(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 1af 19 www.conventus.dk Til: Foreninger i Holbæk Kommune Holbæk 1/11-2010. Vejledning til booking af aktiviteter samt aktivitetsopgørelser (haller og gymnastiksale) for sæson 2010/2011. Den email-adresse, som er modtager på mail fra Holbæk Kommune, er foreningens indgang til edbsystemet. Holbæk kommune vil anvende forenings-systemet Conventus som foreningernes indgang. Vi anbefaler at der anvendes Internet Explorer, da der ellers kan være funktioner, der ikke fungerer som beskrevet. Vejledning indhold: Kontaktoplysninger...2 Opstart...2 For hvilke lokaler skal booking og aktivitetsopgørelser registreres elektronisk...2 Få tilsendt adgangskode (første gang / glemt adgangskode)...2 Åbn foreningens adgang til Conventus / Holbæk Kommune...4 Kontroller de tildelte tider...4 Inde fra foreningens login i Conventus...4 Uden at være logget ind i Conventus...5 Booking...7 Vælg ressourcer til visning i booking-billede...7 Ændre visningstidspunkter...8 At kunne se delingsaftaler på booking-billede...8 Start booking...8 Advarsel ved overlappende bookinger...9 Visning af alle tidspunkter i en booking...9
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 2af 19 Aktivitetsopgørelser...11 Faser i en aktivitetsopgørelse...11 Hvor findes Aktivitetsopgørelse i Conventus...11 Kladder forskellige måder at danne dem på...12 Foreninger der anvender Conventus til medlemsadministration...12 Foreninger hvor alle aktiviteter er lavet som BOOKINGER...12 Opret en kladde manuelt...12 Auto generering - kladder...12 Ny kladde...13 Visning af kladdelinier...15 Rediger / Slet / Send kladdelinie...16 Udfyldning af kladdelinier...16 SEND aktivitetsopgørelser til hallens indbakke...16 Generelt...17 Ændring af adgangskode / profil...17 Brugervejledning i Conventus:...17 Kontrol / ændring af forenings- og kontakt-oplysninger...17 Brugervejledning i Conventus:...17 Opret ny bruger...18 Brugervejledning i Conventus:...18 Brugervejledninger generelt i Conventus...18 Kontaktoplysninger...19 Kontaktoplysninger Kultur og Fritid Hans Henrik Nielsen, hhni@holb.dk, 7236 8093 og Gitte Dolmer, gdn@holb.dk, 7236 7456. Opstart For hvilke lokaler skal booking og aktivitetsopgørelser registreres elektronisk lokaler i idrætshallerne og udvalgte gymnastiksale Absalonsskolens Boldsal, Absalonsskolens gymnatiksal, Brunhøjskolens gymnastiksal, Børnehuset Hagesteds gymnastiksal / Hagested forsamlingshus sal, Holbæk Taekwondos sal, Seminariets Boldhal, Stenhushallen, Udby Skoles gymnastiksal, Ungdomsområdets gymnastiksal, Østre Skoles lillesal Tumlesal, Østre Skoles store gymnastiksal, Ågerup Skoles gymnastiksal og Starkhallerne Få tilsendt adgangskode (første gang / glemt adgangskode) Åbn InternetExplorer Vælg følgende link.. www.conventus.dk I skærmbilledets højre side..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 3af 19.. i den grønne oval (indeni den røde oval) vælges linket Glemt adgangskode.. Her indtastes jeres email-adr (den som er anvendt af kommunen til at sende mail til jer) og klikker på Send. Gå ind i jeres mail og vent på at I modtager en mail fra Conventus.. (eks)....åbn mailen..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 4af 19 Åbn foreningens adgang til Conventus / Holbæk Kommune Åbn InternetExplorer Vælg følgende link.. www.conventus.dk I skærmbilledets øverste højre side angives nu (grøn oval) Brugernavn (email-adr) og Adgangskode (tilsendt på email), og klik på knappen Login.... og du er nu logget ind som din forening og kontaktperson (se de grønne ovaler). Kontroller de tildelte tider De tildelte tider er i Conventus oprettet som delingsaftaler det er kun foreninger med delingsaftale i et bestemt tidsrum, der kan booke i dette tidsrum. Inde fra foreningens login i Conventus Tastevejledning - vælg: Administration > Booking > Delingsaftaler Delingsaftalerne kan ses under menupunktet Delingsaftaler Der skal vælges Type = Ekstern, herefter Vis og så vælge de enkelte ressourcer én efter én. Her kan man se foreningens tildelte tider, enten i tekstform..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 5af 19.. eller ved at klikke på ikonet i grøn cirkel.... her kan man også se evt andre foreninger, der har fået tildelt tid i samme ressource. Uden at være logget ind i Conventus På hjemmesiden.. www.conventus.dk/holbaek kan man se både de tildelte tider og de faktiske bookinger få de enkelte ressourcer.
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 6af 19 Ved at vælge fanebladet Booking (default), så kan der søges efter ressourcer her der indeholder teksten hal.... i eks vælges Jyderup Hallen > Stor hal > faneblad Delingsaftaler, hvor delingsaftalerne for denne ressource vises. På fanebladet Bookinger..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 7af 19.. vises evt bookinger vises et ugeskema med de faktiske bookinger. Her kan vælges en konkret dato / uge. Det er også her at jeres bookinger indenfor den tildelte tid vil blive vist. Booking Vælg menupunkt Booking og hvis første gang billedet anvendes.. Vælg ressourcer til visning i booking-billede.. så klik Indstillinger for at markere hvilke ressourcer der skal vises i billedet..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 8af 19.. og vælg den/de ressourcer der skal kunne bookes på (i eks Hal1). Ændre visningstidspunkter Det er også en god ide at ændre tidspunkter for visning til det man har brug for (i eks til 14-23). Klik Vis og vælg f.eks Uge lodret At kunne se delingsaftaler på booking-billede De tidspunkter din forening har adgang til at booke i, er markeret lysegråt og når man fører musen hen over det lysegrå, så skifte baggrunden på feltet farve og der kan startes en booking. Udenfor det lysegrå kan du ikke booke. Start booking Placer markøren over et felt i det lysegrå (i eks tirs 24/8 kl 20.00).... og klik..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 9af 19 Udfyld nu booking-formularen HUSK at markere Gentag, så åbnes for yderligere felter. Her skal udfyldes de nøjagtige oplysninger om den aktivitet der er planlagt. (I eks. Er der angivet et datointerval 24/8-24/10 2010 hver tirsdag kl 20-21 og relevant tekst). Feltet Gruppe kan vælges fra Adressebog hvis man har oprettet hold/gruppe der (denne funktionalitet skal anvendes hvis din forening bruger Conventus som medlems-og administrationssystem. Hvis ikke, så lad feltet være tomt). Advarsel ved overlappende bookinger Bemærk! Der kan i nogle tilfælde komme en dialogboks frem, med en liste af datoer, hvor bookingen overlapper eksisterende bookinger. Det vil typisk være indlagte lukketider. Der kan blot klikkes på knappen "OK", hvorefter der bookes på alle datoer undtagen de overlappende datoer. Visning af alle tidspunkter i en booking Menupunkt Booking for en dato hvor der er en booking vælg evt Uge Lodret for at vise ugeformatet. (I eks er det tirsdag 24/8, der er én af de bookede tider)..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 10af 19.. Her vises bookingen: Det lille t betyder at der er mere tekst, det lille s betyder at det er en del af en serie-booking (gentag). Klik på den ønskede booking.... og klik på Vis..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 11af 19 Her kan man se, redigere og slette i enkelte/markerede linier eller hele bookingen. Aktivitetsopgørelser Faser i en aktivitetsopgørelse Først registrerer foreningen sine ansøgninger som kladder. Kladderne kan redigeres indtil de er helt OK Ansøgninger sendes til det sted, hvor de ansøgte ressoucer ligger de ændrer status til Afsendt og kan ikke mere redigeres.. Hvor findes Aktivitetsopgørelse i Conventus Efter at foreningen en logget ind i Conventus, vælges menupunktet Administration.... der startes en ny side og her vælges menu-punktet Booking.... og derefter undemenu-punktet Aktivitetsopgørelse
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 12af 19.. hvorefter nedenstående billede vises.. Kladder forskellige måder at danne dem på Foreninger der anvender Conventus til medlemsadministration For foreninger, der anvender Conventus til medlemsadministration, KAN vælge Auto generering, hvorefter der automatisk genereres en kladdelinie for hvert HOLD, der er aktiv på det ønskede tidspunkt. Se punktet Autogenerering - kladder nedenfor. Foreninger hvor alle aktiviteter er lavet som BOOKINGER For foreninger, der har udspecificeret deres tildelte tid (delingsaftaler) i konkrete bookinger, KAN vælge Auto generering, hvorefter der automatisk genereres en kladdelinie for hvert serie- BOOKING, der er aktiv på det ønskede tidspunkt. Se punktet Autogenerering - kladder nedenfor. Opret en kladde manuelt Der kan helt enkelt oprettes en ny tom kladdelinie. Se punktet Ny kladde nedenfor. Auto generering - kladder Klik på knap Auto generering (se grøn oval)..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 13af 19.. her udfyldes Ugenummer og Årstal (blå ovaler) og der markeres hvilke ressource, der skal laves kladder for (grøn oval). Hvis der er mange ressourcer, så kan der søges på en enkelt ressource (orange oval). Klik på Udfør for at danne kladdelinier. (Rød oval) Hvis man har behov for at generere kladder for samme periode flere gange UDEN at samme linie genereres flere gange, så skal markeringen være sat. Se herefter punktet Visning af kladdelinier Ny kladde..klik på Ny (lilla oval)..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 14af 19.. der kommer oversigt over mulige ressourcer, marker den ressource, der ønskes kladde for (rød oval).. og klik på Næste..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 15af 19.. hvor felterne med grønne ovaler er udfyldte på forhånd, og hvor felterne med rød ovaler skal udfyldes. Klik på Gem for at gemme kladdelinien. Visning af kladdelinier Vælg menu-punktet Aktivitetsopgørelse.... og de oprettede kladdelinier vises. Klik på én linie for at få den vist detaljeret..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 16af 19 Rediger / Slet / Send kladdelinie Her kan der redigeres, slettes og sendes. Udfyldning af kladdelinier Klik på Udfyldelse i forrige billede.. Her kan antal og aldersfordeling udfyldes. Klik på Tilbage for at se oversigt igen. SEND aktivitetsopgørelser til hallens indbakke VENT med at sende til alle kladderne er registrerede.
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 17af 19 Når Aktivitetsopgørelserne er færdige så kan de sendes til hallens/kommunens indbakke for én ressource ad gangen ved at klikke på den lille højrepil (grøn oval). Der kommer så en lille advarsel om du er sikker hvis ja så OK. Generelt Ændring af adgangskode / profil Brugervejledning i Conventus: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=372 Klik på brugernavnet (lilla oval).. Kontrol / ændring af forenings- og kontakt-oplysninger Brugervejledning i Conventus: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=384 Administration > (ny side) Organisation > Generelt (se grøn oval)
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 18af 19 Kontroller Generelt og Kontaktperson (lilla indrammet) og rediger evt fejlagtige oplysninger. Opret ny bruger Brugervejledning i Conventus: http://www.conventus.dk/support/brugervejledning.php?id=368 Brugervejledninger generelt i Conventus Brugervejledninger kan generelt kaldes via nedenstående link.. http://www.conventus.dk/support/.. men kan også kaldes ved klik på.. Og support-siden kaldes med bl.a brugervejledning..
(infoforenbooking-aktivitetsopgørelse_vejledning-2) Side 19af 19 Her kan der søges i Brugervejledninger og Support kan kontaktes. I første omgang skal I anvende Forum.... hvor der kan oprettes en support-sag med de evt spørgsmål / problemer I har. Telefon-supporten er pt KUN for forenings-relaterede (foreninger, der i forvejen anvender Conventus som administrativ system) spørgsmål. ELLERS kontakt Holbæk Kommune, Kultur og Fritid se nedenfor. Kontaktoplysninger Kultur og Fritid Hans Henrik Nielsen, hhni@holb.dk, 7236 8093 og Gitte Dolmer, gdn@holb.dk, 7236 7456.