HÅNDTERING AF SYGEFRAVÆR RAMMER OG RETNINGSLINJER 1-5 - 14-28 1
INDHOLD 1. INDLEDNING... 3 2. DEN GODE DIALOG... 4 1-5 - 14-28... 4 A. FAST TRACK... 5 B. Rundbordssamtale... 5 C. Flere fraværsperioder... 5 D. Noter/referater fra samtalerne... 5 E. Afskedigelse på grund af sygdom... 5 3. LOKAL HANDLEPLAN... 6 4. DET KONKRETE/DET FORMELLE...7 A. Jobcentret... 7 B. Gradvis tilbagevenden til arbejde... 7 C. Bisidderrollen... 7 D. Mulighedserklæring... 7 E. Fastholdelsesplan... 8 F. Interne muligheder... 8 G. Økonomi... 9 2
1. INDLEDNING Vi har et mål i Guldborgsund Kommune om at udvikle os som en robust, attraktiv og bæredygtig arbejdsplads med engagerede og motiverede medarbejdere. Som en del af den helhedsorienterede trivselsindsats er der fokus på at nedbringe sygefraværet bl.a. ved systematiske sygefraværssamtaler, tidlig og målrettet indsats og et fælles ejerskab til rammer og retningslinjer for håndtering af sygefravær. Sygefraværsindsatsen skal udover konkrete procedurer og anvisninger for håndtering af sygefravær, understøtte nærvær og sunde arbejdspladser generelt, så dette danner grundlag for at fastholde medarbejdere og ledere samt skabe attraktive arbejdspladser med høj trivsel. Forskning viser, at det har stor betydning for den enkelte at bevare en god kontakt med arbejdspladsen igennem et sygeforløb. Risikoen for at den sygemeldte medarbejder ikke vender tilbage til sit arbejde, er væsentligt øget ved længere tids sygemelding. Der skal derfor være en tæt og regelmæssig kontakt mellem medarbejderen og lederen efter følgende terminer: Ved 1. sygedag, inden 5. sygedag, inden 14. sygedag og inden 28. sygedag. 1 5 14 28 Indholdet i disse rammer og retningslinjer for håndtering af sygefravær er blevet til i samråd med medarbejdere og ledere i kommunen, der har erfaring med at håndtere fravær samt med input fra Jobcenter Guldborgsund. God læselyst. 3
2. DEN GODE DIALOG 1-5 - 14-28 FRAVÆRSDAG 1: SYGEMELDING Det er vigtigt at have en god kontakt fra første sygedag, hvor der er en åben dialog om, hvordan vi sammen kan minimere sygefravær. Det er vigtigt, at samtalen afholdes i lyset af omsorg og ikke kommer til at virke som kontrol. 1. dags sygefraværssamtale gennemføres naturligvis ikke, når det er åbenlyst meningsløst (fx ved planlagt operation, alvorlige akutte forhold mv.). Som sygemeldt er man ikke forpligtet til at oplyse, hvad man fejler eller hvilken diagnose man har, men tillid, tryghed og anerkendelse er af stor betydning for at bevare den gode relation. Den sygemeldte kan forvente at få disse spørgsmål fra sin leder: Hvordan har du det? Er der noget, jeg kan gøre? Er der aftaler/opgaver, der skal aflyses eller videregives? Ved du hvor længe du er sygemeldt? FRAVÆRSDAG 5: DIALOG Den sygemeldte bliver kontaktet af sin leder for at bevare den gode dialog og i samråd finde en løsning, der kan støtte den sygemeldte i tilbagevenden til arbejdet. Den sygemeldte kan forvente at få disse spørgsmål fra sin leder: Hvordan har du det? Er der noget, jeg kan hjælpe med? Er der noget, du går og tænker på i forhold til at kunne vende tilbage til dit arbejde? Ved du hvor længe du er sygemeldt? FRAVÆRSDAG 14: DIALOG OM DET VIDERE FORLØB Den sygemeldte vil modtage et brev om en mødedato hos sin leder. Formålet med mødet er, at leder og medarbejder sammen drøfter det videre forløb, mulighed for opstart af FAST TRACK, og evt. udarbejder en mulighedserklæring mm. Samtalen skal helst foregå på arbejdspladsen, men kan gennemføres et andet egnet sted eller via telefon, hvis det ikke skønnes hensigtsmæssigt at få den sygemeldte til at møde på arbejdspladsen. FAST TRACK er en unik mulighed for at sætte ind med relevant støtte og konkrete redskaber i en svær situation. FAST TRACK kan anvendes, hvis det vurderes, at sygemeldingen risikerer at vare mere end 8 uger. Læs mere om FAST TRACK på næste side. Den sygemeldte kan forvente at få disse spørgsmål fra sin leder: Hvordan har du det? Hvordan påvirker din sygdom din funktionsevne? Er der opgaver du kan løse evt. på nedsat tid og med skånehensyn? Hvad skal kollegaerne vide/ikke vide? Ved du hvor længe du er sygemeldt? FRAVÆRSDAG 28: DIALOG OM DET VIDERE FORLØB Lederen kontakter den sygemeldte inden den 28. fraværsdag. Leder og medarbejder skal nu sammen udarbejde en fastholdelsesplan. Den sygemeldte bliver skriftligt indkaldt til en samtale. Samtalen skal helst foregå på arbejdspladsen, men kan gennemføres et andet egnet sted eller via telefon, hvis det ikke skønnes hensigtsmæssigt at få den sygemeldte til at møde på arbejdspladsen. Den sygemeldte kan forvente at få disse spørgsmål fra sin leder: Hvad er udsigten til, at du kommer tilbage evt. delvist? Er der noget, jeg kan hjælpe med? Er der noget du går og tænker på i forhold til at vende tilbage til arbejdet? Hvad skal der til, for at du kan genoptage arbejdet? Er der behov for en tidlig indsats fra Jobcenteret i forhold til din tilbagevenden til arbejdet? 4
A. FAST TRACK FAST TRACK er et unikt tilbud, som har til hensigt at hjælpe den sygemeldte med den bedst mulige støtte under sygdom. Har den sygemeldte en fornemmelse af, at sygemeldingen vil vare i mere end 8 uger, kan lederen eller den sygemeldte selv, med fordel anmode jobcentret om FAST TRACK inden for de første 5 uger efter sygemeldingen. Det betyder, at den sygemeldte automatisk får den første opfølgningssamtale med Sygedagpenge & Ressourceforløb, i Center for Arbejdsmarked, senest 2 uger efter anmodningen. Den tidlige opfølgning er en frivillig ordning men kan betyde, at der kan sættes hurtigere ind med relevant støtte og konkrete redskaber til den sygemeldte, og at den sygemeldte ikke bruger mere af sin dagpengeret end nødvendigt. Læs mere på guldborgsund.dk/fasttrack B. RUNDBORDSSAMTALE Ved et langvarigt sygefravær er der typisk flere aktører involveret og for en sygemeldt medarbejder kan det være uoverskueligt at finde ud af, hvad man selv kan gøre. Formålet ved samtalen er: At afklare fremtiden for den sygemeldte heriblandt arbejdsevne og mulighed for at komme tilbage til arbejdet At bruge lovgivningen og hinandens muligheder At samle alle relevante personer til et handlekraftigt møde C. FLERE FRAVÆRSPERIODER Har en medarbejder haft fem sygefraværsperioder inden for seks måneder, vil medarbejderen blive indkaldt til en omsorgssamtale, hvor man sammen med sin leder vil drøfte situationen. Det er vigtigt, at samtalen afholdes i lyset af omsorg og ikke kommer til at virke som kontrol. D. NOTER/REFERATER FRA SAMTALERNE Lederen vil løbende tage noter eller skrive referater fra samtalerne, og gemme dem i den sygemeldtes personalemappe. Inden mødet er afsluttet, skal alle parter sikre sig, at der er enighed om, hvad der er aftalt. Kopi udleveres til medarbejderen. E. AFSKEDIGELSE PÅ GRUND AF SYGDOM Sygdom er lovligt forfald, hvilket betyder, at medarbejdere har ret til at være fraværende fra arbejdet på grund af sygdom. Der er dog ikke en ubegrænset ret til fravær. Udgangspunktet er, at opsigelse begrundet i medarbejderens sygefravær kan ske, hvis det efter konkret vurdering findes rimeligt begrundet i medarbejders eller arbejdsgivers forhold. Det er forholdene på opsigelsestidspunktet, der er afgørende for, om opsigelsen kan anses for rimeligt begrundet. Hvis alle realistiske muligheder for tilbagevenden til arbejdet er afprøvet/vurderet eller der er ringe mulighed for, at medarbejderen indenfor en rimelig periode kan vende tilbage til sit arbejde, skal ledelsen vurdere, om der skal iværksætte en afskedigelse af hensyn til de driftsmæssige forhold på arbejdspladsen. Ved rundbordssamtalen deltager den sygemeldte og typisk bisidder, TR, fastholdelseskonsulent og lederen. Den faglige organisation og personalekonsulenten for området kan også deltage, såfremt der måtte være behov for det. Indgåede aftaler skal være individuelt afstemt, og der skal være et klart mål og en fastholdelsesplan, der er udarbejdet i samspil med medarbejderen og evt. lægen. 5
3. LOKAL HANDLEPLAN Alle arbejdspladser udarbejder en lokal handleplan for forebyggelse og håndtering af sygefravær. Handleplanen skal være i overensstemmelse med de overordnede rammer og retningslinjer for håndtering af sygefravær. Herudover gives der vide rammer for lokale initiativer og handlinger med udgangspunkt i forholdene på arbejdspladsen. I forbindelse med udarbejdelsen af den lokale handleplan, kan følgende emner drøftes. FOREBYGGELSE AF SYGEFRAVÆR: Hvordan kan vi skabe fokus på at forebygge sygefravær? Hvad kan vi gøre noget ved? Hvad kan vi ikke gøre noget ved? Hvilke hensyn skal der evt. tages til gravide kolleger? SYGEMELDING/RASKMELDING: Hvordan melder vi os syge hos os? Hvordan melder vi os raske hos os? RETTEN TIL AT VÆRE SYG: En holdningsdrøftelse Hvordan håndterer vi det hos os/ kan man være syg og gå på arbejde? OMLÆGNING AF ARBEJDSOPGAVER: På hvilken måde håndterer vi fordeling af evt. ekstraopgaver, når en kollega sygemeldes i en længere periode? Hvornår skal der indkaldes en vikar? Balancen i arbejdsopgaver, såfremt man overtager opgaver fra en sygemeldt. HVORDAN TAGER VI HÅND OM EN SYGEMELDT KOLLEGA: På hvilken måde sikrer vi kontakt til den sygemeldte kollega? Hvem gør hvad og hvordan? Hvordan holder vi sygemeldte kolleger, der ønsker det, opdateret på hvad der foregår på arbejdspladsen? Hvordan modtager vi en kollega efter længerevarende sygefravær? Ambulancebrevet hvordan håndteres det? Er der brug for en kontaktkollega? ORIENTERING: Hvad må/bør kolleger vide i forhold til sygesamtaler og handleplaner? DELVIST SYGEMELDT: En holdningsdrøftelse hvordan kan/vil vi gøre brug af denne mulighed? Hvordan formidler vi rammer og retningslinjer for håndtering af sygefravær så alle kender den på arbejdspladsen, herunder til nyansatte, elever, studerende mm. Hvordan evaluerer vi den lokale handleplan? Hvem, hvornår og hvordan gør vi det? 6
4. DET KONKRETE / DET FORMELLE A. JOBCENTRET Jobcentrets funktion er primært at sikre, at love og regler på området overholdes, herunder reglerne om aktiv sygemelding, der betyder, at den sygemeldte medarbejder tilbydes aktivitet under sygdom. Det kan være et tilbud om virksomhedspraktik, 56 aftale, mentor-forløb eller andet. Medarbejderen har pligt til at deltage i den aktive sygemelding, medmindre der er en lægefaglig grund til ikke at deltage. Jobcentret har samme sigte som lederen, som er at støtte medarbejderen i en hurtig og god tilbagevenden til arbejdet. Lederen eller medarbejderen kan i samråd, anmode om en tidlig indsats (FAST TRACK), som sikrer en hurtigere opfølgning og sagsbehandling. B. GRADVIS TILBAGEVENDEN TIL ARBEJDE Det kan være af afgørende betydning for den enkeltes fremtid på arbejdsmarkedet at bevare tilknytning til sin arbejdsplads og i en periode at indgå en aftale om delvis sygemelding med skånehensyn. Lederen og medarbejderen kan sammen overveje og drøfte muligheden for en ændring i arbejdsfunktionen, der er afstemt i forhold til medarbejderens nuværende funktionsevne og arbejdspladsens muligheder. Der kan hentes hjælp hos fastholdelseskonsulenten i Jobcentret. Denne kan hjælpe med at få øje på de muligheder, der findes i forhold til hjælpemidler, personlig assistent, coach, mentorordning, 56 aftale m.m. l et længerevarende sygeforløb, er der ofte behov for individuelle løsninger i en given periode, eksempelvis: virksomhedspraktik nedsat tid tilpasning af jobfunktion omplacering til anden midlertidig jobfunktion C. BISIDDEROLLEN Lederen skal opfordre til, at medarbejderen medtager en bisidder til samtalerne. Den sygemeldte bestemmer selv, om pågældende vil have en bisidder og hvem bisidderen skal være. Bisidderen er den sygemeldtes hjælp og støtte i samtalen. Bisidderen er ikke kun et ekstra sæt ører og øjne. Bisidderen kan sikre, at den sygemeldte får stillet de spørgsmål, pågældende gerne vil og får den information den sygemeldte har brug for. Det kan være en fordel for den sygemeldte at vende samtalens forløb med bisidderen - både før og efter. D. MULIGHEDSERKLÆRING En mulighedserklæring er en attest, der udarbejdes mellem arbejdsgiver og medarbejder med henblik på at klarlægge arbejdsmuligheder og skåneinitiativer. Mulighedserklæringen kan også bruges i indsatsen mod det kortvarige sygefravær. Det giver lederen mulighed for at komme tidligt i dialog med medarbejderen om fraværet. Mulighedserklæringen udfyldes af medarbejder og leder. Det første er en beskrivelse af medarbejderens funktionsnedsættelse f.eks. behov for pauser, medarbejderen kan ikke sidde i længere tid osv. Det andet er en beskrivelse af de påvirkede jobfunktioner f.eks. medarbejderen kan ikke løfte osv. Det tredje er medarbejderens og lederens fælles forslag til ændringer i arbejdsfunktioner f.eks. nedsat tid, hjælpemidler der kan stilles til rådighed osv., samt hvornår lederen forventer at medarbejderen kommer tilbage på fuld tid. Når man har udfyldt side ét på erklæringen, tager medarbejderen den med til lægen. Lægen foretager en lægefaglig vurdering af, om parternes aftale er forsvarlig. Det er arbejdspladsen der afholder udgiften til mulighedserklæringen. Lægen kan fremsende faktura via afdelingens EAN nummer. Lederen kan oplyse den sygemeldte om, hvilket EAN nummer der kan anvendes. guldborgsund.dk/mulighedserklaering 7
E. FASTHOLDELSESPLAN En fastholdelsesplan er en plan for, hvordan den syge kan fastholde sin tilknytning til arbejdspladsen. Det er vigtigt, at medarbejderen og arbejdspladsen er enige om planen. Fastholdelsesplanen skal udarbejdes ved 28 dages samtalen. Planen kan bl.a. beskrive muligheden for delvis tilbagevenden, der gradvist skrues op andre arbejdsfunktioner permanent/ midlertidigt hjælpemidler f.eks. løfteudstyr, ændret kontormateriel mm. Det er vigtigt at planen er tilpasset den enkelte medarbejder og der tages de individuelle hensyn. Den giver mulighed for at afstemme forventninger og skabe tryghed omkring medarbejderens fremtid på arbejdspladsen. Fastholdelsesplanen kan være en del af referatet af sygesamtalen. F. INTERNE MULIGHEDER Personaletjenesten er et tilbud til alle ansatte i Guldborgsund Kommune. Tjenesten skal hjælpe og vejlede medarbejdere og ledere i håndtering af krisesituationer, mistrivsel m.v. med relation til arbejdet. Alle ansatte kan henvende sig via leder eller alternativt tillidsrepræsentant (TR) eller arbejdsmiljørepræsentant (AMR). Dernæst tager en konsulent fra Personaletjenesten kontakt til den ansatte for at få en fortrolig samtale og finde ud af, hvilket tilbud man har mest glæde af. Der findes andre interne muligheder, som kan være relevante for arbejdsstedet - gå ind og besøg trivselsportalen. guldborgsund.dk/trivselsportal 8
G. ØKONOMI l langt de fleste tilfælde har medarbejdere ret til løn under sygdom. Fristen for anmodningen om sygedagpengerefusion er 5 uger. Der er derfor vigtigt at fravær indberettes fra 1. dag. Medarbejderen vil efterfølgende modtage et underretningsbrev i sin e-boks. Dette brev skal medarbejderen udfylde/ attestere og sende retur som anvist. Inden udløbet af 22 ugers sygemelding skal den sygemeldtes sagsbehandler hos Jobcentret tage stilling til, om sygedagpengeperioden kan forlænges. Bliver sygedagpengeperioden forlænget, skal medarbejderens sagsbehandler igen vurdere, om der er nye muligheder for forlængelse ved udløbet af den første forlængelse. Kan sygedagpengeperioden ikke forlænges efter forlængelsesregler, får medarbejderen tilbud om et jobafklaringsforløb. Herefter opnås refusion uden tidsbegrænsning. Hvis medarbejderen ikke deltager i kommunens behandling af sagen, kan sygedagpengeretten (eller arbejdspladsens sygedagpengerefusion) mistes, og arbejdspladsen har herefter mulighed for at modregne et eventuelt tab i medarbejderens løn. 9
GULDBORGSUND KOMMUNE CENTER FOR POLITIK & PERSONALE LØN & PERSONALE PARKVEJ 37 4800 NYKØBING FALSTER TLF. 5473 1000 WWW.GULDBORGSUND.DK 2017.04.06-VHO 10