelse. b) Nils Otto Dagø forsætter som formand for udvalget for fællesarealer og legeplads. Nils Otto tager kontakt til medlemmer og indkalder til første møde. Fokuspunkter er beplantningen mellem Møgeltoft og Liseborgvej, der gentagne gange har været ramt af oversvømmelse givetvis pga. af mangelfuld grubning af jorden. Der skal endvidere ske en kontakt til kommunen for reetablering af græs op til cykelstien. Derudover er legepladsen ved at blive endelig færdiggjort. Hvis der er medlemmer, som ønsker at deltage i udvalget, kan henvendelse ske til formanden for udvalget eller via mail: info@moegelkaerviborg.dk. Bestyrelsen opfordrer således alle interesserede medlemmer til at rette henvendelse for deltagelse. Nuværende medlemmer fra de to udvalg fortsætter uændret. Hvis nuværende medlemmer af de to udvalg ikke længere ønsker at deltage i udvalget, anmodes der om, at dette meddeles til formanden for udvalget eller via mail: info@moegelkaerviborg.dk. c) Alle i bestyrelsen er med i arrangementsudvalget. d) Ingen. Ad 6) Det blev foreslået at man tager kontakt til Liseborg Centret med henblik på, om man kan købe brugte håndboldmål/fodboldmål billigt til boldbanen på det grønne område ned til Liseborgvej. Gert tager kontakt. Det blev foreslået, at man i 2012 laver en stor fælles festdag for hele grundejerforeningens område (5 års jubilæum). Bestyrelsen arbejder videre med ideen. 3
Ad 7) Rafn & Søn har meddelt, at de tager sagerne for de tilmeldte grundejere. 70,3 % har givet samtykke. Rafn & Søn tager kontakt til den enkelte grundejer, hvis der er behov for yderligere oplysninger. Herefter er sagen i princippet alene et anliggende mellem Rafn & Søn og den enkelte grundejer. Grundejerforeningen vil naturligvis holde øje med, hvad der sker og indtage en formidlende rolle, hvis dette er nødvendigt. Bestyrelsen noterede sig endvidere, at der på Interessegruppen for Liseborg og Møgelkærområdet på Facebook har været et indlæg fra Mads Panny, Møgeltoft 12. Mads Panny nævner, at han ikke selv vil tilmelde sig ordningen hos Rafn & Søn, og han nævner bl.a., at der ikke er tale om et advokatfirma, og at enhver sagtens selv kan påklage til Skat samt en række andre forhold. Bestyrelsen vil derfor gerne pointere, at der ikke i noget af det fremsendte materiale har været nævnt, at Rafn & Søn er et advokatfirma, men et konsulentbureau. Derudover vurderer bestyrelsen, at Rafn & Søn på glimrende vis i deres udmærkede oplæg i forbindelse med generalforsamlingen anskueliggjorde, at alle sagtens selv kan klage over sin skattefastsættelse til Skat, men de gjorde opmærksom på, at det erfaringsmæssigt er en kompleks og langsommelig affære. Samt at de erfaringsmæssigt på baggrund af deres ekspertise på området - fik indhentet større fradrag for forbedringer end privatpersoner. Bestyrelsen vurderer, at de forhold Mads Panny gør opmærksom på, på glimrende vis blev belyst i forbindelse med oplægget fra Rafn & Søn og de efterfølgende spørgsmål, således man på et oplyst grundlag kunne tage stilling til tilmelding eller ej. Der henvises i øvrigt generelt til foreningens hjemmeside for oplysninger om Rafn & Søn. Ad 8) Hjemmesiden er nu overdraget til Peter Slej Nybo, og skal nu overdrages videre til Grundejerforeningens nye bestyrelse. Karsten Thoft Fisker står for opdatering samt betaling for domæne mv. Materiale der skal fremgå af foreningens hjemmeside skal forinden godkendes af formanden. Ad 9) a) Mindre kopieringsopgaver forsøges fortsat varetaget af medlemmerne i bestyrelsen. Martin Kristensen kan påtage sig større kopieringsopgaver til en stykpris på ca. 1 kr. også i farve. Bestyrelsen synes dette var en god ide og en rimelig pris. b) Det blev foreslået, at der i forbindelse med næste husstandsomdelte indbydelse til et social arrangement bedes alle om at tilmelde sig maillisten og/ eller bruge hjemmesiden til orientering om arrangementer. Herefter vil alle indbydelser til sociale arrangementer og lignede blive formidlet via hjemmesiden/mail og ikke længere blive husstandsomdelt. Dette vil ske i forbindelse med indbydelsen til Sankt Hans Aften. Betaling for afholdelse af bestyrelsesmøder blev drøftet. Jf. vedtægterne er arbejdet i bestyrelsen uden vederlag, og bestyrelsen besluttede, at udgifter til afholdelse af bestyrelsesmøder i private hjem mv. skal fortsat dækkes af foreningen. Kvittering eller alternativt kassebilag skal fremsendes til kassereren. Ad 10) Oliering af legeplads bestyrelsen besluttede, at man endnu engang vil indkalde til en arbejdsaften, hvor frivillige kan oliere legepladsen i sensommeren. Tøndeslagning ved fastelavn: forslag om at man finder et indendørs alternativ ved dårligt vejr. Der arbejdes videre med ideen 4
Sankt Hans Aften holdes på sædvanligt sted, men der skal eventuelt ledes efter nyt sted til 2012. Alle opfodres til at lægge brænde til bålet op på bålpladsen, men tidsligst 14 dage før Sankt Hans. Derudover blev der delt en række opgaver ud til bestyrelsens medlemmer i forhold til arrangementet. Ønske om eller forslag til øvrige arrangementer bedes fremsendt til bestyrelsen via mail: info@moegelkaerviborg.dk Ad 11) Næste møde afholdes den 7. juni 2011 kl. 19.00 hos Mads Vestergaard, Møgeltoft 12. Ad 12) Ingen bemærkninger. 5