Bestyrelsesmøde fredag den 24. marts 2014 Til stede: Leif Mosegaard, John Clausen, Hans Østergaard, Hans Henrik Danielsen, Maja Johansen, Mette Roesgaard, Erling Gaasdal, Lars Bøttern, Kent Thomsen, Katja Uth, Anne Mette Thorøe, John Frederiksen, Mikkjal Helmsdal Ad 1: Ad 2: Ad 3: Det ønskes, at der tilføjes et punkt: Aflønning af fungerende vicerektor og rektor. Punktet tilføjes under punktet: Nyt fra bestyrelsesformanden. Referatet godkendt. Ugedag ændres til torsdag. Årets resultat: 3.359.122. Et meget tilfredsstillende resultat. Overskuddet skyldes at investeringer til bygningsforbedringer er udskudt. På selve skoledriften er resultatet 1.226.000. I forhold til budget er resultatet bedre. Det skyldes et højere antal årselever. Der har til gengæld været flere udgifter til lønninger pga. OK 2013. Den økonomiske strategi for VGT er bl.a. at man laver økonomisk polstring, som værn mod senere rentestigning. Fuldførelsesprocent: På stx ligger VGT under landsgennemsnittet med 79% mod 86% for hele landet. Hf ligger over landsgennemsnittet med 78% mod 76% på landsplan. Der er usikkerhed omkring tallene, da de ikke stemmer overens med de elever og kursister, som skolen får taxametertilskud for. Hvis dette tal anvendes er gennemførelsesprocenten på stx 87%. Pga. denne usikkerhed foreslår Leif Mosegaard, at der laves bemærkning i regnskabet. Der vil som følge heraf blive lavet underskriftspapirer, således at der kan laves ændringer i regnskabsprotokollen ved punktet omkring gennemførelsesprocenter, uden at det kræver en ny underskrift fra bestyrelsen. Revisors kommentar til egenkapital: Hvis aktiviteten falder med 15% uden en økonomisk buffer vil det betyde et underskud på 8 mill. En solid buffer er ønskelig og skolen bør derfor overveje, de økonomiske risici, som skolen kan komme ud for, og som egenkapitalen skal kunne være buffer for. Kommentarer i øvrigt: Bufferen nødvendig i forhold til faldende børnetal mv. Det er vigtigt at blive ved med at kunne tiltrække elever og kursister vha. de rette fagtilbud mv. Revisor om OK13 i et fremtidsperspektiv: Der bør ske en effektivisering, som modsvarer lønstigningen ved overgang til OK 13.
Måling af nøgletal anbefales til at følge udviklingen i forhold til effektivisering (f.eks. i forhold til lærer/elev ratio; Lektioner pr. lærer mv.). Tidsregistrering kan ses som et eksempel på målinger i forhold til økonomistyring. Kommentarer til regnskabet: I Årsrapporten s. 6 (pdf version) står, at skolen bruger A net support. Dette rettes til Herningsholm. Ad 4: Budget 2014 v. jf: I det foreliggende budgetforslag er besparelserne blevet specificeret ud og der er taget højde for de elevtal, som vi nu kender. De aktuelle søgetal er således lagt ind i budgettet. Skolen vil med det aktuelle elevtal kunne modtage uændret taxametertilskud. Forklaring på elevfremgang peger i flere retninger. Det kunne være interessant med geografisk analyse af ansøgermønsteret, da det ser ud som om, vi har fået bedre fat i Ølgod eleverne. Rektor anfører vellykkede åbent hus arrangementer samt en positiv kampagne, som fremhæver kvaliteten ved VGT frem for den manglende kvalitet ved de øvrige ungdomsuddannelser. Vores brobygningsforløb fremhæves som veltilrettelagte, hvilket nævnes af elever, der har været igennem forløbet i år. VGT er i høj grad synlig i medierne, og det skaber bevidsthed i lokalområdet om, hvad der foregår på skolen. Forespørgsel ang. brobygning på tværs af kommunegrænser: Ølgod elever hører til i Varde kommune og går på brobygning der. Men på konkrete forespørgsler kan Ølgod elever godt komme på brobygning her. Midlerne følger brobyggerne. Forslag om at hænge plakater op/reklamere for brobygning på skoler i Varde Kommune. Forslag om brobygning i aftentimerne. Gennemgang af budget 2014: Arbejde med besparelsesforslag: Personaleseminar i 2014 udskydes til 2015. På den måde flyttes udgift til næste kalenderår, men gennemføres alligevel i det oprindeligt planlagte skoleår. På administrationsomkostninger skal der findes kr. 100.000. Dette er næsten sket bl.a. ved at spare postforsendelse af skoleblad og ved at se på det administrative fællesskab med Lemvig og Ikast Gymnasium, hvor der er lavet gennemgang af den reelle arbejdsbelastning for vores lønadministrator. Kursreguleringer er trukket ud af budgettet, da det ikke anses rimeligt, at disse skal påvirke selve skoledriften.
Alt i alt er det lykkedes af finde de fornødne besparelser for det kommende skoleår. Ledelsen vurderer, at der er lavet et realistisk budget. Kommentarer til budget: Budgettet ser fornuftigt ud. Med revisorens fremlæggelse in mente, er der flere opmærksomhedspunkter og der er fortsat behov for rettidig omhu. Forespørgsel til aktiviteter, der kan motivere flere elever og kursister, som umiddelbart er en udgift, men som samtidig udløser færdiggørelsestaxameter. Svar: Der er et færdiggørelsestaxameter, som er højere på stx end hf. Dette skyldes, at der er flere på stx, som gennemfører. Til gengæld er undervisningstaxameteret højere for hf end stx. Skolen forsøger at sætte ind overfor skriftligt fravær. Forslag om forventningsafstemning med UU, så skolen undgår, at kursister kommer på ophold i nogle måneder, indtil deres lærerplads står klar. Forslag om coaching af elever, der er umotiverede. I den forbindelse anfører rektor, at vores mentor ordning som udgangspunkt ophører, men at VGT overvejer at finde midler til at fuldtidsansætte mentor på fuld tid. I folkeskolen har man AKT vejledere med godt resultat. Måske man kan lave en lignende ordning på VGT. Forespørgsel til investeringsbudget: Ventilation i lokalerne pågår fra nu og til sommerferien. Lyd og billede udstyr til festsalen er en kommende udgift. Mountainbikes + cykler: Ønske fra idræt. Det mangler endnu at blive afklaret, hvor cyklerne skal placeres + hvem der skal stå for vedligeholdelse. Solcelle tanker fortsætter, men det er uafklaret hvilket anlæg, der bliver tale om. Vi er dog i færd med at få det afklaret. Fra elevside anføres det at renovering snart bør foregår, så det ikke kun bliver ved snakken. Der foregår pt. renovering af 23 lokaler. Budgettet for 2014 vedtaget. Ad 5: Renovering af lokaler. Der er fyldt isolieringsmateriale i tomrummene under gulvbelægningen, så det ikke længere runger. Desuden er der blevet lagt 9mm tæppefliser på, som kan udskiftes efter behov. Dette har betydet klare forbedringer i forhold til støj. Tæppefliserne opfylder alle krav til indeklima. Lofterne er udskiftet, så de nu er sænkede med lyddæmpende materiale. Desuden er der sat nye lysstof rør/led plader, som giver bedre lys. Belysningen i klasseværelserne opfylder nu
6. Siden sidst: de officielle anbefalinger med 300 lux. Lyset kan dæmpes efter behov. Der er ingen strømbesparelser, men det er komforten, der har været i fokus. De røde radiatorer males hvide i sommerferien. Evt. whiteboards hænges op på bagvæggen for at skabe yderligere lys i lokalerne. Ventilationen forbedres, så der både bliver indsugning og udsugning. Det nuværende ventilationssystem opfylder kun 15% af de aktuelle krav til luftcirkulering. Luftudskiftningen er meget dårlig og har kun været via dørene. De gamle ventilationskanaler renses, og der sættes større motor på taget, så det også kan trække en evt. overdækning af indre skolegård. Forespørgsel ang. ventilation i 105, hvor der er en del støjgener. John Frederiksen undersøger, om dette kan afhjælpes. Bestyrelsesformanden: John Clausen deltager i Årsmødet for gymnasiebestyrelser i Kbh. Ang. ekstra honorar til fungerende rektor og vice rektor + administrativt personale: Bestyrelsen besluttede ved sidste møde, at administrationen skulle tilgodeses med ekstraarrangement frem for løntillæg. Mk fastholder, at den fungerende vice rektor og rektor skal have et løntillæg, som betaling for ekstra arbejde. Bestyrelsen vedtog ved møde i september, at der ikke udbetales løntillæg, da det vil være imod gældende skik ved den slags sager. Bestyrelsen holder fast ved beslutningen. Bestyrelsesmedlemmer: Erling Gaasdal er blevet gjort opmærksom på aflysning af timer i engelsk på hf. Hvordan sikrer man sig, at elever og kursister får den undervisning, de har krav på? Kan der være en sammenhæng mellem elevfravær og mængden af aflyste timer? MH: Engelsklærergruppen på VGT har været hårdt ramt af sygdom. Ledelsen har været i løbende dialog med den pågældende klasse og de er blevet forsikrede om, at de får de timer, de skal have. Om reaktion på reklamationer/kritik: En mulighed for at sende et signal til omverdenen, at man gør mere, end man forventer. Man skal reagere og overdimensionere løsninger og yde mere, end kunden/modtageren forventer, hvilket vil skabe en bedre forståelse. Vigtigt at klassen informeres løbende i processen med f.eks. at finde en ny lærer, så de ved, hvor de står.
Påmindelse til ledelsen om, at der fortsat er mulighed for samarbejde med Kunstforum i Tarm og udstilling af elever og kursisters værker på udvalgte steder i byen. Forespørgsel ang. international linje: Elever kunne få lov at rejse ud på high school og samtidig følge undervisningen online på VGT i et par fag. Medarbejdere: Mk: Orientering om tidsregistreringssamtaler mv. Der er bekymring blandt lærerne ang. mertid og norm overskridelse. Planlægningstal er ledelsens norm for, hvad de vil udbetale af timer. Hvis tidsregistreringen lander over de planlagte tal, er lærerne bekymrede for, om de skal arbejde gratis i den sidste del af skoleåret. Elever: Orientering om arrangement ang. visionsarbejde: Ekstern oplægsholder fra projekt Gymnasiet Tænkt Forfra (Jacob Kjærgaard), som vakte begejstring. Desværre var tilslutningen til arrangementet ringe. Deltagerne fik mange konstruktive inputs. Elevrådet er i færd med at udarbejde et visionspapir, som vil blive overdraget til ledelsen, når det er færdigt. Kort frist til planlægningen af arrangementet, men det blev en god proces alligevel. Til elevrådsmøderne deltager flere elever og kursister. VUC deltager ikke ved møderne. Mikrobølgeovne er installeret i kantinen igen. Elevrådet har diskuteret egenbetaling i forbindelse med international studieretning. Argumenter for og imod er blevet overdraget til ledelsen. Fælles Forum har udarbejdet nye retningslinjer for diverse elev shows. Den nye elevrådsstruktur betyder, at der ikke er nogen vedtægter. Det arbejdes der på nu. I september vælges nye repræsentanter til de forskellige poster. Deltagelse ved elevrådsmøderne er 10 personer. Mange gode diskussioner og en følelse af, at man får udført noget. Forespørgsel ang. elevers fornemmelse af medindflydelse mv.: I forbindelse med udsendelse af regnskab mv. kan det som elev være svært at gennemskue. Elevrådsrepræsentanterne håber derfor, at mange vil deltage i kurser ang. bestyrelsesarbejde for at blive klædt bedre på til bl.a. bestyrelsesmøder. Dagen med rektor og vicerektor for elevrådet fungerede godt i denne sammenhæng. Rektor: Ad Aspberger klasse: Skolen har fået afslag på ansøgningen ang. oprettelse af Asperger klasse. Ansøgningen underkendt på baggrund af skolens geografiske placering. Hvis der kan dokumenteres et behov, kan vi indsende en ansøgning igen.
SU arbejder med løn og personalepolitik. Visionsarbejde: Lærere og elever har hver for sig holdt et arrangement. Administrationen følger med et arrangement i april maj. Toplederkonferencer, afholdes af UVM for at diskutere udnyttelsen af ledelsesrummer, der opstår i forlængelse af OK13: Mh deltager i fire kurser. Det første handlede om Tillidsbaseret ledelse. Parallelt kører et skoleudviklingsprojekt: Skoleudvikling i Praksis. Her arbejdes med skolens statistikker mv. for at se, hvordan man kan udvikle skolen, og hvor man med fordel kan sætte ind. Skolen har været ramt af en del langtidssygemeldinger, især blandt engelsklærerne. Der er slået en række nye stillinger op til næste skoleår. Børge Larsen har opsagt sin stilling og der søges efter en ekstra pædagogisk leder, som bl.a. skal stå for skemalægning. Fælles Forum er kommet godt i gang. Det er Henrik Fogde og Anne Mette Thorøe der repræsenterer ledelsen. Medarbejdertrivselsundersøgelse og arbejdspladsvurdering er netop afsluttet, og vi afventer resultatet. Strategiske tiltag: Efterspørgsel af botilbud omkring gymnasieskolerne enten som kollegieeller kostafdeling. Ledelsen påtænker at foretage nogle analyser med henblik på at afdække behovet i vores område og vil vende tilbage med et oplæg til bestyrelsen på et senere tidspunkt. Tidsregistrering er en ny udfordring. Ledelsen har stor forståelse for den uro, det kan give, og den frustration, der kan være blandt lærerne. Dog er det vigtigt at finde frem til en løsning, der ikke skaber presedens for, at der bliver tale om et tag selv bord i forhold til lønudbetaling, og at merarbejde fortsat må have som forudsætning, at det er pålagt og/eller aftalt på forhånd. Skjern Å Running Challenge: Alle elever og personale, som ønsker at deltage, får betalt halvdelen af deres deltagergebyr og får en VGT løbetrøje. Tilbuddet gælder også bestyrelsens medlemmer. 7: Videregivelse af informationer til andre: alle informationer kan videregives. 8: Eventuelt: Mulighed for at begynde bestyrelsesmøder før: Næste bestyrelsesmøde begynder kl. 8:00. Ref: A. M. T.