Afdelingsmøde torsdag d. 12. september 2013 i afd. 31, Gadager Dagsorden 1. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 2. Valg af: a. Dirigent b. Stemmeudvalg c. Referent 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Behandling af eventuelt indkomne forslag 5. Fremlæggelse af afdelingens driftsbudget for det kommende regnskabsår til godkendelse samt orientering om det godkendte regnskab for 2012 6. Valg af: a. Formand for afdelingsbestyrelsen for 2 år. På genvalg er: Kurt Jensen, Gadager 70 (modtager genvalg). b. 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år. På valg er: Mette Jensen, Gadager 73 (modtager genvalg). Solveig Nielsen, Gadager 115 (modtager genvalg). c. Suppleanter for 1 år. 1. Godkendelse af forretningsorden Forretningsorden blev godkendt uden indvendinger. 2. Valg af: a) Dirigent: John Møller blev valgt som aftens dirigent og kunne efterfølgende konstatere, at mødet var rettidigt indkaldt efter forretningsorden. b) Stemmeudvalg: Der blev valgt 5 beboere. c) Referent: Gitte Damsgaard (nr. 37). 1
Velkommen til afdelingsmøde 2013 Formand Kurt Jensen bød velkommen til beboerne, det administrative personale fra henholdsvis Hovedvejen og driftskontoret samt repræsentanter fra de andre bestyrelser i Hvissinge til dette års afdelingsmøde. 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde Formand Kurt Jensen startede fremlæggelsen med, at præsentere medlemmer af den nuværende afdelingsbestyrelse. Beretningen blev, som sidste år, opstillet i listeform, hvorfra beboerne kunne udpege og efterfølgende få emnet uddybet. Punkt A (på emnelisten): Parkeringsproblematik Formand Kurt Jensen forklarede om problematikken omkring parkeringen i Gadager. Afdelingsbestyrelsen får ved samtlige bestyrelsesmøder, henvendelser fra beboere som føler sig chikaneret af de mange ulovlige parkeringer. Afdelingsbestyrelsen illustrerede problemet ved at fremvise nogle billeder af de ulovlige parkeringer. Det blev pointeret, at det ikke er afdelingsbestyrelsen der bestemmer/beslutter Gadagers husorden, men derimod flertallet af beboerne der beslutter dette samt andre regelsæt såsom hegnsregler, vedligeholdelsesreglementet osv. Ønsker man som beboer, at ændre diverse regelsæt skal man stille det som et forslag på afdelingsmøderne, hvor det på beboerdemokratiskvis kan blive besluttet. Det er afdelingsbestyrelsen pligt/opgave, at sikre alle regelsæt der vedtages i Gadager overholdes og efterleves. Afdelingsbestyrelsen har brugt meget tid (på alle tider af døgnet) på at registrere antallet af tomme parkeringspladser. I 99 % af tilfældene er der flere ledige parkeringspladser, så det er ikke det, der kan være problemet, nok nærmere beboernes bekvemmelighed. Afdelingsbestyrelsen vil gerne høre beboernes løsning på dette. Der blev talt følgende om dette: At der skulle indføres et parkeringskort til Gadagers beboer som skulle være synligt i bilen, flere parkeringspladser. Punkt E (på emnelisten): Inspirationskatalog Formand Kurt Jensen fortalte, at afdelingsbestyrelsen i marts 2013 deltog på et inspirationsmøde afholdt af Energitjenesten som havde til formål, at fortælle lidt om det skjulte guldreserve som gemmer sig rundt om i de fleste bebyggelser. I april 2013 var afdelingsbestyrelsen og Energitjenesten rundt i Gadager med henblik på, at få udarbejdet en fyldestgørende rapport, som kunne præcisere hvor man fremadrettet ville kunne opnå størst muligt udbytte af den investerede krone. 2
Energitjenesten udpegede følgende områder: Udsyring af varmvandsbeholdere Bedre isolering af vandpumperne i varmecentralen Udskiftning af døre Ny fugtstyret ventilator på badeværelset Differentieret betaling på vaskemaskinerne i vaskehuset samt tilkobling af direkte varmtvand Etablering af solcelleanlæg på vaskehuset Rapportens konklusioner kan være et fremadrettet grundlag når der skal investeres i Gadager. Punkt G (på emnelisten): Ovenlysvinduer Formand Kurt Jensen orienterede om forløbet på udskiftningen af ovenlysvinduerne. Efter lidt begyndelse vanskeligheder fra PNP Byg som varetog denne opgave blev der speedet lidt op. I oktober 2011 var de sidste vinduer installeret. Efterfølgende var der en beboerhenvendelse om, at inddækningerne ikke var som de skulle være. Der blev fremlagt nogle billeder som tydeligt viste, at der fremgik bobler og revner i malingen. Dette blev fremlagt for de involverede leverandører. Det er først nu lykkedes driftskontoret, at skabe en kontakt til Rådgiver. Driftsleder Johnny Petersen er blevet lovet en rapport fra Rådgiver senest i uge 38. Driftskontoret har mistanke om manglende isolering og har planer om, at splitte konstruktionen i 2 lejligheder for at tjekke dette. Der blev talt omkring justering af vinduerne således, at de kunne stå åbne. Driftsleder Johnny Petersen pointerede, at man må ikke selv justere vinduerne grundet garantien. Punkt C (på emnelisten): Gadager 30 års jubilæum Formand Kurt Jensen oplyste, at Gadager i 2014 har 30 års jubilæum og at afdelingsbestyrelsen meget gerne vil modtage forslag til hvordan beboerne kunne tænke sig at det skulle fejres. Der blev foreslået: lukket vejfest, helstegt pattegris. Det blev aftalt, at afdelingsbestyrelsen gerne modtager flere gode ideer. Punkt H (på emnelisten): Opmærkning af parkeringsbåse Parkeringsbåsene er blevet frisket op med maling, dog ikke som først planlagt/købt. Aftalen var at gamle afstribninger skulle fjernes. Dette skete ikke. Nye afstribninger blev lagt på den gamle. Leverandøren har givet udtryk for, at asfalten i Gadager var for dårlig til at skrabe den gamle afstribning af først, derfor valgte man denne løsning. Leverandøren giver garanti for, at denne løsning vil holde 5-6 år. 3
Præsentation af Driftsleder Johnny Petersen Formand Kurt Jensen præsenterede driftsleder Johnny Petersen som startede 1. december 2012. Herefter fortalte Johnny Petersen kort om sin baggrund og hvilke foreløbige fokusområder driftskontoret har for arbejdet i Hvissinge: Fælles drift, drift planer for alle afdelinger, genforhandling af hårde hvidevare, eksterne håndværkere, VVS, varmvandsbeholdere, flyttesager, indlæg til Hvissinge Nyt, og ikke mindst glade medarbejdere i afdelingerne. Rotter Der er konstateret Rotter i Gadager. Der henstilles til alle beboer om ikke at fodre fugle o.l. Ligeledes henstilles til at man ikke har køkkenaffald stående i haverne da det tiltrækker rotterne. Afdelingsbestyrelsen vil sørge for, at der bliver omdelt en seddel hvori der står hvordan man skal forholde sig hvis man ser en rotte. Fremtidige fokusområder i afdelingsbestyrelsen Formand Kurt Jensen fremlagde nogle punkter som han anbefalede at afdelingsbestyrelsen havde som fokusområder det kommende år: etablering af dræn, legepladser, fliser, storskraldsrum, fastelavn, jubilæumsfest, haverundgang og ikke mindst økonomien i Gadager. Herefter blev beretningen vedtaget. 4. Behandling af eventuelt indkomne forslag Forslag 1: Afdelingsbestyrelsen foreslår redaktionelle ændringer og præciseringer i afdelingens vedligeholdelsesreglement. Vedligeholdelsesreglementet med afdelingsbestyrelsen forslag er vedlagt markeret med gult. Forslag 2: Afdelingsbestyrelsen foreslår, at der fremover kun kan males hegn, låger og skure i haven i farven Gadagergrøn. Forslag 3: Afdelingsbestyrelsen foreslår, at det nuværende storskralderum nedlægges. I stedet etableres et nyt, som skal kunne håndtere fremtidige krav til sortering af affald. Forslag 4: Afdelingsbestyrelsen foreslår, at der opsættes vandmålere i boligerne og dermed foretages individuel afregning af vandforbruget efter den enkelte boligs faktiske forbrug. Forslag indeholdende spare muligheder, økonomi mv. er vedlagt. Forslag 5: Afdelingsbestyrelsen foreslår, at der indgås aftale med et parkeringsvagtselskab med henblik på at sikre, at afdelingens husorden for parkering overholdes. Forslag 6: Afdelingsbestyrelsen foreslår, at pergolaen ved vaskeriet nedlægges. Forslag 7: Gadager 65 foreslår, at de 2 træer vest for haverne i nr. 65, 67 og 69 beskæres og foreslår i øvrigt samme træer i afdelingen, der har vokset sig store og dermed skygger i andre haver. Enighed om, at driftskontoret i samarbejde med afdelingsbestyrelsen gennemgår Gadager for at få fastlagt, hvor der er behov for beskæring af træer. 4
Forslag 8: Gadager 4 foreslår, at de eksisterende træer ved parkeringspladsen mellem vaskeri og haver til lejemålene Gadager 2, 4, 6 og 8 ønskes beskåret til en max højde på mellem 5 og 6 meter, og trækronerne beskåret/studset således, at de ikke vokser sammen, men stadig er enkeltsående træer. Enighed om, at driftskontoret i samarbejde med afdelingsbestyrelsen gennemgår Gadager for at få fastlagt, hvor der er behov for beskæring af træer. Forslag 9: Gadager 102 foreslår, at man får tilskud til plankeværk (hegn) fra afdelingen, svarende til den udgift afdelingen måtte have til opsætning af ny hæk. Forslag 10: Gadager 102 foreslår, at der opsættes flere enheder (kalkudstillere) således, at flere får glæde af det afprøvede system. Driftsleder Johnny Petersen fortalte, at dette ikke kunne lade sig gøre. Forslaget blev trukket tilbage. Forslag 11: Gadager 65 foreslår ændring i hegnsreglerne i afdelingen således, at mellemrum 4-8 cm mellem brædder udgår. Således foreslås hegnsreglerne ændret som følger: at mellemrum mellem brædderne ændres til 2-8 cm. 5. Orientering om regnskabsresultatet for 2012 samt fremlæggelse af afdelingens budget for 2014. John Møller orienterede om regnskabets for 2012 samt fremlagde budgettet for 2014 til Afdelingsmødets godkendelse. Budgettet for 2014 blev vedtaget. 6. Valg af: Formand for afdelingsbestyrelsen for 2 år: Kurt Jensen blev genvalgt. Bestyrelsesmedlemmer for 2 år: Mette Jensen og Solveig Nielsen blev genvalgt. Suppleanter for 1 år: 1.suppelant blev Karsten Andersen (nr. 110) valgt. 2. suppleant blev Betina Nielsen (nr. 2) valgt. Afslutning John Møller takkede for god ro og orden og overlod derefter ordet til Formanden der ligeledes takkede for et godt og fremmødt møde og ønskede de genvalgte samt de nye suppleanter velkommen i afdelingsbestyrelsen. Mødet sluttede kl. 23.25. På mødet deltog 64 personer fra 52 lejemål. 5