SKI 02.19 ASP/Cloud Genudbud IT-forum arrangement d 7. marts 2018 Lars Kjær Kuhlmann Partner, Co-founder Tlf. 2386 2368 lkk@tenbid.dk
Program Om Tenbid Consulting ApS Erfaringer fra marken, hvordan bruger det offentlige SKI-cloudaftalen i dag? Samarbejdskonstellationer og muligheder for at byde ind som underleverandør hos en SKI-rammeaftaleaktør, hvordan gør man i praksis? Opmærksomhedspunkter og gode råd ifm. din udbudsbesvarelse.
Hvem er jeg? Partner/Ejer KuCon ApS, Partner/Medejer Tenbid Consulting ApS Cand.oecon. driftsøkonomi fra Aarhus Universitet 1998, PRINCE2 Certificeret Primære arbejdsområder: offentlig udbud, offentlige ordretildelinger, offentlig salg, forretningsudvikling, Bid Management, Contract Management Erhvervserfaring: Selvstændig siden 2014 indenfor offentlig udbud Bid Manager hos Systematic CLS Public, Healthcare & National Intelligence Chefkonsulent/kundepartner i SKI med ansvar for bl.a. IT aftaler og velfærdsteknologi Forretningsleder for offentlige salg, projekter og Bid Management i Energi Midt A/S Business Manager ELTEL Networks Sales Director Danske Telecom/ELRO-SkyLine Consultant Cap Gemini Ernst & Young Product Manager TDC Erhverv
Om Tenbid Consulting Tenbid leverer en unik kombination af viden og praktisk erfaring indenfor vores rådgivningsområder. Vi understøtter med at skabe det store overblik og med det praktiske arbejde, således at jeres værdi og gevinstrealisering opnås bedst muligt. Tenbid rådgiver om alle faser af offentlig udbud Særligt har Tenbid erfaring med komplekse kravspecifikationer, udbud med forhandling og styring af hele evalueringsprocessen så klager undgås Vores primære fokus er indenfor komplekse it-aftaler og sundhedssektoren samt selvfølgelig alt indenfor SKI
Hvad gør Tenbid unikt i markedet? Partnerne har alle arbejdet med offentligt udbud i mange år, og har derfor erfaringen og været med i den udvikling som offentligt indkøb har gennemgået over de sidste 10-15 år. Vi arbejder som konsulenter konstant både for offentlige indkøbsfunktioner og for tilbudsgivere. (Dog aldrig på samme udbud!) Det gør, at vi ser indkøbsprocessen fra begge sider og kan bidrage til at forbedre resultaterne for alle parter. Vi er specialiserede indenfor udbud og indkøb, så vi gør det hele tiden og kan derfor være effektive. Vi har indgående kendskab til muligheder og begrænsninger i SKI, set både fra leverandører og kunders synspunkt. I de områder, hvor vi arbejder mest (it og sundhed) har vi et grundigt markedskendskab, som vi bruger til at optimere på indkøbsproces og udbud Vi ved hvor de store udfordringer ligger for offentlige indkøbere og offentlige indkøbsfunktioner, og vi er ikke bange for at tackle dem head-on
Teamet Partnere i Tenbid Consulting ApS Partner Lars Kjær Kuhlmann, cand.oecon., tidligere Chefkonsulent og Kundepartner i SKI Partner Mikael Klint, cand.merc.jura., tidligere Chefkonsulent og Kontraktansvarlig i SKI Partner Morten T. Pedersen, cand.polyt., HD(O) tidligere Chefkonsulent og chef for it-udbud i SKI Tilsammen har de 3 partnere over 50 års erfaring indenfor offentlig udbud Associeret partner Kristian Gaardsholt, Ingeniør (EE), EBA (HD), tidligere chefkonsulent, kontraktstyring i SKI
Hvad tilbyder vi Offentlige organisationer: Laver/styrer EU udbud Rådgiver og udfører aftræk på rammeaftaler fx SKI-aftaler Hjælper og sparrer om udbuds/indkøbsstrategi Contract Management Matchmaker med leverandører til givne behov Kursusafholdelse / rådgivning Private leverandører: Bid Management og tilbudsskrivning på offentlige udbud og komplekse private tilbud salgsstrategi/go-to-market strategi Generel forretningsudvikling Understøtter opsalg på rammeaftaler fx SKI aftaler Matchmaker med offentlige kunder Kursusafholdelse / Rådgivning
Offentlige referencer Partnerne i Tenbid har de seneste år tildelt offentlige kontrakter for +1 mia. kr. via tildelinger/mini-udbud på rammeaftaler eller EU-udbud. Nedenfor er et udpluk af de organisationer vi har arbejdet for i de sidste par år Vallensbæk Kommune Hjørring Kommune Vesthimmerland Kommune Lejre Kommune Esbjerg Kommune Faxe Kommune Greve Kommune FåborgMidtFyn Kommune Nordfyn Kommune Odder Kommune Viborg Kommune Tønder Kommune Vejen Kommune Favrskov Kommune Syddjurs Kommune Middelfart Kommune Fredericia Kommune Aalborg Kommune Haderslev Kommune Rebild Kommune Frederikshavn Kommune Region Sydjylland / Syddansk Innovation Forsvarets Efterretningstjeneste Eksportkreditfonden Danmarks Radio Social og integrationsministeriet SKI Statens og Kommunernes Indkøbsservice Fødevarestyrelsen Københavns Universitet Beskæftigelsesministeriet Socialstyrelsen Det nationale forskningscenter for arbejdsmiljø Miljømærke Danmark Miljøministeriet Forbruger og Konkurrencestyrelsen
Udbudscase: Aalborg Kommunes udbud på EOJ
Udfordringer for offentlige indkøbere er mange og konkrete Indkøbene skal være effektive, lovlige, følge offentlige strategier, spare penge og samtidig udøve godt købmandskab Effektive indkøb er en udfordring, da udbudsreglerne betyder at processen for offentligt indkøb bliver rigid og omstændelig. Lovligheden af indkøb er et mål som konstant flytter sig i takt med at udbudsreglerne og Klagenævns praksis ændrer sig Offentlige indkøbsstrategier og politik og krav vedrørende f.eks. CSR, SKI, Kombit o.s.v. betyder, at indkøbere og ledere ikke bare kan handle som de vil. De skal aligne både med interne stakeholdere og med den bredere offentlige agenda. Det kræver viden og indsigt. Besparelser er ofte en given præmis, når offentligt indkøb skal gennemføres. Det kræver forståelse af egen indkøbssituation og markedskendskab at opnå Godt købmandskab er mere end laveste pris. Hvad er den bedste handel og hvordan opnås den?
Hvad er SKI? Statens og Kommunernes Indkøbsservice Sat i verden for at effektivisere offentlig indkøb Selvejende offentlig organisation Ejet af KL og FM Tjener sine egne penge via en rabat-andel Er principielt non-profit Ca. 85 medarbejdere
Snittet mellem SKI, FM, KOMBIT Statslige kaskademodel (minus SKAT, FMI, Rigspolitiet) Forpligtende aftaler Specialiserede kommuneløsninger (SKI) eller K98 løsninger (KOMBIT)
ASP/Cloud - Hvad køber man? Omfatter en IT-service som leverandøren stiller til rådighed typisk leveret over internettet eller via dedikerede linjer. Drift, forvaltning, vedligehold og support er en del af den tilbudte service Løsninger består af: Kerneydelser (mindstekrav, at de fungerer alene) Samt evt. funktionelle tillægsydelser Herunder muligheden for at sælge ekstra timer via øvrige ydelser
Kundens aftræksmuligheder på SKI 02.19 Forskellen mellem ASP og cloud
Løsninger på aftalen defineres, og udvælges, via FORM på opgaveniveau og STORM på Teknologiområder Grundlaget for en entydig beskrivelse af det offentliges opgaver Y 2 Y 3 Y 4 Y 5 Y 6 Y 7 Y 8 Y 9 Y 10 Y 11 Y 12 Y 13 Y 14 Y 15 Borgerskab og offentlig styring Uddannelse, forskning og arbejde Kultur, Fritid og natur Sundhed Social service og omsorg Skat og penge Erhverv og miljøbeskyttelse Lov, ret og orden Forsvar og beredskab Ejendomme og forsyning Transport og trafikinfrastruktur Løn, personale og rejser Personale-udvikling og kursus adm. Data, viden, statistik, adm.support, kommunikation og kvalitetsstyring
Agiliteten i aftalen den nuværende ASP og Cloud-SaaS Services kan karakteriseres ved en hurtig teknologisk udvikling, der medfører at eksisterende Services hurtigt forældes Dette er baggrunden for, at rammeaftalen giver mulighed for at rammeaftalens leverandører vil få mulighed for at substituere sortimentet i rammeaftalens løbetid Leverandørerne har også mulighed for at addere nye Services i rammeaftalens levetid, således at rammeaftalen kan rumme et til enhver tid teknologisk opdateret sortiment, der understøtter kundernes forretningsmæssige behov. Leverandøren er berettiget til at udvide antallet af Services under et Ydelsesområde / FORM-område med maksimalt 2 Services. En ny Service skal have væsentlig og grundlæggende forskellig funktionalitet fra en allerede tilbudt Service på Rammeaftalen.
Den offentlige indkøbers udfordring Off. kunder EU regler Indkøbsmetode Ressourceforbrug Staten Kommuner Regioner Halvoffentlige Indkøb under tærskelværdi Indkøb under/over tærskelværdi Aftræk på EUudbudt rammeaftale Indkøb over Tærskelværdi EU-Udbud Minimalt tids- og ressourceforbrug. Uscreenede leverandører Mindre tids- og ressourceforbrug. Kvalificerede leverandører. Stort tids- og ressourceforbrug. Kræver store udbudskompetencer hos kunden
Kundens Udbudsmuligheder SKI 02.19 ASP - Miniudbud eller direkte tildelings mulighed Forholdsvist stærkt aftaleparadigme, mulighed for konkurrenceudsættelse af priser ved miniudbud, forholdsvis enkel tildeling SKI 02.19 Cloud direkte tildeling Relativt svagt aftaleparadigme, højere priser på rammen, enkel tildeling EU Udbud Lidt mere ressourcekrævende end SKI, men man kan få det som man vil Fx specielle krav til It-sikkerhed, længere kontrakter
Fordele og ulemper ved de alternative udbuds- og kontraktformer i form af ressourceforbrug, tidsmæssig udstrækning, gennemsigtighed og fleksibilitet o direkte tildeling Hurtig og forholdsvis enkel udbudsproces prisen bliver til listepriser Man tilretter sig leverandørernes krav og behov, ikke omvendt implementeringen efterfølgende bliver formentlig en større opgave end hvis udbud o eget udbud eller SKI miniudbud Man kan få alle sine krav og behov adresseret i udbuddet, samt en længere kontrakt. Prisen på it-servicen vil alt andet lige blive lavere ved udbud, hvad enten det er SKI miniudbud eller eget EU-udbud. tager mere tid i udbudsfasen, men dette hentes måske hjem i implementeringsfasen.
Hvordan er SKI 02.19 ASP/Cloud brugt i dag i den offentlige sektor? o SKI er brugt af 100% af alle kommuner i dag, og er rigtigt mange steder de facto aftalen, der skal bruges o Regionerne bruger kun i begrænset omfang SKI 02.19 o Staten bruger kun i begrænset omfang SKI 02.19 o Selvejende institutioner/uddannelsessektoren bruger aftalen ad hoc o Forsyningssektoren bruger aftalen en hel del, fx indenfor ERP og afregning stigende interesse o Aftalen har formentlig omsat for henved en mia. kr./året de gode år pga. de tidligere nævnte tendenser vil omsætningen givetvis stige i næste aftaleperiode (4 år)
Hvad tror vi om den kommende SKI 02.19? Baseret hovedsageligt på mavefornemmelse og krystalkugle Prækvalifikation ca. 1. april, der udvælges ca. 80 Forholdsvis enkle udvælgelseskriterier, og ikke ret høje formelle krav Udvælgelse via tekniske referencer over de sidste 3 år Udbudsarbejde henover sommeren for de prækvalificerede Ca. 60 unikke leverandører kommer på rammen Sondringen ml. ASP og Cloud forsvinder den er vi næsten 100% sikker på Der bliver udvalgt på tværs af servicer indenfor FORM områderne, dvs. alle-mod-alle sondringen i delaftaler forsvinder måske (kommune, stat, region, undervisning, forsyning) Måske vil der blive yderligere differentieret på kompleksitetsgrader indenfor teknologiområder (STORM) Forskellige levereringsaftale paradigmer (direkte tildeling, miniudbud måske simpel direkte tildeling? Osv) Der bliver en mere styret additionsproces af nye servicer men sikkert også mere agil Der bliver måske muligt at få et par additioner mere pr. FORM område Der bliver måske muligt at addere lidt oftere fx hver halve år SKI vil øge deres rabat % fra de 1,5% i dag (i SKI 02.18 er den fx 3%)
Vælg den rette tilbudskonstellation En ansøger kan basere sig på en anden enheds formåen uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem aktøren selv og disse enheder. Aktøren skal i så fald godtgøre over for ordregiver, at han råder over de nødvendige ressourcer -> støtteerklæringer Tilbudsmuligheder Byde alene 100% styr på processen og ressourcer Har du kapacitet til at byde selv? Har du servicer? Byde i konsortium Musketereden én for alle alle for én Solidarisk hæftelse Stoler du på din samarbejdspartner Byde med underleverandører (eller som underleverandør) Kan udskiftes i processen Back to back problematikken
Budsamarbejde: CF s aftalesetup SKI 02.19 SKI Rammeaftale 02.19 ASP/Cloud Cloud Factory Givent indkøbsbehov Offentlige Kunder Leveringsaftale Leveringsaftale SKI-Partneraftale SKI- Partnere
Tjekliste for virksomheder som tænker på at byde i et budsamarbejde Kan du klare udvælgelseskriterierne? Har du stærke referencer nok til at blive PQ et? Har du service(r) der er velegnet? Har du et unikt FORM område (tror du) Har du kompetencer til at byde selv? Har du kapacitet og tid til at byde selv? Hvis JA, så byd da selv Hvis NEJ, så overvej et budsamarbejde, men tænk over: Kender du nogen som vil tage dig under budhatten? og hvordan er kemien? Hvad skal kontraktholderen have for arbejdet? Deling af budomkostninger (engangs), løbende kick-back fee, abonnement osv. Hvordan skal betalingen til kontraktholder foretages Upfront, løbende etc. SKI skal afregnes pr. måned, men hvornår betaler Kunden, og dermed SKI-partner partneren? Hvordan er Risikoen hvis servicen fejler (back-to-back) Hvem ejer Kunden? Kan du få dit eget FORM område, eller skal du dele med andre (partnere eller kontraktholderen) Mao: Tænk SKI Partner Partneraftalen ind fra starten af
Hvis du byder selv: planlæg din tilbudsproces Lav en tidsplan inklusive forventet ressourcetræk og evt. decision gates Sørg for at få nok ressourcer, og de rette ressourcer, et SKI udbud kan let koste 150-200 bidding timer. Det gode ved det er, at marginal-costen ved at byde med flere servicer er forholdsvis lav pr. service Optimer besvarelsen på de kvalitative kriterier samt pris Gennemtrævl SKI s evalueringsmatrice Men tro ikke at du kan game evalueringen ret meget når det kommer til stykket Tænk kundens tildeling ind: Gennemtænk produkt modulariseringen der er ikke meget ved at komme på en rammeaftale, hvis man ikke sælger noget efterfølgende Hav god tid -> gå i gang i god tid også selvom man endnu ikke er prækvalificeret, udbudsmaterialet vil være tilgængeligt ved prækvalifikations bekendtgørelsen Gennemtrævl hele materialet, strukturer det, uddeleger arbejdspakker sørg for at sikre fremdrift og at aftaler/milepæle/deadlines overholdes > Udpeg en Bid Manager eller hyr en professionel Bid Manager Husk: review, review, review. Og når man så er færdig, så review lige en gang til
Spørgsmål? www.tenbid.dk Lars Kjær Kuhlmann E-mail: lkk@tenbid.dk Tlf. +45 2386 2368 Åbogade 15, 8200 Aarhus N.