Olof Palmes Allé 15 DK 8200 Aarhus N Referat af møde i den fælles kompetencecenterledelsesgruppe mandag den 4. april 2011, kl. 11.00 14.00 hos KCS, Odense Universitetshospital Deltagere Karen Marie Lyng (KML), speciallæge, sektionsleder, KCØ Bente Nørgaard (BN), overlæge, centerleder, KCS Mette Nørgaard (MN), overlæge, KCN Merete Osler (MO), professor, KCØ Paul Bartels (PB), cheflæge, faglig leder, RKKP sekretariatet Anne Marie Sigsgaard Hansen (AH), fuldmægtig, RKKP sekretariatet Birgitte Randrup Krog (BK), NIP projektleder, souschef RKKP sekretariatet Maybritt Pedersen (MP), chefsekretær, RKKP sekretariatet (referent) Dato 06.04.2011 Ref.: may Tel. +45 8728 4971 mayped@rm.dk Side 1 Fraværende Søren Paaske Johnsen (SPJ), forskningsoverlæge, centerleder, KCN Niels Reichstein Larsen (NRL), KCØ Dagsorden 1. Evaluering af fællesmødet i Vejle (10 min.) 2. Orientering om RKKP styregruppens beslutninger ift. udmøntning af databasepuljen 3. Forslag til inkorporering af it budgetter i kompetencenter/sekretariats grundbudget I og med den foreløbige konklusion på udvikling af it området indenfor de kliniske databaser ser ud til at blive bevarelse af status quo i det næste par år, foreslås: At den del af databasernes it /datamanagement budgetter, som gør dem i stand til at opfylde bekendtgørelseskravene (mulighed for indlevering af data, mulighed for produktion af kvartals/månedsrapporter, mulighed for produktion af årsrapporter) inkorporeres i grundbudgettet. I bedes derfor overveje konkret forslag (mundende ud i fast basisbeløb pr. database i drift som udgangspunkt for diskussion). 4. Opgavedeling/samarbejdsprojekter: spidskompetencefordeling. I bedes først og fremmest overveje indholdet i spidskompetencebegrebet, både mht. relationer til sekretariat og øvrige kompetencecentre og mht. konsekvenser for jeres egen
organisation samt databasernes relation til kompetencecentrene. Det er min opfattelse, at det er vanskeligt at gå i gang med konkretisering, før vi får dette præciseret. s opgaveliste vedlægges (bilag 5). 5. Lederseminar i 28. 29. juni 2011: Fastlæggelse af tid, sted, proces (10 min) (Obs. Hotel Sixtus har ikke ledige værelser den 28. juni, men de har den 29. 6. Evt. Side 2
REFERAT 1. Evaluering af fællesmødet i Vejle Overordnet har tilbagemeldingerne i kompetencecentrene været, at det var positivt med et fællesmøde med mulighed for at hilse på hinanden, flere havde dog håbet på at komme hjem mere konkrete meldinger fra ledelsen om det fremtidige arbejde. Omkring programmet blev eftermiddagen vurderet mere udbytterig end formiddagen, og i forhold til formiddagens indlæg havde der været både for og imod Per Busks indlæg om RKKP og styregruppen, mens der overvejende havde været kritik af Mette Brøggers indlæg om forandringer. Ref.: Evalueringsprikkerne, sat på dagen, fordelte sig således: 12 prikker 23 prikker 1 prik 2. Orientering om RKKP styregruppens beslutninger ift. udmøntning af databasepuljen Styregruppen har tiltrådt, at ansøgningerne foregår jf. det nye stratificeringskoncept og med det vanlige ansøgningsskema fra Sundhedsstyrelsen. Supplerende vejledning er udfærdiget af. Fællesdatabaserne har påpeget pladsmangel i skemaerne. RKKP er opmærksom på problemet og har kontaktet Sundhedsstyrelsen, som efterfølgende har meldt tilbage, at felterne ikke vil blive udvidet. Databaserne skal supplerende sende den information, der ikke kan være i tekstfelterne, til fællessekretariatet på adressen annhan@rm.dk /ref. Der skal udarbejdes en ansøgning for hver database samt en ansøgning for overdatabasen, og der kan suppleres med bilag. Tidsplan for ansøgningsprocessen for Sundhedsstyrelsens godkendelsesordning og udmøntning af regionernes udviklingspulje for klinisk kvalitet har udarbejdet en intern tidsplan, som blev gennemgået og tilrettet på dagens møde. Dato for ansøgningsfrist er oplyst på www.rkkp.dk. Her findes også stratificeringskonceptet og links til Sundhedsstyrelsens ansøgningsskema: (http://www.rkkp.dk/stratificeringskoncept/regionernes+udviklingspulje+for+klinisk+kvalitet). Side 3
Den 23.+24.05. samt 01.06. vil ansøgningerne blive behandlet af et udvalg, bestående af Paul Bartels, Niels Hermann og Knud Borch Johnsen. Kompetencecentrene skal holde en form for beredskab disse dage, så der kan sikres omgående afklaring af eventuelle spørgsmål, der opstår i udvalgets behandling 02.05.11 fremsendes ansøgningerne til kompetencecentrene i elektronisk form mhp. kommentering og input. Tilbagemeldingerne skal være i hænde senest 16.05.11. Derudover vil KC erne have mulighed for at komme med input yderligere to gange i processen jf. den reviderede interne tidsplan (vedlagt som bilag). Alle kommentarer fra KC erne er velkomne der er ikke formkrav til kommentarerne. Ad hoc udpegning af databaseformænd til styregruppemøde den 14.06.11 Der skal udpeges 2 databaseformænd som repræsentanter for databaserne til ad hoc deltagelse i styregruppemødet den 14.06.11, hvor indstillingerne skal behandles. Opfølgningspunkt 3a kontakter formanden for NIP hoftegruppen, Niels Dieter Röck og formanden for BupBasen, Niels Bilenberg mhp. deltagelse i styregruppemøde den 14.06.11. Opfølgningspunkt 3b Ansøgningsprocessen skal på dagsordenen til møderne i den fælles kompetencecenterledelsesgruppe både den 05.05.11 og 31.05.11. Opfølgningspunkt 3c reviderer intern tidsplan for ansøgningsprocessen jf. kommentarer på indeværende møde (bilag) Revisionspåtegning Der har været en del korrespondance med nogle databaser om revisionspåtegningen, og der er enighed om, at revisionspåtegning er et indsatsområde, som skal styrkes. Det vil være mest hensigtsmæssigt, at kompetencecentrene adskiller kontrolfunktionen fra rådgivningsfunktionen, fordi nogle databaser åbenbart opfatter den positive rådgivning som kontrolbemærkninger. Revisionspåtegningen vil blive ændret i forbindelse med den nye aftale mellem regioner og sundhedsmyndigheder (økonomiaftalen). Udmøntning af midler til DMCGerne. Midler til databasedrift og midler til drift af DMCGerne skal søges separat. Databasemidler skal søges fra Regionernes udviklingspulje for klinisk kvalitet, og driftsmidler via Ansøgningsskema fælles for Sundhedsstyrelsens godkendelsesordning for kliniske kvalitetsdatabaser og Regionernes fælles databasepulje. Side 4
Der skal estimeres og afsættes en særlig pulje til DMCGernes/DMCG.dk drift. Uddelingsprincipperne fra de foregående år er knapt så gennemskuelige, f.eks. har DMCGerne officielt til opgave at udarbejde landsdækkende kliniske retningslinjer, hvilket Danske Regioner takserer til 20.000 kr. i NIP er opgaven takseret til 100.000 kr. (AH) udsender supplerende vejledning til DMCG erne senere på ugen. Årsrapporter hvad betyder tog til tiden? BN spurgte til, om tidsfristen for årsrapporterne er i forhold til opgørelsesperioden eller i forhold til sidste indberetning. Principielt er det i forhold til opgørelsesperioden, men idéen om tog til tiden skal overordnet ses som et signal fra styregruppen om, at årsrapporterne skal leveres og indenfor rimelig tid. Økonomi den praktiske håndtering Der har været meget varierende praksis omkring økonomihåndteringen i de forskellige databaser, og PB har rettet henvendelse til Danske Regioner mhp. en overordnet samling af økonomifunktionen. Der er rent praktiske ting, som p.t. forsøges afklaret, inden en løsning kan komme på plads. Midler til nye databaseområder Skal findes i Regionernes udviklingspulje for klinisk kvalitet. Opfølgning 3d AH udsender ansøgningsvejledning til DMCGerne i løbet af uge 14. Den udsendte vejledning kan ses her: http://www.rkkp.dk/stratificeringskoncept/regionernes+udviklingspulje+for+klinisk+kvalitet/midle r+til+dmcg /ref 3. Forslag til inkorporering af it budgetter i kompetencenter/sekretariats grundbudget Det faste basisbeløb pr. database til IT drift/datamanagement fastsættes samstemmende til skønsmæssigt 200.000 kr. KML vil udfærdige et udkast til standardbeskrivelse for fordeling af it udgifter, som sendes til kommentering i KCS, KCN og NIP senest 26.04.11. Datamanagementfunktionen hvad dækker den? Alt, der ikke er biostatistik og epidemiologi, dvs. data ind og data ud. Når ansøgningerne sendes til høring i kompetencecentrene, opfordrer PB kompetencecentrene til at have opmærksomhed på beløbene og evt. korrigere. Side 5
Opfølgning 3e KML udarbejder udkast til standardbeskrivelse for fordeling af it udgifter. Udkastet sendes rundt til kommentering i KCS, KCN og NIP senest tirsdag den 26.04.11. 4. Opgavedeling/samarbejdsprojekter: spidskompetencefordeling. Der var en længere drøftelse af emnet, herunder også vigtigheden af terminologi/formulering. Som alternativ til spidskompetencer blev nævnt standardgivende kompetencecenter. Fordelingen af ansvarsområde skal være med tilhørende kompetence og ansvarsfordeling, herunder er det især vigtigt at afklare, hvem der rykker på opgaven. Det standardgivende kompetencecenter skal have forpligtelse til udspil i forhold til standardformater og efter drøftelse med de øvrige kompetencecentre, konklusionsret. I tilfælde af egentlig konflikt på tværgående områder, afgøres sagen af den faglige leder. Som mulige kompetence/vidensområder blev nævnt: Formidling: Indspark til ledelsen. Forskningsrådgivning dataadgang En fordelingsmodel kunne også være samling i kliniske områder. Kompetencencentrene er forbeholdne overfor en for stærk opdeling/specialisering, idet de frygter, at dette kan medføre rekrutteringsproblemer. På lederseminaret i juni måned vil der blive arbejdet mere i dybden med sikring af relevant specialisering, så formålet med etableringen af RKKP kan sikres. Opfølgning 3f Opgavedeling/samarbejdsprojekter: spidskompetencefordeling behandles på lederseminar den 28. 29. juni 2011. 5. Lederseminar 28. 29. juni 2011 Lederseminaret afvikles den 28. 29. juni 2011 på Hotel Koldingfjord. MP forhåndsreserverer værelser. Temaet vil være strategi/visioner/værdier i en jordnær udgave. Side 6
6. Evt. Nyt fra Paul Bartels: Af Økonomiaftalen for 2011 mellem regeringen og Danske Regioner fremgår det, at der på området for kliniske kvalitetsdatabaser skal igangsættes en analyse af de kliniske databaser, der belyser organisering af området mhp. at sikre bedst mulig tilgængelighed af data samt understøtte en hensigtsmæssig anvendelse af ressourcerne. Analysen skal være færdig foråret 2011. Det foreløbige udkast til rapporten om organisering af kvalitetsoplysninger er tilsendt kompetencecentrene, som gør opmærksom på, at rapporten indeholder en del faktuelle fejl. Dokumentet sendes som Word fil til kompetencecentrene mhp. kommentering til PB senest fredag den 08.04.11. Opfølgning 3g MP fremsender Wordversion af skriftet om organisering af kvalitetsoplysninger til kompetencecentrene mhp. kommentering til PB senest 08.04.11. Næste møde er torsdag den 05.05.11, kl. 10.15 13.15. NB: På anmodning fra KCØ foregår mødet hos KCØ i København (opdateret mødekalender vedlægges). Bilag: RKKP Udviklingspulje_Intern tidsplan 2011 Mødekalender FKCLG pr 06042011 Side 7