REFERAT SAG: Bestyrelsesmøde nr. 13 MØDESTED: Skørping, Sverriggårdsvej 3 TIDSPUNKT: 29. april 2013 kl. 17.30 DELTAGERE: Mogens Schou Andersen Søren Søe-Larsen Morten Lem Morten V. Nielsen Ole Frederiksen Morten Aaby Nielsen (referent) Claus Dalager, KPMG (deltog i punkt 1, 3 og 4) 1) Godkendelse af dagsorden Beslutning: Godkendt punkterne 3 og 4 tages inden punkt 2. 2) Meddelelser fra formanden Orientering om møde mellem DANVAs formandskab og direktørkredsen afholdt den 8. marts 2013. Forslag til vedtægtsændringer og et valgregulativ i forbindelse med forbrugervalgets afholdelse i 2013 blev godkendt af Rebild Kommunes Teknik- og Miljøudvalg den 9. april 2013. På baggrund af anbefaling fra Lett Advokaterne er oplægget til valgregulativ ændret med hensyn til stemmeberettigede således, at alle selskabets forbrugere kan afgive stemme. At orienteringerne tages til efterretning Beslutning: Orienteringerne taget til efterretning 3) Revisionsprotokollater af 29. april 2013 til årsregnskabet 2012 Selskabets revisionsselskab KPMG har i tilknytning til revisionen af årsregnskaberne for og Rebild Vand & Spilde-
vand A/S udarbejdet revisionsprotokollater af 29. april 2013. Protokollaterne er udarbejdet til bestyrelsen for at orientere om relevante punkter i forhold til aflæggelsen af årsregnskaberne 2012. Konklusionen er, at KPMG vil forsyne årsregnskaberne for 2012 med en revisionspåtegning uden forbehold samt en udtalelse om ledelsesberetningen uden bemærkninger, såfremt årsrapporterne vedtages i de foreliggende former og der ikke under bestyrelsens behandling og vedtagelse fremkommer væsentlige nye oplysninger. Revisionen vil dog påføre en supplerende oplysning om den usikkerhed, der er omkring fastsættelsen af de skattemæssige indgangsværdier på selskabets materielle anlægsaktiver, og den deraf afledte effekt på udskudt skat og betalbar skat. At revisionsprotokollaterne godkendes Bilag Revisionsprotokollater af 29. april 2013 til årsregnskabet 2012 Beslutning: Protokollaterne godkendes 4) Årsrapporter 2012 Årsregnskaberne for og Rebild Vand & Spildevand A/S foreligger til bestyrelsens godkendelse. Årets resultat viser et overskud på 1.535 t.kr. Der var budgetteret med et overskud på kr. 7.465 t.kr. Omsætningen i 2012 er ca. 3,2 mio. kr. lavere end budgetteret. Afvigelsen skyldes bl.a. at der i 2012 er foretaget en ekstraordinær tilbagebetaling til selskabets kunder, og den opgjorte overdækning fra 2011 samt årets overdækning på ca. 3 mio. kr. er modregnet i omsætningen. Til gengæld er der modtaget en ekstrabetaling for vejafvandingsbidrag for periode 2007-2010 på ca. 1,4 mio. kr. fra Rebild Kommune, og tilslutningsbidrag fra især byggemodninger beløber sig til væsentlig mere end budgetteret. Produktionsomkostningerne er knap 850 t.kr. lavere end budgetteret mens produktionsomkostningerne til gengæld er knap 2 mio. kr. højere end budgetteret. Der var ventet et merforbrug på ca. 1 mio. kr. efter 1. halvårs resultatopgørelse.
Administrationsomkostningerne udviser et merforbrug på ca.1,2 mio. kr., hvilket især skyldes at omkostningerne til it, rådgivning og oplysninger fra vandværkerne ikke er reduceret i 2012, som forventet. Dette forventes realiseret i 2013. Endelig var der budgetteret med afskrivninger i 2012 for 10,7 mio. kr. Årets af- og nedskrivninger er opgjort til 14,2 mio. kr. I forhold til årsregnskabet 2011 er driftsomkostningerne i 2012 reduceret med knap 3 mio. kr. At årsrapporterne godkendes med henblik på endelig godkendelse på en ordinær generalforsamling i maj 2013. Bilag Årsrapport 2012 (Rebild Vand & Spildevand A/S) Bilag Årsrapport 2012 () Bilag Specifikationer til årsrapporten for 2012 Beslutning: Årsrapporterne godkendes til fremlæggelse på generalforsamlingen 5) Afholdelse af generalforsamling Årsregnskaberne skal godkendes på en generalforsamling i så god tid at årsrapporterne kan indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen inden den 1. juni 2013. Jævnfør selskabernes vedtægter skal generalforsamlingen indkaldes med mindst 14 dages varsel. På generalforsamlingen skal foruden årsregnskaberne 2012 gennemføres en godkendelse af vedtægtsændringer som følge af det forestående forbrugervalg. At generalforsamlingen afholdes den 22.maj kl.16 på Sverriggårdsvej 3. Beslutning: Generalforsamlingen foreslås afholdt forud for Byrådsmødet den 30. maj. Formand og direktør afklarer tidspunkt med Rebild Kommune. 6) Årsberetning for intern overvågning 2012 En gang årligt skal der fremsendes en årsberetning til Forsyningssekreta-
riatet vedrørende selskabets program for intern overvågning. Årsberetningen, der skal offentliggøres på selskabets hjemmeside, skal fremsendes til Forsyningssekretariatet senest den 1. maj. I 2012 er der jf. beretningen gennemført løbende kontrol på alle indgåede aftaler med værdier over 100 t.kr. samt opfølgende halvårlige stikprøvekontroller. På 4 projekter er konstateret manglende dokumentation for at aftalerne er indgået i overensstemmelse med overvågningsprogrammet. Dette giver anledning til procedurekorrektion i 2013. Årsberetningen indeholder desuden en oversigt over udeståender og afviklede mellemværender med Rebild Kommune. At årsberetningen godkendes Bilag Årsberetning 2012, Program for intern overvågning Beslutning: På mødet blev udleveret et notat om de 4 projekter med manglende dokumentation, hvoraf det fremgår, at projekterne har fulgt programmets indkøbspolitik og indgået på markedsvilkår. Der er således tale om manglende rettighed i dokumentationen. Årsberetningen godkendes med en justering i overensstemmelse med notatets forslag. 7) Orientering om selskabets drift og økonomi Der fremlægges en resultatopgørelse pr. 31. marts 2013 Omsætningen efter 1. kvartal er ca. 1 mio. kr. under det budgetterede. Produktionsomkostningerne og distributionsomkostninger ligger efter 1. kvartal under det budgetterede, mens administrationsomkostninger viser et lille merforbrug i forhold til budgettet. Der er efter 1. kvartal afholdt udgifter for ca. 5 mio. kr. til anlægsinvesteringer. Resultatopfølgningen efter 1. kvartal giver ikke anledning til særlige bemærkninger. At resultatopfølgningen efter 1. kvartal 2013 tages til efterretning Bilag Resultatopfølgning pr. 31. marts 2013
Beslutning: Taget til efterretning der laves en ekstraordinære budgetkontrol på omsætningen til halvårsgennemgangen. 8) Orientering om igangværende projekter Ll. Binderup: Ledningsarbejdet er afsluttet, og forslag til pumpestationsudbud er udarbejdet. Udbudsmaterialet udsendes efter gennemgang af forslaget med driftspersonalet. Haverslev: Der arbejdes nu på den sidste strækning af etape 1 af separatkloakeringen i Haverslev, og dette arbejde forventes afsluttet primo maj. Etape 2 af separatkloakeringen i Haverslev er projekteret. Resultatet af en række geotekniske undersøgelser foreligger endnu ikke, men når disse er kendte sendes entreprisen i udbud. Solparken: Der er udarbejdet et oplæg til et projekt vedrørende oversvømmelsesareal ved Solparken i Støvring. Projektet skal godkendes af Rebild Kommune. Der arbejdes med en forventet opstart af entreprisen efter sommerferien 2013. Bælum: Materiale til åstedsforretning er under udarbejdelse og udbudsmateriale til 1. etape af afskæringen af spildevand fra Bælum til eksisterende system med afledning til Aalborg er pt. i gang. Øster Hornum: Der er gennemført åstedsforretning for at sikre rettigheder til ledningsetablering mellem Øster Hornum og Guldbæk. Rebild Kommune har nu godkendt et forslag fra Rebild Vand & Spildevand A/S til bassinløsning, hvor samtlige regnvandsudledninger ved Øster Hornum medtages. Entreprisen projekteres pt. med henblik på at kunne fremsende en endelig ansøgning om ny udledningstilladelse. Udbudsmateriale forventes udsendt ultimo maj/primo juni. at orienteringen tages til efterretning Beslutning: Taget til efterretning
9) Øvrige orienteringspunkter 1) Arbejdet med udarbejdelse af oversvømmelseskort til klimatilpasningsplan for Rebild Kommune er igangsat. Forventet omkostning til opgaven er 400 t.kr. Rebild Vand & Spildevand A/S er tovholder på kortlægningsopgaven. 2) Forsyningssekretariatet har udmeldt at Rebild Vand & Spildevand A/S kan forvente at få udkast til prislofterne 2014 i høring den 23. august med høringsfrist til den 6. september. Endelig afgørelse kan jf. udsendt orientering forventes modtaget den 20. september 2013. At orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Taget til efterretning 10) Næste møde Forslag om afholdelse ultimo august/primo september at mødetidspunktet fastlægges Beslutning: Fastlægges senere evt. møde i juni 11) Eventuelt Beslutning: Intet at bemærke