Udbudsmateriale. Light-udbud af aktiveringsforløb

Transkript

1 Udbudsmateriale Light-udbud af aktiveringsforløb i henhold til Udbudslovens afsnit III Oktober 2017

2 Forord Egedal Kommune udbyder hermed 7 typer aktiveringsforløb efter Udbudslovens afsnit III. Da udbuddet gennemføres som et light-udbud er de processuelle regler mere lempelige end efter et almindeligt EU-udbud. For nærmere vedrørende udbudsprocessen, henvises der til kapitel 1. De vindende leverandører, vil være dem, der har afgivet tilbuddene med det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Det samlede udbudsmateriale, dvs. kapitel 1-3 med bilag 1-6, består af: Kapitel 1: Udbudsbetingelser. Kapitel 2: Kravspecifikation. Kapitel 3: Udkast til de rammeaftaler, der forventes indgået. Kapitel 1 indeholder en beskrivelse af den udbudsprocedure, som udbyder har valgt. I udbudsbetingelserne beskrives bl.a. mindstekrav og kriterierne for udvælgelse af ansøgere i prækvalifikationsfasen, hvordan rammeaftalerne tildeles de vindende leverandører, frister, formkrav mv. Kapitel 2 indeholder afklarende information, herunder information omkring implementeringsperioden mv. Kapitel 3 indeholder udkast til den rammeaftale, som forventes indgået. Kapitel 3 skal dermed medvirke til at oplyse leverandører om, hvordan det fremtidige aftaleforhold mellem kommunen og leverandøren vil blive reguleret. Bilag Bilag 1-3: Oplysninger til brug for prækvalifikation. Bilag 3 er forskelligt alt efter hvilken delaftale, leverandøren anmoder om prækvalifikation til. Dvs. der er 7 forskellige bilag 3 ét til hver delaftale. Bilag 4: Ufravigelige krav Skal underskrives ved anmodning om prækvalifikation. Bilag 5: Tilbudsskema Tilbudsskemaet skal først udfyldes ved tilbudsafgivelsen, og dermed ikke ved anmodning om prækvalifikation. Bilag 6: Databehandleraftale Databehandleraftalen skal først underskrives ved aftaleindgåelse. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 2 af 32

3 Indholdsfortegnelse Forord... 2 Kapitel 1 Udbudsbetingelser Indledning Generelt Offentliggørelse, kontakt mv Udbudsproces Spørgsmål til udbudsmaterialet Prækvalifikation Mindstekrav og udvælgelseskriterier Personlige forhold Økonomisk og finansiel kapacitet Teknisk og faglig kapacitet Vurderingen af ansøgere Ansøgning om prækvalifikation Efter prækvalifikationsrunden den videre konkurrence Tildeling af rammeaftaler Tildelingskriterier Evalueringsmetode Evaluering af underkriteriet pris (40 %) Evaluering af underkriteriet kvalitet (60 %) Tilbudsfrist Opsummering Forventet tidsplan Kapitel 2 Kravspecifikation Afklarende information Målgruppe Antal visiterede borgere Indhold af forløb Varighed og timetal af forløb Ufravigelige krav Implementeringsperioden Kapitel 3 - Udkast til rammeaftale Kontraktbilag - Erklæring om hensyntagen til arbejdsforhold Light-udbud af aktiveringsforløb Side 3 af 32

4 Kapitel 1 Udbudsbetingelser 1. Indledning Egedal Kommune udbyder hermed aktiveringsforløb efter Udbudslovens afsnit III. Udbyder har valgt at udbyde 7 aktiveringsforløb som ét samlet udbud, hvor de forskellige aktiveringsforløb udbydes som delaftaler. For at mindske transaktionsomkostningerne mest muligt, har udbyder valgt at lave en indledende screening af leverandørerne, dvs. en prækvalifikationsrunde. Dette betyder, at alle interesserede leverandører kan ansøge om at blive prækvalificeret til en eller flere delaftaler. På baggrund af leverandørens ansøgning vil udbyder vælge op til 6 forskellige leverandører pr. delaftale, der går videre i konkurrencen, jf. også afsnit 5 om udvælgelse af ansøgere. Det skal bemærkes, at leverandører kan afgive et tilbud på en delaftale, som ikke omfatter samtlige målgrupper i LAB 2. Kommunen forventer at indgå aftale med op til 3 leverandører pr. delaftale. Dvs. alt efter hvilken delaftale, der er tale om, vil der blive indgået enslydende rammeaftaler med op til 3 forskellige leverandører pr. delaftale. De leverandører, der får tilbudt en rammeaftale, er de leverandører, der har afgivet tilbuddene med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. også afsnit 7 om tildeling af rammeaftaler. De 7 delaftaler er inddelt i følgende forløbstyper: Delaftale 1: Fleksjobformidling Delaftale 2: Motivationsforløb hvor der arbejdes med arbejdsidentitet Forløbet skal indeholde en mulighed for option på virksomhedspraktik/løntilskud med en separat prisangivelse. Delaftale 3: Mentor efter LAB kap. 9b herunder gerne udskrivningsmentor Delaftale 4: 4 ugers jobforløb Forløbet skal indeholde en mulighed for option på virksomhedspraktik/løntilskud med en separat prisangivelse. Delaftale 5: Jobcoaching, hvor der eventuelt også kan ydes vejledning om andre muligheder efter behov f.eks. brancheskift eller uddannelse Forløbet skal indeholde en mulighed for option på virksomhedspraktik/løntilskud med en separat prisangivelse. Delaftale 6: Forløb for langtidsledige Delaftale 7: Udvikling af sygemeldte/aktivitetsparate Forløbet skal indeholde en mulighed for option på virksomhedspraktik/løntilskud med en separat prisangivelse. 2. Generelt Honorar Leverandørerne bærer alle omkostninger ved at deltage i konkurrencen, herunder eventuelle Light-udbud af aktiveringsforløb Side 4 af 32

5 udgifter afholdt i prækvalifikationsrunden og ved afgivelsen af tilbuddet. Udbyder kan på ingen måde gøres ansvarlig for disse omkostninger uanset udfaldet af udbuddet. Ejendomsret Modtagne ansøgninger og tilbud returneres ikke. Udbyder har brugsret til ansøgninger og tilbud, herunder tilhørende materiale, bilag m.m. Udbyder behandler alle ansøgninger om prækvalifikation og tilbud fortroligt og iagttager almindelige konkurrenceretlige bestemmelser. Leverandører skal dog være opmærksomme på, at udbyder er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt og forvaltningsloven. Opmærksomheden henledes endvidere på, at Klagenævnet for Udbud vil være klageinstans for afgørelser om aktindsigt i udbudssager. Såfremt udbyder modtager en begæring om aktindsigt, vil den enkelte leverandør skulle fremsende skriftlig argumentation for eventuelle oplysninger i ansøgningen og/eller tilbuddet, der efter leverandørens opfattelse skal undtages aktindsigt. Såfremt udbyder ikke modtager en sådan argumentation, vil ansøgningen og/eller tilbuddet i sin helhed blive udleveret. Det skal understreges, at argumentationen i sig selv ikke medfører undtagelse af oplysningerne. Således vil udbyder vurdere de konkrete begrundelser og herefter træffe afgørelse. Vedståelse Tilbud er bindende for leverandører i 120 kalenderdage regnet fra tilbudsfristen, og kan antages af udbyder ved afsendelse af skriftligt accept inden vedståelsesfristens udløb. Forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet med specifikation af forbeholdet og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet har økonomisk betydning for tilbuddet. Der kan ikke tages forbehold overfor rammeaftalens bestemmelser, jf. kapitel 3. I givet fald kan tilbuddet blive afvist. Alternative tilbud Alternative bud tages ikke i betragtning. Annullation Udbyder kan annullere udbuddet frem til underskrivelsen af rammeaftalerne. En saglig grund til annullation kan være manglende bevillingsmæssig dækning til realisering af de indkomne bud. Aftalegrundlag Som en del af udbudsmaterialet forefindes den rammeaftale, der vil blive indgået mellem udbyder og de valgte leverandører. Der vil ikke være mulighed for forhandling af rammeaftalens betingelser og vilkår i øvrigt. Rammeaftalen er en integreret del af det samlede udbudsmateriale, hvorfor leverandører skal tage højde for rammeaftalens eventuelle kommercielle konsekvenser ved beregningen af sit tilbud. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 5 af 32

6 Sprog Ansøgning, tilbud og al kommunikation i såvel prækvalifikations-, tilbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Åbning af indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 3. Offentliggørelse, kontakt mv. Udbuddet annonceres på kommunens hjemmeside ( og via Mercell. Udbudsmaterialet rekvireres digitalt på Har du brug for nogen form for hjælp, spørgsmål eller brug for at komme i kontakt med afdelingen i Egedal Kommune, der håndterer udbuddet kan du skrive til udbud@egekom.dk. Ansøgning om prækvalifikation og den efterfølgende tilbudsgivning foretages via . Alle ansøgninger om prækvalifikation og senere tilbud skal sendes til tilbud@egekom.dk 3. Udbudsproces Udbuddet gennemføres som light-udbud i henhold til Udbudslovens afsnit III. Prækvalifikation udvælgelse af op til 6 leverandører pr. delaftale, der bliver inviteret til et individuelt dialogmøde Der er valgt en udbudsproces, hvor der gennemføres ét udbud med flere delaftaler. Der laves en indledende screening af leverandørerne, dvs. en prækvalifikationsfase. Dette vil medføre, at der til hver enkelt delaftale vil blive inviteret op til 6 leverandører ind til individuelle dialogmøder. Udbyder har fastsat mindstekrav til leverandøren, jf. afsnit 5.1, og fastlagt en række ufravigelige krav til leverandøren, jf. bilag 4. Leverandører, der opfylder de fastsatte mindstekrav og de ufravigelige krav, vil blive evalueret ud fra en konkret samlet faglig vurdering. Ved vurderingen af, hvorvidt en ansøger skal blive prækvalificeret vil udbyder især lægge vægt på følgende kriterier: Et nærhedskriterium. Dvs. hvilket lokalkendskab har leverandøren, herunder lægges der især vægt på hvilket virksomhedsnetværk leverandøren har. Dette besvares via en tekst på max 1200 anslag og en oversigt over hvilke virksomheder, max 10, leverandøren hyppigst har formidlet arbejdskraft til indenfor de senest 6 måneder. Et formidlingskriterium. Formidlingskriteriet er forskelligt alt efter hvilken målgruppe, der er tale om. Der henvises til bilag 3, for nærmere om formidlingskriteriet for de enkelte målgrupper. Referencer. Dvs. hvilke lignende opgaver, leverandøren har udført indenfor de sidste 3 år. Her vil det vægtes særlig positivt, hvis leverandøren fremsender skriftlige anbefalinger fra andre kommuner, især hvis referencerne er fra sammenlignelige kommuner her tænkes både geografisk, rammevilkår og arbejdsmarked. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 6 af 32

7 Referencer vedlagt må fylde max 1200 anslag. Alle de leverandører, der ikke bliver inviteret til et dialogmøde på den eller de delaftaler, de har ansøgt om prækvalifikation til, vil få en underretning om at de ikke er gået videre. Den videre proces for de leverandører, der bliver prækvalificeret og dermed inviteret til et individuelt dialogmøde De prækvalificerede leverandører, vil blive inviteret til et individuelt dialogmøde. Forinden dialogmødet vil leverandørerne modtage én case pr. delaftale, de er blevet prækvalificeret til. Selvom en leverandør er prækvalificeret på flere delaftaler, vil der kun afholdes ét dialogmøde. Hvis leverandøren er i spil til flere delaftaler, vil der altså blive diskuteret flere cases på samme møde. Leverandørerne skal ikke fremsende det tilbudte forløb / deres løsningsbeskrivelse inden mødet. Til mødet skal de fremlægge det tilbudte forløb, hvorefter deres løsning vil blive diskuteret mundtligt. Leverandørerne skal på baggrund af dialogmødet fremsende det tilbudte forløb / deres endelige løsningsbeskrivelse pr. case/delaftale. Casebesvarelsen må max fylde 2400 anslag. Valg af op til 3 leverandører pr. delaftale Den endelige løsningsbeskrivelse vil blive evalueret og de leverandører, der afgiver de bedste tilbud, vil blive kommunens fremtidige leverandører for de pågældende delaftaler. Der henvises til afsnit 7 for nærmere vedrørende tildeling af rammeaftaler. 4. Spørgsmål til udbudsmaterialet Interesserede leverandører opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål hertil. Alle spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet, der fremsendes senest tirsdag den 19. oktober 2017, kl , vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via Egedal Kommunes hjemmeside. Det er vigtigt at leverandører løbende følger med i spørgsmål og svar med eventuelle berigtigelser. 5. Prækvalifikation Interesserede leverandører skal ansøge om prækvalifikation. Ved ansøgning afgivet af en sammenslutning af leverandører (konsortium) vedlægges oplysningerne for hver deltager i konsortiet. Såfremt en ansøger i relation til vurderingen af personlig, økonomisk, finansiel, teknisk og faglig kapacitet ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af aftalen, f.eks. ved at fremlægge erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i aftaleperioden. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 7 af 32

8 Der kan søges om prækvalifikation til en eller flere af delaftalerne. Kommunen vil på baggrund ansøgers udfyldelse af bilag 1-4 foretage en bedømmelse af hver enkelt ansøger, for at vurdere, hvilke ansøgere, der skal videre i konkurrencen. Ansøger er ansvarlig for, at bilagene er udfyldt korrekt. Ukorrekt eller mangelfuld udfyldelse vil kunne medføre, at ansøgningen om prækvalifikation afvises som ukonditionsmæssig. Udbyder forbeholder sig ret til at indhente alle relevante oplysninger efter fristen. Dette gælder også oplysninger som burde/skulle være medsendt. Manglende dokumentation fører derfor ikke automatisk til afvisning af leverandørens ansøgning. Udbyder forbeholder sig dog ret til at afvise ansøgninger om prækvalifikation, såfremt ansøgningen ikke indeholder de ønskede oplysninger som beskrevet nedenfor i afsnit Mindstekrav og udvælgelseskriterier For at udbyder kan foretage vurderingen af de indkomne ansøgninger om prækvalifikation, skal leverandøren anvende bilag 1-4. De nærmere krav til de enkelte bilag følger nedenfor i afsnit Bilagene omhandler: Bilag 1: Personlige forhold Bilag 2: Økonomisk og finansiel kapacitet Bilag 3: Teknisk og faglig kapacitet Det skal hertil bemærkes, at bilag 3 skal udfyldes for hver enkelt delaftale, der ansøges om at blive prækvalificeret til Personlige forhold Ansøgningen bedes indeholde følgende oplysninger om leverandørens personlige forhold: Underskrevet tro- og loveerklæring om udelukkelsesgrunde og om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. bilag 1. Mindstekrav: Leverandøren må ikke have ubetalt forfalden gæld til det offentlige på mere end kr., med mindre der er indgået aftale om afvikling og der vedlægges dokumentation for overholdt afdragsordning. Leverandøren må ikke opfylde én eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde anført i Udbudslovens Økonomisk og finansiel kapacitet Ansøgningen bedes indeholde følgende oplysninger om leverandørens økonomiske og finansielle kapacitet: Nøgletal, jf. bilag 2. Kopi af igangværende erhvervsansvarsforsikring. Mindstekrav: Leverandørens senest godkendte årsregnskab skal være påtegnet af ekstern revision. Den eksterne revisionspåtegning må ikke indeholde forbehold for leverandørens fortsatte drift eller påpege forhold, der strider mod dansk lovgivning. Leverandøren skal have en forsikring, der dækker med minimum 2 mio. kr. pr. skadesbegivenhed. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 8 af 32

9 Teknisk og faglig kapacitet Leverandøren skal være i besiddelse af de fornødne faglige forudsætninger og have erfaring med lignende opgaver. Ansøgningen bedes indeholde følgende oplysninger vedrørende leverandørens tekniske og faglige kapacitet. Bemærk, at bilag 3 skal udarbejdes pr. delaftale, der ansøges om at blive prækvalificeret til: Generel præsentation af leverandørens virksomhed, jf. bilag 3. Dvs. en kort præsentation af leverandøren, herunder navn, adresse, cvr/se nr., kontaktperson ifbm. udbudsforretningen, hjemmeside, ejerforhold, organisation, antal ansatte samt en mere generel beskrivelse af virksomheden og dens kerneydelser. Max 1200 anslag. Leverandørens beskrivelse af opfyldelsen af et nærhedskriterium, jf. bilag 3. Dvs. hvilket lokalkendskab har leverandøren, herunder lægges der især vægt på hvilket virksomhedsnetværk ansøgeren har. Dette besvares via en tekst på max 2400 anslag og en oversigt over hvilke virksomheder, max 10, leverandøren hyppigst har formidlet arbejdskraft til indenfor de senest 6 måneder. Leverandørens opfyldelse af et formidlingskriterium, jf. bilag 3. Formidlingskriteriet er forskelligt alt efter hvilken målgruppe, der er tale om. Der henvises til bilag 3, for nærmere om formidlingskriteriet for de enkelte målgrupper. Referenceliste med angivelse af de betydeligste referencer af lignende opgaver udført indenfor de seneste 3 år, jf. bilag 3. Udbyder forbeholder sig retten til at kontakte referencer. Leverandøren skal anføre minimum 2 og kan anføre op til 5 referencer for udførslen af lignende aktiveringsforløb indenfor de sidste 3 år, som den delaftale, der ansøges om prækvalifikation til. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. Referencer fra kommuner, der i sin borgersammensætning, størrelse og beliggenhed minder om Egedal Kommune vil vurderes særligt positivt. Leverandøren kan medsende skriftlige anbefalinger fra andre kommuner (max 1200 anslag pr. anbefaling). Skriftlige anbefalinger fra kommuner, der i sin borgersammensætning, størrelse og beliggenhed minder om Egedal Kommune vil blive vægtet særlig tungt i vurderingen af hvorvidt ansøger vil blive prækvalificeret. Udfyldt spørgeskema vedr. ufravigelige krav til leverandør, jf. bilag 4. Leverandøren skal ved anmodningen om prækvalifikation, afgive en tro- og erklæring om at leverandøren opfylder de ufravigelige krav. Mindstekrav: Leverandøren skal have anført minimum 2 referencer for udførslen af aktiveringsforløb lignende den delaftale, som leverandøren søger om prækvalifikation til. Leverandøren skal opfylde alle de ufravigelige krav, jf. bilag Vurderingen af ansøgere Alle leverandøre, der har ansøgt om prækvalifikation og som opfylder mindstekravene, vil blive vurderet i forhold til den enkelte delaftale. Dermed vil en leverandør, der har ansøgt om prækvalifikation til flere delaftaler, blive vurderet selvstændigt i forhold til hver enkelt delaftale. En leverandør kan altså blive vurderet blandt de bedste på nogle delaftaler og ikke andre. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 9 af 32

10 Dette betyder også, at leverandørerne skal redegøre for deres tekniske kapacitet for hver enkelt delaftale, der ansøges om prækvalifikation til, jf. bilag 3. Det er de leverandører, der vurderes bedst i forhold til den enkelte delaftale, der vil gå videre i konkurrencen. Prækvalifikationen af leverandører, vil ske ud fra en konkret samlet faglig vurdering af leverandøren. Der vil dog blive lagt særlig vægt på referencer og eventuelle skriftlige anbefalinger, især hvis disse er fra kommuner, der i sin borgersammensætning, størrelse og beliggenhed minder om Egedal Kommune. Leverandøren er ansvarlig for, at bilag 1-4 er udfyldt korrekt. Ukorrekt eller mangelfuld udfyldelse vil kunne medføre, at ansøgningen om prækvalifikation afvises som ukonditionsmæssig. Udbyder forbeholder sig ret til at indhente alle relevante oplysninger efter ansøgningsfristen. Dette gælder også oplysninger som burde/skulle være medsendt. Manglende dokumentation fører derfor ikke automatisk til afvisning af leverandørens ansøgning. Udbyder forbeholder sig dog ret til at afvise ansøgninger om prækvalifikation, såfremt ansøgningen ikke indeholder de ønskede oplysninger som beskrevet i afsnit Ansøgning om prækvalifikation Ansøgning om prækvalifikation kan kun afsendes via til tilbud@egekom.dk, og skal være modtaget senest: 25. oktober 2017, kl en skal være modtaget af Egedal Kommune inden dette tidspunkt. Ansøgning modtaget efter dette tidspunkt, og ansøgning modtaget på andre måder end via tilbud@egekom.dk, vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og ansøgningen vil derfor kunne blive afvist som ukonditionsmæssig. 7. Efter prækvalifikationsrunden den videre konkurrence Efter valget af prækvalificerede leverandører, skal disse konkurrere om de enkelte delaftaler. Samtidig med underretningen om, at leverandøren er gået videre, vil leverandøren modtage én case pr. delaftale og en invitation til et individuelt dialogmøde. Selvom en leverandør er prækvalificeret på flere delaftaler, vil der kun afholdes ét dialogmøde. Til mødet skal leverandøren fremlægge deres tilbudte forløb til de enkelte cases, hvorefter deres løsning vil blive diskuteret mundtligt. Dvs. på dialogmødet vil der blive diskuteret én case pr. delaftale, og hvis leverandøren er i spil til flere delaftaler, vil der blive diskuteret flere cases på samme møde. Leverandørerne skal ikke fremsende deres tilbudte forløb/ løsningsbeskrivelse inden mødet. Leverandørerne skal på baggrund af dialogmødet fremsende en casebeskrivelse på max 2400 anslag og et udfyldt tilbudsskema pr. delaftale. De prækvalificerede leverandører er ansvarlige for at fremsende et fyldestgørende tilbud og at tilbudsskemaet, jf. bilag 5, er udfyldt korrekt. Udbyder forbeholder sig ret til at indhente alle relevante oplysninger efter tilbudsfristen. Dette gælder også oplysninger som burde/skulle være medsendt. Manglende oplysninger fører derfor ikke automatisk til afvisning af leverandørens tilbud. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 10 af 32

11 7.1. Tildeling af rammeaftaler På baggrund af leverandørernes tilbudte forløb/løsningsbeskrivelser af de enkelte cases og deres tilbudte pris, vil udbyder evaluere de indkomne tilbud. De vindende tilbud, vil være de tilbud, som har det bedste forhold mellem pris og kvalitet Tildelingskriterier De vindende tilbud, vil være de tilbud, der vurderes at have det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Forholdet mellem pris og kvalitet er fastsat således: Pris vægter 40 % Kvalitet vægter 60 % 7.2. Evalueringsmetode Ved evalueringen af leverandørens tilbud anvender udbyder en pointmodel med en lineær pointskala, hvor 100 er maksimum point og 0 er minimum point. Den opnåede pointsats for pris og kvalitet, skal multipliceres med underkriteriets respektive vægtning. Summen af vægtede point for underkriterierne er lig med den samlede opnåede pointsats for tilbuddet. Dvs.: [Point for pris * 0,40] + [Point for kvalitet * 0,60] = Point for tilbud En leverandør vil maksimalt kunne opnå 100 point for sit tilbud Evaluering af underkriteriet pris (40 %) Underkriteriet pris evalueres efter en pointmodel med en skala fra Udbyder vil ved vurderingen af prisen lægge vægt på den tilbudte pris pr. påbegyndt uge, jf. tilbudsskemaet i bilag 5. Ved evalueringen benyttes en lineær nulpunktsmodel, hvor udgangspunktet er, at 100 point gives til det tilbud, hvis pris pr. påbegyndt uge, jf. bilag 5, er lavest, mens 0 point gives til tilbud, hvis tilbudte pris pr. påbegyndt uge, jf. bilag 5, ligger X % over prisen for tilbuddet med den laveste pris. Ved fastlæggelsen af procentsatsen, som benyttes til at beregne hvilken tilbudspris, der skal medføre 0 point, vil der blive taget højde for det forventede prisniveau forud for tilbudsfristen og spredningen i de faktisk indkomne priser justeret for eventuelle unormalt lave eller unormalt høje priser. Således sikrer modellen, at de enkelte underkriterier i praksis får den vægtning, som er angivet ovenfor i afsnit 7.2. Ovenstående er udtryk for, at underkriteriet pris vurderes relativt, således at tilbuddene vurderes op imod hinanden Evaluering af underkriteriet kvalitet (60 %) Til vurderingen af underkriteriet Kvalitet vil udbyder lægge vægt på leverandørernes tilbudte forløb / fremsendte casebeskrivelse til de enkelte delaftaler. Udbyder vil vurdere den tilbudte kvalitet absolut, således at indkomne tilbud vil blive vurderet uafhængigt af hinanden. Ved vurderingen af kvaliteten af det tilbudte, vil udbyder bl.a. lægge vægt på: Antallet af timer forløbet varer. Hvilken faglighed medarbejderne har. Hvor mange medarbejdere, der er tilknyttet forløbet/borgeren. Hvilke(n) metode(r) leverandøren benytter. Beliggenheden af de fysiske rammer. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 11 af 32

12 Hvilke procedurer for kvalitetssikring leverandøren har. Tilbudt serviceniveau, herunder tilbudte frister, bestillingsprocedure mv. Point gives på baggrund af udbyders samlede faglige skøn med udgangspunkt nedenstående pointmodel: Point Bedømmelse i prosa 100 Bedst mulige løsning Glimrende løsning God løsning Middel løsning Under middel løsning 19 1 Dårlig løsning 0 Virkelig dårlig løsning (men konditionsmæssigt tilbud) 8. Tilbudsfrist Tilbud kan kun afsendes via til tilbud@egekom.dk, og skal være modtaget senest: Mandag den 8. januar 2018, kl en skal være modtaget af Egedal Kommune inden dette tidspunkt. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, og tilbud modtaget på andre måder end via tilbud@egekom.dk, vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og tilbuddet vil derfor kunne blive afvist som ukonditionsmæssig. 9. Opsummering For at blive prækvalificeret skal interesserede leverandører fremsende: Udfyldt bilag ekstra bilag, såsom dokumentation for tegnet forsikring, eventuelle skriftlige anbefalinger mv. Husk at bilag 3 skal udfyldes for hver enkelt delaftale, der ansøges om prækvalifikation til. Underskrevet bilag 4, om ufravigelige krav Hvis leverandøren bliver prækvalificeret: Vil leverandøren modtage én case pr. delaftale. Vil leverandøren blive indkaldt til et individuelt dialogmøde. Efter dialogmødet: Skal leverandøren fremsende deres endelige tilbud / casebeskrivelse for den enkelte delaftale og et udfyldt tilbudsskema for delaftalen, jf. bilag 5. Dvs. er leverandøren prækvalificeret til 3 delaftaler, skal der sendes 3 tilbudte forløb/casebeskrivelser og 3 tilbudsskemaer. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 12 af 32

13 Efter modtagelse af tilbud fra de prækvalificerede: Evaluerer udbyder de modtagne tilbud til hver enkelt delaftale i overensstemmelse med tildelingskriterierne pris og kvalitet. Træffer udbyder afgørelse om, hvilke leverandører der skal indgås aftale med for hver enkelt delaftale. Beslutningen om tildeling meddeles skriftligt med en kort begrundelse. Stand still-perioden begynder at løbe. Rammeaftalerne, herunder arbejdsklausulen, og databehandlingsaftalen underskrives, når standstill-perioden er udløbet. 10. Forventet tidsplan Aktivitet Dato Offentliggørelse af udbudsmateriale 4. oktober 2017 Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem inden tilbudsfristen udløber. Frist for afgivelse af ansøgning om prækvalifikation Evaluering af de indkomne ansøgninger og meddelelse om prækvalifikation Fremsendelse af cases, dvs. udbyder fremsender cases til de forskellige delaftaler til de prækvalificerede leverandører Torsdag den 19. oktober 2017, kl Onsdag den 25. oktober 2017, kl oktober 10. november Dvs. uge Fredag den 10. november 2017 Dialogmøder november 2017 Dvs. uge Frist for tilbud Tilbudsevaluering og Tildelingsbeslutning Stand still-periode Mandag den 8. januar 2018, kl januar 2. februar 2018, dvs. uge 2-5, dage fra tildelingsbeslutning Implementeringsperiode februar 2018 Kontraktstart 1. marts 2018 Light-udbud af aktiveringsforløb Side 13 af 32

14 Kapitel 2 Kravspecifikation Egedal Kommune har ikke lavet en decideret kravspecifikation, da det er op til leverandørerne at beslutte for hvordan aktiveringsforløbet skal udformes både i forhold til tid, indhold mv. Kommunen har i stedet udarbejdet relevant afklarende information og en række ufravigelige krav, jf. bilag Afklarende information Målgruppe Med undtagelse af fleksjobformidling, kan samtlige forløb tilbydes alle de til enhver tid værende målgrupper i LAB 2. Det er dog ikke en betingelse, at hvert tilbud skal kunne rumme hele målgruppen. Altså et tilbud må godt være målrettet en bestemt målgruppe fx forsikrede ledige, sygedagpengemodtagere mv., uden dette har betydning for tilbuddet. Antal visiterede borgere Egedal Kommune havde pr. 1. september 2017 nedenstående antal borgere i de forskellige målgrupper jf. LAB 2: LAB 2, stk. 1: 595 LAB 2, stk. 2: 71 LAB 2, stk.3: 128 LAB 2, stk. 5: 337 LAB 2, stk. 7 ledighedsydelse: 66 LAB 2, stk. 11: 35 LAB 2, stk. 12: 21 LAB 2, stk.13: 66 LAB 2, stk.14: 139 Det skal bemærkes, at kommunen har et beskæftigelsesprojekt, hvortil en stor del af målgruppen på kontakt- og uddannelseshjælp henvises. Antallet af borgere, der skal igennem et forløb og behovet for hvilke forløb, borgerne skal igennem, kan ikke fastlægges på forhånd. De ovenstående tal er derfor vejledende og medfører ikke nogen forpligtelser for Egedal Kommune om at visitere et bestemt antal borgere til de udbudte forløb. Hvis leverandøren ikke modtager det forventede antal borgere, må leverandøren ikke ansætte mindre kvalificeret arbejdskraft eller på anden måde foretage andre ændringer af leverandørens organisation, der vil have en negativ kvalitetsmæssig indvirkning på det tilbudte forløb. Uanset antallet af visiterede borgere skal leverandøren levere forløb af den tilbudte kvalitet og leve op til aftalegrundlagets krav, jf. rammeaftalens 2. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 14 af 32

15 Indhold af forløb Egedal Kommune ønsker, at overlade det til leverandøren at vurdere, hvordan borgeren hjælpes bedst muligt i forbindelse med deres aktiveringsforløb så de, eventuelt gradvist, kan vende tilbage til beskæftigelse. Det er afgørende at alle tiltag, som kan hjælpe borgeren tilbage i beskæftigelse, tages i brug i indsatsen. Indsatsen skal være tilpasset målgruppen, og leverandøren skal sikre progression i indsatsen. Leverandøren har metodefrihed i forhold til valg af de mest hensigtsmæssige arbejdsmetoder for at kunne løse opgaven bedst muligt. Det bør dog bemærkes, at kommunen er en grøn kommune, hvorfor kommunen ønsker, at der tages mest muligt hensyn til både miljø, arbejdsmiljø og sikkerhed i opgaveudførslen. De forskellige indsatser kan gennemføres såvel holdbaseret som individuelt. Leverandøren skal i sit tilbud redegøre for sin tilgang til den beskrevne opgave med udgangspunkt i de eller de modtagne cases. Leverandøren skal desuden redegøre for hvordan de sikrer kvaliteten af forløb, dvs. hvilket kvalitetssikringssystem de har, samt hvilket serviceniveau de tilbyder, herunder hvilke frister de tilbyder og hvordan bestilling foregår. Varighed og timetal af forløb Egedal Kommune ønsker, at overlade det til leverandøren at vurdere, hvor lang en periode, samt hvilket ugentligt timetal, der er hensigtsmæssigt, for at sikre borgerens tilbagevenden til arbejdsmarkedet. Leverandøren bedes i sit tilbud redegøre for både fremmødetid, forløbets emner, redskaber eller lignende, som er en del af forløbet, med udgangspunkt i den eller de udleverede cases. Ufravigelige krav I bilag 4 er redegjort for kommunens ufravigelige krav. Leverandøren skal opfylde alle krav, for at kunne få tildelt en rammeaftale. For at sikre at leverandørerne opfylder kravene, bedes leverandørne underskrive bilag 4 og vedlægge det ansøgningen om prækvalifikation. 2. Implementeringsperioden Som anført i tidsplanen, jf. udbudsbetingelserne afsnit 10, vil der fra 1. februar 28. februar 2018 være en implementeringsperiode. De præcise datoer for opstartsmøder mv. aftales endeligt med leverandørerne efter tildelingen af rammeaftalerne. Til opstartsmøderne skal leverandøren medbringe relevante medarbejdere og leder. På opstartsmøderne skal der ske en forventningsafstemning, leverandøren skal orienterer om hvordan tilmelding sker, samt en introduktion af leverandørens tilbud. Leverandører vil ikke modtage betaling for tid brugt i implementeringsperioden. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 15 af 32

16 Kapitel 3 - Udkast til rammeaftale Kapitel 3 indeholder udkast til den rammeaftale, der forventes indgået mellem de vindende leverandører og kommunen. Kapitel 3 skal dermed medvirke til at oplyse leverandører om, hvordan det fremtidige aftaleforhold mellem kommunen og leverandøren vil blive reguleret. Leverandører skal nøje gennemlæse rammeaftalen og i sit tilbud tage højde for eventuelle økonomiske konsekvenser af rammeaftalens bestemmelser. Det er ikke muligt at tage forbehold for rammeaftalevilkår. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 16 af 32

17 Rammeaftale om aktiveringsforløb Delaftale X [Navn på forløb] mellem Jobcenter Egedal Egedal Jobcenter Dronning Dagmars Vej Ølstykke (herefter benævnt Jobcentret) og Leverandør Adresse Postnr. by CVR-nr. (herefter benævnt leverandør) Light-udbud af aktiveringsforløb Side 17 af 32

18 Indholdsfortegnelse 1 Parterne Aftalegrundlag Formål Rammeaftalens varighed og opsigelse Aftalens omfang Krav til leverandøren og kvaliteten af forløb De fysiske rammer, herunder lokaler og lokalisering Udarbejdelse af informationsmateriale Udarbejdelse af undervisningsmateriale Samarbejde Kvalitetssikring, egenkontrol og tilsyn Håndtering af klager over forløb mv Forvaltningsretlige principper, notatpligt mv Offentliggørelse og tavshedspligt Datasikkerhed Behandling af personoplysninger Referencer og markedsføring Priser Prisregulering Udgifter til tolkebistand Modregning Betaling Elektronisk fakturering Bestilling af aktiveringsforløb Flytning og afbrydelse af aktiveringsforløb Leveringssikkerhed Leverandørens ansvar og forsikring Erstatningsansvar Love og myndighedskrav m.v Konkurs Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Anvendelse af underleverandører Konsortium Etisk ansvar Ændringer i rammeaftalen Misligholdelse og ophævelse af rammeaftalen Rammeaftalens ophør Force majeure Tvister Underskrifter Kontraktbilag - Erklæring om hensyntagen til arbejdsforhold Light-udbud af aktiveringsforløb Side 18 af 32

19 1 Parterne Jobcenter Egedal Dronning Dagmars Vej Ølstykke (herefter Jobcentret) og xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx cvr. nr. xxxxxxxxxx (herefter leverandøren) 2 Aftalegrundlag Følgende bilag indgår som en integreret del af nærværende rammeaftale: A. Det samlede udbudsmateriale, herunder spørgsmål og svar vedrørende udbudsmaterialet. B. Leverandørens tilbud, herunder tilbudsskemaet, dateret [ ] Såfremt der forekommer uoverensstemmelser mellem rammeaftalen og bilagene, har rammeaftalen altid forrang. Bilagene er anført i prioriteret rækkefølge. Aftalen er en rammeaftale, hvor Jobcentret har en ret, men ikke en pligt til at aftage en bestemt mængde af leverandørens ydelser. Køb af ydelser under rammeaftalen er betinget af, at Jobcentret opnår den årlige fornødne bevillingsmæssige hjemmel. 3 Formål Formålet med rammeaftalen er, at regulere forholdet mellem Jobcentret og leverandøren i forbindelse med leverandørens varetagelse af de opgaver, der er omfattet af rammeaftalen, herunder at sikre en ensartet beskæftigelsesindsats. 4 Rammeaftalens varighed og opsigelse Rammeaftalen træder i kraft den 1. marts 2018 og udløber uden yderligere varsel den 28. februar Jobcentret har ret til at forlænge rammeaftalen i 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Såfremt Jobcentret vil gøre brug af denne ret, skal dette meddeles leverandøren senest 3 måneder før rammeaftalens udløb. Leverandøren kan opsige rammeaftalen med 3 måneders varsel til den 1. i en vilkårlig måned. Jobcentret kan opsige rammeaftalen med 6 måneders varsel til den 1. i en vilkårlig måned. Jobcentret kan dog indenfor de første 6 måneder opsige rammeaftalen med én måneds opsigelsesvarsel. Jobcentret har ret til at opsige samarbejdet med leverandøren vedrørende en enkelt borger uden varsel i de tilfælde, hvor forløbet efter Jobcentrets vurdering er så fejlbehæftet eller mangelfuld, at det kan medføre psykiske eller fysiske problemer for borgen på enten kortere eller længere sigt. Leverandøren kan ikke opsige en borger. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 19 af 32

20 5 Aftalens omfang Rammeaftalen omfatter alle aktiviteter, der gennemføres i forbindelse med leverandørens varetagelse af opgaver under rammeaftalen. Rammeaftalen giver Jobcentret ret til - men forpligter ikke indenfor rammeaftalens løbetid, at bestille aktiveringsforløb på de vilkår og betingelser, som følger af aftalegrundlaget, jf. 2. Der henvises specifikt til indholdet af forløbet som det er beskrevet i leverandørens tilbud, jf. bilag B. Det skal bemærkes, at leverandøren ikke må henvise borgere til offentlige løntilskudsstillinger i Egedal Kommune. Rammeaftalen giver ikke leverandøren krav på eller garanti for visitering af et bestemt antal borgere eller forløb. Jobcentret og leverandøren er opmærksomme på, at borgerens behov kan medføre tilpasninger i de forløb, som leverandøren skal levere. Derfor kan der efter aftale mellem leverandøren og Jobcentret ske tilpasning i forløbet. Leverandøren skal inden for rammeaftalen præstere samtlige beskrevne ydelser, jf. bilag A og B, herunder også ydelser, som ikke er direkte beskrevet, men som er nødvendige for rammeaftalens opfyldelse. 5.1 Krav til leverandøren og kvaliteten af forløb Leverandøren skal sikre, at der til enhver tid vil blive stillet de nødvendige ressourcer til rådighed for Jobcentret og til gennemførslen af forløb samt at leverandøren lever op til gældende regler på området. Leverandøren har det fulde ansvar for - og indestår for - at alle aktiviteter, aktive tilbud m.v., der skal gennemføres i forbindelse et forløb, gennemføres i overensstemmelse med aftalegrundlaget, jf. 2. Leverandøren skal sikre, at det personale, der skal gennemføre forløbene er kvalificerede hertil, har relevant uddannelse og har den fornødne erfaring til at levere ydelser på det angivne kvalitetsniveau, hvilket også betyder, at personalet taler og skriver flydende dansk. Leverandøren har pligt til at sikre, at borgerne til enhver tid omgås med respekt, og forløb tilrettelægges således, at forløbet ikke vurderes som værende krænkende eller ydmygende for borgeren efter almindelig opfattelse. 5.2 De fysiske rammer, herunder lokaler og lokalisering Leverandøren skal sikre, at lokaliteten for indsatsen er indenfor 50 km. fra Egedal Rådhus, Dronning Dagmars Vej 200, 3650 Ølstykke. Dette målt ud fra Leverandøren skal sikre, at egnede kontorer, mødelokaler og undervisningslokaler bliver stillet til rådighed. De lokalefaciliteter, som leverandøren stiller til rådighed, skal overholde de lovgivningsmæssige krav, og der skal være adgang til toilet og passende spiseforhold, herunder også for personer med handicap. Leverandøren skal sikre, at der er adgang til et tilstrækkeligt antal computere med internetadgang, opslagsværker og andet relevant materiale. Desuden skal der være den nødvendige adgang til kopimaskine, telefon og andre hjælpemidler i den udstrækning, det er relevant for forløbet. Jobcentret skal til en hver tid kunne påse, at faciliteterne findes tilstrækkeligt til at kunne gennemføre forløbet. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 20 af 32

21 Manglende overholdelse af den fysiske placering vil være at betragte som væsentlig misligholdelse. 5.3 Udarbejdelse af informationsmateriale Leverandøren skal vederlagsfrit producere informationsmateriale til borgerne om leverandøren og det tilbudte aktiveringsforløb. Jobcentret kan kræve, at Jobcentret skal godkende materialet før det udleveres. Materialet skal indeholde en kort præsentation af leverandøren, en kort beskrivelse af det pågældende forløb, adresse samt beskrivelse af transportmuligheder. Det er leverandøren som er ansvarlig for at holde materialet opdateret. Leverandøren afholder samtlige udgifter i forbindelse med informationsmaterialet. 5.4 Udarbejdelse af undervisningsmateriale Hvis der i forbindelse med gennemførslen af et aktiveringsforløb anvendes skriftligt undervisningsmateriale, skal dette være ajourført og aktuelt. Det skriftlige materiale skal være tilgængeligt for alle, der deltager i et forløb. Leverandøren afholder samtlige udgifter i forbindelse med undervisningsmaterialet. 5.5 Samarbejde Samarbejdet mellem Leverandøren og Jobcentret skal baseres på gensidig tillid og dialog, og Leverandøren skal medvirke til løbende udvikling og forbedring af de opnåede resultater. Hvis der findes behov for det i forbindelse med et konkret forløb, skal leverandøren sikre, at der indkaldes til møde mellem borgeren, sagsbehandleren i Jobcentret og leverandøren. Leverandøren skal sikre, at de borgere, der visiteres til dem, kan komme i kontakt med leverandøren på hverdage inden for normal åbningstid. En mindre del af denne kontakt kan være telefonisk. Hvis borgeren udebliver på dag ét, forpligtes leverandøren til at kontakte borgeren telefonisk. Hvis borgeren ikke kontakter leverandøren, skal denne rette henvendelse til Jobcentret. Hvis borgeren sygemeldes, forpligtes Leverandøren til at tage kontakt til borgeren og spørge ind til sygdommen samt gøre notat herom. Hvis borgeren er sygemeldt i mere end 3 dage, forpligtes Leverandøren til at kontakte Jobcentret pr. mail. Derudover forpligtes Leverandøren til at være opsøgende og vedholdende ift. kontakt, etablering og fastholdelse af borgeren i forløbet. Leverandøren er forpligtet til at videregive samtlige oplysninger til Jobcentret, der er nødvendige for Jobcentrets behandling af borgernes sager, herunder oplysninger om fremmøde, fravær og årsag til fravær. Leverandøren skal hurtigst muligt videregive samtlige oplysninger som Jobcentret anmoder om og senest indenfor ti dage. 5.6 Kvalitetssikring, egenkontrol og tilsyn Jobcentret forudsætter en høj og ensartet kvalitet i leverandørens ydelser gennem hele rammeaftaleperioden. Nedenfor er anført visse krav og procedurer, der skal sikre kvaliteten af op- Light-udbud af aktiveringsforløb Side 21 af 32

22 gaveløsningen i rammeaftaleperioden. Jobcentret forbeholder sig retten til at foretage løbende kontrol af og tilsyn med kvaliteten af de leverede ydelser. Den ansvarlige leder af indsatsen hos leverandøren forpligtes til at sikre sig, at arbejdet udføres korrekt. Leverandøren skal endvidere forestå kvalitetssikring og egenkontrol med udførslen af aktiveringsforløb. Dette skal på forlangende kunne dokumenteres. Manglende fremsendelse af relevant dokumentation i forbindelse med kvalitetssikringen af opgaveløsningen, er at anse som misligholdelse af aftaleforholdet. I gentagelsestilfælde kan manglende fremsendelse af dokumentation anses som væsentlig misligholdelse. Leverandøren er forpligtet til at levere en individuel skriftlig tilbagemelding på borgerens forløb efter aftale med Jobcentret. Jobcentret er til enhver tid berettiget til uden beregning at foretage stikprøver på opgaveløsningen for at sikre, at de stillede kvalitetskrav bliver opfyldt. Jobcentret har ret til, på ethvert tidspunkt, at være fysisk tilstede på aktiveringsstedet - også uden forudgående anmeldelse. Leverandøren har pligt til at medvirke ved tilsynet og ved evalueringerne. Leverandøren skal sikre: At borgerne er tilfredse med ydelserne fra leverandøren. At samarbejdet mellem leverandøren og Jobcentret foregår gnidningsfrit. At Leverandøren leverer fagligt gode løsninger. Brugertilfredsheden kan på Jobcentrets foranledning, efter behov, dokumenteres gennem spørgeskemaer eventuelt udført af 3. person. I spørgeskemaet udspørges borgerne om deres tilfredshed med det generelle forløb, effekten og kommunikationen gennem forløbet. Udgifter i denne forbindelse afholdes af Jobcentret. Jobcentret vil løbende følge op på leverandørens udførelse af opgaven, herunder gennemførslen af forløb for visiterede borgere samt opnåede effekter. Hvis der er en væsentlig divergens mellem de ved prækvalificeringen indmeldte formidlings-/succeskriterier og Jobcentrets målinger, kan det efter en vurdering, betegnes som en væsentlig misligholdelse. Leverandøren er forpligtet til efter endt forløb at foretage en undersøgelse af borgernes vurdering af forløbet, og efter Jobcentrets ønske lave en skriftlig afrapportering. Denne skal sikre, at forløbene gennemføres i overensstemmelse med aftalens krav og intentioner. Leverandøren er forpligtet til uden ugrundet ophold at afhjælpe forhold, som undersøgelserne måtte give anledning til, når Jobcentret anmoder om dette. Jobcentret forbeholder sig ret til at videreudvikle metoder til evaluering og kvalitetssikring af forløb, herunder metoder til sammenligning af kvalitet mellem forskellige leverandører. 5.7 Håndtering af klager over forløb mv. Leverandøren er forpligtet til straks at videresende enhver klage, der modtages fra en borger, til Jobcentret. Jobcentret underretter herefter leverandøren om, hvem der skal behandle klagen. I tilfælde af gentagne klager, som Jobcentret anser som væsentlige, kan Jobcentret, efter at have hørt leverandøren, vælge at betragte dette som en væsentlig misligholdelse. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 22 af 32

23 5.8 Forvaltningsretlige principper, notatpligt mv. Rammeaftalen er undergivet dansk rets almindelige reglerne om aktindsigt. Leverandøren skal i alle forhold omfattet af rammeaftalen overholde Forvaltningsloven, Offentlighedsloven og Straffeloven, herunder bl.a. reglerne om notatpligt, aktindsigt og partshøring. Forpligtelserne efter Forvaltningsloven, Offentlighedsloven og Straffeloven påhviler leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt underleverandørens personale. Dette gælder ubetinget med hensyn til oplysninger vedrørende Jobcentret og borgerenes forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelsen af rammeaftalen. Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandør må kun indsamle og anvende oplysninger om borgerenes forhold, som er nødvendige og relevante i forbindelse med varetagelse af opgaven i henhold til rammeaftalen. Leverandøren må således ikke skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for opgavens udførelse. Leverandøren er forpligtet til at sikre, at de ansatte samt underleverandører og andre der får kendskab til oplysninger i tilknytning til rammeaftalen, kender og overholder de forpligtelser, som følger af Forvaltningsloven, Offentlighedsloven og Straffeloven. Leverandøren er i forbindelse med udførelsen af opgaver under rammeaftalen forpligtet til at overholde de almindelige forvaltningsretlige principper, som er gældende for offentlige myndigheder, herunder saglighed og ligebehandling. Leverandøren skal ved modtagelse af oplysninger, som vedrører sagens faktiske omstændigheder, uanset hvordan leverandøren bliver bekendt med oplysningerne, gøre notat om indholdet af oplysningerne i overensstemmelse med notatpligten i Offentlighedsloven. 5.9 Offentliggørelse og tavshedspligt Rammeaftalen er fortrolig og må hverken helt eller delvist offentliggøres, uden Jobcentrets skriftlige samtykke. Rammeaftalen er dog undergivet aktindsigt efter lovgivningens almindelige regler. Leverandøren og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med under udførelsen af opgaven, jf. relevante bestemmelser i Straffeloven, Forvaltningsloven og Retssikkerhedsloven. Enhver person, der gennem tilknytning til leverandøren, er beskæftiget med udførelsen af opgaverne i henhold til rammeaftalen eller på anden måde får kendskab til fortrolige oplysninger i tilknytning til opgaverne, er undergivet den samme tavshedspligt. Leverandøren er forpligtet til at sikre, at leverandørens ansatte og andre personer, som gennem tilknytning til leverandøren får kendskab til oplysninger i tilknytning til rammeaftalen, kender og overholder de forpligtelser, som følger af nævnte tavshedspligt. Tavshedspligten fortsætter efter rammeaftalens udløb og efter den enkelte medarbejders fratræden af sin stilling hos leverandøren Datasikkerhed Leverandøren er forpligtet til at anvende sikker i sin korrespondance med Jobcentret, når der udveksles personfølsomme oplysninger. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 23 af 32

24 5.11 Behandling af personoplysninger Leverandøren skal behandle personoplysninger efter de for den offentlige forvaltning gældende bestemmelser i Lov om behandling af personoplysninger (Persondataloven), persondataforordningen, jf. også databehandleraftalen i bilag 6, og efter Jobcentrets eventuelle afgivne instrukser herom. Jobcentret er dataansvarlig og Leverandøren er databehandler i henhold til persondataloven. Leverandøren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod at oplysninger kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrig behandles i strid med Persondataloven. Såfremt data skal genskabes som følge af Leverandørens forhold, vil dette skulle ske på Leverandørens regning og således omkostningsfrit for Jobcentret. Leverandøren skal på Jobcentrets anmodning fremkomme med tilstrækkelige oplysninger til, at det kan påses, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Leverandøren er forpligtet til i overensstemmelse med bestemmelserne i Persondataloven, at give en person, der fremsætter begæring herom, meddelelse om hvilke oplysninger, der er registreret om vedkommende og hvad de skal bruges til. Ved sin underskrift accepterer leverandøren den vedlagte databehandlingsaftale, men databehandleraftalen skal også underskrives separat Referencer og markedsføring Annoncering fra leverandørens side af de forløb, som der er indgået rammeaftale om, må kun finde sted efter forudgående godkendelse af Jobcentret. Jobcentret kan forlange, at Jobcentrets logo indgår i annoncen. Det skal i forbindelse med annoncer, hjemmesider m.v. fremgå, at leverandøren honoreres af Jobcentret. Leverandøren må ikke bruge Jobcentret eller Jobcentrets navn til markedsføring uden forudgående skriftelig samtykke fra Jobcentret. 6 Priser Pris i DKK, ekskl. moms, pr. påbegyndt deltageruge: [Prisen indsættes fra leverandørens udfyldte tilbudsskema]. Prisen skal omfatte alle de forbundne direkte og indirekte omkostninger for leverandøren for opfyldelse af rammeaftalen samt alle skatter og afgifter, men eksklusiv moms. Leverandøren er ansvarlig for, at rammeaftalen kan opfyldes inden for tilbudsprisen. Leverandøren må under ingen omstændigheder pålægge borgeren deltagerbetaling eller anden betaling i øvrigt. 6.1 Prisregulering Prisregulering kan finde sted én gang årligt med virkning fra 1. februar, første gang den 1. februar Såfremt leverandøren ønsker at benytte muligheden for prisregulering, skal dette varsles Jobcentret senest 1. december år før reguleringen skal træde i kraft. Light-udbud af aktiveringsforløb Side 24 af 32