Referat fra organisationsbestyrelsesmøde onsdag, den 15. februar 2017 kl. 18.00 i Gersagerparken 165, 2670 Greve 16. februar 2017 Deltagere: Øvrige: Afbud: Rainer Petersen (RP), Carl Jensen (CJ), Preben Husted (PH), Marianne Carentius (MC), Inga Ellborg (IE) og Solveig Nielsen (SN). Bjarne Zetterström (BZ) fra BL og Ole Nyholm (ON) Niels Kjøller 2017 Dagsordenspunkt Begrundelse Referat 01 Indledning Orientering om mødets forventede forløb, herunder bemærkninger til dagsordenen. Ingen bemærkninger 02 Godkendelse af referat Referat fra sidste møde den 23. november 2016 er tidligere udsendt. Godkendt 03 Status i drøftelserne om fusion mellem BS61 og GB På sidste møde blev orienteret om udsættelse af fusion samt begrundelsen for dette. Der var dog enighed om i begge organisationer at fortsætte arbejdet med at gøre organisationerne klar til fusion, hvilket i første omgang blev med en frist på 2 år. Efter en nøje gennemgang af de stillede krav til fusion ser det ud til, at der højest er brug for 1 år til at gennemføre de nødvendige foranstaltninger for at fusionere. De nødvendige forudsætninger, der skal opfyldes er: BS61 fortsætter som selvstændigt boligselskab i en periode, hvor der ansættes en konsulent eller forretningsfører, der målrettet arbejder på en fusion med GB BS61 skal i denne periode arbejde på, at der bliver en bedre styring og klarhed over den samlede økonomi i selskab og afdelinger. BS61 skal arbejde på at lønninger og kompetencer både i administrationen og i afdelingerne svarer til niveauet i GB. Der blev orienteret om igangværende arbejde med at leve op til krav om harmonisering af ansættelsesforhold og lønninger. Herunder tidsplan for iværksættelse af de foreslåede tiltag. Bestyrelsen godkendte oplægget, idet det med GB skal undersøges, om der i forbindelse med planlagte kommende besparelser i den almene sektor skal tages særlige hensyn.
Det første punkt er afklaret, idet Ole Nyholm fra BL siden årsskiftet har fungeret som konstitueret forretningsfører/direktør. Der har i perioden været afholdt møder med direktør fra GB og BS61, hvor strategi med hensyn til de stillede krav er aftalt. I forbindelse med udarbejdelse af regnskaber for 2016 for selskab og afdelinger vil der blive opsummeret de tiltag, der vil være nødvendige for at opfylde krav til fusion. Dette er aftalt at ske i tæt samarbejde med revisionen. Justering af lønniveauet i BS61, så det kan matche niveauet i GB, sker i februar, hvor alle medarbejdere i BS61 med et halvt års varsel får varslet ændrede ansættelsesbetingelser herunder løn. For ejendomsfunktionærerne vil der ikke være om store udsving, idet der stort set er lige mange, der skal justeres op ned. Bemandingen i afdelingerne blev tillige drøftet, idet der måske med fordel kan ske ændringer på nogle områder. Undersøgelse af økonomi i afdelinger og selskab vil i forbindelse med regnskabsudarbejdelsen for 2016 blive nøje gennemgået, idet der så samtidig bliver mulighed for at tjekke, om tidligere givne påbud efterleves. For øvrige medarbejdergrupper er der tale om større reguleringer for nogle, og nogle få der vil have en uændret løn samt ændret arbejdstid. På mødet vil blive givet en nærmere orientering om de kommende ændringer. I forbindelse med gennemgang af medarbejderne er der tillige blevet foretaget en hurtig gennemgang af behov i afdelinger og administration, hvilket kunne tyde på, at lidt justeringer kan være en fordel. På mødet vil der blive orienteret yderligere herom. 04 Fleksible udlejningsregler På sidste møde tiltrådte bestyrelsen, at mulighed for at indføre særregler i en afdeling kunne udnyttes, i det omfang der var risiko for, at en boligafdeling ville passere grænsen for at komme på ghettolisten. Afdelingsbestyrelsen i Gersagerparken har udtrykt ønske om etablering af særregel ved udlejning af boliger i afdelingen. Der er aftalt mede med Greve Kommune den 8. februar, hvor borgmester, direktør og chefkonsulent deltager. Fra BS61 deltager Preben Husted og Ole Nyholm. Udkast til fleksible udlejningsregler er ikke hensigtsmæssige på flere områder, hvilket vil blive taget op på mødet, såvel som mulige løsninger på problematikken i Gersagerparken vil blive drøftet. Fortrinsret for borgere i Greve Kommune som skilsmisseramte eller ældre, der sælger hus og vil bo alment kunne f.eks. tilgodeses på ventelisten, men det er op til en aftale med kommunen. Organisationsbestyrelsen vil blive orienteret om mødets forløb og evt. forslag til ændring af regelsættet om fleksibel udlejning. Bestyrelsen blev orienteret om mødet med Greve Kommune den 8. februar, hvor der var en positiv holdning til at få indføjet bestemmelser i aftale om fleksibel udlejning, der bl.a. tilgodeser Gersagerparken, så optagelse på ghettoliste undgås.
05 Hyblerne i Hedelyparken 06 Sager under behandling På mødet den 8. februar med borgmester, direktør og chefkonsulent vil blive spurgt til stade på aftale om Hyblerne i Hedelyparken, idet det ser ud til at arbejdet med en revideret aftale er gået i stå. Direktør Maj Buch Greve Kommune vil sætte gang i at få aftale om Hyblerne etableret. a. Beboerklagenævn Per Korsmoe, Gersagerparken 149, 5. tv. har via Beboerklagenævnet i en periode kørt en sag om afregning af vand varmt og koldt, som der af Per Felby er svaret på. Klagenævnet har på vegne af klager udbedt sig flere oplysninger herunder regnskaber for 2015. Administrationen vil forsøge at levere de ønskede oplysninger, men tvivler på, at det vil være nok til at afslutte sagen. Der er givet frist til 17. februar 2017. Brunata er anmodet om at besvare henvendelse fra Beboerklagenævnet i sagen. b. Erhvervslejemål i GP Fra Greve Kommune er modtaget agterskrivelse med pålæg om varsling af lejeforhøjelse for erhvervslejemål i Gersagerparken 2-4 og 38-40. Sagen opstår på grund af en anonym mundtlig henvendelse fra beboer i Gersagerparken, idet man ikke finder huslejeniveauet for de 2 lejemål opfylder krav i henhold til lovgivning. Selskabets bemærkninger til sagen skal fremsendes senest 27. februar 2017, og der er en frist på 4 måneder til at oplyse om de varslede stigninger. De 2 lejemål er henholdsvis til AOF i nr. 2-4 og Socialdemokratiet i nr. 38-40. AOF har 80 m 2 til en månedlig leje på kr. 1.953,84 + aconto for forbrug. Socialdemokratiet har 100 m 2 til en månedlig leje på kr. 847,65 + aconto for forbrug. Administrationen anbefaler, at påbud følges, og at der tages kontakt til sagkyndig ejendomsmægler med henblik på at få de 2 lejemål vurderet. Agterskrivelsen er vedlagt dagsorden. Bestyrelsen godkendte administrationens anbefaling, og der vil blive givet besked herom til Greve Kommune og kontakt til ejendomsmægler etableres. 07 Sager til orientering a. Dankortterminal Til kontoret/ekspeditionen er bestilt en dankortterminal, der fremover skal benyttes til indbetalinger af enhver art (indskud, husleje m.m.). Det betyder, at det ikke fremover vil være muligt at betale med kontanter, men kun med kort. I den forbindelse vil der blive udsendt beboerinformation, så alle bliver orienteret om ændringerne. b. Helhedsplan Ansøgningsskema for driftsstøtte til Hedelyparken er udført og fremsendt til Landsbyggefonden, der i brev af 1.februar 2017 har kvitteret for modtagelsen og meddelt, at en foreløbig behandling kan iværksættes, men en besigtigelse kan først ske i andet halvår 2017. c. Opgradering af it Det er ikke muligt at opdatere Bolig4 på nuværende server, og det viser sig, at de 2 sidste opdateringer fra UNIK ikke er foretaget, hvilket bl.a. betyder, at vores bogføring i kreditorsystemet går galt. Det betyder, at vi skal tilbageføre betalinger (checks kan ikke bruges mere) og så bogføre igen med manuel betaling. Det har derfor været nødvendigt at indkøbe ny server, hvor opdatering er mulig, hvilket kan ses af medfølgende bilag fra ComPete. Af bilaget fremgår 2 mulige løsninger, hvoraf den valgte Terminal forventes modtaget sidst på ugen eller først i næste uge. Orienteringen taget til efterretning. Etablering af workshops udsættes til, der foreligger mere konkret fra LBF. Orienteringen taget til efterretning.
med køb af ny server er den billigste og bl.a. ikke medfører månedlige udgifter. Etableringsprisen er kr. 47.500 mod etableringspris på kr. 44.500 fra UNIK, hvortil skal tillægges månedlige udgifter på kr. 8.722. 08 Meddelelser d. Status på administration På mødet vil blive givet en status på administrationen herunder udgifter i forbindelse hermed. Udarbejdelse af regnskaber er ikke så langt fremme, at retvisende billede af økonomien kan gives. Administrationen følger med, og de daglige opgaver løses. a. Formanden Intet b. Administrationen Intet c. Gersagerparken I GB s afdeling i Gersagerparken har der været problemer med gavllejligheder i forbindelse med varmeregnskaber. Det undersøges, om det samme er tilfældet i BS61 s afdeling i Gersagerparken. d. Hedelyparken Intet e. Grønlykkeparken LED-lys etableres ultimo februar. 09 Mødekalender 2017 a. Organisationsbestyrelse. b. Repræsentantskabs møder. Onsdag 17. maj 2017 kl. 17.30 - Grønlykkeparken Onsdag 23. august 2017 kl. 18.00 Onsdag 22. november 2017 kl. 17.30 Onsdag 17. maj 2017 kl. 20.00 - Grønlykkeparken Onsdag 22. november kl. 20.00 Se ændret mødestart for mødet 17. maj. Sted er Grønlykkeparken. Mødestart 20. maj og 22. november er 20.00. Sted er Grønlykkeparken. c. Beboermøder Beboermøderne er planlagt til: - Gersagerparken tirsdag den 12. september 2017, kl.19.00 - Hedelyparken tirsdag den 19. september 2017, kl. 19.00 Beboermødet i Grønlykkeparken er ændret til 27. september 2017.
- Grønlykkeparken den 27. september 2017, kl. 19.00 10 Eventuelt Marianne Carentius meddelte, at hun på grund af helbred ønsker at udtræde af kreds 2 s repræsentantskab. Marianne tager selv kontakt til BL. Mødet slut 20.00. Referat Ole Nyholm