Bestyrelsesmøde tirsdag d. 2. marts 2016 Deltagere fra Bestyrelsen: Brian Rømer (BR), Michal Rolin (MR), Marianne Ringgren (MRI), Palle Jørgensen (PJ) og Peder Egmose (PE), suppleant Afbud fra Lars Rahbæk (LRO) Nicolas Pluchar, foreningens inspektør, benævnes i referatet som NP. BR sender NP kopi af referatet, hvor det er fremhævet med kursiv, hvad NP skal tage sig af! Deltagere fra Datea: Ingen 1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde (25. november 2015) Referatet er godkendt på mail. 2. Opfølgning på generalforsamling, 20. januar 2016 a. Riste i afløb på reposer (NPL) NP har oplyst, at riste stadig mangler en del steder. Han indhenter en pris herpå. NP har en deadline på 14 dage til at indhente prisen, regnet fra den dag, han modtager kopi af dette referat. b. Inspektion af hoveddøres stand (NPL) NP har registreret de steder, hvor dørene flosser, og han vil undersøge, hvad der kan gøres herved. NP har en deadline på 14 dage til at komme med forslag, regnet fra den dag han modtager kopi af dette referat. c. Årlig oprydning i cykelkældre (NPL) NP har aftalt med viceværten, at der laves en oprydning i marts/april, og at han afleverer information herom til beboerne. NP skal sørge for, at info kommer ud i marts til beboerne. 3. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde a. Afgørelse på brug af SEBs lokaler i Byporten (MRI) MRI tilbød på SEB s vegne, at ejerforeningen kan overtage flg. ejerlejligheder på flg. vilkår: -ejerl.nr. 97 indeholdende kontor, badeværelse, vaskeri og varmecentral på 207 m2 kan overdrages Side 1
til ejerforeningen mod, at den betaler udgifterne til tinglysning kr. 10.360, de fællesudgifter SEB har betalt til foreningen de sidste 5 år kr. 2.517, ejerlejlighedens andel af tag- sagen kr. 3.386 og udgifter til slutseddel kr. 8.737, i alt kr. 25.000. -ejerl.nr. 99 indeholdende cykelkælder på 64 m2 kan overdrages til ejerforeningen mod, at den betaler udgifterne til tinglysning kr. 5.080, de fællesudgifter SEB har betalt til foreningen de sidste 5 år kr. 1.259, ejerlejlighedens andel af tag- sagen kr. 1.693 og udgifter til slutseddel kr. 6.968, i alt kr. 15.000. SEB er endvidere indstillet på at leje de to garager, ejerl. nr. 99 og 100, til ejerforeningen for kr. 12.000 pr. år pr. garage. De tre bestyrelsesmedlemmer BR, MR og PJ tog tilbuddet til efterretning og vil overveje sagen. De var dog ikke umiddelbart interesserede i at leje garagerne, men vil i stedet overveje at købe, så bestyrelsen til enhver tid har mulighed for at bestemme, hvem der må leje garagerne. De spurgte også til beløbene på kr. 1.693 og 3.386, som af MRI på mødet blev kaldt låneindfrielse. Det er dog efter mødet blevet afklaret, at beløbene ikke har noget med lån at gøre, men udgør det beløb, som ejerlejlighederne deltog i tag-sagen med. Det blev aftalt, at MRI undersøger en salgspris for garagerne hos SEB og vender tilbage til bestyrelsen. Det blev også aftalt, at MRI beder Datea se på, om bestyrelsen kan beslutte evt. køb, eller om det skal på en generalforsamling, og om det så i givet fald er en flertalsbeslutning eller en væsentlig beslutning (SEB kan formentlig ikke stemme). b. Gennemgang og godkendelse af oplæg til ny forretningsorden (BR/MRO/PJ) Det blev aftalt, at BR, MR og PJ samt PE gennemgår den igen på særligt møde. c. Vurdering af fældning af træ på græsareal ved parkeringsnedkørsel (PJ) *Bestyrelsen besluttede, at nogle af træerne skal stynes/beskæres. PJ laver udkast til mail NP herom, hvor han beder om, at NP sørger for, at Green Circle får det foretaget snarest, og inden træerne kommer i vækst. NP skal også have en frist for, hvornår det skal foretages. Når formuleringen er klar og accepteret, sørger BR for, at det bliver sendt til NP. d. Status på udbedring af skader på tagterrasser i nr. 42, 67 og 79 (BR) Ifølge NP bør vi overveje at få en uvildig specialist-tagmand ud og kigge på det. Ejendommens tømrer Jimmy Friberg mener nemlig, at en omfugning af murværk ikke nødvendigvis hjælper. Han er overbevist om, at det kommer fra taget. Det vil koste ca. kr. 10.000 at få den uvildige tag-mand ud og se på det. Alternativet er at få Teknologisk Institut ud og se på det. Det blev aftalt, at MRI beder LRO om at komme med hans holdning. Side 2
Når tilbagemeldning fra MRI er kommet, må bestyrelsen beslutte på mail, hvad der skal ske. MRI har efterfølgende sendt svar til bestyrelsen på ovenstående på mail 3/3: hej alle, Jeg har nu talt med Lars Rahbæk som lovet på mødet i tirsdags om vandskaderne i nr. 42, 67 og 79. Hans opfattelse er først og fremmest, at Nicolas og Jimmy bør pege på noget konkret ved taget, de mener, der kan være et svagt punkt, som kan medføre skaderne. Lars har svært ved at forestille sig, at det kommer fra taget. Der er i princippet 2 helt nye tage. Undertag med tagpap og nyt tegltag. Hvis de ikke kan det, mener Lars, at det er mere hensigtsmæssigt at få foretaget fugningen, som anbefalet af EKAS. Det er en mindre udgift til vedligeholdelse, der alligevel vil skulle foretages på et senere tidspunkt. Og hvis der senere hen kommer skader, vil dette udelukke muligheden for, at det skyldes dårlige fuger. Hvis der alligevel efter fugning kommer nye vandskader, mener Lars, at man bør bruge Teknologisk Institut til at se på det. e. Status på forsikringsanmeldelse af vandskader i nr. 42, 67 og 79 (NPL) BR nævnte, at skaderne ifølge NP har været anmeldt til forsikringsselskabet, men alle sager er afvist. NP bedes sende kopi af korrespondancen, så bestyrelsen kan se, hvad begrundelsen for afvisningen er inden for 14 dage, regnet fra den dag han modtager kopi af dette referat. f. Status på evt. krav om vandmålere (NPL) Der er stadig ikke svar fra NP. NP rykkes hermed for svar. g. Status på svar fra Hørsholm Kommune vedr. renovationspost (BR) BR nævnte, at kommunen officielt i en mail har meddelt, at der ikke er nogen restancer for foreningen 2013. Så Datea skal sørge for, at der tages højde herfor i næste årsregnskab. h. Juletræsbelysning (PJ) Det blev aftalt, at PJ spørger Jacob fra Green Circle, hvad det vil koste at få sat en juletræskæde op i juletræet ved indkørslen til Byporten. 4. Gennemgang af budget/perioderegnskab pr. d.d. (BR) Ingen bemærkninger. Side 3
5. Gennemgang af vedligeholdsbudget og nødvendige vedligeholdsprojekter for 2015/2016 a. Prioritering af udskiftning af vinduer og vindueslister (NPL) NP har svaret/mailet til BR, at han laver prioriteringen løbende. Arbejdet startes først op til sommer, og der kan inden da nå at komme flere vinduer. b. Status på fremsendelse af Benchmarking ift. niveau af fællesudgifter (NPL/HMB) BR nævnte, at benchmark var høj på vedligeholdelse, men kun fordi tag-sagen indgik. Når den er fjernet, er udgifterne kun kr. 23,50 pr. m2, hvilket er meget pænt. På viceværtudgifter ligger ejendommen i den høje ende, men det er fordi der er store ude-arealer. Øvrige udgifter ligger pænt. 6. Gennemgang af inspektør-tillæg i administrationsaftale (BR/MRI) Bestyrelsen diskuterede det oplæg til aftale, som Datea afleverede på generalforsamlingen i januar til underskrift. Man var enige om, at flg. punkter bør forhandles med Datea: -grænse for behandling af forsikringsskader bør forhøjes fra kr. 25.000 til 100.000 -vedligeholdelsesopgaver skal kun honoreres særskilt, hvis de ikke er budgetterede, og kun hvis beløbet overstiger kr. 100.000 -overordnet plan for 5 år skal også fremgå af skemaet -møder mellem inspektør og bestyrelse skal præciseres. Inspektøren skal ikke deltage i generalforsamlingen. Han skal deltage i en markvandring i forbindelse med et bestyrelsesmøde i efteråret, hvor nyt budget drøftes samt et møde i foråret. 7. Punkter fra bestyrelsen a. Parkering i Byporten (PJ) PJ gjorde opmærksom på, at nogle beboere ofte parkerer ulovligt på ejendommen. Det blev aftalt, at næste gang fotodokumenteres det, og så anmodes Datea om at sende påbud til vedkommende. 8. Punkter fra ejerne 9. Næste møde Den 31/5-2016 10. Eventuelt a. Ingen punkter Side 4
MRI havde indhentet tilbud på el, jf. mail: Fra: Leif Johansen <lfj@seas-nve.dk> Emne: Tilbud på el fra SEAS-NVE Dato: 1. mar. 2016 11.23.44 CET Til: Marianne Ringgren <marianne.ringgren@mail.dk> Hej Marianne jeg har lavet tilbuddet som rest 2016 plus 1 og 3 år det kan selvfølgelig tilpasses Tilbud rest 2016 + 2017 til pris 21,09 Øre / KWh Tilbud rest 2016 til og med 2019 pris 21,12 Øre / KWh Jeg vedhæfter tilbud og gør opmærksom på at tilbuddet gælder til og med kl. 19,00 i dag, Ønsker i at gøre brug af tilbuddet kan i bekræfte aftalen, ved at sende accept retur på mail. ( det kan opdateres i morgen eller senere men prisen vil ændre sig ) Har du spørgsmål om eller til ovenstående er du meget velkommen til at ringe eller skrive til mig. Jeg ser frem til at høre fra dig Venlig hilsen Leif Johansen Key Account Manager MRI oplyste at, Byporten til DONG betalte (i øre) 34,66 i 2014 og 34,55 primo 2015. BR havde telefonisk fået nyt tilbud fra DONG på 21,55 og fast aftale til og med 2019. PE spurgte, hvem der havde vedligeholdelsespligten til el-ledningerne, hvis man skifter selskab, pt. er det jo Dong. MRI har efterfølgende undersøgt dette, og ved flytning til nyt el-selskab efter1. april 2016, overtager nyt selskab forpligtelsen, så der er altså ikke ændring i foreningens forhold. *Bestyrelsen gav bemyndigelse til BR til at skifte til det selskab, han vurderer giver de bedste Side 5
vilkår. Udeståender: -Reparation af betontrapper? NP -Nyt energimærke nødvendig? NP Side 6