Indholdsfortegnelse 5. Udskrifter til borgerne... 2 5.1 Udskriftsmuligheder... 4 5.1.1 Central udskrift... 4 5.1.2 Decentral visning/udskrift/e-mail... 6 5.1.3 Skærmbillede BBR-Meddelelses-data... 6 5.2 Systemadministration... 6 5.2.1 Skærmbillede Kommuneoplysninger... 6 5.2.2 Skærmbillede Indstillinger for BBR-Meddelelse... 7 5.3 Automatisk udskrivning af meddelelser... 8 5.4 Ad hoc-udskrivning af meddelelser... 9 5.4.1 Udskriv meddelelser for en enkelt entitet... 9 5.4.1.1 Grund... 10 5.4.1.2 Bygning... 11 5.4.1.3 Enhed... 11 5.4.2 Masseudskrivning... 12 5.4.3 Indstillinger ved ad hoc udskrivning... 14 5.4.3.1 Valg af modtager... 14 5.4.3.2 Valg af Årsagskode... 14 5.4.3.3 Kommunespecifikt bilag... 15 5.4.3.4 Valg af udskriftsmåde... 15 5.5 Årsagskoder... 17 5.6 Adresseringsregler/Hentning af ejer-oplysninger... 18 5.7 Historik... 19 5.8 Skærmbillede BBR-Meddelelse-data... 19 5.9 Adgang og rolleprofiler... 20 5.10 Skattemappen... 20 5.11 Rapportgenerator... 21 5.12 Design af meddelelserne... 21 Kapitel 5 version 6.0 Side 1 af 24
5. Udskrifter til borgerne Udskrifter til borgerne indeholder overordnet tre typer meddelelser: BBR-Meddelelse BBR-Andelsboligudskrift BBR-Registerudskrift Dette kapitel indeholder en beskrivelse af disse typer meddelelser samt mulighederne, som de kommunale sagsbehandlere - herunder BBR sagsbehandlere, byggesagsbehandlere samt borgerservice medarbejdere har for at se og udskrive disse. Afsnit 5.1 giver et overblik over kommunens muligheder for at se og udskrive BBR-data. Afsnit 5.2 giver et overblik over en systemadministrator side, som giver mulighed for at sætte forskellige indstillinger vedrørende udskrivningen. Meddelelserne kan blive udskrevet automatisk, hvis der sker ændringer i BBRdata, eller ad hoc igennem sagsbehandlerdialogen. Disse to muligheder er beskrevet i detaljer i afsnit 5.3. og 5.4. Når en sagsbehandler udskriver eller bestiller en meddelelse online, har han/hun mulighed for kun at udskrive den for en del af ejendommen. Mulighederne er afhængige af meddelelsestype og den entitet, som sagsbehandleren ønsker at udskrive for. Disse muligheder er beskrevet i afsnit 5.4.1. Sagsbehandleren har også mulighed for at lave en masseudskrivning af meddelelser, fx for alle ejendomme på en bestemt vej. Denne mulighed er beskrevet i afsnit 5.4.2. I afsnit 5.5 beskrives der, hvilke årsagskoder meddelelserne kan have. I afsnit 5.6 er adresseringsreglerne for BBR-Meddelelserne beskrevet. I afsnit 5.7 beskrives der, hvilke oplysninger der gemmes for de udskrevne meddelelser. Skærmbilledet BBR-Meddelelese-data er beskrevet i afsnit 5.8. I afsnit 5.9 er der kort beskrevet hvilke muligheder medarbejdere med de forskellige rolleprofiler har. Muligheden for at gøre BBR-Meddelelsen tilgængelig i borgernes skattemappe på Skats hjemmeside er beskrevet i afsnit 5.10. Selve genereringen af meddelelserne sker i en komponent, kaldet Rapportgenerator. Denne rapportgenerator er beskrevet i afsnit 5.11. Udseendet af de enkelte udskrifter er blevet udarbejdet i et samarbejde med Kommune Holding og de kommunale parter. Det overordnede design af de enkelte meddelelsestyper er beskrevet i afsnit 5.12. Kapitel 5 version 6.0 Side 2 af 24
Nedenstående tegning giver et overblik over de vigtigste komponenter ved dannelse af BBR-Meddelelser. BBR-klient PDF Automatisk bestilling Rapportgenerator Central udskrift & kuvertering BBR-data SQL-server Figur 5.1 Overblik over de vigtigste komponenter ved udskrivning. Hvilken vej, data vil flyde, afhænger bl.a. af, om man vælger central eller decentral udskrift, og om udskrivning er bestilt automatisk eller bestilt af sagsbehandler igennem dialogen. For både den centrale og decentrale udskriftsmåde gælder det, at det er rapportgeneratoren (beskrevet i kapitel 5.11), som danner BBR-Meddelelserne i pdf-format. Ved den decentrale udskrift sendes pdf-dokumentet tilbage til sagsbehandlerens brugerklient og ved den central udskrift sendes pdf-dokumenterne til print hhv. i e-boks. Kapitel 5 version 6.0 Side 3 af 24
5.1 Udskriftsmuligheder Kommunen har overordnet nedenstående muligheder for at se hhv. udskrive BBR data: AUTOMATISK AD-HOC MASSEUDSKRIVNING AD-HOC FOR ENKEL ENTITET CENTRAL DECENTRAL BBR-MEDDELELSE-DATA Automatisk bestilte BBR-Meddelelser udskrives altid centralt. Masseudskrivning af BBR-Meddelelser bestilt igennem sagsbehandlerdialogen (ad-hoc) udskrives også altid centralt. BBR-Meddelelser for en enkel entitet bestilt igennem sagsbehandlerdialogen (adhoc) kan vælges at blive udskrevet decentralt eller centralt. Skærmbilledet BBR-Meddelelser er et skærmbilledet som viser BBR-Meddelelse data i dialogen. 5.1.1 Central udskrift Automatisk bestilte BBR-Meddelelser udskrives altid centralt. Masseudskrivning af BBR-Meddelelser bestilt igennem sagsbehandlerdialogen (ad-hoc) udskrives også altid centralt. Derudover er der mulighed for at udskrive en BBR-Meddelelse for en enkel ejendom(entitet) centralt. Automatiske udskrifter er beskrevet i afsnit 5.3 og ad-hoc bestilling af centrale udskrifter er beskrevet i afsnit 5.4 (både central udskrift for en enkel entitet og central masseudskrivning). Hvis man ønsker at aflevere en meddelelse i e-boks, vælges den centrale udskrift, hvor meddelelsen automatisk sendes til e-boks, hvis modtageren er tilmeldt e-boks for BBR. Centrale udskrifter dannes først på det tidspunkt, der er angivet som næste udskriftsdato (se beskrivelsen for kommunetabel/systemadministration i næste afsnit). Det vil sige, at ændringer i ejendommen, som sker i tidsrummet mellem bestillingen og selve udskrivningen, vil komme med på udskriften. Nedenstående billede viser processen for den centrale udskrivning. Man kan se, at data til central udskrivning lægges i to mapper, en mappe til print og en til e- Boks. Kapitel 5 version 6.0 Side 4 af 24
Figur 5.2 Central print proces Bestillingen af centralt print kan havne i 4 forskellige bunker, alt efter hvilke indstillinger der er blevet valgt under Systemadministration eller igennem sagsbehandlerdialogen: Ikke kuverterede BBR-Meddelelser, som sendes til kommunen Kuverterede BBR-Meddelelser som skal sendes til kommunen Kuverterede BBR-Meddelelser som skal sendes til modtageren via postvæsenet BBR-Meddelelser afleveret til modtagernes E-boks. Hvis en BBR-Meddelelse er så stor (inkl. vejledning og eventuelt kommunespecifikt bilag) at den ikke kan sendes med almindelig takst bliver den frasorteret inden kuvertering og sendt til kommunen. Hvis ejerforholdskoden = 50 (kommunale ejendomme) kuverteres BBR- Meddelelsen ikke, og sendes altid til kommunen. De BBR-Meddelelser som sendes til kommunen vil være sorteret i årsagskode og adresseorden. Ved den centrale udskrivning udskrives på begge sider af papiret. Ved central udskrift vil den faste vejledning fra EBST altid blive udskrevet som det sidste i BBR-Meddelelsen. Ved e-boks vil vejledningen være tilgængelig via et link i tilknytning til BBR-Meddelelsen. Kapitel 5 version 6.0 Side 5 af 24
5.1.2 Decentral visning/udskrift/e-mail BBR-Meddelelser, BBR-Andelsboligudskrifter og BBR-Registerudskrifter kan ses og udskrives decentralt (lokalt, hvor sagsbehandler arbejder). En decentral udskrift genereres som PDF-dokument, og sagsbehandleren har mulighed for at udskrive PDF-dokumentet, sende det pr. e-mail eller blot at få vist det på skærmen. En decentral udskrift/visning er kun mulig hvis sagsbehandleren har udvalgt en enkel entitet. Ved decentral visning/udskrivning af BBR-Meddelelser vil EBSTs vejledning ikke være med. Der vil være mulighed for at udskrive eller vedhæfte den 2-sidede vejledning. Det samme gælder for bilag, disse vises/udskrives ikke ved decentral visning/udskrivning. 5.1.3 Skærmbillede BBR-Meddelelses-data En 3. mulighed for at se BBR-data er skærmbilledet BBR-Meddelelse-data. Dette skærmbillede tager udgangspunkt i BBR-Meddelelsen, og vil fortrinsvis blive benyttet af byggesagsbehandlere, som gerne vil se BBR oplysningerne, men ikke skal kunne udskrive en BBR-Meddelelse. Skærmbilledet BBR-Meddelelse-data er beskrevet i detaljer i afsnit 5.8. 5.2 Systemadministration På skærmbillederne Kommuneoplysninger og Indstillinger for BBR-Meddelelse kan kommunen vedligeholde oplysninger, som er relevante for udskrivning af meddelelser - her specielt oplysninger, som benyttes ved den centrale udskrivning af meddelelser. 5.2.1 Skærmbillede Kommuneoplysninger På skærmbilledet Kommuneoplysninger kan sagsbehandleren angive følgende oplysninger: Kommunens adresse, telefonnummer og e-mail-adresse: Kapitel 5 version 6.0 Side 6 af 24
Figur 5.3 Skærmbilledet Kommuneoplysninger. 5.2.2 Skærmbillede Indstillinger for BBR- Meddelelse På skærmbilledet Indstillinger for BBR-Meddelelse kan sagsbehandleren se og/eller angive følgende oplysninger: Lokale kommunale årsagskoder Indstillinger for den centrale udskrivning af meddelelser o Udskriftsinterval/Sidste udskriftsdato/tidspunkt for næste udskrivning Kommunen kan angive i hvilken uge der ønskes levering af BBR- Meddelelser. Bestillinger til og med fredag i den forudgående uge vil i givet fald blive behandlet. o Kuvertering ja eller nej o Fravælgelse af kuvertering for nogle årsagskoder o Forsendelse til kommunen eller med postvæsenet o Bilag (standardbilag og/eller et særskilt bilag) Kapitel 5 version 6.0 Side 7 af 24
Figur 5.4 Skærmbilledet Indstillinger for BBR-Meddelelse. Kommunen har mulighed for at angive et emne samt en tekst til et standardbilag og/eller et særskilt bilag. Hvis kommunen opretter et standardbilag vil det være tilknyttet alle meddelelser som udskrives automatisk. Ved ad hoc udskrivning af centrale meddelelser igennem sagsbehandlerdialogen kan kommunen vælge om og hvilket bilag der ønskes tilknyttet. 5.3 Automatisk udskrivning af meddelelser Hvorvidt der skal udskrives automatiske BBR-Meddelelser, styres ved hjælp af et sæt regler. Der udskrives fx automatisk en meddelelse, når en ejendom skifter ejer, eller når der sker ændringer i BBR-data. Alt efter hændelse vil meddelelsen få tilknyttet en årsagskode. Mulige årsagskoder ved den automatiske udskrivning af BBR-Meddelelser er beskrevet i afsnit 5.5. Alle BBR-Meddelelser, som genereres automatisk, er fulde udskrifter for hele ejendommen (vurderingsejendom eller ejerlejlighed), og disse udskrives altid centralt. Automatiske udskrifter udskrives ved den næste planlagte centrale udskrivningskørsel. Hvis der i den mellemliggende periode forekommer flere hændelser, som resulterer i en BBR-Meddelelse for en ejendom, gemmes kun bestillingen af den mest vigtige årsagskode. Prioritering af de forskellige årsagskoder er beskrevet i afsnit 5.5. Der vil altid blive bestilt en BBR-Meddelelse ved mindre den aktivt fravælges. Dette gælder for alle årsagskoder, som benyttes ved automatisk bestilling. Au- Kapitel 5 version 6.0 Side 8 af 24
tomatiske udskrifter kan fravælges ved at afkrydse tjek-boksen Udskriv ikke automatisk BBR-Meddelelse ved denne rettelse/afslutning af sag. 5.4 Ad hoc-udskrivning af meddelelser Ud over den automatiske udskrift af meddelelser kan sagsbehandleren igangsætte udskrivningen af meddelelser ad-hoc via sagsbehandler dialogen. Afhængig af type af meddelelserne kan der enten udskrives for en enkelt entitet eller der kan foretages en masseudskrivning. Førstnævnte mulighed er beskrevet under 5.4.1 og sidstnævnte under 5.4.2. Fremsøgningen af de ejendomme der skal udskrives meddelelse på kan foretages via fanebladet Bygninger og boliger eller via fanebladet BBR-Meddelelse. Masseudskrivningen kan kun initieres via fanebladet BBR-Meddelelse. 5.4.1 Udskriv meddelelser for en enkelt entitet For at udskrive meddelelser for en enkelt entitet laves en søgning, og bagefter vælges en af følgende entiteter: Grund Bygning Enhed Er søgningen sket på fanen Bygninger og Boliger skal man på stamkortet for den pågældende entitet vælge en knap BBR-Meddelelse, som vist i følgende skærmbillede: Figur 5.5 Skærmbillede der viser knappen BBR-Meddelelse. Kapitel 5 version 6.0 Side 9 af 24
Knappen BBR-Meddelelse fører sagsbehandleren til skærmbilledet Udskriv BBR-Meddelelse under fanen BBR-Meddelelse, hvor sagsbehandleren kan vælge at udskrive meddelelsen for den valgte entitet. Figur 5.6 Skærmbillede Udskriv BBR-Meddelelse - ved en enkelt entitet. For at udskrive meddelelser for en enkelt entitet kan der også laves en søgning på BBR-Meddelelse søgebilledet, og bagefter udvælges den entitet, som man ønsker at udskrive en meddelelse for. Herved vises skærmbilledet Udskriv BBR- Meddelelse direkte. Alt efter entitet har sagsbehandleren nu mulighed for at vælge type og niveau for udskrivningen. I de tre næste afsnit er de muligheder beskrevet, som man har for entiteterne grund, bygning og enhed. De andre indstillinger på skærmbilledet Udskriv BBR-Meddelelse er beskrevet i afsnit 5.4.3. 5.4.1.1 Grund Hvis sagsbehandleren vælger Udskriv BBR-Meddelelse på entiteten Grund, har sagsbehandleren efterfølgende mulighed for at udskrive følgende typer meddelelser: BBR-Meddelelse (default) BBR-Registerudskrift BBR-Meddelelse Ved valg af BBR-Meddelelse kan sagsbehandleren vælge følgende niveauer: Vurderingsejendom: Der dannes BBR-Meddelelse for hele vurderingsejendommen, som kan have flere grunde. Kapitel 5 version 6.0 Side 10 af 24
Grund: Der dannes BBR-Meddelelse for den valgte grund. Hvis vurderingsejendommen kun består af denne ene grund, svarer udskriften til den tilsvarende udskrift for niveauet Vurderingsejendom. Hvis ikke dette er tilfældet, markeres udskriften med bemærkningen Denne udskrift vedrører kun en del af ejendommen. Registerudskrift Ved valg af BBR-Registerudskrift, kan sagsbehandleren kun vælge niveauet Vurderingsejendom. 5.4.1.2 Bygning Ved valg af Udskriv BBR-Meddelelse på entiteten Bygning har sagsbehandleren efterfølgende mulighed for at udskrive følgende typer meddelelser: BBR-Meddelelse (default) BBR-Registerudskrift BBR-Meddelelse Ved valg af BBR-Meddelelse, kan sagsbehandleren vælge følgende niveauer: Vurderingsejendom: Der dannes BBR-Meddelelse for hele den vurderingsejendom, som denne bygning hører til. Vurderingsejendommen kan have flere bygninger. Bygning: Der dannes BBR-Meddelelse for den valgte bygning. Hvis vurderingsejendommen kun har en grund og en bygning, svarer udskriften til den tilsvarende udskrift for niveauet Vurderingsejendom. Hvis ikke dette er tilfældet, markeres udskriften med bemærkningen denne udskrift vedrører kun en del af ejendommen. Hvis bygningen er en ejerlejlighed skrives dette øverst på BBR- Meddelelsen. Registerudskrift Ved valg af BBR-Registerudskrift, kan sagsbehandleren kun vælge niveauet Vurderingsejendom. 5.4.1.3 Enhed Ved valg af Udskriv BBR-Meddelelse på entiteten Enhed har sagsbehandleren efterfølgende mulighed for at udskrive følgende typer meddelelser: BBR-Meddelelse (default, hvis enheden ikke er en andelsbolig) BBR-Andelsboligudskrift (default, hvis enheden er en andelsbolig) BBR-Registerudskrift BBR-Meddelelse Ved valg af BBR-Meddelelse, kan sagsbehandleren vælge følgende niveauer: Vurderingsejendom: Der dannes BBR-Meddelelse for hele den vurderingsejendom, som denne enhed hører til. Vurderingsejendommen kan have flere bygninger og enheder end den valgte, og alle disse skrives Kapitel 5 version 6.0 Side 11 af 24
med ud. Hvis enheden er en ejerlejlighed, dannes meddelelsen for moderejendommen, således at enheden og udvalgte oplysninger fra på bygnings- og grundniveau udskrives. Enhed: Der dannes BBR-Meddelelse for den valgte enhed. Hvis enheden er en ejerlejlighed, udskrives der en meddelelse for ejerlejligheden. Der udskrives altid hele ejerlejligheden. Hvis enheden ikke er en ejerlejlighed, udskrives en BBR- Meddelelse, som kun lister denne ene enhed. Hvis vurderingsejendommen kun har en grund, en bygning og en enhed, svarer udskriften til den for niveauet Vurderingsejendom. Hvis ikke dette er tilfældet, markeres udskriften med bemærkningen denne udskrift vedrører kun en del af ejendommen. Registerudskrift Ved valg af BBR-Registerudskrift, kan sagsbehandleren vælge niveauet Vurderingsejendom. Hvis enheden er en ejerlejlighed, kan sagsbehandleren yderligere vælge niveauet enhed, og registerudskriften genereres for ejerlejligheden. Andelsboligudskrift Hvis enheden er en andel, har sagsbehandleren mulighed for at vælge typen Andelsboligudskrift. Ved valg af BBR-Andelsboligudskrift, kan sagsbehandleren kun vælge niveauet Enhed, som resulterer i, at der dannes en andelsudskrift for enheden. 5.4.2 Masseudskrivning Hvis sagsbehandleren ønsker at udskrive en meddelelse for mere end en ejendom, kan denne benytte sig af Masseudskrivningen. Fx kunne man forestille sig, at sagsbehandleren er interesseret i at udskrive en meddelelse for alle ejendomme med en bestemt anvendelseskode på en bestemt vej. For at lave udskrifter for flere entiteter ad gangen søges direkte på fanen BBR- Meddelelse. Skærmbilledet nedenfor viser resultat af en søgning på niveau Bygning med anvendelseskode 120 og en bestemt vej. Kapitel 5 version 6.0 Side 12 af 24
Figur 5.7 Skærmbilledet Søgning på fanen BBR-Meddelelse. Søgeresultatet vises i resultatlisten til venstre. Knappen Masseudskrift bliver aktiv når der er foretaget en søgning. Hvis søgningen resulterer i mere end 100 entiteter, vises disse ikke alle sammen i resultattræet. Der vises teksten For mange søgeresultater. Et efterfølgende valg af knappen Masseudskrift vil dog give mulighed for udskrivning af enten alle vurderingsejendomme eller ejerlejligheder, som opfylder søgekriterierne (dog max. 1500 vurderingsejendomme med underliggende ejerlejligheder) også selv om disse ikke alle sammen vises i resultattræet. Sagsbehandleren kan ved masseudskrivning kun vælge typen BBR-Meddelelse, og der kan vælges mellem niveauerne Vurderingsejendom og Ejerlejligheder. Denne måde giver ingen mulighed for udskrivning af BBR-Meddelelser, som kun berører en del af ejendommen. Billedet nedenfor viser skærmbilledet Udskriv BBR-Meddelelse ved masseudskrivning: Kapitel 5 version 6.0 Side 13 af 24
Figur 5.8 Skærmbilledet Udskriv BBR-Meddelelse - ved masseudskrivning. Ved masseudskrivning af BBR-Meddelelser kan der kun vælges den centrale udskrivningsmåde. Skærmbilledets indstillinger er forklaret yderligere i næste afsnit. 5.4.3 Indstillinger ved ad hoc udskrivning På siden Udskriv BBR-Meddelelse, som vises under fanen BBR-Meddelelse, kan sagsbehandleren ud over type og niveau angive, hvem der skal modtage meddelelsen, hvilken årsagskode han ønsker, om den skal vedhæftes bilag og hvordan den skal udskrives 5.4.3.1 Valg af modtager Hvis sagsbehandleren udskriver meddelelsen for en enkelt entitet, vises der en liste af ejere for ejendommen, og sagsbehandleren kan til- og fravælge, hvem der skal skrives ud til. Derudover kan sagsbehandleren indtaste navn og adresse for en anden person, som ikke er ejeren (relevant for eksempelvis andelsboligudskrifter). Som sidste mulighed kan kommunen vælge at udskrive til sig selv. Meddelelserne vil i givet fald ikke blive adresseret. Hvis sagsbehandleren udskriver meddelelser for mere end en enkelt entitet, kan han vælge mellem at udskrive for alle hovedejere, alle ejere eller til kommunen selv. I sidstnævnte tilfælde bliver meddelelserne ikke adresseret. 5.4.3.2 Valg af Årsagskode Sagsbehandleren har mulighed for at vælge en årsagskode for BBR-Meddelelsen. Der kan vælges imellem de globale årsagskoder og kommunens egne årsagskoder. Kapitel 5 version 6.0 Side 14 af 24
Derudover vil det være muligt at benytte sig af en individuel årsagskode 99, som kun gælder for den aktuelle bestilling. Ved BBR-Andelsboligudskrifter er årsagskoden altid 31 og ved BBR- Registerudskrifter angives ingen årsagskode. 5.4.3.3 Kommunespecifikt bilag Kommunen har mulighed for at medsende et kommunespecifikt bilag. Hvis kommunen har valgt at have et kommunespecifikt bilag medsendes det altid ved centralt print og levering i e-boks. Ved forsendelse af en BBR-Meddelelse via mail er det kommunespecifikke bilag automatisk forvalgt, men kan vælges fra inden mailen sendes. Når kommunen vælger at medsende et kommunespecifikt bilag skal dette sendes til KMD Service, hvorefter KMD klargør dokumentet. Derefter vil det blive printet/sendt sammen med selve BBR-Meddelelsen. Dokumentets navn benyttes på skærmbilledet. Reglerne for hvad det kommunespecifikke bilag skal overholde er følgende: Max. 150 dpi Farveområde: srgb Sideformat: A4 Logo er, grafik og billeder må ikke være opdelt i lag eller bestå af flere segmenter. Det skal være et samkopieret billede. 5.4.3.4 Valg af udskriftsmåde Sagsbehandleren har nu mulighed for at sende bestillingen til central udskrift eller få den udskrevet/vist lokalt. Den lokale udskrivning/visning er kun muligt når der er udvalgt en enkel entitet. Central udskrift Når sagsbehandleren ønsker en masseudskrift af BBR-Meddelelser eller ønsker at udskrive for en enkel entitet, sendes bestillingen til central udskrivning og vil blive udskrevet ved den næste planlagte centrale udskriftskørsel. Hvis modtageren er ejeren og tilmeldt e-boks, sendes meddelelsen til e- Boks. Hvis modtageren derimod er ejeren og ikke er tilmeldt e-boks, udskrives meddelelsen, hvorefter den enten sendes til kommunen eller bliver kuverteret. Oplysninger om udskriften vil blive gemt i et år. Derudover vil fuldstændige meddelelser med type BBR-Meddelelse blive gemt som Sidst udskrevne meddelelse for ejeren, hvis disse vel at mærke er blevet udskrevet til ejeren. Decentral udskrift (Vis PDF eller Send mail) Kapitel 5 version 6.0 Side 15 af 24
Når sagsbehandleren vælger Vis pdf knappen, genereres et pdfdokument for den bestilte meddelelser, og dokumentet sendes tilbage til sagsbehandleren. Der åbnes et nyt vindue i Adobe Acrobat Reader, hvorfra brugeren skal benytte de udskrivningsmuligheder der findes der. Ved den decentrale udskrift tilknyttes der ikke automatisk den faste vejledning fra EBST, men sagsbehandleren må selv sørge for at udskrive den eller vedhæfte den i en given mail. Den faste vejledning er tilgængelig via et link i venstre side at skærmbilledet. Ved den decentrale udskrift tilknyttes der heller ingen kommunespecifikke bilag, men sagsbehandleren må selv sørge for at udskrive disse eller vedhæfte dem i en given mail. Oplysninger om udskriften vil blive gemt (og kommer med på eventuelle rapporter) hvis man sætter et flueben i tjekboksen Hist. Normalt gemmes oplysninger om udskriften i et år. Dog vil oplysninger om en fuldstændig meddelelse til en ejer med type BBR-Meddelelse blive gemt indtil der næste gang udskrives til samme ejer. Hvis sagsbehandleren sætter fluebenet, gemmes oplysningerne altid, selv om sagsbehandleren alligevel vælger ikke at udskrive eller videresende dokumentet. Muligheden for at sætte fluebenet er forbeholdt BBR sagsbehandlere, dvs. decentrale udskrifter, som laves i borgerservice vil ikke figurere på eventuelle rapporter. E-mail Vælger sagsbehandleren at sende meddelelsen som e-mail, åbnes et nyt vindue, hvor der skal indtastes modtagerens e-mail-adresse, emne, samt evt. en meddelelse til modtageren. BBR-Meddelelsen vil blive tilknyttet til e-mailen som vedhæftet fil. Oplysninger om forsendelsen kan gemmes lige som ved decentral udskrift ved at sætte fluebenet i tjekboksen Hist. Figur 5.9 Skærmbilledet til angivelse af e-mail oplysninger. Kapitel 5 version 6.0 Side 16 af 24
5.5 Årsagskoder Ved udskrivning af BBR-Meddelelser og BBR-Andelsboligudskrifter skal der maskinelt eller manuelt vælges en årsagskode, der beskriver hvorfor meddelelsen udskrives. Der findes de nedenfor listede 14 globale årsagskoder, som er ens for alle kommuner. 20 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af ejerskifte. 30 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet efter rekvisition. 31 Denne BBR-Andelsboligudskrift er udskrevet på grund af rekvisition. 40 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af afsluttet byggesag. 41 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af indflytning. 43 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af hel eller delvis nedrivning. 45 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af ændring uden byggesag. 46 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af opdeling af lejligheder. 47 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af sammenlægning af lejligheder. 48 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af opdeling/ændret opdeling i ejerlejligheder. 50 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af, at kommunen har foretaget rettelser af registreringen i BBR. 51 De har til kommunen anmeldt et byggeri som ikke er færdigmeldt. Denne BBR-Meddelelse udskrives for at gøre opmærksom på, at kommunen nu formoder, at byggeriet er færdigt og derfor har registreret det som fuldført. Er byggeriet ikke færdigt, bedes De orientere kommunen herom. 60 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af adresseændringer. 70 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af matrikulære ændringer. Ud over de globale årsagskoder, kan kommunen oprette kommunespecifikke årsagskoder samt vælge en individuel årsagskode. Kommunespecifikke årsagskoder kan have værdierne 1 til 98, bortset fra de koder fra listen ovenfor, som allerede er optaget af de globale årsagskoder. Den individuelle årsagskode har værdien 99. Til denne skal der tilføjes en årsagskodetekst. Der prioriteres mellem de globale årsagskoder ved den centrale udskrivning af meddelelser. Formålet med denne prioritering er, at der kun udskrives én meddelelse pr. ejer i løbet af en udskrivningsperiode. Jo lavere årsagskoden er, desto højere prioriteres bestillingen. Ved den automatiske bestilling af BBR-Meddelelser benyttes alle globale årsagskoder undtagen årsagskode 30 og 31. Det er hændelsen i BBR, som afgør hvilken global årsagskode der kommer på meddelelsen. Det kan både være hændelser i BBR eller i ESR. Kapitel 5 version 6.0 Side 17 af 24
Som eksempler kan nævnes: En fejlrettelse i BBR udløser en BBR-Meddelelse med årsagskode 50, en ændring i BBR udløser en BBR-Meddelelse med årsagskode 45, en ejerskifte i ESR udløser en automatisk udskrift til de nye ejere med årsagskode 20. Der vil altid blive bestilt en BBR-Meddelelse ved mindre den aktivt fravælges. Dette gælder for alle årsagskoder, som benyttes ved automatisk bestilling. Automatiske udskrifter kan fravælges ved at afkrydse tjek-boksen Udskriv ikke automatisk BBR-Meddelelse ved denne rettelse/afslutning af sag. Figur 5.10 Fravalg af BBR-Meddelelse. Ved ad hoc-bestilling af meddelelser kan alle årsagskoder vælges, inklusive de kommunespecifikke. Ved masseudskrift kan der af de globale årsagskoder dog kun vælges årsagskode 30 og 50. Bestiller kommunen en eller flere udskrifter igennem sagsbehandlerdialogen, kan der vælges mellem de forskellige årsagskoder. Vælger kommunen en global årsagskode, indgår bestillingen på lige fod med de automatisk bestilte meddelelser. Vælger kommunen en kommunespecifik årsagskode eller den individuelle, vil bestillingen ikke indgå i den ovenfor beskrevne prioritering af årsagskoder og meddelelserne vil altid udskrives, uafhængig af om der er bestilt yderligere meddelelser til den samme ejendom med andre årsagskoder. Ved decentral udskrift udskrives der altid og der foretages ingen prioritering. 5.6 Adresseringsregler/Hentning af ejeroplysninger Automatisk udskrivning af BBR-Meddelelser foretages efter følgende regler: Ejerskifte: Der udskrives en BBR-Meddelelse til den nye ejer/de nye ejere. Øvrige udskrifter: Hvis ejendommen har fast administrator sendes en BBR-Meddelelse til administratoren. Ellers skrives til alle ejere. For at finde ejeroplysninger benyttes følgende kald og snitflader: Der startes med et opslag i ESR, hvor der bliver hentet ejere hhv. administrator for den aktuelle ejendom (snitflade 14 i afsnit 6.5.3). For hver ejer hhv. administrator hentes der cpr/cvr hhv. løbenummer og en alternativ adresse hvis denne findes. For ejere hhv. administrator med alternativ adresse benyttes den alternative adresse ved udskrivning af BBR-Meddelelser. For de ejere, som ikke er alternativ adresseret, hentes efterfølgende navn- og adresseoplysninger fra OIS en (snitflade i afsnit 6.5.6). OIS en leverer også adressebeskyttelseskoden B, som angiver, om adressen er beskyttet i CPR. Skulle det være tilfælde, leverer OIS en ikke navn og adresse tilbage. Kapitel 5 version 6.0 Side 18 af 24
Hvis OIS en ikke leverer navn- og adresseoplysninger på grund af adressebeskyttelseskode B laves der et kald til CPR (snitflade 1 i afsnit 6.5.5), som ud fra CPR-nummeret leverer navn og adresseoplysninger. 5.7 Historik Oplysninger om alle centralt udskrevne meddelelser gemmes i 13 måneder. Udskrives meddelelsen decentralt, vil oplysningerne kun blive gemt i 13 måneder, hvis sagsbehandleren sætter et flueben i tjekboksen Hist. Hvis meddelelsen benyttes i den daglige sagsbehandling, er sagsbehandleren normalt ikke interesseret i, at meddelelsen gemmes som udskrift, og han/hun vil ikke sætte fluebenet. Derudover vil det kun være BBR sagsbehandlere som kan sætte fluebenet. For hver gemt meddelelse gemmes der: ejendomsnummer (hhv. ejerlejlighedsnummer eller bygnings- eller enhedsnummer alt efter niveau) meddelelsestype udskriftsdato årsagskode udskriftssted (lokalt eller centralt) modtageren For at kunne vise på en BBR-Meddelelse, hvilke data der er blevet rettet siden seneste udskrift, gemmes altid oplysningen om den senest udskrevne BBR- Meddelelse for den enkelte ejer. Dette gælder for meddelelser af typen BBR-Meddelelse, som er blevet sendt til ejeren, og som berører hele ejendommen (vurderingsejendom eller ejerlejlighed). Oplysninger om seneste udskrift bliver gemt, indtil der næste gang udskrives en hel meddelelse for samme ejendom og ejer, eller indtil ejendommen skifter ejer. Disse oplysninger kan således blive gemt længere tilbage i tiden end 13 måneder, hvis der ikke bliver udskrevet nye meddelelser. 5.8 Skærmbillede BBR-Meddelelse-data Skærmbilledet er tilgængeligt for alle, også sagsbehandlere som ikke har adgang til at udskrive BBR-Meddelelser. Dette skærmbillede tager udgangspunkt i BBR-Meddelelsen og de viste BBRoplysninger vil svare til dem, som bliver vist på en BBR-Meddelelse. Niveauet for skærmbilledet vil altid være det niveau (grund, bygning, enhed hhv. ejerlejlighed) du har åbnet i dialogen. Et eksempel for skærmbilledet BBR-Meddelelses-data på niveau grund er vist nedenfor: Kapitel 5 version 6.0 Side 19 af 24
Figur 5.11 Skærmbilledet BBR-Meddelelse-data. 5.9 Adgang og rolleprofiler En BBR-sagsbehandler (rolle BBRsagsbehandler) har adgang til alle i dette dokument beskrevne muligheder og dermed både til Bygninger og Boliger fanebladet og BBR-Meddelelse fanebladet. En Borgerservice medarbejder (rolle Borgerservice) har kun adgang til fanebladet BBR-Meddelelse og vil herunder ikke kunne lave masseudskrivninger, men kun udskrifter til enkelte entiteter. En Borgerservice medarbejder vil heller ikke kunne bestille meddelelser med type BBR-Registerudskrift. En byggesagsbehandler (rolle Byggesagsbehandler) vil kun have adgang til Bygninger og Boliger fanebladet, herunder skærmbilledet BBR-Meddelelsedata. 5.10 Skattemappen Skat og Erhvervs- og Byggestyrelsen har aftalt, at BBR-Meddelelsen gøres tilgængelig gennem borgernes skattemappe på Skats hjemmeside, hvor de øvrige oplysninger om borgernes skatteforhold også ligger. I dag benytter Skat en webservice, som bliver stillet til rådighed af OIS en til at læse BBR-udskriften. Der vil blive stillet en webservice til rådighed, som har Kapitel 5 version 6.0 Side 20 af 24
samme interface som den, der i dag stilles til rådighed af OIS en, men som henter data fra Nyt BBR. Skat vil således ikke skulle ændre den eksisterende dialog/snitflade, men bare udskifte det nuværende webservicekald med et kald til den nye webservice i Nyt BBR. 5.11 Rapportgenerator Der findes en rapportgenerator, som kan danne meddelelser i forskellige formater alt efter behov. Hvis den kommunale sagsbehandler ønsker at få vist eller udskrevet meddelelser lokalt på sin egen maskine, genererer rapportgeneratoren et PDF-dokument, som sendes tilbage til klienten (sagsbehandleren). Hvis den kommunale sagsbehandler ønsker at udskrive en eller flere meddelelser centralt, gemmes bestillingen, og rapportgeneratoren genererer PDF dokumenterne i forbindelse med den næste centrale udskrivning. I rapportgeneratoren (kaldet LocalReport, der er den samme, som benyttes til generering af andre rapporter i systemet) er der defineret forskellige skabeloner/rapportdefinitioner alt efter meddelelsestype, sådan at hver type (BBR- Meddelelse, BBR-Andelsboligudskrift, BBR-Registerudskrift) har sin egen skabelon. Samme skabelon benyttes, uanset om meddelelsen genereres i PDF-format og sendes til sagsbehandlerklienten, eller om data sendes til central udskrivning. Uanset formål vil kilden således altid være en fælles rapport eller rapportdefinition, som kun skal vedligeholdes et sted. 5.12 Design af meddelelserne For at beskrive det overordnede design af BBR-Meddelelsen kan oplysningerne inddeles i grupper, som vist på nedenstående BBR-Meddelelse. Kapitel 5 version 6.0 Side 21 af 24
1. gruppe 2. gruppe 3. gruppe Data for de forskellige entiteter Sidefod Kapitel 5 version 6.0 Side 22 af 24
Første gruppe oplysninger er kommunens navn og logo samt oplysninger om ejendommen, kommunen samt udskrivningsdato. Hvis der er tale om en delvis udskrift vil der være en * ved ejendomsnummeret. Anden gruppe indeholder oplysninger om modtageren og en beskrivelse af, hvilken type meddelelse det drejer sig om: BBR Meddelelse, BBR-Andelsboligudskrift eller BBR-Registerudskrift. Tredje gruppe indeholder generelle oplysninger om bl.a. årsagen til udskriften samt informationer til borgeren med hensyn til eventuel kontakt til kommunen (via telefon eller e-mail). I de efterfølgende grupper vil data blive præsenteret. Data for de forskellige entiteter grupperes, sådan at der vil være en hovedoverskrift for hver type entitet: Oplysninger om grunde Oplysninger om tekniske anlæg Oplysninger om bygninger (også nybyggerier) Oplysninger om enheder Oplysninger om brugsenheder Oplysninger om byggesager For BBR-Registerudskrifter vil der også være mulighed for følgende overskrifter: Oplysninger om etager Oplysninger om opgang/indgang For ejerlejligheder vil der være mulighed for følgende overskrifter: Oplysninger om ejerlejligheden Oplysninger om rum Oplysninger om bygninger Oplysninger om byggesager For andelsboliger vil der være mulighed for følgende overskrifter: Oplysninger om andelsboligen Oplysninger om rum Oplysninger om bygninger Oplysninger om byggesager Ikke alle felter fra dialogen i BBR-Kommune vil fremgå af BBR-Meddelelsen. Generelt vil der være flere informationer på en BBR-Registerudskrift. På meddelelser af typen BBR-Meddelelse udskrives kommunespecifikke felter ikke. Med hensyn til notatlinjer, afgør kommunen selv (under Systemadministration), hvilke notatlinjer, der skal vises. På meddelelser af typen BBR-Registerudskrift vises kommunespecifikke felter og notatlinjer altid. Enheder vises under den bygning de hører til. Hvis der findes flere enheder, vil disse blive vist i en enhedsmatrix hvor der kun vil være nogle få oplysninger for hver enhed. Hvis der kun findes én enhed vil den blive foldet ud og der vises flere oplysninger. Kapitel 5 version 6.0 Side 23 af 24
Arealoplysninger vises normalt hvis de er forskellige fra 0. I arealmatricen på bygningsniveau vil værdien dog være angivet med 0. Sidefoden vises på alle sider og indeholder oplysninger om ejendommens beliggenhed og ejendomsnr., kommunen samt udskrivningsdato og sideoplysninger. Derudover skrives BBR med fed skrift for at tydeliggøre sidens tilhørsforhold. På en BBR-Meddelelse for en vurderingsejendom, som udskrives til en ejer, vil ændringer siden sidste udskrift til samme ejer og samme vurderingsejendom blive markeret med kursiv skrifttype. Eksempler på BBR-Meddelelser kan ses i mappen Bilag A - Eksempler. Kapitel 5 version 6.0 Side 24 af 24