Spørgsmål og svar I forbindelse med light-udbud af aktiveringsforløb i henhold til Udbudslovens afsnit III Version 3, 20. oktober 2017
Spørgsmål og svar Egedal Kommune har modtaget spørgsmål til udbudsmaterialet i forbindelse light-udbud af aktiveringsforløb, 2017. Udgivelsesdato og versionsnummer Udgivet: Version 1 er udgivet 13. oktober 2017. Version 2 er udgivet 18. oktober 2017. Version 3 er udgivet 20. oktober 2017 Udgivelsesdatoen er den dato spørgsmål og svar -dokumentet er offentliggjort på Egedal Kommunes hjemmeside. Versionsnummeret henviser til, hvilken version af dokumentet, der er udgivet. Hvis Egedal Kommune modtager spørgsmål efter udgivelsen af en version, vil disse spørgsmål blive indarbejdet i dokumentet og dokumentet vil få et nyt versionsnummer. Dokumentets opbygning Dette dokument indeholder anonymiserede spørgsmål til udbudsmaterialet og Egedal Kommunes besvarelse herpå. Spørgsmål dateret den 6. oktober 2017 Spørgsmål 1 Hvad er udbyders forventede økonomiske forbrug / tidligere forbrug pr. delaftale og samlet set indenfor det udbudte område? Svar 1 Udbyder kan ikke oplyse om dette, idet sammensætningen af forløb har været anderledes tidligere. Samlet set har udbyder estimeret, at det årlige forbrug for alle 7 delaftaler vil være 2,75 mio. kr. Dette er dog et usikkert estimat og udbyder kan ikke garantere en bestemt omsætning. Spørgsmål 2 Vedr. referencer. Referencer, fra kommuner, der i sin borgersammensætning, størrelse og beliggenhed minder om Egedal Kommune vil vurderes særligt positivt. Kan udbyder uddybe, hvad der menes med borgersammensætning, størrelse og beliggenhed samt hvorledes samme parametre konkret vægter positivt i bedømmelsen? Svar 2 Udbyder mener med sammenlignelige kommuner, at referencekommunen skal minde om Egedal Kommune i f.eks. borgersammensætning, størrelse og beliggenhed. I forbindelse med dette kan udbyder tage udgangspunkt i jobindsats klyngekommuner. Udbyder kan ved sammenligningen af Egedal Kommune og referencekommunen ligge vægt på f.eks. procentandel på offentlig forsørgelse, borgerantal og geografisk beliggenhed. En helt konkret matematisk formel kan udbyder ikke oplyse, men Allerød vil f.eks. minde mere om Egedal Kommune end Lolland Kommune. Udbyder foretager en samlet faglig vurdering. Spørgsmål 3 Bilag 2. Skal blanketten underskrives af ansøgers revisor eller kan den underskrives af en tegningsberettiget fra ansøger? Spørgsmål og svar, version 3: light-udbud af aktiveringsforløb, 2017. Side 2 af 9
Svar 3 Bilag 2 kan godt underskrives af den juridiske enheds regnskabsansvarlige. I så tilfælde, skal felterne Revisors firmanavn og Revisors CVR-nr. ikke udfyldes. Spørgsmål 4 Bilag 3, delaftale 1. Formidlingskriterium. Ansøger skal besvare, hvor lang tid det i gennemsnit tager at formidle et fleksjob samt angive et antal uger efter formidling. Kan udbyder uddybe, hvad der forstås med formidling af et fleksjob? Er der tale om at fleksjobberen ansættes, skal der etableres en jobsamtale med en arbejdsgiver eller skal en fleksjobåbning blot videreformidles til borgeren? Svar 4 Der skal være tale om fleksjobansættelse. Spørgsmål 5 Bilag 3, delaftale 2. Formidlingskriterium. Ansøger skal angive, hvor stor en andel, der er Svar 5 Spørgsmål 6 Bilag 3, delaftale 3. Formidlingskriterium. Ansøger skal angive, hvor stor en andel, der er Svar 6 Spørgsmål 7 Bilag 3, delaftale 4. Formidlingskriterium. Ansøger skal angive, hvor stor en andel, der er Svar 7 Spørgsmål 8 Bilag 3, delaftale 5. Formidlingskriterium. Ansøger skal angive, hvor stor en andel, der er Svar 8 Spørgsmål 9 Bilag 3, delaftale 6. Formidlingskriterium. Ansøger skal angive, hvor stor en andel, der er Svar 9 Spørgsmål og svar, version 3: light-udbud af aktiveringsforløb, 2017. Side 3 af 9
Spørgsmål 10 Bilag 3, delaftale 7. Formidlingskriterium. Ansøger skal angive, hvor stor en andel, der er Svar 10 Spørgsmål dateret den 12. oktober 2017 Spørgsmål 11 Vedr. antal borgere pr. leverandør: Det fremgår at kravspecifikationen, at Egedal kommune ikke er forpligtet til at visitere et bestemt antal borgere til de udbudte forløb, og at det ikke på forhånd kan fastlægges, hvor mange borgere, der skal igennem et forløb, eller hvor stort behovet vil være for de enkelte forløb. Taget i betragtning af at Egedal kommune har til hensigt at indgå aftale med op til 21 (op til tre per delaftale) leverandører, er der stor usikkerhed forbundet med rammeaftalen for leverandøren, ligesom det i tilbudsfasen vil blive svært at fastsætte en pris. Kan Egedal kommune på anden vis angive, hvor stort behovet forventes at være for den enkelte delaftale, og hvordan det forventes at borgere fordeles blandt leverandørerne på delaftalen? Svar 11 Der henvises til svar 1. Spørgsmål 12 Vedr. bilag 2: Bestemmer tilbudsgiver selv, om det er virksomhedens regnskabsansvarlige eller ekstern revisor, der underskriver bilag 2? Svar 12 Der henvises til svar 3. Spørgsmål 13 Vedr. Nærhedskriterium i bilag 3: Der ønskes en beskrivelse af hvilke 10 virksomheder, leverandøren hyppigst har formidlet arbejdskraft til inden for de seneste 6 mdr. Tilbudsgiver benytter sig ikke af faste aftaler med udvalgte virksomheder, og formidler således sjældent arbejdskraft flere gange til samme virksomhed i løbet af en periode på seks mdr. Hvordan ønskes spørgsmålet besvaret i dette tilfælde? Svar 13 Det må være op til tilbudsgiver. Spørgsmål 14 Vedr. formidlingskriterium i bilag 3 for delaftale 2-7: Leverandøren bedes angive, hvor stor en andel, der er kommet i beskæftigelse 13 uger efter endt forløb. Er der her tale om forventede effekter? Det kan være vanskeligt at angive dokumenterede effekter på alle målgrupper, såfremt man som tilbudsgiver ikke tidligere har haft alle de nævnte målgrupper på den pågældende forløbstype. Svar 14 Udbyder foretrækker leverandører, der har erfaring med målgruppen. Der er ikke tale om forventede effekter, men faktiske. Hvis en tilbudsgiver ikke har arbejdet med målgruppen, har tilbudsgiveren ikke nogen dokumenteret effekt. Spørgsmål og svar, version 3: light-udbud af aktiveringsforløb, 2017. Side 4 af 9
Spørgsmål 15 Vedr. delaftale 4: Hvor lang tids ledighed forventes målgruppen for delaftalen at have bag sig? Svar 15 Udbyder kan ikke sige noget konkret herom. Det er borgere med varierende længde ledighed bag sig, som udbyder ikke på forhånd kan kende. Spørgsmål 16 Vedr. delaftale 5: Hvor lang tids ledighed forventes målgruppen for delaftalen at have bag sig? Svar 16 Se svar 15. Spørgsmål 17 Vedr. delaftale 5: Jobcoaching. Er det forventningen eller målet med delaftalen, at tilbuddet skal omfatte tilbud om personlig jobformidler til forsikrede ledige med mere end 16 mdrs. ledighed bag sig? Jf. LAB 16a stk. 3. Svar 17 Det er ikke en forventning eller et mål at samtlige tilbudsgivere skal kunne levere forløb i henhold til LAB 16a, stk. 3. Udbyder forventer dog at mindst 1 tilbudsgiver vil kunne levere forløb i henhold til LAB 16a, stk. 3. Spørgsmål 18 Vedr. delaftale 6: Ønskes der ikke en option på virksomhedspraktik og løntilskud med separat pris på delaftalen for langtidsledige? Svar 18 Udbyder stiller det ikke som krav, at tilbudsgivere skal kunne tilbyde virksomhedspraktik under delaftale 6. Tilbudsgiver kan dog vælge at lade virksomhedspraktik være en del af deres tilbudte forløb. Spørgsmål 19 Vedr. delaftale 6: Hvad er tilbudsgivers definition på langtidsledig? Hvor lang tids anciennitet i jobcentret eller på pågældende ydelse forventes målgruppen som minimum at have på denne delaftale? Og betyder delaftalen, at der ikke vil blive visiteret langtidsledige til øvrige tilbud fx under delaftale 4 eller 5? Svar 19 Som udgangspunkt definerer udbyder Langtidsledig som borgere, der har været ledige i minimum 80 % af tiden inden for de seneste 52 uger. Udbyder forbeholder sig retten til at vælge hvilket forløb, der egner sig bedst til hver enkelt borger. Spørgsmål 20 I prækvalifikationsmaterialets bilag 3 er der flere steder et krav om, at tekst max. kan være på 1200 anslag. Mener I 1200 tegn med mellemrum eller 1200 tegn uden mellemrum? Svar 20 De 1200 anslag inkluderer mellemrum. Spørgsmål og svar, version 3: light-udbud af aktiveringsforløb, 2017. Side 5 af 9
Spørgsmål dateret den 16. oktober 2017 Spørgsmål 21 Delaftale 1: Fleksjobformidling bilag 3 side 4 I bilaget står der: Hvor lang tid tager det i gennemsnit at formidle et fleksjob: uger efter formidling. Menes der her antal uger efter henvisning af borgeren (og ikke uger efter formidling)? Svar 21 Udbyder mener efter henvisning, dvs.:»hvor lang tid tager det i gennemsnit at formidle et fleksjob: uger efter henvisning.«spørgsmål 22 Delaftale 7: Udvikling af sygemeldte/aktivitetsparate bilag 3 side 4 Overskriften nævner aktivitetsparate, mens målgrupperne opgøres til dagpengemodtagere, sygedagpengemodtagere og fleksjobbere. Betyder det, at målgruppen ikke indeholder aktivitetsparate? Svar 22 Nej, men aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere er ikke den primære målgruppe. Spørgsmål 23 I forlængelse af jeres svar på potentielle tilbudsgiveres spørgsmål afgivet i fredags, har vi et præciserene spørgsmål til svar 1, hvor i skriver Samlet set har udbyder estimeret, at det årlige forbrug for alle 7 delaftaler vil være 2,75 mio. kr. Dette er dog et usikkert estimat og udbyder kan ikke garantere en bestemt omsætning. Skal svaret forstås således, at udbyder estimerer et forbrug på samlet set 2,75 mio. kr. per. delaftale? Svar 23 Nej, estimatet er for alle 7 delaftaler tilsammen. Udbyder har estimeret det samlede årlige forbrug for alle 7 delaftaler til at være 2,75 mio. kr. Spørgsmål dateret den 17. oktober 2017 Spørgsmål 24 I Bilag 2 ønskes den samlet omsætning for de seneste tre regnskabsår. Må tilbudsgiver her angive bruttofortjeneste i stedet for nettoomsætning, da vi som tilbudsgiver ikke oplyser nettoomsætning af konkurrencemæssige hensyn. Svar 24 Nej, tilbudsgivere skal oplyse nettoomsætningen i bilag 2. Det bør bemærkes, at oplysningerne ikke bliver offentlige efter afgivelsen af en ansøgning om prækvalifikation. Herudover henvises der til udbudsbetingelserne afsnit 2, underafsnit Ejendomsret, hvoraf det fremgår, at:»udbyder behandler alle ansøgninger om prækvalifikation og tilbud fortroligt og Spørgsmål og svar, version 3: light-udbud af aktiveringsforløb, 2017. Side 6 af 9
iagttager almindelige konkurrenceretlige bestemmelser. Leverandører skal dog være opmærksomme på, at udbyder er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt og forvaltningsloven. Opmærksomheden henledes endvidere på, at Klagenævnet for Udbud vil være klageinstans for afgørelser om aktindsigt i udbudssager. Såfremt udbyder modtager en begæring om aktindsigt, vil den enkelte leverandør skulle fremsende skriftlig argumentation for eventuelle oplysninger i ansøgningen og/eller tilbuddet, der efter leverandørens opfattelse skal undtages aktindsigt. Såfremt udbyder ikke modtager en sådan argumentation, vil ansøgningen og/eller tilbuddet i sin helhed blive udleveret. Det skal understreges, at argumentationen i sig selv ikke medfører undtagelse af oplysningerne. Således vil udbyder vurdere de konkrete begrundelser og herefter træffe afgørelse.«spørgsmål 25 Det nævnes at der skal være option på virksomhedspraktik/løntilskud med en separat prisangivelse på delaftale 2, 4, 5 og 7. Hvad vil denne option indebære? 1) Er det en yderligere forlængelse, hvor vi skal følge op på praktikforløb/løntilskud, når der er fundet en praktik/løntilskud i det bestilte forløb? 2) Er optionen med henblik på at finde praktik/løntilskud efter endt forløb samt opfølgning herpå? Hvis mulighed 1, påtænker I da at afbryde forløbet, når der er fundet praktik/løntilskud og anvende optionen om virksomhedspraktik/løntilskud i stedet? Svar 25 Optionen er med henblik på at finde praktik/løntilskud efter endt forløb samt opfølgning herpå, men hvis det giver mening, og praktik/lønstilskud kan etableres inden forløbet er gennemført, skal tilbudsgiver iværksætte dette. Spørgsmål 26 Der står i udbudsmaterialet at spørgefristen er tirsdag den 19. oktober. Menes der torsdag den 19. oktober? Svar 26 Ja, der menes torsdag den 19. oktober. Spørgsmål 27 Der står under delaftale 7 at aftalen drejer sig om sygemeldte/aktivitetsparate borgere, men under afsnittet formidlingskriterium, fremgår målgruppen af aktivitetsparate ikke. Hvad er årsagen til dette? Svar 27 Der henvises til svar 22. Spørgsmål 28 I bilagene Formidlingskriterium i de fleste bilag 3, spørges der: Hvor stor en andel er kommet i beskæftigelse/virksomhedsrettet indsats 13 uger efter endt forløb. Da vi som leverandør ofte ikke har viden om borgernes aktuelle situation 13 uger efter endt forløb og heller ikke har mulighed for at få informationen af Jobcenteret, kunne spørgsmålet så omformuleres til: Spørgsmål og svar, version 3: light-udbud af aktiveringsforløb, 2017. Side 7 af 9
Hvor stor en andel er kommet i beskæftigelse i forlængelse af endt forløb og/eller, afhængig af målgruppen: Hvor stor andel er blevet raskmeldt efter endt forløb? Svar 28 Nej, udbyder fastholder formuleringen. Spørgsmål 29 I bilag 3 vedr. delaftale mentorforløb fremgår det af siden med Formidlingskriterium, at Egedal anser målgrupperne af forsikrede ledige, sygedagpengemodtagere og ledighedsydelsesmodtagere, som de målgrupper der sandsynligvis vil være brug for mentorydelser til. Kan det være en fejl, at de aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere ikke er med her, da det almindeligvis er den målgruppe der oftest bliver omfattet af mentor? Svar 29 Udbyder skal på baggrund af spørgsmål 29, præcisere udbudsmaterialet: Jobcenteret har ansatte mentorer internt, specielt i forhold til kontanthjælps-, uddannelseshjælps- og integrationsydelsesmodtagere. Derudover har Jobcenteret en intern aftale omkring varetagelse af udskrivningsmentor. Som følge heraf er disse 3 målgrupper og udskrivningsmentor, som udgangspunkt, ikke omfattet af delaftale 3. Spørgsmål dateret den 19. oktober 2017 Spørgsmål 30 Bilag 3, LAB kap. 9b, såvel som bilag 3, Udvikling af sygemeldte/ aktivitetsparate, referenceliste, afsnit 2: "referencer på udførelsen af lignende aktiveringsforløb inden for de sidste 3 år". Ønskes der referencer på konkrete borgerforløb, eller mere kommunale referencer på målgrupper vi arbejder med? Svar 30 Der ønskes kommunale referencer på de målgrupper I arbejder med. Spørgsmål 31 Bilag 3, formidlingskriterium: Er det korrekt forstået, at der kan angives % med eller uden grundlag i stk.2 (LAB, kap. 9) - da I i overskriften meddeler: "Mentor efter LAB kap. 9b herunder gerne udskrivningsmentor"! Svar 31 Udbyder forstår ikke spørgsmålet. Spørgsmål 32 Vedr. rammeaftalen 19 på s. 30: For til fulde at forstå omfanget af bestemmelsen vil ordregiver lave en specificering af, hvad Jobcentret vederlagsfrit kan kræve af leverandøren? F.eks. ved en uddybende forklaring eller et eksempel på en situation, hvor leverandøren vederlagsfrit skal stille ressourcer til rådighed. Svar 32 Udbyder antager, at der hentydes til følgende afsnit i 19:»I det omfang materialet ikke kan overdrages Jobcentret eller tredjemand inden rammeaftaleophør, og dette skyldes leverandørens forhold, kan Jobcentret vederlagsfrit kræve, at leverandøren i en overgangsperiode efter rammeaftaleophør stiller ressourcer til rådighed for løsningen af opgaven, indtil opgaven med rimelighed kan overdrages til Jobcentret eller tredjemand.«spørgsmål og svar, version 3: light-udbud af aktiveringsforløb, 2017. Side 8 af 9
Udbyder kan ikke specificere det meget mere end hvad følger af bestemmelsen. Bestemmelsen tager sigte på den situation, hvor materiale, der ligger hos leverandøren, pga. forhold hos leverandøren, ikke overdrages til Jobcenteret eller tredjemand. I et sådant tilfælde skal leverandøren vederlagsfrit hjælpe i en overgangsperiode indtil materialet, og dermed opgaven, med rimelighed kan overdrages til Jobcenteret eller tredjemand. Omfanget er svært at definere på forhånd det kommer an på hvor mange borgere, leverandøren har haft og har igennem et forløb og hvilket materiale, der ikke overdrages. Udbyder kan dog oplyse, at bestemmelsen endnu ikke har været anvendt i tidligere kontrakter med leverandører. Spørgsmål 33 Vedr. Nærhedskriterium: I spørger om hvilket lokalkendskab har leverandøren, menes der kun indenfor Egedal Kommune eller er det inkl. omegnskommuner? Svar 33 Leverandørens lokalkendskab må ligeledes gerne dække over omegnskommuner. Spørgsmål 34 Vedr. Nærhedskriterium: I skrive under udbudsbetingelser på side 6 af 32, max. 1200 anslag, under de enkelte delaftaler nævner i 2400 anslag? Svar 34 Udbyder skal beklage fejlen. Der burde have stået 2400 anslag i udbudsbetingelserne på side 6, ligesom der gør i bilagene. Tilbudsgivere må bruge 2400 anslag til at beskrive opfyldelsen af nærhedskriteriet, som anført i bilagene. Spørgsmål og svar, version 3: light-udbud af aktiveringsforløb, 2017. Side 9 af 9