Referat af ordinær generalforsamling

Kgs. Enghave, den 14. okt. 2008 Referat af ordinær generalforsamling År 2008, den 20. august 2008 kl. 19:00 afholdtes ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Tartinisvej og Stradellasvej 30-34. Til stede var: Randi Kristensen Tartinisvej 34, 1. mf. tv. Lise Pedersen Tartinisvej 34, 2. tv. Jan Jensen Tartinisvej 34, 2. mf. th. Morten Krüger Tartinisvej 30, st. tv. Henriette Dreier Tartinisvej 30, 1. tv. Isabella Øzkaja Tartinisvej 30, 1. mf. th. Christel Sølager Tartinisvej 30, 1. th. Ditte Selina Grolin Tartinisvej 30, 2. tv. Bjarne Moebius Stradellasvej 34, 1. tv. Jakob Petersen Stradellasvej 34, 1. mf. th. Torben Jæger Stradellasvej 30, st. th. Carsten Hansen Stradellasvej 30, 2. mf. th. Pauli Andersen Stradellasvej 30, 3. mf. th./mågevej 4, 2970 Hørsholm Sonny Pedersen, vicevært Tartinisvej 32, st. mf. tv. Poul Turley & Valdemar Siesbye repræsenterede de usolgte lejligheder Lisbeth Brøns LEA Ejendomspartner Følgende havde givet fuldmagt til bestyrelsen: Per Siesbye Usolgte lejligheder Mie Berner Usolgte lejligheder Stine Andersen Tartinisvej 32, 1. tv. Ejerforeningens formand Pauli Andersen bød velkommen til mødet, som blev startet med at de fremmødte fik sandwich og et glas vin leveret af LEA. Til dirigent blev valgt Selina Grolin, som konstaterede at generalforsamlingen var lovlig indkaldt. Til referent blev Lisbeth Brøns valgt. www.ef-kgsenghave.dk bestyrelsen@ef-kgsenghave.dk Ejerforeningens bestyrelse: Pauli Andersen, formand, Stradellasvej 30, 3. 3., bosat Mågevej 4, 2970 Hørsholm, mobil 40 88 80 15 Selina Grolin, Tartinisvej 30, 2. tv., 2450 København SV, mobil 31 33 73 45 Morten B. Krüger, Tartinisvej 30, st. tv., 2450 København SV, mobil 20 24 33 10 Waldemar Siesbye, Grønningen 7, 6. t.v., 1270 København K, mobil 20 70 93 91

Ad 1: Formandens beretning for det forløbne år 2007/08 Formanden aflagde beretning om det forløbne år. Formandens beretning 1. Ny ejendomsadministration: Afviklingen af Ejendomsadministrator Jytte Forum & Partnere er nu afsluttet og hele ejendomsadministrationen er overdraget til LEA. Starten med LEA havde været er meget stor prøvelse. (LEA orientere om samarbejdet efter formandens beretning.) Emnet var bragt op på generalforsamlingen sidste år, og da var det endda ikke så slemt. I løbet af efteråret var det ganske utilfredsstillende og det var en stor prøvelse for bestyrelsen at leve med den situation. I januar 2008 havde bestyrelsen et krisemøde med LEA og der blev igen stillet Ejerforeningen nogle nye forventninger i udsigt, men disse blev heller ikke indfriet. På et tidspunkt i foråret, i april/maj måned tog bestyrelsen så den endelige beslutning om at forlade LEA, men på samme tidspunkt blev ejendomsadministrator Lisbeth Brøns ansat hos LEA og så blev situationen ændret 180 grader, og bestyrelsen har efterfølgende været meget tilfredse med samarbejdet. Tidligere havde Ejerforeningen et omkostningsniveau på ca. 140-145.000 kr. på ejendomsadministrator og advokat. I 2007 var denne omkostning ca. 70.000 kr. og for første halvår har den været ca. 25.000 kr. og for hele 2008 forventes den at andrage ca. 70.000 kr. Der har været en ekstraordinær advokatomkostning på ca. 8.000 kr. til LEA s advokat i forbindelse med udarbejdelsen af vedtægterne, hvilket var meget billigt og yderst professionelt. 2. Ejerforeningens skyldnere: Ejerforeningen har fået bugt med skyldnerne. Bestyrelsen driver en opsøgende service og hjælper de dårlige betalere med at få betalt fællesomkostningerne. Alle, der ikke betaler rettidigt, får et besøg af en person fra bestyrelsen. Og denne service holder ikke op før man har fået bragt sit forhold i orden. Bestyrelsen har ikke haft brug for advokatbistand. 3. Byggerådgiver: Bestyrelsen har brugt en del tid på at finde den rette bygherrerådgiver og valget er i samarbejde med vicevært Sonny Pedersen faldet på arkitektfirmaet Jørgen Hammelboe Tegnestue ApS i Glostrup. Arkitekt Jørgen Hammelboe er en særdeles erfaren arkitekt med stor erfaring i tilsvarende bygningsvedligeholdelsesopgaver. 4. Revisor: Ejerforeningen havde på den sidste generalforsamling valgt statsaut. revisor Arne Stahlfest, men han har uden vores vidende solgt sin virksomhed til en af Danmarks største revisionsvirksomheder, Deloitte, og overgangen skete temmelig uprofessionelt og Deloitte ville ikke i første omgang vedstå sig det tilbud ejerforeningen oprindeligt havde fået, så bestyrelsen måtte skrue bissen på over for Deloitte for at få dem til at opfylde deres tilbud. 5. Udviklingsarbejde: Bestyrelsen har gennemført et større udviklingsarbejde omfattende et komplekst regneark i Excel, der indeholder alle ejendommenes data, herunder alle økonomiske data i de sidste 10 år. Formålet er, at det skal være nemt for alle at kunne følge med, indgå i eller overtage bestyrelsens arbejde. 6. Hjemmeside: Bestyrelsen har fået hjemmesiden - www.ef-kgsenghave.dk - op og køre for at skabe synlighed om Ejerforeningens arbejde. Der har desværre ikke sket den helt store opdatering, da der ikke har været væsentligt at orientere om. Alle væsentlige forhold vil blive lagt på hjemmesiden, omdelt i form af et nyhedsbrev, eller et opslag på de nye opslagstavler. Kommentarer til hjemmesiden er meget velkomne. 7. Ny introduktionsfolder, herunder en vurdering af håndværkere: Der har været uddelt en introduktionsfolder og bestyrelsen hører gerne hvordan den er blevet modtaget. Forslag til forbedringer modtages gerne. 8. Opslagstavle: Det er opsat opslagstavler i opgangene, og bestyrelsen hører gerne om de har opfyldt sin funktion. 9. Problemer med overholdelse af husordenen: Det har været talrige klager over for høj musik i Tartinisvej 32 øverst. Denne lejlighed har voldt store problemer for de nærmeste lejligheder med 3-4 dages fester med høj musik, men - efter kraftigt pres fra bestyrelsen - er lejeren nu blevet smidt ud, og lejligheden er sat i stand. Bestyrelsen henstiller kraftigt til, at ejere/lejere overholder husordenen, idet bestyrelsen ellers må tage alvorligere fat om problemerne. Side 2 af 5

10. Karens Minde projektet: Byggeriet startede 1. juli 2007. Bestyrelsen har vurderet, om Ejerforeningen skal få foretaget en fotografering af ejendommen Tartinisvej 30-34 inden kommunen påbegynder byggeriet. Dette for senere at kunne dokumentere eventuelle sætningsskader, når entreprenørerne skal pilotere. Ejerforeningens arkitekt og forsikringsselskab har ikke tilrådet en fotografering, da det vil koste ca. 20-30.000 kr. Der blev på generalforsamlingen truffet beslutning om, at bestyrelsen kunne få foretaget fotografering af ejendommen i forbindelse med byggeriet på Karens Minde grunden, samt foreslået at gå sammen med andre ejer-/andelsforeninger i området 1. 11. Ansøgning til tilskud til bygningsvedligeholdelse: Bestyrelsen har ikke ansøgt, da sandsynligheden for tilskud er lig nul. 12. Bredbånd, IP-telefoni og IP-TV: Intet er foretaget på denne front. 13. Renovering af gårdmiljøet mellem de to ejendomme: Morten B. Kryger har gjort sig nogle overvejelser om dette. 14. Arbejdsdag: Intet nyt om dette. 15. Samarbejde med ejendomsmæglere Vi har flere gange fået positive tilbagemeldinger fra de ejendomsmæglere vi er blevet kontaktet af på vegne af de ejere, der er i gang med at sælge deres lejlighed. De har alle udtrykt tilfredshed over, at det fungere meget professionelt med Ejerforeningens bestyrelse og det gavner klart ejendomsmæglerens salgsarbejde. Derfor kan vi kun opfordre til at slutte op om bestyrelsens arbejde og gerne indtræde i bestyrelsen. 16. Dispensation Bestyrelsen har i ét konkret tilfælde givet dispensation for det personlige ejerkrav og ladet et anpartsselskab eje en ejerlejlighed. Der blev i den forbindelse stillet krav om en uigenkaldelig bankgaranti og personlig kaution. Vedtægternes 2. 3. afsnit: Medlemmer af ejerlejlighedsforeningen må ikke overdrage ejendomsretten til ejerlejligheder til et selskab med begrænset hæftelse. Bestyrelsen kan dog dispensere herfor. 17. Bestyrelsens fremtidige opgaver, udover opfølgning på ovennævnte: a) Optimering af formue. Dette vil bestyrelsen sammen med LEA arbejde videre på. b) Forsikringsforhold. Ejerforeningen er i dag forsikret i Codan. Det er muligt, at vi vil kunne opnå bedre forsikring via LEA, men bestyrelsen er ikke kommet længere i den proces endnu. c) Opdatering af ansættelses- og lejekontrakt med vicevært. Det eksisterende aftalegrundlag er forældet, svært gennemskueligt og næppe i overensstemmelse med nuværende lovgivning. Formanden lagde i sin beretning op til, at generalforsamlingen skulle give deres opbakning til valget af LEA Ejendomspartner som ejerforeningens ejendomsadministrator. Der har været utallige problemer i det forgangne år, men påskønnede også samarbejdet med ejerforeningens nye ejendomsadministrator. Generalforsamlingen valgte derpå at lade LEA forsætte, og vise at de kan leve op til ejerforeningens forventninger. Ad 2. Regnskabet blev gennemgået af formanden samt Morten Krüger. Der var lavet en hensættelse på kr. 250.000 i regnskabet - dette tog generalforsamlingen til efterretning og godkendte årsregnskabet for 2007. Ad 3. Budgettet lagde op til en stigning i fællesudgifterne pr. 1. januar 2009 med kr. 10 pr. fordelingstal. På grund af problemer med at effektuere den på den sidste generalforsamling vedtagne stigning, har bestyrelsen besluttet ikke at gennemføre nogen stigning i indeværende regnskabsår. Samtidig foreslog bestyrelsen at alle fremtidige 1 Bestyrelsen har efterfølgende undersøgt sagen og Ejerforeningens byggerådgiver, arkitekt Jørgen Hammelboe, har tilskrevet bygherren som følger: Som rådgiver for Ejerforeningen Tartinisvej 30-34/Stradellasvej 30-34, har jeg kontaktet bygherre for at orientere om vor klients ønske om en gennemfotografering eller registrering af ejendommen, for at sikre sig, at evt. skader som måtte blive påført ejendommen i forbindelse med byggeriet af plejehjemmet på naboejendommen, som Domea er bygherrerådgivere for, vil blive erstattet af bygherren for plejehjemmet. Domea har oplyst mig om, at Domea s entreprenør ikke kunne se, at der var nogen risiko for skader, og at man allerede var færdige med udgravningerne, og i øvrigt ikke havde rammet eller spunset. Domea vil derfor ikke foretage sig noget i forbindelse med afdækning af risikoen for at blive mødt med eventuelle krav fra naboejendommene for skader, der menes påført ved byggeriet af plejehjemmet. Side 3 af 5

stigninger i fællesomkostningerne skal have virkning for det efterfølgende budgetår. Budgettet blev herefter godkendt af generalforsamlingen. Ad 4. Pauli Andersen genopstillede og blev enstemmigt valgt til formand for bestyrelsen. Der blev knyttet kommentarer fra de tilstedeværende om, at Pauli havde ydet en stor og effektiv indsats for foreningen i det forgangne år. Ad 5. Morten Krüger og Valdemar Siesbye blev valgt ind i bestyrelsen. Endvidere forsætter Selina Grolin som medlem. Ad 6. Pia Horn forsætter som suppleant til bestyrelsen. Ingen stillede op herudover. Ad 7. P.t. er ejerforeningens revisor Deloitte. Dette affødt af, at ejerforeningens egen revisor deponerede sin bestalling og hans revisionsvirksomhed blev overtaget af Deloitte. Generalforsamlingen gav bestyrelsen mandat til, at vælge en evt. ny revisor, hvor kontakten gerne må være mere personlig. Ad 8. 1. De nye vedtægter blev godkendt. 2. Renoveringsoversigten blev gennemgået. Der blev spurgt til generne ved disse arbejder, specielt udskiftningen af faldstammerne og vinduesrenoveringen. Førstnævnte vil blive løst ved, at der midlertidigt opsættes et kloset i en skurvogn, og i forbindelse med vinduesrenoveringen vil dette maksimalt tage én dag pr. lejlighed. Fase 1. godkendes herefter til igangsætning. Økonomien ser således ud i de enkelte faser: Projekt I - Facaderenovering Ekskl. moms 25 % moms Inkl. moms Udskiftning af vinduer og hoveddøre 2.500.000 625.000 3.125.000 Renovering af sålbænke 150.000 37.500 187.500 Reparation af murfuger 100.000 25.000 125.000 Stillads- og byggepladsomkostninger 500.000 125.000 625.000 Projektering og byggeledelse 250.000 62.500 312.500 Uforudsete omkostninger (10 %) 350.000 87.500 437.500 I alt: 3.850.000 962.500 4.812.500 Projekt II - VVS-renovering Ekskl. moms 25 % moms Inkl. moms Udskiftning af faldstammer med tilhørende nye toiletter 1.720.000 430.000 2.150.000 Udskiftning af brugsvandsledninger 3.140.000 785.000 3.925.000 Byggepladsomkostninger 100.000 25.000 125.000 Projektering og byggeledelse 260.000 65.000 325.000 Uforudsete omkostninger (10 %) 522.000 130.500 652.500 I alt: 5.742.000 1.435.500 7.177.500 Projekt III - Tagrenovering Ekskl. moms 25 % moms Inkl. moms Udskiftning af tagdækning og murerarbejde 1.360.000 340.000 1.700.000 Efterisolering af tagrum og renovering af kviste m.v. 1.220.000 305.000 1.525.000 Renovering af aftrækskanaler 1.074.000 268.500 1.342.500 Udskiftning af tagrender og nedløb 532.000 133.000 665.000 Stillads- og byggepladsomkostninger 820.000 205.000 1.025.000 Projektering og byggeledelse 375.000 93.750 468.750 Uforudsete omkostninger (10 %) 538.100 134.525 672.625 I alt: 5.919.100 1.479.775 7.398.875 Følgende er ikke med i overslaget vedr. projekt III: Etablering af midlertidige sanitære foranstaltninger i byggeperioden Faldstammer i køkkener udskiftes ikke Ledninger i terræn udskiftes ikke Håndvask med gulvafløb og køkkenvask skiftes ikke Side 4 af 5

År Projekt: I II III I alt: Kortsigtet fase: 2008 Projektering 200.000 0 0 200.000 2009 Fase I Stradellasvej 2.306.250 0 0 2.306.250 2010 Fase I Tartinisvej 2.306.250 0 0 2.306.250 2012 Fase II Stradellasvej 0 3.588.750 0 3.588.750 2013 Fase II Tartinisvej 0 3.588.750 0 3.588.750 I alt inkl. moms: 4.812.500 7.177.500 0 11.990.000 Langsigtet fase: 2020 Fase III Stradellasvej 0 0 3.699.438 3.699.438 2021 Fase III Tartinisvej 0 0 3.699.438 3.699.438 I alt inkl. moms: 4.812.500 7.177.500 7.398.875 19.388.875 De samlede forventede omkostninger til vedligeholdelsen af ejendommene er skønsmæssigt 15,5 mio. kr. ekskl. moms, men gennemførelsesfasen vil strække sig over de næste 15 år, hvorfor det ikke umiddelbart vil påvirke ejernes privatøkonomi i væsentlig grad. Der mulighed for at de skønnede overslag kan reduceres set i lyset af tilbagegangen i byggebranchen, men det vil bestyrelsen løbende følge. Ad 9. Ordet var frit, og der blev drøftet punkter som parkeringsforhold, etablering af legeplads og fællesområde samt fælles bredbånd. Der var forslag om, at nedlægge tørrepladsen til fordel for parkering. Etablering af en legeplads blev drøftet. Dette kan både være dyrt, og der er mange regler, der skal overholdes. Man var enige om, at man kunne starte med at sætte få legeredskaber op, og så bygge videre, efterhånden som der er økonomi til dette. Viceværten blev bedt om, at sætte skilte med Rygning forbudt op i samtlige opgange. Endvidere henstilles til de gængse regler om, at rygning i ALLE offentlige rum ikke er tilladt, dette gælder dermed også trappeopgange, kældergange og vaskerum etc. Fællesarealerne blev nævnt som en smule kedelige. Der blev talt om, at gøre arealet over mod Valbyparken mere hyggelig og interessant. En samlet bredbåndsløsning blev drøftet. Hvis nogen har tid og lyst til at undersøge dette nærmere, tager bestyrelsen gerne imod konkrete forslag og tilbud på etablering af dette. Generelt blev der givet mandat til bestyrelsen om, at de kan arbejde videre med de forskellige idéer, og involvere generalforsamlingen, såfremt der skal tages beslutning og initiativ til de fremkomne forslag. Endvidere blev der opfordret til, at ALLE husker at overholde husordenen, da der er indtryk af, at der bliver taget en smule lempelig på disse. Der henvises i øvrigt til god skik og orden hvad bl.a. angår varsling af fester og øvrig støj i god tid. Derfor vil den seneste version af husordenen blive omdelt til samtlige lejligheder snarest, for at sikre at det er beboeren, der modtager disse, og ikke en evt. ejer, som ikke bor på adressen. Det blev henstillet til ejerne og lejerne at se efter løbende vandhaner og WC-kummer, da vandafgiften er en ganske betydelig post i ejerforeningens regnskab. Der var herefter ikke flere bemærkninger under eventuelt. Formanden takkede for god ro og orden og hævede generalforsamlingen kl. 21:45. Referent: Lisbeth Brøns. Side 5 af 5