Ekstern Referat Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 19. april 2017, kl. 14.00 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 17
Indholdsfortegnelse 1 1 Sager til endelig godkendelse...3 2 2 Efterretningssager...4 3 3 Landsbyggefondsmidler m.v...5 4 4 Renoverings-/Byggeskadesager...6 5 5 Nybyggeri...7 6 6 Høje Kolstrup...7 7 7 Foreningsanliggender...8 8 8 Bestyrelsesanliggender...9 9 9 Love og cirkulærer...11 10 10 Orientering fra nedsatte udvalg...12 11 11 Beboeranliggender lukket punkt...12 12 12 Personaleforhold lukket punkt...12 13 13 Håndværkergården...14 14 14 Afdelingsanliggender...14 15 15 Fælleskurser...15 16 16 Andet...15 17 17 Eventuelt...15 18 18 Kalender...16 19 19 Næste møde(r)...16 Indkaldt: Ansatte: Revisor: Ove Stahl Schmidt, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Knud-Aage M. Poulsen, Søren Rost Pedersen Jacob P. Wind / Jimmy Povlsen (ref.) Jan Thietge Afbud: Knud-Aage M. Poulsen (ferie i tidsrummet 9. april 8. juni 2017) Søren Rost Pedersen (sygemeldt) Inga Fohlmann Side 2 af 17
1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol bestyrelsesmøde den 1. marts 2017 Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Til endelig godkendelse og underskrift. Godkendt og underskrevet. 1.2 Revisionsprotokol Statsautoriseret revisor gennemgår revisionsprotokollat for regnskabsåret 2016. BILAG Revisionsprotokollat til årsrapport 2016 I UDKAST Til godkendelse og underskrift. Statsaut.revisor Jan Thitje gennemgik protokollen til årsrapporten for 2016, Hovedforeningen og afdelingerne. Hovedforeningen 2016 Resultat t.kr. 579 Aktiver t.kr. 78.648 Egenkapital t.kr. 12.069 Afdelingerne: Årets drift har resulteret i, at 16 afdelinger udviser et overskud på t.kr. 4.633, mod sidste års 7 afdelinger og et overskud på t.kr. 1.904. Herudover viser 8 afdelinger underskud på i alt t.kr. 1.022, mod sidste års 16 afdelinger og et underskud på t.kr. 3.813. I afdeling 1, 4, 15, 19, 20, 24 og 26 overstiger underskudssaldoen primo 3 måneders bruttolejeindtægt, hvorfor afdelingerne er teknisk insolvente. Der er medtaget supplerende oplysning i revisionspåtegningen i afdelingsregnskaberne for afdeling 1, 4, 15, 19, 20, 24 og 26. Revisionsprotokollat til årsregnskab 2016 blev godkendt og underskrevet. 1.3 Godkendelse af årsregnskaber 2016 Organisationsbestyrelsens godkendelse af årsregnskaber for 2016 - Hovedforeningen og afdelingerne. BILAG Årsregnskab hovedforeningen BILAG Årsregnskab for afdelingerne komprimeret Side 3 af 17
Godkendelse af årsregnskaber 2016. Godkendt og underskrevet. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på SALUS-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Husleje restancelist KB, akkumuleret restance indtil frigørelsesdato 2017 (NKE) BILAG - Husleje restanceliste KB, månedlig restance - 2017 (NKE) BILAG - Husleje restance % KB (NKE). 2.3 Huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB - 2017 (NKE) 2.4 Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB - april 2017. 2.5 Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB - 4. april 2017 (RP) 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB - pr. 1. april 2017 (RP). Tab ledige lejemål - opgøres halvårligt, næste på juni møde (NKE). Tab fraflyttere - opgøres halvårligt, næste på juni møde (NKE) 2.7 Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB - pr. 1. marts 2017 (MM). 2.8 Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, februar 2017 (JPW). BILAG - PM aftale Sydbank, marts 2017 2.9 Status igangværende sager Teknisk afdeling Status igangværende byggesager - se bilag. Side 4 af 17
BILAG Status igangværende byggesager KB - 20170403 BILAG Status igangværende byggesager alle selskaber - 20170403 2.10 Styringsdialog Aabenraa Kommune/ Der er afholdt styringsdialogmøde med kommunen og KB den 15. december 2016. Næste styringsdialogmøde forventes primo november 2017. Link til referatet: https://www.aabenraa.dk/borger/flytning,-bolig-og-byggeri/flytning-og-bolig/almeneboliger/styringsdialog/ Intet at referere. 2.11 Fællesdialogmøde med boligforeninger Næste fællesdialogmøde afholdels umiddelbart inden sommerferien 2017 (iflg. referat). Intet at referere. 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 3.2 Dispositionsfonden BILAG- Dispositionsfonden Side 5 af 17
4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 15 Byggeriet pågår og følger tidsplanen. Det er vedtaget af generalforsamlingen og afdelingen, at blok 7, skal nedrives. I forlængelse af det ekstraordinære afdelingsmøde og den ekstraordinære generalforsamling er der primo juli 2016 fremsendt ansøgning til kommunen om nedbrydning af 24 boliger, som vi afventer tilbagemelding på. Ministeriet er forespurgt om den gamle nedbrydningssag kunne genåbnes således blok 7 kunne komme med ind under den første ansøgning. Det er ikke muligt, så der skal ansøges på ny efter ny procedure som Ministeriet har udarbejdet. Det er omfattende og pågår. (gentagelse) Status: Intet nyt (JPW). Idet der endnu ikke er en afklaring fra kommunen, og der skal tages stilling til blok 7 nu, godkendte bestyrelsen at blok 7 renoveres. Nuværende type/størrelse på boligerne fastholdes (små typer). Der var utilfredshed med den kommunale sagsbehandling, hvor der efter ca. 10 måneder endnu ikke var udarbejdet en indstilling. 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 20, Callesensgade m.v. Projektet er godkendt på afdelingsmødet den 30.08.2016 - skema A er udarbejdet og fremsendt til kommunen (AMS). (Gentagelse). Status: Intet Nyt. Side 6 af 17
5 Nybyggeri 5.1 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Forberedelse til økonomisk afslutning pågår. (Gentagelse) Arbejdet med skøder er igang pt. med advokat og kommune. (gentagelse) Afklaring omkring relaksation og vedståelse af pant er igang med kommune og udbetaling Danmark + LBF. Der er afsat udgifter til resten af sagen. Regnskab opstilles og afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). 6 Høje Kolstrup 6.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup 2016 2020. Orientering ved Jimmy Povlsen. Intet at referere. 6.2 Høje Kolstrup, infrastruktur - Infrastruktur Høje Kolstrup. Aabenraa Kommune har taget hul på trafik forbedringen ved dagligvareforretning. Arbejdet opstartet ultimo september 2016 (gentagelse) Landsbyggefonden behandler pt. den fremsendte ansøgning, men der er for få lejemål i området. AAAB er derfor forespurt om deltagelse i projektet. AAAB har sagt nej til deltagelse. Skal punktet udgå af dagsordenen? Punktet udgår af dagsorden. Side 7 af 17
6.3 KB, Høje Kolstrup, CSR CSR - KB, afdeling 15 Status: CSR gruppen er efter fornyet byggeopstart genetableret. Til orientering v. formanden (OSS). Skal punktet udgå af dagsorden? Punktet udgår af dagsorden. 6.4 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. (gentagelse) Boligforeningen har dog valgt at tænde lyset og samtidig skrevet til Kommunen, at man forbeholder sig ret til tilbagebetaling, når striden er afklaret. (gentagelse) Status: Der er afholdt møde med Aabenraa Kommune fredag den 17. marts 2017, hvor det er aftalt, at Aabenraa Kommune tager sagen op med det politiske bagland og melder tilbage inden den 10. maj 2017 (BBM) 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Til orientering v. formanden (OSS). Orientering taget til efterretning. 7.2 8. kreds Orientering ved Ove Stahl Schmidt. Der har været afholdt et formands-/ forretningsførermøde, hvor BLs vedtægter blev drøftet. Orientering taget til efterretning. Side 8 af 17
8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr. 20144 Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016) Center for Socialpsykiatri og Udsatte ved Aabenraa Kommune har vist interesse for børnehaven.der er udarbejdet kontrakt, som er fremsendt til Aabenraa Kommune. Efterfølgende er processen gået i stå i Kommunen, og vi afventer derfor deres tilbagemelding. Status: Intet nyt (JPW). 8.2 Aabenraa Fjernvarme Link Aabenraa-Rødekro fjernvarme: http://www.aabenraa-fjernvarme.dk/ Drøftelse af hvorvidt Aabenraa Fjernvarme, som andre fjernvarmeværker i landet, vil indføre forretning af indskudt kapital. Direktøren oplyste at dette ikke ville blive aktuelt. Side 9 af 17
8.3 75 års jubilæum 2018 Boligforeningen er oprettet i 1943. Der er nedsat planlægningsudvalg: Ove Stahl Schmidt Inga Fohlmann Jimmy Povlsen Søren Toft Sørensen Simon Munch Rita Paulsen Lillian C. Wind 1. planlægningsmøde 1. juni 2017. 8.4 Samarbejde med sygehus Sønderjylland lukket punkt 8.5 Etablering af kontaktudvalg for boligorganisationer Aabenraa Kommune lokal interesse varetagelse. BILAG Mail fremsendt til boligorganisationer Aabenraa. Side 10 af 17
8.6 Bolind generalforsamling 2017 Bolind generalforsamling 2017 afholdes den 29. maj 2017, kl. 16.30. 3F's forbundshus, Kampmannsgade 4, 1790 København V. 1790 København V. Se bilag med information (tilmeldte/praktisk). BILAG: Bolind Generalforsamling Punktet udgår af dagsorden. 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 0717 Piktogramsystem til miljøvenlig affaldssortering Link BL informerer: https://bl.dk/bl-informerer/ 9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 731 Landsbyggefonden, 50 års jubilæum, 6. april 1967-2017 732 Anvisninger i den almene boligsektor 2016 733 Huslejestatistik 734 Regnskabsindberetning 2017 Link Landsbyggefonden Vi orienterer: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/?sender=search Side 11 af 17
10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Mathias Achner (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB)? i st.f. Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Orientering ved Ove Stahl Schmidt. Bestyrelsen blev opfordret til at komme med de "gode" historier, og bringe opfordringen videre ud i afdelingerne. 11 Beboeranliggender lukket punkt 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration 12.2 Teknisk afdeling Side 12 af 17
12.3 Ejendomsfunktionærer 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg lukket punkt Arbejdsmiljøgruppe og samarbejdsudvalg: Jimmy Povlsen, Jens Peter Davidsen, Poul Erik Outzen, Jan Andresen. Referater - se bilag Næste møde afholdes den 8. juni 2017. 12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU lukket punkt HSU - udvalget: Formand KB, Ove Stal Schmidt Formand AAAB, Søren Duus Direktør, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Driftschef, Jesper Krarup Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensn (B) Næste møde i HSU-udvalget torsdag den 26. oktober 2017. Side 13 af 17
13 Håndværkergården 13.1 Administration lukket punkt 13.2 Forretningsudvalg FU lukket punkt Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Jesper Krarup (hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS). Møde i FU-udvalget mandag den 20. marts 2017. Næste møde i FU-udvalget mandag den 19. juni 2017 14 Afdelingsanliggender 14.1 Afdelingsmøder 2017 Mødeoversigt - se bilag. Fordeling af dirigent hvervet - alle møder. Hvem deltager i de store møder på Folkehjem h.h.v. den 30.08.2017 og 19.09.2017. Mødet "store afdelingsmøde" den 19.09. Inspektør, Søren Toft Sørensen går i gruppe med afdeling 6,8 og 9 ( eventuel sammenlægning). Derudover er der brug for 4 personer til at gå med ud i grupperum. BILAG Mødeoversigt afdelingsmøder 2017 BILAG Foreløbig indkaldelse med dagsorden Fordeling af dirigent hvervet. Efter valget ved generalforsamlingen, indtræder Knud Aage i de afdelinger som Ritha har haft ansvaret for. Ellers fastholdes nuværende fordeling. Side 14 af 17
14.2 Kromai 44a 54c Ansøgning om fritagning for gæld Ansøgning om fritagning af gæld - Se bilag. BILAG Ansøgning om fritagning for gæld. Til drøftelse og beslutning. Nuværende underskudssaldo vil være afviklet inden for en 4 årig periode, med nuværende budgetlagt afvikling. Ansøgning kunne ikke imødekommes. 15 Fælleskurser Budget Afvikles årligt Afholdes torsdag den 1. marts 2018, kl. 19.00, Hotel Tønderhus, Tønder Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - Næste gang 2019 Afholdt torsdag den 14. september 2017, kl. 19.00 Introduktion for nyvalgte Afvikles hvert 2. år Torsdag - den 4. oktober 2018, kl. 19.00, Hotel Tønderhus, Tønder 16 Andet 17 Eventuelt Side 15 af 17
18 Kalender 75 års jubilæum 2018. Jacob P. Wind stopper udgangen af april måned. Sidste arbejdsdag er 20. april. Hans Christian Paulsen, ejendomsfunktionær - bryllup marts måned. Åben hus arrangement den 29. april 2017, kl. 10.00-16.00; KB, afdeling 15, Frueløkke, rækkehuse. Ejendomsfunktionær Jan Andresen, 20 års jubilæum den 2. maj 2017. Udlejningsassistent Rita Paulsen, 50 år den 14. maj 2017. Ove Stahl Schmidt 25 års jubilæum som medlem af organsiationsbestyrelsen. Reception den 19. maj 2017. 19 Næste møde(r) Møderække: Onsdag 19 April kl. 14.00 Revisormøde Onsdag 14 Juni kl. 16.30 Konstituerende møde Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2017 Onsdag den 10. maj 2017, kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal. Ritha Helweg genopstiller ikke. Andre arrangementer: Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Emne: Torsdag den 8. marts 2018, kl. 17.00 21.00. Sted:? Afslutning med let anretning Dagens middag. Foredrag ved ekstern:? Kursusudvalg: Afventer tilbagemelding fra KB og AAAB org.best. Deltagere : Organisationsbestyrelsen AAAB og KB Afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB Sanne L. Pedersen, Netværkskoordinator SALUS: Ledergruppen Medlemmer til fælles kursusudvalg: Ove Stahl Schmidt, formand Knud-Aage M. Poulsen, bestyrelsesmedlem Side 16 af 17
Afdelingsgennemgang afdelinger uden afdelingsbestyrelser Torsdag den 28. september 2017, kl. 16.00, med start fra ejendomskontoret Jernbanegade 19, kld. Afslutning med middag på Restaurant Nelson Program og referat ved Søren Toft Sørensen (inspektør KB) Byggesagkyndig Jens Peter Davidsen. KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. 2017 Tirsdag den 19. december, 2017, kl. 14.15, Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejder i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer Ledergruppen i SALUS. BL, Almen Boligdage Den 17. og 18. november 2017, Århus BL, Kredsweekendkonference 3. og 8.kreds 2017 afholdes ikke i 2017, da der i 2017 afholdes Almene Boligdage. Bolind generalforsamling Afholdes den 29. maj 2017, kl. 16.30 i 3F's forbundshus, Kampmannsgade 4, 1790 København V. Salus repræsentantskabsmøde: 20. maj 2017 Aabenraa, den 19. april 2017 Ove Stahl Schmidt formand Inga Fohlmann næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Knud-Aage M. Poulsen Søren Rost Pedersen medarbejderrepræsentant https://webzone2.salus-bolig.dk Side 17 af 17