Selskabskonstruktionen kan være alt lige fra et aktieselskab til en selvejende institution.

Notat Haderslev Kommune Gåskærgade 26 6100 Haderslev Tlf. 74 34 34 34 Fax 74 34 00 34 post@haderslev.dk www.haderslev.dk 21. maj 2012 Sagsident: 11/7110 Sagsbehandler: Juridisk Team/ Tommy Hansen Dir. tlf. 74 34 00 20 toha@haderslev.dk Forslag til ejerstrategi. Indledning. I dag er mange offentlige opgaver lagt over i private selskaber. Det kan være selskaber, der er oprettet ved lov, eller selskaber der stiftet på andet grundlag, enten i henhold til 548-loven, den kommunale styrelseslov, kommunalfuldmagten eller et almindeligt privatretligt grundlag. Selskaberne kan være 100,% kommunaltejet eller kommunen kan være medejer. Udgangspunktet og hovedreglen er, at kommunen kan deltage i selskaber, der løser en kommunal opgave, eller hvor der er hjemmelsgrundlag i lovgivningen. Selskabskonstruktionen kan være alt lige fra et aktieselskab til en selvejende institution. Haderslev Kommune er involveret i følgende selskaber: Provas 100 % kommunalt ejet. Haderslev Forsyningsservice a/s Haderslev Vand a/s Haderslev Affald a/s Haderslev Spildevand a/s Derudover er Haderslev Kommune medejer af og/eller deltager i følgende selskaber: Deponi Syd I/S Sydtrafik I/S Affaldsregion Nord I/S, under affaldsregion Nord er følgende firmaer pt. registreret i en koncerndannelse. _ Affaldsregion Nord Holding A/S - Dansk Affald A/S - Sydaktivering A/S. - Sydjysk Affaldsvarme I/S - andelsselskabet slamforbrænding. Opgørelsen er ikke udtømmende. Når en opgave er udskilt fra kommunen som en selvstændig juridisk person og udøver aktiviteten i et selskab, så er aktiviteten ikke mere kommunal og de sædvanlige styringsmuligheder er derfor ikke til stede og henset til, at kommunalbestyrelsen ikke har instruktionsbeføjelser overfor de til bestyrelsen 1/9

valgte kommunalbestyrelsesmedlemmer, er en ejer strategi et vigtigt værktøj. Formålet med en ejerstrategi er dels at henlede kommunalbestyrelsens opmærksomhed på en anderledes opgaveløsning og dels at sikre kommunalbestyrelsen opnår størst mulig indflydelse på virksomheden. Denne indflydelse sker på generalforsamlingen. Kommunalbestyrelsen er i den forbindelse underlagt de almindelige selskabsretlige regler i forbindelse med indkaldelse til og afholdelse af generalforsamlingerne. Ejerrollen er således ikke kun formel, selvom den er koncentreret omkring generalforsamlingen og deltagelse i generalforsamlingen, men også reel i form af ejerskab eller medejerskab/deltagelse. Haderslev Kommune har ikke på samme måde som med en kommunalafdeling styring af og indflydelse på selskabets drift. Dette skal ske via generalforsamlingen. Selv om aktiviteten er udskilt i selskabsform, er det dog vigtigt at påpege, at kommunen stadig er myndighed på mange områder, der er privatiseret, og som myndighed også planlægnings- og godkendelsesmæssigt fastlægger de overordnede rammer for opgaven, alene eller i samarbejde med andre kommuner. Kommunalbestyrelsens medlemmer skal således også være opmærksomme på, at afhængig af i hvilke foraer de er i er det vigtigt, at holde rollerne adskilt. Er det et møde i bestyrelsen for selskabet, så er det selskabets interesser der skal varetages. Er det et møde i et udvalg eller Byrådet, så er det kommunens interesser der skal varetages. Som bestyrelsesmedlem skal man sikre sig, at myndigheden har meddelt den fornødne tilladelse. I forbindelse med udvalgsarbejdet/byrådsarbejdet er det kommunens opgave der skal varetages. Der kan i øvrigt i denne sammenhæng opstå habilitetsproblemer. Selskaberne har på mange områder en stor indflydelse på forbrugerne i kommunens hverdag det kan være alt lige fra hensigtsmæssig infrastruktur til sikkerhed i forbindelse mad affaldshåndtering. Det er derfor vigtigt at sikre størst mulig indflydelse i selskaberne med henblik på en optimal løsning af opgaverne, som selskaberne varetager. Afhængig af omfanget af kommunens ejerandel er der forskel på den måde, Haderslev Kommune kan gøre sin indflydelse gældende. Er kommunen selskabets eneaktionær, kan kommunalbestyrelsen udøve sin indflydelse alene og direkte på generalforsamlingen. Er kommunen ikke eneejer, er forum for indflydelse dog stadig via generalforsamlingen. Her skal kommunalbestyrelsen med henblik på at opnå optimal indflydelse - sammen med de deltagende andre kommuner etablere et samarbejde med henblik på i fællesskab at opnå indflydelse i selskabet. Der kan f.eks. oprettes en aktionæroverenskomst mellem alle eller flere af ejer/deltagerkommunerne. 2/9

Selvom opgaven løses i privatretligt regi, så er selskaberne alligevel omfattet af reglerne om hvile i sig selv, eller der lovgivningsmæssigt er fastsat andre regler f.eks. regler om tilskud til opgaven, f.eks. til kollektiv trafik. Dette skal der tages højde for i forbindelse med arbejdet i bestyrelserne. Dertil kommer, at der lovgivningsmæssigt kan fastsættes afgifter m.v. som også skal overholdes og medtages. Endelig så er der ikke umiddelbart fri prisfastsættelse af ydelserne. Generalforsamlingen. Generalforsamlingen er den højeste myndighed i forhold til styringen af selskabet. Her har aktionærerne mulighed for at stille spørgsmålstegn til driftsresultatet og opstille de overordnede mål og krav for selskabets virksomhed. Kommunalbestyrelsen/ernes mulighed for at udstikke retningslinjer for selskabernes ageren er således alene i forbindelse med generalforsamlingerne, stiftelsesdokumentet, aktionæraftaler eller andre aftaler, ikke via instruktioner til bestyrelsesmedlemmerne. Det er derfor vigtigt, at der tages stilling til de relevante forhold på generalforsamlingen, og det er vigtigt, at det sikres, at de relevante punkter kommer med på dagsordenen. Det er bestyrelsen for selskaberne, der indkalder til generalforsamlingen. Det er derfor bestyrelsen, der med udgangspunkt i vedtægten, fastsætter dagsordens punkterne. I henhold til de respektive vedtægter er der som minimum følgende dagsordenspunkter: 1. Valg af dirigent. 2. Godkendelse af rapport med revisionspåtegning samt årsberetning. 3. Anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til godkendt årsrapport. 4. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 5. Valg af revisor. 6. Eventuelt. Der er også fastsat en frist for indgivelse af forslag fra aktionærerne. Overordnet set omhandler god selskabsledelse, hvordan et selskab bedst drives til fordel for såvel dets ejere som øvrige interessenter. God selskabsledelse vedrører således mere end blot bestyrelsesposter og procedurer, men retter også et særligt fokus på relationerne mellem en virksomhed, dens ejere, dens interessenter og brugere, specielt for virksomheder, som på nogen områder har monopollignende status. Dermed sættes fokus på hensyn som bl.a. åbenhed, gennemsigtighed, gensidig tillid og ansvarlighed. For en kommune er disse hensyn særlige væsentlige, uanset om der er tale om aktiviteter, der udføres indenfor forvaltningen eller i en juridisk enhed, der i større eller mindre grad er udskilt fra forvaltningen, men varetager en offentlig opgave. Ejerstrategien. 3/9

Formålet med en ejerstrategi er dels at henlede kommunalbestyrelsens opmærksomhed på en anderledes opgaveløsning og dels at sikre kommunalbestyrelsen opnår størst mulig indflydelse på virksomheden. Det afgørende for forbrugernes tillid er, at den offentlige forvaltning og de offentlige tilbud uanset om de leveres af kommunen selv eller et privat foretagne - opleves som åben, gennemsigtig, tillidsvækkende og ansvarlig. Der er derfor behov for en ejerstrategi til at præcisere kommunes målsætninger og ønsker til de selskaber, kommunen er helt eller delvis ejer af. Ejerstrategien beskriver på overordnet plan Haderslev Kommunes strategi for selskabernes drift. Ejerstrategien vedrører således alene driften af selskaberne og ikke kommunens rolle som myndighed. Baggrunden herfor er, at kommunen som myndighed via lovgivningen har indflydelse. Det skal dog i denne sammenhæng bemærkes, at uanset myndighedsrollen er det vigtigt at værdidelen af ejerstrategien danner grundlag for samarbejdet. Den konkrete udmøntning af den af generalforsamlingen vedtagne strategi varetages af bestyrelsen og ledelsen gennem en forretningsstrategi. Bestyrelse og ledelse skal være loyale overfor lovlige generalforsamlingsbeslutninger. Udgangspunkterne for ejerstrategien er en værdibaseret organisation, der bygger på værdier, f.eks.: ansvarlighed, åbenhed, gennemsigtighed, dialog, kvalitet, dynamik, sammenhæng og gensidig tillid. Konkret kan man betragte strategien som bygget op omkring følgende punkter: Hvad vil Haderslev Kommune med selskaberne? Dialog mellem kommunen og selskaberne Styringsgrundlaget. Udgangspunktet i nedenstående vil også være den måde, Haderslev Kommune vil håndtere og agerer i forhold til de selskaber, Haderslev Kommune ikke har aktiemajoritet i, men kun er medejer af. Det er stadig på generalforsamlingen/repræsentantskabet påvirkningen af selskaberne kan ske. I denne sammenhæng tænkes her bl.a. på Sydtrafik, Affaldsregion Nord og Deponisyd. I forhold til disse selskaber skal kommunen i sin ageren tage behørig hensyn til de øvrige aktionærers interesser. I forhold til disse selskaber vil strategien skulle medvirke til, at ledelsen af selskaberne også varetager Haderslev Kommunes interesser. 1. Hvad vil Haderslev Kommune med selskaberne? Haderslev Kommune ønsker at bevare sin totale indflydelse på Provas med tilhørende selskaber gennem besiddelse af 100 % af aktierne. I en branche, hvor vilkårene for og kravene til driften i de kommende år meget vel kan ændre sig væsentligt, vil et fuldstændigt ejerskab give selskaberne de bedst mulige 4/9

betingelser for sikker drift og udvikling. Selskaberne bør derfor på bedst mulig vis forberede sig på mulig ændringer og andre vilkår for branchen. Haderslev Kommune ønsker også at opnå størst mulig indflydelse i de selskaber, hvor Haderslev Kommune er medejer og dermed medaktør, med henblik at opnå og sikre borger (=forbrugerne af tilbuddene) tilfredshed. Omdrejningspunktet i ejerstrategien i styringen og ledelsen er nedennævnte 8 værdier. Samtidig er forsyningssikkerhed og selskabets miljøprofil centrale elementer. Forsyningssikkerhed og ansvarlighed. Kvaliteten af forsyningens virksomhed vil af forbrugerne i høj grad blive målt på, om selskaberne kan fastholde en sikker forsyning. Dette punkt er derfor særlig relevant, når selskabet underkastes krav om dynamik og effektivitet. Derfor bør anden aktivitet vægtes i forhold til dette overordnede kriterium. Det er også i denne sammenhæng vigtigt at fremhæve, at der tages højde for og planlægges for, at forsyningsnedbrud eller ændring i forsyningen på baggrund af udefrakommende forhold, naturkatastrofer m.v. undgås, og der er, hvis der opstår problemer, planlagt et beredskab til afhjælpning og løsning af problemet. Åbenhed og gennemsigtighed. Til trods for privatiseringen og dermed udskillelsen fra kommunen er der stadig behov for, at forbrugerne (=borgerne) har en fornemmelse og forståelse for, hvad der foregår. Forbrugerne betragter stadig løsningen/tilbudet som kommunal. Selskaberne skal derfor være indstillet på meroffenlighed, og meroffentligheden sker af egen drift i form af direkte kommunikation. Det er vigtigt at være på forkant i forhold til forbrugerne og erhvervslivet. Dialog og kvalitet. Haderslev Kommune ønsker, at værdier om dialog og kvalitet spiller en vigtig rolle i selskaberne. Åben dialog er et vigtigt element i arbejdet med at sikre løsninger af god kvalitet. Kommunen ønsker derfor, at selskaberne løbende har fokus på en åben og dialog med forbrugere, kommunens virksomheder, forretningsforbindelser og aktionæren (ejeren). Det er samtidig af væsentlig vigtighed, at der udarbejdes risikoprofiler, og at der er en høj grad af risikostyring, således at fejl og fejlmuligheder mindskes. Dynamik. Et vigtigt argument for at selskabsgøre forsyningsområdet er, at området skal tilpasses markedsvilkår, og at dynamik er et væsentligt element i forsyningens virksomhed. En del af denne dynamik kommer sandsynligvis til at bestå i 5/9

effektiviseringer, ligesom fx benchmarking samt prisloftreguleringen vil komme til at spille en væsentlig rolle. For at der også i denne proces er fokus på Haderslev Kommunes målsætninger, ønsker kommunen, at selskabets ledelse udarbejder en forretningsstrategi, hvori effektiviseringer er et naturligt element, der naturligvis afvejes i forhold til forsyningssikkerheden. Forretningsstrategien skal synliggøre formål og bærende principper for effektivisering og beskrive konkrete fokusområder og mål samt give forslag til efterfølgende måling. Sammenhæng. Selskabernes økonomiske værdier skal forvaltes på en sådan måde, at der sikres sammenhæng mellem værdiopbygning i selskaberne og konkurrencedygtige priser. For at sikre dette forventer kommunen, at selskaberne i forretningsstrategien redegør for principperne for prioriteringen. Mulighederne for at arbejde og konkurrere på et frit marked skal løbende styrkes gennem effektivisering, faglig kompetenceudvikling og strategiske samarbejder. Gensidig tillid. Kommunen/kommunerne og selskaberne har en fælles interesse i og for, at serviceniveauet i forhold til forbrugerne er optimal. Forbrugerne har forventninger til tilbuddene. Det er ikke altid, der er overensstemmelse med forbrugernes forventninger og omfanget og indholdet i tilbuddet. Selvom dette ikke altid er tilfældet, så er der behov for, at forbrugerne har tillid til opgaveløsningen/serviceniveauet og rettidig levering af ydelserne. Så forholdet mellem Haderslev Kommune og selskaberne skal derfor bygge på en gensidig tillid og gensidig interesse i sikre forsyningssikkerheden. Miljø- og arbejdsmiljøprofil Den miljømæssige profil er vigtig for Haderslev Kommune og på den baggrund understreges vigtigheden af, at selskaberne arbejder videre med at mindske belastningen af miljøet. I forhold til Provas og den direkte relation til Haderslev Kommune, er det vigtigt at være opmærksom på følgende og i samarbejde med Haderslev Kommune yde: - et bidrag til et bedre vandmiljø i vandløb, i damsystemet og Haderslev Fjord samt udarbejde klare strategier for vandindvinding og grundvandbeskyttelse, - en målrettet information og rådgivning med henblik på at skabe tilfredse og miljøbeviste forbrugere, samt søge at præge børns og unges adfærd og bevidsthed om vandressourcer, samt 6/9

- et væsentligt bidrag til, og en udbygning af sin position som, miljørigtig affaldsbehandler. I forbindelse hermed skal selskabet sikre at selskabet kan honorere de skærpede krav, som et markant voksende affaldsmarked stiller til sortering, indsamling og oparbejdning af affaldet. Selskaberne skal derfor fastholde og udbygge sin position som miljørigtige og bæredygtige forsyningsselskaber og lade miljøhensynet veje tungt i alle beslutninger. Samtidig er det centralt, at selskaberne arbejder aktivt og målrettet for at udbygge selskabernes image som attraktive arbejdspladser, hvor medarbejderne sikres tryghed og udvikling gennem fokus på sikkerhed, arbejdsmiljø, viden, kompetence og efteruddannelse. Det bemærkes endvidere, at selskabernes relation i forhold til beredskabsplanen skal fastlægges retningslinjer for håndtering af nedbrud eller andre forhold der ville kunne påvirke forsyningssikkerheden. Rummelighed social klausul. Ligesom det er vigtigt med en god miljø- og arbejdsmiljøprofil, er det også vigtigt med en god socialprofil. På den baggrund skal virksomhederne også arbejde på rummelighed på arbejdspladsen og tage højde for mangfoldigheden i forbindelse med rekrutteringen og ansættelse af - svage ledige - personer uanset etnisk baggrund, samt - personer uanset handicap. Derudover skal rummeligheden også afspejles i en personalepolitik. Personalepolitikken bør udover at forholde sig til alkohol, rygning, rusmiddel, overvågning m.v. også indeholde en politik om: - sygefravær, - forebyggelse af nedslidning, samt - tilskadekomst i forbindelse med arbejdet. 2. Dialog mellem Haderslev Kommune og selskaberne. Den overordnede strategiske dialog mellem kommunen og de 100 % kommunalt ejede selskaber finder sted én gang om året på de årlige generalforsamlinger. I forhold til de øvrige selskaber drøftes den overordnede strategi i aktionæroverenskomstskredsen med henblik på etablering af en samlet strategi til generalforsamlingen/erne På den baggrund opnår Haderslev Kommune indflydelse på fastlæggelsen af de overordnede retningslinjer for forretningsførelsen i selskaberne. 7/9

Samtidig er det centralt for Haderslev Kommune at sikre en god dialog mellem kommunen, selskaberne og kunderne. Haderslev Kommune betoner derfor endnu vigtigheden af en åben og troværdig kommunikation. 3. Styringsgrundlaget Bestyrelsen Overordnet handler god selskabsledelse om, hvordan et selskab bedst drives til fordel for såvel dets ejere som for øvrige interessenter. God selskabsledelse retter derfor særlig fokus på relationerne mellem selskabet, dets ejere og dets interessenter samt principper for åbenhed, gennemsigtighed og ansvarlighed. Kommunen udøver ejerskabet i overensstemmelse med aktieselskabslovens armslængdeprincip. Det indebærer, at kommunen agerer som en normal aktionær med deraf følgende ansvarsfordeling mellem kommune og bestyrelse. En forudsætning for at opnå de styringsmæssige fordele ved anvendelsen af aktieselskabsformen er derfor, at der er respekt om bestyrelsens beslutningskompetence. Haderslev Kommune skal derfor som ejer sikre sig, at bestyrelserne ved sin sammensætning har de nødvendige kompetencer i forhold til selskabernes karakterer og aktuelle situation. På denne måde sikres, at de samlede kompetencer i selskabernes bestyrelse matcher de udfordringer, som selskaberne står overfor. Dette er også nødvendigt for at sikre kvalitet, dynamik og sammenhæng i forsyningens forretningsførelse. På den baggrund anbefales det, at selskaberne hver især tegner en kompetenceprofil for selskabets bestyrelse, også selvom denne består af kommunalt udpegede medlemmer. Opmærksomheden henledes i denne sammenhæng dog på, at Byrådets valg af to eller flere medlemmer til bestyrelser foretages som forholdstalsvalg. Relevante elementer i en kompetenceprofil for bestyrelsen kunne være: Indsigt i kommunale forhold / politisk indsigt Kendskab til forsyningsmæssige forhold Økonomisk og forretningsmæssig indsigt Ledelsesmæssig erfaring Kendskab til Byrådets forventninger til selskaberne. Alder/erfaringsgrundlag. Bestyrelseshonorar. I medfør af selskabslovens 138 kan medlemmer af bestyrelsen lønnes med fast eller variabelt vederlag. Vederlaget må ikke overstige, hvad der anses for sædvanlig efter hvervet art og arbejdets omfang, samt hvad der anses forsvarligt i henhold til kapitalselskabets og, i moderselskaber, koncernens økonomiske forhold. Der er således ikke pligt til vederlæggelse af bestyrelsesmedlemmerne. Ønskes dette skal der været tage stilling til vederlæggelsesspørgsmålet i vedtægten for selskabet. 8/9

Dette gælder for alle selskaber, også de selskaber Haderslev Kommune kun er medejere af. 4. Administrationsaftaler. I det omfang lovgivningen åbner mulighed for samarbejde skal dette tilstræbes, dog med respekt af Eu-relige regler om udbud m.v. Strategiperiode Der forventes store forandringer i forsyningsbranchen og i lovgivningen i de kommende år. Derfor må det forventes, at den strategiske udfordring løbende ændres. På denne baggrund vælges der en forholdsvis kort strategiperiode, således at ejerstrategien for Provas med tilknyttede selskaber senest skal revideres om 3 år. Men det er ikke kun indenfor vandsektorområdet, der sker ændringer og omlægninger. Det er derfor vigtigt at have opmærksomheden og focus på dette område. Området er på grund af området vigtigt, fordi der varetages mange opgaver af kommunal karakter eller hvor kommunen kan tages til indtægt for områderne. Skulle der opstå behov for justeringer af ejerstrategiperioden, er det altid muligt for kommunen at foretage disse. Tommy Hansen 9/9