INDKØBSPOLITIK FOR VIBORG KOMMUNE UDKAST
Afsnit Indhold Side 1 Indkøbspolitikkens grundlag 3 2 Indkøbspolitikkens formål 3 3 Overordnede mål 3 4 Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning 4 5 Miljøvenlig indkøbspolitik 4 6 Hvem er omfattet 4 7 Indkøbssystemets organisering 4 7.1 Arbejds- og produktgrupper 5 7.2 Indkøbsafdelingen 5 7.3 Afdelinger/Disponenter 5 8 Samhandelsaftaler 6 8.1 Antal leverandører 6 8.2 Valg af leverandører 6 9 E-handel 7 10 Lagerfunktioner 7 11 Salg og bortskaffelse af overskydende materiel 7 12 Leverandører med gæld til det offentlige 7 13 Fortrolighed 7 14 Indgåelse af leje- og leasingaftaler 8 15 Reklamefinansierede aktiver 8 16 Personalegoder og gaver 8
3 1. Indkøbspolitikkens grundlag Iflg. styrelsesvedtægtens X skal Økonomiudvalget fastsætte regler om samordning af Kommunens indkøbsfunktioner. (Det forudsættes at der i Viborg Storkommunes styrelsesvedtægt vil indgå en bestemmelse af nogenlunde samme formulering som i den eksisterende Styrelsesvedt. for Viborg Kommune) Viborg Kommunes indkøb og udbud er helt eller delvist reguleret af forskellige love og direktiver, bl.a. Forvaltningsloven, EU-direktiverne om offentlige indkøb, Miljøbeskyttelsesloven m.fl. 2. Indkøbspolitikkens formål Viborg Kommunes indkøb har stor økonomisk betydning og er et komplekst og regelstyret område. Derfor ønskes en koordineret styring af Viborg Kommunes indkøb, hvor den nødvendige viden opsamles, koncentreres og ajourføres så få steder som muligt. På den måde får de decentrale indkøbere (herefter kaldet disponenter) et trygt og veldokumenteret grundlag at handle på og kan spare tid og penge i forbindelse med de konkrete indkøb. De økonomiske ressourcer skal til enhver tid forvaltes bedst muligt, hvilket indebærer, at Viborg Kommunes samlede indkøb af varer og tjenesteydelser på tværs af forvaltninger, afdelinger og institutioner koordineres. Herved forstås, at forvaltninger, afdelinger og institutioner disponerer på baggrund af centralt koordinerede og indgåede aftaler. Enhver, der køber ind på Kommunens vegne, har således pligt til at benytte det indkøbssystem og de samhandelsaftaler Indkøbsafdelingen stiller til rådighed. På denne måde kan Viborg Kommune optræde som én storkunde med ét samlet udbudsvolumen overfor leverandørerne og derved opnå de bedst mulige forretningsbetingelser. Viborg Kommune skal som udgangspunkt købe ind efter princippet om det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det betyder, at ikke kun prisen skal danne grundlag for den endelige beslutning. Der skal ligeledes tages hensyn til øvrige forhold omkring produktet og andre afledte omkostninger/forhold f.eks. kvalitet, leveringssikkerhed, miljøhensyn, service osv. 3. Overordnede mål Indkøbspolitikken skal bidrage til: at sikre, at de til enhver tid gældende love og regler for indkøbsområdet, herunder EU's udbudsregler, bliver overholdt at Viborg Kommune gennem en målrettet styring og koordinering af det samlede indkøb af varer og tjenesteydelser, opnår de, ud fra en helhedsbetragtning, bedst mulige indkøbsforhold, effektive indkøbsprocesser og optimering af tidsforbruget til indkøb
4 at Viborg Kommune fremstår som en troværdig og attraktiv samarbejdspartner Besparelser, der opnås som følge af konkrete udbud og aftaler, rapporteres til henholdsvis fagdirektøren og økonomidirektøren. 4. Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning Indkøbspolitikken fastlægger de overordnede rammer for Viborg Kommunes indkøb af varer og tjenesteydelser. For detaljerede informationer henvises til Indkøbsafdelingen eller det elektroniske indkøbssystem. For så vidt angår evt. udlicitering af offentlige opgaver henvises til den godkendte udbudspolitik. Indkøbspolitikken omfatter ikke udbud af bygge- og anlægsarbejder, herunder tilbudsindhentning i henhold til Tilbudsloven samt køb og salg af fast ejendom. 5. Miljøvenlig indkøbspolitik Viborg Kommune ønsker ved udbud og indgåelse af samhandelsaftaler at medvirke til at bibeholde og fremme et rent og sundt ydre miljø samt et godt arbejdsmiljø. I Miljøbeskyttelsesloven og Arbejdsmiljøloven m.fl. fastslås det, at offentlige myndigheder ved anlæg, drift, indkøb og forbrug skal gå foran i arbejdet for at bibeholde og skabe et renere miljø samt sørge for et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt miljø. Derudover skal alle indkøbte varer og tjenesteydelser være i overensstemmelse med gældende lovgivning om arbejdsmiljø. 6. Hvem er omfattet? Indkøbspolitikken omfatter alle kommunale forvaltninger, institutioner og afdelinger, herunder også kontraktstyrede afdelinger, samt selvejende institutioner, der har indgået driftsoverenskomst med Viborg Kommune (herefter kaldet afdelinger). Indkøbspolitikken kan efter aftale omfatte andre helt eller delvist offentligt finansierede institutioner. Viborg Kommune indgår efter nærmere vurdering gerne i indkøbssamarbejder med andre offentlige / halvoffentlige instanser. Vurderingen foretages i hvert tilfælde af Indkøbsafdelingen, og endelig beslutning tages af økonomidirektøren. Samarbejder, der medfører økonomiske forpligtelser for Viborg Kommune, skal godkendes af Økonomiudvalget.
5 7. Indkøbssystemets organisering Indkøb i Viborg Kommune er et tre-ledet system bestående af arbejds- og produktgrupper, Indkøbsafdelingen og afdelingerne/disponenterne. Organisationen kan løbende tilpasses det aktuelle behov. 7.1 Arbejds- og produktgrupper Med henblik på at sikre den produktfaglige kvalitet i Viborg Kommunes indkøb, vil afvikling af udbud, herunder udarbejdelse af kravspecifikationer og tilbudsvurdering, ske med inddragelse af fagpersonale i ad-hoc arbejdsgrupper. Endvidere vil løbende opfølgning på aftalerne foregå i nært samarbejde med arbejdsgrupperne og de relevante afdelinger. For komplekse produkt- og tjenesteydelsesområder, kan der efter nærmere aftale med fagforvaltningen oprettes permanente produktgrupper, der har til opgave at følge og drøfte den løbende udvikling på det respektive område. Grupperne mødes efter behov. 7.2 Indkøbsafdelingen Indkøbsafdelingen har den fulde kompetence til at afvikle udbud og indgå aftaler for Viborg Kommune. Indkøbsafdelingen refererer til økonomidirektøren. Det er alene Indkøbsafdelingen, der kan afvikle udbud og indgå samhandelsaftaler. Efter Indkøbsafdelingens individuelle vurdering kan konkrete udbud afvikles af fagforvaltningen, evt. i samarbejde med eksterne konsulenter. Indkøbsafdelingen er samarbejdspartner for Viborg Kommunes indkøbsansvarlige. Det er derfor vigtigt, at Indkøbsafdelingen gives alle ønskede oplysninger omkring afdelingernes indkøb. Indkøbsafdelingen har ret til at tage initiativ til udbud på et hvert indkøbsområde i Viborg Kommune. 7.3 Afdelinger/Disponenter Indkøb skal som hovedregel foretages decentralt. Det vil sige, at afdelinger selv disponerer på de indgåede aftaler, og er ansvarlige for, at indkøbene sker i overensstemmelse med Viborg Kommunes indkøbspolitik og på baggrund af de gældende samhandelsaftaler. Såfremt en afdeling får kendskab til bedre vilkår hos en anden leverandør, skal Indkøbsafdelingen straks orienteres herom. Det samme gælder for indkøbsområder, der ikke er dækket af indkøbsaftaler.
6 Afdelinger skal kontakte Indkøbsafdelingen i tilfælde, hvor der er udbudspligt efter EU's direktiver eller andet gældende regelsæt, eller hvor afdelingen er i tvivl om udbudspligten. Det bemærkes, at udbudspligt efter EU's direktiver afhænger af Viborg Kommunes samlede indkøb, og derfor vil det ofte kræve nærmere undersøgelser at afgøre, om der foreligger EU-udbudspligt. 8. Samhandelsaftaler Gennem sammenlægningskommunernes hidtidige indkøbssamarbejde er der dokumenteret administrative og økonomiske fordele ved afvikling af udbud. Dertil kommer at Viborg Kommune ifølge grundprincipperne om ligebehandling, åbenhed og gennemsigtighed skal konkurrenceudsætte sine indkøb. For kontrakter hvis værdi overstiger tærskelværdien for EU-udbud, skal udbud ske efter EU's direktiv om offentlige indkøbskontrakter. Viborg Kommune vil primært arbejde med obligatoriske aftaler indgået på baggrund af forudgående udbud. For øvrige aftaleområder bemyndiges Indkøbsafdelingen til at vurdere, om indgåede aftaler skal gøres obligatoriske. Indkøbsaftalerne sikrer, ud fra en helhedsbetragtning, optimale forretningsbetingelser og sikrer, at Viborg Kommune fremstår som en attraktiv og pålidelig kunde. Alle relevante udbud annonceres efter gældende regler samt i relevante lokale medier og på Viborg Kommunes hjemmeside. 8.1. Antal leverandører Antallet af leverandører til Viborg Kommune skal løbende analyseres og afstemmes i forhold til: den overordnede leveringssikkerhed til Viborg Kommune den samlede sortimentspolitik indenfor det givne område det nødvendige servicebehov for de enkelte afdelinger. Herved forstås, at der kun indgås aftaler med det antal leverandører, der er nødvendigt for at opretholde stabile leverancer af et rimeligt sortiment. Et begrænset antal leverandører er i øvrigt medvirkende til at sikre den enkelte samhandelsaftale et rimeligt volumen, hvorved Viborg Kommune kan fremstå som en attraktiv kunde og dermed opnå bedre indkøbsvilkår, f.eks. lavere priser, længere betalingsfrist mv.
7 8.2. Valg af leverandører Leverandørvalg i forbindelse med udbud og disponering sker alene udfra objektive kriterier. Ved udbud fastsættes kriterierne i samarbejde med den nedsatte ad-hoc arbejdsgruppe eller fagforvaltningen. 9. E-handel Alle oplysninger om indkøb i Viborg Kommune, herunder gældende samhandelsaftaler, er tilgængelige i det elektroniske indkøbssystem. Det tilstræbes, at ordrer afgives elektronisk med henblik på procesoptimering og forberedelse for elektronisk direkte gennemfakturering. 10. Lagerfunktioner Da det normalt er forbundet med store omkostninger at etablere og opretholde lagre (finansiering, rentetab, driftsudgifter, distribution mv.) indskrænkes lagerføring i Viborg Kommune til områder, hvor hensynet til service og forsyningssikkerhed nødvendiggør etablering af et lager. Det påhviler den pågældende direktør at vurdere, om der er grundlag for oprettelse og drift af en lagerfunktion. I disse tilfælde orienteres Indkøbsafdelingen, da det kan have betydning for indkøbssituationen. 11. Salg og bortskaffelse af overskydende materiel Jævnfør afsnit 5 om miljøvenlig indkøbspolitik ønsker Viborg Kommune at medvirke til et sundt og rent miljø. Dette indebærer en fornuftig anvendelse af brugt overskydende materiel. Hovedreglen er at brugt materiel, så vidt muligt, indgår i handlen ved køb af nyt. 12. Leverandører med gæld til det offentlige Der kan ikke indgås samhandelsaftaler med virksomheder, der ved aftalens indgåelse har en gæld på over 100.000 kr. til det offentlige. 13. Fortrolighed Såfremt væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser eller andre private og offentlige interesser taler herfor, er samhandelsaftaler og oplysninger herom undtaget reglerne om aktindsigt, jævnfør 13, nr. 5 og 6 i Lov om offentlighed i forvaltningen.
8 Alle henvendelser om aktindsigt i samhandelsaftaler skal henvises til Indkøbsafdelingen. 14. Indgåelse af leje- og leasingaftaler Institutioner og afdelinger mv. må som udgangspunkt ikke indgå aftaler om leasing og langtidsleje. Tvivlspørgsmål forelægges økonomidirektøren. 15. Reklamefinansierede aktiver I nogle tilfælde er det muligt at reducere anskaffelsesudgifterne til et aktiv, f.eks. køretøjer, ved salg af reklameplads på genstanden. Sådanne ordninger skal være i overensstemmelse med Viborg Kommunes gældende regler herfor, og godkendes af økonomidirektøren. 16. Personalegoder og gaver Viborg Kommunes indkøbsaftaler må ikke benyttes til private indkøb. Der må ikke modtages gaver fra eksisterende eller potentielle leverandører, med mindre der er tale om reklamegaver af ubetydelig værdi.