Referat fra den ordinære generalforsamling i Herfølge Fitness den 20. marts 2017 Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Valg af stemmetællere 3. Aflæggelse af beretning 4. Forelæggelse af det reviderede regnskab 5. Forelæggelse af budget herunder kontingentsatser og indmeldelsesgebyr 6. Behandling af indkomne forslag 7. Valg til bestyrelsen 8. Eventuelt 1. Valg af dirigent Rina Ørum-Kristensen blev enstemmigt valgt til dirigent. Det blev herefter konstateret, at der var indkaldt til generalforsamlingen jf. Foreningens vedtægter, og at denne derfor var "lovlig". 2. Valg af stemmetællere Rina Ørum-Kristensen blev valgt som stemmetæller. 3. Aflæggelse af beretning Formand John Palmer Nielsen forelagde beretning for de begivenheder og aktiviteter, der har været i foreningen i løbet af kalenderåret og meddelte samtidig, at han gik af som formand i Herfølge Fitness grundet private årsager. I beretningen nævntes bl.a. de store udfordringer og gener et lynnedslag i Herfølge hallen gav for foreningen henover sommeren, da det medførte, at adgangskontrollen til hallen og til fitnesscentret ikke virkede i 3 måneder. Således havde alle, medlemmer som ikke medlemmer i praksis adgang til centret. Formandens beretning blev godkendt af generalforsamlingen. Beretningen fremgår af bilag 1. Herfølge Fitness takker den afgående formand for hans indsats i Herfølge Fitness. 1
4. Forelæggelse af det reviderede regnskab Den afgående formand John Palmer Nielsen gennemgik på vegne af kasserer Stefan Weiglin regnskabet for 2016. Regnskabet viser, at foreningen går ud af regnskabsåret 2016 med et driftsresultat på 80.156 kr. samt en egenkapital på 45.000 kr. Det er første gang i foreningens historie, at der er en positiv egenkapital. Til sammenligning var egenkapitalen ved udgangen af henholdsvis regnskabsåret 2015 og 2014 på -34.000 kr. og -142.000 kr. Regnskab viser således, at økonomien i Herfølge Fitness er god og solid. Det fremlagte regnskab er udført af den folkevalgte revisor Anders Frandsen og blev godkendt af generalforsamlingen. Det reviderede regnskab fremgår af bilag 2. 5. Forelæggelse af budget herunder kontingentsatser og indmeldelsesgebyr Kasserer Stefan Weiglin gennemgik budget for 2017. Der forventes driftsudgifter på 866.110 kr. og indtægter på 906.604 kr. Indtægterne budgetteres ud fra et forventet medlemstal baseret på erfaringerne med en vis fluktuation af medlemstallet hen over året samt en fastholdelse af de gældende kontingenter og indmeldelsesgebyr. Bestyrelsen anbefalede således at fastholde de gældende kontingenter og indmeldelsesgebyr: Halvårligt kontingent er 800 kr., månedligt kontingent er 169 kr., og indmeldelsesgebyret er 200 kr., hvoraf de 100 kr. betales til hallen til dækning for medlemskort m.m. Budgettet for 2016 blev godkendt af generalforsamlingen og fremgår af bilag 3. 6. Behandling af indkomne forslag Bestyrelsen stillede forslag om en vedtægtsændring vedrørende en ændring af alderskravet ved indmeldelse i Herfølge Fitness. Indtil nu har det været muligt at kunne blive medlem af foreningen fra det år, man blev 15 år. Dette ønskedes ændret til, at man først kan blive medlem fra den dag, men fylder 15 år. Ændringsønsket er begrundet i, at der i centret er maskiner, hvorpå man kan forårsage skade på sig selv eller andre, hvis de ikke bruges korrekt. Bestyrelsen har vurderet, at denne risiko mindskes, hvis alle medlemmer som minimum er 15 år ved indmeldelsestidspunktet. Nuværende vedtægter: 4 Medlemskab Som medlemmer kan optages alle fra det år medlemmet fylder 15. år, såfremt de vedkender sig nærværende vedtægter. Medlemmer under 18 år skal ved indmeldelsen have forældres eller værges underskrift. Medlemmer under 15 år kan optages efter særlige retningslinjer, som vedtages af bestyrelsen, dog uden personligt medlemskort. 2
Ønskes ændret til: 4 Medlemskab Som medlemmer kan optages alle fra den dag medlemmet fylder 15. år, såfremt de vedkender sig nærværende vedtægter. Medlemmer under 18 år skal ved indmeldelsen have forældres eller værges underskrift. Forslag til ændring af vedtægterne blev godkendt af generalforsamlingen. 7. Valg til bestyrelse Valg af ny formand Nikolaj Thune Jacobsen blev valgt. Nikolaj er på valg igen til den kommende generalforsamling, da den afgående formand har valgt at trække sig midt i en valgperiode. Valg af kasserer Stefan Weiglin blev genvalgt Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer Peter Jepsen og Lise Boye-Hansen blev genvalgt Valg af nyt bestyrelsesmedlem - den hidtidige suppleant Lars Ørum-Kristensen overtog pladsen i bestyrelsen efter Bjarne Rasmussen, som har valgt at trække sig. Valg af 2 suppleanter Anders Steffensen blev valgt og Ulla Poulsen blev genvalgt Valg af 1 revisor Majken Steffensen Valg af 1 revisorsuppleant Henrik Nielsen blev valgt De valgte blev ønsket tillykke med valget. 8. Eventuelt Der blev under punktet eventuelt kort fortalt om bestyrelsens overvejelser omkring en overtagelse af adgangskontrolsystemet fra hallen. Bestyrelsen overvejer for nærværende bl.a. hvilke økonomiske risici, der er ved en sådan overtagelse. Yderligere blev det drøftet, hvilke muligheder foreningen har overfor medlemmer, som gentagne gange melder sig til holdundervisningen og ikke dukker op uden at have meldt fra. Dette er særligt en udfordring på spinningsholdene, hvor der hyppigt er venteliste. Mulighederne synes ganske få, da foreningen f.eks. mangler en systemunderstøttelse til at kunne opkræve et beløb ved udeblivelser, som mange kommercielle fitnesscentre benytter sig af. 3
Bilag 1 Formandens beretning Et år er gået siden vi stod her på sidste generalforsamling i marts 2016. Et år som blev en del anderledes end vi i bestyrelsen havde tænkt og håbet på. Bestyrelsen satsede på et år hvor stabilitet og medlemmernes tilfredshed stod i højsædet. Et år hvor man stille og roligt kunne arbejde frem mod, at konsolidere medlemsantal og få sat skik på vores fælles Fitnessforening. Dette blev dog i høj grad gjort til skamme af et lynnedslag i Herfølge hallens anlæg, som gjorde vores adgangssystem og netværk ubrugeligt. Dette betød, at vi over en næsten 3 måneders periode, ikke havde styr på hvem der var i lokalerne, hvad de lavede og om diverse regler blev overholdt. Vi så ganske hurtigt, at vores lokaler forfaldt og fremstod beskidte, da dem som benyttede lokalerne uretmæssigt, desværre ikke fulgte vores regler om at man ikke bruger udendørs fodtøj i fitness lokalet. Oprydning og forkert bruge var også ting som vi kunne se ikke blev fulgt, og vi frygtede lidt, at det kunne ske ting som vi ville blive holdt op på, med det resultat at vi ville være nødt til at lukke foreningen. Dette kostede rigtigt meget tid og energi fra hele bestyrelsen, og vores instruktører og servicefolk, blev også belastet unødigt. På grund af dette var der meget lidt energi til ret meget, og derfor blev efteråret et stort antiklimaks i forhold til vores intentioner. Dette er jo beklageligt, men situationen taget i betragtning, kan jeg kun sige at det ikke er noget jeg ønsker at andre skal opleve. Vi kom dog ud på den anden side, og som nogle måske så blev der alligevel malet i lokalerne, sat spejle op og nye ting kom til. Vi arbejder nu i bestyrelsen på om vi selv kan/skal overtage adgangskontrollen og evt. rengøringen i lokalerne, for at forhindre lignende i at gentage sig. Hvor det ender vides ikke i skrivende stunde, men derom hører I nærmere. Efter en smule turbolens og omlægning af kontigentperioderne, ser det igen ud til at Herfølge Fitness stadig består af ca. 500 medlemmer, et antal som ikke ser ud til at svinge vildt, dog stadig med få sæsonudsving. Vi har stadig et lavt kontingent, taget i betragtning, at man får et beløb på cirka 800 kr. halvårligt, kan gå til Fysisk træning i centret, men samtidigt kan man dyrke holdtræning på forskellige hold, uden merudgifter. Heller ikke i 2016 var vi med til Herfølge dagene, dette på trods af at man fra årets start havde en klar holdning til at det ville være et godt tiltag at deltage i. Både for at vise vores forening frem, men også for at hverve nye medlemmer. Herfølge Fitness drives af en ulønnet bestyrelse og så har vi et stort hold af ulønnede instruktører, såvel i centret som på holdene. Derudover har vi det vi kalder Servicefolk, som også er med til at få det hele til at spille, på frivillig basis. Vi belønner disse frivillige med en Fitness Fest, Julefrokost, Træningstøj og betalt uddannelse. Alt sammen noget, der skal sørge for at gøre det attraktivt at være en del af Herfølge Fitness, og samtidigt tage ansvar for at Herfølge Fitness kan bestå, samt et ansvar for at alle vores medlemmer kan få instruktion og hjælp med evt. problemer. Vi vil alle gøre 4
vores til, at vi kan have en Fitness Forening, hvor kontingent forsætter med, at ligge i et leje hvor de fleste vil kunne deltage. Fra Bestyrelsens side deltager vi i forskellige fora, så at vi hele tiden er med ved bordet, og forsøger at vise hvad Herfølge Fitness står for og kan levere. Både i Forenings Fitness eller DGI, og også på kommunalt niveau har vi hele tiden været med og deltaget omkring tiltag, nye metoder og andet der kan være med til at forny. Dette var medvirkende til at vi fik udendørs CrossFit placeret tæt på Herfølge Fitness i slutningen af foråret. Vi prøvede sidste år, at inkorporere dette i forskellige udendørs hold, og senere i år vil vi have en instruktør som gennemgår en uddannelse i Cross Fit, så vi kan gøre dette endnu bedre for vores medlemmer. Sidste tiltag på stammen indenfor holdfitness er Yoga, hvor vi har haft en instruktør af sted, og nu startes der op på Yoga hold. Dette er noget som var meget efterspurgt og vi venter os meget af dette tiltag. Til sidst vil jeg komme med den kedelige beslutning, at jeg på dagens generalforsamling har valgt at træde tilbage. Dette skyldes dels at jeg har fået et arbejde hvor jeg simpelthen ikke kan finde tiden til også at komme i Herfølge Fitness. Derudover har jeg fået Diabetes, forhøjet stofskifte og skjoldbruskkirtel, som heller ikke gør tilværelsen nemmere. Jeg har siden sommer sidste år kun været i Herfølge Fitness når jeg var til Bestyrelses møde eller ovre at ser hvordan der så ud, og det er jo ikke lige hvad man forventer. Så med beklagelse vil jeg sige tak for denne gang, og ønske alle i Herfølge Fitness alt held fremover. Dyb respekt for alle de frivillige som knokler for at alt kører. 5
Bilag 2 Det reviderede regnskab for regnskabsåret 2016 Resultatopgørelsen: Note 2016 2015 2014 kr. t.kr t.kr INDTÆGTER Kontingenter 780.338 730 694 Medlemsgebyr 41.760 44 79 Kommunale tilskud 88.057 89 0 Sponsor 4.098 0 0 Rente indtægter 312 0 1 914.565 863 774 OMKOSTNINGER 1 Instruktører 78.010 43 10 2 Lokaleomkostninger 379.844 392 383 3 Administrationsomkostninger 184.774 124 104 Renteudgifter 20.531 26 24 663.159 585 521 RESULTAT FØR AFSKRIVNINGER 251.406 278 253 Afskrivninger 171.250 171 171 ÅRETS RESULTAT 80.156 107 82 6
Balancen: 2016 2015 2014 kr. t.kr t.kr Note AKTIVER 4 Indestående i pengeinstitut 222.106 161 70 5 Driftsmidler 342.500 514 685 AKTIVER I ALT 564.606 675 755 PASSIVER EGENKAPITAL 45.403-34 -142 GÆLD Herfølge Hallen 318.496 435 547 Foreningsfitness 140.000 210 280 Skyldige omkostninger 60.707 64 70 GÆLD I ALT 519.203 709 897 PASSIVER I ALT 564.606 675 755 7
Noter: 2016 2015 2014 kr. t.kr t.kr Note 1. Instruktører Kurser 50.849 37 2 Beklædning 26.668 6 8 Kørsel 494 0 0,5 78.010 43 10,5 Note 2. Lokale omkostninger Husleje 379.844 391 383 Rengøring 0 0 379.844 391 383 Note 3. Administrationsomkostninger Events 1.046 0 0 Arrangenmenter 20.841 9 4 Mødeudgifter 2.765 3 2 Annoncer 1.875 3 4 Gaver og Blomster 7.150 7 0 Adgangskort 30.000 30 40 Inventar 5.980 12 3 Musikudstyr 1.444 9 1 Andet Fitnessudstyr 69.416 21 15 Forsikringer 5.558 5 5 Kontingenter 9.680 1 1 Revision 0 0 8 Kontorartikler og porto 2.388 0 1 Gebyrer 6.628 6 6 Hjemmeside 16.599 18 0 EDB-udgifter 3.405 0 14 184.774 124 104 Note 4. Indestående i pengeinstitut Indestående, kr. 50.800 er deponeret til sikkerhed for forpligelser med Nets Note 5. Driftsmidler, kr. 342.500 Saldo, 1. januar 2016 513.750 Årets afskrivninger -171.250 342.500 er stillet til sikkerhed for lån i Herfølge hallen. 8
Bilag 3 Budget 2017 Driftudgifter Lokaleomkostninger: Lokaleleje 2017 kr. 210.000,00 Hold lokaleleje 2017 kr. 60.000,00 Rengøring 2017 kr. 120.000,00 Udstyr: Afdrag maskiner til Foreningsfitness (350.000 kr. over 5 år - 0%) kr. 70.000,00 Afdrag maskiner Herfølge Hallen (600.000 kr. over 5 år - 5%) kr. 137.110,00 Service maskiner, anslået kr. 25.000,00 Personale: Instruktør og bestyrelsesarrangement kr. 25.000,00 Gaver kr. 7.000,00 Tøj til instruktører kr. 30.000,00 Instruktør kurser kr. 50.000,00 Øvrige driftsudgifter: Kontorhold kr. 2.500,00 Medlemsdatabase med økonomistyring kr. 17.500,00 Drift af betalingløsning kr. 6.500,00 Forsikringer kr. 5.500,00 Kontigenter kr. 12.000,00 Kort til medlemmer (indkøb 200 stk) kr. 8.000,00 Center Udvalg - Øvrige Anskaffelser kr. 20.000,00 Hold Udvalg - Øvrige Anskaffelser kr. 20.000,00 Opstart af Yoga kr. 10.000,00 Etableringsudgifter: Overtagelse af dørkontrol system fra hallen kr. 30.000,00 Driftomkostninger, årligt i alt kr. 866.110,00 Indtægter Herfølge Fitness Indtægter år 2017: Medlembetaling 325 kr. 1.600,00 kr. 520.000,00 130 kr. 2.028,00 kr. 263.640,00 Indskud nye medlemmer 200 kr. 200,00 kr. 40.000,00 Lokale tilskud kommunen kr. 63.000,00 Aktivitetstilskud + kursus godtgørelse kr. 20.000,00 Indtægter år 2017, i alt kr. 906.640,00 Resultat kr. 40.530,00 9
10