KØBENHAVNS UNIVERSITET DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET Medlemmer og suppleanter i FSU MØDEREFERAT 8. DECEMBER 2016 Forum Fakultetets Samarbejdsudvalg SAMF-HR Møde afholdt: Torsdag den 8. december 2016 kl. 10.00-12.00 Sted: Fakultetssekretariatets mødelokale 5.1.46 ØSTER FARIMAGSGADE 5 1353 KØBENHAVN K. Referent: Corinn Sandhoff Pedersen TLF 35323546 DIR 35323975 Til stede: Fra A-siden: Troels Østergaard Sørensen (TOES), Christian Schultz (CS), Søren Kyllingsbæk (SK), Mikkel Vedby Rasmussen (MVR), Tina Franck (TFR), Janus Hansen (MJ) og Helle Samuelsen (HS). Fra B-siden: Anders Milhøj (AM), Jan Majfred (JM), Bjarke Oxlund (BO) som suppleant for Tine Gammeltoft, Henrik Jensen (HJE), Hanne Merete Krak (HMK), Vicki Antosz (VA), Ole Bested (OB), Hans Jakob Kirk (HJK), Hilda Rømer Christensen (HRC). FAX 35323532 cspe@samf.ku.dk www.samf.ku.dk REF: CSPE Afbud fra: Annette Vester, Randi Starrfelt og Tine Gammeltoft TOES bød velkommen til Bjarke Oxlund, som er nyt medlem af FSU pr. 1. januar 2017. BO repræsenterer VIP medarbejderne på Institut for Antropologi. Dagsorden: Ad 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt.
Ad 2. Opfølgning på og godkendelse af referat fra FSU mødet den 22. september 2016 Referatet blev godkendt. SIDE 2 AF 8 HRC bemærkede ad punkt 5 (SAMF Handlingsplan for Karriere, Køn og Kvalitet), at hun havde nogle forslag til udfyldning af Handlingsplanen på SAMF. Forslagene medtages under eventuelt. Ad 3. Økonomi 3.1. Q3 DR10 resultatoversigt R2014-B2016 (Q3-2016) og DR50 resultatoversigt R2014-B2016 (Q3-2016) var udsendt som bilag. TFR gennemgik DR10 oversigten og oplyste, at det er sidste gang at Campus Service City indgår i DR10 oversigten, idet driftsområdet overgår budget- og regnskabsmæssigt til HUM pr. 1. januar 2017. Vedrørende DR50 oversigten oplyste TFR, at prognosen er blevet justeret på baggrund af forbrugsprocenter til 125 mio. i forhold til institutternes indmeldinger, der lå noget højere. Det er en stigning på 10 mio. i forhold til 2016. 3.2. Budget 2017 Budgetnotat 2017 og notat vedrørende overordnet budgetredegørelse 2017 var udsendt som bilag. Budgetnotat 2017 er en sammenskrivning af informationerne fra budgetseminaret den 24. november. Budgetnotatet og budgetredegørelsen skal drøftes i FSU og AR. I FSU skal der især være fokus på eventuelle personalemæssige konsekvenser af budgettet, i AR de særlige forsknings- og undervisningsmæssige konsekvenser. TOES henviste i øvrigt til gennemgangen af budgettet på budgetseminaret. TOES bemærkede, at han i 2017 vil inddrage næstformanden i FSU i udarbejdelsen af budgetnotatet. Der kan også blive tale om at inddrage andre i processen, fx en institutleder og en institutadministrator. Arbejdet vil starte langt tidligere end i år. TOES gennemgik de særlige opmærksomhedspunkter i notatet vedrørende den overordnede budgetredegørelse 2017. Blandt usikkerhedsmomenterne er det især spørgsmålet om der kommer en taxameterreform, hvilket beløb KU får tildelt, og hvordan det skal fordeles. AM udtrykte bekymring over forlydender om, at KU får en samlet sum, som skal fordeles på fakulteterne. Man kunne frygte, at der bliver stor kamp om midlerne, muligvis på bekostning af de små fag.
TOES bemærkede, at der ikke er truffet beslutning om, hvordan midlerne skal fordeles. Beslutningen om den samlede model ligger i Finansministeriet. Etableringen af Social Data Sciences Center (SODAS) blev besluttet tidligere i 2016 og er derfor medtaget i budgettet. Vedrørende den strategiske pulje lægger Dekanatet op til, at 2,6 mio. anvendes til besættelse af hver et professorat på henholdsvis Institut for Psykologi og Sociologisk Institut, med henblik på at styrke forskningsmiljøet bredt på institutterne. Der er tale om en 4-årig bevilling, derefter skal stillingerne finansieres af institutterne. Seed Money vil igen kunne søges i 2017. De to prodekaner tager sig af dette. Der er afsat ca. 1 mio. TOES understregede, at der er ikke nogen personalemæssige konsekvenser af budget 2017. Der var ikke øvrige bemærkninger til budgettet fra FSU s medlemmer. SIDE 3 AF 8 Ad 4. Status for 200 mio. kr. s initiativerne Rapporten fra PwC om effektivisering af IT-området er nu offentliggjort og ligger på KUnet. Der skal findes mindst 15 mio. kr. i årlige besparelser på IT-området. TOES er blevet medlem af styregruppen, der nu drøfter tilrettelæggelsen af det videre arbejde. Der vil blive nedsat arbejdsgrupper som arbejder med forskellige temaer, bl.a. om IT-sikkerhed. Alle ITcheferne, herunder chefen for SAMF-IT, vil deltage i arbejdsgrupperne. Arbejdsgrupperne kan selv nedsætte yderligere underarbejdsgrupper efter behov. Arbejdsgrupperne skal aflevere deres rapporter inden sommerferien 2017. Det, der prioriteres højt lige nu, er IT sikkerhed det skyldes nye EU regler og danske regler. OB udtrykte bekymring over, at der skal skæres ned på IT-servicen. På SAMF-IT er servicestandarden høj og skulle gerne forblive sådan. Link til IT-undersøgelsen på KUnet: https://intranet.ku.dk/ku/nyheder/sider/konsulenteruniversitetetkansparem angepengepaait.aspx?utm_source=samfnyt&utm_medium=newsletter&utm_term=konsulenter:%20universitetet% 20kan%20spare%20mange%20penge%20på%20it&utm_content=readmore &utm_campaign=samf-nyt%20uge%2045%202016 TOES oplyste, at KU s bestyrelse har besluttet, at der skal ske en betydelig fortætning på bygningsområdet på hele KU. Der er ikke nogen konkrete tal på antal kvadratmeter endnu, men der skal reduceres omkring 10-15% i forhold til de nuværende antal kvadratmeter. Det bliver en stor udfordring
for SAMF at finde plads til alle. En overordnet plan for fortætningen forventes klar i løbet af 1. kvartal 2017. AM bemærkede, at der kan være øvrige tiltag i forbindelse med 200 mio. kr. s initiativerne, som ikke giver de store million besparelser, men som er sat i gang af andre grunde. SIDE 4 AF 8 Ad 5. Status for Fokusområdet 2016 og drøftelse af Fokusområder 2017 Status for Fokusområder 2016 og Udkast til Fokusområder 2017 var udsendt som bilag. Fokusområder 2017 relaterer sig til fakultetsstrategien. TOES gennemgik udkastet. TOES fremhævede særligt forslaget om videopræsentation af SAMF s forskning og uddannelse. Det er tænkt som et visuelt supplement til de sædvanlige præsentationer med tekst. Videopræsentationen forventes ikke at koste så meget. HRC efterlyste de tværfakultære 2016 projekter og Horizon 2020 i udkastet. TOES bemærkede, at de er indeholdt under Forskning: Øget funding fra private fonde og EU VA spurgte til punktet om effektivisering af uddannelsesadministrationen på SAMF og på KU. TOES bemærkede, at besparelsesrunden har betydet, at der mangler ressourcer til strategiske initiativer inden for området. F.eks. har beskæringer af institutternes sommerkurser har været i spil. Det er dekanatets holdning, at der skal kunne findes ressourcer til strategiske initiativer i et vist omfang, og at effektivisering på det studieadministrative område er et af de områder der skal kigges på, men det er blevet udskudt indtil videre, grundet andre igangsatte projekter på KU og på SAMF, som skal implementeres først. TOES bemærkede, at halvdelen af de ressourcer, der bruges på det administrative område på SAMF, bruges på det studieadministrative område. Ad 6. Ny HR organisering på KU Det er blevet besluttet at der skal etableret 3 HR-Centre på KU, herunder et samlet tørt HR-Center, som omfatter 4 fakulteter (SAMF, JUR, TEO og HUM) samt FA. Den overordnede organisering af centrene vedtages den 14. december i LT og HSU og offentliggøres den 15. december. Stillingen som leder af det tørre center forventes opslået i uge 50. Centerlederen skal betjene alle enhederne i det tørre center, men refererer til fakultetsdirektøren på SAMF. Ph.d.- området kommer også til at indgå i det tørre HR-Center (både ansættelser og studieforløbet). Det er ikke besluttet præcis, hvordan administrationen i det tørre HR-Center skal organiseres,
men der arbejdes generelt på KU hen imod fælles skabeloner og arbejdsgange, med mulighed for lokale tilpasninger. HJE spurgte, hvilke praktiske konsekvenser etableringen af et samlet HR- Center vil få for institutterne. TFR bemærkede, at der er lagt op til, at man så vidt muligt følger det man laver i dag, men at der i løbet af processen vil være en ønskerunde, hvor medarbejderne har mulighed for at ønske andre områder. Der vil være fysisk nærhed til institutterne i et vist omfang. TOES bemærkede, at den nuværende SAMF-HR model (hvor man flyttede opgaver fra institutniveau til fakultetsniveau) er den mest effektive på KU. Det er tanken, at opgaver i Fællesadministrationen, f.eks. udarbejdelse af kontrakter og disciplinærsager, også skal overgå til de samlede HR-Centre. VA spurgte til International Staff Mobility og deres rolle i den ny struktur. TFR oplyste, at snittet mellem ISM og HR-centrene ikke er afklaret endnu. Mange af de kontrakter, der i dag laves i ISM, er for EU borgere, og ligner de almindelige kontrakter og er relativt ukomplicerede. Andre af de serviceydelser, som ISM i dag varetager, kan vanskeligt lægges i centrene. AM bemærkede, at der er lagt op til en 15 mio. besparelse med den ny HR struktur. Det er svært at finde flere besparelser på SAMF, som allerede har sparet. TFR bemærkede, at en eventuel besparelse i et af centrene kommer alle centrene til gode. Omvendt kan det nok ikke helt undgås at omkostningsniveauet i centrene øges i starten. Da SAMF-HR blev etableret var det dyrere i starten, men omkostningerne er faldet over tid. SIDE 5 AF 8 Ad 7. MUS indrapportering i 2017 (skemaer og tidsplan) TOES bemærkede, at selvom APV nu kun afholdes hvert 3 år, så er det stadig formandsskabets ønske, at MUS processen på institutterne drøftes en gang årligt i FSU. Det giver et overblik over de planlagte MUS samtaler i 2017 og er kun til intern brug på SAMF. Der var opbakning hertil fra B-siden. OB bemærkede, at MUS samtalen er en forudsætning for eventuelle ansøgninger af midler til kompetencefonden. Skema vedrørende MUS indrapportering (udsendt som bilag) skal som hidtil udfyldes af enhederne. Indrapportering skal ske til cspe@samf.ku.dk, senest den 1. februar 2017. Indrapporteringen vil herefter blive drøftet på FSU mødet den 16. marts 2017. Ad 8. Orientering fra HSU Dagsorden for HSU mødet den 12. oktober og den 23. november 2016 var udsendt som bilag.
Punkt 6 (drøftelse af KU s retningslinjer for god videnskabelig praksis) og punkt 7 (drøftelse af KU s håndtering af dobbelt hemmeligholdelse ) fra HSU mødet den 12.oktober vil blive tydeliggjort i et af de kommende numre af SAMF-nyt med link til de relevante dokumenter. TOES anmodede institutlederne om at være opmærksomme på dokumenterne og sikre, at de drøftes på institutmøderne, når de er lagt ud på KU-net. AM bemærkede, at de bør drøftes på institutmøderne jævnligt, da man ofte glemmer dem, og der kommer nye medarbejdere. SIDE 6 AF 8 Folderen, der nævnes i punkt 7 (drøftelse af udkast til folder vedr. modtagelse af internationale medarbejdere) på HSU mødet den 23. november, vil også blive udsendt via SAMF-nyt. En undersøgelse viser at internationale medarbejdere føler sig dårligt informeret på institutterne i starten af deres ansættelse. TOES anmodede derfor institutlederne og tillidsrepræsentanterne om at gennemgå det materiale, som eventuelt findes lokalt, og sammenholde det med KU s folder. AM bemærkede, at tillidsrepræsentanterne repræsenterer alle medarbejdere, også de internationale. Ad 9. Meddelelser Det fælles driftsområde (CSCC) er etableret pr. 1. oktober. Hvis man oplever udfordringer i den forbindelse kan man kontakte TFR. Der er iværksat øget overvågning på CSS på baggrund af omfattende tyverier og uheldige episoder med fremmede personer på området om aftenen. Belysningen og den udvendige videoovervågning skal øges, og der er iværksat et forsøg med øget vagtrundering: Fra og med den 11. november og foreløbig indtil 31. december 2016 har vagtfirmaet G4S foretaget runderingen af CSS på hverdage i tidsrummet 14.00 02.00. Vagterne har pligt til at spørge til ens tilhørsforhold til området. For at hjælpe vagterne, bedes man bære sit KU ID-kort på sig eller kunne fremvise nøgle til bygningen. Der blev sendt en mail ud om dette den 11. november 2016. TOES henviste til drøftelserne på FSU mødet den 24. september 2015 vedrørende principper for videoovervågning. HRC bemærkede at der er mange åbne døre i bygning 16. Hun mente, at der af hensyn til medarbejdernes sikkerhed, bør være mere overvågning der. TFR bemærkede, at vagterne er opmærksomme på, at der ikke lægges ting i klemme som kan holde dørene åbne. Fakultetsbiblioteket bliver formelt lagt sammen med Det Administrative Bibliotek (DAB) pr. 1. januar 2017. DAB servicerer
Centraladministrationen. Fakultetsbibliotekets medarbejdere flytter ikke fysisk som følge af sammenlægningen. RUC s bibliotek er blevet lagt sammen med Fakultetsbiblioteket med Fakultetsbibliotekar Christian Lauersen som daglig leder. Sammenlægningen er besluttet af de øverste biblioteksledelser. SIDE 7 AF 8 Ad 10. Orientering fra fakultetets arbejdsmiljøudvalg (FAMU) Institut for Psykologi har arbejdet med stressproblematikken for de Ph.d.- studerende. Der er bl.a. ved at blive etableret et kolleganetværk, og det undersøges pt., hvordan man kan forbedre informationen om, hvor man kan søge hjælp. Materialet vil blive forelagt på næste FSU møde, og vil blive drøftet i Ph.d.-udvalget, for at se om der er noget, der kan overføres til fakultetsniveauet. FAMU afholder næste gang møde den 19. januar 2017. Der vil også blive fulgt op på institutternes APV handleplaner ved dette møde. Ad 11. Orientering fra de lokale samarbejdsudvalg Antropologi: Har drøftet Budget 2017 og overgang til nyt normsystem. Sociologi: Har drøftet Budget 2017 og økonomi. Statskundskab: Holder møde i januar 2017 Psykologi: Har drøftet udvidelse af medlemmer i LSU og APV (stress) samt normsystemet. Økonomi: Holder møde i december Fakultetssekretariatet: Holder møde den 12. december, hvor der bl.a. skal drøftes opfølgning på APV. Ad 12. Eventuelt HRC orienterede om et symposium på SUND om Gender Bias, som hun har deltaget i. Gender Bias er et nyt begreb i forhold til ligestilling, som går ud på en formodning om, at man er præget af forhåndsindstillinger til kvinder og mænd. Symposiet havde internationale oplægsholdere og 200 deltagere fra både KU og andre universiteter, herunder DTU og den kommende rektor på KU, Henrik Wegener. Hun så gerne, at man kommer ud over den holdning, at køn er kvindernes problem, køn er alles problem.
HRC oplyste desuden, at hun havde deltaget i et seminar om kønsdimension i forskning. Seminaret var etableret i samarbejde med institut for kønsforskning (Horizon 2020 arrangement) og havde 60 deltagere. Dette seminar bør nævnes næste gang SAMF afrapporterer til rektor, på lige fod med det iværksatte mødeforum for yngre kvindelige forskere. SIDE 8 AF 8 HRC efterlyste lignende arrangementer på SAMF. HRC har fremsendt noget materiale vedrørende de to arrangementer. Materialet udsendes sammen med FSU referatet. TOES foreslog et punkt om køn på næste FSU møde den 16. marts 2017, som optakt til den kommende afrapportering til rektor vedrørende Handlingsplan for Karriere, Køn og Kvalitet.