ANSØGNINGSSKEMA FÆLLES PULJE INITIATIVETS TITEL: Strømmen driver os! El-cykler til medarbejdere 1. ANSØGERE OG SAMARBEJDSPARTNERE Ansøger (projektansvarlig): Navn: Jens Kaysen E-mail: jkay@aarhus.dk Telefon: 8713 6600 Arbejdssted: Arbejdsmarkedscenter Syd Samarbejdspartnere: Magistratsafdelinger i Aarhus Kommune - foreløbig aftaler/samarbejde med: Teknik og Miljø v/ Vibeke Hedelund Pedersen Sundhed og Omsorg v/ Preben Tolstrup Aarhus Cykelby v/ Pablo Celis Klimasekretariatet v/ Jan Nielsen Budgetansvarlig leder i Aarhus Kommune: Navn: Som ovenfor. E-mail: Som ovenfor. Telefon: Som ovenfor. Arbejdssted: Som ovenfor. 2. INITIATIV Hvad handler initiativet om? Hvad er formålet? Hvem gavner det? (max. 1000 anslag) Initiativet handler om / formålet er / initiativer gavner: Arbejdsmarkedscenter Syd opretter et værksted, som skal levere og servicere el-cykler for kommunens arbejdspladser. Den enkelte arbejdsplads vil med en fast månedlig betaling få stillet el-cykler til rådighed og hurtig servicering heraf. Dermed kan arbejdspladser aktivt være med til at reducere CO 2 udledningen, få sundere medarbejdere og reducere kørselsudgifterne.
Samtidig skaber Arbejdsmarkedscenter Syd en socialøkonomisk virksomhed, der har fokus på at bringe borgere på kanten af arbejdsmarkedet tættere på job. Projektet vil økonomisk hvile i sig selv via arbejdspladsernes abonnementsindbetaling, og for arbejdspladserne via besparelser på bl.a. kørselsgodtgørelse og taxa. Forudsætningen er dog en vis start-volumen. For at sikre projektet en vellykket start ansøges innovationspuljen om et tilskud til en hel eller delvis andel af el-cykelindkøbet hvilket vil afspejle sig direkte i arbejdspladsernes abonnementspris. Subsidiært ansøges innovationspuljen om et mindre beløb i tilskud eller et udlæg til betaling af cykelindkøbet samt reservedele. Et udlæg tilbagebetales så over 3 år via arbejdspladsernes abonnementsbetaling. Hvilke(t) af de syv innovationstemaer relaterer initiativet til? (sæt kryds) () Inklusion om medborgerskab Velfærdsteknologi Digitalisering Mobilitet Innovationskultur Sundhed Sygefravær Hvor kommer inspirationen fra? (max. 1000 tegn med mellemrum) I budgetforligets grønne pakke, som skal medvirke til at Aarhus skal være CO 2 neutralt i 2030, fremgår det bl.a., at kommunens medarbejdere går foran og bruger cykel eller el-cykel som transportmiddel. Projektet bidrager således til realiseringen af budgetforligets intentioner. Det vil desuden blive undersøgt, om ordningen med tiden kan udvides til en personalegode-ordning, således medarbejdere med skattefordele og rabatter kan købe cykler på favorable vilkår. Arbejdet gennemføres i tæt samarbejde med alle magistratsafdelinger, som indkøber el-cykler. Arbejdsmarkedscenter Syd står for serviceringen heraf. Hvilke metoder vil I anvende? Hvad forventer I vil være gevinsten ved at bruge disse metoder? Metoder / Forventede gevinster: Projektet indgår i viften af tilbud på AMSC. Det vil udgøre en velegnet aktivitet med gode relevante, alsidige og meningsfulde opgaver til borgerne. Udover at bidrage til budgetforliget grønne pakke, vil projektet dermed også bidrage til kommunens strategi på det beskæftigelsesmæssige område.
Initiativets start og afslutning: Aarhus Kommunes fælles indkøbsaftale om el-cykler forventes klar til brug primo april. Herefter kan projektet igangsættes. Økonomisk hviler projektet i sig selv over en 3 årig periode, hvilket er arbejdspladsernes bindingsperiode på abonnementsordningen. Alle magistratsafdelinger opfordres til at vurdere deres behov for el-cykler, således der kan koordineres et samlet indkøb heraf. Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø samarbejder med Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse om indkøbet. Det er desuden forventningen, at de allerede eksisterende el-cykler i Aarhus Kommune (særligt i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg) kan tilbydes at blive omfattet af serviceordningen. Hvordan skal initiativet forankres, når bevillingen er opbrugt? Som beskrevet er det forventningen, at ordningen hviler i sig selv økonomisk. 3. EFFEKTER OG RISICI Hvordan bidrager initiativet til en bedre, smartere eller mere effektiv opgaveløsning? Hvad er den forventede økonomiske effekt? Det er forventningen, at en del arbejdspladser vil kunne reducere udgifter til medarbejderes kørsel særligt i de tilfælde, hvor der udbetales kørselsgodtgørelse til høj takst. Derudover forventes en sundhedsfremmende effekt, som dog ikke opgøres økonomisk på forhånd. Kalkulationer viser, at der vil være en besparelse for den enkelte arbejdsplads ved at overgå til el-cykel, hvis den i gennemsnit kører 6 km om dag (sammenholdt med udbetaling af høj km takst). Hertil kommer besparelser på parkering. Kører cyklerne i gennemsnit 10 km om dagen, vil der være tale om en samlet besparelse på ca 2,5 mio. kr. over 3 år. Såfremt innovationspuljen finansierer den samlede engangsinvestering til el-cykel indkøbet, vil arbejdspladserne opnå en konkret økonomisk besparelse på kørselsudgifterne, når cyklen har kørt ca. 600 km. årligt/ca. 3 km. dagligt (set ift. et alternativ med udbetaling af kørselsgodtgørelse til høj takst). Et tilskud fra Innovationspuljen vil dermed bidrage til en samlet kommunal besparelse, såfremt der gennemsnitligt køres mere end 6 km i gennemsnit om dagen (for 150 cykler), og yderligere såfremt interessen medfører en efterspørgsel på over 150 cykler. (Diverse kalkulationer bilagt). Hvordan vil I dokumentere den økonomiske effekt? Der lægges ikke op til en fælles økonomisk afrapportering. Den enkelte arbejdsplads vurderer udgiften til
abonnementsbetalingen i forhold til den sparede kørselsgodtgørelse, parkeringsudgift mv. Hvilke risici er forbundet med initiativet?(fx økonomiske, organisatoriske) Da der er tale om en samlet serviceringsopgave, som skal løses for første gang, er omkostningerne hertil baseret på forventninger. Hvis vedligeholdelsesudgifterne, hærværk, tyveri mv. afviger væsentligt fra forudsætningerne kan økonomien forværres. For arbejdspladserne er der budgetsikkerhed med abonnementsordningen. 4. EVALUERING Hvordan evaluerer I initiativets evne til at skabe merværdi i forhold til en bedre, smartere eller mere effektiv opgaveløsning? Det er forventningen, at der årligt følges op på brugernes/arbejdspladsernes vurdering af den leverede service på el-cyklerne. Desuden vil arbejdspladserne blive bedt om at vurdere, om abonnementsordningen har medvirket til at reducere kørselsudgifter og forbedret sundhedstilstanden for medarbejderne. Muligheden for tillige at udarbejde et CO2-besparelses-regnskab for projektet overvejes. 5. LÆRING OG VIDENDELING Hvem vil have gavn af at kende til initiativet og dets resultater? Samtlige arbejdspladser i Aarhus Kommune bør kende til og overveje muligheden for at indgå i projektet. Da projektet er en del af budgetforligets grønne målsætning, kan resultaterne også være relevante for det politiske niveau, byens borgere m.fl. og eventuelt anvendes i en bredere markedsføring af Aarhus Grønne profil. Hvordan vil I offentliggøre og formidle initiativet og dets resultater? Til intern markedsføring anvendes fortrinsvis Medarbejderportalen/Intra. I forlængelse af de ovenfor beskrevne årlige evalueringsrunder formidles resultaterne evt. i samarbejde med Aarhus Cykelby eksternt via pressemeddelelser, intranet og lign. 6. ØKONOMI Der søges om følgende beløb til følgende udgifter: Der søges som udgangspunkt om et tilskud på 2 mio. kr. til indkøb af cykler og reservedele. Tilskuddet vil medvirke til at reducere abonnementsprisen for de medvirkende arbejdspladser. Dette kan medvirke til, at ordningen kommer godt fra start. Subsidiært søges om et mindre beløb. Såfremt Innovationspuljen ikke ønsker at give et tilskud, søges der om mulighed for udlæg fra kassen til
finansiering af indkøbet. Dette udlæg tilbagebetales over 3 år (evt. rentefrit). MSB s innovationspulje er ansøgt om et beløb til indretning af værkstedsfaciliteter, værktøj mv. Der er skønnet et samlet indkøb på 150 el-cykler til Aarhus Kommune. Udgiftstype Lønudgifter - AAK-medarbejdere Lønudgifter - Eksterne-medarbejdere Beløb i kr. Indeholdt i abonnementpris Indeholdt i abonnementpris Materiale 2,0 mio. kr. / alt. 0 Evt. andet 0 Ansøgte midler i alt 2,0 mio. kr. / alt. 0 Medsend udspecificeret budget for initiativet herunder evt. medfinansiering Vedlagt: Forretningsmodel udarbejdet af ServicecenterØkonomi, MSB (Excel og PDF) Kalkulation v/ 150 cykler (Excel og PDF)